ビジネスではあらゆる「情報」の収集・活用が必要不可欠です。各メンバーの情報収集能力が高いチームは正確かつスピーディーにプロジェクトを進められるようになります。
一方、必要な情報の収集が上手くいかず、個人・チームで情報の活用ができない環境に悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、情報収集能力が高い人の共通点と失敗例を中心にご紹介します。
- 業務に必要な情報収集が上手くいかない環境を今すぐに改善したい
- 各メンバーの情報収集能力を向上させ業務を効率化させたい
- 正確かつ鮮度のある情報を入手しプロジェクトに活かしたい
という担当者の方は今回の記事を参考にすると、メンバーの情報収集能力を向上させるための具体的なヒントが得られます。
目次
情報収集能力が高い人の共通点4選
ここでは、情報収集能力が高い人の共通点4選を解説します。情報収集が上手い人は以下のポイントが必ず押さえられています。
(1)さまざまな視点から情報を捉えている
情報収集能力が高い人はさまざまな視点から情報を捉えています。
情報収集を行う際、収集する側はどうしても受け身になりやすく、情報を発信している側の意図や情報自体の真偽を考慮せずに鵜呑みにしてしまいがちです。たとえ有識者の意見でも視点を変えてみると、自社のパターンに当てはまらない場合もあるため注意しましょう。
そして、能力の高い人は収集した情報に加えて、関係性が予想される新たな情報も探っています。多角的な視点によって情報の「核」に辿り着きやすくなり、プロジェクトに必要となる情報を正確に収集できるのです。
(2)収集する情報を頭でイメージしている
情報収集能力が高い人は頭の中で収集すべき情報の方向性をイメージしています。
情報収集の場面で必要な情報をやみくもに探すのではなく「どこから収集すべきか」「どのタイミングで必要になるか」を検討し、頭の中で整理しています。そのため、収集する情報の優先順位を踏まえて行動でき、必要な情報をすぐに手に入れられなくても、欲しい情報のヒントに近づけるようになるのです。
頭の中で収集する情報の方向性を具体的にイメージすることで、情報を収集する際のコツやポイントを自身で発見できるようになります。
(3)アウトプットを欠かさない
情報収集能力が高い人は、収集した情報のアウトプットも欠かしません。
アウトプットを行うメリットは、ほかのメンバーに共有するときに情報を整理しながら伝達するため、自然と情報をわかりやすく要約する能力がつく点です。また、不要な情報を省くことで収集の段階から情報の取捨選択スキルも向上します。
そして、アウトプットはほかのメンバーの意見や情報の交換にも役立ちます。共有した相手の主観的な意見に触れることで、共有者が気づかなかった視点で情報を捉えられるようになり、情報収集の精度が向上します。
(4)情報収集が習慣になっている
情報収集能力が高い人の共通点に習慣化が挙げられます。
朝の新聞やスキマ時間にSNSからニュースを取り入れる、日常会話からメモを取るなど仕事以外でも情報収集が習慣になっている人は、プロジェクトで必要になる情報を収集する際も「どの情報源から仕入れるか」で悩みません。
仕入れる情報に関しても、収集する情報の粒度に応じて適切な手段を意識しており、ほかのメンバーと比較して情報網の大きな差が発生します。日常的にアンテナが高く張られているため、収集のスピード感を維持できるのです。
個人の情報収集能力を高める方法とは
ここでは、個人の情報収集能力を高める具体的な方法をご紹介します。以下のポイントを押さえると各メンバーの情報収集の精度を高められるようになります。
目的を明確にする
メンバーの情報収集能力を高めるうえで目的の明確化は必須です。
情報収集が下手な人に多く見られるのが「何のための情報収集か」という“目的”が曖昧である点です。プロジェクトに不必要な情報も収集してしまい、取捨選択に時間を取られてしまうことが主な原因です。
そのため、“情報収集の最終的なゴールは何なのか”“どこに活用するべき情報か”をメンバー単位で共有するようにしましょう。情報収集はあくまでプロジェクトを進めるための手段であり、過不足のない情報がチームには必要なのです。
信頼できる情報源を使う
情報収集では信頼できる情報源を使うことも非常に重要です。
近年では、スマホやパソコンのデバイスが普及し、誰でもインターネットを介して欲しい情報にアクセスすることが簡単になりました。一方、収集した情報が必ずしも正しい情報とは限らず、事実とは無関係の主観的な意見も多く存在しています。
飽和状態のインターネットを過信すると、不正確な情報を選択してしまう危険性があるのです。そのため、収集時には定量的なデータであっても一次情報（オリジナルの情報）であるかの確認をしましょう。
情報収集で発生しがちな失敗例とは
ここでは、情報収集で発生しがちな失敗例をご紹介します。情報収集が上手くいかないチームは以下に該当していないかを確認しましょう。
情報の粒度を考慮していない
情報収集で発生しがちな失敗に、情報の粒度を考慮していないことが挙げられます。
プロジェクトを進行するうえで情報は必須ですが、収集する情報の粒度とプロジェクトの内容を照らし合わせなければなりません。粒度の合わない情報は収集しても活用する場面がないからです。
そこで、プロジェクトを進めるうえで情報収集のターゲットを絞り込み、マクロな視点もしくはミクロな視点で情報を収集するかを明確にしましょう。このように、情報の粒度を適切に考慮できると、共有後もメンバーが不要な情報に惑わされることがなくなります。
収集のみで満足し活用しない
情報収集で陥りやすい失敗に収集後の活用が行われないことが挙げられます。
収集の目的はプロジェクトに必要な情報を集めて“活用する”ことです。会社経営において情報は重要なリソースのため、さまざまな情報源から「収集すること」を最優先にしているチームも多いです。
しかし、有益な情報を多く収集しても、収集後にチームに共有し活用する環境がなければ、属人的な情報になってしまい組織力は上がりません。情報収集に注力することも重要ですが、共有する動きも求められる点に注意しましょう。
情報の管理ができていない
情報収集で発生しがちな失敗で多いのが、情報の管理ができていない例です。
チームで情報収集を行う際は、情報をスピーディに収集するために各メンバーの担当を振り分けます。しかし、収集した情報を活用するためには、任意のメンバー間で時間を問わず情報を確認できる場所が必要です。
したがって、収集し共有した情報を確実に蓄積できる環境を整備しましょう。とくに、情報を正確に共有・蓄積しているチームは「Stock」のような、シンプルな情報共有ツールを使って円滑な業務進行を実現しています。
情報収集に役立つおすすめのツール紹介
以下では、情報収集はもちろん共有にも役立つおすすめのツールをご紹介します。
情報を収集した後は、チームメンバーに的確に共有し活用するために社内へ蓄積する必要があります。しかし、アナログな情報管理やチャットツールのような「情報が流れる」手段では情報が集まっても活用されません。
そこで、収集した情報は繰り返し見返す「ストック情報」として、正しく管理できるツールを使いましょう。一方、導入すべきツールはITリテラシーがなくても使えるツールでなければ、素早く情報へ辿り着けずに振り返りができません。
結論、社内の情報収集から共有・蓄積までを確実に行うには、非IT企業における65歳以上のメンバーでも、情報収集から共有・管理まで簡単にできる情報共有ツール：「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に収集した情報を残して任意のメンバーに共有でき、直感的な「フォルダ」で分類も簡単です。またノートに紐づく「メッセージ」で話題ごとにチーム間の意思疎通も可能なので「共有した情報が何のことかわからない」ストレスが発生しません。
最も簡単に収集した情報の共有・管理ができる「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツール
ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所 |
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「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
西尾 太初さん
株式会社ハピネス |
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「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
情報収集能力が高い人の特徴と失敗例まとめ
ここまで、情報収集能力が高い人の特徴と失敗例を中心に解説してきました。
情報収集能力が高い人は、多角的な視点での情報収集が習慣になっていたり積極的に発信している点が共通しています。一方、能力の高い人が情報収集をしても、共有できていなかったり共有しても管理ができていなかったりすれば業務に役立てられません。
そのため、全社で各メンバーの情報収集能力を向上させることはもちろん、能力が高くなくとも情報共有・管理ができる環境構築をしなければならないのです。ただし、共有する情報をメールやチャットツールのような「情報が流れるツール」で管理していては情報のアクセス性も悪く、混乱の原因になります。
したがって、収集した情報の共有から管理までをチームに浸透させるためにも、Stockのように非IT企業の65歳以上でも簡単に使いこなせる操作性で、情報共有におけるストレスを発生させないツールが必須です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」で情報の収集・共有・管理を一貫して効率化させましょう。
