昨今、場所を問わず情報にアクセスできる「社内ポータル」を整備する企業が増えています。とくに、Microsoft社が提供する「SharePoint」は、デザイン性の高い社内ポータルを簡単に作成できるので注目されているのです。
しかし、SharePointで社内ポータルサイトを作成したいが「どのように作れば良いのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、SharePointを使った社内ポータルサイトの作り方・事例を中心に解説します。
- SharePointを使った社内ポータルサイトの作り方を知りたい
- 事例を把握し、SharePointの活用を具体的にイメージしたい
- ITが苦手な社員でも簡単に情報を蓄積できる仕組みをつくりたい
という方はこの記事を参考にすれば、SharePointを使って、社内ポータルサイトを作成する方法が分かるほか、社内の情報を蓄積するためのポイントを押さえられます。
目次
以下では、SharePointの特徴やできること、類似サービスであるOneDriveとの違いを解説します。SharePointの特徴を押さえ、自社に最適かどうか検討しましょう。
SharePointとは、Microsoft社が提供する社内の”ファイル共有”や”情報共有”に便利なポータルサイトを構築できるサービスです。以下では、SharePointの特徴を3つ紹介します。
- マルチデバイスに対応している
- ドキュメントを共同・同時編集できる
- 自由にサイト作成ができる
SharePointで作成したデータは、クラウド(インターネット上の管理場所)へ保存され、社外のネットワークからもアクセスできます。時間や場所・デバイスを問わず必要な情報が手に入るので、効率的に仕事を進められます。
SharePointは、同一のドキュメントを複数人で編集できるため「メンバーとドキュメントを編集しながら、企画立案をする」といった運用も可能です。また、同時編集によって生じた差異は、編集終了時に「競合」タブをクリックすれば解決できます。
SharePointは目的に応じてカスタマイズできます。たとえば、チームで完結する情報共有には「チームサイト」、チームの垣根を越えた情報共有には「コミュニケーションサイト」と、公開範囲を任意で設定すればあらゆる用途に横展開できます。
このように、SharePointは社内ポータルの運用を効率化するさまざまな特徴があります。
SharePointは運用次第であらゆる業務に使えるツールですが、基本的には以下のようなことができます。
<できること> | <概要> |
---|---|
社内ポータルの構築 |
社内に分散する情報を一元管理する「社内ポータル」を作成できるのが最大の特徴です。 |
情報共有と共同編集 |
あらゆる情報をクラウド(インターネット上の管理場所)で保存するので、リアルタイムで情報共有と共同編集ができます。そのため、場所を問わずにアクセスでき、テレワークにも十分に対応可能です。 |
ドキュメントの管理 |
作成・保存したドキュメントファイルをSharePoint上に保存できます。チーム全体で共有されるので、円滑なファイル管理が可能です。 |
ワークフローの管理 |
煩雑な業務フローを自動化して、面倒な作業を効率化できます。 |
グループの作成 |
グループを作成して、ファイルにアクセスできるメンバーを制限できます。逆に、アクセス権を設定さえすれば、社外の人とも情報を共有できます。 |
ファイルの一括検索 |
全文検索機能がついているので、ファイルの中身を開くことなく検索をかけることができ、情報へのアクセスがスピーディーになります。 |
Microsoft製品との連携 |
SharePoint上でWordやExcelのファイルを編集したり、Outlookのスケジュールと連携させたりできるので、Microsoft社の製品を多用している会社に向いています。 |
このように、SharePointは社内ポータルとしての運用だけでなく、ドキュメントの共有やワークフローの管理など、さまざまな用途で使えるサービスだと言えます。
Microsoft社が提供する類似サービスにOneDriveがありますが、以下の点でSharePointとは異なります。
主な役割 | 社内ポータルの作成 | 検索機能 | |
---|---|---|---|
SharePoint |
・ポータルサイトの構築
・書類の保管、ドキュメントの共有
・ワークフローで業務プロセスを自動化 |
できる |
【〇】
全文検索機能で、ファイル内の情報を一括検索できる |
OneDrive |
・ファイル管理 |
できない |
【△】※ファイル名に書かれているワードのみヒットする |
このように、SharePointとOneDriveではメインの機能が異なるので、自社の課題に合わせてツールを選びましょう。
SharePoint Onlineには、以下の2つの料金プランがあります。
- SharePoint (プラン 1):630円/ユーザー/月
- Microsoft 365 Business Standard:1,560円/ユーザー/月
Microsoft 365 Business Standardでは、1ヶ月の無料使用期間が設けられているため、全社で使う前にスモールチーム(最大25人まで)で試用版を運用するなどして導入を検討しましょう。
以下では、SharePointで社内ポータルを作成する3つのメリットを解説します。
- Office製品と連携ができる
- コメント機能やいいね機能を搭載
- スマホでも閲覧できる
Teamsと連携させると、Teamsでのチーム作成に連動して自動的にShare Point Onlineサイトが作成されます。作成されたサイトをコンテンツの格納場所として活用すれば、ファイルの保管先を探す手間が省けます。
SharePointには、コメントといいね機能が搭載されており、メールに比べて気軽にコミュニケーションがとれます。また、誰がコメントやいいねをしたのかも表示されるため、一方通行な情報共有ではなくなり、社員同士の連携強化にもつながります。
SharePointはあらゆるデバイスでコンテンツが利用できるので、頻繁にパソコンを使わない企業にも浸透しやすい特徴があります。
このように、SharePointは、Microsoft製品と馴染みのある企業にとって、使いやすい傾向にあります。しかし、非IT企業では操作が難しく浸透しづらい可能性があるので、ナレッジ管理に特化した「ナレカン」のようなシンプルなツールの方が適しているのです。
ここからは、社内ポータルサイトをSharePointで作成する4つのポイントを紹介します。以下を実践すれば、より利便性の高い社内ポータルを作成できます。
(1)ファイルのダウンロードを制御する
1つ目のポイントは、ダウンロードの制御機能を活用することです。
SharePointで共有するデータには、特定のメンバーのみにダウンロードを許可したいデータが含まれている場合があります。そこで、ダウンロードの制御機能を活用すれば、ファイルをダウンロード可能なメンバーを個別設定できます。
このように、情報流出のリスクを軽減し、安全に社内ポータルを運用するためにも、制御機能を活用しましょう。
(2)テンプレートを活用する
2つ目のポイントとして、テンプレートを活用することが挙げられます。
SharePointには、目的や用途に応じたテンプレートが用意されており、テンプレートを活用すれば手間なく社内ポータルを作れます。さらに、テンプレートはカスタマイズできるので、自社オリジナルのサイトを簡単に作れるのです。
このように、SharePointに備わったテンプレートを活用すれば、社内ポータルの作成を効率化できます。
(3)OneDriveに同期する
3つ目に、OneDriveをすでに活用している場合は、SharePointとの同期も有効です。
OneDriveとSharePointを同期すれば、OneDriveで作成・編集したファイルがすぐにSharePointへ反映されます。結果として、編集後のファイルを都度コピーして保存する手間が省けるので、スムーズに業務を進められるのです。
一方、作成・編集だけでなく削除も同期の対象になるため、誤操作でOneDriveのファイルを削除しないように注意しましょう。
(4)マニュアルを整備する
4つ目に、マニュアルを整備することも運用のポイントとなります。
SharePointは多機能なツールなので、部署によってITリテラシーに差がある場合には、全社に浸透しない可能性があります。したがって、基本的な操作手順をまとめたマニュアルを整備して、SharePointが社内で広く利用されるようにしましょう。
ただし、社内にITの苦手なメンバーがいる場合には「簡単に社内情報を集約できるツール」を使うことも手法のひとつです。
たとえば、メールを使える方であれば説明なしで使いこなせるほど簡単な「ナレカン」であれば、操作手順を教育する必要がないので、マニュアル整備の手間を削減できます。
以下では、SharePointを使った社内ポータルサイトの作り方を解説します。手順を押さえて自社に最適な社内ポータルサイトをつくりましょう。
ステップ1|サイトを作成する
はじめに、以下の手順に沿って、社内ポータルの基盤を作成しましょう。
- SharePointのアプリの[サイトの作成]をクリックする
- [コミュニケーションサイト]もしくは[チームサイト]のどちらかをクリックする
- サイトの作成に必要な情報を入力する
- プライバシー設定をする
- [所有者の追加]から共有先のメールアドレスを追加する
以上の操作で、社内ポータルを作成する準備は完了です。
ステップ2|ページを追加する
次に、作成するコンテンツを選びましょう。以下では、新規ページを追加するための手順を紹介します。
- [新規]をクリックする
- 表示される選択肢から[ページ]を選ぶ
- ページのタイトルを入力する
以上の操作で、新しいページがコンテンツとして追加できました。
ステップ3|ナビゲーションを設定する
画面右上の[編集]からは、リンク追加や名前・アドレスの変更ができます。
また、ナビゲーションのスタイルや色も変えられるので、利用ユーザーがサイトやページへすぐにアクセスできるように、ナビゲーションを適切にカスタマイズしましょう。
ITサポートサービスなどを提供する浅間商事株式会社では、ファイルサーバーでファイル管理をしていましたが、金銭的コストや人的コストに課題がありました。そこで、従来のファイルサーバーからSharePointへの移行を決定したのです。
現在は、全社共通のサイトに、チームやプロジェクト単位で権限を付与したライブラリを作成し、随時ファイルを追加する運用に変更しています。
その結果、コスト削減が実現したうえに、SharePointのほかの機能を活用することで、業務効率が向上しました。
ただし、浅間商事のように”ITに使い慣れている企業”でない場合、一からポータルサイトを構築・運用するのは困難な可能性もある点に注意しましょう。
以下では、SharePointで社内ポータルを作成するデメリットを解説します。
- 教育コストがかかる
- 保守・運用のためにIT人材が必要になる
SharePointでは、管理者が作成したサイト上にページを用意し、コンテンツを配置することで情報共有をします。つまり、情報共有のために自社独自の使い方を「全メンバーにはじめから教育する必要がある」のです。
一般的なWebサイトに必要な”HTML”を知らなくても使える一方、大幅にカスタマイズすると保守・運用を続けられなくなります。たとえば、担当者の異動や退職のタイミングで、管理ができなくなってしまうケースがあります。
このように、SharePointはカスタマイズ性が高く、自由に機能やコンテンツを追加できる一方で「教育コストがかかる」「ITに慣れていない社員にとっては使いづらく、全社で浸透しない」などのリスクを抱えています。
ITに不慣れな方でも迷わず社内ポータルサイトを作成できるツール
以下では、ITに不慣れな方でも迷わず社内ポータルサイトを作成できるツールをご紹介します。
SharePointでは、Office製品と連携しながら社内ポータルサイトを作成できます。しかし、SharePointはコンテンツ更新に手間がかかるうえ、一から全社員に教育して運用できる環境を整えなければならないのがデメリットです。
社内ポータルの目的は「社内に点在するナレッジを管理する場所」を整えることなので、操作が難しく全社で使えなければ意味がありません。ただし、初心者の方が一からポータルサイトを構築するのは困難なため、サポート体制が万全のサービスを使いましょう。
結論、社内ポータルの運用には、「記事」に書き込むだけで、社内に散在する情報やナレッジをまとめられる「ナレカン」が必須です。
ナレカンでは、あらゆる情報をストックできる「記事」と知恵袋のような感覚で使える「質問」があり、これらはテーマ別に「フォルダ」を分けて管理できるのが特徴です。また、導入~運用まで専任スタッフが支援するので、一から社内ポータルを作成した企業でも安心です。
「ナレカン」|最もシンプルなナレッジ管理ツール
ナレカンは、最もシンプルなナレッジ管理ツールです。
「数十名~数万名規模」の企業様のナレッジ管理に最適なツールとなっています。
自分でナレッジを記載する場合には「記事」を作成でき、『知恵袋』のような感覚で、とにかくシンプルに社内メンバーに「質問」することもできます。
また、ナレカンを使えば、社内のあらゆるナレッジを一元的に管理できます。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積することが可能です。
更に、ナレカンの非常に大きな魅力に、圧倒的な「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」があります。ナレカン導入担当者の方の手を、最大限煩わせることのないサポートが提供されています。
<ナレカンをおすすめするポイント>
- 【機能】 「ナレッジ管理」に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
「フォルダ形式」で簡単に情報を整理でき、「記事形式」「(知恵袋のような)質問形式」でナレッジを記載するだけです。
- 【対象】 数十名~数万名規模の企業様で、社内のあらゆるナレッジを一元管理。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
圧倒的なクオリティのサポートもナレカンの非常に大きな魅力です。貴社担当者様のお手間を最大限煩わせることないよう、サポートします。
<ナレカンの料金>
- ビジネスプラン :標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン :管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
https://www.narekan.info/pricing/
詳しい金額は、下記「ナレカンの資料をダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
これまで、SharePointで社内ポータルサイトをつくる方法や運用のメリット、デメリットを中心に解説しました。
SharePointの運用は、ITに詳しくなければ手間と時間がかかり、メンバーが活用できるようになるまで教育が必要です。そのため、自社の状況を考慮したうえで導入すべきツールを選びましょう。
とくに、社内のITリテラシーが低い場合、慎重に検討しなくてはなりません。操作が難しいツールを導入してしまうと、使いこなせるメンバーが限られるだけでなく、次第に誰も利用しなくなる可能性があるからです。
したがって、自社での社内ポータル運用には、「記事」で簡単に情報を更新できるうえ、ハイクオリティなサポートを提供する『ナレカン』が最適です。また、ナレカンでは、既に社内にあるデータの移行まで支援するので、膨大なデータを集約する手間を省けます。
ぜひ「ナレカン」を社内ポータルとして活用し、自社のナレッジ管理におけるストレスを解消しましょう。