大きな事故には至らなかったものの、事故となりかねない状況を「ヒヤリハット」と呼びます。1件の重大な事故の背後には300件の異常（ヒヤリハット）が存在するとも言われており、事故防止に向けてヒヤリハットの共有体制を築く企業も増えているのです。
一方、ヒヤリハットをまとめても「どのように社員に共有して、管理すれば良いのか分からない」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、ヒヤリハットを運用する3つのポイントを紹介します。
- 社員にヒヤリハットを共有し事故防止に努めたい
- ヒヤリハットの社内共有によって得られるメリットを知りたい
- 自社でヒヤリハットが出てもすぐに共有・対策できる運用を実践したい
という担当者の方はこの記事を参考にすれば、ヒヤリハットを共有するメリットと運用におけるポイントを理解できます。
目次
ヒヤリハットとは
ここでは、ヒヤリハットの概要を解説します。以下を参考に「なぜチームでヒヤリハットを共有するのか」の意義について理解を深めましょう。
ヒヤリハットとは
ヒヤリハットとは、危険ではあったものの、幸い重大な事故には至らなかった出来事を指します。
「ヒヤリとする」「ハッとする」という言葉が語源であり、一歩間違えれば大きな事故となりかねなかった行動の総称となっているのです。
一方、ヒヤリハットは事故・災害に繋がる原因を特定し、対策法を考えるうえで重要な機会といえます。企業はリスクマネジメントの観点から発生したヒヤリハットを活用する必要があります。
ハインリッヒの法則とは
重大な事故が1件発生すると、その背景には小さな事故が29件も存在し、それらの裏にも300件の異常（ヒヤリハット）があることを「ハインリッヒの法則」と言います。
すなわち、大きな事故の裏には数多くのヒヤリハットが潜んでいるのです。したがって、重大事故の発生を未然に防ぐには、一つひとつのヒヤリハットに対策を講じて、ヒヤリハットの発生自体を抑止していく必要があります。
ヒヤリハットを情報共有するメリットとは
ヒヤリハットを共有するメリットとして、重大な事故の発生を防げる点があります。
仮に、ヒヤリハットが発生していても、詳細が共有されなければで対策を講じられず、同じヒヤリハットが発生したり最悪の場合は重大な事故につながったりしてしまう可能性もあるのです。
そこで、ヒヤリハットを社内で共有すれば「危険が潜む業務」を社員に周知し、同じヒヤリハットの再発を未然に防げます。結果、ヒヤリハットの発生数が減少し、重大な事故の発生防止にも貢献します。
自社でヒヤリハットを運用する3つのポイント
ここでは、自社でヒヤリハットを運用する際のポイントを紹介します。以下を参考に、社内でヒヤリハットが共有・管理される環境を整備して、重大事故の発生を未然に防ぎましょう。
（1） ヒヤリハット報告書のテンプレートをつくる
ヒヤリハット報告書のテンプレートを作成し、誰でも共有できる環境を整えましょう。
社員がヒヤリハットを共有しない・できない原因として「記載すべき項目が分からない」があります。したがって、社員がヒヤリハットを簡単に作成・共有する環境を作るには、ヒヤリハット報告書のテンプレートをあらかじめ整備し、記載事項を明確にする必要があるのです。
ヒヤリハット報告書に記載すべき項目には以下が挙げられます。
- 当事者の情報（氏名・所属部署）
- ヒヤリハットが発生した状況（日時・場所・経緯）
- 想定される重大事故
- ヒヤリハットが発生した原因
- 再発防止策（対策・計画）
上記の項目を設けた「ヒヤリハット報告書」のテンプレートをつくり、各社員が簡単にヒヤリハットの状況を報告できるような環境を作りましょう。
（2）すぐにヒヤリハットを確認できるようにする
次に、簡単にヒヤリハットを確認できる環境を整えましょう。
ヒヤリハットは共有するだけでは意味がなく、現場で活用されて初めて意味があります。したがって、ヒヤリハットを減少させるには、誰でも簡単にヒヤリハットの情報へアクセスできる環境が必要なのです。
社員が場所や時間を問わずヒヤリハットを確認するためには、ITツールの導入が必須です。とくに、優れた検索機能のあるITツールは、業務内容や部署で目的の情報を絞り込めるので、それぞれの業務に適したヒヤリハットを瞬時に見つけられるようになります。
（3） 使いやすいツールを導入する
ヒヤリハットの共有に向けて、導入するツールの「使いやすさ」にも注目しましょう。
ツールの導入では「社員が使いこなせるか」が最も重要です。リーダーが現場のITリテラシーを無視した複雑なツールを選定すると、いざ社員が使うときに「扱いづらい」「どこに何の情報があるか分からない」などの声が挙がり、すぐに使われなくなります。
一方、ITが苦手な社員でもシンプルに活用できる「Stock」のようなツールであれば、すべての社員が簡単に共有可能なため「ヒヤリハットが社内に共有されない」事態も起こらなくなります。
このように、ヒヤリハットの共有にはシンプルなITツールを導入して、すべての社員が必要な情報へ簡単にアクセスできる環境を整えましょう。
ヒヤリハットの情報共有・管理におすすめのツール
以下では、ヒヤリハットの情報共有・管理におすすめのツールを紹介します。
ツールを導入すれば、検索・フォルダ機能で必要なヒヤリハットへ瞬時にアクセス可能になります。また、時間や場所を問わず利用できるので、各々のタイミングでヒヤリハットを確かめられるのもポイントです。
一方、ヒヤリハットを運用するツールの選定には「シンプルさ」を重視しましょう。多機能なツールは魅力的ですが、ITリテラシーが高くない社員は使いこなせず「存在するだけ」「特定のメンバーが使っているだけ」の形骸化したツールになりかねません。
結論、ヒヤリハットの情報共有・管理には、非IT企業の65歳以上でも即日で運用できるほどシンプルな情報共有ツール「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に残したヒヤリハットをすぐにほかの社員へ共有でき、直感的な「フォルダ」で過去のヒヤリハットの管理も簡単です。また、フォーマットを「テンプレート」に保存しておけば、報告書が短時間で作成可能になります。
最も簡単に情報共有・管理ができるツール「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツール
ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所 |
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「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
西尾 太初さん
株式会社ハピネス |
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「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
ヒヤリハットを社内で情報共有するポイントまとめ
ここまで、ヒヤリハット共有のメリットと運用のポイント、おすすめのツールを紹介しました。
ヒヤリハットの共有は「重大事故の発生防止」に貢献するので必須で求められます。また、将来的に自社が損害を被るのを阻止するためにも、ヒヤリハットが社内で共有される体制づくりに注力しましょう。
体制づくりに社内に使いやすいITツールを導入すれば、社員はストレスなくヒヤリハットを共有できます。とくに、検索機能やフォルダで誰でも簡単に管理可能なITツールであれば、社員は必要な情報へ簡単にアクセスでき、ヒヤリハットが活用されるのです。
ただし、メールやExcelで逐一管理する体制では、共有はできてもほかの情報に埋もれるので、振り返りができません。そこで、時間や場所を問わずヒヤリハットを共有・閲覧できる「Stock」は、教育コストが不要なほどシンプルなので、ヒヤリハットの共有・管理も簡単です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」でヒヤリハットを簡単に共有・管理できる環境を整備しましょう。
