大きな事故には至らなかったものの、事故となりかねない状況を「ヒヤリハット」と呼びます。1件の重大な事故の背後には300件の異常（ヒヤリハット）が存在するとも言われており、事故防止に向けてヒヤリハットの共有体制を築く企業も増えているのです。
一方、ヒヤリハットを全社で共有したくても「情報を蓄積していく場所がない」「社内に共有していくのに手間がかかる」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、ヒヤリハットを情報共有する方法や活用ポイントを紹介します。
- ヒヤリハットを共有し、トラブルを未然に防ぎたい
- ヒヤリハットを共有する上で押さえるべきポイントを知りたい
- ヒヤリハットの煩雑な管理・共有から脱却したい
という担当者の方はこの記事を参考にすれば、ヒヤリハットの適切な管理体制を整えて、社内の事故防止に貢献できます。
目次
ヒヤリハットとは
ここでは、ヒヤリハットの概要を解説します。以下を参考に「なぜ社内でヒヤリハットを共有するのか」の意義について理解を深めましょう。
ヒヤリハットの概要
ヒヤリハットとは、危険ではあったものの、幸い重大な事故には至らなかった出来事を指します。
「ヒヤリとする」「ハッとする」という言葉が語源であり、一歩間違えれば大きな事故となりかねなかった行動の総称となっているのです。
一方、ヒヤリハットは事故・災害に繋がる原因を特定し、対策法を考えるうえで重要な機会といえます。したがって、ヒヤリハットが起こったら社内に共有して、事故発生のリスクを減らす必要があるのです。
ハインリッヒの法則とは
重大な事故が1件発生すると、その背景には小さな事故が29件も存在し、それらの裏にも300件の異常（ヒヤリハット）があることを「ハインリッヒの法則」と言います。
すなわち、大きな事故の裏には数多くのヒヤリハットが潜んでいるのです。したがって、重大事故の発生を未然に防ぐには、一つひとつのヒヤリハットに対策を講じて、ヒヤリハットの発生自体を抑止していく必要があります。
ヒヤリハットの事例
ヒヤリハットの事例には、たとえば以下のような内容が挙げられます。
- 製造業でのヒヤリハット
- 建設業でのヒヤリハット
- 介護業でのヒヤリハット
- オフィスでのヒヤリハット
- 紙
- Word・Excelファイル
- ITツール
- 当事者の情報（氏名・所属部署）
- ヒヤリハットが発生した状況（日時・場所・経緯）
- ヒヤリハットが発生した原因
- 発生時の対応
- 再発防止策（対策・計画）
- 【ナレッジの一元化】 ナレッジ管理に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
記事形式で書ける「社内版wiki機能」、質問形式で聞き出せる「社内版知恵袋」、メールやチャット内のやりとりは「転送機能」を使って、ナレッジを残していくだけなので、誰でも迷わず使えます。
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「ゆらぎ検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
- 事実の記録
- 対応の記載
- 再発防止策の立案
- 医療現場でのヒヤリハット報告書の例
- 建設現場でのヒヤリハット報告書の例
製造業では「フォークリフトを使用して工場内を通過してきるとき、シャッターの外脇からシャッター前を横切ろうとした作業者と衝突しそうになった」といったヒヤリハットが起こり得ます。とくに、工場では大きな機械が稼働しているため、重大な事故につながる恐れがあります。
建設業のような現場作業では「高所の作業中に足元の番線につまづき、足場から転落しそうになった」といったヒヤリハットが起こり得ます。転落事故は、本人が怪我をするだけでなく、上司は管理不行き届きとして懲戒処分になる事態に発展しかねません。
介護業では「入浴介助中、利用者の脇を抱えて前かがみで引き上げようとしたところ、腰を痛めそうになった」といったヒヤリハットが挙げられます。介護業などは、少しの油断が取り替えしのつかない事故を招くことがあるので要注意です。
オフィスでは「水ふき用のモップで床拭きを行っていたとき、床に置かれていた電源タップに水がかかりショートし停電する」といったヒヤリハットが起こり得ます。感電事故はケガするだけでなく、停電すれば各PCに保存されてる重要なデータが消える恐れもあるのです。
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以上のように、ヒヤリハットは業界・業種問わず起こり得ます。ヒヤリハットが発生してしまった場合には、再発防止に向けて必ず社内共有しましょう。
ヒヤリハット情報を共有するメリットとは
ヒヤリハットを共有するメリットとして、重大な事故の発生を防げる点があります。
ヒヤリハットが発生しても、詳細が共有されなければ対策を講じられず、同様のヒヤリハットが再発しかねません。また、最悪の場合は重大な事故につながってしまう可能性もあるのです。
そこで、ヒヤリハットを社内で共有すれば業務の進め方のNG例を社員が把握できるので、同じヒヤリハットの再発を未然に防げます。結果として、ヒヤリハットの発生数が減少し、重大な事故の発生防止にも貢献するのです。
ヒヤリハット情報の共有方法
ヒヤリハット情報の共有する場合、おもに3種類の方法があります。
紙での報告書作成は伝統的な方法であり、専用のファイルやバインダーに保管しておくことで、いつでも見返せる利点があります。しかし、情報の検索や共有には時間がかかるほか、管理が煩雑になることもあります。
デジタルファイルを用いた報告は、情報の整理・保存が容易であり、複数人での共有がスムーズです。ただし、ファイルのバージョン管理やアクセス制限に注意が必要です。
ITツールを活用することで、ヒヤリハット情報の一元管理が可能になります。リアルタイムでの更新ができ、アクセス権限の設定も容易なため、チームでの利用や社外との共有にも適しています。
以上のような各方法の特性を理解し、自社に適した方法を選ぶことが重要です。とくに、ヒヤリハットの情報を場所を問わず確認できる体制を整えるなら、スマホやタブレットにも対応したITツールの活用がおすすめです。
自社でヒヤリハットを活用する3つのポイント
ここでは、自社でヒヤリハットを活用する際のポイントを紹介します。以下を参考に、社内でヒヤリハットを上手く活用して、事故防止に努めましょう。
（1）ナレッジ管理ツールを導入する
ヒヤリハットの事例は「ナレッジ」として、社内に蓄積していきましょう。
紙やExcelと比較し、ITツールは長期的な情報の保管に適しています。また、「情報をナレッジとして蓄積・共有できるナレッジ管理ツール」を利用すると、ヒヤリハット報告書の作成だけでなく、その後の共有・管理までを効率よく進められるのです。
ただし、ヒヤリハット報告書には機密情報や個人情報が含まれることがあるため、セキュリティには細心の注意を払う必要があります。そこで、ファイルごとに細かく権限設定ができる「ナレカン」のようなツールを使用すると、安全に情報を管理できます。
（2）報告書テンプレートを作成する
ヒヤリハット報告書のテンプレートを作成し、誰でも共有できる環境を整えましょう。
社員がヒヤリハットを共有しない原因として「記載すべき項目が分からない」が挙げられます。そのため、社員がヒヤリハットを簡単に共有できるよう、ヒヤリハット報告書のテンプレートをあらかじめ整備し、記載事項を明確にする必要があるのです。
なお、ヒヤリハット報告書に記載すべき項目には以下が挙げられます。
上記の項目を設けた「ヒヤリハット報告書」のテンプレートをつくり、各社員が簡単にヒヤリハットの状況を報告できるような環境を作りましょう。
（3）すぐに確認できるようにする
最後に、簡単にヒヤリハットを確認できるように運用を工夫しましょう。
ヒヤリハットを共有しても、現場の社員が確認せずに注意を怠れば、ヒヤリハットの再発や事故の発生につながります。したがって、共有したヒヤリハット報告書は、いつでも確認できるように管理する必要があるのです。
したがって、ヒヤリハットは確認しやすいように内容をまとめたり、データベースを整理したりしましょう。ただし、優れた検索機能のあるITツールを導入しておけば、目的の情報を絞り込みやすいので、運用を工夫せずともヒヤリハットを瞬時に見つけられます。
【必見】ヒヤリハットの情報共有に最適なツール
以下では、ヒヤリハットの情報共有に最適なツールを紹介します。
重大な事故の要因を特定して未然に防ぐには、ヒヤリハットの事例を「ナレッジ」として蓄積し、全社員に共有しておくことが大切です。そこで、ヒヤリハット報告書のテンプレートを作成したり、報告書をすぐに確認したりできるデータベースをつくりましょう。
ただし、ナレッジが蓄積されるだけでは、実際に活用されず形骸化してしまいます。ヒヤリハットの事例は全社員が活用すべき事項なので、「必要なナレッジに即アクセス可能な、簡単に使えるナレッジ管理ツール」を選びましょう。
結論、ヒヤリハットの情報共有・管理には、情報を一元管理でき、必要なタイミングで即アクセス可能な情報共有ツール「ナレカン」一択です。
ナレカンの「記事」は「テンプレート」を使って簡単にヒヤリハット報告書を作れるほか、任意のメンバーにリアルタイムで共有可能です。さらに、上司に質問するような感覚で使える「自然言語検索」で目当てのナレッジを即座に見つけられます。
最も簡単に情報共有・管理ができるツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
https://www.stock-app.info/narekan_document_request.html
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
＜ナレカンの料金＞
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
＜例文あり＞ヒヤリハット報告書の書き方
ヒヤリハット報告書を作成する際には、以下のポイントに注意して進めましょう。ヒヤリハット報告書は、事故防止のための重要なドキュメントなので、正確かつ詳細に記述することが求められます。
ヒヤリハット報告書作成の手順
ヒヤリハット報告書を書くときには、以下の手順で進めます。
はじめに、ヒヤリハットの発生状況を5W1Hを意識して記載します。具体的には「当事者の情報（Who）」「発生日時（When）」「発生場所（Where）」「内容（What）」「経緯（How）」「要因（Why）」を明らかにしましょう。
次に、ヒヤリハットに対してどのように対応したのか記載します。まわりの状況も記載して、客観性を重視しましょう。
最後に、今後同様の事象が発生しないようにするための具体的な対策を記載します。対策は実行可能で、かつ効果的なものを選びましょう。
順を追って内容を記載することで、必要な情報に漏れがなくなります。
汎用的なヒヤリハット報告書の例
汎用的なヒヤリハット報告書の例分は以下の通りです。
以上のように、必要な情報を漏れなく記載する必要がありますが、端的に書くことを心がけましょう。また、報告書のフォーマットなどを作成しておくと、作成時間が大幅に短縮できます。
業種別のヒヤリハット報告書の例
業界別のヒヤリハット報告書の例文は以下です。基本的な記載事項は汎用的な例と変わらず、文章が冗長にならないよう意識して作成しましょう。
以上のようにヒヤリハット報告書は、何が起きたかだけでなく、今後の再発防止策を立案することが大切です。重要度や緊急度を考慮して効果的な対策を記載しましょう。
ヒヤリハットを社内で情報共有するポイントまとめ
ここまで、ヒヤリハット共有のメリットと運用のポイント、おすすめのツールを紹介しました。
ヒヤリハットが発生したら、社内に共有して「重大事故の発生防止」につなげる必要があります。そこで、社内全メンバーが確実に報告できるように、ヒヤリハット報告書の作成・共有・管理体制を整備することが不可欠です。
ヒヤリハット報告の共有が徹底されれば、同じミスを繰り返さず、事故の発生を未然に防ぐことができます。また、情報が一元管理できるだけでなく、「必要な情報にすぐにアクセス可能なツール」を導入すれば、事故が発生しても迅速な対応が可能になります。
結論、導入すべきなのは、時間や場所を問わずヒヤリハットを共有でき、必要なタイミングで即アクセス可能なITツール「ナレカン」一択です。また、ナレカンではファイル添付するだけで全自動でナレッジ化されるので、ファイル管理からの乗り換えも簡単です。
ぜひ「ナレカン」を導入して、ヒヤリハットを事故防止のために上手く活用しましょう。