近年、マニュアル管理やコミュニケーションの手段として、ツールを利用する店舗が増えています。とくに、アルバイトやパートを雇用する店舗において、全従業員に抜け漏れなく連絡をするためには「一斉に連絡ができるツール」が不可欠です。
しかし、「連絡ツールを導入したいが、どのツールが良いのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、アルバイトとの連絡手段におすすめのツール3選をご紹介します。
- アルバイトに一斉連絡できるツールを探している
- LINEはプライベートで使っているので、別のアプリを導入したい
- 誰にとっても使いやすいツールを選択して教育コストを抑えたい
という方はこの記事を参考にすれば、連絡手段に役立つツールを見つけられ、勤務形態が不規則なアルバイトやパートともスムーズに連絡し合える仕組みをつくれます。
目次
LINE以外の連絡手段を導入するメリット3選
ここでは、LINE以外の連絡手段を導入する3つのメリットをご紹介します。アルバイト従業員との連絡手段に困っている方は必見です。
（1）プライベートを分けられる
まず、仕事の連絡とプライベートの連絡を分けられるというメリットがあります。
連絡ツールを導入すれば、LINEを交換しなくてもオンラインでコミュニケーションをとれるようになります。その結果、「プライベートはLINE、仕事は連絡ツール」など、用途に合わせて使い分けられるのです。
とくに、LINEはプライベートで日常的に使用されるので、仕事の連絡を誤送信してしまったり、既読せずに放置されたりすることも少なくありません。そのため、情報漏洩を防ぐだけでなく、確実に連絡が伝えられるようにLINE以外の連絡ツールを検討すべきです。
（2）過去の情報を見返せる
次に、過去の情報を見返せる点もメリットです。
LINEのような「メッセージが上に流れていくツール」では、重要な連絡が新しいメッセージによってどんどん流されてしまいます。とくに、LINE特有の「吹き出し」のデザインでは、短文のメッセージが次々に蓄積されるため、情報を遡るのに時間がかかります。
そのため、過去の情報を見返すときに手間がかかるだけではなく、アルバイトが重要事項を見逃す可能性も高くなるのです。一方、LINEとは異なり「ノートなどに情報を蓄積できる連絡ツール」であれば、連絡が流れていかないので過去の情報も簡単に見返せます。
（3）共有事項を集約できる
最後に、LINE以外の連絡手段を導入すれば、共有事項を集約できます。
たとえば、紙のマニュアルを使っている場合、用途ごとに冊子があるので管理に手間がかかります。とくに、飲食店では期間限定の商品が出るたびにマニュアルが増えて、必要な情報を見つけるのに時間がかかってしまうのです。
一方、連絡ツールで共有事項を一か所にまとめておけば、管理が簡単になります。さらに、簡単に使える検索機能がある「Stock」を使えば、必要な情報へ瞬時にアクセスできるので手間がかかりません。
LINE以外！アルバイトの連絡手段におすすめのツール3選
以下では、アルバイトの連絡手段におすすめのツール3選をご紹介します。
アルバイトとのやりとりに、LINEでグループ招待して連絡事項を共有しているという企業は少なくありません。しかし、アルバイトのなかには「プライベートのメッセージ」と「仕事の連絡事項」が混同することに、抵抗を感じる人もいるのです。
そのため、アルバイトの従業員との連絡には、「LINEと同じくらい簡単に操作できる連絡ツール」を取り入れましょう。ただし、LINEのように、大切な情報を見落としたり、やりとりが混ざったりするようなツールは避けるべきです。
結論、アルバイトを雇用する企業が導入すべきツールは、あらゆる連絡を「ノート」に保存でき、65歳の従業員でも導入即日から使える情報共有ツール「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に連絡事項を書き込めば、リアルタイムで任意のメンバーに共有されるので、社内掲示板として活用できます。また、ノートに紐づく「メッセージ」を使えば、テーマごとに情報が入り乱れることなく、メンバー同士でやりとりもできるのです。
【Stock】メンバー間で連絡事項をスムーズに共有できるツール
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
|
「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【LINE WORKS】業務のやりとりが円滑にできるビジネス版LINE
LINE WORKSの特徴
- 仕事に必要な機能がフリーで使える
- セキュリティが充実している
仕事に必要な基本機能（トーク・掲示板・カレンダー等）がフリープランから使えます。
従業員のアクセス権を管理できるなど、セキュリティ対策も万全です。
LINE WORKSの機能・使用感
- LINEのような使い勝手
- 外部とのやり取りもできる
LINEのようなUIや使用感なので、すでにLINEを利用しているユーザーであればすぐに使いこなせるメリットがあります。
外部連携機能により、顧客や取引先などの外部のLINE WORKSユーザーともコミュニケーションを図ることができます。
LINE WORKSの注意点
- やりとりを振り返りづらい
- 無料プランでは容量が少ない
LINEと同じようにメッセージが上に流れていきます。そのため、トーク画面上でのやりとりを振り返りたいという場合には、過去の履歴をさかのぼる手間がかかります。
利用しているユーザーからは「無料プランですぐに容量がいっぱいになってしまった。」という声が挙がっています。（引用：ITトレンド）
LINE WORKSの料金体系
- フリープラン：￥0
- スタンダードプラン：￥540/ユーザー/月（月払い）
- アドバンストプラン：￥960/ユーザー/月（月払い）
【Talknote】メッセージの予約ができる多機能チャットツール
Talknoteの特徴
- メッセージを予約投稿できる
- オリジナルのスタンプあり
メッセージの送信日時を指定できるので、「日中に連絡しようとして忘れていた」という事態を防げます。
Talknoteオリジナルのスタンプが用意されているので、アルバイトも気軽なやりとりがしやすいです。
Talknoteの機能・使用感
- サンクスを贈り合える
- 従業員の離職率を防ぐ
感謝や称賛を気軽に贈り合える「サンクス」機能がついているので、社内コミュニケーションの円滑化にも役立ちます。
「アクションリズム解析」や「オーバーワーク検知」機能を使えば、仕事への関心が低下していたり、働きすぎていたりする社員の離職防止に貢献します。
Talknoteの注意点
- 動画を添付できない
- 検索機能が不十分
プランによっては、動画を添付できない点に注意しましょう。
利用しているユーザーからは「よく言われていることだが（だいぶ良くはなったが）検索機能が非常に弱い。使ってくると慣れてこのシステムに合わせて検索できるようになるが、他社製品と比べると弱い。」という声もあります。（引用：ITreview）
Talknoteの料金体系
14日間の無料トライアルがありますが、プラン詳細については問い合わせが必要です。
＜比較表＞LINE以外のおすすめの連絡ツール3選
こちらは、LINE以外で使える連絡ツール3選の比較表です。
| Stock【一番おすすめ】 | LINE WORKS | Talknote | |
|---|---|---|---|
| 特徴 |
社内の連絡事項をスムーズに共有できるツール |
業務のやりとりが円滑にできるビジネス版LINE |
メッセージの予約ができる多機能チャットツール |
| 通知の休日設定 |
【〇】 |
【〇】 |
【×】 |
| 情報の蓄積 |
【〇】 |
【×】 |
【〇】 |
| 注意点 |
5名以上での利用が前提 |
情報が流れやすいので振り返りづらい |
検索機能が弱い |
| 料金 |
・無料
・有料プランでも1人あたり500円/月〜 |
・無料プランあり
・有料プランは￥540/ユーザー/月（月払い）～ |
・要問い合わせ |
| 公式サイト |
「Stock」の詳細はこちら |
「LINE WORKS」の詳細はこちら |
「Talknote」の詳細はこちら |
「有名だから」という理由だけでツールを導入するのは、後のトラブルの原因となりかねません。そのため、ツールを選定するときは”使いやすさ”はもちろん、”アクセス性”や”セキュリティ”も考慮したうえで、導入を検討するべきです。
連絡ツールを選定する4つのポイント
以下では、連絡ツールを選ぶときのポイントをご紹介します。自社に最適な連絡ツールを導入するために必見です。
（1）メッセージが流れないか
連絡ツールは、メッセージが流れないものを選択しましょう。
アルバイトと従業員とのやりとりでは、「体調が悪いのでお休みしたい」などの連絡が急に来ることがあります。しかし、1つのLINEグループを使っていると話題と混ざってしまい、大切な連絡が流れていくのです。
そのため、LINEのようなチャットツールではなく、「大切な連絡をストックできるツール」が必要です。
（2）情報を蓄積できるか
LINEではなく、大切な情報を蓄積できるツールを選びましょう。
店舗で管理する情報は、「業務連絡」から「マニュアル」まで多岐にわたりますが、どこに保存されているのかも分からないケースが多いです。本来であれば、仕事に関する情報は一か所にまとめておいて、店舗運営やアルバイト育成に活用しなければなりません。
そこで、あらゆる情報を「ノート」に書き残せて、分類ごとに「フォルダ」で整理できる「Stock」のような連絡ツールであれば、簡単に欲しい情報を見つけられるので負担が少ないです。
（3）誰でもすぐに使いこなせるか
次に、誰でもすぐに使いこなせるようなツールを選択しましょう。
アルバイトでは、ひとによって年齢や性別、入社するタイミングが異なるうえ、メンバーの入れ替わりも頻繁です。それゆえに、一人ひとりに使い方を説明するのは、指導者側の負担になるだけでなく、覚える側も面倒だと言えます。
そのため、社員とアルバイト双方の負担を軽減するためにも、「アルバイトの初日から直感的に使いこなせるツール」が最適なのです。
（4）アクセス権限を設定できるか
最後に、「情報にアクセスできる従業員を制限可能か」をチェックしましょう。
共有事項には「アルバイトにも共有したい情報」もあれば「社員だけに共有したい情報」もあります。とくに、アルバイトの勤務態度や退職といった個人情報は、従業員全員には共有できません。
ただし、LINEで複数のチャットグループを作成するのは手間がかかるうえに、「どこで、何を共有したのか分からなくなる」ので避けましょう。
【必見】連絡ツールの活用方法とは
ツールは「連絡手段」としてはもちろん、そのほかにもさまざまな用途で活用できます。
- マニュアル作成
- シフト管理
ツールでマニュアルを作成すれば、新人アルバイトが来るたびに印刷し直す手間がかかりません。また、デバイス上での管理になるので「マニュアルをなくしてしまった」というケースもなくなります。
シフトの提出に紙やメール、チャットを使用していると「誰が提出していないのか」を把握するのが困難です。そこで、ツールで一か所にシフト希望を記載してもらえれば、シフトを組む負担も軽減できます。
連絡ツールでシフト表を作成する具体例
以下は、Stockを使ったシフト表の作成方法です。
Stockの「ノート」に記載した情報はリアルタイムでメンバーに共有されるうえに、紐づけられた「メッセージ」で情報が混合することなく勤怠連絡も可能です。また、「テンプレート」を登録すれば、シフト表を即呼び起こせて一から作成する手間を省けます。
このように、「Stock」のようなツールが1つあれば、あらゆる業務の負担を軽減できるのです。
アルバイトの連絡手段におすすめのツールまとめ
ここまで、アルバイトの連絡手段におすすめのツール3選や選定ポイントを中心にご紹介しました。
連絡ツールを活用すれば、仕事とプライベートを使い分けたり、過去のやりとりを簡単に確認したりすることができます。そのため、アルバイトがいる店舗では、LINE以外のツールを導入するべきです。
しかし、多機能なツールではITに不慣れなメンバーが使いこなせず、かえって情報共有が滞る可能性があります。したがって、「誰でも簡単に使いこなせるシンプルなツール」が必要なのです。
結論、自社が導入すべきなのは、マニュアルなしでも直感的に使いこなせる連絡ツール「Stock」一択です。また、Stockでは、個別チャットも可能なので、社員に仕事に関する悩みを相談したり、アルバイト同士でやりとりしたりするのにも役立ちます。
ぜひ「Stock」を導入し、アルバイトへの連絡の手間を減らしましょう。
