社内の情報共有を活性化する手段のひとつが「情報共有ツール」です。情報共有ツールに備わった機能を使いこなせれば、業務効率化の実現に近づきます。
一方、情報共有ツールは種類が多いので「検討しているが、どのツールが自社に最適なのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、社内の情報共有におすすめのツールと選び方を中心に解説します。
- 社内共有の方法が統一されておらず、情報を探すのに時間がかかっている
- 自社に最適な情報共有ツールを選ぶポイントが知りたい
- ツールを検討する時間がないので、厳選されたものを比較したい
という方はこの記事を参考にすると、選定ポイントが分かるだけでなく、自社に最適な情報共有ツールを見つけられます。
目次
情報共有ツールを選ぶ5つのポイント
以下では、情報共有ツールの選び方をご紹介します。5つのポイントを押さえれば、誰でも自社に最適なツールが選べるので必見です。
（1）導入目的と合っているか
情報共有ツールは種類によって搭載されている機能が異なるため、以下の表を参考にしながら、導入目的に合致するツールを選ぶ必要があります。
| ツールの種類 | 導入目的の例 |
|---|---|
| 情報共有ツール |
社内情報の一元管理、情報共有の効率化 |
| ビジネスチャットツール |
社内コミュニケーションの活性化 |
| 社内Wiki/ナレッジ共有ツール |
情報やナレッジの属人化防止、人材教育コストの軽減 |
| スケジュール管理ツール |
円滑な業務進行の実現、タスク管理の徹底 |
| オンラインストレージ |
大容量のデータやファイルの一元管理 |
| クラウドメモツール |
情報共有の活性化 |
| Web会議ツール |
スピーディな意思決定の実現、多様な働き方への対応 |
仮に、ミスマッチなツールを選んでしまうと、社内に浸透しないので、ツールを再導入することになりかねません。したがって、自社の課題や目的と確実にマッチするツールを選ぶ必要があるのです。
（2）無料プランやトライアル期間があるか
次に、無料プランやトライアル期間があるかを確認しましょう。
「有名なアプリだから」「ほかの企業も導入しているから」などの理由でツールを導入すると、従業員が使いづらさを感じて次第に使わなくなります。結果として、余計なコストがかかるだけでなく、業務を阻害する原因になりかねません。
したがって、長期的に運用するためにも、ツールを選ぶうえで無料プランまたはトライアル期間があるかは重要なポイントと言えます。
（3）目的の資料をすぐに探し出せるか
次に、目的の資料をすぐに探し出せるかが重要なポイントです。
情報共有をするだけであればメールやチャットツールを利用する方法があります。しかし、メールではほかの業務メールに資料が埋もれ、チャットツールでは共有されても情報が流れてしまいます。
つまり、あとから振り返りたい情報を蓄積する機能が重要なのです。そのため、案件や顧客ごとに社内情報を整理できる”フォルダ機能”や、目的の資料を簡単に見つけられる”検索機能”が備わっているかを確認しましょう。
（4）サポートが充実しているか
サポートが充実していることも、情報共有ツールを選ぶうえで欠かせないポイントです。
たとえば、ユーザーからの問い合わせに対する返答が早いツールであれば、仕事の遅れなどの影響を最小限に抑えられます。また、導入前に運用に関する相談ができれば、具体的なイメージが持てるだけでなく、スムーズに社内へ定着させられるのです。
情報共有ツールの選定基準として漏れがちですが、サポートの充実度まで確実にリサーチしましょう。
（5）誰でも使えるほどシンプルか
最後に、情報共有ツールが誰でも使いこなせるほどシンプルかをチェックします。
情報共有ツールを導入しても、現場で実際に活用されなければ意味がありません。しかし、多機能な情報共有ツールでは、機能が多すぎて従業員が使いこなせない可能性があるうえに、使わない機能が多く費用対効果が小さくなってしまうのです。
このように、簡単に使いこなせるツールでなければ、無駄なコストがかかる恐れがあります。そこで、必要な機能に過不足がなく直感的に使える「Stock」のようなツールを選ぶと、操作にストレスがかかりません。
種類別｜社内の情報共有におすすめのツール7選（無料あり）
以下では、社内の情報共有におすすめのツールを選ご紹介します。
情報共有ツールの選び方にはさまざまなポイントがありますが、最も重視すべきなのは「誰でも使えるほどシンプルな操作性か」です。
現場の従業員が使いこなせないツールを導入してしまうと、無駄な教育コストがかかるうえに、従業員が使いづらさを感じて次第に使わなくなります。したがって、多機能なツールではなく「自社に必要な機能が過不足なく揃ったツール」を選ぶ必要があるのです。
結論、導入すべき情報共有ツールは、情報共有・管理の機能に過不足がなく、非IT企業の65歳以上のメンバーでも説明なしで使える「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に書き込んだ情報は、瞬時に任意のメンバーへ共有されます。また、ノートには「メッセージ」が紐づいているので、話題が混ざらずにやりとりできるので、情報が錯綜するストレスが発生しません。
【情報共有】Stock（一番おすすめ）
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツール
ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所 |
|
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
西尾 太初さん
株式会社ハピネス |
|
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
【ビジネスチャット】Slack
Slackの特徴
- チャンネルで会話を分けられる
- フリープランがある
一つのワークスペース内に、部署やプロジェクトチームごとの「チャンネル」を作成してメッセージをやりとりできます。
無料でチャットを利用できるフリープランが用意されています。ただし、閲覧できる期限は直近の90日間であることに注意が必要です。
Slackの機能・使用感
- チャンネル機能
- ハドルミーティング機能
プロジェクトごとにチャンネルを作成し仕事を整理すると、会話が入り混じることなく仕事に専念できます。
ワンクリックで即座に音声やビデオで会話したり画面共有したりできるため、業務効率化に役立ちます。
Slackの注意点
- 大切な情報が流れてしまう
- チャンネルの管理が煩雑になる
Slackはスピーディーなコミュニケーションがとれる一方、次々とメッセージが送られてくるので、あとから見返したい情報が流れてしまいます。
利用しているユーザーからは「どうしてもチャンネル数が多くなりますので、チャンネル表示がもっと分かり易く整理できるようになると良いと思います。」という声があるため、管理が煩雑になってしまう点に注意しましょう。（参考：ITreview）
Slackの料金体系
- フリー：0円
- プロ：1,050円/ユーザー/月（月払い）
- ビジネスプラス：1,800円/月（月払い）
- Enterprise Grid：要問い合わせ
【社内Wiki/ナレッジ共有】Qast
Qastの特徴
- スマホに対応している
- ダッシュボード機能がある
スマホアプリが提供されているため、移動中や外出先でも利用できます。
投稿と閲覧の状況を分析できるダッシュボード機能が搭載されており「誰の、どのような投稿が役立っているのか」が分かります。
Qastの機能・使用感
- テンプレート機能
- 画像、動画プレビュー機能
テンプレートを保存すれば、 投稿作成にかかる時間を削減できるため便利です。
Word、PowerPoint、Excelをはじめ画像や動画ファイルを確認する場合には、プレビュー機能が役立ちます。
Qastの注意点
- 料金を知るには問い合わせが必要
- 更新状況が分かりづらい
2つのプランが用意されていますが、どちらも料金を知るには問い合わせが必要です。したがって、ほかのツールとすぐには比較できないことに注意しましょう。
利用しているユーザーからは「更新タイミングがバッティングすると、更新反映されない部分があります。更新の状況がもう少しわかりやすいと良いです。」という声があります。（参考：ITreview）
Qastの料金体系
- スタンダードプラン、エンタープライズプラン：初期費用+月額費用
詳細な料金は問い合わせが必要です。
【スケジュール管理】Backlog
Backlogの特徴
- 社外とのやりとりにも使える
- 進捗を見える化できる
メンバーの権限管理をする機能があるので、社内の従業員だけでなく、取引先や代理店など社外とのやりとりにも活用できるのが特徴です。
プロジェクトの進捗が可視化される「ガントチャート機能」が搭載されています。
Backlogの機能・使用感
- カンバンボード機能
- ガントチャート機能
タスクが書かれている「カード」をドラッグ＆ドロップすることでタスクの状態を変更でき、リアルタイムに反映されます。
プロジェクトの進捗を可視化できるだけでなく、担当者や期限まで視覚的にも確認しやすくなります。
Backlogの注意点
- コミュニケーションがとれない
- セキュリティ面で注意が必要
メッセージ機能がないので、コミュニケーションをとるには別アプリとの併用が必要です。
利用しているユーザーからは「認証を一元管理（SSO）したいのですが、Nulab Passがユーザ課金なので、費用面からSSOなしで利用しています。セキュリティに関する機能は基本プランに含めていただきたいと切に願っています。」という声があります。（参考：ITreview）
Backlogの料金体系
- スタータープラン：2,970円/月
- スタンダードプラン：17,600円/月
- プレミアムプラン：29,700円/月
- プラチナプラン：82,500円/月
【オンラインストレージ】Dropbox
Dropboxの特徴
- アカウントを持たない相手とも共有できる
- 更新状況がリアルタイムで分かる
相手がDropboxのアカウントを持っていなくても、リンクで共有ができます。
「いつ、誰がファイルを更新したのか」が分かるうえ、自動的に更新された内容も全員のデバイスで同期されます。
Dropboxの機能・使用感
- パスワード保護機能
- ファイル権限機能
リンクを共有した相手は、パスワードがなければファイルを開けない仕組みになっているため安全です。
ファイルを共有するメンバーを制限できるため、情報漏洩の防止に役立ちます。
Dropboxの注意点
- ファイルに関するやりとりができない
あくまでファイル管理用のストレージアプリなので、ファイルに関する質問や議論には、チャットアプリなどを併用する必要があります。
Dropboxの料金体系
- Basic：0円
- Plus：1,500円/月（月払い）
- Professional：2,400円/月（月払い）
- Standard：1,800円/ユーザー/月（月払い）
- Advanced：2.880円/ユーザー/月（月払い）
- Enterprise：要問い合わせ（月払い）
【クラウドメモ】Scrapbox
Scrapboxの特徴
- エンジニア向けの機能がある
- 同時編集できる
CSSカスタマイズやコードブロックなど、エンジニア向けの機能が搭載されています。
複数人でページを同時編集できるうえ、文章は自動保存されます。
Scrapboxの機能・使用感
- ページ間リンク機能
- 複数ユーザーによる同時編集機能
単語を[カッコ]で囲むだけでリンク化され、ネットワークが構築できるので、従来のフォルダやラベルによる煩雑な分類管理から脱却できます。
複数人で編集でき、変更がリアルタイムで閲覧可能なため、ストレスなく円滑にやりとりできます。
Scrapboxの注意点
- 情報をフォルダで分類できない
- iPad版がない
情報を分類する「フォルダ」が搭載されておらず、代わりに「ページ間リンク」で整理します。そのため、慣れるまでに時間を要する可能性があります。
利用しているユーザーからは「アイデア出しからテキスト作成に至るまですべてで重用しているので、iPadアプリ版がリリースされることを切に望んでいます。」という声があります。（参考：ITreview）
Scrapboxの料金体系
- PERSONAL/EDUCATION：0円
- BUSINESS：1,100円/ユーザー/月
- ENTERPRISE：要問い合わせ
【Web会議】Zoom
Zoomの特徴
- PC以外でも使えるビデオ会議アプリ
- チャット機能がある
スマホやタブレットなど、PC以外の端末にも対応しています。
ミーティング中にオンライン上でテキストメッセージを送り合えるチャット機能が搭載されています。
Zoomの機能・使用感
- ホワイトボード機能
- スケジュール管理・リマインダー機能
スクリーンシェアで共有した資料に参加者全員が図形やイラストなどを書き込めるため、簡単なメモを取りたい場合に便利です。
Google Calendarと連携し、ミーティングを登録して参加者を設定しておけば、全メンバーに宛てて一斉に通知できます。
Zoomの注意点
- セキュリティに懸念がある
URLをクリックするだけで参加できるように設定すれば手間がかかりませんが、第三者からのアクセスを防ぐためにはパスワードが必要です。
Zoomの料金体系
以下はビジネス向けプラン（Zoom One）の料金体系です。
- ベーシック：0円
- プロ：2,125円/ユーザー/月（月払い）
- ビジネス：2,700円/ユーザー/月（月払い）
- ビジネスプラス：3,125円/ユーザー/月（月払い）
【比較表】社内の情報共有をサポートするツール7選
以下は、社内の情報共有をサポートするツール7選の比較表です。（表は左右にスクロールできます）
| Stock【一番おすすめ】 | Slack | Qast | Backlog | Dropbox | Scrapbox | Zoom | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
チームの情報を最も簡単に残せる情報共有ツール |
社内のコミュニケーションを効率化するビジネスチャットツール |
豊富なテンプレート機能で社内Wikiやナレッジ共有に特化したツール |
チームの業務・進捗を見える化するツール |
7億人以上の登録ユーザーから信頼されるオンラインストレージ |
リアルタイムで情報を共有できるクラウドメモツール |
あらゆるデバイスからの対面ミーティングが可能なWeb会議ツール |
| 注意点 |
ファイルではなく「ノート」に情報を残す |
大切な情報が流れてしまう |
料金を知るには問い合わせが必要 |
コミュニケーションがとれない |
ファイルに関するやりとりができない |
情報をフォルダで分類できない |
セキュリティに懸念がある |
| 料金 |
・無料
・有料プランでも1人あたり324円/月〜 |
・無料プランあり
・有料プラン：1,050円/ユーザー/月～ |
・無料プランなし
・有料プランは要問い合わせ |
・無料プランなし
・有料プランは2,970円/ユーザー/月～ |
・無料プランあり
・有料プラン：1,500円/ユーザー/月～ |
・無料プランあり
・有料プランは1,100円/ユーザー/月～ |
・無料プランあり
・有料プランは2,125円/ユーザー/月～ |
| 公式サイト |
「Stock」の詳細はこちら |
「Slack」の詳細はこちら |
「Qast」の詳細はこちら |
「Backlog」の詳細はこちら |
「Dropbox」の詳細はこちら |
「Scrapbox」の詳細はこちら |
「Zoom」の詳細はこちら |
情報共有ツールを導入する3つのメリットとは
ここからは、情報共有ツールのメリットをご紹介します。以下を把握しなければ、ツールの具体的な活用方法が分からず、運用が長続きしない可能性があるので注意が必要です。
（1）正確な情報を迅速に共有できる
正確な情報を迅速に共有できるのは、情報共有ツールのメリットのひとつです。
一部の情報共有ツールでは、作成したノートをリアルタイムで共有できるので、アナログな情報共有のようにタイムラグがありません。そのため、時間を問わず正確な情報にアクセスし、行き違いによるミスを減らせるのです。
また、ビジネスにおいて迅速な情報共有は基本なので、情報共有のスピードに問題を抱えている場合は、早急に情報共有ツールを導入する必要があります。
（2）リモートワークに対応できる
クラウド型の情報共有ツールを導入すれば、リモートワークにも対応できます。
共有したメッセージやファイルはクラウド上に保存されます。つまり、自宅のPCや個人のスマホからアクセスできるため、場所や時間を問わず必要な情報を確かめられるのです。
このように、オフィス以外で仕事をする場合でも、情報共有ツールがあれば柔軟に仕事を進められるのがメリットだと言えます。
（3）情報を簡単に管理できる
情報を簡単に管理できるのも、情報共有アプリのメリットです。
情報は業務効率化や生産性向上を実現するための「資産」ですが、社内で一から情報を蓄積して活用するプロセスには手間がかかります。しかし、情報共有ツールを導入すれば、「チームの資産となる情報を管理する場所」を即座に整備できるのです。
ただし、操作情報が難しい情報共有ツールでは、従業員に使い方を覚えてもらう教育コストがかかってしまいます。そこで、誰でも説明なしで使いこなせるほど簡単な「Stock」を選ぶと、無駄な教育コストをかけずに、社内へ定着させられるのです。
社内の情報共有におすすめのツール7選まとめ
ここまで、社内の情報共有におすすめのツール7選を中心にご紹介しました。
情報共有ツールを活用すれば、業務効率化をはじめとしたメリットが得られます。しかし、「有名なツールだから」「他社も導入しているから」の理由でツールを選ぶと、導入後に社内へ定着せず、業務スピードの停滞を招く原因になるので注意しましょう。
とくに、情報共有ツールの多くはIT企業向けに開発されているため、非IT企業では浸透しづらい可能性があります。したがって、社内で今すぐ情報共有を効率化するには「誰でも簡単に使いこなせるツール」が必須です。
結論、自社に導入すべき情報共有ツールは、非IT企業における65歳以上のメンバーでも、簡単に使いこなせるほどシンプルな情報共有ツールの「Stock」一択です。非IT企業を中心に、現在150,000社以上に導入され、情報共有の効率化に貢献しています。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、社内の情報共有を活性化させましょう。
