働き方改革やテレワークの推進を受け、生産性の向上や労働時間の削減を目指し、会議の効率化を目指す企業が増えています。
しかし、未だに改善方法が分からず「会議に時間をとられるせいで残業時間が増えている」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、会議の質を高める方法や、会議改革の事例を中心に解説します。
- 会議のルールを作ったが、メンバーに定着していないチームリーダー
- 決定事項が複数ツールに散らばり、前回の結論の確認を繰り返している管理職
- 多機能な管理ツールを導入しても一部の人しか使いこなせないDX推進担当者
上記に当てはまる方は今回の記事を参考にすると、情報を集約して会議での適切な意思決定に繋げる方法が分かります。
目次
なぜ形だけの会議はなくならないのか？
事前に配られた資料を読み上げるだけの会議や、「誰が、いつまでに、何をするのか」が曖昧なまま解散する会議が開かれているというケースは少なくありません。以下では、これらの「形だけの会議」が社内で開かれ続ける理由を2つ紹介します。
働いている実感を得られるから
1つ目は、働いている実感を得られるからです。
人間にとって、ゼロから思考を巡らせてドキュメントを書いたり、新しい戦略を練ったりするのは、脳のエネルギーを消費する「重労働」です。一方で会議への出席はとても簡単で、最低限、会議室に座って他人の話に相槌を打つだけで済みます。
会議への参加は、脳の消費エネルギーを最小限に抑えつつ、仕事をした気分を簡単に味わえる手段になっているのです。
誰も意思決定の責任を負いたくないから
2つ目は、誰も意思決定の責任を負いたくないからです。
形だけの会議の多くは「ただの報告」か「全員の合意形成」です。新しい挑戦や、リスクを伴う判断を1人でするには勇気が必要なため、「会議でみんなで話して決めた」という事実を作っておけば、万が一失敗したときのリスクをチーム全員に分散できます。
この言い訳を手に入れるためだけに、既に決まっていることに対してもわざわざ会議を開いているのです。
無駄な会議を放置するリスク
形だけの会議が社内で開かれ続けると、社内に悪影響が及びます。以下では、無駄な会議を放置するリスクを2つ紹介します。
受け身な人間だけが社内に残る
1つ目は、受け身な人間だけが社内に残ることです。
優秀なメンバーや、自分で成果を出せる人ほど「時間の価値」を重く捉えています。形だけの会議に毎週何時間も拘束されると、彼らは強いストレスを感じ、「この会社にいたら成長スピードが鈍る」と見限って去っていきます。
結果として、社内には「何も生まない会議に座って、ただ時間を過ぎるのを待つのが苦にならない人間」だけが残るようになるのです。
ツール上のやり取りを読まなくなる
2つ目は、ツール上のやり取りを読まなくなることです。
資料の内容を読み上げるだけの会議を続けていると、ツールに重要な情報を流しても「大事なことは次の定例会議で報告してくれるだろう」という心理が働きます。
結果として、ツールで共有された情報を真剣に読まなくなり、ツールが形骸化してしまうのです。
よかれと思った会議対策が裏目に出る原因
以下では、会議の効率化を狙った結果、かえって事態が悪化する原因を3つ紹介します。以下の内容に自社が当てはまっていないか確認しましょう。
定例会議の時間を縮める
1つ目は、定例会議の時間を縮めることです。
定例会議の時間を1時間から30分に縮めても、会議に持ち込まれる情報の量や情報共有の方法自体が変わっていなければ、単に議論が時間切れで終わるだけになります。
結果として、「時間が足りなかったので残りは来週」「この件だけ別枠で5分いい？」といった不定期な小規模会議がカレンダーに乱立し、かえって現場の集中力が削がれるのです。
事前にアジェンダ・資料を共有する
2つ目は、事前にアジェンダ・資料を共有することです。
「会議の〇日前までに資料を共有すること」といったルールを厳格化すると、資料を作る側の負担が増加し、「会議のための綺麗な資料作り」に膨大な時間が費やされるようになります。
また、忙しい参加者たちは事前にその資料を読んできません。結局、会議の冒頭で発表者が「自身が長時間かけて作り込んだ重たい資料」を読み上げる羽目になり、意思決定にかける時間が減ってしまうのです。
多機能なツールを導入する
3つ目は、多機能なツールを導入してしまうことです。
操作が複雑なツールを導入しても、ITツールに苦手意識のあるメンバーにとっては使用が難しく、ツールの更新を諦めてしまいます。そして、ツールの更新が止まると、残された議事録やタスクは古いものとなり、誰もそのドキュメントを信用しなくなるのです。
そのため、ITツールの導入を検討しているなら、操作がシンプルでIT初心者でも使いやすい「ナレカン」のようなAIナレッジツールを導入するべきです。
会議の質を向上させるための解決策3選
以下では、会議の質を向上させるための解決策を3つ解説します。以下の内容を実践し、限られた時間の中で適切な意思決定ができるようにしましょう。
（1）会議の目的を3つに絞る
1つ目は、会議の目的を3つに絞ることです。
会議の質が下がるのは、「報告」「相談」「決断」が1つの会議の中で混在しているためです。そのため、会議の目的を「意思決定」「意見出し」「課題解決」の3つだけに絞り、それ以外の内容で会議を開くこと自体を禁止するのがおすすめです。
進捗報告や資料読み上げをツールでの共有に移行することで、集まるのは「テキストだけでは解決できないときだけ」という文化を作れるのです。
（2）会議中に資料を読み込む時間を作る
2つ目は、会議中に資料を読み込む時間を作ることです。
会議の冒頭5分間を、全員が無言で共有されたテキストや資料を読み込む時間にし、読みながら疑問点や意見をドキュメントに直接テキストで書き込んでもらいます。そして、5分経ったら、書き込まれた疑問点の解消から会議をスタートします。
これにより、担当者が口頭で資料を読み上げるだけの時間がゼロになり、全員が内容を理解した状態で議論を始められるのです。
（3）情報を1箇所に集める
3つ目は、会議に関する情報を1箇所に集めることです。
メールやチャットツール、紙のメモなどに情報が散在していると、会議中に情報を探すという無駄な時間が生まれてしまいます。そのため、必要な資料を1箇所で管理する仕組みを作り、会議中は意思決定に時間を多く割けるようにすることが大切です。
たとえば、「キーワード検索」やAIを活用した「自然言語検索」といった高精度の検索機能を備えた「ナレカン」のようなツールに情報を保管すれば、必要な情報に即座にたどり着けるようになります。
【必見】会議の決定事項を全員で共有できる環境を作る方法
以下では、会議の決定事項を組織内で共有し、後から確認する手間をなくすための具体的な方法を紹介します。
会議を効率化しようとルールを決めても、前回の会議での決定事項をあとから確認しづらいという問題は頻繁に起こります。この状態を放置すると、時間をかけて話し合って決めたノウハウや施策が現場に定着せず、結局同じようなトラブルを繰り返したり、確認のために何度も無駄な会議を開き直したりする原因になります。
社内の共有フォルダに議事録を保存しても、ExcelやWordは中身を一つずつ開くのが手間で次第に見られなくなります。また、チャットツールで共有しても、日々のやり取りの中に埋もれ、必要なときに探し出すのが困難になります。
そこで重要なのが、会議の決定事項や重要なメモを集約でき、誰でも即座に見返せるツールを導入することです。このようなツールを使えば、過去の対応履歴や決定事項が整理され、確認のためだけに管理職の手が止まることもなくなります。
こうした条件に最も当てはまるのが、社内情報が自然と蓄積・共有されるAIナレッジツール「ナレカン」です。ナレカンなら、普段のメールやチャットをワンクリックするだけで情報を集約できるほか、「自然言語検索機能」を使ってAIに質問して必要な決定事項を即座に引き出せます。
社内情報が自然と蓄積・共有されるAIナレッジツール「ナレカン」
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＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【ナレッジが組織に蓄積される】
社内に散在した情報や、個人に属人化したノウハウを一元化。記事・ファイル・メール・チャットなど、あらゆる社内情報を“組織のナレッジ”として蓄積できます。
- 【必要な情報に誰でもたどり着ける】
生成AIを活用した自然言語検索や、高精度なキーワード検索によって、“上司に質問するように”必要な情報を探せます。検索スキルに依存せず、誰でも簡単にナレッジにアクセスできます。
- 【ナレッジ活用が現場に定着する】
シンプルな操作性と、充実した導入・運用サポートによって、ITツールに不慣れな企業でも無理なく活用できます。さらに、情報を継続的に更新・整理できる仕組みにより、“使われ続けるナレッジ基盤”を実現します。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
会議の質を高める解決策まとめ
ここまで、形だけの会議がなくならない理由や会議の質を高めるための解決策を中心に解説しました。
形だけの会議がなくならない理由は、会議に参加するだけで働いている実感を得られることと、誰も意思決定の責任を追いたくないことです。中身のない会議の実施が常態化している状況を放置すると、受け身な人間だけが社内に残ったり、ツール上のやり取りが読まれなくなったりします。
会議の質を高めるには、会議の目的を3つに絞ること、会議の冒頭5分間を資料を読み込む時間とすること、前回会議での決定事項をはじめとする必要な情報を1箇所に集めることが大切です。
なかでも、非IT企業が限られた時間で適切な意思決定をするには、シンプルな操作で社内情報を1箇所に集約でき、高精度の検索機能で瞬時に取り出せるツール「ナレカン」が最適です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、会議の決定事項を保管・共有できる環境を作りましょう。
