働き方改革やテレワークの推進を受け、生産性の向上や労働時間の削減を目指し、会議の効率化を目指す企業が増えています。
しかし、未だに改善方法が分からず悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、会議の効率化に役立つ方法や時間を短縮できない原因、事例を中心に解説します。
- 会議の時間が長引く原因を知り、自社の改善点を見つけたい
- 会議の効率化に役立つ対応策を知りたい
- 他社の事例を参考に、会議を無駄をなくす工夫を実践したい
という担当者の方は今回の記事を参考にすると、会議を効率的に進められるようになるうえ、業務全体の効率化の実現にもつなげられます。
目次
会議の効率化が重視されている理由
会議の効率化が重視される理由として、時間的・金銭的コストの無駄を省く必要がある点が挙げられます。
長時間の会議が頻発すれば、メンバーの就業時間は削られ本業務の進みが遅れてしまいます。就業時間内でやるべき仕事が完了しなければ残業代が発生するため、結果として時間的・金銭的コストが不必要にかさんでしまうのです。
したがって、一度に多くのメンバーの時間を拘束する会議は、とくに無駄な時間を短縮することが求められています。
会議の効率化ができない3つの原因
ここでは、会議の効率化ができない3つの原因を解説します。会議時間の短縮ができず悩む方は、自社が以下の原因に当てはまっていないか確かめましょう。
会議の目的があいまいになっている
会議を効率化できない原因のひとつとして、会議の目的があいまいになっている点が挙げられます。
会議を実施する明確な目的がなければ、参加者は会議に対して参加意義を見出せず、無駄な時間だと感じやすくなります。また、目的があいまいだと参加者が議論を深められず、会議時間が長引いたり結論が先延ばしになったりするのです。
したがって、限られた時間のなかで結論を下すには、事前に会議の目的やゴールを具体的に提示し、チーム内で共通認識をもつことが大切です。
終了時間に制限がない
会議の終了時間が曖昧になっており、効率化できないケースもあります。
明確に終了時刻が決まっておらず議論が冗長になれば、参加者の集中力を削ぎ深い議論ができず、会議の形骸化につながります。
さらに、各メンバーの業務時間を奪うため、別のタスクへ着手できません。結果として、メンバーの労働時間が長期化することにつながり、企業全体の生産性低下にもなってしまうのです。
参加人数を絞れていない
参加人数が絞れていない点も、会議の効率化を妨げる原因のひとつです。
会議への参加者が多いと、自身の意見を言いづらい雰囲気となったり、「誰かが発言してくれるだろう」と他人任せになったりします。そのため、ただ座って聞くだけのメンバーが増え、会議への参加意識も向上させられません。
また、メンバーの発言が活発な会議であっても、人数が多いために意見がまとまらない・話題が錯綜するなどのリスクがあります。したがって、決議までの工数がかかり会議に長時間費やす結果となってしまうのです。
会議の効率化に役立つ方法4選
以下では、会議の生産性を高める方法について解説します。利益を伸ばしている企業は、以下の内容を実践して効率的な会議を進めているのです。
事前に資料を配布する
まず、会議の生産性を高めるには事前資料を配布する必要があります。
参加メンバーに向けて、事前に会議の目的や議題、内容を明確に記したアジェンダや資料を配布すれば、会議に対して全員が共通認識を持った状態となります。したがって、一人ひとりが意見をまとめたり、疑問点を解消した状態で会議に臨めたりするので、素早く本題に入りながら活発な議論の場を構築できます。
ただし、資料が多すぎると要点が理解しにくく、資料の説明に時間を費やさなければなくなるため、必要最低限な情報を簡潔にまとめるように意識しましょう。
制限時間を定める
会議に制限時間を定めることも大切です。
事前に制限時間を設けておけば、議論すべき内容が複数あった場合でも時間配分の目安を立てられるので、会議が冗長にならず予定通りに進行できます。また、制限時間が明確化していれば、時間内で会議を終わらせるためにメンバーが事前準備を入念に行うといった副次的効果も期待できるのです。
たとえば、トヨタ自動車株式会社では「会議は原則、30分で設定する」というルールを運用しています。会議時間を短く設定することで、すぐに本題を議論できる仕組みを作っています。
役割を決める
参加者の役割を決めることも会議の生産性を高めるには欠かせません。
会議における参加者の役割を決めていないと議論がスムーズに進まず、結論までたどり着かない事態が発生します。したがって、以下の基本的な4つの役割にあたるメンバーを事前に決めておきましょう。
- ファシリテーター
- プレゼンター
- 議長(意思決定者)
- 書記
ファシリテーターは、会議の進行役を担います。具体的には、参加者の発言を促す・アジェンダに沿って会議を進める・発言内容をまとめる、などの役割があります。
プレゼンターは、会議の議題について発表する役割を担います。また、担当する議題について参加者に理解してもらうための資料を作成し、配布します。
議長は決定権を持っており、議論の結果に対して結論を下す役割を担います。したがって、的確な判断力が必要です。
書記は会議で出た意見をホワイトボードに板書する・議事録をとる役割を担います。出た意見を誰もが見やすい字で素早くメモするのを心掛けましょう。
基本的な役割を事前に割り当てておけば円滑に会議が進められます。
ITツールを導入する
ITツールを導入し活用することも、会議の生産性を高める効果があります。
会議を円滑に進めるには、事前準備の段階で関連する情報や資料をまとめたり、メンバーに共有したりできる体制を整えることが欠かせません。そこで、ITツールを導入すれば「複数人で同時に確認」「メールで共有する手間を解消」できるので、会議の効率化につながるのです。
ただし、多機能なツールは操作が複雑になりがちなので、メンバーが操作するのを面倒に感じて放置してしまうリスクがあります。そこで、「Stock」のような簡単に使えるシンプルな情報共有ツールを導入すれば、ストレスなく運用できるのです。
【必見】即日で会議の効率化に貢献するおすすめのツール
以下では、即日で会議の効率化に貢献するおすすめのツールを解説します。
形骸化した会議を効率化させるには、会議の目的や時間設定を明確にすることはもちろん、会議前後で共有すべき情報と会議で決める情報を棲み分け、適切に共有・管理することが求められます。そこで、会議情報を一括で管理・共有できる「ITツール」を活用し、効率的に情報共有をすべきです。
なかでも、「情報共有ツール」を使うと会議の資料をリアルタイムで共有でき、過去の会議情報へもすぐに辿り着けるため探す手間が省けます。また、報連相を促進させる効果もあるので、業界業種問わず必ず扱う「情報」に関わる業務全体を効率化できるのです。
ただし、ITツールの操作や機能が複雑だとメンバーが抵抗感を感じ、結局使われなくなってしまいます。したがって、会議の効率化には誰もが簡単に、ストレスなく会議に関わる情報を共有・管理できる情報共有ツールの「Stock」が最適です。
Stockの「ノート」には会議の事前資料や議事録を簡単に残しておけるうえ、任意のメンバーへリアルタイムで共有されます。また、ノートには「タスク」「メッセージ」が紐づいているので、会議の記録に関連する情報をまとめて管理できるメリットがあります。
最も簡単に情報共有・管理ができるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
会議改革を実現した事例
ここでは、会議改革を実現した事例を紹介します。以下の事例を参考に対策を実行すれば、会議の無駄な時間を減らせる効果が期待できます。
サントリーホールディングス株式会社
サントリーホールディングス株式会社では、労働生産性を高める方法のひとつとして「会議ダイエット」に取り組んでいます。
具体的には、目的が不明瞭であったり必要以上に時間をかけていたりする会議は、削減もしくは廃止するようにしています。また、会議に参加するメンバーも過不足のないように調整する前提となっています。
さらに同社では、会議ダイエットと並行して「資料ダイエット」も実施しており、枚数や装飾を無駄に増やさない工夫をしているのです。このように、無駄をそぎ落とすことで、会議や資料の事前準備の時間短縮を目指しています。
株式会社イノーバ
株式会社イノーバでは、会議終了後にアンケートを実施しています。
同社では、幹部向けに会議に対する評価アンケートを週次で配布し、会議の改善を促しています。11項目を5段階で評価することで、進行や準備が適切か見極めているのです。
アンケートは幹部だけでなく、ファシリテーターにも定期的に実施しています。
株式会社フューチャーゲート
株式会社フューチャーゲートでは、情報共有ツール「Stock」を導入し、会議の効率を高めています。
同社では元々、運用するECサイトの施策結果を蓄積するツールを探していました。そこで、Stockを導入したところノウハウが蓄積・共有しやすくなったうえ、社内会議の情報の記録もしやすくなり、あらゆる社内情報を一か所に集約できるようになりました。
このように、後から振り返りたい情報はITツールに記録すると、目的の情報を探しやすい体制を整えられます。
会議の効率化ができない原因や解決法まとめ
ここまで、会議の効率化ができない原因と対応策を中心に解説しました。
会議が非効率となる原因は、目的や時間・参加人数が適切に決まっていないことで、多くの無駄な時間が発生している点にあります。そのため、事前資料の配布、制限時間・役割の設定、ツールの導入によって無駄な情報共有の時間を削減しなければなりません。
そこで、情報共有ツールを活用すれば会議に関する業務がスムーズになるうえ、関連する情報が一か所に集約されるので、会議準備における作業効率も高められます。ただし、「誰でもストレスなく使えるツール」でなければ、操作が面倒になりメンバーに放置されてしまうため注意しましょう。
したがって、非IT企業の65歳以上の社員でも、即日で正しい情報共有・管理ができるツール「Stock」を使うべきです。現に非IT企業を含む200,000社以上に導入され、会議情報はもちろん社内全体の情報管理・共有の効率化を実現しています。
無料登録も1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入してシンプルに情報を管理し、効率的な会議を実施しましょう。
