リモートワークなどの働き方が定着した今日では、時間や場所を問わずやりとりできるグループウェアを導入する企業が増えています。さらに、大企業だけでなく中小企業も導入して情報共有の効率化を進めているのです。
一方、グループウェアの導入を検討していても「自社の規模で効果を得られるか不安だ」「最適なグループウェアの探し方が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、中小企業におすすめのグループウェア7選と導入のメリットを中心にご紹介します。
- 限られた予算内で課題解決につながるグループウェアを導入したい
- ITに慣れていない従業員でも簡単に使いこなせるグループウェアが知りたい
- グループウェアのメリットを把握し、社内で導入を前向きに検討したい
という方はこの記事を参考にすると、自社のリソースにあったグループウェアが分かり、情報共有の効率化につながります。
目次
グループウェアとは？
以下では、グループウェアの概要と基本機能についてご紹介します。「グループウェアがどのようなサービスかイメージできていない」という方は必見です。
グループウェアの概要
グループウェアとは、情報共有の効率化や従業員間のコミュニケーションの向上のために利用されるサービスです。
たとえば、仕事の情報を書き残す「ノート」や、チームのメンバーと気軽にやりとりする「メッセージ」、やるべきことと進捗を管理する「タスク管理」のように複数の機能が搭載されています。
グループウェアと社内SNS、SFAの違い
グループウェアと間違えやすいサービスに社内SNSやSFAが挙げられます。グループウェアと社内SNS、SFAの違いは以下の通りです。
- 社内SNSとの違い
- SFAとの違い
グループウェアの目的が情報共有の効率化や社内コミュニケーションの向上と幅広い一方、社内SNSはコミュニケーションの活性化に特化している点で異なります。
グループウェアは社内やチーム全体を対象としていますが、SFAは主に営業部を対象にする点で異なっています。
このように、グループウェアと社内SNS、SFAには目的や対象の組織に明確な違いがあることを把握しておきましょう。
グループウェアの機能一覧
以下では、グループウェアの機能一覧をご紹介します。グループウェアを選ぶときは、必要な機能が過不足なく搭載されているか必ず確認しましょう。
- メッセージ機能
- ノート機能
- タスク管理機能
- スケジュール管理機能
従業員間で円滑にコミュニケーションをとるための機能です。発信したい相手へメンションをつけたり、読んだことをリアクションボタンで知らせたりできます。
業務の情報をテキストや画像で入力する機能です。案件や顧客ごとに情報をまとめれば、必要なときに素早くアクセスできる状態を保てます。
個人やチームのタスク（やるべきこと）の期限と進捗を管理する機能です。タスク管理によって「どの仕事が遅れているのか」が一目で分かり、すぐに対応できます。
個人やチームの予定やタスクを通知、調整する機能です。ただし、別のカレンダーアプリを使ったり、タスク管理機能で代替したりするケースもあります。
以上のように、メッセージ、ノート、タスク管理の3つの機能が搭載されていることを条件として選びましょう。
中小企業におけるグループウェアのメリット4つ
以下では、中小企業がグループウェアを導入すると得られるメリットを4点ご紹介します。メリットを社内で周知させれば、ツールをスムーズに導入できるのでおすすめです。
（1）事務作業を効率化できる
一つ目のメリットは、事務作業を効率化できる点です。
たとえば、ワークフロー機能で事前に申請と承認のフローを設定しておけば、経費精算にかかる手間を省けます。さらに、申請書の確認漏れを防げる効果もあるのです。
このように、グループウェアを活用すれば事務作業が効率化するため、空いた時間をほかの業務に回してチーム全体のパフォーマンス向上につなげられるのです。
（2）リモートワークがスムーズになる
二つ目のメリットは、リモートワークがスムーズになる点です。
メールでの連絡では、都度メールを開いて内容を確認したり、宛先や署名を設定したりする手間がかかります。そこで、掲示板やメッセージの機能が搭載されたグループウェアを導入すれば、メールよりも円滑にコミュニケーションがとれるのです。
また、スケジュール管理機能やタスク管理機能を使えば、オンライン上でメンバーの進捗を確認できるメリットもあります。
（3）フィードバックやフォロー体制の向上
三つ目のメリットは、フィードバックやフォロー体制の向上です。
グループウェアのタスク管理機能では、メンバーの進捗をリアルタイムで確認できます。そのため、タスク漏れや遅れに気づきやすくなり、フォローまでのスピードが速くなるのです。
また、部下が作成した議事録や資料に紐づけてメッセージする機能があれば、リアルタイムで確認してフィードバックできます。このように、グループウェアの導入で、チーム全体の進捗を管理しながら効率的に業務を進められるのです。
（4）情報共有が促進される
四つ目のメリットは、情報共有が促進される点です。
一人あたりの担当業務が多く、社内共有の頻度が多い中小企業において、メールでの連絡は宛先設定に手間がかかって面倒です。しかし、グループウェアを利用すれば、チャットや掲示板で手軽に情報を発信できます。
ただし、チャット単体では情報が流れてあとから振り返りづらいです。したがって、情報を「ノート」に蓄積し、ノートに紐づいた「チャット」でやりとりできる「Stock」のようなサービスを選び、必要な情報へアクセスしやすい環境にしましょう。
中小企業でのグループウェアの選び方3つ
以下では、中小企業でのグループウェアの選び方を解説します。リソースに限りのある中小企業は、以下のポイントを押さえて費用対効果の高いグループウェアを選びましょう。
（1）クラウド型かオンプレミス型か
グループウェアにはクラウド型とオンプレミス型の2種類がありますが、中小企業にはクラウド型のグループウェアが適しています。
クラウド型がインターネットを介してサービスを利用するタイプを指す一方、オンプレミス型は自社サーバーでサービスを管理するタイプです。オンプレミス型は情報漏洩のリスクを下げられますが、導入費用が高額になるデメリットがあります。
また、オンプレミス型では、導入後もサーバーのメンテナンスコストや運用担当者の人件費がかかります。そのため、中小企業では、導入や維持にかかるコストを抑えられるクラウド型のグループウェアを使いましょう。
（2）マルチデバイス対応しているか
PCやスマホ、タブレットといったさまざまなデバイスに対応しているか確認しましょう。
たとえば、ツールがPCにしか対応していない場合、移動中や外出先でグループウェアを開けない可能性があります。その結果、重要な連絡に気づくのが遅くなるといった事態になりかねません。
したがって、PCだけでなくスマホやタブレットといったマルチデバイスに対応していることを必ず確認しましょう。
（3）誰もが簡単に使いこなせるか
最後に、誰もが簡単に使いこなせることが重要です。
多機能で簡単に操作が難しいツールでは、ITに慣れていない従業員に使い方を教える教育コストがかかります。そのため、時間や金銭的なコストが限られる中小企業に不向きなのです。
そこでたとえば、導入即日から説明せずに使いはじめられる「Stock」のように全従業員が簡単に使いこなせるグループウェアを選びましょう。
【徹底比較】中小企業におすすめのグループウェア7選
以下では、中小企業におすすめのグループウェア7選をご紹介します。
従来のようにWordなどで資料を作成し、メールで関係者に連絡する方法では、宛先設定やファイルを開く手間がかかって非効率です。さらに、増え続けるファイルの管理が面倒なデメリットもあります。
一方、グループウェアであればチャット機能でスムーズにコミュニケーションがとれるのはもちろん、時間や場所を問わず必要な情報へアクセスできます。ただし、IT人材が少ない中小企業では、誰でも操作がしやすいツールを選ぶことが大前提です。
結論、中小企業に最適なグループウェアは、ITに慣れていない65歳の方でも、導入初日から直感的に使いこなせる「Stock」一択です。
Stockの「ノート」へ共有したい情報を簡単に残しつつ、直感的な「フォルダ」でいつでもアクセスできる状態にしましょう。さらに、ノートに紐づく「タスク」ではチームの進捗を把握し、業務の抜け漏れを防ぐのに役立ちます。
【Stock】最も簡単に使いこなせるアプリ
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツール
ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所 |
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「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
西尾 太初さん
株式会社ハピネス |
|
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
【desknet’s NEO】生産性向上のための機能が豊富
＜desknet’s NEOの特徴＞
- 27の基本アプリ搭載
- クラウド版とパッケージ版の2種類がある
スケジュールや設備予約など、業務に必要な機能が豊富に備わっています。
即日導入したい場合はクラウド版を、自社のサーバーで運用したい場合はパッケージ版を選ぶなど自社の導入目的に合わせて選択するのが重要です。
＜desknet’s NEOの機能・使用感＞
- 全員の予定を一覧で確認できる
「スケジュール」では、メンバー全員の予定を一覧で確認できるので、複数人での日程調整が簡単です。
＜desknet’s NEOの注意点＞
- 機能を使いこなせない可能性がある
- アプリからは操作しにくい
機能が豊富に搭載されているため、ITに慣れていない従業員は操作を覚えるのが難しく、使いこなせない可能性があります。
口コミサイトでは「アプリが使いにくく、スマホからのアクセスには適していない」というユーザーの声があります。（※参考：ITreview）
＜desknet’s NEOの料金体系＞
- クラウド型
- パッケージ型
440円〜/ユーザー/月（オプションは追加料金）
スモールライセンス：39,800円〜/5ユーザー
エンタープライズライセンス：500,000円～
【Microsoft 365】Microsoftアプリケーションが使える
＜Microsoft 365の特徴＞
- 常にMicrosoftアプリケーションの最新版を使える
- 複数のデバイスで利用可能
クラウド型なので、買い切り型と異なり、全社でバージョンを統一できます。
スマホやタブレットでも使えるので、移動時間でも情報共有ができます。
＜Microsoft 365の機能・使用感＞
- 教育コストがかからない
- 情報を一覧で確認することはできない
操作が簡単なので、導入後も教育コストがかかりません。
予定表やToDoなどを一覧で確認することはできないので、情報管理に手間がかかる可能性があります。
＜Microsoft 365の注意点＞
- 機能が豊富ですべてを使いこなせない
- 容量の大きなファイルを扱うのが難しい
WordやExcel、PowerPointなど機能が多すぎて、すべてを使いこなせるようになるには時間がかかってしまいます。
口コミサイトでは「容量の大きなファイルを扱うのが難しく、安定して稼働できない」というユーザーの声があります。（※参考：ITreview）
＜Microsoft 365の料金＞
- Microsoft 365 Business Basic：750円/ユーザー/月
- Microsoft 365 Business Standard：1,560円/ユーザー/月
- Microsoft 365 Business Premium：2,750円/ユーザー/月
- Microsoft 365 Apps for business：1,030円/ユーザー/月
【Google Workspace】Googleが提供するアプリ
＜Google Workspaceの特徴＞
- リモートワークがスムーズになる
たとえば、メンバーのスケジュールをカレンダー上で確認し、会議の時間を決めて招待メールを簡単に送れます。また、議事録を会議中に共同編集して終了後に素早く共有する使い方もできます。
＜Google Workspaceの機能・使用感＞
- ツールを横断した使い方ができる
ほかのGoogleアプリと簡単に連携できるので、チャットとカレンダーを紐づけて管理するなどの使い方も可能です。
＜Google Workspaceの注意点＞
- 費用対効果が小さくなる可能性がある
- プランごとの容量に差がある
多機能なグループウェアなので、カレンダーやメールといった特定のアプリしか使わない場合は、料金が割高だと感じる可能性があります。
口コミサイトでは「Business Starterプランでは保存容量が30GBしかないので、小規模な会社は使いづらい」というユーザーの声があります。（※参考：ITreview）
＜Google Workspaceの料金＞
- Business Starter：680円/ユーザー/月
- Business Standard：1,360円/ユーザー/月
- Business Plus：2,040円/ユーザー/月
- Enterprise：要問い合わせ
【サイボウズOffice】国内のグループウェア市場でシェアNo.1
＜サイボウズOfficeの特徴＞
- 機能が豊富
掲示板やメッセージ、スケジュールなど業務で欠かせない機能が網羅されています。
＜サイボウズOfficeの機能・使用感＞
- 必要な情報がトップ画面に集約される
- 自社独自の仕様にカスタマイズできる
トップ画面にスケジュールや自分宛の連絡などが集約されているので、情報を確認しやすいです。
「カスタムアプリ」機能があるので、自社で必要な機能を組み合わせられます。
＜サイボウズOfficeの注意点＞
- 教育コストがかかる可能性がある
- 情報の管理が難しい
多機能ゆえに使いこなすのが難しいので、ITに慣れていない人材が多い中小企業では使い方を教えるための教育コストがかさむ場合があります。
口コミサイトでは「掲示板の情報が増えると、目的の情報が見つからなくなる」というユーザーの声があります。（※参考：ITreview）
＜サイボウズOfficeの料金体系＞
- スタンダードコース：500円/ユーザー/月（月払い）
- プレミアムコース：800円/ユーザー/月（月払い）
【kintone】業務アプリを自社用にカスタマイズできる
＜kintoneの特徴＞
- カスタマイズ性に富んでいる
日報や案件管理、採用面接管理など業種や用途に合わせたツール内アプリがあるので、自社の業態によって自由にカスタマイズできます。
＜kintoneの機能・使用感＞
- 必要な機能を選んで使える
- 情報を一覧で確認できない
さまざまな種類のアプリから必要な機能を自由に選べるので、自社の業務に合った仕様に変えられます。
アプリごとに情報が管理されるので、すべての情報を一覧で確認することはできません。
＜kintoneの注意点＞
- 非エンジニアにはカスタマイズが難しい
- アプリが増えると管理しきれない
カスタマイズするには専門知識が必要なので、非IT企業の従業員には使いこなせない可能性があります。
口コミサイトでは「使用頻度の低いアプリが増えると、画面が分かりづらく管理しきれない」というユーザーの声があります。（※参考：ITreview）
＜kintoneの料金体系＞
- ライトコース：780円/ユーザー/月（月払い）
- スタンダードコース：1,500円/ユーザー/月（月払い）
【NI Collabo 360】あらゆる端末からアクセスできる
＜NI Collabo 360の特徴＞
- 時間や場所を問わずアクセスできる
- カスタマイズ可能
PCやスマホ、タブレットといったさまざまな端末に対応しているため、社内や社外を問わずあらゆる場所からいつでもアクセスできるのが特徴です。
ポータル画面（トップページ）を自由にカスタマイズできます。
＜NI Collabo 360の機能・使用感＞
- シンプルな画面で操作しやすい
- 円滑なコミュニケーションを図れる
画面の見た目がシンプルなので、操作がしやすいです。
リアクション機能があるので、メンバーと簡単にコミュニケーションがとれます。
＜NI Collabo 360の注意点＞
- 機能を使いこなせない可能性がある
- スマホでの操作が難しい
カスタマイズ性が高く、高度な機能が搭載されているため、ITに慣れていない従業員は使いこなせない可能性があります。
口コミサイトでは「アプリ版がなく、ブラウザからの閲覧ではスマホの画面に最適化されていないので操作が面倒」というユーザーの声があります。（※参考：ITreview）
＜NI Collabo 360の料金体系＞
- クラウド版：初期費用50,000円＋月額利用料328円～/ユーザー/月
- ライセンス版：58,000円～
【比較表】中小企業におすすめのグループウェア7選
以下は、中小企業におすすめのグループウェア7選の比較表です。（表は左右にスクロース可能）
| Stock【一番おすすめ】 | desknet’s NEO | Microsoft 365 | |
|---|---|---|---|
| 特徴 |
ITに不慣れなメンバーでもすぐに使いこなせる |
業務に必要な機能が豊富に備わったツール |
Microsoftのサービスを使えるツール |
| 注意点 |
通話や会議室予約などの機能は搭載されていない |
ITに不慣れなメンバーでは操作が難しい |
すべての機能を使いこなすには時間がかかる |
| 料金 |
・無料
・有料プランでも1人あたり324円/月〜 |
・無料プランなし
・有料プランは440円/ユーザー/月～ |
・無料プランなし
・有料プランは750円/ユーザー/月～ |
| 公式サイト |
「Stock」の詳細はこちら |
「desknet’s NEO」の詳細はこちら |
「Microsoft 365」の詳細はこちら |
| Google Workspace | サイボウズOffice | kintone | NI Collabo 360 | |
|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
リモート下の業務をスムーズに進められる |
業務に合わせて機能をカスタマイズできる |
さまざまな種類のアプリから必要な機能を自由に選べる |
見た目がシンプルで操作しやすい |
| 注意点 |
特定の機能しか使わない場合は費用対効果が小さくなる |
情報をすぐに見つけられなくなる可能性がある |
専門知識がなければカスタマイズが難しい |
スマホからは操作しづらい |
| 料金 |
・無料プランなし
・有料プランは680円/ユーザー/月～ |
・無料プランなし
・有料プランは500円/ユーザー/月（月払い）～ |
・無料プランなし
・有料プランは780円/ユーザー/月（月払い）～ |
・無料プランなし
・有料プランは初期費用50,000円＋月額利用料328円/ユーザー/月～
|
| 公式サイト |
「Google Workspace」の詳細はこちら |
「サイボウズOffice」の詳細はこちら |
「kintone」の詳細はこちら |
「NI Collabo 360」の詳細はこちら |
このように、ツールによって特徴が異なるので、チームの人数や導入目的に沿ってツールを選びましょう。
中小企業におすすめのグループウェア7選まとめ
これまで、中小企業におすすめのグループウェア7選を中心にご紹介しました。
グループウェアでは社内の情報を一元管理するため、時間や場所を問わず情報へ簡単にアクセスできます。一方、機能が多すぎると使いこなすのが難しく、従業員に使われなくなる可能性があるのです。
とくに、ITリテラシーのばらつきが顕著な中小企業では、多機能なツールは社内へ浸透しづらいです。したがって、「メッセージ、ノート、タスク管理」の3つの機能を過不足なく備えたシンプルなツールを選びましょう。
結論、中小企業に最適なグループウェアは、誰でもすぐに使いこなせて、社内の情報共有・管理を簡単に効率化できるStock一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して社内情報の管理を一元化し、情報共有のストレスを解消しましょう。
