【比較表あり】中小企業におすすめのグループウェア10選！

リモートワークなどの働き方が定着した今日では、時間や場所を問わずやりとりできる「グループウェア」が注目を集めています。そのため、昨今では大企業だけでなく、中小企業もグループウェアを導入して、情報共有を活性化させているのです。

一方、グループウェアを導入したいが「自社の規模で効果を得られるか不安だ」「最適なグループウェアの探し方が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。

そこで今回は、中小企業におすすめのグループウェア10選と選び方を中心にご紹介します。

• チャットやメールに情報が分散し、社内連携がうまくいかない責任者
• グループウェアを導入したいが、自社に合うものが分からないチームのまとめ役
• ITに詳しくない現場社員でも使えるツールを探している中小企業の管理職

上記に当てはまる方はこの記事を参考にすると、ITが苦手な現場でも今日から使える、中小企業に最適なグループウェアの選び方とおすすめのツールがわかります。

グループウェアとは？わかりやすく解説

まず、グループウェアの概要と基本機能についてご紹介します。「グループウェアがどのようなサービスかイメージできていない」という方は必見です。

グループウェアの概要

グループウェアとは、情報共有の効率化や従業員間のコミュニケーション活発化のために利用されるサービスです。

たとえば、仕事の情報を書き残す機能や、チームのメンバーとやりとりするための「メッセージ」「掲示板」「スケジュール管理」のように複数の機能が備えられています。

グループウェアがあれば、複数のソフトを導入する必要がありません。そのため、メンテナンスや運用にかかる費用を抑えたり、情報が分散するリスクを軽減したりできる点がメリットです。

社内SNS、SFA、ワークフロー、CRMとの違い

「グループウェア」と混同しやすいサービスに、社内SNSやSFA、ワークフロー、CRMが挙げられます。これらの違いは以下の通りです。

このように、グループウェアと社内SNS、SFA、ワークフロー、CRMには「目的」や「対象の組織」に明確な違いがあることを把握しておきましょう。

＜目的別＞グループウェアの機能一覧

以下では、グループウェアの主な機能をご紹介します。グループウェアを選ぶときは、自社の目的に対して、必要な機能が過不足なく搭載されているか必ず確認しましょう。（左右にスクロールできます）

上記のなかでも、情報共有を活性化させる「メッセージ」と「情報蓄積機能」は重要です。そのため、この2つの機能が充実していて操作性が良いツールを選びましょう。

グループウェアの導入を成功させる4つの選び方

ここでは、グループウェアの導入を成功させる選び方を解説します。以下のポイントをおさえることで、失敗する確率を減らせます。

（1）費用対効果が適切か

はじめに、費用対効果が適切かを見極めましょう。

世の中にある多くのグループウェアは、あれもこれもできる高機能なものが中心です。一方で、高機能なツールほど設定も操作も難しく、やがて誰にも使われず放置されてしまうのです。

このように、費用対効果が適切でない場合、使われない機能・ツールに毎月何万も払い続けることになってしまいます。そのため、「余計な機能が一切なく、誰でも簡単に使えるツール」を選びましょう。

（2）マルチデバイス対応しているか

また、PCやスマホ、タブレットなどのデバイスに対応しているか確認しましょう。

たとえば、ツールがPCにしか対応していない場合、移動中や外出先でグループウェアを開けないケースが多いです。その結果、外出先からわざわざ帰社して情報を確認したり、重要な連絡に気づくのが遅くなったりするのです。

したがって、PCだけでなくスマホやタブレットといったマルチデバイスに対応しているツールを選びましょう。

（3）誰もが簡単に使いこなせるか

さらに、誰もが簡単に使いこなせることが重要です。

機能が多すぎて操作が難しいツールは、PCが苦手なスタッフに使い方を教える手間と時間がかかります。人手不足の中小企業では、教える側の負担が大きすぎるためおすすめできません。

そこで、導入したその日から説明なしで使いはじめられるグループウェアを選びましょう。たとえば、非IT企業の65歳以上でも簡単に使いこなせる「Stock」のようなツールであれば、教育の手間をかけることなく導入できるのでおすすめです。

（4）サポート体制が充実しているか

最後に、サポート体制が充実しているかも重要なポイントです。

​社内にITの専門家がいない中小企業では、ツールが動かなくなったり操作が分からなくなったりした場合、自力で直せず仕事が止まってしまいます。そのため、困ったときにすぐ助けてくれる手厚いサポート体制が不可欠です。

このように、迅速かつ的確なサポートが受けられるアプリを導入することで、業務の停滞を防ぎましょう。

＜無料あり＞中小企業におすすめのグループウェア10選

以下では、中小企業におすすめのグループウェア10選をご紹介します。

Wordで資料を作成し、関係者に共有する場合、毎回メールに添付する手間が発生し、情報共有が非効率になります。さらに、チャットでは複数案件の話題が混在し、あとから議事録や決定事項を探すのに毎日30分も無駄にする状況が生まれてしまいます。

一方、グループウェアを活用すれば、「情報の一元管理」と「スムーズなコミュニケーション」を両立でき、業務の効率が向上します。ただし、IT人材が少ない中小企業では、誰でも直感的に使えるツールを選ぶことが重要です。

つまり「情報共有・コミュニケーション・タスク管理を1か所にまとめられ、現場でも無理なく定着するグループウェア」を選ぶことが、中小企業では重要です。

この条件に最も当てはまるのが、社内のあらゆる情報を一元管理できるシンプルなツール「Stock」です。Stockの「ノート」に蓄積した情報は、リアルタイムで共有されるほか、ITに詳しくない社員でも直感的に使えるため、社内の情報共有や進捗管理を無理なく定着させられます。

【Stock】中小企業向けの使いやすいグループウェア

https://www.stock-app.info/stock.html

＜Stockをおすすめするポイント＞

1. ITの専門知識がなくてもすぐに使える
   「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
2. 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
   作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
3. 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
   直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。

＜Stockの口コミ・評判＞

塩出 祐貴さん 松山ヤクルト販売株式会社

「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

竹原陽子さん、國吉千恵美さん リハビリデイサービスエール

「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。

江藤 美帆さん 栃木サッカークラブ（栃木SC）

「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。

【Asana】スケジュール管理に役立つグループウェア

Asanaの特徴・使い方

• プロジェクトの一元管理に特化
  プロジェクトのワークフローやファイル情報を一元的に管理できるワークマネジメントツールです。
• 多様な表示形式
  タスクの表示形式が豊富で、チームのニーズに合わせたカスタマイズが可能です。

Asanaがおすすめな企業

• 複数プロジェクトを同時に進める企業
  部署や担当者ごとにタスクを整理しやすく、進捗状況もリアルタイムで共有できるため、案件数が多い企業でも業務の抜け漏れを防げます。
• チーム全体でタスク管理を標準化したい企業
  担当者・期限・優先順位を統一のルールで管理できるので、属人的な運用を減らし、チーム全体で同じ管理方法を浸透させやすくなります。

Asanaの注意点

• 無料版に機能制限がある
  無料版では、AIによるデータ分析や高度な検索機能は活用することができません。
• 活用度のバラつきが出やすい
実際に利用しているユーザーからは「社内でも、職種ごとに利用頻度や使い方が異なるという前提があり、導入後に使う人だけが使う状態になるリスクがある」という声があります。（参考：ITreview）

Asanaの料金体系

• Personal：0円
• Starter：1,475円/ユーザー/月（月払い）
• Advanced：3,300円/ユーザー/月（月払い）
• Enterprise：要問い合わせ
• Enterprise+：要問い合わせ

【Microsoft 365】Microsoftアプリケーションが使えるアプリ

Microsoft 365の特徴・使い方

• 常にMicrosoftアプリケーションの最新版を使える
  クラウド型なので、買い切り型と異なり、全社でバージョンを統一できます。また、Microsoft 365の様々なアプリを使えるので、ファイル共有からスケジュール管理まで、業務の広範囲をカバー可能です。
• 複数のデバイスで利用可能
  スマホ・タブレット・PCから簡単に使えます。そのため、移動時間や外出先でも手軽に情報共有ができます。

Microsoft 365がおすすめな企業

• Word・Excel・Teamsを日常業務で利用している企業
  普段からMicrosoft製品を使っている企業であれば、既存の業務フローにそのまま導入しやすく、情報共有やオンライン会議も一元化できます。
• セキュリティや管理機能を重視する企業
  アクセス制限やデータ管理機能が充実しているため、社内情報を安全に管理したい企業や、複数拠点・リモートワーク環境を運用する企業にも適しています。

Microsoft 365の注意点

• 機能が豊富ですべてを使いこなせない
  WordやExcel、PowerPointなど機能が多すぎて、すべてを使いこなすには時間がかかってしまいます。
• 操作に慣れない
実際に利用しているユーザーからは「機能追加やUI変更も比較的頻繁にあるので、慣れた操作が変わって戸惑うことがあります。」というユーザーの声があります。（参考：ITreview）

Microsoft 365の料金体系

Microsoft 365は、無料でも利用できます。以下は、Microsoft 365の一般法人向けの料金体系です。

• Microsoft 365 Business Basic：1,079円/ユーザー/月
• Microsoft 365 Business Standard：2,249円/ユーザー/月
• Microsoft 365 Business Premium：3,958円/ユーザー/月

【Google Workspace】Googleが提供するスマホ対応アプリ

Google Workspaceの特徴・使い方

• クラウド上で共同編集できるグループウェア
  Googleドキュメント・スプレッドシート・スライドを使えば、複数人で同時に編集できるため、会議資料や管理表の更新をリアルタイムで進められます。
• コミュニケーション機能を一元化できる
  Gmail・Google Meet・Google Chatを連携することで、メール・チャット・Web会議をまとめて管理でき、社内外とのやり取りをスムーズに進められます。

Google Workspaceがおすすめな企業

• リモートワークや外出先での作業が多い企業
  インターネット環境があれば場所を問わず利用できるため、テレワークや営業活動など、社外で働く機会が多い企業に適しています。
• 共同作業をスピーディーに進めたい企業
  ファイル共有や同時編集が簡単にできるため、部署をまたいだプロジェクトや確認・修正作業が多い企業でも効率的に運用できます。

Google Workspaceの注意点

• オフライン環境では一部機能が制限される
  基本的にクラウド利用が前提のため、通信環境が不安定な場所では作業しづらい場合があります。
• 動作が重い

利用しているユーザーからは「スプレッドシートにおいて、非常に膨大なデータ量を扱う際の処理速度が、デスクトップ版のExcelと比較するとまだ少し重く感じることがあります。」という声があります。（参考：ITreview）

Google Workspaceの料金体系

• Business Starter：950円/ユーザー/月
• Business Standard：1,900円/ユーザー/月
• Business Plus：3,000円/ユーザー/月
• Enterprise：要問い合わせ

【サイボウズOffice】国内グループウェア市場でシェア率の高いツール

サイボウズOfficeの特徴・使い方

• スケジュール共有に強いグループウェア
  社員ごとの予定や会議室予約を一画面で把握できるので、社内スケジュールの調整をスムーズに進められます。
• 掲示板やワークフローで社内情報を整理できる
  社内へのお知らせのほか、申請・承認業務をシステム上で管理できるため、紙や口頭中心の運用から脱却しやすくなります。

サイボウズOfficeがおすすめな企業

• 社内の情報共有を簡単に整備したい企業
  ITツールに慣れていない社員でも操作しやすいので、非IT企業や中小企業でも導入しやすい点が特徴です。
• 紙の書類やハンコでのやり取りをなくしたい企業
  有給の手続きや決裁の書類をPCで回せるため、「上長が不在で申請できずにいる」などの問題を解消します。

サイボウズOfficeの注意点

• 細かいタスク管理には向かない場合がある
  予定の共有や連絡には強いですが、たくさんの仕事を同時に進める会社には向きません。そのため、細かくタスク管理したい企業は、別ツールとの併用が必要になる場合があります。
• ファイルを扱うと重い
利用しているユーザーからは「社内連絡でファイル共有やファイル添付を多用すると動作が重くなってしまうことがあるので、表示に最適な形式に変換したりする機能があるとありがたいです。」という声があります。（参考：ITreview）

サイボウズOfficeの料金体系

• スタンダードコース：600円/ユーザー/月（契約は5ユーザーから）
• プレミアムコース：1,000円/ユーザー/月（契約は5ユーザーから）

【kintone】業務アプリを自社用にカスタマイズできるアプリ

kintoneの特徴・使い方

• 業務に合わせてアプリを作成できる
  顧客管理・案件管理・問い合わせ管理などのアプリをノーコードで作成できるため、自社業務に合わせた運用をしやすい点が特徴です。
• 情報共有と業務管理をまとめておこなえる
  コメント機能や通知機能を使いながら、案件の進捗や対応履歴を一元管理できるため、メールやExcelに情報が分散しにくくなります。

kintoneがおすすめな企業

• Excel管理から脱却したい企業
  これまで表計算ソフトで管理していた顧客情報や案件情報をクラウド上で共有できるため、更新漏れや最新版の管理ミスを減らせます。
• 自社業務に合わせて柔軟に運用したい企業
  業種や部署ごとに必要な管理項目が異なる企業でも、現場に合わせてアプリをカスタマイズしながら運用できます。

kintoneの注意点

• 運用ルールを決めないと情報が整理されにくい
  自由度が高い反面、アプリを増やしすぎると管理が複雑になる場合があります。そのため、事前に入力ルールや運用方針を整備することが重要です。
• 複雑な業務フローに対応しにくい
利用しているユーザーからは「標準機能だけでは複雑な業務フローに対応しにくい点があり、利用年数が増えると利用中のアプリや不要になったアプリの管理なども必要になる。」という声があります。（参考：ITreview）

kintoneの料金体系

• ライトコース：1,000円/ユーザー/月
• スタンダードコース：1,800円/ユーザー/月
• ワイドコース：3,000円/ユーザー/月

【NI Collabo 360】クラウド版とライセンス版を選べるツール

NI Collabo 360の特徴・使い方

• 社内業務をまとめて管理できるグループウェア
  スケジュール管理・ワークフロー・経費精算・掲示板などの機能を搭載しており、社内業務を一つのシステムで管理できます。
• 業務の見える化を進めやすい
  社員ごとに業務状況や案件進捗を共有しやすいため、属人的になりやすい業務の引き継ぎもスムーズに進められます。

NI Collabo 360がおすすめな企業

• 社内申請や情報共有を効率化したい企業
  稟議・経費申請・スケジュール共有などをシステム化できるため、紙やメール中心の業務を減らしたい企業に適しています。
• 中小企業で幅広い業務を一元管理したい企業
  複数の業務機能をまとめて利用できるため、ツールを増やしすぎず社内DXを進めたい企業にも向いています。

NI Collabo 360の注意点

• 多機能なため運用定着に時間がかかる場合がある
  利用できる機能が多いため、導入直後は使い方が定着しにくいケースがあります。必要な機能から段階的に運用を始めることが重要です。
• メール容量が少ない
口コミサイトでは「現代の仕事においてこの容量だとさすがに小さすぎて困っている。3GBを超えると新規メールが受信できないこともある」というユーザーの声があります。（参考：ITreview）

NI Collabo 360の料金体系

• クラウド版：初期設定費用 50,000円＋328円/ユーザー/月（＋別途オプション機能）
• ライセンス版：58,000円/10ユーザー〜

【desknet’s NEO】ノーコードツール一体型サービス

desknet’s NEOの特徴・使い方

• 社内情報を一元管理できるグループウェア
  スケジュール・設備予約・掲示板・ワークフローなどをまとめて管理可能なため、社内の情報共有を活性化できます。
• ノーコードで業務アプリを作成できる
  業務に合わせた申請フォームや管理アプリを作成できるため、自社に合った業務フローへ柔軟に対応可能です。

desknet’s NEOがおすすめな企業

• 社内連絡や申請業務をまとめて効率化したい企業
  掲示板やワークフロー機能を活用することで、紙・メール中心だった業務をクラウド上で一元化できます。
• ITに詳しくない社員が多い企業
  比較的シンプルな操作画面で利用しやすいため、現場社員を含めて全社的に導入しやすい点が特徴です。

desknet’s NEOの注意点

• 高度な外部連携には設定が必要な場合がある
  基本機能は充実していますが、他システムとの複雑な連携をおこなう場合は、追加設定やオプション導入が必要になることがあります。
• 文書を探すのに時間がかかる
利用しているユーザーからは「一度読んでしまうと既読扱いになり、再度閲覧するには既読の文書を探しに行かなければならない。また分類ができない。」という声があります。（参考：ITreview）

desknet’s NEOの料金体系

以下はクラウド版の料金プランです。

• ライト：600円/ユーザー/月
• スタンダード：800円/ユーザー/月
• プレミアム：1,000円/ユーザー/月

【J-MOTTO】会員制ビジネスサポートサービス

J-MOTTOの特徴・使い方

• 低コストで導入しやすいグループウェア
  スケジュール共有・掲示板・ワークフロー・ファイル共有などの機能を低コストで利用できるため、中小企業でも導入しやすい点が特徴です。
• 社内の情報共有をシンプルに管理できる
  社員の予定確認や社内連絡を一元化できるため、メールや口頭だけに頼らない情報共有体制を整えられます。

J-MOTTOがおすすめな企業

• できるだけコストを抑えて導入したい企業
  比較的低価格で利用できるため、初めてグループウェアを導入する中小企業にも適しています。
• 社内連絡やスケジュール管理を効率化したい企業
  掲示板やスケジュール機能を活用することで、社員間の情報共有をスムーズに進められます。

J-MOTTOの注意点

• 高度なカスタマイズには限界がある
  基本的な情報共有には十分対応できますが、大規模運用や複雑な業務フローを構築したい場合は、機能面を事前に確認する必要があります。
• 動作が重い
利用ユーザーからは「たまにブラウザ版で操作しているときにかなり重い時間帯があるので、改善してほしい」という要望もあります。（参考：ITreview）

J-MOTTOの料金体系

• スタンダードプラン：4,000円～/月（月払い、20ユーザーまで）
• スタンダードプラン(超過料金)：1,500円/月（月払い、10ユーザーごと）
• ライトプラン：20,000円～/年（年払い、10ユーザーまで）
• ライトプラン(超過料金)：1,500円/月（月払い、10ユーザーごと）

【HotBiz8】多機能・低コストの中小企業向けグループウェア

HotBiz8の特徴・使い方

• 社内コミュニケーションを効率化できるグループウェア
  スケジュール管理・掲示板・設備予約・ワークフローなどをまとめて利用できるため、社内連絡や情報共有をスムーズに進められます。
• 操作しやすい画面で日常業務に活用できる
  シンプルな画面設計のため、ITツールに慣れていない社員でも利用しやすく、予定管理や申請業務を簡単に実施できます。

HotBiz8がおすすめな企業

• 社内の情報共有を整備したい中小企業
  スケジュール共有や掲示板機能を活用することで、部署間の連携や社内コミュニケーションを改善できます。
• 紙やメール中心の運用を見直したい企業
  申請・承認業務をシステム化できるため、業務状況の見える化や確認作業の効率化につながります。

HotBiz8の注意点

• 高度なプロジェクト管理機能は限定的
  日常的な情報共有には適していますが、複雑なタスク管理や大規模プロジェクト運用を重視する場合は、別ツールとの比較検討が必要です。
• 権限の設定が変わらない

利用ユーザーからは「書き込みや読み込みの権限の付与が、初期設定がすべて同じなので、自動で役職ごとに権限が変わるようにしてほしい。」という改善要望もあります。（参考：ITトレンド）

＜HotBiz8の料金体系＞

• HotBiz8：ユーザー数 200/ディスク容量 200MB
・初期費用　　　15,840円
・月額基本料金　15,840円
• HotBiz8 プライベート：ユーザー数 100／ディスク容量 300GB
・初期費用　　　13,200円
・月額基本料金　39,600円
• HotBiz8 プライベートPro：ユーザー数 1000／ディスク容量 1TB
・初期費用　　　165,000円
・月額基本料金　93,500円

＜比較表＞中小企業で使いやすいグループウェア一覧

以下は、中小企業におすすめのグループウェア10選の比較表です。表に記載されている「シンプルで簡単か多機能か」「情報共有型か業務アプリ作成型か」「手軽な低コストか柔軟なカスタマイズ性か」の3つの比較軸を参考に、自社に合ったツールを選びましょう。

このように、ツールによって特徴が異なるので、チームの人数や導入目的に沿ってツールを選びましょう。

おすすめのグループウェア10選まとめ

これまで、中小企業におすすめのグループウェア10選を中心にご紹介しました。

グループウェアは社内の情報をまとめて管理できるので、時間や場所を問わず情報へ簡単にアクセスできます。一方、機能が多すぎると使いこなすのが難しく、従業員に使われなくなる可能性があるのです。

とくに、社員のITに関する知識にばらつきがある企業では、多機能なツールは社内へ浸透しづらいと言えます。したがって「情報共有の機能を過不足なく備えたシンプルなツール」を選びましょう。

結論、おすすめのグループウェアは、誰でもすぐに使いこなせて、社内の情報共有・管理を簡単に効率化できるツール「Stock」です。

無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、社内の情報共有のストレスを解消しましょう。

この記事の監修者
株式会社Stock
代表取締役社長 澤村大輔

www.stock-app.info/

1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所（NRI）に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ（現：株式会社Stock）を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、チームの情報を最も簡単に管理できるツール「Stock」を正式ローンチ。
2020年、DNX Ventures、East Ventures、マネーフォワード等のベンチャーキャピタル（VC）から、総額1億円の資金調達を実施。
2021年、東洋経済「すごいベンチャー100」に選出。
2024年、100名～数万名規模の企業のナレッジ管理の課題解決のために『非IT企業』向けの、AIナレッジツール、「ナレカン」をαローンチ。
2026年、「ナレカン」を正式ローンチ。

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