社内回覧板には、通知事項や配布資料などが記載されており、情報を効率的に共有できます。一方、都度回覧板を一から作成していては、情報が部署内に共有されるまでに時間がかかり面倒です。
そこで、テンプレートを活用すれば、回覧板を作成する手間を省けます。しかし、「テンプレートを活用して回覧板を作りたいが、どれを使えば良いのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで、今回は社内回覧板で使える無料テンプレート9選をご紹介します。
この記事でわかること
- 社内回覧板に使えるテンプレート・フォーマットを9選紹介しています。シーン別に、すぐ使えて内容を統一できる回覧板を網羅しています。
- 回覧板の運用にあたる、確認・催促・探す手間は、テンプレートや押印欄のレイアウトを変えても解消しません。「全員に確実に伝わり、後から確認できる状態」を作ることが重要です。
- テンプレートを使っても、結局ファイルを個人PCや共有フォルダに保存するだけでは「どこにあるか分からない」という悩みを解消するツールが分かります。
目次
無料｜社内回覧板に使えるテンプレート・フォーマット9選
以下では、社内回覧板（回覧文書）に使えるテンプレート・フォーマット9選をご紹介します。シーンに応じて使い分けられるように、それぞれのテンプレートの特徴を確認しておきましょう。
【Word】見やすく分かりやすい回覧表テンプレート
こちらは、Word形式の見やすい回覧表テンプレートです。
シンプルな構成で、内容がひと目で分かりやすいのが特徴です。さらにチェック表が付いているので、誰がいつ確認したかをすぐに把握できます。
テンプレート・フリーBiz｜見やすく分かりやすい回覧表テンプレートの詳細はこちら
【Word】概要と詳細を分けて記入できるテンプレート
こちらは、概要と詳細を分けて記入できる回覧板テンプレートです。
内容を細かく書き込めるスペースがあるため、イベントの詳細や注意事項など、伝える情報が多い場合でも整理してまとめやすくなります。
テンプレート・フリーBiz｜概要と詳細を分けて記入できるテンプレートの詳細はこちら
【Excel】順番表がついた回覧板テンプレート
こちらは、Excelで使える順番表がついたテンプレートです。
回す順番を指定できるため、回覧のスピードを効率的に上げられます。さらに、記入欄が広く設けられているので、詳細な内容までしっかり書き込むことができます。
無料でダウンロードできるテンプレート｜順番表がついた回覧板テンプレートの詳細はこちら
【Excel】至急・標準にチェックがつけられるテンプレート
こちらは、Excel形式の「至急・標準」のチェック欄がある回覧板のテンプレートです。
急ぎの内容を伝えるときは、「至急」欄にチェックを入れておくことで、担当者が優先的に対応すべきかをすぐに判断できます。
無料テンプレート・ダウンロード｜至急・標準にチェックがつけられるテンプレートの詳細はこちら
【Excel】名前欄があるチェック表つきテンプレート
こちらは、名前欄があるチェック表つきテンプレートです。
日付と名前を記入する欄があるため、従業員が「いつ確認したか」をすぐに把握でき、回覧のスピードも上げやすくなります。
[文書]テンプレートの無料ダウンロード｜名前欄があるチェック表つきテンプレートの詳細はこちら
【Excel】A4用紙1枚で6枚に分割できる署名テンプレート
こちらは、署名欄に特化したテンプレートです。
A4用紙1枚を6枚に分けて使えるため、手元にストックしておきやすいです。さらに、回覧板には返却先も記載されているので、最後に受け取った人も迷わず対応できます。
フリーテンプレート｜A4用紙1枚で6枚の回覧表を作成できるテンプレートの詳細はこちら
【Excel】名簿記入に特化した回覧板テンプレート
こちらは、名簿記入に特化した回覧板のテンプレートです。共有したい資料と付して回覧する使い方になります。
縦軸に氏名、横軸に日付を記入する形式で、閲覧後には署名や押印をして使用します。フォントや行間なども調整できるため、自分の好みに合わせてカスタマイズできる点が特徴です。
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【PowerPoint】文章を差し替えて使える例文付き回覧板テンプレート
こちらは、文章を差し替えて使える例文付き回覧板テンプレートです。
デザインはシンプルで、テンプレート内の文章を差し替えるだけで手軽に使えます。PowerPoint形式で作成したい場合には、こちらが適しています。
Microsoft 楽しもうOffice｜文章を差し替えて使える例文付き回覧板テンプレートの詳細はこちら
【Word・Excel・PDF】イラスト入りのかわいい回覧板テンプレート
こちらは、かわいいイラストが記載されている回覧板のテンプレートです。
項目を編集できる「Excel」「Word」と、手軽に印刷できる「PDF」のすべてで利用できるため、目的に合わせて使い分けられます。とくに、社内全体で親しみやすいコミュニケーションを促したい場合は、かわいいイラスト入りのテンプレートがおすすめです。
emumu｜イラスト入りのかわいい回覧板テンプレートの詳細はこちら
回覧板に必須の項目チェックリスト
回覧板に必須の項目は、以下の通りです。
管理情報・宛先
- 回覧開始日・管理番号: 発行日および文書の管理番号
- 作成者・担当部署: 発行部署名、作成者名、内線番号
- 回覧ルート・対象者: 部署名、回覧順序（氏名一覧）、確認印（サイン）欄
- 緊急度・重要度: 「至急」「要確認」「取り扱い注意」などの明記
本文（伝達内容）
- 件名（タイトル）: 業務内容が直感的にわかる件名
- 要旨（概要）: 結論や最も伝えたいことを冒頭に1〜2行で記載
- 詳細情報: 目的、日時、場所、該当する業務プロセスの変更点など
- 必要なアクション: 「読むだけでOK」「全員署名」「返信要」など期待する行動
取り扱い・回収指示
- 回覧期限: 次の人へ回すペース（例：「確認後24時間以内に次へ」）や最終回収日
- 最終回収先: 読み終わった後の返却先（担当者、棚、回収ボックスなど）
- 機密区分: 「社外秘」「部内限定」など情報の取り扱いレベル
以上のチェックリストを活用し、伝達事項と回覧ルールの両方を明確にすることで、社内情報の周知徹底とスムーズな回収が可能になります。全社または部署内で統一したフォーマットを運用しましょう。
紙・Excelで社内回覧板を運用する課題
以下では、紙やExcelで社内回覧板を運用する課題を紹介します。毎月回覧板を作成・確認している方は、ご自身の状況と照らし合わせましょう。
「誰が見ていないか」は分からない
1つ目の課題は、「だれが回覧板を見ていないか」が分からないことです。
たとえば、健康診断の案内を紙の回覧板で回して押印だけ忘れているケースでは、回覧自体は進んでいるのかを、書類を見ただけでは判断できません。結果として、締切前日になって未確認者に個別で声をかけ、一件ずつ催促する作業が発生します。
したがって、紙やExcelのフォーマットをどれだけ整えても、確認期限までは誰が見ていないかをリアルタイムで把握できないという問題は残ります。
「回覧板が今どこにあるか」は追えない
2つ目の課題は、「回覧板が今どこにあるか」を追えないことです。
たとえば、設備点検の日程案内を紙の回覧板で10部署に順番に回す運用では、3番目の営業部で担当者が出張中のため、3日間回覧板が回らないケースがあります。結果、点検日の前日になって「まだ半分の部署にしか回っていない」と発覚するのです。
したがって、どの部署の、誰の手元で止まっているのかを、担当者から確認しない限り、回覧板の行方は追跡できません。
「過去の回覧を探す手間」はなくならない
3つ目の課題は、過去の回覧板を探す手間がなくならないことです。
たとえば、「昨年10月に配布した健康診断の案内と同じ形式で、今年も作成したい」と考えた場合、Excelで似た名前のファイルが複数あると、どれが実際に配布した最終版なのか、1つずつ開いて確認しなければなりません。
したがって、紙・Excelでの運用を続ける限り、過去の回覧板を探す手間や、どれが最新版かを判別する手間は、テンプレートの形式を整えるだけでは解決しないのです。
【必見】簡単に社内回覧板を運用する方法
以下では、簡単に社内回覧板を運用する方法を紹介します。
回覧板はテンプレートを使えば簡単に作成できる一方、配布後の書類が紙やExcelファイルで蓄積すると、「誰が見ていないか分からない」「回覧板が今どこにあるか追えない」「過去の回覧を探すのに時間がかかる」という課題が生じます。
しかし、テンプレートの体裁を整えるだけでは、確認状況をリアルタイムで把握することも、回覧の進捗を追跡することも、過去の資料を瞬時に探し出すこともできません。あくまで、テンプレートは「書類の見た目」を整えるに過ぎないからです。
こうした回覧板の運用面の課題を解決するためには、回覧板を「作成」「確認状況の把握」「保管・検索」まで一つの場所でまとめて管理できる仕組みが必要です。確認の手間・催促の手間・探す手間を、まとめて減らすことができます。
こうした条件に当てはまるのが、シンプルな操作性のもと、テンプレートを使って社内情報の記録・共有ができるツール「Stock」です。Stockは、作成した回覧板はノートとして蓄積され、フォルダ分けや検索機能によって、過去に配布した内容もタイトルやキーワードからすぐに探し出せます。
テンプレート×検索機能で情報を蓄積する「Stock」
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
Stockで社内情報を共有した例
Stockの「テンプレート機能」は、テンプレートを自由に作成し、シンプルな操作でノートに呼び出せるため、誰でも簡単に活用可能です。
テンプレートをもとに、以下のようにノートに共有したい情報を書き込めば、社内回覧板のように運用できます。
回覧板にテンプレートを活用する3つの理由
以下では、回覧板にテンプレートを活用する3つの理由をご紹介します。以下のメリットを全社へ周知しておけば、テンプレートを使った回覧板の運用がスムーズになります。
（1）作成時間を削減できる
1つ目は、作成時間を削減できることです。
テンプレートを利用せずに回覧板を作る場合、一から作成する必要があり面倒です。とくに、社員の閲覧状況を確認するチェック表を設けたり、体裁を整えたりしていると肝心の「回覧内容」に時間がかけられなくなります。
一方、テンプレートを使えば、伝達したい内容を入力するだけで回覧板が完成します。また、報告内容によって形式を変える必要があるときも、テンプレートを複数用意しておけば都度対応できるため、編集時間の削減も可能です。
（2）記載項目を統一できる
2つ目は、記載項目を統一できることです。
回覧板によって記載されている項目が異なると、閲覧者側が読んだときに「知りたい情報が記載されていない」となり、担当者に質問する手間が生じてしまいます。また、担当者も都度時間をかけて作成する必要があり、手間がかかります。
そこで、テンプレートを利用すると、作成者だけでなく閲覧者や確認をする上司の手間も省けるのです。
（3）回覧にかかる時間を削減できる
3つ目は、回覧にかかる時間を削減できることです。
回覧板の体裁が統一されていなければ、見るべきポイントが異なり共有すべき情報が伝わりづらくなるので、閲覧にも時間がかかってしまうのです。回覧にかかる時間が長いと、社員間での情報共有にタイムラグが起きて、トラブルが発生しかねません。
そこで、テンプレートを使うと「見るべきポイントがすぐに分かる」ようになり、トラブルを未然に防げるのです。
回覧板で使えるテンプレート9選とおすすめの電子ツールまとめ
ここまで、回覧板で使えるテンプレート9選を中心にご紹介しました。
テンプレートを活用すれば、工数をかけずに社内回覧板を作れます。しかし、ExcelやWordでは、個人でのファイル管理が煩雑になり情報が散在するだけでなく、共有に別ツールを使う必要があり面倒です。
そこで、「テンプレート機能を備えつつ、社内情報の管理・共有が円滑なツール」を導入すれば、回覧板をはじめとする社内情報を一元管理でき、共有も簡単です。しかし、操作性が複雑なツールでは社内に浸透しないため、誰でも使えるほどシンプルなツールが望ましいです。
なかでも、自社の情報共有には、テンプレートで誰でも簡単に情報を記録でき、リアルタイムで共有可能なツール「Stock」が最適です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、回覧板を作成・管理する手間を削減しましょう。
