企業では頻繁に会議がありますが、なかでも「定例会議」は経営方針やプロジェクトの情報を共有する重要な機会となっており、ほとんどの企業で実施されます。
しかし、定例会議には多くの社員が集まるので、情報共有だけの場になっている企業が多いのも現状です。そのため、「情報共有だけの会議をするのは無駄ではないか」と考える方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、情報共有だけの会議が無駄な理由と解決策を中心にご紹介します。
- 情報共有だけの会議は時間の無駄だと感じている
- 無駄な会議を減らす方法が知りたい
- 情報共有だけの会議からすぐに脱却できる方法を知りたい
という方はこの記事を参考にすると、情報共有だけの会議が無駄な理由が分かり、効果的な解決策も実施できるようになります。
目次
情報共有だけの会議は無駄？改善すべき2つの理由
情報共有だけの会議は、無駄な時間になってしまう可能性が高いため廃止すべきです。具体的な理由は以下の2つです。
理由1：目的が曖昧になっている
ひとつ目の理由として、目的が曖昧になっていることが挙げられます。
会議は本来「プロジェクトの方向性を決める」など、意思決定を目的として実施されます。しかし、単に情報共有だけの場となっていれば、明確な意思決定がされないまま会議が進むため、議論が進展せず無駄な時間となってしまうのです。
したがって、会議の本来の目的である「意思決定」を果たすためにも、情報共有だけの会議は避けなければなりません。
理由2：業務に時間が割けなくなる
二つ目の改善すべき理由は、業務に時間が割けなくなってしまうためです。
会議の日程が決まれば、社員は業務時間を削って参加する必要があります。しかし、情報共有だけの会議は議論が進みづらく、業務の時間を圧迫してしまうのです。
したがって、社員が本来の業務により多くの時間と労働力を割くためにも、議論の進まない「情報共有だけの会議」は廃止すべきです。
イライラ解消！無駄な会議を減らす3つの解決策
ここでは、無駄な会議を減らすための解決策を3つご紹介します。以下の方法を実践して、必要な会議のみが実施される仕組みをつくりましょう。
対策1：会議の目的を明確にする
まずは、無駄な会議を減らす対策として、会議の目的を明確にするのが大切です。
たとえば、「今期の部署の目標を決定する」などのように、意思決定の場であることを明確に示します。その結果、議論が進みやすくなり、無駄な時間を省けるのです。
したがって、無駄な会議を減らすためには、会議の本来の目的である「意思決定をすること」を意識して活発な議論を促すのが重要です。
対策2：時間、頻度、人数を検討する
次に、会議を開催する前に「時間・頻度・人数」を検討するのも重要です。
たとえば、重要性が低い議題を扱うのに全社員を集めて会議をするのは非効率です。また、週に何度も長時間の会議を実施すれば、本来の業務に十分な時間が割けません。
そのため、会議の内容に合わせて時間や頻度、人数を適切に調整しましょう。
対策3：いつでも情報共有できるようにする
最後に、いつでも情報共有できるようにするのも、無駄な会議を減らすのに役立ちます。
時間や場所を問わずにやりとりができれば、情報共有のためだけに会議を開く必要がなくなります。その結果、会議の数を減らせるのはもちろん、必要な情報をいつでも振り返れるようになるのです。
そこで、あらゆる情報を一元化できる「情報共有ツール」を使えば、些細な確認や報告はすべてメッセージ機能で完結します。そのため、会議を実施しても情報共有だけの場になる心配がありません。
ただし、多機能な情報共有ツールでは、ITが苦手な社員が使えない恐れもあるので「誰でも簡単に操作できるツール」を選択するべきです。たとえば、「ナレカン」のように過不足のない機能を備えたツールは、シンプルな操作性で使いやすいです。
【これで解決】無駄な会議からすぐに脱却できる情報共有ツール
以下では、無駄な会議からすぐに脱却できる情報共有ツールをご紹介します。
情報共有だけの無駄な会議を改善するには、「いつでも情報共有できる環境を整える」必要があります。なぜなら、時間・場所を問わずいつでも情報の共有が可能な環境であれば、無駄な会議を開く必要がなくなるからです。
そこで、情報共有ツールを導入して、社員同士がわずかな手順でやりとりできる環境を構築し、社内コミュニーケーションを活性化しましょう。ただし、多機能すぎるツールの場合、現場社員が使いこなせず、かえって情報共有が滞る可能性があるのです。
したがって、無駄な会議から脱却するには、シンプルな操作性ながらも情報共有に役立つ機能を過不足なく備えたツール「ナレカン」を導入するべきです。
ナレカンの「記事」に記載した情報はリアルタイムで他の社員に共有されるうえ、「メッセージ」で不明点をやりとりできます。そのため、普段からわずかな手順で簡単に情報の共有が可能となり、情報共有のためだけの無駄な会議が無くなります。
最も簡単に情報を共有・管理できるツール「ナレカン」
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よくある質問｜定例会議は廃止すべき？
定例会議にも目的・メリットはあるため、廃止するべきではありませんが、必ずしも毎回開催する必要はありません。
会議が慣例になっているという理由で定例を開くケースも多く、明確な目的がないときはスキップすべきです。また、会議を開かないと情報共有できないという企業は、「ナレカン」などの情報共有ツールを導入しましょう。
社員同士の普段のやりとりが円滑になり、わざわざ情報共有のために会議を設置せずに済むため、無駄な会議を省けるのです。ただし、明確な目的・議題がある場合は、定例会議も必要となります。
情報共有だけの会議の解決策まとめ
ここまで、情報共有だけの会議が無駄な理由や解決策を中心にご紹介しました。無駄な会議を減らす解決策は以下の3つです。
- 無駄な時間をかけないために、会議の目的を明確にする
- 議題に合わせて時間や頻度、人数を調整する
- 会議自体の数を減らすため、いつでも情報共有できるようにする
とくに、3つ目の「いつでも情報共有できるようにする」は重要です。全体への連絡に時間や場所を問わなければ、そもそも会議を開く回数が減るからです。
そこで、あらゆる情報を即座に伝達できる「情報共有ツール」を使うと、コメント機能によって細かなやりとりが完結します。情報共有だけの会議をなくすためには、必要な機能に過不足のない情報共有ツール「ナレカン」が最適です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入し、情報共有だけの無駄な会議を減らしていきましょう。
