【2023】社内wikiとは？おすすめのツール7選も徹底比較（無料あり）

営業活動を通して得た情報は貴重な経営資源であり、適切な管理が求められます。WordやExcelへ情報を格納するのもひとつの方法ですが、検索性が悪く必要な情報へのアクセスがしづらい点がデメリットです。

そこで近年では、社内情報を一元管理する「社内wiki」ツールを使い、情報管理を効率化する企業が増えています。一方、社内の情報管理を社内wikiで解決しようとしているものの、どのようなツールがあるかわからない担当者の方も多いのではないでしょうか。

そこで今回は、社内wikiの概要からおすすめのツール、比較表、社内wikiに関わる有益な情報をまとめて解説します。

社内wikiへの理解を深めながら、自社に適したwikiを構築したい
自社の情報管理を効率化しながら、社内wikiを作成できるツールがあれば導入したい
社内情報が属人的に管理されている現状を変え、ノウハウを共有しやすくしたい

という担当者の方はこの記事を参考にすると、社内wikiへの理解を深めながら、自社の情報管理に最適な社内wikiツールがわかります。

「社内の情報を、簡単にストックする方法がない---」
最もシンプルな情報ストックツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

1 社内wikiとは
2 クラウド型｜社内wikiツール4選
3 オンプレミス型｜社内wikiツール3選
4 【無料あり】おすすめ社内wikiツールの比較表
5 社内wikiが必要な3つの背景
6 社内wikiの作り方のコツ3選
7 社内wikiを作成する4つのメリット
8 wikiを社内に普及する3つの方法
9 【重要】社内wikiを効果的に活用するためのポイント4選
10 【失敗しない】社内wikiツールの選び方のポイント5選
11 社内wikiの活用事例
12 おすすめの社内wiki7選や作成・選定のポイントまとめ

社内wikiとは

社内wikiとは、電子データとして社内情報をストックし、共有するツールを指します。

フリー百科事典であるwikipedia（ウィキペディア）をイメージして作成された、企業向けの「社内版wikipedia」とも言えます。wikipediaと共通する特徴は、必要な情報が階層ごとに分かれており、スムーズに必要な情報へアクセス可能な点です。

また、社内wikiにはクラウド型とオンプレミス型があります。クラウド型はインターネット上のサーバーを利用するため、低コストで使える一方で、オンプレミス型は自社で用意したサーバーを使うのでセキュリティが強固です。

社内wikiに、ノウハウのあるベテラン社員の知識を蓄積しておけば、組織力向上に役立ちます。また、不測のトラブルが発生したときでも、時間や場所を問わずwikiにアクセスできれば、迅速な対応が可能になるのです。

クラウド型｜社内wikiツール4選

以下では、クラウド型の社内wikiツール4選を紹介しています。

社内wikiには数多くの種類があるので、自社の目的に合わせてツールを選定しなければなりません。しかし、各メンバーが忙しく働くなか、すべてのツールを実際に使い、使用感を確かめることは現実的ではありません。

また、オンプレミス型では自社でサーバーの管理を実施しなければならず、現場の作業負担や管理コストが膨大になります。さらに、全社で使えるほど簡単でなければ、社員が使えずに放置されてしまうのです。

そのため、社内wikiの効果を得るには、「クラウド型、かつ誰でも簡単に情報管理ができる社内wiki」を導入しましょう。そこで、導入すべき社内wikiは誰でも簡単に使えて、社内wikiに必要な機能を備えた「Stock」一択です。

Stockの「ノート」にはwiki情報を簡単にストックできるうえ、リアルタイムで任意のメンバーへ共有されます。また、「フォルダ」で直感的に情報が分類でき、ノートに紐づく「メッセージ」を使えば、話題が混ざらずやりとりができる点も大きな特徴です。

【Stock】最も簡単に社内wikiの作成・管理ができるツール

「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール

https://www.stock-app.info/

Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。

Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。

また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

＜Stockをおすすめするポイント＞

ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

＜Stockの口コミ・評判＞

塩出祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社

「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

加井夕子さん、海野紘子さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社

「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」
★★★★★ 5.0

当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。

江藤美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC）

「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」
★★★★★ 5.0

元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。

＜Stockの料金＞

フリープラン：無料
ビジネスプラン：500円/ユーザー/月
エンタープライズプラン：1,000円/ユーザー/月

https://www.stock-app.info/pricing.html

Stockの詳細はこちら

Stockの資料をダウンロード

【Evernote】ノートを取るように情報を蓄積できるツール

＜Evernoteの特徴＞

文書のスキャン機能

文書のスキャン機能によって、従来の紙媒体のマニュアルなどもデジタル化して社内wikiとして蓄積できます。

＜Evernoteの機能・使用感＞

Webクリップ機能

Web上のコンテンツを直接ノートに保存することができます。わざわざコピー&ペーストする必要がないため、Webから情報を集める際の手間が省けます。

タスク機能

締め切りやノート・依頼状況別でタスクを並び替えが可能です。簡単に整理できるため、タスクの抜け漏れがなくなります。

Evernoteの注意点

画像の編集に手間がかかる

画像のトリミングに少々手間がかかります。

機能が多い

ユーザーの口コミでは「高機能化によって、とても使いづらくなりました」などの声が寄せられています。（引用：ITreview）

Evernoteの料金体系

FREE：0円
PERSONAL：1,100円/月（月払い）
PROFESSIONAL：1,550円/月（月払い）
EVERNOTE TEAMS：2,100円/ユーザー/月（月払い）

Evernoteの詳細はこちら

【Microsoft Teams】wikiとして代替できる多機能なビジネスチャットツール

＜Microsoft Teamsの特徴＞

翻訳機能

英語や中国語をはじめとした35の言語に対応しており、グローバルなビジネスシーンでの社内wiki作成も可能です。

Officeツールをもとに共有が可能

Wordやパワーポイント、Excelなどの情報を共有できます。また、共有したファイルに関するコミュニケーションを個別に取れるのも特徴です。

＜Microsoft Teamsの機能・使用感＞

アプリ機能

Office365以外の様々なアプリとも連携が可能です。そのため、豊富な選択肢から自社に合った環境を構築できます。

＜Microsoft Teamsの注意点＞

ノウハウ共有に特化したツールではない

ノウハウ共有には主に「Wiki機能」のみを利用します。そのため、それ以外のチャット機能や会議機能を煩わしく感じるユーザーが発生する可能性があります。

検索が困難

ユーザーの口コミでは「投稿・チャットは分散してしまい、後から検索する際は探すのが困難」などの声が寄せられています。（引用：ITreview）

＜Microsoft Teamsの料金体系＞

以下の有料プランは、Microsoft Teamsのビジネス向けプランの料金体系です。

無料プラン：０円
Microsoft Teams　Essentials：500円/ユーザー/月
Business Basic：750円/ユーザー/月
Business Standard：1,560円/ユーザー/月

Microsoft Teamsの詳細はこちら

【Notion】メモ作成・タスク管理も兼ね備えたオールインワンな社内wikiツール

＜Notionの特徴＞

情報の分類・整理が簡単

作成した共有ドキュメントは、マウス操作で構造化して整理・分類することができます。構造化された親ページには、各ドキュメントのリンクが表示され、アクセス性において非常に便利になります。

4段階のアクセス権限

フルアクセス権限、編集権限、コメント権限、読み取り権限と4段階に設定されているため、共有したい社内wikiの内容に合わせて変えられます。

＜Notionの機能・使用感＞

インポート機能

さまざまなアプリに保存しているデータやドキュメントをインポートすれば一括管理できます。情報が散在させず一元管理できるのです。

タスク管理

テンプレートに「TODOリスト」が用意されており、タスクの割り当て・期限などを管理できます。シンプルな表で管理できるため、一目で進捗状況を把握できます。

＜Notionの注意点＞

機能が多く複雑

チームwiki機能のほかにもタスク管理機能やメモ機能が搭載されているため、社内wikiのみに利用したい企業には不向きです。

無料版には制限がある

ユーザーの口コミでは「AIによる校正機能は非常に便利ですが、無料版では制限があります」などの声が寄せられています。（引用：ITreview）

＜Notionの料金体系＞

フリー：$０
プラス：$10/ユーザー/月（月払い）
ビジネス：$18/ユーザー/月（月払い）
エンタープライズ：要問い合わせ

Notionの詳細はこちら

オンプレミス型｜社内wikiツール3選

次に、オンプレミス型の社内wikiツール3選を紹介します。自社サーバーで情報を管理したい場合は、以下のツールから選びましょう。

【Confluence】リモートワークに適したオンプレミス型社内wikiツール

＜Confluenceの特徴＞

簡単に情報共有ができる

採用やマーケティングなどさまざまな使い方ができるテンプレートが存在するため、簡単かつ素早く体系化された情報を共有できます。議事録やマニュアルの作成も可能です。

カスタマイズ可能なテンプレート

白紙のページだけでなく、戦略計画や競合分析、プロジェクト計画など75を超えるテンプレートも選択できます。テンプレートの作成・編集も可能です。

＜Confluenceの機能・使用感＞

スラッシュコマンド

「/」を入力するだけで、上記のように画像・動画の追加、表の挿入などが可能です。マウスで選択する手間が省けるので、作業時間の短縮につながります。

ホワイトボード

あらゆる情報を付箋やスタンプとともに一箇所にまとめられます。一目で作業の全体像を把握できます。

＜Confluenceの注意点＞

トラブルには自社での対処が必要

オープンソースのソフトウェアであるため、サポート体制やセキュリティ管理がほかのツールに比べて不十分だといえます。

操作が複雑

Confluenceではコンテンツを作成する「ページ」と、チームで作業する「スペース」とが分けられているため、両者間を行き来する操作の複雑性に慣れるまで時間がかかる可能性があります。

検索性が悪い

ユーザーの口コミでは「ドキュメントの検索性が悪い、キーワード入力でも探したいものが見当たらないケースが多い」などの声が寄せられています。（引用：ITreview）

＜Confluenceの料金体系＞

ユーザー数によって料金が変わるため、詳しい料金は問い合わせが必要です。

Free：０円
Standard：690円/ユーザー/月
Premium：1,310円/ユーザー/月
Enterprise：要問い合わせ

Confluenceの詳細はこちら

【GROWI.cloud】強力な編集機能を搭載した社内wikiツール

＜GROWI.cloudの特徴＞

エンジニアに嬉しい機能が豊富

CSSカスタマイズ自作APIとの連携やスプレッドシートの埋め込み、図表作成(draw.io)も可能です。

エンジニア御用達のツールからの移行先として最適

MDwikiやConfluenceなどの他社ツールからの移行実績も豊富です。

＜GROWI.cloudの機能・使用感＞

検索機能

アップロードしたテキスト・ファイルを含めた全文検索ができます。そのため、必要な情報に簡単にアクセスできます。

同時編集機能

リアルタイムで多人数の同時編集が可能です。加えて、編集履歴が自動保存されます。

＜GROWI.cloudの注意点＞

機能が多い

ユーザーの口コミでは「多数の機能があるので未だに使いこなせていない、機能が多い分、記事作成ページの読み込みが多少遅いときもあるので、もう少し機能をシンプルにしていただけると嬉しい」などの声が寄せられています。（引用：ITreview）

＜GROWI.cloudの料金体系＞

ベーシック：5,500円/月
ビジネススタンダード：15,000円/月
ビジネスプロ：42,000円/月
エンタープライズ：要問い合わせ
その他、詳細なプランについては公式サイトをご確認ください

GROWI.cloudの詳細はこちら

【Knowledge】Markdown記法に対応したオープンソースの社内wikiツール

＜Knowledgeの特徴＞

モバイル対応

オープンソースでは珍しく、スマホなどモバイルでの使用が可能です。

無料で利用可能

全て無料で利用可能です。また、ソフトのコードを改良し、独自のカスタマイズもできます。

＜Knowledgeの機能・使用感＞

ソーシャル

ページに付随している「いいね」や「コメント」機能でコミュニケーションをとれるので、テキストのみのコミュニケーションより気軽にやりとりができます。

＜Knowledgeの注意点＞

トラブルには自社での対処が必要

オープンソースのソフトウェアであるため、サポート体制やセキュリティ管理がほかのツールに比べて不十分だといえます。

自身でバックアップする必要がある

ユーザーの口コミでは「組み込みデータベースのバックアップをする場合は、自分メニューから操作する必要がある」などの声が寄せられています。（引用：ITreview）

＜Knowledgeの料金体系＞

オープンソースのため、無料で使えます。

knowledgeの詳細はこちら

【無料あり】おすすめ社内wikiツールの比較表

以下は、紹介したツールの比較表です。特徴や注意点を比較して、自社に合うツールを見つけましょう。（左右にスクロールできます）

＜クラウド型＞

	Stock【一番おすすめ】	Evernote	Microsoft Teams	Notion
特徴	最も簡単に社内wikiの作成・管理ができるツール	ノートを取るように情報を蓄積できるツール	wikiとして代替できる多機能なビジネスチャットツール	メモ作成・タスク管理も兼ね備えたオールインワンな社内wikiツール
注意点	備わっている機能に限りがある	機能が多すぎる	ノウハウ共有に特化していない	無料版には制限がある
料金	・無料・有料プランでも1人あたり500円/月〜	・無料プランあり・有料プランは1,100円/月（月払い）〜	・無料プランあり・有料プランは500円/ユーザー/月〜	・無料プランあり・有料プランは$10/ユーザー/月（月払い）〜
公式サイト	「Stock」の詳細はこちら	「Evernote」の詳細はこちら	「Microsoft Teams」の詳細はこちら	「Notion」の詳細はこちら

＜オンプレミス型＞

	Confluence	GROWI.cloud	Knowledge
特徴	リモートワークに適したオンプレミス型社内wikiツール	強力な編集機能を搭載した社内wikiツール	Markdown記法に対応したオープンソースの社内wikiツール
注意点	操作が複雑	機能が多い	トラブルには自社での対処が必要
料金	・無料プランあり・有料プランは690円/ユーザー/月〜	・無料プランなし・有料プランは5,500円/月〜	・無料プランあり
公式サイト	「Confluence」の詳細はこちら	「GROWI.cloud」の詳細はこちら	「Knowledge」の詳細はこちら

社内wikiが必要な3つの背景

各社からリリースされているITツールは、企業の業務効率化に貢献します。そのなかでも、とくに社内wikiが必要な背景には以下3つの要素が挙げられます。

（1）情報やナレッジが部署単位でしか共有されていない

一つ目の理由は、企業内での情報やナレッジが部署単位でしか共有されないためです。

今日では、リモートワークがさまざまな企業で浸透しています。リモートワークでも業務は進められますが、出社がないと直接顔を合わせる機会がないため、結果として社内の情報が確かめにくくなりやすいのです。

そのため、他部署の情報を聞く際に上司の許可を得るなどの工数が多くなり、必要な情報までのアクセス効率が落ちてしまっているのが現状です。

（2）従業員の退職等で必要な情報の引き継ぎができない

二つ目に、従業員の退職等で必要な情報の引き継ぎができない点が挙げられます。

情報やナレッジを日頃から共有していなければ、従業員の退職や異動時に必要な情報が引き継がれずトラブルが生じます。十分な引き継ぎの時間があれば共有が可能なものの、とくに中小企業では時間が取れず、中途半端な引き継ぎに終わってしまうのです。

したがって、突然の異動や退職によって重要な情報が引き継がれない状態を防ぐために、誰でも簡単に情報を残せる「Stock」のようなツールを使って、日常的に情報やナレッジを共有し、社内Wikiを作っておきましょう。

（3）人材教育のコストを低下させる必要がある

人材教育にかかるコストを削減しなければならない点も、社内wikiが求められる背景のひとつです。

現在の日本は、少子高齢化に伴う人手不足に陥っているため、人材教育や研修に時間やコストを割けず、人材教育の質が下がっている傾向にあります。とはいえ、社員教育が適切に実施されなければ人材が育たないのはもちろん、離職率の上昇にも繋がるのです。

したがって、業務情報やナレッジを社内wikiで共有し、効率的に人材の成長を促すことが求められます。

社内wikiの作り方のコツ3選

ツールを使用した社内wikiの作り方には決まった手順があります。情報共有までのプロセスが非効率とならないように、以下では3つのコツに絞って解説します。

（1）何についてのwikiかがすぐわかるように管理する

wikiを残す際には、何についてのwikiかがすぐわかるように管理します。

社内wikiの多くは、「タイトル」と「本文」のテキスト形式で構成されています。そのため、重要な文を太文字にしたり、フォルダの情報構造を明確にしたりして見やすくすると、後で見返した際に必要な情報が即座にわかります。

また、ツールによってはテキストの自動保存や、編集履歴が復元できるツールもあるので、記載した情報を誤って削除してしまった場合でも情報が失われません。

とくに、wikiを作成する際に誤った操作をした場合でも修正・復元できる機能が付属する「Stock」のようなツールであれば、安全な情報管理が実現します。

（2）wikiを定期的に編集する

作成した社内wikiは、常に最新情報が掲載されてなければならないので、定期的に編集しましょう。

クラウド型の場合は、古くなった情報を更新したり追記情報を付け足したりしていけば、編集が完了した段階で常に新しい情報を共有できます。さらに、情報の追記ルールも社内であらかじめ定めておくと、フォーマットが統一されたwikiが作れます。

また、編集者の権限やルールを設定すると、誰でも情報が簡単に変えられてしまう状態を阻止できます。

（3）関連wikiのリンクを結び付ける

関連するwiki同士のリンクが結び付いていることもポイントです。

リンク付与の仕方は、URLやタグなどツールによって違いがあるものの、相互リンクを有効活用すると該当のトピックに関連した情報を網羅的に把握できます。

また、リンクはURLをそのまま貼り付けるのではなく、飛んだ先のページタイトルなど「一目でわかる」文字列（ハイパーリンク）に編集しましょう。

このように、メンバーが関連するWikiにもアクセスできるように、誰にでも見やすい方法でリンクを整備しましょう。

社内wikiを作成する4つのメリット

社内wikiを活用すると、以下4つのメリットを得られます。

一方、社内で運用されることではじめてメリットが得られるので、導入に留まらず長期運用に努めなければならない点に注意しましょう。

（1）情報やナレッジの一元管理

社内情報を社内wikiに一元管理すると、欲しい情報へのアクセス性が向上します。

すべての社内情報を一ヶ所の集めることで「どこに必要な情報があるか分からず、探すのに時間がかかってしまう」事態が無くなります。また、情報を見る側だけでなく情報を共有する側のwiki管理も簡単になるのです。

ただし、社内wikiを用いても、すべての情報を整理せずに蓄積するだけでは「活用」がしづらくなります。

したがって、直感的な操作でフォルダ分けできる「Stock」のようなツールで情報を整理しておかなければならない点に注意しましょう。

（2）情報やナレッジの属人化を防止

社内wikiで業務上の情報やナレッジを共有し、属人化を防げます。

具体的には「成約率の高い営業トークスクリプトまとめ」や「特定の業界の市場情勢」などの情報を社内全体で共有可能になります。また、wiki管理を使えば部署の垣根を越えて情報をリアルタイムで共有できるため、業務効率の向上も見込めるのです。

このように、社内の情報共有を活発化し属人化を防ぐことで、教育コストが削減でき、活発なコミュニケーションを促進させられます。

（3）情報共有による業務効率化

社内wikiを使うと、業務上で必要な情報をすぐに検索でき、業務効率があがります。

たとえば、資料作成に必要な情報なども、逐一ほかの社員に聞かずに素早く情報を手に入れられます。結果として、情報を聞く側・聞かれる側双方にとって業務時間の短縮になるのです。

このように、wikiを運用すると、メールや足を運んで情報を聞きにいく工数がなくなります。したがって、社内wikiを使う前の「アナログな管理」では非効率であった情報共有がスピーディに進められます。

（4）人材教育コストの軽減

教育コストを抑えられる点もメリットのひとつです。

業務における作業方法などを社内wikiで共有をしていれば、異動で来た従業員や新人に対して、業務指導がスムーズになります。「簡単な作業方法を伝達する場合は社内wikiを見せるだけ」「複雑な作業の場合は教育者がついて指導する」などの使い分けも可能です。

また、業務上で分からないことは社員自身が社内wikiで調べられるため、教育者への質問が減り、さらに時間・教育コストの減少に繋がるのです。

wikiを社内に普及する3つの方法

ここでは、社内wikiを普及させる方法をご紹介します。社内wikiツールを導入しても自社に合わないツールであれば、従業員に使われなくなってしまうので、以下の内容は必須で押さえましょう。

（1）導入の目的を明確にする

導入の目的は必ず明確にしておくべきです。

導入目的を明確に設定しなければ、数多くある社内wikiツールの選定が難しくなります。さらに、従業員に使用目的を十分に伝えられず、導入しても使用するメリットが分からないまま使うことになるのです。

目的が曖昧なまま社内wikiを使用すると、従業員のツールを使うモチベーションも低くなり、結果として活用されなくなりかねません。

したがって、「現状の課題」や「課題解決のゴール」をもとに、「ツール導入の目的」を設定するのがおすすめです。

（2）閲覧や編集権限の範囲を決める

社内wikiには社内情報を「全てストック」し、部署ごとに閲覧・編集権限の範囲を設定する必要があります。

とくに、「マニュアルなど更新の少ない情報」については管理者のみの編集権限にしたり、「あるトピックについて自由に意見交換できるwiki」については権限の設定をしなかったりするなど、情報の種類によって権限を使い分けましょう。

また、権限を設定しておけば、万が一社内wikiのURLが外部に漏れてしまっても、外部の人間はアクセスできないため安心です。

（3）ストックする情報の範囲を決める

社内wikiの普及にはストックする情報の範囲を決めることも重要です。

社内wikiを使用していく前段階で、ストックする情報やナレッジの範囲をあらかじめ設定しておくと、無駄な情報に必要な情報が埋もれる事態が発生しません。結果として、体裁の整った情報管理が実現し、社内wikiの浸透にも役立ちます。

たとえば、個人のノウハウや顧客情報など変更の少ない情報に関しては社内wikiで管理し、日ごとに追う必要がある情報などは、各個人で管理するなどのルール決めも有効な手段です。このように、一元化する情報の基準を設けることも社内wikiの浸透につながるのです。

【重要】社内wikiを効果的に活用するためのポイント4選

社内wikiを効果的に活用し、費用対効果を高めるためには以下の4つが重要になります。とくに、初めてITツールを導入する非IT企業こそ押さえておくべきポイントです。

（1）社内wikiの使用を促進させるプロジェクトを立ち上げる

まず、社内wikiが社員に浸透するように、プロジェクトを立ち上げましょう。

社内wikiは作っただけでは意味がなく、メンバーによる閲覧・記載が当たり前にならなければ形骸化してしまいます。そのためにまずは、社内wikiの目的や作る効果を周知し、有益性を伝えなければなりません。

そこで、社内wikiを促進させるプロジェクトを立ち上げると、プロジェクトメンバーが社内wikiの利用を主導していくので、結果として社内でのwiki活用がスムーズに進んでいくのです。

（2）導入初期段階は社内wikiの利用目的を限定する

社内wikiの導入初期段階は、利用目的を限定しましょう。

とくに導入初期は、「議事録」や「業務プロセス」の共有などに限定し、多くの従業員に使い慣れてもらうことを目指すべきと言えます。はじめから複数の目的で展開すると、途中で使い方が分からなくなったり、特定のメンバーしか使わなくなったりします。

一方、目的を限定しておくと、社内wikiの利便性や効果が理解されやすくなり、社員の利用を促進できます。

（3）社内wikiのルールは細かすぎないようにする

社内wikiのルールを細分化しすぎないようにすることもポイントです。

なぜなら、社員が情報管理・共有を面倒に感じ、活用されなくなる恐れがあるからです。社内wikiを運用するうえで、運用ルールの順守が求められますが、細かすぎると利用に対する精神的なプレッシャーが社員にかかり、情報共有が活発になりません。

そのため、あらかじめ定めた表記ルールから大きく逸脱しない、運用上大きな影響を与えないものに関して、大枠でルールを作っておくことが重要です。

（4）あらかじめコンテンツを作っておく

社内wikiを効果的に活用するためには、あらかじめコンテンツを作っておくことも重要です。

事前にコンテンツを作っておけば、社員は社内wikiを気軽に利用できるようになります。新たなノート・ページを0から作ることは、社員にとってハードルが高いですが、最初からコンテンツが用意されていれば簡単に利用を始められます。

また、社内wikiを作るときに使える記載例をテンプレートとして残しておくと、メンバーがwikiの書き方に悩むことがありません。

【失敗しない】社内wikiツールの選び方のポイント5選

社内wikiの運用には専用のツールが必要です。

しかし、社内環境や社員のITリテラシーを考慮せずに導入した結果、社内で浸透せず形骸化したケースもあるのです。そのため、社内wiki導入前には以下5つの選定ポイントを押さえる必要があります。

（1）社内で必要な機能が過不足なく備わっているか

まず、社内wikiを運用するうえで、必要な機能が備わっていることが前提となります。

「閲覧・編集権限の設定」や「PCだけでなくスマホにも対応しているか」など、情報やノウハウを共有するために自社に必要な機能を、社内wikiの導入前に確認しましょう。

この確認により、余計な機能がないシンプルな社内wikiを選べます。一方、機能は多すぎても社内で使いこなせず、浸透を阻害する可能性があるので、「Stock」のように「過不足のない」機能が備わっているか確かめなければなりません。

（2）情報検索がしやすいか

社内wikiのメリットを最大限に活用するには、情報の検索性に優れているツールを選ぶことがポイントです。

社内wikiのメリットとして、必要なときに必要な情報へ素早くアクセスしできることや、情報共有から蓄積までをストレスなく進められる点が挙げられます。したがって、検索性の悪いツールでは、社内wikiのメリットを最大化できないのです。

また、社内wiki自体のアクセス性の高さはもちろん、ツール導入後に情報へのアクセス性を高めるために、「わかりやすくタイトル付けをする」などのルールを社内にあらかじめ周知しておくのも有効です。

（3）社内wikiが使いやすいか

社内wikiの使いやすさも選定ポイントのひとつです。

社内wikiは全社で使うツールであり、一人でも使えない社員が出ては導入効果が少なくなります。しかし、決裁権を持つ担当者や取締役の一存で決めたものの、実際は使いづらく現場が混乱してしまうケースもあるのです。

したがって、本導入前には使用感を確かめるためにも、トライアルや無料期間を利用し、使い勝手を試してから選定するとミスマッチを防げます。

（4）コストパフォーマンスに優れた料金形態か

料金形態がコストパフォーマンスに優れているかの確認も必要です。

ここでのコストパフォーマンスとは、社内wikiの導入費用に対して、どの程度業務効率化が実現できたかを指します。具体的な注目箇所としては、「ツールが有料・無料のいずれであるか」「1人あたりの月額使用料金はいくらか」を確かめます。

また、料金が高額であるからといって、その分の費用対効果が得られるとは限りません。長期的に運用が続けられるように、自社の予算とマッチする社内wikiを導入しましょう。

（5）セキュリティ対策の水準が高いか

強固なセキュリティが備わっているかも大切なポイントです。

セキュリティ水準の高さを示すものとして、国際セキュリティ資格の保有や、2段階認証システムなどが挙げられます。無料プランでもセキュリティが強固なものはある一方、自社で使う場合は、法人でも利用できるほどのセキュリティがあるかを確かめる必要があります。

セキュリティが脆弱なために起こる「情報漏えい」などのリスクを考慮すると、よりセキュリティが強固な有料ツールを導入するのも選択肢のひとつです。そのため、どのようなセキュリティ対策を実装しているのか必ず確認しておきましょう。

社内wikiの活用事例

以下は、一番のおすすめとしてご紹介した社内wikiツール「Stock」を導入した事例です。

社内wiki「Stock」を導入した企業「きずな綜合会計事務所」は、国内の中小企業を中心に税務関連サービスを提供する会計事務所です。

導入前の問題として、膨大な「クライアント打ち合わせ議事録」と「タスク管理」が一元化できておらず、情報共有が十分にされていませんでした。とくに、従来のWordファイルによる議事録管理では、必要な情報にすぐにアクセスできず、確認漏れや情報管理の手間に悩まされていました。

そこで、顧問先とのやりとりや情報に加え、タスク管理まで完結する社内wikiツール「Stock」を導入したのです。

Stock導入後、リアルタイムで顧客とのやりとりや情報を共有でき、顧客情報の引き継ぎ漏れが発生しなくなりました。また、期限を設けられる直感的なタスク管理も、スムーズに実現されました。

参照：「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock（ストック）上で完結しています」