企業のもつ「ヒト・モノ・カネ」に関するあらゆる情報は適切に管理し、情報資産として活用すべきです。WordやExcelに情報を格納する手段もありますが、検索性が悪く、必要な情報へアクセスしづらいデメリットがあります。
そこで近年では、社内情報を一元管理する「社内wiki」ツールを使い、情報管理を効率化する企業が増えています。一方で、「どのようなツールが自社に適しているか分からない」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、社内wikiの概要からおすすめのツール、選定ポイント、社内wiki導入に失敗しないための注意点などをまとめて解説します。
- 社内wikiを作成するうえで、機能やメリットを把握したい
- 選定ポイントを踏まえて、自社に最適な社内wikiツールを導入したい
- 社内wikiの運用を成功させて、業務の効率化を測りたい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、自社の情報管理に最適な社内wikiツールがわかるだけでなく、適切な社内wikiの運用によって業務効率を上げられます。
目次
社内wikiとは
社内wikiとは、電子データとして社内情報をストックし、共有するツールを指します。
フリー百科事典であるwikipedia（ウィキペディア）をイメージして作成された「企業向けのwikipedia」とも言えます。wikipediaと共通する特徴は、必要な情報が階層ごとに分かれており、スムーズに必要な情報へアクセス可能な点です。
クラウド型とオンプレミス型のちがい
社内wikiツールをはじめとした「ITツール」には、クラウド型とオンプレミス型と呼ばれる2つの型があります。
端的に言うと、クラウド型は、運用やデータ管理をペンダー側が実施してくれる一方、オンプレミス型は自社で対応していく仕組みになります。つまり、ITに疎かったり専門的な人材がいなかったりする企業には「クラウド型」が適していると言えるのです。
社内wikiに、各社員のもつ「ノウハウ」を蓄積しておけば、社員のスキルが底上げされ、結果として組織力向上に役立ちます。ただし、社内wikiは永続的に活用されるものなので、不測のトラブルが発生したときに、すぐに対処できる体制であるか留意しましょう。
社内wikiと社内FAQのちがい
社内wikiと似たような用途で活用されるものに「社内FAQ」があります。
社内FAQとは、社内でよくある質問とその回答をまとめたものです。社内FAQを整備することで、社員は各々が抱える疑問を自己解決できるようになり「教育コストの軽減」につながります。
一方、社内wikiは、属人化しているノウハウを集積し、共有できる状態にしたものです。社内wikiを通じて、各社員がさまざまなノウハウにアクセスできるようになることで「社員のスキルの底上げ」「全社的な業務効率の向上」が期待できます。
つまり、社内wikiは「社内FAQ」を含むさまざまなノウハウを集約した場所であり、社内FAQは「社内wiki」の一部にあたるノウハウを集約した場所と言えるのです。
社内wikiと社内SNSのちがい
ほかにも、社内wikiと似たようなツールに「社内SNS」があります。
社内SNSには、チャットやビデオ通話などが含まれたツールが用いられることが多く「コミュニケーション手段」として活用されています。もちろん、ノウハウなどの共有にも使えますが、情報が流れやすく振り返りづらいのが難点です。
反対に、社内wikiは、情報を蓄積するのに必要な「情報管理機能」や「検索機能」が備わったツールが用いられるため、一時的な情報共有には不向きだと言えます。
以上のように、情報を共有するという点では似ているものの、扱う情報の質が「永続的か」「一時的か」という点でちがいがあるのです。
社内wikiツールの基本的な機能
社内wikiツールには、単純に情報を書き込める機能があれば良いというわけではありません。活用される社内wikiツールには、以下の基本的な機能が備わっているのです。
- 検索機能
- 変更履歴の管理機能
- 権限設定機能
- 共有機能
- メッセージ・コメント機能
- セキュリティ機能
社内wikiに蓄積されている情報を、タイトルやキーワード等で検索する機能です。必要な情報を即座に見つけるために、社内wikiには必須の機能と言えます。
「いつ・だれが・どこを変更したのか」の変更履歴を記録する機能です。履歴が残ることで変更の意図を本人に直接確認したり、不正な変更を防止したりできます。
社内wiki情報の編集や閲覧を許可または拒否する機能です。むやみやたらに情報が操作されてしまうと、社員同士の認識に齟齬が生じかねないため、適切な権限を割り振りましょう。
社内wiki内の文書やファイルを他者に共有する機能です。特定のデータを対象者に共有するとき、メールやチャット等の外部ツールを使うことなく共有できます。
社内wikiツール内で特定の個人・全体に対してメッセージを送る機能です。外部のチャットツールを併用せずに社内wikiに関する細かなやりとりができます。
社内wiki内の情報が外部に流出するのを防ぐ機能です。アクセスログや2段階認証のほか、情報セキュリティにおける国際規格の「ISO27001」があれば安心して利用できます。
以上が、社内wikiツールに搭載されている基本的な機能です。社内wikiを効果的に運用をする上でいずれも欠かせない機能なので、ツールを導入するときは上記の機能の有無を確認しましょう。
クラウド型｜社内wikiツール7選
以下では、クラウド型の社内wikiツール7選を紹介しています。
社内wikiには数多くの種類があるので、自社の目的に合わせてツールを選定しなければなりません。しかし、各メンバーが忙しく働くなか、操作が難しいツールは導入されても、社員が使いこなせず社内で浸透しません。
また、オンプレミス型では自社でサーバーの管理を実施しなければならず、現場の作業負担や管理コストが膨大になります。一方、クラウド型であれば、クラウド上で情報を管理するので安全性やアクセス性ともに高く、常に最新の機能をアップデートできます。
結論、自社が導入すべきは、誰でも簡単に使えて、社内wikiに必要な機能を備えたクラウド型ツール「ナレカン」一択です。
ナレカンの「記事」には、直接情報を書き込めて、メールやチャット上のやりとりも”ナレッジ”として集約できるのが特徴です。また、「自然言語検索」では、生成AIが記事内から情報をピックアップし、最適な回答を表示するのでチャットボット感覚で使えます。
【ナレカン】社内のあらゆる情報に即アクセスできるツール
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
https://www.stock-app.info/narekan_document_request.html
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【ナレッジの一元化】 ナレッジ管理に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
記事形式で書ける「社内版wiki機能」、質問形式で聞き出せる「社内版知恵袋」、メールやチャット内のやりとりは「転送機能」を使って、ナレッジを残していくだけなので、誰でも迷わず使えます。
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「ゆらぎ検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
【Stock】最も簡単に社内wikiの作成・管理ができるツール
Stockは、非IT企業の65歳の方でも簡単に使えるノート形式の社内wikiツールです。
「Stock」の「ノート」には社内wikiをはじめとした様々な情報を簡単にストックできるうえ、編集内容は即座に任意のメンバーへ共有が可能です。また、ノートには「メッセージ」を紐づけられるので、社内の情報共有がスムーズになります。
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
|
「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【Evernote】ノートを取るように情報を蓄積できるツール
＜Evernoteの特徴＞
- あらゆるデータを保存できる
- 文書のスキャン機能がある
Evernoteには、テキストだけでなく、画像や音声、PDFなどのあらゆる種類のデータを保存できるのが特徴です。
文書のスキャン機能によって、従来の紙媒体のマニュアルなどもデジタル化して社内wikiとして蓄積できます。
＜Evernoteの機能・使用感＞
- Webクリップ機能
- タスク機能
上の画像のように、Web上のコンテンツを直接ノートに保存することができます。わざわざコピー&ペーストする必要がないため、Webから情報を集める際の手間が省けます。
更新された社内wikiをすぐに確認できない場合は、タスクを設定すれば、古い手順で作業を進めることがなくなります。ただし、リマインド設定が可能なのは5つまでなので、貯め込みすぎないように注意が必要です。
Evernoteの注意点
- 無料プランで同期できる台数は2台まで
- 動作が重くなるときがある
EVERNOTE TEAMS以外のプランは「個人向け」であるため、ビジネスでプロジェクト管理をするときには有料プランでの契約が前提となります。
ユーザーの口コミでは「写真を取り込むと少し動作が遅くなる」といった声が見られました。（引用：ITreview）
Evernoteの料金体系
- FREE：0円
- PERSONAL：1,100円/月（月払い）
- PROFESSIONAL：1,550円/月（月払い）
- EVERNOTE TEAMS：2,100円/ユーザー/月（月払い）
【Notion】メモ作成・タスク管理できるオールインワンな社内wikiツール
＜Notionの特徴＞
- 情報の分類・整理が簡単
- 4段階のアクセス権限
作成した共有ドキュメントは、マウス操作で構造化して整理・分類することができます。構造化された親ページには、各ドキュメントのリンクが表示され、アクセス性において非常に便利になります。
フルアクセス権限、編集権限、コメント権限、読み取り権限と4段階に設定されているため、共有したい社内wikiの内容に合わせて変えられます。
＜Notionの機能・使用感＞
- インポート機能
- 階層管理できる
- Notion AI機能
上の画像のように、さまざまなアプリに保存しているデータやドキュメントをインポートできます。情報が散在することなくツール上で一元管理できるので、タブを移動する手間が減らせて便利です。
社内wikiを作成する場合、親ノートのなかに子ノート、子ノートのなかに孫ノート…というように階層深くできるのが特徴です。一方で、階層を深くしすぎることで、必要な情報にたどり着くまでに工数がかかるなどの懸念があります。
有料の「Notion AI」に登録すれば、AI機能が、質問に対し欲しい回答を得られたり、文章を生成したりしてくれます。そのため、Wikiを作成するのに便利です。
＜Notionの注意点＞
- 直感的に使えない
- 自由度が高すぎて戸惑ってしまう
ユーザーの口コミでは「YouTubeでの予習が必要だった。もう少し直感的に動きやすくなると社内で浸透するのに。」などの声が寄せられています。（引用：ITreview）
ユーザーの口コミでは「自由すぎてどうしたらいいかわからない。テンプレートは多くあるが、ページごとではなくポイントごとに表示してくれると初心者にありがたい。」などの声が寄せられています。（引用：ITreview）
＜Notionの料金体系＞
- フリー：０円
- プラス：12＄/メンバー/月（月払い）
- ビジネス：18円/メンバー/月（月払い）
- エンタープライズ：要問い合わせ
以下は、Notion AIを追加したときのプランです。
- フリー：8＄
- プラス：22＄/メンバー/月（月払い）
- ビジネス：28円/メンバー/月（月払い）
- エンタープライズ：要問い合わせ
【NotePM】社内wikiやマニュアル・ナレッジ管理に特化したツール
＜NotePMの特徴＞
- フォルダの階層化とタグ付け
- マルチデバイス対応
フォルダとタグを駆使して、情報をきちんと整理整頓できるので、欲しい情報へのアクセスが容易です。
PCだけでなく、スマホやタブレットでも全ての操作を行えるので、外出先や現場でも社内wikiを確認できます。
＜NotePMの機能・使用感＞
- コメント・いいね機能
- レポート機能
社内wikiに対してコメントやいいねをすることで社内コミュニケーションが活性化されます。また、コメントでの質疑応答を通して疑問を解消することができます。
NotePMの活用状況がレポートとして出力され、「人気のあるページ」や「ユーザーごとの活用状況」を把握することが可能です。
＜NotePMの注意点＞
- 月額プランしかない
- ITリテラシーがないと使いづらい
実際に使用しているユーザーからは「料金の支払いについて、月額プランでの支払いしか選択肢がないので、年間一括支払いのプランがあるとありがたいです。」などの意見があります。（引用：ITreview）
ユーザーの口コミでは「エンジニアやMarkdown記法に慣れた人以外が使いにくそうにしている」などの声が寄せられています。（引用：ITreview）
＜NotePMの料金体系＞
以下がNotePMの料金表です。（右にスクロール可）
| プラン8 | プラン15 | プラン25 | プラン50 | プラン100 | プラン200 | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 料金 |
4,800円/月 |
9,000円/月 |
15,000円/月 |
30,000円/月 |
60,000円/月 |
120,000円/月 |
|
ユーザー数
（上限） |
8人まで |
15人まで |
25人まで |
50人まで |
100人まで |
200人まで |
|
ストレージ量
（チーム全体） |
80GB |
150GB |
250GB |
500GB |
1TB |
2TB |
※見るだけのユーザーはユーザー数の3倍まで無料
※プラン3000以上は要お問い合わせ
【Microsoft Teams】Microsoft社が提供する多機能なツール
＜Microsoft Teamsの特徴＞
- Microsoftアプリも使用できる
- 複数人で共同編集が可能
wiki機能以外にもTeamsの他の機能やWordなどを利用することができるので、すでにMicrosoftのアプリを使用している方におすすめな社内wikiツールです。
Microsoft Teams内のチャネルにwikiタブを追加することで、チームメンバー同士で情報を集約したり、メモしたりするのに使えます。
＜Microsoft Teamsの機能・使用感＞
- 外部リンクを追加できる
- 表や画像の挿入が可能
wikiに、外部のWebページや他のチャネルの情報もリンクとして追加できます。
表や画像を挿入して視覚的にもわかりやすい社内wikiが簡単に作れます。
Microsoft Teamsの注意点
- 同時編集はできない
- UIがわかりにくい
wiki情報はチャネルのメンバーであれば誰でも編集することは可能ですが、同時に複数人が編集することはできません。
一部のユーザーからは「UIが若干分かりづらいのと色合いが少し古臭い」といった意見が見られました。（引用：ITreview）
Microsoft Teamsの料金体系
以下は、Microsoft Teamsの一般法人向けプランです。
- Microsoft Teams Essentials：719円/ユーザー/月（月払い）
- Microsoft 365 Business Basic：1,079円/ユーザー/月（月払い）
- Microsoft 365 Business Standard：2,249円/ユーザー/月（月払い）
- Microsoft 365 Business Premium：3,958円/ユーザー/月（月払い）
【GROWI.cloud】強力な編集機能を搭載した社内wikiツール
＜GROWI.cloudの特徴＞
- エンジニアに嬉しい機能が豊富
- エンジニア御用達のツールからの移行先として最適
MarkdownやPlant UMLなど、エディタ機能が充実しているほか、CSSカスタマイズ自作APIとの連携やスプレッドシートの埋め込み、図表作成(draw.io)も可能です。
MDwikiやConfluenceなどの他社ツールからの移行実績も豊富です。
＜GROWI.cloudの機能・使用感＞
- 検索機能
- 同時編集機能
アップロードしたテキスト・ファイルを含めた全文検索ができます。そのため、探したい情報がすぐに見つかります。
リアルタイムで多人数の同時編集が可能で、編集履歴も自動保存されるので、業務効率や精度が上がります。
＜GROWI.cloudの注意点＞
- ユーザー管理が大変
- エラーが多い
- 24年11月1日プランが変更になる
ユーザーの口コミでは「ユーザー管理をもう少し簡単にしてほしい」などの声が寄せられています。（引用：ITreview）
ユーザーの口コミでは「同時編集機能の作業中にエラーになってしまうことが何回かあった」などの声が寄せられています。（引用：ITreview）
24年11月1日より、新プランがリリースされるため、以降現在利用中のプランを変更するときは「新プラン」への移行を検討しなくてはなりせん。また、一番安価なプランでも「月額料金：8,000円」になる点に注意しましょう。
＜GROWI.cloudの料金体系＞
- ベーシック：5,500円/月
- ビジネススタンダード：15,000円/月
- ビジネスプロ：42,000円/月
その他、教育団体向けに一部の機能を制限するプランや、個人向けに機能を縮小してリーズナブルに提供するプランもあるので、詳細は公式サイトをご覧ください。
オンプレミス型｜社内wikiツール2選
次に、オンプレミス型の社内wikiツール2選を紹介します。自社サーバーで情報を管理したい場合は、以下のツールから選びましょう。
【Confluence】リモートワークに適したオンプレミス型wikiツール
＜Confluenceの特徴＞
- 簡単に情報共有ができる
- カスタマイズ可能なテンプレート
採用やマーケティングなどさまざまな使い方ができるテンプレートが存在するため、簡単かつ素早く体系化された情報を共有できます。議事録やマニュアルの作成も可能です。
白紙のページだけでなく、戦略計画や競合分析、プロジェクト計画など75を超えるテンプレートも選択できます。テンプレートの作成・編集も可能です。
＜Confluenceの機能・使用感＞
- スラッシュコマンド
- ホワイトボード
上の画像のように、「/」を入力するだけで画像・動画の追加、表の挿入などが可能です。マウスで選択する手間が省けるので、社内wikiを作成する手間を軽減できます。
あらゆる情報を付箋やスタンプとともに一箇所にまとめられます。チームの作業を可視化したい時に便利です。
＜Confluenceの注意点＞
- トラブルには自社での対処が必要
- 操作が複雑
- ページが重いことがある
オープンソースのソフトウェアであるため、プログラミングの技術がある人材がいない場合にはトラブルに対処できず、運用は難しいと言えます。
Confluenceではコンテンツを作成する「ページ」と、チームで作業する「スペース」とが分けられているため、両者間を行き来する操作の複雑性に慣れるまで時間がかかる可能性があります。
ユーザーの口コミでは「1ページに内容を集約しようとするとページが重すぎて開けなくなることがある」などの声が寄せられています。（引用：ITreview）
＜Confluenceの料金体系＞
ユーザー数によって料金が変わるため、詳しい料金は問い合わせが必要です。
- Free：0円
- Standard：645円/ユーザー/月（月払い）
- Premium：1,174円/ユーザー/月（月払い）
- Enterprise：要問い合わせ
【Knowledge】Markdown対応のオープンソースwikiツール
＜Knowledgeの特徴＞
- モバイル対応
- さまざまな業務に多様できる
オープンソースでは珍しく、PCだけでなくスマホやタブレットといったすべてのデバイスに対応しているので、場所を問わずに情報共有ができます。
便利機能が豊富なので、社内wikiなどのノウハウ共有だけでなく、日報作成や企画書の作成などにも多様できます。
＜Knowledgeの機能・使用感＞
- ソーシャル
- 記事の公開範囲を柔軟に設定
ページに付随している「いいね」や「コメント」機能でコミュニケーションをとれるので、テキストのみのコミュニケーションより気軽にやりとりができます。
登録した記事を公開する範囲を「全てのユーザー」「自分のみ」「グループメンバー」など、柔軟に設定できます。
＜Knowledgeの注意点＞
- トラブルには自社での対処が必要
- 自身でバックアップする必要がある
オープンソースのソフトウェアであるため、プログラミングの知識がないと、問題が発生した時の対応が難しいです。
ユーザーの口コミでは「組み込みデータベースのバックアップをする場合は、自分メニューから操作する必要がある」などの声が寄せられています。（引用：ITreview）
＜Knowledgeの料金体系＞
オープンソースのため、無料で使えます。
【無料あり】おすすめ社内wikiツールの比較表
以下は、紹介したツールの比較表です。特徴や注意点を比較して、自社に合うツールを見つけましょう。（左右にスクロールできます）
| ナレカン【1番おすすめ】 | Stock【おすすめ】 | Evernote | Notion | NotePM | Microsoft Teams | Confluence | GROWI.cloud | Knowledge | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
社内のあらゆる情報に即アクセスできるツール |
最も簡単に社内wikiの作成・管理ができるツール |
ノートを取るように情報を蓄積できるツール |
メモ作成・タスク管理も兼ね備えたオールインワンな社内wikiツール |
社内wikiやマニュアル作成・ナレッジ管理に特化したツール |
Microsoft社が提供する多機能ツール |
強力な編集機能を搭載した社内wikiツール |
リモートワークに適したオンプレミス型社内wikiツール |
Markdown記法に対応したオープンソースの社内wikiツール |
| シンプルで簡単or多機能 |
シンプルで簡単（大手〜中堅企業向け） |
シンプルで簡単（中小規模の企業向け） |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
| メッセージ機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【✕】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
| フォルダ機能 |
【〇】※多階層にできる |
【〇】※2階層にできる |
【〇】 |
【✕】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【✕】 |
| 注意点 |
法人利用が前提なので、個人利用は不可 |
5名以上での利用が前提 |
無料プランで同期できる台数は2台まで |
直感的に使えない |
月額プランしかない |
同時編集はできない |
スマホ利用のサポートが乏しい |
トラブルには自社での対処が必要 |
自身でバックアップする必要がある |
| 料金 |
・無料プラン無し
・有料プランは資料をダウンロードして確認 |
・無料
・有料プランでも1人あたり500円/月〜 |
・無料プランあり
・有料プランは1,100円/月～ |
・無料プランあり
・有料プランは12＄/ユーザー/月～ |
・無料プラン無し
・有料プランは4,800円/月〜 |
・一般法人向けプランは無料プラン無し
・有料プランは599円/ユーザー/月〜 |
・無料プランなし
・有料プランは5,500円/月～ |
・無料プランあり
・有料プランは645円/ユーザー/月～ |
・無料 |
| 公式サイト |
「ナレカン」の詳細はこちら |
「Stock」の詳細はこちら |
「Evernote」の詳細はこちら |
「Notion」の詳細はこちら |
「NotePM」の詳細はこちら |
「Microsoft Teams」の詳細はこちら |
「GROWI.cloud」の詳細はこちら |
「Confluence」の詳細はこちら |
「Knowledge」の詳細はこちら |
社内Wikiツールによってできることは異なりますが、全社での運用を成功させたいのであれば、まずは社員のITリテラシーを考慮することが大切です。また、導入前に1部署内で無料トライアルなどを利用し、使用感を確かめましょう。
失敗しない！社内wikiツールの選び方のポイント4選
社内wikiの運用には専用のツールが必要です。導入後にツールが形骸化しないように、以下の4つのポイントを押さえましょう。
（1）社内wikiとして使いやすいか
はじめに、社内wikiとしての使いやすいかを確認しましょう。
社内wikiは全社で使うツールであり、一人でも使えない社員が出ては導入効果が少なくなります。しかし、決裁権を持つ担当者や取締役の一存で決めたものの、実際は使いづらく現場が混乱してしまうケースもあるのです。
したがって、本導入前には使用感を確かめるためにも、トライアルや無料期間を利用し、使い勝手を試してから選定するとミスマッチを防げます。
（2）機能に過不足がないか
2つ目に、社内wikiを運用するうえで、機能に過不足がないかを検討しましょう。
具体的には「閲覧・編集権限を設定できるか」という点は、情報漏えいを防ぐうえで重要な要素です。また、営業の方が働く企業では「PCだけでなくスマホにも対応しているか」も利便性を大きく左右します。
一方で、多機能なツールは一見便利そうに見えるものの、使わない機能分のコストがかかったり、操作が複雑で使いづらいかったりとデメリットとなるのです。
そのため、社内Wikiをすぐに運用したい場合には、社内Wikiとして必要な機能を過不足なく備えており、誰でも簡単に使える「ナレカン」のようなツールを選びましょう。
（3）情報検索がしやすいか
3つ目に、社内wikiを最大限に活用するには、情報の検索性に優れているツールを選ぶことがポイントです。
社内wikiのメリットとして、必要なときに必要な情報へサクサクたどり着けることや、情報共有から蓄積までをストレスなく進められる点が挙げられます。したがって、検索性の悪いツールでは、社内wikiのメリットを最大化できないのです。
また、社内wiki自体のアクセス性の高さはもちろん、ツール導入後に情報へのアクセス性を高めるために、「わかりやすくタイトル付けをする」などのルールを社内にあらかじめ周知しておくのも有効です。
（4）セキュリティ対策が万全か
最後に、強固なセキュリティが備わっているかも大切なポイントです。
セキュリティ水準の高さを示すものとして、国際セキュリティ資格の保有や、2段階認証システムなどが挙げられます。また、むやみやたらに情報を操作されないように編集履歴やログ履歴が残るものであれば、一層安心して社内wikiを書きこめます。
セキュリティが脆弱なために起こる「情報漏えい」などのリスクを考慮すると、よりセキュリティが強固な有料ツールを導入するのも選択肢のひとつです。そのため、どのようなセキュリティ対策を実装しているのか必ず確認しておきましょう。
【社内wikiはなぜ必要？】作成する3つのメリットとは
社内wikiを活用すると、以下3つのメリットを得られます。これらのメリットを享受するには、社内Wikiツールの導入に留まらず、長期運用に努めなければならない点に注意しましょう。
（1）ナレッジを一元管理できる
まずは、ナレッジを一元管理できる点です。
リモートワークが普及した今日では、直接会う機会が減った分、情報共有の重要性が増しています。しかし、全社的な共有体制が整っていない場合、「全社で共有すべき情報が部署単位でしか共有されない」といったトラブルに発展する可能性があります。
そこで、社内wikiを用いて社内情報を一カ所に集めれば、誰でも必要な情報にアクセスすることができるようになります。また、情報を見る側だけでなく、情報を共有する側の管理も楽になり、業務の効率化につながります。
ただし、社内wikiを用いても、すべての情報を整理せずに蓄積するだけでは情報が散在してしまいます。したがって、部署や案件ごとにWikiをフォルダ分けして、膨大な情報量にも対応できる「ナレカン」のようなツールがおすすめです。
（2）属人化を防止する
次に、社内wikiを作成すると、業務上の情報やナレッジの属人化を防げます。
具体的には「成約率の高い営業トークスクリプトまとめ」や「特定の業界の市場情勢」などの属人化しやすい情報を全社で共有できます。社員全員が営業効率や業務効率を向上させるノウハウを知れるので、会社全体の利益にもつながります。
このように、社内の情報共有を活発化し属人化を防ぐことで、社員間の知識・技量のバラツキ解消が望めるのです。
（3）教育コストを軽減する
最後に、教育コストを抑えられる点もメリットのひとつです。
現在の日本は、少子高齢化に伴う人手不足に陥っているため、人材教育や研修に社員を割けず、人材教育の質が下がっている傾向にあります。とはいえ、社員教育が適切に実施されなければ人材が育たないのはもちろん、離職率が高くなる原因にも繋がるのです。
社内Wikiを導入すれば、新入社員が疑問点を自ら調べ、自発的に解決する環境を整えることができます。そのため、先輩社員がつきっきりで指導する必要がなくなり、人材教育への負担を軽減できるのです。
【定着する】社内wiki作り方
社内に定着する社内wikiにするには「分かりやすさ」が重要です。そこで以下では、wikiを作成するにあたっての基本的な手順と、工夫ポイントを紹介します。
（1）分かりやすいデザインにする
wikiを残すときには、重要な情報が一目で分かるようなデザインを意識しましょう。
社内wikiの多くは「タイトル」と「本文」のテキスト形式で構成されています。そのため、重要な文を太文字にしたり、画像を差し込んで視覚的に見やすくすると、後で見返したときに必要な情報がすぐにわかります。
また、1ページ上に情報を詰め込み過ぎると、どこが重要な箇所なのかが直感的に把握できません。そのため、「簡潔な文章にする」「インデント（字下げすること）を変える」などの工夫がおすすめです。
（2）wikiを定期的に更新する
作成した社内wikiは、最新の状態になるように定期的に更新しましょう。
はじめて社内wikiを作成する場合、最初から100％のものをつくるのは困難です。とくに、作業手順などは状況に応じて変わることもしばしばあるため、60%程度のクオリティのものを作成し、状況に合わせて最新の情報を更新して整えていくのもポイントです。
そのとき、クラウド型であれば、情報を更新した瞬間から保存・共有されます。また、ツールによってはテキストの自動保存や、編集履歴が復元できるツールもあるので、記載した情報を誤って削除してしまった場合でも情報が失われません。
（3）関連wikiのリンクで階層分けする
社内wikiを構築するときは、関連するwiki同士のリンクを貼り付けて、階層を分けしましょう。
1つのページ上に書き込みすぎてしまうと、情報量が多くなりすぎて知りたい情報を得られません。そこで「接客マニュアル（親）＞電話対応マニュアル（子）」というように、情報構造を分けて作成するのがおすすめです。
そのとき、子ページのリンクを、親ページに貼り付けておけば、必要な情報を選択してすぐにアクセスできます。ただし、リンクはURLそのままの状態ではなく、飛んだ先のページタイトルなど「一目でわかる」文字列（ハイパーリンク）に編集しましょう。
たとえば、あらゆる情報を簡単に蓄積できる「ナレカン」は、ハイパーリンク化も簡単にできるので、見やすい社内wikiを作成するのに適しています。
【失敗させない】社内wiki導入するときの4つの注意点
社内wikiの導入に失敗せず、効果的に運用していくには、以下の4つの注意点を押さえましょう。とくに、何度も運用を失敗しているという企業の方は必見です。
（1）目的を周知させる
まず、社内wikiが社員に浸透するように「導入する目的」を周知させましょう。
社内wikiは作っただけでは意味がなく、メンバーによる蓄積・更新が当たり前にならなければ形骸化してしまいます。そのためにまずは、社内wikiの目的や作る効果を周知し、有益性を伝えていくことが重要です。
目的を周知させて利用を呼びかけていくことで、社員一人ひとりが心がけるようになり、社内でのwiki活用がスムーズに進んでいくのです。
（2）用途は徐々に広げる
社内wikiの導入初期段階は、利用用途を限定し、徐々に広げていきましょう。
とくに導入初期は、「議事録」や「業務プロセス」の共有などに限定し、多くの従業員に使い慣れてもらうことを目指すべきです。はじめから複数の目的や大人数で展開すると、メンバーへの説明が行き届かず、特定のメンバーしか使わなる恐れがあります。
そのため、最初はスモールチームで運用していき、社内wikiの利便性や効果を少しずつ広めながら、運用範囲を拡大していきましょう。
（3）大枠のルールを設ける
社内wikiのルールを細分化しすぎないようにすることもポイントです。
社内wikiを運用するうえで、運用ルールの順守が求められますが、細かすぎると情報共有が億劫になってしまいます。そのため、あらかじめ定めた表記ルールから大きく逸脱せず、かつトラブルに発展しない程度の大枠でルールを作っておきましょう。
ほかにも、あらかじめテンプレートを用意しておけば、フォーマットに沿って記入していくだけなので、社員が情報管理・共有を面倒に感じるストレスを軽減できます。
（4）コンテンツを用意しておく
社内wikiを効果的に活用してもらうために、あらかじめコンテンツを用意しましょう。
まっさらな状態では、社員が手を加えるのにハードルがを感じてしまい、使い始めるのを躊躇してしまいます。しかし、あらかじめコンテンツが用意されていれば、社員の心理的負担が軽減されるので、結果として社内wikiを気軽に利用できるようになります。
また、既存データがある場合には、データの移行支援を実施している「ナレカン」を利用すれば、導入担当者の負担も最小限に抑えられるのでおすすめです。
おすすめの社内wiki9選や作成・選定のポイントまとめ
今回の記事では、社内wikiの必要性、導入方法からおすすめの社内wikiツールまで幅広くご紹介しました。
社内wikiは社内のあらゆる情報を一箇所に蓄積し、メンバーが必要なときに必要な情報へアクセスするための「情報資産の保管場所」です。そのため、社内Wikiの管理には、社内へすぐに浸透するように「使いやすさ」を重視したツールが必須です。
一方で、「便利そう」「機能が豊富でできることが多そう」などの定性的な理由でツールを導入しても、現場の社員が使いこなせず最終的に放置されてしまいます。
結論、自社が導入すべき社内wikiツールは、メールを使える方ならば誰でも簡単に利用できる「ナレカン」一択です。
ぜひ「ナレカン」で社内の情報を整理して、情報共有のストレスを解消しましょう。
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