テレワークの普及とともに、ビジネスでも電話や対面以上にテキスト上でのコミュニケーションが増えました。そのため、今後もテキストコミュニケーションで「情報を正しく伝えること」は、いかなる場面でも重要になります。
しかし、なかには「対面や電話でのコミュニケーションには慣れているが、テキストコミュニケーションには苦手意識がある」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、テキストコミュニケーションがうまくいかないと感じる原因と押さえるべきポイントを中心にご紹介します。
- テキストコミュニケーションで、分かりやすく伝えることに悩むチームリーダー
- テキストコミュニケーションに苦手意識を持っているアシスタントマネージャー
- テキストコミュニケーションで使える最適なツールを知りたい営業職
上記に当てはまる方はこの記事を参考にすると、テキストコミュニケーションに対する苦手意識の原因と押さえるポイントがわかり、よりスムーズなやりとりが可能になります。
目次
テキストコミュニケーションで起きる業務上の問題
以下では、テキストコミュニケーションで起きやすい業務上の問題を解説します。あらかじめ課題を把握しておくことで、改善の方向性が見えやすくなります。
認識のズレが発生する
テキストコミュニケーションでは、送り手と受け手で認識のズレが発生することがあります。
たとえば、同じ文章でも相手によって受け取り方が異なり、依頼内容や優先度が正しく伝わらないケースがあります。また、表情や声のトーンが伝わらないため、意図したニュアンスが誤解されることもあります。
このように、文字だけのやり取りでは認識のズレが生じやすく、意思疎通に時間がかかる原因になります。
確認のやり取りが増える
テキストコミュニケーションでは、確認のやり取りが増えることがあります。
たとえば、依頼内容や対応範囲が曖昧な場合、「どこまで対応すればよいですか」「期限はいつですか」といった確認が発生します。その結果、やり取りの往復が増え、業務がスムーズに進まなくなることがあります。
このように、必要な情報が整理されていない文章では、確認工数が増えやすくなるのです。
返信待ちで業務が止まる
テキストコミュニケーションでは、相手の返信待ちによって業務が止まることがあります。
たとえば、チャットで質問を送っても相手がすぐに確認できず、回答が遅れるケースがあります。対面であればその場で確認できる内容でも、テキストでは返答待ちが発生しやすくなります。
このように、即時に確認できない環境では、返信待ちによって作業が停滞しやすくなるのです。
過去のやり取りが見つからない
テキストコミュニケーションでは、必要な情報をすぐに見つけられないことがあります。
たとえば、チャットやメールの履歴が増えると、過去の経緯や決定事項を探すのに時間がかかります。特に、案件ごとに情報整理されていない場合は、複数のスレッドやツールを確認する必要が出てきます。
このように、情報が整理されていない状態では、確認作業に無駄な時間がかかってしまうのです。
テキストコミュニケーションが難しくなる根本原因
以下では、テキストコミュニケーションが難しくなる根本原因を解説します。テキストコミュニケーションの問題は、単に文章力だけの問題ではありません。特に、リモートワークやチャット中心の働き方では、情報共有の構造そのものに課題があるケースも多いのです。
チャットでは会話が流れてしまう
テキストコミュニケーションでは、チャット上の会話が流れてしまい、必要な情報を見つけづらくなることがあります。
たとえば、複数人が同じチャットグループでやり取りしていると、新しい投稿によって過去の重要な内容が埋もれてしまいます。特に、案件ごとの話題が混在している場合は、あとから経緯を追うのに時間がかかります。
このように、会話ベースで情報が流れていく環境では、必要な情報を整理・蓄積しづらくなってしまうのです。
案件ごとに情報整理されていない
テキストコミュニケーションでは、案件やテーマごとに情報整理されていないことで、認識ズレが発生しやすくなります。
たとえば、依頼内容・議事録・進捗報告・関連資料が別々に管理されていると、どれが最新情報なのか判断しづらくなります。その結果、古い情報をもとに作業が進み、確認のやり取りが増える原因になります。
このように、話題単位で情報管理されていない状態では、チーム全体で認識をそろえ続けるのが難しくなるのです。
途中参加メンバーが経緯を追えない
テキストコミュニケーションでは、途中から参加したメンバーが過去の経緯を把握しづらいことがあります。
たとえば、過去のやり取りが大量に流れている場合、どこから確認すればよいのか分からず、内容理解に時間がかかります。また、必要な情報を見つけ切れず、同じ確認を繰り返してしまうケースもあります。
このように、情報共有が属人化している環境では、チーム全体でスムーズに連携しづらくなってしまうのです。
複数ツールで情報管理されている
テキストコミュニケーションでは、情報が複数ツールに分散していることで、確認負担が増えることがあります。
たとえば、チャット・メール・オンラインストレージなど複数のツールを使っている場合、必要な情報を探すために何度もツールを行き来する必要があります。その結果、確認漏れや認識違いが発生しやすくなります。
このように、情報が一元化されていない状態では、コミュニケーションコストが増えやすくなるのです。
テキストコミュニケーションを改善する4つのコツ
ここからは、テキストコミュニケーションを改善するための4つのコツを解説します。ただし、単に文章の書き方を工夫するだけでは、認識ズレや情報共有の課題を完全に防ぐことはできません。チーム全体で情報を整理し、誰でも同じ情報を確認できる環境を整えることが重要です。
（1）結論から共有する
テキストコミュニケーションでは、最初に結論を共有することが重要です。
たとえば、依頼・相談・報告の目的が冒頭で分かれば、読み手は内容を整理しながら確認できます。特に、リモートワーク環境では対面で補足説明しづらいため、最初に要点を伝えることで認識ズレを防ぎやすくなります。
このように、結論から共有することで、チーム内でも情報をスムーズに伝えやすくなるのです。
（2）必要な情報をまとめて共有する
テキストコミュニケーションでは、必要な情報をまとめて共有することが重要です。
たとえば、「いつまでに」「誰が」「何を対応するのか」を整理して共有すると、確認の往復を減らせます。また、関連資料や過去経緯も一緒に共有されていれば、途中参加メンバーでも状況を把握しやすくなります。
このように、必要な情報を整理して共有することで、チーム全体の認識をそろえやすくなるのです。
（3）話題ごとに情報を整理する
テキストコミュニケーションでは、話題ごとに情報を整理することも欠かせません。
たとえば、複数案件のやり取りが同じチャット内で進むと、情報が混在しやすくなります。その結果、過去経緯を探す時間が増えたり、古い情報を参照してしまったりする原因になります。
このように、案件やテーマごとに情報を整理しておくことで、必要な情報を確認しやすくなります。
（4）情報を一元化する
テキストコミュニケーションでは、情報を一元化することが重要です。
たとえば、業務連絡がメール・チャット・資料共有ツールなどに分散していると、必要な情報を探すために複数ツールを行き来する必要があります。また、どれが最新情報なのか分からなくなるケースもあります。
一方で、情報を1か所に集約しておけば、チーム全員が同じ情報を確認でき、認識ズレや確認工数を減らせます。
このように、テキストコミュニケーションを改善するには、個人の書き方だけでなく、情報共有の仕組み自体を整えることが重要なのです。
【必見】テキストコミュニケーションの認識ズレを減らす方法
以下では、テキストコミュニケーションの認識ズレを減らす方法を紹介します。
テキストコミュニケーションの課題を放置すると、確認の往復や認識違いが増え、業務スピードが低下します。また、過去の経緯を探す時間も増え、チーム全体で情報共有しづらくなります。
一方で、「結論から書く」「5W1Hを意識する」といった工夫だけでは限界があります。チャット中心の運用では会話が流れやすく、案件ごとの情報整理が難しいためです。
そのため、テキストコミュニケーションを改善するには、「会話」ではなく「情報」を蓄積できる仕組みを整えることが重要です。
なかでも「Stock」は、「ノート」で情報を整理・共有できるツールです。案件ごとに情報を蓄積できるため、チャットのように話題が埋れません。また、過去経緯や関連資料もまとめて確認できるので、途中参加メンバーでも状況を把握しやすく、認識ズレや確認工数を減らせます。
最も簡単にチームの情報共有・管理ができるツール「Stock」
https://www.stock-app.info/stock.html
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
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作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
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直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
テキストコミュニケーションがうまく伝わらない原因と改善方法まとめ
これまで、テキストコミュニケーションがうまく伝わらない原因と改善方法を中心に解説しました。
テキストコミュニケーションでは、結論を分かりやすく共有するだけでなく、「必要な情報を整理・蓄積できる環境」を整えることが重要です。
特に、チャット中心の運用では情報が流れやすく、過去経緯や決定事項を追いづらくなるケースも少なくありません。そのため、話題ごとに情報を整理し、チーム全体で同じ情報を確認できる仕組みが求められます。
こうした点を踏まえると、誰でもシンプルに情報共有・管理ができる「Stock」のようなツールがテキストコミュニケーション改善の鍵になります。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、テキストコミュニケーションへの苦手意識を克服し、チームでの円滑なやりとりを実現しましょう。
