テレワークの普及とともに、ビジネスでも電話や対面以上にテキスト上でのコミュニケーションが増えました。そのため、今後もテキストコミュニケーションで「情報を正しく伝えること」は、いかなる場面でも重要になります。
しかし、なかには「対面や電話でのコミュニケーションには慣れているが、テキストコミュニケーションには苦手意識がある」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、テキストコミュニケーションを苦手に感じる原因と押さえるべきポイントを中心にご紹介します。
- テキスト上での報連相と、対面での報連相で注意点が現場に浸透していない
- テキストコミュニケーションにて度々認識齟齬が起きる問題を解消したい
- テキストコミュニケーションに対する苦手意識の原因を知り、克服したい
という方はこの記事を参考にすると、テキストコミュニケーションに対する苦手意識の原因と押さえるポイントがわかり、よりスムーズなやりとりが可能になります。
目次
テキストコミュニケーションとは
まず、テキストコミュニケーションが一体どのようなコミュニケーションなのかと、その重要性についてご説明します。
テキストコミュニケーションの特徴
テキストコミュニケーションとは、音声を伴わず主にオンライン上で交わされる、文字をメインとしたコミュニケーションのことを指します。具体例として、メールやチャットなどが挙げられます。
テキストコミュニケーションの重要性
テキストコミュニケーションの重要性は、「認識齟齬を防ぐこと」と「記録として残すこと」が挙げられます。
現在、多くの企業でテレワークが導入されており、口頭で可能だったやりとりが、メールやチャットを用いた”テキスト上”でのやりとりに代わりました。対面では伝わるニュアンスがテキストでは伝わりづらいので、テキストコミュニケーションをするときは認識齟齬の無いように工夫することが求められます。
また、テキストコミュニケーションでは、電話や対面での話し合いと違い、内容が記録として残ります。そのため、聞き逃しや「言った言わない」の問題が生まれず、トラブルを予防するのに効果的なのです。
テキストコミュニケーションのメリット・デメリット
以下では、テキストコミュニケーションのメリットとデメリットを解説します。
テキストコミュニケーションのメリット
テキストコミュニケーションのメリットとしては以下の２点が考えられます。
- 時間や相手の都合の心配が不要
- 複数人に一斉送信が可能
テキストコミュニケーションは対面でする必要がないため、いつでもどこでも情報を伝達できます。つまり、情報を伝達する時間帯や相手の都合を心配する必要がなく、自分のタイミングでメッセージを送れます。
テキストコミュニケーションでは、情報の一斉送信ができるため、対面での会議よりもはるかに多くの社員に対して、一度に伝達することができます。そのため、「情報をできるだけ早く、多くの人に伝えたい」というシーンで効果的です。
以上のようにテキストコミュニケーションは、対面で行う必要がない分、時間や相手の都合の心配なく、そして一度により多くの社員への情報の伝達が可能です。
テキストコミュニケーションのデメリット
一方でテキストコミュニケーションのデメリットとしては以下の２点が考えられます。
- 相手の反応が分かりにくい
- 緊急時には不相応
テキストコミュニケーションの場合、自身の発言に対して相手がどのようなリアクションをしたのかがわかりません。そのため、反応が見えず「自身の言葉に対して嫌な思いをしたのではないか」と不安に感じてしまいやすいと言えます。
テキストコミュニケーションだと、相手が連絡に気づかず、「すぐに返信が欲しいのに、なかなか返信が返ってこない」という状況が起こりやすいです。そのため、緊急時には適さないと言えます。
以上のように、テキストコミュニケーションでは、相手の反応や状況が読めないためストレスを感じたり、連絡の緊急性が正確に伝わらない点がデメリットだと言えます。
テキストコミュニケーションが苦手だと感じる原因
以下では、テキストコミュニケーションが苦手だと感じる原因をふたつ解説します。ビジネスでなくてはならないテキストコミュニケーションですが、苦手意識を持つ人は少なくありません。
孤独感を感じる
テキストコミュニケーションが苦手だと感じる原因のひとつは孤独感を感じるためです。
チャットツールやメールを使って、業務に関するやりとりはあっても、雑談のようなコミュニケーションはとりづらいです。とくに、テレワークの場合はテキストコミュニケーションが中心となるため、他の社員とのつながりが薄れたと感じる社員は多いです。
そのため、テレワークの期間が長いほど、孤独感や不安を感じてしまうのです。テレワークの場合は、孤独感を感じづらくするために、職場での勤務以上に報連相を徹底し、意識してコミュニケーションの機会を増やしましょう。
感情が伝わりづらい
感情が伝わりづらいこともテキストコミュニケーションが苦手だと感じる原因です。
テキストコミュニケーションは相手の表情が見えないため、対面でのやりとりや電話より感情が伝わりません。「相手の表情・意図・考えが分からない」状況のままコミュニケーションを続けると、認識齟齬のトラブルにもつながってしまうのです。
とくに、部下のミスに対する上司からの指摘や注意などのネガティブな情報は、送り手が思う以上に受け手は重く捉えられがちです。表情が見えないからこそ、受け手が文書を読んだときを想像し、相手を思いやった言葉選びが重要になります。
テキストコミュニケーションの3つのコツ
ここからは、テキストコミュニケーションのコツを4つ解説します。テキストコミュニケーションに対する苦手意識の克服のために、以下3つのコツを押さえると、すぐに円滑なやりとりができるようになります。
（1）結論から始める
まずは、結論から始めることです。
結論から始めれば「これから何の話が続くのか」把握した状態で相手は内容を読み進められるので、内容の整理がしやすく、要点も確実に伝わります。また、結論の後に、根拠や理由が続くと読み手もスムーズに内容を理解できます。
一方、結論から述べるだけでなく、PREP法に基づいて、結論（Point）→理由（Reason）→具体例（Example）→結論（Point）の順に書けば、より分かりやすい内容になります。送り手と受け手の間で齟齬が生まれづらく、内容のわかりづらさによる確認作業が減ります。
（2）5W1Hを意識する
テキストコミュニケーションへの苦手意識の克服には5W1Hへの意識も欠かせません。
「When（いつ）」「Where（どこで）」「Who（だれが）」「What（なにを）」「Why（なぜ）」「How（どのように）」の5W1Hを意識して書くと、必要な情報に過不足なく相手に伝えたい情報が伝わるようになります。
さらに、簡潔な文章であれば、読み手の内容確認にかかる時間や情報を整理する負担を軽減できます。伝えたい内容が明確になり、テキストコミュニケーションが円滑に進めば、業務全体の効率化にもつながるのです。
（3）絵文字などを挟む
テキストコミュニケーションでは、絵文字などを効果的に活用しましょう。
お互いに相手の反応が把握しづらいので、機械的なやり取りのみでは、円満なコミュニケーションを取ることが難しいです。そのため、語尾を工夫したり絵文字を活用するなどして工夫してみましょう。
ただし、過剰な絵文字の使用や場にそぐわない言葉遣いは、かえって相手を不快にさせてしまうかもしれません。そのため、絵文字の使用や語尾は相手や話す内容に合わせる必要があります。
【必見】テキストコミュニケーションに役立つITツール
以下では、テキストコミュニケーションに役立つITツールを紹介します。
テキストコミュニケーションには多くの企業でチャットツールが使われており、気軽なやりとりやスピーディなコミュニケーションが可能です。しかし、チャットツールは情報が次々に流れていくので、必要な情報へすぐにアクセスできません。
そのため、情報が流れることなく蓄積できて、スムーズなやりとりが可能なツールを使いましょう。ただし、多機能なツールでは操作が複雑で一部の社員が使いこなせないので「誰もが使えるシンプルさ」が求められるのです。
したがって、テキストコミュニケーションには、シンプルな操作性で、非IT企業における65歳以上の社員でもストレスなく使いこなせる情報共有ツール「Stock」が最適です。
Stockの「ノート」に情報を残しておけば、チャットツールのように情報を見返す作業に時間をかける必要はなく、簡単に必要な情報にアクセスできます。また、ノートに紐づいた「メッセージ」を使えば、テーマが混ざらないので、一から説明を始める必要がなく、確認の手間が省けます。
最も簡単にチームの情報共有・管理ができるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
テキストコミュニケーションを苦手に感じる原因とコツまとめ
これまで、テキストコミュニケーションを苦手に感じる原因とコツを中心に解説しました。
テキストコミュニケーションは、テレワークの増加に合わせて重要性が増しています。しかし、テキストコミュニケーションを苦手に感じる社員も多いため、「メッセージの伝え方」や「メッセージへの反応」を周知し、円滑なやりとりができる環境を整えましょう。
ただし、コミュニケーション手段として「チャットツール」が使われがちですが、ツールの特性上”情報が流れやすい”という点に注意しなければなりません。そのため、＠情報が流れることなく確認でき、スムーズなやりとりも可能なツール」を使うべきなのです。
ただし、複雑な機能を備えたツールでは社員は使いこなせず、運用が頓挫して導入コストが無駄になります。したがって、テキストコミュニケーションに最適なのは、SITリテラシーに関わらず、誰もが簡単に情報共有・管理ができるツール「Stock」一択です。
ぜひ「Stock」でテキストコミュニケーションへの苦手意識を克服し、チームでの円滑なやりとりを実現しましょう。
