テレワークの普及とともに、ビジネスでも電話や対面以上にテキスト上でのコミュニケーションが増えました。そのため、今後もテキストコミュニケーションで「情報を正しく伝えること」はビジネスマンすべてに求められます。
しかしなかには、対面や電話でのコミュニケーションには慣れているが、テキストコミュニケーションには苦手意識があると悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、テキストコミュニケーションを苦手に感じる原因と押さえるべきポイントを中心にご紹介します。
- テキストコミュニケーションにて度々認識齟齬が起きる問題を解消したい
- テキストコミュニケーションに対する苦手意識の原因を知り、克服したい
- テキストの報連相と、対面での報連相の違いが現場に浸透していない
という方はこの記事を参考にすると、テキストコミュニケーションに対する苦手意識の原因と押さえるポイントがわかり、よりスムーズなやりとりが可能になります。
目次
テキストコミュニケーションの重要性
テキストコミュニケーションの重要性は、テレワークの導入拡大とともに増しています。
テレワークが多くの企業で導入されるようになり、今まで口頭で行っていたやりとりがメールやチャットを用いた、テキスト上でのやりとりに変わりました。対面では伝えられるニュアンスがテキストでは伝わらないので、テキストコミュニケーションでは認識齟齬の無いようにわかりやすく送ることが求められます。
また、テキストコミュニケーションは電話や対面での話し合いと違い、内容が記録として残ります。そのため、聞き逃しや「言った言わない」の問題が生まれず、トラブルを予防できるのです。
テキストコミュニケーションが苦手だと感じる原因
以下では、テキストコミュニケーションが苦手だと感じる原因をふたつ解説します。ビジネスでなくてはならないテキストコミュニケーションですが、苦手意識を持つ人は少なくありません。
孤独感を感じる
テキストコミュニケーションが苦手だと感じる原因のひとつは孤独感を感じるためです。
チャットツールやメールを使って、業務に関する話をすることはあっても、雑談をする機会は少ないので「コミュニケーションが減ってしまった」と感じやすいからです。とくに、テレワークの場合はテキストコミュニケーションが中心となり、対面での話し合いと違うので、孤独感や不安を感じる社員は多いです。
そのため、他の社員との繋がりが薄れたと考えるようになり、社員は孤独に感じてしまうのです。テレワークの場合は、孤独感を感じづらくするために、職場での勤務以上に報連相を徹底し、意識してコミュニケーションの機会を増やしましょう。
感情が伝わりづらい
感情が伝わりづらいこともテキストコミュニケーションが苦手だと感じる原因です。
テキストコミュニケーションは相手の表情が見えないため、対面でのやりとりや電話より感情が伝わりません。「相手の表情・意図・考えが分からない」状況のままコミュニケーションを続けると、認識齟齬のトラブルにも繋がってしまうのです。
とくに、部下のミスに対する上司からの指摘や注意などのネガティブな情報は、送り手が思う以上に受け手は重く捉えられがちです。表情が見えないからこそ、受け手が文書を読んだときを想像し、相手を思いやった言葉選びが重要になります。
テキストコミュニケーションのポイント3選
ここからは、テキストコミュニケーションのポイントを3つ解説します。テキストコミュニケーションに対する苦手意識の克服のために、以下3つのポイントを押さえると、すぐに円滑なやりとりができるようになります。
結論から始める
まずは、結論から始めることです。
結論から始めれば「これから何の話が続くのか」把握した状態で相手は内容を読み進められるので、内容の整理がしやすく、要点も確実に伝わります。また、結論の後に、根拠や理由が続くと読み手もスムーズに内容を理解できます。
一方、結論から述べるだけでなく、PREP法に基づいて、結論（Point）→理由（Reason）→具体例（Example）→結論（Point）の順に書けば、より分かりやすい内容になります。送り手と受け手の間で齟齬が生まれづらく、内容のわかりづらさによる確認作業が減ります。
5W1Hを意識する
テキストコミュニケーションへの苦手意識の克服には5W1Hへの意識も欠かせません。
「When（いつ）」「Where（どこで）」「Who（だれが）」「What（なにを）」「Why（なぜ）」「How（どのように）」の5W1Hを意識して書くと、誤解の生まれづらい文章が作成できます。なぜなら、事実ベースで会話が進められるので、相手によって受け取り方が異なる事態を防止できるからです。
情報を過不足なく丁寧に記載すれば、相手とのやりとりも少なく済みます。伝えたい内容が明確になり、テキストコミュニケーションが円滑に進めば、業務全体の効率化にもつながるのです。
簡潔に伝える
テキストコミュニケーションの3つ目のポイントは簡潔に伝えることです。
無駄の多い文章では、読み手は「何を伝えたいのか読み取れない」ので、要点のまとまった簡潔な文章にするべきです。簡潔な文章であれば、読み手の内容確認にかかる時間や情報を整理する負担を軽減できます。
また、曖昧な表現を使うと、文章を短くまとめづらくなるうえに誤解の生まれやすい文章になるので、曖昧な表現は使わないようにしましょう。そして、文章が長くなるようであれば、ビデオ通話などの他のコミュニケーションツールを利用するなど、臨機応変に対応することもポイントです。
【必見】テキストコミュニケーションに役立つITツール
以下では、テキストコミュニケーションに役立つITツールを紹介します。
テキストコミュニケーションには多くの企業でチャットツールが使われており、気軽なやりとりやスピーディなコミュニケーションが可能です。しかし、チャットツールは情報が次々に流れていくので、必要な情報へすぐにアクセスできません。
しかし、多機能なITツールではITリテラシーの差によって、ツールを使いこなせる社員と使いこなせない社員に分かれます。使いこなせない社員が一定数いるツールは社内に浸透せず、運用も失敗します。
そこで、情報共有・管理に必要な機能が備わった、誰もが使えるシンプルなITツールが求められるのです。したがって、シンプルな操作性で、非IT企業における65歳以上の社員でもストレスなく使いこなせる情報共有ツール：「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に情報を残しておけば、チャットツールのように情報を見返す作業に時間をかける必要はなく、簡単に必要な情報にアクセスできます。また、ノートに紐づいた「メッセージ」を使えば、テーマが混ざらないので、やりとりの際も背景の共有から始める必要がなく、確認の手間が省けます。
最も簡単にチームの情報共有・管理ができるツール「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
テキストコミュニケーションを苦手に感じる原因とポイントまとめ
これまで、テキストコミュニケーションを苦手に感じる原因とポイントを中心に解説しました。
テキストコミュニケーションは、テレワークの増加に合わせて、重要性が増しています。しかし、テキストコミュニケーションが苦手だと感じる社員も多く、原因は孤独感と感情が伝わりづらいことにありました。
そして、一般的にはコミュニケーション活性化のために「チャットツール」が使われる傾向があります。しかし、共有した情報も流れるうえに、コミュニケーションコストもかかるので、苦手意識が解消されません。
そこで、情報を正しく残せる情報共有ツールが必要ですが、複雑な機能を備えたツールでは社員は使いこなせず、運用が頓挫して導入コストが無駄になります。したがって、Stockのように、ITリテラシーに関わらず、誰もが簡単に情報共有・管理ができるツールが最適です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」でテキストコミュニケーションへの苦手意識を克服し、チームでの円滑なやりとりを実現しましょう。
