昨今、社内向けのWebサイトである「社内ポータルサイト」を介して情報共有をする企業が増えています。とくに、クラウド型は自社で開発したりサーバ等を管理したりする必要がないので、ITに関する知識がない企業でも手軽に使い始めることができ人気です。
 
しかし、「クラウド型の社内ポータルサイトを導入したいが、どのように選定したらよいか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、おすすめのクラウド型社内ポータルサイト6選と選定ポイントを中心に解説します。
 
という方はこの記事を参考にすると、自社にマッチする社内ポータルサイトが見つかるだけでなく、運用のポイントまで押さえられます。


「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」
社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」

<100人~数万名規模>の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します!
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目次

クラウド型社内ポータルサイトの導入メリット

クラウド型社内ポータルサイトの導入メリットは、おもに以下の2つです。
 
  • 業務効率が上がる
  • 社内ポータルサイトには、情報を整理できる「管理機能」や、欲しい情報がすぐに見つかる「検索機能」などが豊富に備わっています。そのため、情報連携を社内ポータルで改善することで、業務スピードの向上や業務品質の均一化が期待できるのです。
     
  • ナレッジ(知識・経験)が蓄積される
  • 社内ポータルサイトは、あらゆるナレッジ(知識・経験)が蓄積される場所になります。社内ポータルを通して社内wikiや業務ノウハウを共有することで、ナレッジが蓄積され、属人化防止につながるのです。
以上のように、社内ポータルサイトはあらゆる情報を蓄積でき、属人化の防止や業務効率の向上につながります。有効活用するために、業務にどのような利益をもたらすのかを把握し、具体的なイメージを持っておきましょう。
 
関連記事: 情報共有とは?情報共有ツールのメリット・デメリットやおすすめを紹介


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人気あり!おすすめのクラウド型社内ポータルサイト6選

以下では、おすすめのクラウド型社内ポータルサイトをご紹介します。
 
社内ポータルはあらゆる情報の入り口になるため、社内の重要なお知らせを常に掲示できなくてはなりません。また、社内で活用されるポータルサイトにするには、「知りたい情報に簡単にアクセスできること」を重視して構築しましょう。
 
そこで、「高精度の検索機能」を備えたサービスを選べば、情報を振り返りやすい体制が整います。とくに、どこに何の情報があるのかが分からなければ閲覧しないメンバーが出るため、「検索しやすい操作性やUI(画面デザイン)であるか」も重要なポイントです。
 
結論、社内ポータルサイトに最適なのは、社内のナレッジを簡単に一元管理でき、超高精度の検索機能で目的の情報に即アクセスできるツール「ナレカン」一択です。
 
ナレカンでは、「社内お知らせ機能」で簡単に情報を共有し、「ヒット率100%」の超高精度の検索機能で必要な情報をすぐに見つけられます。さらに、どのナレッジがどの程度活用されているかを把握できる機能もあり、効果的なナレッジ活用が実現可能です。

【ナレカン】100人以上の大企業のナレッジ管理に特化したツール

ナレカンのトップページ
 
「ナレカン」|社内のナレッジに即アクセスできるツール

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「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
 
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
 
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
 
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。

<ナレカンをおすすめするポイント>

  1. 【ナレッジの一元化】 ナレッジ管理に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
    記事形式で書ける「社内版wiki機能」、質問形式で聞き出せる「社内版知恵袋」、メールやチャット内のやりとりは「転送機能」を使って、ナレッジを残していくだけなので、誰でも迷わず使えます。
  2. 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
    「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「ゆらぎ検索」など、思い通りの検索が可能です。
  3. 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
    初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。

<ナレカンの料金>

ナレカンの料金プラン

  • ビジネスプラン:標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
  • エンタープライズプラン:管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
  • プレミアムプラン:「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様

各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。

ナレカン資料の無料ダウンロード

ナレカンで社内ポータル(社内お知らせ)を作成する手順

ナレカンの社内ポータルは以下の手順で作成します。
 
  1. まず、[設定]→[チーム設定の変更]の順で選択します。
  2. ナレカンで設定を開いている画面
     
  3. [「社内お知らせ」モード][+新規投稿]の順で選択します。
  4. 社内お知らせモードの設定画面
     
  5. サムネイル画像・タイトル・本文を入力し、[保存]を選択します。
  6. 社内お知らせモードの作成画面
     
  7. 公開ステータスを[非公開]から[公開]に変更します。
  8. 公開ステータスの変更画面
     
  9. 冒頭の画面に「社内お知らせ」として公開されます。
  10. ナレカンで社内お知らせが公開されている画面
以上が、ナレカンの社内ポータル(社内お知らせ)作成の手順です。このように、わずかな工数で全社員向けにアナウンスできるため、担当者の負担を軽減できます。


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【Stock】100人以下の中小企業の情報管理・共有に最適のツール

Stockは、非IT企業の65歳の方でも即日使いこなせるシンプルなツールです。
 
「Stock」の「ノート」にはあらゆる情報を残せるだけでなく、任意のメンバーにリアルタイムで共有できます。また、ノートには「メッセージ」や「タスク」を紐づけられるので、情報が分散する煩わしさを解消できるのです。
 
Stockのトップページ
 
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」

https://www.stock-app.info/

Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITの専門知識がなくてもすぐに使える
    「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
  2. 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
    作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
  3. 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
    直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。

<Stockの口コミ・評判>

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

加井 夕子さん、海野 紘子さん画像
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社
「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」
★★★★★ 5.0

当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。

江藤 美帆さん画像
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ(栃木SC)
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします!」
★★★★★ 5.0

元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

※最低ご利用人数:5ユーザーから

https://www.stock-app.info/pricing.html

Stockの詳細はこちら


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【Garoon】サイボウズが提供する大企業向けグループウェア

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<Garoonの特徴>

  • 社内ポータルを手軽に作成できる
  • ドラッグ&ドロップやテンプレート機能で、簡単に社内ポータルを作成できます。
     
  • 大規模企業向け
  • 同社が運営している「サイボウズOffice」と比較して、Garoonは、”企業規模が100名以上の企業向けツール”になっています。

<Garoonの機能・使用感>

  • お知らせ機能が充実している
  • 掲示板の”掲載期間設定”や”閲覧確認機能”を活用すれば、メールを使わずに全社へ周知できます。そのため、社員数が多い企業や掲示期間を設定して投稿したい場合に便利です。
     
  • 管理の負担が少ない
  • 特定のアプリのみを管理できる機能が搭載されているため、システム管理者の負担を分散させることができます。

<Garoonの注意点>

  • スケジュールが外部サービスと連携できない
  • Garoonには、スケジュール機能が備わっている一方、outlookやGoogleのカレンダーと連携できないため、予定が重複しない様に注意が必要です。
     
  • メッセージが埋もれる
  • 利用しているユーザーからは「メッセージが長くなると、過去のものが埋もれていき、検索機能が無いため、一つずつ遡らなければならない。 そのため検索機能をつけてほしい。」との声があります。(引用:ITトレンド

<Garoonの料金>

以下は、クラウド版の価格です。
  • 900円/ユーザー/月(~1,000ユーザー)
以下は、パッケージ版の新規ライセンスの料金です。
  • ランクA:600,000円/50ユーザー
  • ランクB:11,000円/1ユーザー(51~249ユーザー)
  • ランクC:10,000円/1ユーザー(250~499ユーザー)
  • ランクD:9,000円/1ユーザー(500~999ユーザー)
  • ランクE:8,000円/1ユーザー(1,000~2,499ユーザー)
  • ランクF:7,500円/1ユーザー(2,500~4,999ユーザー)
  • ランクG:要問合わせ(5,000~9,999ユーザー)
  • ランクH:要問合わせ(10,000ユーザー~)
 
関連記事: Garoon(ガルーン)とは?使い方や評判・サイボウズOfficeとの違いを紹介


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【kintone】サイボウズが提供する多機能なクラウドサービス

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<kintoneの特徴>

  • 独自の業務アプリを作成できる
  • プログラミングの知識を問わず、ノーコードで業務アプリを作ることが可能です。自社の業務内容や課題に合わせたアプリを作れるため、業務の効率化を図れます。
     
  • 多言語に対応
  • 表示言語は、日本語・英語・中国語・スペイン語に切り替えることができ、グローバル企業にも適しています。

<kintoneの機能・使用感>

  • データをグラフ化できる
  • 記入したデータをグラフ化する「レポート機能」が備わっています。リアルタイムでデータがグラフに反映されるため、更新の手間がかかりません。
     
  • 全文検索ができる
  • タイトルや条件、キーワードを絞り込んで全文検索が可能です。さらに、文字情報以外にも添付ファイルの中身まで検索対象となるため、必要な情報まで迅速にたどり着けます。

<kintoneの注意点>

  • 一定以上のITリテラシーが必要
  • アプリを自由にカスタマイズできる一方、高いITリテラシーがないと上手く活用できない可能性があります。
     
  • 高度な機能の実現は難しい
  • ユーザーからは「より高度な機能を実現しようとすると、JavaScriptの知識が必要になります。プログラミング経験のない方にとっては、カスタマイズの敷居が高いように思います。」といった声が寄せられています。(参考:ITreview
     
  • 検索がうまく反応しない
  • 「半角や全角、ローマ字の違いがあるとヒットしない」という声が寄せられています。ゆらぎ検索のような機能を求めている場合は利用が合わない可能性があるため注意が必要です。(参考:ITトレンド

<kintoneの料金体系>

  • ライトコース:1,000円/ユーザー/月
  • スタンダードコース:1,800円/ユーザー/月
  • ワイドコース:3,000円/ユーザー/月
 
関連記事: 初心者向け|kintone(キントーン)でできることやできないこと、評判とは


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【Concrete CMS】オープンソースのポータルソフト

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<Concrete CMSの特徴>

  • 誰でも無料で使える
  • Concrete CMSは、誰でも簡単にHPの運用ができるCMS(コンテンツ・マネージメント・システム)です。オープンソースなので誰でも無料で使えます。
     
  • ページの編集がしやすい
  • 編集したい部分をクリックするだけで編集できるので、ページを行き来する手間がかかりません。

<Concrete CMSの機能・使用感>

  • 使い方が詳しく記載されている
  • バージョンごとの勉強会の解説録画がアップロードされているため、難しい操作でも理解しやすいです。
     
  • セキュリティ対策が高い
  • IPアドレスブロック機能の搭載や暗号化して復号できない形式のパスワード設定など、万全のセキュリティ対策によって大企業でも安心して利用できます。

<Concrete CMSの注意点>

  • 運用に関する情報が少ない
  • Concrete CMSは国内利用者が少ないため、ほかのツールに比べて情報が少なく、コミュニティーで情報を調べる必要があります。
     
  • インストールするのに手間がかかる
  • Concrete CMSは、ホスティング環境もしくはローカル環境にインストール可能です。ただし、設定に手間がかかる点に注意しましょう。
     
  • 動作が重くなることがある
  • 利用しているユーザーからは「ドラッグ&ドロップで直感的に編集ができるというメリットが有る一方で、この機能を優先したため、読み込み速度が遅くなるケースが多々あります」との意見が挙がっています。(参考:ITreview

<Concrete CMSの料金>

オープンソースのサービスなので、完全無料で利用できます。
 
 
関連記事: Concrete CMS(旧concrete5)は使いやすい?料金や評判まで紹介


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【Notion】デザイン性の高い社内ポータルを作成できるツール

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Notionの特徴

  • かっこいいサイトを作れる
  • Notionは画像やページの編集の自由度が高い点が特徴です。そのため、かっこいい社内ポータルサイトを作りたい場合に役立ちます。
     
  • ポータル以外の機能も充実している
  • 社内ポータルを作るだけでなく、タスクやプロジェクト管理・データベース作成にも活用可能です。したがって、ひとつのツールであらゆる用途に活用したいという方に適しています。

Notionの機能・使用感

Notionで社内ポータルを作ったイメージ
 
  • テンプレート機能が充実している
  • Notionには豊富なテンプレートが用意されています。そのため、社内ポータルのトップページを作ったり、お知らせや社内wikiなどの体裁を整えたりするのに便利です。
     
  • 動作が重くなる場合がある
  • オリジナリティのあるページを自由に作成できる一方で、複雑な構造を作ると動作が重くなり、開くまでに時間がかかる点に注意が必要です。読み込みが遅いときは、履歴を削除すると解消できる場合があります。

Notionの注意点

  • 直感的に使いこなせない
  • Notionは構造化したサイトを作れるように、さまざまな編集機能が備わっています。一方で、「各機能がどのように使えるのかが分かりにくい」ため、ITに不慣れな場合は直感的に使いこなせない可能性があります。
     
  • 検索機能が使いづらい
  • 利用しているユーザーからは「検索機能にもう少しフィルターがあれば良いと思います。現在は、特定の情報を探すときにヒットしない場合があり、少し不便に感じます。」という声があります。(参考:ITreview

Notionの料金体系

以下は、Notion AIが含まれていない料金プランです。
 
  • フリー:無料
  • プラス:2,000円/ユーザー/月
  • ビジネス:3,000円/ユーザー/月
  • エンタープライズ:要問合わせ
 
関連記事: 【初心者向け】Notionは何がすごいのか?使い方や機能・危険性を解説
 
関連記事: 【無料あり】仕事や職場で使える情報・スケジュール共有アプリ7選


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無料から試せる!クラウド型社内ポータルサイトの比較表

以下は、クラウド型社内ポータルサイトの比較表です。(左右にスクロールできます。)なかには、無料から利用できるものもあるので、担当者の方は必見です。
 
ナレカン【一番おすすめ】 Stock【おすすめ】 Garoon kintone Concrete CMS Notion
特徴
100人以上の大企業のナレッジ管理に特化したツール
100人以下の中小企業の情報管理・共有に最適のツール
サイボウズが提供する大企業向けグループウェア
サイボウズが提供する多機能なクラウドサービス
オープンソースのポータルソフト
デザイン性の高い社内ポータルを作成できるツール
シンプルで簡単or多機能
シンプルで簡単(大手~中堅企業向け)
シンプルで簡単(中小規模の企業向け)
多機能
多機能
多機能
多機能
既読機能
【〇】
【×】
【〇】
【〇】
【×】
【×】
コメント機能
【〇】
【〇】
【〇】
【〇】
【×】
【〇】
注意点
法人利用が前提なので、個人利用は不可
5名以上での利用が前提
メッセージが埋もれる
一定以上のITリテラシーが必要
運用に関する情報が少ない
直感的に使いこなせない
料金
・無料プランなし
・有料プランは資料をダウンロードして確認
・無料プランあり
・有料プランでも1人あたり500円/月〜
・無料プランなし
・有料プラン(クラウド版)は900円/ユーザー/月~
・無料プランなし
・有料プランは1,000円/ユーザー/月~
完全無料で利用できます
・無料プランあり
・有料プランは2,000円/ユーザー/月~
公式サイト
「ナレカン」の詳細はこちら
「Stock」の詳細はこちら
「Garoon」の詳細はこちら
「kintone」の詳細はこちら
「Concrete CMS」の詳細はこちら
「Notion」の詳細はこちら
 
以上のように、ツールによって機能性や価格帯が大きく異なる点に注意しましょう。また、社内ポータルサイトは全社で使われるものなので、「何名規模で使うか」を想定して導入を検討するのがおすすめです。


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社内ポータルサイトの選定ポイント4選

以下では、社内ポータルサイトを選定するときに押さえるべきポイントを4つご紹介します。選定に失敗したくない方は必見です。

(1)簡単に操作できるか

1つ目のポイントは、「ITに詳しくないメンバーでも簡単に操作できるか」です。
 
社内ポータルサイトは全社員が利用するので、誰でも簡単に使いこなせるシンプルなツールが理想です。とくに、従業員数が多い企業では「年齢層」や「ITリテラシー」を考慮して選定しなければ、情報の更新や閲覧がされなくなってしまいます。
 
したがって、「便利そうだから」と多機能なツールを選ぶのではなく、必要な機能に過不足のないツールを選びましょう。

(2)スムーズに導入できるか

2つ目のポイントは、「スムーズに導入できるか」です。
 
社内ポータルサイトの導入には、様々な作業が伴います。具体的には、サイトの初期セットアップや運用ルールの制定、既存データの移行など、複雑で時間のかかる初期設定をしなければなりません。
 
また、運営元のサポート体制が手厚いかは、ツール運用の成功を左右するため、決裁者の承認を得るうえでも重要です。一方、サイト導入時に初期設定に関するサポートを受けられれば、担当者の負担を最小限に抑えつつ、スムーズな運用が開始できます。

(3)セキュリティ対策が万全か

3つ目のポイントは、「セキュリティ対策が万全であるか」です。
 
社内ポータルサイトは、自社が保有する様々な情報にアクセスすることができるサイトです。そのため、セキュリティ対策が不完全だと、不正アクセスによって社外秘の情報が漏えいしてしまう危険性もあります。
 
したがって、社内ポータルサイトを導入するときは、高セキュアなツールを選ぶようにしましょう。

(4)スマホからでも確認しやすいか

4つ目のポイントは、「スマホでも確認しやすいか」です。
 
職種によっては、オフィス外で社内ポータルサイトにアクセスする機会も少なくありません。たとえば、商談や営業で社外に出ている場合、スマホに対応していないツールでは社内ポータルサイトにアクセスするのに手間がかかってしまいます。
 
したがって、オフィス外でも快適に情報を参照できるよう、「ナレカン」のようにスマホでの利用にも最適化されたツールを選びましょう。
 
関連記事: 【無料あり】目的別!おすすめの情報管理ツール7選を比較


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社内ポータルサイトの基本的な使い方3選

以下では、社内ポータルサイトの使い方を3つ解説します。サイト導入後のイメージができていない方は、以下を参考にしましょう。

(1)社内掲示板にお知らせを掲載する

1つ目は、「社内掲示板へのお知らせ掲載」です。
 
社内ポータルサイトの「社内掲示板機能」を活用すると、共有したい情報を「お知らせ」として迅速に社員へ共有可能です。一般的には「企業情報」や「社内イベント」「社内FAQ」などが対象になります。
 
社内掲示板を通じて情報をリアルタイムで共有することで、情報共有のスピードが向上し、認識の齟齬も防げます。さらに、「お知らせ」として掲載した情報はサイト内に蓄積されて重要な社内資産となるため、「ナレッジ」として活用できるのです。

(2)マニュアルや社内情報を検索する

2つ目は、「マニュアルや社内情報の検索」です。
 
社内ポータルサイトには膨大な量の社内情報が保管されています。それらの情報を活用するためには、検索機能を使って目当ての情報を素早く抽出する必要があるのです。
 
しかし、精度の低い検索機能では、一度の検索で情報を絞りきることができない可能性があります。したがって、タグ検索やファイル内検索など、超高精度な検索機能が備わった「ナレカン」のようなサービスを選択しましょう。

(3)コメントを残してコミュニケーションを取る

3つ目は、「コメントを通じたコミュニケーション」です。
 
「コメント機能」があるポータルサイトでは、メールのように形式に縛られたやりとりではなく、対面に近い感覚でスピーディーに会話を進めることが可能です。一方で、他の話題と混ざって重要な情報が埋もれたり、確認漏れが生じたりするケースも少なくありません。
 
そこで、「共有したい情報」と「コメント機能」が紐づいたサービスを使えば、話題が入り乱れずにスムーズなコミュニケーションが実現します。
 
関連記事: 【無料あり】社内コミュニケーションツール・アプリ6選を一覧で比較


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社内ポータルサイトを導入すべき企業の特徴

社内ポータルサイトを導入すべき企業の特徴は、以下の通りです。
 
 
  • 社員数が多い企業
  • 社員数が多いと、一人一人の質問や問合せへの対応に多くの時間と手間がかかってしまいます。そのため、社内ポータルサイトで社員が自ら調べ、疑問を解決できる体制を整える必要があるのです。
     
  • ナレッジやスキルが属人化している企業
  • 業務に関するナレッジやスキルが属人化していると、「○○さんがいないからこの業務が進められない」という状況になりかねません。そのため、個人が有するナレッジやスキルをマニュアル化し、誰でも閲覧できる体制を整える必要があります。
 
上記の点を踏まえて、社内の情報共有に困っている場合は社内ポータルサイトの導入を検討しましょう。


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【解決策あり】ポータルサイトの運用が上手くいかない3つの原因

社内ポータルの運用が上手くいかない原因として、以下が挙げられます。事前に原因と解決策を押さえて、迅速に対応できるようにしましょう。

(1)欲しい情報が見つからない

1つ目の原因として、「目的の情報がすぐに見つからない」ことが挙げられます。
 
社内ポータルサイトに蓄積した情報は、活用されなければ意味がありません。しかし、検索機能が乏しかったり、情報の整理ができていないと「どこに、何の情報があるのか分からない」という問題に直面するのです。
 
したがって、誰でも簡単に欲しい情報にアクセスできる体制に改善していきましょう。具体的には、高精度の検索機能やフォルダ機能が備わっているツールの導入が効果的です。

(2)明確な運用ルールがない

2つ目の原因として、「明確な運用ルールがない」ことが挙げられます。
 
運用ルールが明確でないと、メンバーによって情報の共有方法が異なったり、情報が散乱したりする事態につながります。したがって、ポータルサイトの作成や管理に関するルールを策定して、情報を見やすく管理しましょう。
 
また、運用ルールだけでなく、テンプレートを用意する方法も効果的です。社内ポータルで文書を共有する場合、テンプレートを使えば項目に従って情報を入力するだけで文書を作れるうえ、体裁も統一できます。

(3)設計が合っていない

3つ目の原因として、「自社に合った設計になっていない」ことが挙げられます。
 
たとえば、一から社内ポータルを構築した場合「情報がどこにあるのか分かりづらい」「情報にたどり着くのに工数がかかる」といったトラブルが起こりがちです。以上のように、情報へのアクセス性が悪ければ、サイトを構築しても使われなくなってしまいます
 
したがって、自力で社内ポータルを構築するのに不安がある場合は、「自社に合わせたフォルダ・ルール設計」を支援する「ナレカン」のような、手厚いサポート体制が整ったサービスがおすすめです。


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おすすめのクラウド型社内ポータルサイトまとめ

ここまで、おすすめのクラウド型社内ポータルサイトや選定ポイント、上手く運用できない原因をご紹介しました。
 
クラウド型社内ポータルサイトで社内情報を一元化すれば、格納場所が分散していた資料やデータを体系的にまとめられ、仕事で活用しやすくなります。また、全社共通で周知したい情報もスムーズに共有できるので、業務効率の向上が期待できるのです。
 
なかでも「検索性の高いサービス」であれば、共有した情報をあとから簡単に振り返ることができます。一方、多機能で複雑な操作性の社内ポータルを導入すると、利用する社員が使いこなせいため「誰でも簡単に使える操作性やデザインのサービス」を選びましょう。
 
結論、社内ポータルサイトの構築には、シンプルな操作性で簡単に情報共有ができ、高精度の検索機能で欲しい情報がすぐに見つかる「ナレカン」が最適です
 
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、ナレッジ管理・共有のストレスを解消しましょう。


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代表取締役社長 澤村大輔
この記事の監修者
株式会社Stock
代表取締役社長 澤村大輔

1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所(NRI)に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ(現:株式会社Stock)を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、チームの情報を最も簡単に管理できるツール「Stock」を正式ローンチ。
2020年、DNX VenturesEast Venturesマネーフォワード等のベンチャーキャピタル(VC)から、総額1億円の資金調達を実施。
2021年、東洋経済「すごいベンチャー100」に選出。
2024年、100名~数万名規模の企業のナレッジ管理の課題解決のために、社内のナレッジに即アクセスできるツール、「ナレカン」をαローンチ。

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