企業にとって、情報は重要な経営資源であり、業務効率化や生産性向上には必要不可欠です。こうした情報を適切に管理する方法として、「情報の一元管理」があります。
とはいえ、一元管理の重要性は分かっていても社内全体での一元管理が実現できず、情報が散在していることに悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、一元管理の概要やメリット・デメリットを中心にご紹介します。
- 「一元管理とは何か」を正確に理解して、社内での一元管理を推進させたい
- 一元管理のメリットやデメリットを理解したうえで、導入するITツールを検討したい
- 情報の一元管理ができていないので、ポイントを押さえ改善に役立てたい
という担当者の方は今回の記事を参考にすると、一元管理について深く理解しながら、実践する際の具体的なイメージができるようになります。
目次
一元管理とは？
以下では、一元管理の概要をご紹介します。社内で実践できている企業は、既に一元管理に対する知識を全社員で共有できているのです。
一元管理と一括管理の違い
一元管理と似た言葉には、一括管理があります。それぞれの意味は以下の通りです。
- 一括管理
- 一元管理
個々の部署や担当者が管理していた情報を一か所に集約して管理する方法です。
社内情報を一か所にまとめるだけでなく、管理方法まで統一する方法です。
このように、異なる管理方法で集約する一括管理よりも、同じ管理方法で集約する一元管理であれば、集積したデータや情報をより効率的に活用できるようになるのです。
経営資源を一元管理する重要性
企業が業績を上げるには、経営資源を一元管理して適切な経営判断ができる環境が必要であるからです。
一般的に、企業の経営資源は「ヒト」「モノ」「カネ」「情報」の4つの要素から成り立ち、とくに「情報」の一元管理は円滑な経営の要となります。企業が取り扱うべき情報は日々増え続けているので、適切に管理しなければ有益な情報を活用できません。
たとえば、顧客データや業務ノウハウ、生産管理データなどあらゆるカテゴリーの社内情報を統合されたデータベースに一元管理できると、生産フローや問い合わせ処理などの業務が効率化されるのです。
また、一元管理によって誰でも社内情報を確認できる場がつくられるため、部署やチームごとで発生する情報の属人化防止にも役立ちます。
【簡単解説】ビジネスにおける一元管理の2つのパターン
ビジネスにおける一元管理のパターンには「個人業務」と「社内業務」があります。チームで管理すべき情報と個人で管理すべき情報を棲み分けて管理しなければならない点に注意です。
個人業務の一元管理
個人業務で管理すべき情報は以下の通りです。
- 書類やデータの一元管理
個人業務に使用する書類やデータが該当します。議事録や報告書などのデータを一元管理すると、一ヶ所に情報が集約されるので、チームメンバーはいつでもファイルやフォルダを確認できます。したがって、メールにファイルを添付して送信したり、書類を印刷したりする手間がかかりません。
- スケジュールの一元管理
スケジュールも一元管理するのが大切です。たとえば、各取引先との面談予定をWordやExcelでファイルごとに管理していると進捗確認の際に即答できなかったり、ダブルブッキングを引き起こしたりします。そのため、スケジュールは可視化して管理する必要があります。
- タスクの一元管理
「いつまでに何をしなければならないのか」を明確にしてまとめておけば、業務の優先順位が頭で整理されます。しかし、タスクの一元管理によって、抜け漏れや焦りによるミスの発生を防げるのです。
このように、社員自身で把握する個人の業務情報であったとしても、一元管理をすると情報の整理ができ、業務工数の削減や人的ミスの発生を防げます。
社内業務の一元管理
社内全体・チーム全体で一元管理すべき情報は以下の通りです。
- 顧客の一元管理
顧客との良好な関係を築くのにも一元管理は役立ちます。たとえば、顧客の名刺や契約書、問い合わせ情報などの顧客情報をまとめれば、「どの分野に興味があるのか」「何を重視する傾向にあるのか」詳細な分析ができます。そのため、顧客のニーズに沿った提案ができるきっかけとなるのです。
- 在庫の一元管理
商品や材料の見積もり・受注・売上状況・発注・仕入れなどの在庫情報を一元管理できると、部署間の連携不足による人的ミスの発生が発生しません。したがって、正確な在庫状況を確認できるので、余剰在庫を減らし在庫切れを防ぎます。
- 経費の一元管理
会議費や旅費交通費、物品購入費などの経費精算業務は多大な時間がかかるうえ、不正や漏れがあってはなりません。こうした経費精算業務でも、一元管理を活用すると経費精算のフローを整えながら人的ミスを減らせます。
このように、全社で必要な情報を一元管理する体制ができれば、社員のミスの発生を防いだり生産性向上に繋がったりするのです。
一元管理の3つのメリット
以下では代表的な3つのメリットについてご紹介します。代表的なメリットを押さえて、社内に一元管理の必要性を認識させるのに役立てましょう。
業務効率化
一元管理のメリットのひとつとして、業務効率化が挙げられます。
情報の一元管理によって「単純作業がなくなる」「必要な情報がすぐに見つかる」など、社内のあらゆる業務の効率化が進むのです。
たとえば、社内情報が複数の場所で管理されている場合、必要な情報を手に入れるには管理場所をほかの社員に聞いたり、わざわざ足を運んだりする必要があります。このような手間は、作業時間が阻害され作業効率の低下に繋がりかねません。
一方、情報の一元管理が浸透している状態では、即座に必要な情報へアクセス可能です。また、業務ノウハウにおいても、新入社員や他部署の人が優秀な社員の知見を素早く閲覧でき、各社員を教育するよりも、スキルアップのプロセスを効率化させます。
円滑なコミュニケーションの実現
円滑なコミュニケーションの実現も一元管理のメリットです。
情報の一元管理は、社内情報をひとつの管理方法でまとめるため、経営層と現場、営業と開発などの間にある壁を取り払うのに役立ちます。
たとえば、情報の管理方法が部門や立場ごとに異なる場合、情報共有のハードルが高まります。その結果、業務以外のコミュニケーションも減少し、部門間の円滑な情報共有も少なくなってしまうのです。
一方で、情報の一元管理をすれば部署を越えた情報共有であっても、情報はデータでツール上に一元管理されているので、同じツール上でコミュニケーションが完結する点がポイントです。
情報の活用が活発化
情報の一元管理により、情報の活用が社内で活発になることもメリットのひとつです。
情報が一元管理されていない環境は大切な社内情報が分散していたり、体系的に整理されていなかったり情報を有効活用できる状態ではありません。一方、一元管理によって社員全員が共通する情報にすぐアクセスできる環境があれば、社員同士の情報格差は軽減され属人化の防止に繋がるのです。
その結果、効率的に業務が進行するようになり、さらに情報が蓄積されて活用が促進されるという好循環が生み出せます。
一元管理の2つのデメリット
膨大な社内情報の一元管理は、人力では限界があるのでITツールの存在が欠かせません。しかし、一元管理に必要なITツールに関して、以下のような考慮すべき2つのデメリットがあります。
複雑なツールでは社内に浸透しない
社内情報の一元管理を実現するツールは、「多機能」かつ「高性能」という特徴があります。多機能や高性能なツールは便利な一方、複雑で使いこなせなず、結局導入しても浸透しない問題があります。
たとえば、ITツールが多機能で高性能でも「操作が難しい」と、ITリテラシーのある一部の社員しか利用できない状況が発生します。ツールは全社で利用されて効果を発揮するので、費用対効果が悪いまま使い続けることになってしまうのです。
したがって、ITリテラシーの異なる社内に導入する場合には、ITに詳しくない社員でも簡単に操作できる「Stock」のように、シンプルなツールが必要です。
コストが高額
多機能で高性能なITツールは、運用コストが高くなる傾向にあります。
情報の一元管理は重要ですが、あくまで企業の生産性を高めるための手段のひとつなのでコストは抑えるべきです。
したがって、自社に必要な機能が過不足なく備わったITツールを選びましょう。必要以上の機能を持つツールは高いコストがかかるうえ、社内で浸透しません。
情報の一元管理を効率化するポイント
ここでは、情報の一元管理を効率化する際に押さえるべき3つのポイントを解説します。作業時間の短縮やスムーズな情報共有による業務効率化には、以下のポイントが欠かせません。
目的を社内で共有する
まず、情報を一元管理できるツールの導入前に、全社員へ導入目的を共有しましょう。
トップダウンの指示だけで運用させる方法では、ITツールを扱うこと自体が目的となり、社内全体で情報を共有・活用する環境は生まれません。
また、導入目的を事前に共有しておけば、実務のなかで運用方法の改善点が出てきた際にも、より目的に近い方向へ修正できます。
つまり、問題が発生した際にその場しのぎの表面的な解決ではなく、本質的な解決に繋がるのです。
情報が流れないツールを選ぶ
情報の一元管理には、情報が流れないツールを選ぶのも大切です。
情報の一元管理の本質は、集積した情報の有効活用にあり、社内情報が埋もれてしまう環境は一元管理ができている状況とは言えません。
たとえば、ビジネスチャットツールで社内情報を管理している場合、重要なファイルを共有したメッセージがほかのメッセージで流れていってしまい、必要なときに遡って情報を探さなくてはなりません。
したがって、ツールを選ぶ際は、社内で共有された情報が流れずに蓄積できるかに注目しましょう。後から振り返りやすいツールで管理しておけば、情報が見つからないストレスが発生しません。
情報へ高いアクセス性のあるツールを選ぶ
情報へ高いアクセス性があるかもツールを選ぶうえで重要です。
企業が取り扱う情報は膨大な量であり、日々の業務のなかでさらに増え続けます。そのため、膨大な社内情報から、瞬時に目的の情報を探し出せなければ、情報の一元管理ができているとは言えません。
したがって、情報の活用を促すには、導入するITツールに誰でも簡単に必要な情報へアクセスできる機能が搭載されている必要があります。
非IT企業でも情報の一元管理が簡単にできるツール
以下では、非IT企業でも情報の一元管理が簡単にできるツールをご紹介します。
業務効率化や会社の生産性の向上には、個人業務だけでなく社内全体で情報を一元化する必要があります。しかし、紙やWord、Excelなどアナログな管理ではファイルが増え続けるうえ、中身を確認しなければ新旧も判断できないので適切に管理できません。
したがって、一元管理にはITツールを活用して、ファイル化された情報や各社員のタスク情報をまとめて管理しましょう。しかし、多機能で高性能なツールでも、複雑な操作性では全社で使いこなせません。
そのため、自社に必要な機能に過不足のない「シンプルさ」が大前提です。結論として、非IT企業のメンバーでも、即日で社内情報を管理できる過不足のない情報管理ツール：「Stock」一択です。
Stockの「ノート」にあらゆる社内情報を蓄積させて、任意のメンバーにリアルタイムで共有されます。また、「メッセージ」「タスク」がノートに紐づいているので、コミュニケーションの円滑化や効率的なタスク管理も実現します。
チームの情報を最も簡単に一元管理できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
情報の一元管理の概要やメリット・デメリットまとめ
ここまで、一元管理の概要とメリット・デメリットを中心に解説してきました。
一元管理は、個人業務のみならず社内業務でも必要であり、社内全体で実施すると情報管理を基点とした業務効率化が見込めます。また、効率的に一元管理するには「確実に情報が流れず、情報へのアクセス性高く蓄積できるツール」が必須です。
しかし、多機能で高性能でも操作が複雑だと全社員が使いこなせず、結局使わなくなるうえ、高額な利用料金を払い続けなければならなくなってしまうのです。
したがって、Stockのように、非IT企業の65歳以上の社員でも、即日で正確に情報の一元管理ができるツールを使うと、社内のストレスなく一元管理を実現できます。非IT企業を中心に200,000社以上に導入され、属人化の解消や生産性向上に貢献しています。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して社内に分散した情報を一元管理し、業務効率化を実現しましょう。
