職場での会議を効率的に進めるためには、事前にアジェンダを用意する必要があります。アジェンダで話し合う内容をあらかじめ明確にすれば、会議当日のスムーズな進行につながるのです。
一方で、「どのようにアジェンダをつくれば良いのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、会議アジェンダの意味や書き方のコツ、無料で使えるテンプレートを中心に解説します。
- 部下にアジェンダとレジュメの違いや基本的な書き方を理解してもらいたい
- 打合せや会議で使えるテンプレートを探している
- スピーディーにアジェンダを作成・共有できる方法が知りたい
という担当者の方は今回の記事を参考にすると、会議アジェンダの書き方やテンプレートが入手できるうえ、アジェンダの作成・管理を効率化する方法も分かります。
目次
会議におけるアジェンダとは
ここでは、「アジェンダを作成する目的」と「アジェンダと議題の違い」を解説します。まずは、会議を効率よく進めるためにも、アジェンダの意味を正しく理解しましょう。
アジェンダの意味とは
アジェンダとは、予定している会議の内容をまとめたものを指します。
アジェンダの目的は、会議の内容や目的を把握することで、メンバーが議論を効率よく進めるためです。したがって、アジェンダは事前に作成して参加メンバーと共有しておく必要があります。
また、アジェンダは事前に共有するだけでなく、会議の冒頭に口頭で説明したり、会議に参加できなかったメンバーにメールで送ったりすることもあります。
アジェンダと議題・レジュメの違いとは
アジェンダと議題・レジュメは、以下のように意味が異なります。
| 意味 | |
|---|---|
| アジェンダ |
予定している会議の概要をまとめたもの |
| 議題 |
会議で議論する問題のこと |
| レジュメ |
会議で議論する内容をまとめた資料のこと |
アジェンダは「予定している会議の全体像」を示し、議題やレジュメはより細かな「会議中に討論する具体的な内容」を指します。つまり、会議のスケジュールや全容を把握するためにはアジェンダが必要なのです。
会議アジェンダの必要性とは
以下では、会議アジェンダの必要性を3つご紹介します。
- 会議の方向性が定まる
- 会議の生産性が上がる
- 時間を有効に使える
会議のアジェンダを用意する必要性の一つとして、会議の方向性が定まる点が挙げられます。アジェンダを共有することで、会議の目的や決定事項をメンバーが把握しながら、話題が逸れることなくゴールに向けた話し合いができるのがメリットです。
会議に参加するメンバーへ事前にアジェンダが共有されれば、それぞれが会議に向けて確認や準備ができます。たとえば、会議前に議題を検討する時間もできるため、意味のあるミーティングになるのです。
会議を予定通りに終えるには進行役だけでなく、参加メンバー全員が時間配分を把握しておくことが理想です。アジェンダに各議題に使える目安時間を記載しておけば、限られた時間を有効に使えます。
以上の3点から、会議アジェンダは必要だといえます。担当者は、アジェンダのメリットを最大限活かせるような分かりやすいアジェンダを作ることが求められます。
【無料】会議アジェンダのテンプレート3選
以下では、会議アジェンダの無料テンプレート3選をご紹介します。テンプレートを利用して、効率的に会議アジェンダを作成しましょう。
（1）シンプルな会議アジェンダのテンプレート
こちらは、シンプルな会議アジェンダのテンプレートです。
会議の概要を紙1枚でまとめられる点が特徴です。また、参加者欄を記入することもできるほか、項目をさらに追加することも可能です。
（2）採番付きの会議アジェンダテンプレート
こちらは、Microsoftが提供する採番付きの会議アジェンダテンプレートです。
文章を改行すると自動で採番されるので、アジェンダの体裁を整えるのに役立ちます。会議の開催概要と議題をラインで分かりやすく区別できる点も特徴です。
（3）Excelで使える会議アジェンダテンプレート
こちらは、Excelで使える会議アジェンダテンプレート画像です。
議題ごとに目安時間を書き込めるので、会議当日のタイムマネジメントに役立ちます。
会議アジェンダの作り方6ステップ
会議のアジェンダの書き方に迷う場合は、以下の手順で作成しましょう。
- 会議当日に話し合う予定の議題を列挙する
- 各議題における所要時間を確認する
- 議題の緊急度や重要性を踏まえて話し合う議題の順番を決める
- 各議題における情報を整理する
- アジェンダの体裁を決める
- 体裁に合わせて各議題の情報をアジェンダに記載する
会議のアジェンダは、いきなり書き始めると分かりにくい内容になったり、無理のあるスケジュールになってしまったりする恐れがあります。したがって、議題や書く予定の情報を整理してから作成しましょう。
【担当者必見】経営会議アジェンダの作成例
以下では、定例の「経営会議」のアジェンダの実際の作成例をご紹介します。アジェンダを作成するのに実際の例を参考にしたいという担当者の方は必見です。
会議アジェンダは上記のように作成するのが基本です。ただし、会議の目的や議題によって項目や内容を変え、適切なアジェンダを作成しましょう。
会議アジェンダをつくる4つのコツ
ここでは、会議アジェンダをつくる4つのコツを解説します。会議がスムーズに進められるアジェンダを共有している企業は、以下のポイントを確実に押さえています。
（1）議題を詰め込みすぎない
1つ目に、アジェンダには議題を詰め込みすぎないように注意しましょう。
会議の時間に対して議題が多すぎると、すべての議題に十分な時間が割けず、話し合いが浅くなってしまいます。結果、話し合いの時間を設けたにも関わらず「納得感のない結論」で終了してしまうのです。
そのため、「議題ごとに時間配分を決める」「議題をひとつに絞って深く話し合う」などの工夫をしましょう。
（2）会議のゴールを明確化する
2つ目に、会議の最終的なゴールを明確化することも不可欠です。
会議におけるゴールを明らかにすると、メンバーが結論の方向性に共通認識を持てるので、会議の時間が不必要に伸びることがありません。さらに、最終的なゴールを明確化すれば、会議終了後にやるべきタスクを決めやすくなる効果も得られます。
したがって、決められた時間内で議論をスムーズに進めるには、あらかじめ会議のゴールを決めることが重要なのです。
（3）必要事項は過不足なく記載する
3つ目に、会議アジェンダには、必要事項を過不足なく記載することが重要です。
メンバーが正確な会議内容を把握するには、アジェンダを抜け漏れなく書かなければなりません。そのため、以下の項目も含めて作成しましょう。
| 項目 | 詳細 |
|---|---|
|
会議名 |
開催する会議名を記載します。一方、定例のように定期的に開催される会議では「議題」の箇所で差別化を図ります。 |
|
日時 |
開催日時を記載します。時間まで正確に記載されていなければならない点に注意しましょう。 |
|
場所 |
会議室名などの開催場所を記載します。とくに、社外メンバーと会議を実施する場合は、開催場所が誰でも判別できるように記載する必要があります。 |
|
目的 |
参加メンバーが何のために会議を実施するのかを理解できるように記載します。 |
|
議題(時間配分) |
話し合う議題と必要な時間を記載します。時間配分を記載すれば、当日のタイムマネジメントにも役立ちます。 |
|
参加者(氏名・人数など) |
会議の参加者を記載します。参加者の役割や役職をあらかじめ書いておけば、円滑な進行につながります。 |
|
配布資料 |
配布資料がある場合には、配布資料欄をつくり記載します。 |
|
備考 |
参加者が自由にメモを残せる備考欄をつくりましょう。各メンバーの発言や会議後のやるべきことを記録するのに役立ちます。 |
以上のように、基本的な必要事項を用意しておけば、会議もスムーズに進められるのです。一方、アジェンダを一から作成するのは非効率なので、テンプレートを登録できる「Stock」のようなツールを使う企業も増えています。
（4）時間配分に余裕をもつ
4つ目に、時間配分に余裕を持つことです。
時間配分に無理があるスピードの速すぎる会議では、参加メンバーにとっては意見が出しづらく、本来得られたはずの良い意見やアイデアが得られなくなってしまいます。
そのため、時間内で議論が終わるかどうかを考え、会議の非効率な点や省略できる点があれば見直しましょう。また、質疑応答の時間を設けると、メンバーの疑問点や不安要素をその場で解決できます。
【知らなきゃ損】議事録やアジェンダの管理におすすめのツール
以下では、議事録やアジェンダの管理におすすめのツールをご紹介します。
WordやExcelで議事録やアジェンダを作ると、会議のたびにファイルが増えて「議論で使ったファイルが見つからない」という事態になりかねません。さらに、ファイルをメールやチャットで共有すると、ほかのメッセージで埋もれてしまうのです。
そこで、アジェンダや議事録の作成・管理には「ノート型ツール」を使いましょう。ノート型ツールはあらゆる情報を保存できるノートが備わっているので、ファイルをつくる必要がなく、データが管理しやすいのです。
ただし、多機能なツールは使いこなせない可能性があるので、必要な機能に過不足がないシンプルなものにしましょう。結論、導入すべきツールは、非IT企業の65歳の方でも簡単に使えるノート型ツール「Stock」一択です。
Stockの「ノート」にはあらゆる情報をストックできるうえ、「テンプレート」で誰でも簡単にアジェンダを用意できます。また、ノートは「フォルダ」で見やすく整理でき、高性能な検索機能もあるので、必要なアジェンダをすぐに探し出せるのです。
最も簡単に会議の情報を管理できるツール「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
会議アジェンダの作り方やテンプレートまとめ
ここまで、会議アジェンダの作り方やテンプレートを中心に解説しました。
アジェンダは、「予定している会議の内容・全体像を示したもの」を指し、会議を効率良く進めるには不可欠です。また、テンプレートを使うと体裁を整えたりデザインを考えたりする必要がないので便利です。
しかし、WordやExcelでは「ファイル管理が面倒」「どこに保存したのか分からなくなる」などの問題があります。そのため、アジェンダや議事録などの何度も見返す資料には「わずかな操作で目的の情報にアクセスできるツール」で管理しましょう。
結論、自社が導入すべきなのは、あらゆる情報をストックする「ノート」があり、非IT企業の65歳の方でも迷わずに使える『Stock』一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、アジェンダや議事録をシンプルに管理しましょう。
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