業務進捗や引き継ぎ事項を次の担当者へ伝える「申し送り」の業務は、後任者が滞りなく仕事を進めるために必須です。申し送りの際に伝えるべき情報として「申し送り事項」があり、作業ミスをしないように正確に伝える必要があります。
しかし、「どのように申し送りを書けば良いのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、申し送り事項の概要から書き方のコツ、例文を中心に紹介します。
- 申し送りの意味や、書くべき事項を教えて欲しい
- 看護・介護・営業職の申し送りの例文を参考にしたい
- 申し送り事項をスムーズに作成・共有したい
という方はこの記事を参考にすると、申し送りのコツが分かるほか、スタッフの業務負担を解消する管理方法も見つかります。
目次
申し送り事項とは
ここでは、申し送り事項の言葉の意味を解説します。なかには、「申し送り事項」と類似する言葉もあるので、違いを理解しておきましょう。
申し送り事項の意味・言い換えとは
ビジネスにおける「申し送り事項」とは、前任者が担当している業務を後任者へ引き継ぐときに伝える情報を指します。
申し送りは、担当者が定期的に変わる仕事で必要とされ、主に看護や介護の現場で実施されています。たとえば、「施設利用者の体調や家族からの連絡事項」「施設内でのトラブルや未対応の業務の共有」などが申し送りで伝えるべき内容です。
一方で、申し送りで伝えた情報に不足がある場合、後任者が業務ミスする原因になりかねません。そのため、申し送りの際に必須の項目を「申し送り事項」として定めて、重要な情報が確実に共有される環境を整えましょう。
申し送りと引継ぎの違い
似た意味で使われることの多い「申し送り」と「引継ぎ」ですが、厳密には意味が異なります。
「申し送り」は、複数人が交代制で行っている業務の必要情報を伝え合うという意味合いで使われます。一方、「引継ぎ」は前任者が退任するときに、後任者へと業務内容を伝達するという意味です。
このように、「申し送り」も「引継ぎ」も前任者から後任者へ情報を伝達するという点は同じですが、使われるのが交代時か退任時かという違いがあります。
申し送りの目的とは
ここでは、申し送りの目的を解説します。以下で紹介する2つの目的をスタッフに周知して、申し送り業務の抜け漏れを予防しましょう。
情報共有を円滑にする
申し送りの目的には、施設内における情報共有の円滑化があります。
看護や介護の現場では多くの情報をやりとりするので、情報を正しく共有しなければ、利用者一人ひとりに対して適切な対応ができません。そこで、申し送りで日々の情報を共有すれば、利用者の状況をスタッフ全員が把握できるようになります。
以上のように、スタッフが共有認識をもって業務に取りかかれるので、毎回質問したり業務がストップしたりする無駄をなくせるのです。
業務を見える化する
各担当者の業務を見える化する点も、申し送りの目的のひとつです。
申し送りノートには、前任者が完了させた仕事のほか、残っている作業が記載されているため「後任者が取り組むべき業務」を簡単に把握できます。業務が見える化されていれば、作業の優先順位も立てやすくなり、仕事をスムーズに完了させられるのです。
このように、申し送りは業務を可視化し、各スタッフのタスクを整理できるため、仕事を進めやすくする効果があります。
申し送りを書くときの4つのコツ
ここでは、申し送りを書く4つのコツを紹介します。以下を参考にすると、伝わりやすい申し送りノートができるほか、共有漏れのリスクも抑えられるようになるので必見です。
（1）伝えたい情報を整理する
必要な情報を過不足なく後任者に伝えるためにポイントを整理しましょう。
後任者は申し送りをもとに業務に優先順位を付けます。申し送りノートが整理されていない場合、理解するのに時間がかかったり、間違った解釈をしたりする可能性があるので、誰が読んでも分かる文章にする必要があります。
引き継ぎ後に何度も質問しなければならない状況を避けるためにも、申し送り事項は「シンプルかつ過不足なく」書くことが大切です。
（2）事実と主観の意見を区別する
申し送りをする際には「実際のデータ（事実）」と「個人の考え（意見）」を区別しなければなりません。
事実と意見を区別せずに伝えた場合、後任者が状況を正しく理解できなかったり、タスクが不明確になったりして最終的に判断を誤ってしまう恐れがあります。
そのため、申し送りの際には「事実」と「意見」を分けて記載しましょう。たとえば、データの横に「この順序で仕事を進めていくと効率がいい」などのポイントを添えると、引き継ぎ後もスムーズに業務を進められます。
（3）項目別に分けて伝える
申し送りは、伝達事項を項目別に分ける必要があります。
たとえば、記載すべき項目をあらかじめ用意していない場合、人によって書き方がバラバラになり見づらいと言えます。一方、書くべき項目を押さえておけば前任者がどこに何を書けば良いのか分かるうえ、後任者も内容を瞬時に把握できるのです。
したがって、申し送りノートには「日時・記入者・業務内容・所感・特記事項」と項目を設けて、分かりやすく端的に記載しましょう。
（4）テンプレートを準備する
申し送りのテンプレートをあらかじめ作成しておくこともポイントのひとつです。
適切に項目が分けられていたり、分かりやすい体裁になっていたりすると、申し送りの内容がひと目で分かります。とはいえ、申し送りはあくまで情報共有の手段であり、体裁づくりに毎度時間をかけていてはかえって業務の効率が悪くなってしまいます。
一方、事前に「テンプレート」を作成しておけば、わざわざ体裁を整える手間がなくなり、見やすい申し送りノートを簡単に作成できます。たとえば、「ナレカン」のようなツールで申し送り事項をテンプレート化すると、記載がスムーズに進むのでおすすめです。
職種別！申し送り書を書く時のポイントとは
ここでは、申し送り書を書く時のポイントを、職種別に解説します。具体的な必要事項も紹介しているので、担当者の方は必見です。
看護師・介護職
看護師・介護職の申し送り書で記載すべき項目は、以下の通りです。
- 施設利用者の体調の変化・必要な処置
- 施設利用者からの要望
- 家族からの連絡事項
- 施設内でのトラブル
- 未対応の業務の共有
以上のように、患者に関する情報を確実に共有しておけば、交代勤務が実施されている看護・介護の現場でも、継続して適切なケアを提供できます。
警備員
警備員の申し送り書では、以下の内容を記載しましょう。
- 警備中に生じた事案
- 警備中に講じた措置
- 警備中に確認したこと
- 警備中に気になったこと
このように、警備中に生じた問題やその対応を後任者へ伝えることで、メンバー同士が連携しながら、スムーズに職務を遂行できるのです。
営業職
営業職の申し送り書で記載すべき項目は、以下の通りです。
- 商談の進捗状況
- 取引先の決済者
- 取引先の印象
- 取引先との対応時のコツ
このように、取引先に関する情報を共有すれば、後任者が顧客との信頼関係を築きやすくなるので、ビジネスを円滑に進められます。
【職種別】申し送りの例文3選
ここでは、申し送りの例文を職種別（看護師、警備員、営業職）で紹介します。以下を参考に、短時間で申し送りの文を作成しましょう。
看護師
新規の入院患者に関する申し送り
【申し送り事項】
田中太郎さんは70歳です。明日、〇〇手術を受けるため入院されました。
ADL（日常生活動作）は制限なし、独歩可能です。
明日の手術に向けて食事制限の説明をしており、本人にも理解をいただいています。
同意書も記入済みです。
よろしくお願いいたします。
上記のように、事実ベースで申し送り事項を記載すると、内容がシンプルで利用者の状況が分かりやすくなるのです。
警備員
早番から遅番への警備に関する申し送り
【申し送り事項】
4月5日（木）22時ごろ、A棟3階で雨漏りしているとの報告がありました。
確認したところ、配管が劣化で損傷しており、そこから漏れていることが判明しました。破損した部分には、布を巻いて応急措置をしました。
4月6日（金）8時に工事会社を手配したため、対応よろしくお願いいたします。
上記のように、日付や時間を詳細に記録し、後任者との認識のずれが生じないようにしましょう。
営業職
営業の前任者から後任者への申し送り
【申し送り事項】
A社・総務部・田中太郎さんと、〇月〇日にミーティングをしてヒアリングを行いました。
要望としては、土木現場でスマホからでも確認できるマニュアルを作成・管理したいとのことでした。
スマホで撮った写真をそのままマニュアル内にアップロードできる点が気に入っていたので、そこを押し込んでいきましょう。
次回のミーティングが〇月〇日〇時～あります。提案資料の作成をお願いします。
上記のように、進捗状況とともに取引先の感触も記載することで、後任者が今後どのようにアプローチするか変わってくるため、なるべく記載するようにしましょう。
【必見】申し送りを伝えるときのポイントとは
以下では、申し送りを伝えるときのポイントを解説します。
紙を使った申し送りは「手元にノートを準備したり、ノートを受け渡ししたりするのに手間がかかる」デメリットがあります。また、ノートの置いてある場所さえ知っていれば、誰でも閲覧できてしまう状態は、情報保護の観点から改善しなければなりません。
そこで、ITツールを活用すれば、スマホやPC上で申し送り事項のやりとりができるので、紙のノートのようなデメリットが解消されるのです。ただし、操作が複雑なツールでは、スタッフが使いこなせないので、直感的に操作できるかを重視しましょう。
結論、申し送りの負担を解消するのは、スマホもしくはPCからでも使用でき、メールを使える方であれば、すぐに使いこなせる程シンプルな「ナレカン」一択です。
申し送り事項を記録した「記事」は任意にメンバーにのみ共有できるほか、記事には「コメント」を紐づけられるので、疑問点をすぐに解消できます。さらに、ワンクリックでテンプレートを呼び起こせるため、申し送りの作成にかかる時間を削減できます。
最も簡単に申し送りができるツール「ナレカン」
「ナレカン」｜最もシンプルなナレッジ管理ツール
ナレカンは、最もシンプルなナレッジ管理ツールです。
「数十名～数万名規模」の企業様のナレッジ管理に最適なツールとなっています。
自分でナレッジを記載する場合には「記事」を作成でき、『知恵袋』のような感覚で、とにかくシンプルに社内メンバーに「質問」することもできます。
また、ナレカンを使えば、社内のあらゆるナレッジを一元的に管理できます。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積することが可能です。
更に、ナレカンの非常に大きな魅力に、圧倒的な「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」があります。ナレカン導入担当者の方の手を、最大限煩わせることのないサポートが提供されています。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【機能】 「ナレッジ管理」に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
「フォルダ形式」で簡単に情報を整理でき、「記事形式」「（知恵袋のような）質問形式」でナレッジを記載するだけです。
- 【対象】 数十名～数万名規模の企業様で、社内のあらゆるナレッジを一元管理。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
圧倒的なクオリティのサポートもナレカンの非常に大きな魅力です。貴社担当者様のお手間を最大限煩わせることないよう、サポートします。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン ：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン ：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
https://www.narekan.info/pricing/
詳しい金額は、下記「ナレカンの資料をダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
ナレカンを使った申し送り事項のテンプレート
ここでは、ナレカンを使って実際に病院で使える申送り事項を作成します。
ナレカンはテンプレートを登録できるだけでなく、フォルダも多層階になっているため、申送り事項の管理にも便利です。
1．まずは、〔フォルダ〕を作成します。ナレカンでは、病院の診療科ごとに項目を分けられるため、情報が入り乱れる心配がありません。
2.フォルダを選択したら〔新規投稿〕をクリックして、記事を作成していきます。
3．病院の申し送りでは上記のような項目を記載すると、患者情報を正確に伝えることができます。また、画面右下の［テンプレート］からは、すでに登録してあるテンプレートを呼び起すことが可能です。
4.［テンプレート＞選択］のわずかな工数で、短時間で簡単に申送り事項を作成できるのです。
申し送り事項の概要まとめ
これまで、申し送り事項の概要や目的、書き方のポイントを中心に紹介しました。
申し送り事項は業務の引き継ぎに必要な情報であり、漏れなく伝えなければなりません。また、紙を中心としたアナログな申し送りでは、作成に時間がかかりスタッフの負担となります。
そのため、スタッフの業務負担を解消するために、申し送りノートを簡単に作成・共有できるITツールが必要です。ただし、多機能なITツールは導入しても使いこなすのが難しいので、上手く運用できず手書きでの作成に戻さざるを得なくなってしまいます。
そこで、操作が簡単なITツールを選べば、運用をスムーズに始められるので申し送り事項をすぐにまとめられます。結論、導入すべきツールは、情報共有の機能に過不足がなく、メールを使える方ならば、すぐに使える程シンプルな「ナレカン」が最適です。
ぜひ「ナレカン」を導入し、申し送りをはじめとしたあらゆる情報を管理できる環境を整えましょう。
