業務を円滑に進めるためには、社内外問わず「情報共有」がどれだけ密にできているかどうかが、大きく関与します。情報共有が十分に行われていない職場では、お互いの認識違いから思わぬ業務トラブルが発生してしまうからです。
 
日々の情報共有を欠かさず行うようにするためには、誰でも気軽にコミュニケーションを取れる環境が構築され、風通しの良い雰囲気になっている必要があります。
 
とはいえ、全社員に対しててコミュニケーションを意識するよう呼びかけてはいても、目に見える形での改善がなく悩む担当者も多いのではないでしょうか。こうした悩みは社員が情報共有のメリットを理解することで改善できます。
 
そこで今回は、情報共有の意味やメリット、上手くいかない原因と解決策を解説します。
 
  • 社内の情報共有がうまくいっておらず、度々問題が発生しているので改善したい
  • 情報共有の意味から改めて再確認し、社内でその重要性を浸透させたい
  • 情報共有不足で発生する問題を防止する対策が知りたい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、情報共有活性化のために全社に周知すべき情報を理解し、自社の情報共有の促進ができるようになります。


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情報共有の意味や目的とは

情報共有とは「社員個人が持つ情報を組織内で備蓄・共有・活用すること」を指します。
 
効率的な情報共有のために、昨今では多くの企業が情報共有システムや情報共有ツールの導入を進めています。日々の業務をこうしたシステム内に蓄積することで、社員はシステムを通して業務の現状把握や過去の結果を確認できるようになります。
 
しかし、システムやツールをただ導入しただけでは意味がありません。情報は自動的に備蓄されるわけではなく、社員個人が持っている情報を組織で活用できるように整理・蓄積しなくてはならないからです。
 
したがって、企業はシステムやツールの導入による環境整備に加えて、社員の情報共有に関する意識の醸成を行い、情報共有の大切さを周知する必要があります。
 
関連記事: テレワークの情報共有に欠かせないポイントとは?おすすめのツールもご紹介


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効果的な情報共有で得られる3つのメリット

以下では、効果的な情報共有の実行によって得られるメリットについて解説します。どのようなメリットがあるのか、ひとつずつ見ていきましょう。

業務の効率・生産性の向上

情報共有の1番のメリットは、業務効率と生産性の向上です。
 
たとえば、「新規営業をかけるために、既存顧客の情報を活用したい」と考える社員がいたとします。このとき、社内の情報共有体制が整っていなければ、わざわざその営業担当者に顧客情報を直接聞きにいく作業が発生してしまいます。
 
しかし、情報共有の仕組みが整っていれば、社員はツールやサービス上から該当の情報にアクセスできるので、確認の手間が省け、作業時間が短縮できます。
 
また、クラウドツールを利用した情報共有の仕組みがあれば、万が一社外にいるときにトラブルが起きても、クラウドツールを利用して迅速な対応も実現できます。

知識の均一化

情報共有が効果的に行えると社内の知識が均一になり、認識の統一が可能になります。
 
たとえば新規顧客獲得の知識やノウハウを共有すると、社員全体で新規顧客を増やすためのアプローチ方法の統一ができます。また、作業効率化のマニュアルを作成し現場で閲覧できる状態にしておけば、全体の作業スピードも効率化できます。
 
このように、個人に依存する知識を減らし、誰がやっても同じクオリティで作業に取り組めるのは情報共有のメリットだと言えます。

チームの信頼関係が強くなる

情報共有をする機会が多くなると、それに伴って情報に対する質問などを通じて人と繋がる機会も必然的に増えます。その結果社内コミュニケーションが活性化し、信頼関係が強固となります。
 
情報共有の仕組みが十分に整っていると、コミュニケーション不足による情報の伝達ミスが少なくなります。社員間の認識間違いが減るので、ミスによって信頼関係が悪化してしまうようなトラブルも起こりづらくなるのです。
 
関連記事: 情報共有ツールの比較方法とは?社内の情報共有を円滑にしよう!
 
関連記事: 【25選】社内の情報共有を円滑にするおすすめツールをご紹介!選定ポイントも解説


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情報共有不足が引き起こす問題とは?

以下では、情報共有不足によって引き起こされる問題について解説します。情報共有が正しく行われないとどのようなデメリットがあるのか、ひとつずつ見ていきましょう。

業務の効率・生産性の低下

情報共有が欠けていると作業をする際に「ある工程だけ人より時間がかかる」「全体の作業時間が遅い」といった生産性の低下が生じやすくなります。
 
これは、作業が滞るポイントの解決策を知っている社員がいても、全体に情報共有をしていない、もしくは情報共有のフローが整備されていないゆえに起こっている問題です。
 
社員が知っている情報が共有されないと、業務クオリティにばらつきがでるほか、特定の社員だけ作業負荷が多くなるという事態も起こりかねません。
 
業務クオリティの統一と社員の作業負荷の軽減を実現するためにも、情報共有のフローを見直し情報共有を促進させましょう。

社員によって知識の偏りが生まれる

情報共有が滞っていると、社員によって知識の偏りが発生してしまいます。これはノウハウが個人によって偏りがあり、独占されている状況になっているのが原因です。
 
知識やノウハウを教えたくない社員もいれば、全員知っているものと思い込んで、知識やノウハウの独占に気づかない社員もいます。
 
こうした事態を防ぐためにも、社員の積極的な情報共有を促進する環境が大切です。たとえば、些細なことでも業務効率に関する情報を共有する「マニュアル」のような仕組みがあれば、知識の偏りを減らせます。

チームの信頼関係に悪影響を与える

情報共有不足は、チームの信頼関係にも大きな影響を与えます。
 
たとえば「情報の伝達ミスで自分だけ会議の連絡を受けていなかった」「必要情報の伝え漏れがあった」といった事態が想定できます。
 
仮に本人の意図しないものであっても、こうした状況が続けば、情報伝達を怠った相手に不信感や不満が生まれ、良好な信頼関係が築きにくくなります。場合によっては信頼関係の構築ができないために、社内環境が悪くなり、従業員の満足度低下や離職に繋がることもあるでしょう。
 
チームの団結力を高め、組織力を向上させるためにも社員同士がコミュニケーションしやすい環境を整えることが必要なのです。
 
関連記事: 情報管理を一元化して、社内の情報アクセスを効率化しよう!
 
関連記事: 【無料・有料有り】情報共有アプリ10選を目的別に紹介!
 
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社内で情報共有ができていない原因

以下では社内で情報共有が上手くできない原因について解説します。自社の情報共有が上手くいかないという場合は、下記の内容に当てはまっていないか確認し、改善を図りましょう。

情報共有の環境が整備されていない

情報共有が上手くいかない1番の理由は、情報共有の環境が整備されていないことです。
 
とくに、クラウドツールや紙などといった情報共有の媒体が決まっておらず、必要な情報が分散している状態では、社内でリテラシーによる情報格差が生まれたり、言った言わないなどのトラブルの原因となります。
 
したがって、情報共有の媒体はあらかじめひとつに絞りましょう。近年では環境整備のために、情報へのアクセス性や利便性が高い「クラウド上での情報管理」が一般的です。
 
簡単に情報共有の環境を整備を行いたいのであれば、導入したその日から使える「Stock」のようなクラウドツールを導入し、使い方や情報共有のフローに関する認識を統一させましょう。
 
社内での認識を均一化できれば、環境整備に関する課題も一度に解決できます。

情報共有ができていると勘違いしている

情報共有の環境は整備されているにもかかわらず情報共有がうまく機能していないという場合、社員が「情報共有を充分にできている」と思い込んでいる可能性があります。
 
情報共有の目的は、情報を活用し業務の生産性や効率性を上げることです。
 
そのため「ただ無秩序に情報の蓄積をしている」「蓄積をしている情報としていない情報がある」といった状態では情報共有を行っていないのと同じです。
 
したがって「情報共有ツールなどを導入しただけになっていないか」「蓄積された情報は共有相手への配慮を怠っていないか」といった内容を再確認しましょう。
 
判断に悩む場合は「いつ、誰が見ても、常に同じ情報を活用できる」状況になっているかどうかで見極めます。

情報共有の重要性に気づいていない

環境は十分に整備したにも関わらず情報共有が上手くいかないのであれば、情報共有の重要性に社員が気付いていない可能性があります。
 
企業によっては、情報共有を面倒に感じる人や、自分だけが利益を上げるために情報を独占しようとする人がいる場合があります。社内にこうした社員がいると、情報伝達ミスによる信頼関係の悪化や、チーム全体での成果の著しい低下が起こり、結果的に自社や社員の不利益に繋がりかねません。
 
そのため、社員に情報共有不足がもたらす問題とメリットを周知し、意識の醸成を図りましょう。
 
関連記事: 情報共有ツールのメリットとオススメ13選!デメリットはある?
 
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社内の情報共有を促す解決策

以下では、社内での情報共有を促すための解決策を3つご紹介します。自社での情報共有が上手くいかないという場合は、以下の解決策を取り入れてみましょう。

情報共有の仕組みの定着

情報共有が上手くいかないのであれば、まずは情報共有の仕組みを定着させましょう。
 
情報共有ツールを導入して情報共有の仕組みが作られたとしても、それが社内に定着しなければ意味がありません。社内にその仕組みを定着させるためにも、ツールを導入したうえで、情報共有のメリットを従業員に理解してもらう必要があります。
 
情報共有のメリットを正しく理解できるように、「多くの社員が共通で悩んでいる作業のノウハウを共有する」など、すぐに効果が出ることから始めるのがおすすめです。

情報共有の明確なルールを作る

情報共有ツール上で必要な情報についてスムーズにやりとりするには、フォルダやファイルの管理ルールを決める必要があります。管理ルールとしては、共有するファイルの名前や分類ルール・アクセス権限のルール等があります。
 
たとえば、以下のようなルールを付けて運用しましょう。
 
  • ファイル名は、内容が一目でわかるようにつける (例)「20/12/1 新規事業の進行度に関する議事録」
  • ファイルを分類する際は、「業務の種類や時期別」にする
  • データの上書きや削除トラブルを防ぐため、「編集する人以外は”閲覧のみ権限”にする」
このようなルールを定めておくと、必要なときに必要な情報へのアクセスがスムーズになり、情報検索時のストレスを軽減できます。

情報共有ツールの導入

「情報共有ツール」を導入すると、紙や口頭での情報共有におけるリスクを回避しながら、社員同士でのやりとりがスムーズにできます。
 
文字通り情報共有に特化しているので、ExcelやWordに代表されるようなツールでの管理よりも、分かりやすく使いやすい設計となっています。
 
また、情報共有ツールでは主にオンライン上で情報共有を行うので、場所を問わずリアルタイムで情報共有ができ、テレワークとの親和性も高いです。
 
情報共有の重要さは理解しているものの、未だにツールを利用しない方法で情報共有をしているという場合は、まずはツールの検討をおすすめします。
 
関連記事: 情報管理ツールを使って社内の情報を整理しよう!
 
関連記事: 社内で情報共有する5つのメリット!おすすめ情報共有ツールもご紹介


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情報共有不足の解消に役立つツール

以下では、社内の情報共有におけるストレス解消に役立つツールをご紹介します。
 
社内の情報共有をスムーズにするには、情報共有ツールの導入が必須です。ツールの導入によって場所や時間を問わずに誰でも、業務上必要な情報へのアクセスや、関連情報のやりとりができます。
 
しかし、今までITツールに抵抗があった企業や、社内のリテラシーが異なる企業では、ツールの選定からしなければなりません。さらに、各社からリリースされているツールには多機能で複雑なものもあるので、導入後に自社で運用ができるかどうかを判断する必要があります。
 
各種ツールのトライアルを利用してひとつずつ確かめる方法が最も確実ですが、時間が限られている業務中において現実的な方法とは言えません。
 
「非IT企業」が情報共有を通じて生産性の向上をすぐにするなら、導入したその日から業務効率化が実現できる情報共有ツールの「Stock」が必須です。
 
Stockは「タスク」や「メッセージ」など、ビジネスシーンに必須の特徴を過不足なく備えています。また、非IT企業であっても、ツールひとつで社内の情報共有の一元化が実現できます。

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「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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情報共有の意味やメリットまとめ

ここまで、情報共有の定義・メリットから、情報共有不足による問題やその解決策を解説しました。
 
大手や中小企業を問わず、組織やチームにおける情報共有が適切に機能していない場合は、方法から見直す必要があります。とくに、アナログな方法での管理は、案件やタスクが増えたときの対応で混乱してしまう恐れがあるため、早急な対応が必要です。
 
しかし、いきなりアナログな方法から複雑なツールに切り替えれば、社内への浸透は難しくなります。したがって、導入するツールは「操作は簡単でありつつも、機能に過不足のないこと」が大切です。
 
今回ご紹介したStockは、タスク管理・メッセージ機能・ノート機能が集約されており、複雑で無駄な機能がなく「誰でもすぐに使える設計」になっています。
 
ITに不慣れなユーザーでも説明なしに使いこなせるStockであれば、どのような規模やリテラシーの企業であっても社内ヘ十分に浸透させられます。
 
登録も1分で完了するので、ぜひ「Stock」で社内における情報共有のストレスを解消し、業務効率化を実現しましょう。
 
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