業務を円滑に進めるためには、社内外問わず「情報共有」がどれだけ密にできているかどうかが、大きく関与します。お互いの認識齟齬によるトラブルが発生しがちですが、情報共有が十分に行われていなかったというケースが大半です。
 
日々の情報共有を欠かさず行うようにするためには、誰でも気軽にコミュニケーションを取れる環境があるかどうかが重要であり、風通しの良い雰囲気が必要となります。
 
とはいえ、全社員に対しててコミュニケーションを意識するよう呼びかけてはいても、目に見える形での改善がなく、悩む担当者も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、情報共有の意味からメリット、うまくいかない原因まで網羅的にご紹介します。
 
  • 社内の情報共有がうまくいっておらず、度々問題が発生しているので改善したい
  • 情報共有の意味から改めて再確認し、社内でその重要性を浸透させたい
  • 情報共有不足で発生する問題を防止する対策が知りたい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、情報共有に必要な要素や全社で把握しておかなければならない内容や、情報共有を円滑にするための解決策がわかります。


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

情報共有の定義と目的とは?

以下で情報共有の定義や目的を改めて確認しておきましょう。情報共有の定義と目的を再確認しておくと、情報共有ツールなど業務効率化に貢献する施策を実行した際に、社内で情報共有の重要性について共通認識を持つことができます。

情報共有の定義

辞書による情報共有の定義は、以下の通りになっています。
 
見聞や知識、ノウハウを、仲間に伝達し共有すること。組織やメンバー間で知識や情報などを伝達し合うことで認識などを揃える、といった文脈などで特に使われる表現。
つまり、情報共有とは、「知識やノウハウをチームで伝達し、認識を合わせる」ことを意味しています。
 
具体的な例を挙げると、「〇〇のプロジェクトのゴールはクライアントへのプロダクト納品をもって完了する」ということを誰かに共有するのも、情報共有の1つになります。
 
情報共有はビジネス上では必須の要素ですが、特にビジネス上での情報共有では以下の目的意識を持つことが必要です。

情報共有の目的

ITトレンドによると、情報共有は下記のように、「効率的な情報の備蓄・共有・活用をすること」としています。
 
情報共有とは、個々の社員のもつ情報を蓄積、共有、活用することを言う。効率的に情報の蓄積、共有、活用をするために、情報共有システム・ツールを導入する企業が多い。日々行われている業務を情報共有のシステムへ蓄積することによって、現状の把握や他人の情報や過去の情報資産を活用できる。
つまり、情報を活用し、業務の生産性や効率性を上げることが情報共有において最も重要な目的であり、その目的を達成するために「情報の備蓄・共有・活用」を行っていると考えることができます。
 
一方、ただ単純に情報の共有などを行うだけでは、真の目的である「情報を活用し、業務の生産性や効率性を上げること」にたどり着くことができません。
 
さらに、業務の生産性や効率を向上させるには、組織やチームのメンバーひとりひとりが情報共有を重要視しなければなりません。そして、組織での情報共有が円滑にできるようになると、さまざまなメリットが得られます。
 
関連記事: 特徴別に探す情報共有ツール11選
 
関連記事: テレワークの情報共有に欠かせないポイントとは?おすすめのツールもご紹介


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

効果的な情報共有で得られる3つのメリット

情報共有で得られるメリットとして、組織力の向上に必要な要素となる以下の3つが挙げられます。
 
  • 業務の効率・生産性の向上
  • 知識の均一化
  • チームの信頼関係が強くなる
ひとつずつ見ていきましょう。

業務の効率・生産性の向上

例えば、「営業をかけるために顧客情報を活用したい」というケースを考えてみると、社内の情報共有体制が整っていない場合、わざわざその営業担当者に直接聞きにいく作業が毎回発生してしまいます。
 
一方、情報共有の仕組みが整っているとその必要がなくなり、時間短縮にも生産性向上にも繋がります。
 
ほかにも、連絡事項を説明するためだけの会議を廃止し、その代わりに連絡事項をまとめたファイルを共有するといった施策も、時間短縮にも役立ちます。
 
また、テレワークで社外にいる時にトラブルが起きても、クラウドツールを使った情報共有をしていれば、情報へのアクセス性の良さから、迅速に対応できます。

知識の均一化

情報共有が効果的に行えると社内の知識を均一にし、認識を統一させられます。
 
マーケティングの例で新規顧客獲得の知識やノウハウを共有すると、社員全体で新規顧客を増やすためのアプローチ方法を統一させることができます。また、作業効率化のマニュアルを作成し現場で閲覧できる状態にしておくと、全体の作業スピードを効率化できるようになります。
 
特に、マニュアルの整備は製品クオリティを均一にすることにも繋がります。

チームの信頼関係が強くなる

情報共有をする機会が多くなるということは、情報に対する質問などを通じて、人と繋がる機会も必然的に増えます。そのためコミュニケーションが活性化し、信頼関係の強固に繋がります。
 
情報共有の仕組みが十分に整っていると、コミュニケーション不足による情報の伝達ミスが少なくなるので、信頼関係が悪化してしまうようなトラブルも起こりづらくなります。
 
コミュニケーションの活性化によって、タスク漏れの防止にも繋がります。
 
関連記事: 情報共有ツールの比較方法とは?社内の情報共有を円滑にしよう!
 
関連記事: 【25選】社内の情報共有を円滑にするおすすめツールをご紹介!選定ポイントも解説
 


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

情報共有不足が引き起こす問題とは?

写真
 
情報共有不足がもたらす問題として、以下の3つが考えられます。
 
  • 業務の効率・生産性の低下
  • 人によって知識の偏りが生まれる
  • チームの信頼関係に悪影響を与える
それでは、ひとつずつ解説していきます。

業務の効率・生産性の低下

情報共有が欠けていると作業をする際に、ある工程だけ人より時間を要していたり、はたまた全体的に作業時間が遅かったりするという生産性の低下を招きます。
 
これは、作業が滞るポイントの解決策を知っている社員がいても、全体に情報共有をしていない、もしくは情報共有のフローが整備されていないために起こっている問題です。
 
社員が知っている情報が共有されないと、業務クオリティにばらつきが出てしまい、ある社員にだけ作業負荷が多くなるという事態も引き起こしてしまいます。
 
そのため、業務クオリティを統一し社員の作業負荷を軽減させるためにも、情報共有のフローを見直すことが必要です。

社員によって知識の偏りが生まれる

社員によって知識の偏りが発生してしまう問題もあります。ノウハウが個人によって偏りがあり、独占されている状況になっているのが原因です。
 
知識やノウハウを教えたくない社員もいれば、全員知っているものと思い込んで、知識やノウハウを独占していることに気づかない社員もいます。些細なことでも業務効率に関する情報を共有する「マニュアル」のように仕組みを作ることで、知識の偏りがなくなります。

チームの信頼関係に悪影響を与える

例えば、「情報の伝達ミスで自分だけ会議の連絡を受けていなかった」、「必要情報の伝え漏れがあった」といったことが起きてしまい、トラブルに発展してしまう可能性があります。
 
それにより、情報伝達を怠った相手に不信感や不満を持ってしまい、良好な信頼関係を築けなくなる恐れがあります。信頼関係の構築ができないために、社内環境が悪くなり、従業員の満足度低下や離職に繋がることもあるでしょう。
 
チームの団結力を高め、組織力を向上させるには社員同士がコミュニケーションしやすい環境の整備が必要です。
 
関連記事: 情報管理を一元化して、社内の情報アクセスを効率化しよう!


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

社内で情報共有ができていない原因

写真
 
上記では情報共有不足が引き起こす問題と、情報共有のメリットを解説しました。実際に社内で充分な情報共有が行われていなければ、情報共有のメリットの恩恵を最大限に受けることはできません。
 
下記では情報共有が社内でうまく機能していない場合の原因を、3つ挙げていきます。
 
  • 情報共有の環境が整備されていない
  • 情報共有が行えていると勘違いしている
  • 情報共有の重要さに気づいていない

情報共有の環境が整備されていない

社内の情報共有における環境やフローが整備されていなければ、円滑な情報共有は実現しません。
 
特に、情報共有の媒体(紙・クラウドツール・社内データベース等)が決まっておらず、必要な情報が分散している状態では、社内でリテラシーによる情報格差が生まれたり、言った言わないなどのトラブルの原因となってしまいます。
 
環境整備のために使われる手法として近年では、情報へのアクセス性や利便性が高い「クラウド上での情報管理」が一般的になっています。
 
簡単に情報共有の環境を整備するには、導入したその日から使えるStockのようなクラウドツールの導入をし、前者で使い方や情報共有のフローに関する認識を統一させることが必要です。社内での認識を均一化できれば、環境が整備されていないという課題を一度に解決できます。

情報共有ができていると勘違いしている

情報共有の環境が整備されているけれども、情報共有がうまく機能していない場合、「情報共有が充分にできている」と思い込んでいることが原因の可能性があります。
 
情報共有の目的は「情報を活用し、業務の生産性や効率性を上げる」ことです。
 
そのため、情報共有ツールなどを導入しただけで満足してしまい、共有相手への配慮を怠っていないか、再確認する必要があります。その場合、「いつ、誰が見ても、常に同じ情報を活用できる」状況になっているかどうかが重要なチェックポイントになります。

情報共有の重要性に気づいていない

情報共有を軽視している社員がいる場合、その重要性を説明して気づきを与える必要があります。企業によっては、情報共有をするのを面倒に感じる人や、自分だけが利益を上げるために情報を独占しようとする人がいる場合があります。
 
そうなると、情報伝達ミスにより信頼関係が悪化したり、チーム全体での成果が下がったりしてしまい、結果的に自社や社員不利益に繋がる恐れがあります。
 
情報共有の重要さに気づいてもらうためには、情報共有不足がもたらす問題と、情報共有によるメリットを伝えることが重要です。
 
関連記事: 情報共有ツールのメリットとオススメ13選!デメリットはある?
 
関連記事: 無料・有料のコミュニケーションツールランキングTOP3|ビジネスチャットに必須!
 
関連記事: 社内で使えるおすすめの情報共有ツール5選!選び方のポイントや注意点も解説


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

社内で情報共有を促す解決策

最後に、社内で情報共有を促す解決策を3つご紹介します。
 
  • 情報共有の仕組みの定着
  • 情報共有の明確なルール・仕組みを作る
  • 情報共有ツールの導入

情報共有の仕組みの定着

情報共有ツールを導入して情報共有の仕組みが作られたとしても、社内に定着しなければ意味がありません。
 
社内にその仕組みを定着させるためにも、ツールを導入した上で、情報共有のメリットを従業員に理解してもらう必要があります。
 
情報共有のメリットを正しく理解できるように、多くの人が共通で悩んでいる作業ポイントのノウハウを共有するなど、すぐに効果が出ることから始めるのがおすすめです。

情報共有の明確なルールを作る

情報共有ツール上で必要な情報についてスムーズにやりとりするには、フォルダやファイルの管理ルールを決めることが重要です。共有するファイルの名前や分類、アクセス権限等のルールを決める、といったことが挙げられます。
 
例えば、以下のようなルール決めが挙げられます。
 
  • ファイル名は、内容が一目でわかるようにつける (例)「20/12/1 新規事業の進行度に関する議事録」
  • ファイルを分類する際、「業務の種類や時期別」にする
  • データの上書きや削除トラブルを防ぐために、「編集する人以外は”閲覧のみ権限”にする」
このようなルールを定めておくと、必要なときに必要な情報へのアクセスがスムーズになり、「情報を検索する」というストレスを軽減できます。

情報共有ツールの導入

簡単かつ手軽に情報共有を行うには「情報共有ツール」を導入すると、紙や口頭での情報共有におけるリスクを回避しながら、社員同士でのやりとりがスムーズにできます。
 
情報共有に特化しているので、ExcelやWordに代表されるようなツールでの管理よりも、チャット機能など、分かりやすく使いやすい設計となっています。
 
また、主にオンライン上で情報共有を行うので、全国どこにいてもリアルタイムで情報共有ができ、テレワークとの親和性も高いです。
 
関連記事: 情報管理ツールを使って社内の情報を整理しよう!
 
関連記事: 社内で情報共有する5つのメリット!おすすめ情報共有ツールもご紹介


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

情報共有不足を解消するツールのご紹介

以下では、社内の情報共有におけるストレスが解消できるツールをご紹介します。
 
社内の情報共有をスムーズにするプロセスで、ご紹介したような情報共有ツールの導入が必須です。ツールの導入によって「いつでもどこでも誰でも」業務上必要な情報へのアクセスや、関連情報のやりとりができます。
 
しかし、今までITツールに抵抗があった企業や、社内のリテラシーが異なる企業では、ツールの選定からしなければなりません。さらに、各社からリリースされているツールには多機能で複雑なものもあるので、導入後に自社で運用ができるかどうかを判断する必要があります。
 
各種ツールのトライアルを利用して、ひとつづつ確かめる方法が確実ですが、時間のリソースが限られているので非現実的です。
 
情報共有を通じて生産性の向上をすぐにしたい場合、導入したその日から業務効率化が実現できる情報共有ツールの「Stock」一択です。「タスク管理」や「チャット機能」など、ビジネスシーンに必須の特徴を「過不足なく」備えています。
 
現在非IT企業を含む70,000社への導入実績があり、導入先の学習塾様では「ITに詳しくない60代」の方が何の説明もなしで使いこなせるほどシンプルなツールです。

チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

https://www.stock-app.info/

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始めることができます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

20ノートまでは無料で利用できます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能が利用でき、大容量のファイルもアップロードできるようになります。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。

 
関連記事: 【目的別にご紹介】情報共有アプリ10選
 
関連記事: 【事例8選】社内の情報共有を効率化した企業をご紹介!


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

情報共有の意味やメリットまとめ

ここまで、情報共有の定義・メリットから、情報共有不足による問題やその解決策を解説しました。以下が今回のまとめになります。
 
  • 情報共有とは、「知識やノウハウをチームで伝達し、認識を合わせること」
  • 「生産性低下」「知識の属人化」「信頼関係の悪化」が情報共有不足によって引き起こされる
  • 情報共有のストレスを解消するにはツールの導入が必須
大手や中小企業を問わず、組織やチームにおける情報共有が適切に機能していない場合は、方法から見直す必要があります。特に、アナログな方法での管理が主であれば、案件やタスクが増えたときの対応で混乱してしまう恐れがあります。
 
一方、ツールでの書類管理にすると、紙の書類と違い物理的な場所も取らないので、管理も簡単になります。必要な情報はツール内で検索すれば良いので、ファイルやフォルダを直接探す必要もなくなります。
 
今回ご紹介したStockは、「タスク管理」「メッセージ機能」「ノート機能」に集約されており、複雑で無駄な機能がなく、「誰でもすぐに使える設計」となっています。
 
利用は無料からでき、登録も1分で完了します。ぜひStockで社内における情報共有のストレスを解消し、業務効率化を実現しましょう。
 
関連記事: 社内に導入したいコラボレーションツールの選び方とは?
 
関連記事: 【社内コミュニケーションツール8選】ツールを活用して社内を活性化!
 
関連記事: 社内の情報共有の悩みを解決するツール12選
 
関連記事: 無料お試しプランがある情報共有ツールの選び方とは?しっかり試して選定しよう!
 
関連記事: 情報共有ツールを活用して、社内コミュニケーションを活性化させよう!
 
関連記事: 目的別に使える!おすすめ情報共有アプリ10選!
 
関連記事: おすすめの情報共有サイト10選!5つの選ぶポイントも大公開
 
関連記事: 情報共有を円滑にする3つの方法をご紹介!情報共有ができない原因も徹底解説
 
関連記事: 情報共有でコミュニケーションを活性化!改善方法もご紹介
 
関連記事: 情報資産とは?管理方法や注意点を学んで漏洩リスクを軽減しよう!
 
関連記事: 一元管理とは?メリット・デメリットから効率化のポイントまで徹底解説
 
関連記事: 社内ポータルサイトとは?主な機能やメリット・デメリットを徹底解説
 
関連記事: 【社内向け】ポータルサイト(クラウド)おすすめ5選!選別ポイントを押さえて最適なツールを導入しよう
 
関連記事: 【簡単】Googleサイトを活用して社内ポータルを作成しよう!
 
関連記事: SharePointを活用した社内ポータルサイトの作り方を徹底解説!