業務を円滑に進めるためには「情報共有」をどれだけ密に行えるかが重要です。情報共有が不十分だと認識違いからトラブルに発展してしまうため、情報を共有しやすい環境の構築が必要です。
しかし、情報共有の方法に課題を感じているものの改善方法が分からずに悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、情報共有の意味やメリット、上手くいかない原因と解決策を解説します。
- 社内の情報共有がうまくいっておらず、共有方法を改善したい
- 情報共有の重要性を社内に浸透させ、報連相を徹底させたい
- 「情報共有不足で発生する問題」が発生する前に効果的な対策を実施したい
という方はこの記事を参考にすると、情報共有の大切さが分かり、社内の効率的な情報共有も促進できるようになります。
目次
情報共有の大切さとは
情報共有は企業の発展に直結する「意思決定や新たな発想を生むきっかけになる点」に大切さがあります。
効率的に情報共有ができると、仕事を進めるうえでの判断スピードを向上させたり、共有漏れによるトラブルを防止したりできます。たとえば、新規顧客からの問い合わせ内容を連携すれば、営業が利用背景を踏まえた提案内容を決められたり、顧客の悩みを社内に共有すればサービス改善につなげられたりします。
このように、企業の発展には社員個人が持っている情報を、組織で活用できるような仕組みが大切です。したがって、企業は社員の情報共有に関する意識の醸成を行い、情報を共有しやすい環境を整える必要があるのです。
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情報共有で得られる3つの効果
ここでは、情報共有の実行によって得られる3つの効果を解説します。情報を適切に共有しているチームは、以下3つの効果を常に得ながら仕事を進めているのです。
(1)業務の効率・生産性が向上する
情報共有の1番のメリットは、業務効率と生産性の向上です。
たとえば、「新規営業をかけるために、既存顧客の情報を活用したい」と考える社員がいた際に、社内の情報共有体制が整っていなければ、営業担当者に確認する工数が発生してしまいます。しかし、必要な情報が確認できる場所に記録されていれば直接調べられるため、社員と営業担当者双方に無駄な時間が発生しません。
このように、作業時間を短縮し業務を効率的に進めるには情報共有が重要です。
(2)知識が均一化される
情報共有が効果的にできると社内の知識が均一になり、認識が統一されます。
例として、新規顧客獲得の知識やノウハウを社内共有すれば、新規顧客を増やす成功パターンを営業部全体で実行できます。また、作業マニュアルを作成しておけば、教育時間の削減や社員の業務ミス防止につながり、全体の作業スピードも効率化されます。
このように、個人に依存する知識を減らし、誰がやっても同じクオリティで作業に取り組めることは、情報共有の効果のひとつだと言えます。
(3)チームの信頼関係が強くなる
情報共有をする機会が多くなると、社内連携が活発になり信頼関係が強くなります。
情報共有の仕組みが十分に整っていれば、コミュニケーション不足による情報の伝達ミスが少なくなり、社員間で認識間違いが解消されます。また、仮にミスが発生しても、日ごろから正しく連携がとれていれば失敗を責める関係性にはなりにくく、従業員間の信頼関係が悪化する事態も起こりづらくなるのです。
したがって、情報共有により信頼関係が強固になれば、職場の雰囲気が良好になることもポイントです。
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情報共有不足が引き起こす問題とは？
以下では、情報共有不足によって引き起こされる問題について解説します。情報共有が不十分では、最悪の場合に企業活動が停止する危険性があるため注意しましょう。
業務ミスが起こり信用を損ねる
情報が共有されなければ業務ミスが発生し、信用を損ねる事態になります。
たとえば、納品予定の商品数を100個増やしたいと連絡があった際、連携が滞れば変更内容が現場に伝わらず納期までに商品が用意できない事態に陥ります。対応が遅延すれば顧客の信用の喪失はもちろん、顧客への損害賠償責任を負うリスクもあるのです。
したがって、情報共有がうまくいかない企業は、まずは社内の情報共有が滞っている原因を調査して共有フローを見直しましょう。
ノウハウが属人化し仕事の質が下がる
情報共有が滞っていると、社員によって知識の偏りが発生してしまいます。
知識が偏る原因は、ノウハウが一部のメンバーで独占されている状況になっているためです。ノウハウが共有されなければ質にばらつきが出て、全社的な仕事のクオリティは向上しません。また、特定の社員に作業負荷が集中するリスクもあり、従業員の不満にもつながってしまいます。
こうした事態を防ぐためにも、社員の積極的な情報共有を促進する環境が大切です。たとえば、ナレッジを書き込むスペースを決めておけば、社員が情報連携したいときでも共有場所に困りません。
社内の人間関係が悪化し不満が蓄積する
情報共有不足は、チームの信頼関係にも大きな影響を与えます。
たとえば、「情報の伝達ミスで自分だけ会議の連絡を受けていなかった」場合、情報伝達を怠った相手に悪意がなくとも不信感を抱いてしまいます。連携不足により信頼関係が失われると社内環境が悪くなり、従業員の満足度低下から離職発生にもつながるのです。
このように、チームの団結力を高め、組織力を向上させるためにも社員同士がコミュニケーションしやすい環境を整えることが必要です。
【注意】社内で情報共有ができていない原因
ここでは、社内で情報共有が上手くできない原因について解説します。自社の情報共有がうまくいかない企業は、以下の内容に当てはまっていないか確認し改善を図りましょう。
情報共有の重要性を理解していない
まず、情報共有の重要性を社員が理解していないことが原因として挙げられます。
「情報共有が面倒」「自分の利益のために情報を独占したい」社員がいると、情報伝達ミスによる信頼関係の悪化やチームにおける業績の著しい低下が起こり、機会損失に直結します。そのため、企業は社員の情報共有に対する意識醸成を行う必要があるのです。
そこで、情報共有の重要性を社員に伝える際は、情報共有の効果と共有不足が企業にもたらす脅威を説明しましょう。
情報共有の環境が整備されていない
情報共有が上手くいかない一番の理由は、情報共有の環境が整備されていないことです。
社内情報を共有する媒体が決まっていなければ、個人単位で紙や文書ファイルなどの異なるツールに情報を書き残すことになり、情報が分散します。結果として、必要な情報が共有されず社内で情報格差が生まれたり、記録を正しく残したかで争うトラブルが発生したりしてしまうのです。
したがって、社内情報を集約するには、記録するツールをひとつに絞りましょう。近年では、情報へのアクセス性や利便性の高さから「クラウド上での情報管理」が一般的であり、たとえば、「Stock」のようなクラウドツールを使うと簡単に情報を共有できる仕組みが構築できます。
情報共有ができていると思い込んでいる
社員が「情報共有を充分にできている」と思い込んでいると、情報共有環境が整っていても情報が正しく管理されません。
情報は、業務の生産性や効率性を上げることに必要な要素であり、確認しやすくするために日ごろから整理が必要です。「無秩序に蓄積している」「蓄積していない情報がある」といった状態では、必要なときに情報が見つけられないうえに管理も煩雑になり、適切に情報共有ができているとは言えません。
したがって、共有すべき情報は誰が見てもわかるように過不足なく記載したり、情報を管理する際にも内容ごとに整理したりする必要があります。
社内の情報共有を促す解決策3選
以下では、社内での情報共有を促すための解決策を3つ紹介します。情報共有の方法を改善した企業は、情報不足による負担の解消に成功しています。
(1)情報共有の重要性を社内に認識させる
まずは、情報共有が重要であると社内に定着させましょう。
情報共有の体制を整えても、社内に定着しなければ形骸化してしまい情報共有の煩わしさは解消されません。業務を円滑に進めるには、情報共有が業務にもたらすメリットを、企業側が現場で働く従業員に理解させる必要があります。
したがって、従業員が情報共有はメリットがあると認識できるように、情報共有の重要性を具体的に伝えましょう。たとえば、「多くの社員が共通で悩んでいる作業のノウハウ」など、すぐに業務に生かせる内容から共有を始めると効果的です。
(2)情報共有の明確なルールを作る
必要な情報をスムーズにやりとりするには、フォルダやファイルの管理ルールを決める必要があります。
具体的には、「共有するファイルの命名法」「分類ルール」「アクセス権限」を定めましょう。たとえば、以下のようなルールで運用すると管理しやすくなります。
- ファイル名は、内容が一目でわかるようにつける （例）「20/12/1 新規事業の進行度に関する議事録」
- ファイルを分類する際は、「業務の種類や時期別」にする
- データの上書きや削除トラブルを防ぐため、「編集する人以外は”閲覧のみ権限”にする」
このように、ルールを定めておくと必要なときに必要な情報へのアクセスがスムーズになり、情報検索時のストレスを軽減できます。
情報共有ツールを導入する
「情報共有ツール」を導入すると、紙や口頭での情報共有におけるリスクを回避しながら、社員同士でのやりとりがスムーズになります。
情報共有ツールがあれば都度作成したファイルをメールで添付する必要がなくなり、ExcelやWordに代表されるようなツールよりも情報の共有が容易になります。また、オンラインで利用するので場所や端末を問わず、リアルタイムで情報共有が可能です。
アナログな方法で情報共有をしている企業は、情報共有ツールを導入すると、社内共有で発生する工数が削減できるのです。ただし、誰もが使えるツールでなければならない点に注意しましょう。
過不足のない情報共有が簡単に実現するおすすめツール
以下では、過不足のない情報共有が簡単に実現するおすすめツールを紹介します。
情報共有は「共有方法が煩雑」であると社員の情報共有のハードルが上がり、情報が蓄積されていきません。情報を業務に有効活用するには、記録やノウハウを社内に簡単に共有できる仕組みを構築し、いつでも確認できるように情報を整理することが重要です。
そこで、情報共有ツールを導入すると場所や端末を問わず情報をやりとりでき、社内の情報共有が円滑になります。しかし、ITツールに抵抗がある企業や社内のリテラシーが異なる企業では、複雑なものを導入すると社内に定着せず、運用が困難になります。
したがって、情報共有を通じて生産性を向上させるには、誰でも簡単に活用できるツールを選びましょう。結論、非IT企業の65歳以上の社員が導入したその日から利用できる情報共有ツールの「Stock」が必須です。
Stockは「ノート」に書いた情報が即時反映されて、チームメンバーに業務内容やノウハウを気軽に共有できます。また、「フォルダ」で案件や業務内容ごとに情報を整理すれば、蓄積した情報量が多くなっても必要な内容へすぐにアクセス可能です。
チームの情報を最も簡単に共有・管理するツール「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
情報共有の大切さやうまくいかない原因のまとめ
ここまで、情報共有の重要性やうまくいかない原因、改善策を紹介しました。
情報共有は企業の活動を活発化させるために重要であり、情報共有不足になると業務ミスや仕事のクオリティが下がるので、社内の人間関係悪化につながります。情報を過不足なく共有するには、社員に情報共有の重要性を認識させたうえでのルール構築が必要です。
とくに、紙のアナログな方法での情報管理は業務量が増えたときに混乱するため、情報共有ツールを導入して共有の作業負担をなくすと仕事が進めやすくなります。とはいえ、いきなりアナログな方法から複雑なツールに切り替えれば、使いこなせない社員が出て社内に浸透しません。
したがって、導入するツールは「操作は簡単でありつつも、機能に過不足のないこと」が大前提です。ご紹介した、情報共有に過不足のない機能を備えた直感的に利用できる情報共有ツールStockは、情報共有のハードルが下がるため密に情報をやりとりする体制が整い、実際に円滑な業務進行を実現できた事例も豊富にあります。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、社内における情報共有のストレスを解消し企業活動を促進しましょう。
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