「情報共有とは?何の目的で行うの?」
 
「情報共有が不足することで起きる問題とは?その解決策は?」
 
このようなお悩みを持っている方々に向けて、以下の2つをご紹介します。
 
情報共有の定義とメリット
情報共有不足がもたらす問題とその解決方法
 
この記事では、情報共有に関することを幅広く取り扱っているので、何か1つでも役立つ情報を提供できれば幸いです。
 
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情報共有の定義と目的とは?

情報共有の定義

辞書による情報共有の定義は、以下の通りになっています。

■情報共有
見聞や知識、ノウハウを、仲間に伝達し共有すること。組織やメンバー間で知識や情報などを伝達し合うことで認識などを揃える、といった文脈などで特に使われる表現。
引用:実用日本語表現辞典

つまり情報共有とは、「知識やノウハウをチームで伝達し、認識を合わせる」ということを意味しています。
具体的な例を挙げると、「〇〇に行くには下道を使った方が、高速道路を使うよりも早く着くことができる」ということを誰かに共有するのも、情報共有の1つになります。
 
情報共有の定義の理解はできましたが、なぜ「情報共有」をする必要性があるのでしょうか?

情報共有の目的

ITトレンドによると、情報共有は下記のように、「効率的な情報の備蓄・共有・活用をすること」としています。
 

■情報共有
情報共有とは、個々の社員のもつ情報を蓄積、共有、活用することを言う。効率的に情報の蓄積、共有、活用をするために、情報共有システム・ツールを導入する企業が多い。日々行われている業務を情報共有のシステムへ蓄積することによって、現状の把握や他人の情報や過去の情報資産を活用できる。
引用:ITトレンド

つまり、情報を活用し、業務の生産性や効率性を上げることが情報共有において最も重要な目的であり、その目的を達成するために「情報の備蓄・共有・活用」を行っていると考えることができます。
 
しかし、ただ単純に情報の共有等を行うだけでは、真の目的である「情報を活用し、業務の生産性や効率性を上げること」にたどり着くことができません。
では実際に、情報共有が不足している場合、どのような問題が起こるのでしょうか?
 
関連記事: 特徴別に探す情報共有ツール11選
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情報共有不足が引き起こす問題とは?

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情報共有不足がもたらす問題として、以下の3つが考えられます。
 
・業務の効率・生産性の低下
・人によって知識の偏りが生まれる
・チームの信頼関係に悪影響を与える
 
それでは、1つずつ解説していきます。

業務の効率・生産性の低下

作業をする際に、ある工程だけ人より時間を要していたり、はたまた全体的に作業時間が遅かったりすることはありませんか?
 
これは、作業が滞るポイントの解決策を知っている人がいても、全体に共有をしていないために起こっている問題です。
最短距離があるのに回り道をしている状況に陥ってしまっており、非効率です。
企業としても、人件費に見合った活躍をしてもらえていないという事態に陥っています。
 
そのため、業務の効率・生産性向上には情報共有が必須となります。

人によって知識の偏りが生まれる

先ほどの「業務の効率・生産性の低下」で述べたとおり、同じ作業でも個人によってスピードやクオリティが違うといったことがあります。
 
それは知識やノウハウが個人によって偏りがあり、独占されている状況になっているのが原因です。
 
知識やノウハウを教えたくない人もいれば、全員知っているものと思い込んで、知識やノウハウを独占していることに気づかない人もいます。些細なことでも業務効率に関する情報を共有する「マニュアル」のように仕組みを作ることで、知識の偏りがなくなるでしょう。

チームの信頼関係に悪影響を与える

例えば、「情報の伝達ミスで自分だけ会議の連絡を受けていなかった」、「必要情報の伝え漏れがあった」といったことが起きてしまい、トラブルに発展してしまう可能性は低くありません。
 
それにより、情報伝達を怠った相手に不信感や不満を持ってしまい、良好な信頼関係を築けなくなる恐れがあります。
 
信頼関係が構築できないがために、社内環境が悪くなり、従業員満足度低下や離職に繋がることもあるでしょう。
 
関連記事: 情報管理を一元化して、社内の情報アクセスを効率化しよう!
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情報共有のメリット

情報共有のメリットは、情報共有不足がもたらす問題の裏返しです。
具体的には以下の3つのメリットが考えられます。
 
・業務の効率・生産性の向上
・知識の均一化
・チームの信頼関係が強くなる

業務の効率・生産性の向上

例えば、「営業をかけるために顧客情報を活用したい」というケースを想定してみてください。社内の情報共有体制が整っていない場合、わざわざその営業担当者に直接聞きにいく作業が毎回発生してしまいます。一方、情報共有の仕組みが整っているとその必要がなくなり、時間短縮にも生産性向上にも繋がります。
 
この他にも、連絡事項を説明するためだけの会議を廃止し、その代わりに連絡事項をまとめたファイルを共有するといった施策も、時間短縮にも役立つでしょう。
 
また、テレワークで社外にいる時にトラブルが起きても、クラウドツールを使った情報共有をしていれば、情報へのアクセス性の良さから、迅速に対応できます。

知識の均一化

このスーパーでは他のスーパーより魚が安いとか、魚を三枚におろすには頭の骨や内臓から取り除いてからの方がいいなど、一見すると豆知識とも言える些細な知識もあります。
しかし、これを知っているだけでお金と時間を節約でき、さらには魚をおいしく食べられるようになります。
 
仕事も同じで、新規顧客獲得の知識やノウハウを共有することで、皆が営業で新規顧客を増やせるようになるでしょう。また、作業効率化のマニュアルを作ることで、全体の作業スピードを効率化できるようになるはずです。

チームの信頼関係が強くなる

情報共有の仕組みが十分に整っていると、コミュニケーション不足による情報の伝達ミス等が少なくなるので、信頼関係悪化の理由の1つであるトラブルも起こりづらくなります。
 
また、情報共有をする機会が多くなるということは、情報に対する質問などを通じて、人と繋がる機会も必然的に増えます。そのためコミュニケーションが活発化し、信頼関係の強固に繋がるでしょう。
 
関連記事: 情報共有ツールの比較方法とは?社内の情報共有を円滑にしよう!
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社内で情報共有ができていない原因

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上記では情報共有不足が引き起こす問題と、情報共有のメリットを解説しました。
しかし、実際に社内で充分な情報共有が行われていなければ、情報共有のメリットの恩恵を最大限に受けることはできません。
 
下記では情報共有が社内でうまく機能していない場合の原因を、3つ挙げていきます。
 
・情報共有の環境が整備されていない
・情報共有が行えていると勘違いしている
・情報共有の重要さに気づいていない

情報共有の環境が整備されていない

・情報共有の媒体(紙・クラウドツール・社内データベース等)が決まっていない
・情報の所在が分からない
・情報が分散しており、整理されていない
大きく分けて以上の3つが、情報共有の環境整備ができていない原因として考えられます。
 
近年では、情報へのアクセス性や利便性が高い「クラウド上での情報管理」が一般的になっています。
もし簡単に情報共有の環境を整備したい場合は、クラウドツールの導入をするのがいいでしょう。上手に運用すれば、上記の3つの課題を一度に解決することができます。
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情報共有ができていると勘違いしている

情報共有の環境が整備されているけれども、情報共有がうまく機能していない場合、「情報共有が充分にできている」と思い込んでいることが原因の可能性があります。
 
記事の冒頭でお話したように、情報共有の目的は「情報を活用し、業務の生産性や効率性を上げる」ことです。
情報共有ツール等を導入しただけで満足してしまい、共有相手への配慮を怠っていないか、再確認する必要があります。その場合、「いつ、誰が見ても、常に同じ情報を使える」状況になっているかどうか、が重要なチェックポイントになります。

 
情報共有相手が共有内容を把握することができなければ、情報共有していない状態と変わりがないでしょう。

情報共有の重要さに気づいていない

情報共有をするのを面倒に感じる人や、自分だけが利益を上げるために情報を独占しようとする人がいる場合があります。
 
そうなると、情報伝達ミスにより信頼関係が悪化したり、チーム全体での成果が下がったりすることで、結果的に自分の不利益に繋がる恐れがあります。
情報共有の重要さに気づいてもらうためには、情報共有不足がもたらす問題と、情報共有によるメリットを伝えることが重要です。
 
関連記事: 情報共有ツールのメリットとオススメ13選!デメリットはある?
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社内で情報共有を促す解決策

最後に、社内で情報共有を促す解決策を3つご紹介します。
 
・情報共有ツールの導入
・情報共有の明確なルール・仕組みを作る
・情報共有の仕組みの定着

情報共有ツールの導入

簡単かつ手軽に情報共有を行うには、「情報共有ツール」を導入するのが良いでしょう。
「情報共有ツール」はその名の通り情報を共有するために作られているので、ExcelやWordで情報を管理するより、分かりやすく使いやすいようになっています。
 
また、主にオンライン上で情報共有を行うので、必要な情報に素早くたどり着くことができる上に、テレワークが浸透しているこの時代におすすめです。

情報共有の明確なルールを作る

情報共有ツール上で必要な情報を素早く入手するためには、フォルダやファイルの管理ルールを決めることが重要です。
共有するファイルの名前や分類、アクセス権限等のルールを決める、といったことが挙げられます。
 
例えば、
・ファイル名は、内容が一目でわかるようにつける (例)「20/12/1 新規事業の進行度に関する議事録」
・ファイルを分類する際、「業務の種類や時期別」にする
・データの上書きや削除トラブルを防ぐために、「編集する人以外は”閲覧のみ権限”にする」
などのルールを作るといいでしょう。

情報共有の仕組みの定着

情報共有ツールを導入して情報共有のルールが作られても、それが社内に定着しなければ意味がありません。
そのためには、まず下記で紹介するようなシンプルな情報共有ツールを導入した上で、情報共有のメリットを従業員に理解してもらうことが重要です。
情報共有のメリットを身をもって理解できるように、多くの人が共通で悩んでいる作業ポイントのノウハウを共有するなど、すぐに効果が出ることから始めるといいでしょう。
 
関連記事: 情報管理ツールを使って社内の情報を整理しよう!
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情報共有不足を解消するツールのご紹介

今回ご紹介するツール「Stock」は、社内情報を共有する機能だけでなく、「タスク管理」や「チャット機能」など、ビジネスの場で活用できる特徴を存分に持ち合わせています。
 
現在「Stock」は、60,000社への導入実績があるだけでなく(2021年1月末現在)、導入先の学習塾様では「ITに詳しくない60代」の方が何の説明なしで使いこなせるほどシンプルなツールとなっています。

チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

Stockのトップページ

「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

https://www.stock-app.info/

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用することで、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散したり混同することなく、常に整理された状態で仕事をすることができます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても大丈夫。詳しくなくても簡単に始めることができます
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

20ノートまでは無料で利用することができます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能が利用でき、大容量のファイルもアップロードできるようになります。
有料プランでも1人あたり月額500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。
 
関連記事: 【目的別にご紹介】情報共有アプリ10選
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まとめ

この記事では情報共有の定義・メリットから、情報共有不足による問題やその解決策を解説しました。
 
 

■まとめ
・情報共有とは、「知識やノウハウをチームで伝達し、認識を合わせること」
・「生産性低下」「知識の属人化」「信頼関係の悪化」が情報共有不足によって引き起こされる
・問題の解決策は、情報共有ツール「Stock」

 
情報共有不足の問題を解決するために、情報共有ツール「Stock」をぜひ使ってみてください!
 
 
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