オンラインコミュニケーションは場所を問わずやりとりを行えるため、対面に比べ迅速な情報共有が可能です。
一方で、認識齟齬が発生するなどオンラインコミュニケーションならではの問題も起こるため、「円滑にオンライン上でやりとりできない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、オンラインコミュニケーションの種類やメリット・デメリットを中心に解説します。
- オンライン上のやりとりでうまく意思疎通できていないため、改善したい
- 他社事例を参考にオンラインコミュニケーションにおける工夫を自社に反映させたい
- オンラインコミュニケーションのデメリットを知り、欠点を補うツールを見つけたい
という方はこの記事を参考にすると、オンラインコミュニケーションのメリットやデメリットだけでなく解決方法も分かり、円滑なコミュニケーションを実現できます。
目次
オンラインコミュニケーションとは
オンラインコミュニケーションとは、「インターネット上でのコミュニケーション」のことです。
対面のコミュニケーションとは違い、相手と直接会うことはないため、オフィスのように同じ場所にいなくてもやりとりができます。そのため、コロナ禍を機に多くの企業で急速に普及してきています。
また、オンラインコミュニケーションのツールには様々な種類があるため、用途に合わせて適切なツールを導入することが大切です。
オンラインコミュニケーションの種類
以下では、オンラインコミュニケーションの種類について解説します。
オンラインコミュニケーションは以下の3つに分類できます。そのため、漠然とオンラインコミュニケーションの活性化に着手するのではなく、分類別のアプローチが必要になる点に注意しましょう。
テキストコミュニケーション
テキストコミュニケーションは文章でやりとりをする方法であり、一般的にはチャットやメールなどを利用します。
テキストとして記録が残るため時間を問わず確認できるというメリットがあります。一方で、チャットでは情報が流れたり、文章の書き方によっては認識に齟齬が生じたりするというデメリットもあるのです。
そのため、テキストコミュニケーションには、「Stock」のように伝達事項が過不足なく伝えられ、情報が正しく蓄積されるツールを利用するとデメリットを解消しながらやりとりができます。
ボイスコミュニケーション
ボイスコミュニケーションは、電話や通話アプリなどによるコミュニケーションを指します。
緊急性の高い内容の伝達に適した方法であり、文面では伝えにくいニュアンスの情報共有に最適です。一方、ボイスコミュニケーションは対応する相手の作業を中断させるため、頻繁に使うと業務効率が低下してしまう可能性もあるのです。
したがって、連絡前には情報共有する内容を吟味し、ボイスコミュニケーションを通じて即座に伝えるべきかどうかを検討することが求められます。
ビデオコミュニケーション
ビデオコミュニケーションは、ZoomなどのWeb会議システムやビデオ通話を利用して、声と動画でやりとりする方法です。
実際に会わずとも相手の表情を見ながら会話できるため、対面でのコミュニケーションに最も近い方法です。たとえば、顔を合わせられることを活かして朝礼やミーティング、面接に取り入れられます。また、資料を共有しながらやりとりできる点がメリットです。
一方で、テキストコミュニケーションやボイスコミュニケーションと比較すると「インターネット環境に影響されやすい」「人数が多くなると誰が発信したかわかりづらい」というデメリットもあります。
オンラインコミュニケーションのメリット
以下では、オンラインコミュニケーションのメリットについて解説します。メリットを得るためには、全社でオンラインコミュニケーションの目的や機能の理解を共通認識とすることが前提である点に注意しましょう。
場所を問わずコミュニケーションができる
インターネット環境さえあれば、場所を問わずに社員とやりとりができます。
たとえば、複数の拠点を跨ぐメンバー間でもコミュニケーションが取れるので、場所の制限がありません。また、今日のトレンドである情報共有ツールを導入すれば、テレワークにも対応できるので多種多様な働き方の選択も可能になります。
とくに、テキストコミュニケーションであれば移動中・外出中における「隙間時間」を利用してやりとりもできるようになる点もポイントです。
時間・経費の削減ができる
オンライン上でやりとりを行うことで、移動時間や経費を削減できます。
離れた場所にいる相手とコミュニケーションをとる場合でも移動する必要がなくなるため、空いた時間を有効活用できます。
たとえば、毎日の通勤時間を削減すると社員にとっては移動時間、会社にとっては交通費を支給する必要がなくなるため、不要な出費や時間的コストの削減にもつながるのです。
業務の生産性が向上する
オンライン上のやりとりは対面に比べて気軽に情報共有しやすく、意思決定にかかる時間を短縮できます。
たとえば、ワークフローを完全にオンライン化すると、業務が簡略化され、申請から承認までのプロセスが効率化します。
このように、業務上のコミュニケーションをオンライン上でのやりとりにシフトすると、迅速な意思決定が可能になり、業務効率が向上するのです。
オンラインコミュニケーションを最も簡単に効率化するツール
以下では、オンラインコミュニケーションを簡単に効率化するツールをご紹介します。
オンラインでのやりとりはテキストコミュニケーションが中心です。しかし、文章のやりとりにメールやチャットを利用すると、メールでは定型文やCCの設定に時間がかかり、チャットでは情報が流れて情報へのアクセス性が悪くなる点に注意が必要です。
そのため、情報の共有だけでなく「蓄積」もできるツールを使いましょう。ただし、多機能なツールは社員が使いこなせず、ツールが社内に浸透しないため、直感的な操作性で機能が過不足なく搭載されてなければなりません。
結論、オンラインコミュニケーションに最適なツールは機能に過不足がなく、誰でも簡単に使いこなる情報共有ツールの「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に残した情報はチャットツールのように流れることはなく、大切な情報が正しく蓄積・共有できます。また、「メッセージ」はノートに紐づいていており、情報の錯綜も起きません。
誰でも簡単にオンライン上でのやりとりを効率化できるツール【Stock】
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
https://www.stock-app.info/shiryou.html
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
＜Stockの料金＞
- フリープラン：無料
- ビジネスプラン：500円/ユーザー/月
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オンラインコミュニケーションのデメリット
以下では、オンラインコミュニケーションのデメリットについて解説します。デメリットを認識すると同時に解決方法も把握し、円滑なオンラインコミュニケーションを実現させましょう。
気持ちや話のニュアンスが伝わりづらい
オンラインコミュニケーションでは、自分の気持ちや話のニュアンスが相手に伝わりづらいです。
非対面では、対面時と比べて得られる情報量が少なくなるのです。たとえば、対面であれば表情や声の調子、身振り手振りによって気持ちやニュアンスを伝えられますが、非対面では細かいニュアンスが伝わらず、誤解が生じる可能性があります。
そのため、リアクション機能があるツールを選ぶと、気持ちを伝えやすくなったり認識のずれを解消したりできます。また、テキストコミュニケーションでは適度に絵文字を使うことが効果的です。
コミュニケーションのテンポが悪い
オンライン上のやりとりは、コミュニケーションのテンポが悪くなることがあります。
たとえば、ビデオコミュニケーションでは発言のタイミングが難しかったり、テキストコミュニケーションでは返信が来るまで話が進まなかったりするため、対面時と比べてコミュニケーションのテンポが遅くなってしまうのです。
そのため、ビデオ会議では進行役を決めてコミュニケーションが滞るのを防ぎましょう。そして、社内に浸透しやすいシンプルなツールを選び、誰もが使いやすい環境を整えることで、円滑なコミュニケーションを促進しましょう。
ツールを使いこなす必要がある
オンラインコミュニケーションにはツールの利用が必須であるため、スムーズなやりとりを実現するにはツールを使いこなす必要があります。
たとえば、多機能で複雑なツールを導入した場合、ITに不慣れな社員はコミュニケーション自体を面倒に感じてしまい、連絡が滞ったり業務に支障をきたしたりする恐れがあるのです。
そのため、「Stock」のように誰でも即日で使いこなせるほどシンプルなツールを導入すれば、ITに不慣れな社員もスムーズにやりとりできるようになります。
オンラインコミュニケーションの種類やメリット・デメリットまとめ
これまで、オンラインコミュニケーションの種類やメリット・デメリットを中心に解説してきました。
オンラインコミュニケーションにはテキスト・ボイス・ビデオの3つの種類があります。また、メリットは場所を問わずにやりとりできるうえに業務の生産性が向上する点で、デメリットはニュアンスが伝わりづらくツールを使いこなす必要がある点です。
とくに、「ボイス」「ビデオ」に関しては、社員の自主的な参加が前提となります。そのため、すぐにでも全社でオンラインコミュニケーションの効率化を実現する場合は「テキストでの情報共有・蓄積」への着手が最優先事項です。
結論、オンラインコミュニケーションに最適なのはノートに正しく情報を蓄積でき、65歳以上のメンバーでも気軽にやりとりが可能なツール「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するため、ぜひ「Stock」を導入して、スムーズなオンラインコミュニケーションを図りましょう。
