ビジネスチャットには、相手がメッセージを読んだか確認できる「既読機能」が備わっているものが多いです。既読機能はメッセージ確認の有無を瞬時に把握できるなどの便利な面もありますが、既読になっているのに返事がない「既読スルー」のような不安の原因となる要素も抱えています。
ビジネスチャットを利用する際に既読スルーをはじめとするデメリットばかりが目立ち、既読機能のメリットを生かせていないと悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、ビジネスチャットにおける既読機能のメリットと、既読スルーの対処法を中心に解説します。
- ビジネスチャットを利用しているが、既読機能のメリットを生かせていない
- 既読スルーに悩まされており、円滑なコミュニケーションが難しい
- 既読スルーに対処し、既読機能によるビジネスチャットのストレスを解消したい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、ビジネスチャットにおける既読機能のメリットと既読スルーの対処法がわかり、既読スルーによるコミュニケーションのストレスから脱却できます。
目次
ビジネスチャットにおける既読機能の役割とは
ビジネスチャットにおける既読機能の役割は、相手がメッセージを確認したかを瞬時に把握してスムーズな意思決定を促すことです。
既読機能により、既読されているのに長時間返事が来ないという状態は相手に不安を感じさせる行為になります。そのため、相手との関係性にもよるものの、既読スルーとされない時間内での返信が望ましいです。
しかし、電話やメールとは違い、ビジネスチャットは返信不要のショートメッセージや気軽なメッセージが送れる点に特徴があります。そのため、コミュニケーションコストを抑えるために「既読の有無で読んだかどうか」を判断する運用にも使えるのです。
既読機能によって得られるメリット
以下では既読機能によって得られるメリットをご紹介します。メリットを把握すればビジネスチャットにおける既読機能の重要性がわかります。
相手がメッセージを確認したかがわかる
ビジネスチャットによって得られる最大のメリットは、相手がメッセージを確認したかがわかることです。
チャットは非同期コミュニケーション（互いに都合の良い時間でのやりとり）のため通常相手の受信状況は分かりません。しかし、既読機能があれば発信者が伝えたい情報が伝わったかどうかを瞬時に確認できます。
したがって、メッセージが伝わったかどうかの不安が解消され、何度も確認メッセージを送ったり電話をかけたりという時間的コストの削減にもつながるのです。
早い段階での返信を促す効果がある
早い段階での返信を促す効果があることも既読機能から得られるメリットのひとつです。
既読機能によって発信者が受信者の閲覧状況を確認できるため、既読から返信までのタイムラグも発信者に伝わります。つまり、メッセージを確認しているのに返信が遅れていることが把握可能になるのです。
そのため、相手に「既読したのだからすぐに返信しなければ」という気持ちの促進にもつながります。
緊急時にも役立つ
既読機能は緊急の場面でも役立つというメリットがあります。
相手が社外にいる際に急な案件が発生し、なおかつ早急にメッセージを確認してほしい場合もあります。そこで、相手に送ったメッセージが既読されれば「メッセージ確認が可能な状態である」ことがわかります。
また、社外で何かしらの対応に追われており返信が難しい状況であっても、既読によって確認完了の意思を伝えられます。このように、既読機能によって緊急時でも瞬時に意思確認ができるのです。
既読スルーが発生しないための対処法
以下では既読スルーが発生しないための対処法をご紹介します。既読スルーによるビジネスチャットのストレスを解消するためにも、確実に把握しておきましょう。
送信する内容に不備がないか見直す
既読スルーを防ぐためにまず重要なのが、送信する内容に不備がないか見直すことです。
メッセージが伝わりやすいか、返信しづらい内容だったりあまりに長文だったりしていないかなど、送信前にメッセージを見直すことが重要です。見やすく伝わりやすいメッセージを送信すれば、相手も返信がしやすくなり、既読スルーを防げるのです。
一方的に言葉を投げるのではなく相手の立場を考慮し、送る文章がどのように相手に受け取られるかを意識したメッセージのやりとりをしましょう。
早期の返信が必要な場合は明示する
既読スルーを防ぐには、早期の返信が必要な場合は明示することも大切です。
受信者がほかの業務などに追われており、既読をしてもメッセージに対してすぐに対応ができないケースもあります。そのような場合は、「いつまでに返信してほしいのか」の旨を発信者側から明らかにしましょう。
早期の返信が必要であることを明示すれば、優先して対応してもらえる可能性が高くなります。また、仮に期日までに返事がない場合でも返信を促しやすくなるのです。
返信に関するルールを設ける
返信に関するルールを設けることも、既読スルー防止に有効な対処法です。
たとえば、多くのビジネスチャットに備わっているスタンプやいいねボタンといったリアクション機能を利用すれば、「Yes・No」や「メッセージを確認した」のような合図を示せるので、スムーズなやりとりができます。
このように、既読をしても文章での返信をする必要がなくなり、コミュニケーションコストの削減にもつながるため、返信に関するルールを設けておくとよいでしょう。
既読機能がいらないと感じる原因
以下では既読機能がいらないと感じる原因を解説します。ビジネスチャット運用時に既読機能によるストレスを発生させないためにも、なぜ既読機能に不満を抱えるのかを理解しましょう。
早期に返信することへのプレッシャーがある
既読機能がいらないと感じる原因として、早期に返信することへのプレッシャーがまず挙げられます。
既読機能には返信を促進する効果がある反面、人によってはその効果のために過度なプレッシャーを生むこともあるのです。そのため、あえて既読をつけない「未読スルー」が発生する場合もあります。
メッセージを確認した時点で既読にせず、返信のタイミングで既読にするのならば既読機能の意味はないため、既読機能がいらないと感じる原因になっているのです。
返信すべきかどうかの判断が難しい
返信すべきかどうかの判断が難しい点も、既読機能がいらないと感じる原因です。
「既読＝メッセージ確認完了の意味」、あるいは「既読だけではなく、何かしらのリアクションが必要」のように、既読の捉え方は人によって異なります。そのため、返信の必要性の有無が明示されなければ、返信すべきかどうかの判断が難しくなるのです。
また、返信すべきとわかっていても、他の業務の優先度が高ければタイムラグが発生する場合もあります。しかし、既読機能により「返信が遅い」「未読スルーをしている」のような誤解を生む恐れがあることも、既読機能の不便な点といえます。
やりとりが増え、業務効率が低下する
既読機能によってやりとりが増え、業務効率が低下する点もデメリットになります。
たとえば、「既読だけでは失礼になる」という不安から「了解しました」のような追加メッセージを送るなど、必要以上のやりとりが生まれる場面もあります。
このように逐一新たなメッセージを送っていては既読機能の意味がありません。また、やりとりが増えることから優先度に応じた業務も阻害されるため、既読機能を不要と感じてしまうのです。
既読機能によるストレスを解消できるツール
ここからは、既読機能によるストレスを解消できるツールをご紹介します。
既読機能によって何かしらのリアクションを促されると、返信メッセージが大量に投稿されて本来伝えるべき情報が埋もれてしまうことがあります。情報が埋もれればアクセスに時間がかかり、スムーズな意思決定ができません。
円滑な意思決定には、共有したい情報を確実に確認できるような環境構築をすべきです。そのためには既読機能の有無に関わらず、「情報が流れず明確に蓄積・管理できるツール」が求められるのです。
ただし、社内のITリテラシーがツールに及ばなければ、最悪の場合ツールの運用が頓挫する恐れもあります。したがって、確実にツールの運用を浸透させるためにも、非IT企業の社員でも簡単に、情報を流さず蓄積・共有可能な「Stock」が必須です。
Stockの「ノート」で記載した情報を「フォルダ」で整理・蓄積でき、任意のメンバーへの共有が可能です。また、ノートに紐づいた「メッセージ」では、メッセージに対する既読機能の代わりに使えるスタンプもあるため、情報共有が既読機能に縛られることがなくなります。
最もシンプルな情報ストックツール「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
既読機能のメリットや既読スルーの対処法まとめ
これまで既読機能のメリットや既読スルーの対処法を中心に解説してきました。
既読機能にはスムーズな意思決定を促すという便利な面もあります。とはいえ、コミュニケーションの負担を増大させたり、ほかの業務の進行を妨げたりといったデメリットを抱えていることも事実です。
また、既読機能の有無に関わらず、多くのチャットツールは大量の返信メッセージが重なって、求めている情報へすぐにアクセスできないという事態も招きます。そこで、明確に情報の蓄積・管理ができるツールが必要となるのです。
ただし、操作が複雑なツールではツールが浸透しない可能性もあるため、ツールの選定は「誰でも簡単に操作できるか」を軸に進めましょう。
今回ご紹介したStockは、ITに不慣れな社員でも即日で使えるほどシンプルな情報共有ツールであり、既読機能によるストレスを解消しながら、情報を流さずに蓄積できます。
利用は無料からでき、登録も1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入してビジネスチャットのストレスから脱却しましょう。
