情報化社会となった現代において、あらゆる情報がデータ化され、企業・個人の間を行き交うようになりました。しかし、データ化した情報は正しく取り扱われなければ、内部からの情報流出はもちろん、外部からの攻撃による情報漏えいといったリスクに晒されます。
このようなリスクを回避するためにも、部署や部門における情報管理のリテラシーが必要とされているのです。
しかし、部署や部門によっては情報の扱い方に懸念があり、リテラシーの低さに悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、情報管理のリテラシーを高める方法とメリットを中心にご紹介します。
- 情報リテラシーを高める方法が分からない
- 情報リテラシーを高めるメリットを知りたい
- 社内の情報リテラシーを高めたい企業に最適なツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、部署・部門における情報管理のリテラシーを高められ、安全な情報管理の体制を構築する秘訣が得られます。
目次
情報リテラシーが低いと発生するリスクとは
情報リテラシーの低さは、情報漏えいや企業の信頼性低下に繋がる恐れがあります。
従業員が不審なファイルに安易にアクセスしたり、データの紛失や誤送信をする可能性があります。その結果、マルウェア感染や機密情報流出が後を絶ちません。実際に、個人情報流出で社会からの信用を失った事例は多数存在します。
したがって、情報リテラシーの向上は、情報漏えいを防ぎ、企業信頼を維持する上で不可欠な対策です。
情報管理のリテラシーが高まるメリットとは
ここでは、情報管理のリテラシーが高まるメリットを紹介します。組織全体で情報管理の安全性を高められれば、以下のようなメリットを得られるのです。
（1）重要情報の漏えいを防げる
情報管理のリテラシーが高まる最大のメリットは、重要な情報の漏えいを防げる点です。
組織全体でセキュリティ対策の意識を強めて、アクセス権限の厳格化、セキュリティソフトの導入などをすれば、情報漏えいなどが起こるリスクを減らせます。
また、メンバー個人のリテラシーが高まるので不審なメールに気づきやすくなったり、全社で情報の取り扱いに慎重になる文化が醸成したりできるのもポイントです。
（2）必要な情報へスムーズにアクセスできる
情報管理のリテラシーが高まれば、情報の取捨選択ができるようになるので、必要な情報へのアクセスがスムーズになります。
ただし、管理体制が煩雑であれば「必要な情報がどこにあるのか分からない」という状態になりかねません。そのため、優れた検索機能で、簡単に社内情報を見つけられる仕組みが必須です。
たとえば、高精度のキーワード検索やAI検索が備わった「ナレカン」 のようなツールを導入すれば、誰もがすばやく目的の書類にアクセス可能です。
組織で情報リテラシーを身につける方法とは
ここでは、組織で情報管理リテラシーを高める方法をご紹介します。以下の方法を実践して、あらゆるリスクを解消しましょう。
情報へアクセスできるメンバーを限定する
情報へアクセスできるメンバーを必ず制限しましょう。
重要情報へのアクセスが容易だと、外部だけではなく、内部の不正による情報流出も発生しかねません。一方、アクセスできるメンバーを制限すれば、顧客の個人情報などが不用意に閲覧されることがないのです。
また、データへのアクセス・編集履歴を残しておけば、すぐに「誰が、どのような操作をしたのか」も明確に把握できます。以上のように、情報にアクセスできるメンバーを制限することで、安心して仕事に取り組めるようになるのです。
こまめにアップデートとバックアップをする
こまめなアップデートやバックアップは、情報管理リテラシーを高めるために必要です。
利用しているソフトウェアのバージョンが古いままでは、外部からのサイバー攻撃やスパムメール（迷惑メール）を開封したときに、ウイルス検知や情報の保護が適切に実行されない場合があります。そのため、ソフトウェアは必ず最新版にアップデートしましょう。
仮に、ウィルスがソフトウェアに侵入してしまえば、データの破損・消失だけでなく、データの復元までに時間やコストがかかります。そこで、こまめにバックアップをして、データが完全に消えるといった事態を回避する必要があるのです。
情報を取り扱うルールの共有
情報の取り扱いに関するルールの共有によって、情報管理リテラシーは高められます。
部署や部門で管理している情報は多岐にわたります。万が一、情報の取り扱いに関するルールが統一されていなければ、個々人がそれぞれの裁量で情報管理をしてしまい、最終的には「情報が見つからない」「書類を無くしてしまう」といった事態になるのです。
そこで、「情報の収集方法から保管先、重要度の決め方、バックアップの頻度」といったルールを組織で共有することで、適切な情報管理ができる準備が整うのです。
ただし、ルールだけ策定しても、実際に運用するための仕組みが必要です。そのため、今日では「ナレカン」 のように、情報の管理と共有を一元化できる情報共有ツールを使う企業が増えています。
社内の情報リテラシーを高めたい企業に最適なツール
以下では、社内の情報リテラシーを高めたい企業に最適なツールをご紹介します。
情報リテラシーを高めるには、「最初に情報の扱い方を定めること」「情報を関係者間で共有すること」が大切です。なぜなら、情報共有のルールが定まっていないと、各自が自分のやり方で情報を管理することになり、第三者が検索しづらいからです。
そこで、情報の管理に関するルールを定期的に更新・共有する体制を構築しましょう。ただし、どれだけルールを設定していても、情報漏えいや誤削除など人為的な過失は防ぐことができないため、セキュリティ機能が充実したツールを選びましょう。
結論、自社が導入すべきなのは、細かくアクセス権限設定ができ、承認フロー機能も備わった「ナレカン」 一択です。
ナレカンでは、ユーザーや部署・部門ごとにアクセス権を細かくコントロールできるうえ、内容を勝手に書き換えられないように「承認フロー」を設定できます。また、編集履歴の確認も可能なので、大企業でも安心して運用できるのです。
社内の情報資産を、最も簡単に管理できるツール「ナレカン」
「ナレカン」｜『非IT企業』向けの、AIナレッジツール
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ナレカンは『非IT企業』向けの、AIナレッジツールです。
社内に散在した情報や、個人に蓄積されたノウハウを一元化し、“組織で活用できるナレッジ”へ変えていきます。
記事・質問・ファイル・メール・チャットなど、社内のあらゆる情報を蓄積できるだけでなく、生成AIを活用した自然言語検索によって、“人に聞くように”必要な情報を探し出せます。
また、シンプルな操作性と充実した導入支援により、ITツールに不慣れな企業でも、ナレッジマネジメントを無理なく定着させられます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【ナレッジが組織に蓄積される】
社内に散在した情報や、個人に属人化したノウハウを一元化。記事・ファイル・メール・チャットなど、あらゆる社内情報を“組織のナレッジ”として蓄積できます。
- 【必要な情報に誰でもたどり着ける】
生成AIを活用した自然言語検索や、高精度なキーワード検索によって、“上司に質問するように”必要な情報を探せます。検索スキルに依存せず、誰でも簡単にナレッジにアクセスできます。
- 【ナレッジ活用が現場に定着する】
シンプルな操作性と、充実した導入・運用サポートによって、ITツールに不慣れな企業でも無理なく活用できます。さらに、情報を継続的に更新・整理できる仕組みにより、“使われ続けるナレッジ基盤”を実現します。
＜ナレカンの料金＞
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情報管理リテラシーの身に付け方とメリットまとめ
これまで、情報管理リテラシーの身に付け方とメリットを中心に紹介してきました。
社内の情報リテラシーが低い場合、顧客や内部の情報が適切に扱われず、情報の漏えいや紛失のリスクが高まります。情報管理のリテラシー向上のため、社内ルールを策定と従業員への継続的な教育を徹底しましょう。
ただし、ルールの策定と従業員教育だけでは人為的なミスを完全になくすことはできません。そのため、漏えいや誤削除のリスクに備えた機能があるツールを導入しましょう。
したがって、自社が導入すべきなのは、細かくアクセス権限設定ができ、安心のバックアップ体制も備わった「ナレカン」一択です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、情報リテラシーの悩みを解消しましょう。
