情報化社会となった現代において、あらゆる情報がデータ化され、企業・個人の間を行き交うようなりました。しかし、データ化した情報は正しく取り扱われなければ、内部からの情報流出はもちろん、外部からの攻撃による情報漏洩といったリスクに晒されます。
このようなリスクを回避するためにも、部署やチームにおける情報管理のリテラシーが必要とされているのです。
しかし、チームや部署によっては情報の扱い方に懸念があり、リテラシーの低さに悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、情報管理のリテラシーを高める方法とメリットを中心にご紹介します。
- 情報管理のリテラシーを高める手段が分からない
- 情報管理のセキュリティを高め、情報へのあらゆるリスクを解消したい
- 効率よく、かつ安全に情報管理できる方法を知りたい
という方はこの記事を参考にすると、部署・チームにおける情報管理のリテラシーを高められ、安全な情報管理の体制をつくることができます。
目次
情報リテラシーが低いリスクとは
情報管理リテラシーとは、情報を収集・保存・検索・評価・使用および共有するための能力を指します。個人だけでなくチームで適切な情報管理リテラシーを身につけることで、業務の生産性や効率、セキュリティを改善できるのです。
一方、チームの情報管理リテラシーが低い場合、ITツールなどの導入が頓挫する可能性が高く、会社の成長を妨げる要因になりかねません。また、操作ミスによって、クラウドに保存していた重要なデータを消去するリスクも懸念されます。
さらには、社員が不適切な写真を公開してしまい炎上するケースや、機密文書の不正な持ち出しや改ざん、サイバー攻撃による情報漏洩といった「企業の信用問題にかかわる事態」へと発展しかねないのです。
チームの情報管理リテラシーを高めるには
ここでは、チームの情報管理リテラシーを高める方法をご紹介します。以下の方法を実践して、あらゆるリスクを解消しましょう。
情報アクセスの制限をかける
情報へアクセスできるメンバーを必ず制限しましょう。
重要情報へのアクセスが容易だと、外部だけではなく、内部の不正による情報流出も発生しかねません。一方、アクセスできるメンバーを制限すれば、顧客の個人情報などが不用意に閲覧されることがないのです。
また、データへのアクセス・編集履歴を残しておけば、すぐに「誰が、どのような操作をしたのか」も明確に把握できます。以上のように、情報にアクセスできるメンバーを制限することで、安心して仕事に取り組めるようになるのです。
こまめにアップデートとバックアップをする
こまめなアップデートやバックアップは、情報管理リテラシーを高めるために必要です。
利用しているソフトフェアのバージョンが古いままでは、外部からのサイバー攻撃やスパムメール（迷惑メール）を開封したときに、ウイルス検知や情報の保護が適切に実行されない場合があります。そのため、ソフトフェアは必ず最新版にアップデートしましょう。
仮に、ウィルスがソフトフェアに侵入してしまえば、データの破損・消失だけでなく、データの復元までに時間やコストがかかります。そこで、こまめにバックアップをして、データが完全に消えるといった事態を回避する必要があるのです。
情報を取り扱うルールの共有
情報の取り扱いに関するルールの共有によって、情報管理リテラシーは高められます。
部署やチームで管理している情報は多岐にわたります。万が一、情報の取り扱いに関するルールが統一されていなければ、個々人がそれぞれの裁量で情報管理をしてしまい、最終的には「情報が見つからない」「書類を無くしてしまう」といった事態になるのです。
そこで、「情報の収集方法から保管先、重要度の決め方、バックアップの頻度」といったルールをチームで共有することで、適切な情報管理ができる準備が整うのです。
ただし、ルールだけ策定しても、実際に運用するための仕組みが必要です。そのため、今日では「Stock」のように、情報の管理と共有を一元化できる情報共有ツールを使う企業が増えています。
情報管理のリテラシーが高まるメリットとは
ここでは、情報管理のリテラシーが高まるメリットを紹介します。チーム全体で情報管理の安全性を高められれば、以下のようなメリットを得られるのです。
（1）重要情報の漏洩を防げる
情報管理のリテラシーが高まる最大のメリットは、重要な情報の漏洩を防げる点です。
チーム全体でセキュリティ対策の意識を強めて、アクセス権限の厳格化、セキュリティソフトの導入などをすれば、情報漏洩などが起こるリスクを減らせます。
また、メンバー個人のリテラシーが高まるので不審なメールに気づきやすくなったり、全社で情報の取り扱いに慎重になる文化が醸成したりできるのもポイントです。
（2）必要な情報へスムーズにアクセスできる
情報管理のリテラシーが高まれば、情報の取捨選択ができるようになるので、必要な情報へのアクセスがスムーズになります。
ただし、管理体制が煩雑であれば「必要な情報がどこにあるのか分からない」という状態になりかねません。そのため、高度な情報リテラシーがなくても、簡単に社内情報を見つけられる仕組みが必須です。
たとえば、業務や案件ごとに情報管理できる「Stock」のようなツールを導入すれば、直感的に目的の書類にアクセス可能です。
情報リテラシーが低くても簡単に情報管理できるツール
ここでは、情報管理のリテラシーが低くても簡単に使えるツールをご紹介します。
情報管理のリテラシーは、重要な情報をあらゆる脅威から守るために不可欠です。そのためには、リテラシーに関する認識を社内で共有するだけでなく、強固なセキュリティで情報管理できる仕組みを整えたり、情報管理の煩雑さを解消したりする必要があります。
つまり、情報の管理にはITツールが必須なのです。しかし、多機能なツールは使いこなすのが難しいので、チームに馴染まずにそのうち使われなくなります。
したがって、自社が導入すべきなのは、国際セキュリティ資格を取得しており、非IT企業の65歳の方でも簡単に使える「Stock」一択です。
Stockの「ノート」にはあらゆる重要な情報をストックでき、さらに任意のメンバーのみに共有されます。また、ノートは案件ごとに「フォルダ」で整理できるため、必要な情報が見つからないといった事態を避けられるのです。
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
|
「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
情報管理リテラシーを高める方法とメリットまとめ
これまで、部署やチームにおける、情報管理のリテラシーを高める方法とメリットを中心に紹介してきました。
情報管理のリテラシーを高めることは重要ですが、四六時中意識しておくわけにはいきません。そのため、難しいことをすることなく、簡単にセキュアな環境で情報管理ができるツールを活用することが重要です。
ただし、多機能なツールではITに詳しくないメンバーが使いこなせず、社内に浸透しないケースが後を絶ちません。そのため、必要な機能に過不足がないシンプルなツールが必須です。
したがって、自社が導入すべきなのは、国際セキュリティ資格を取得しており、非IT企業の65歳の方でも簡単に使える「Stock」一択です。
ぜひ「Stock」を導入して、誰もが安全な情報管理ができる環境をつくりましょう。
