情報化社会となった現代において、あらゆる情報がデータ化され、企業・個人の間を行き交うようになりました。データ化した情報は正しく取り扱われなければ、内部からの情報流出はもちろん、外部からの攻撃による情報漏えいといったリスクに晒されます。
しかし、部署や部門によっては情報の扱い方に懸念があり、リテラシーの低さに悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、情報管理が失敗する原因と定着させる方法を中心に紹介します。
- 「社内の情報管理が乱雑なのは社員のリテラシーが低いから」と考えている経営者
- 高機能なツールを導入したが形骸化している社内情シス担当者
- これ以上複雑な運用ルールを増やしたくない現場の業務効率化推進者
上記に当てはまる方はこの記事を参考にすると、社員のリテラシー向上を目指すのではなく、リテラシーに依存しないシンプルなツールへ仕組み自体を切り替えるべきだと判断できるようになります。
目次
情報管理が定着しない現場で起きる3つの問題
情報管理が定着しないことに悩んでいる組織では、単に書類が散らかっている以上の業務ロスが発生しています。以下では、情報管理が定着しない現場で起きる問題を3つ解説します。
（1）資料探しに時間がかかる
1つ目は、資料探しに時間がかかることです。
資料がメールや共有フォルダ、チャットツールなど複数のツールに散らばっていると、目的の情報がどこに保管されているのかを瞬時に判断しにくくなります。また、これらのツールで情報を管理していると、他のメッセージやファイルによって情報が埋もれることが多いのです。
結果、毎日複数ツールを何十分も往復し、無駄に時間を消費することになります。
（2）業務が属人化する
2つ目は、業務が属人化することです。
情報が正しく共有・管理されない環境では、「この件はAさんしか分からない」という業務の属人化が急速に進行します。ノウハウや顧客との経緯が特定の担当者の頭の中にしか存在しないため、その担当者の退職や異動により、業務が完全に止まってしまうのです。
引継ぎ資料を作ろうにも「何がどこにあるか分からない」ため、膨大な時間と労力をかけていちからノウハウを再現しなければならないのです。
（3）同じ質問への対応に追われる
3つ目は、同じ質問への対応に追われることです。
情報が誰でも確認できる場所にまとめられていないと、新入社員のオンボーディングや他部署からの問い合わせのたびに同じ質問が来ます。
教える側のベテラン社員は、自分の作業の手を止めてチャットや対面で回答しなければならず、本来のコア業務が進まなくなるのです。
情報管理が失敗する3つの原因
情報管理が失敗する本質的な原因は、高いリテラシーや几帳面さを前提とした仕組みにあります。以下では、具体的な原因を3つ紹介します。
（1）ルールが細かい
1つ目は、ルールが細かいことです。
「フォルダの階層は3階層まで」「ファイル名は『日付_部署名_案件名_バージョン』で統一」「投稿時には必ずこのタグを付ける」といった厳格な運用ルールを作っても、それらを完璧に守れるメンバーは少ないです。
結果、ルールを無視した自己流のファイル名や未分類のファイルがデスクトップや共有フォルダに溢れかえるのです。
（2）ツールが多機能すぎる
2つ目は、ツールが多機能すぎることです。
多機能なツールを導入しても、ITツールに不慣れなメンバーは「選択肢が多すぎてどこに書けばいいか分からない」「ページの作り方が難しい」と心理的ハードルを感じてしまいます。
結果、特定のITメンバーだけが更新するツールになり、組織全体には定着しないおそれがあるのです。
（3）フロー情報とストック情報が混ざっている
3つ目は、フロー情報とストック情報が混ざっていることです。
チャットやメールのようなやり取りは時間とともに流れていく「フロー情報」であり、マニュアルのように後から何度も見返す「ストック情報」とは明確に性質が異なります。
チャットツールのタイムラインで重要な決定事項や資料を共有しても、数日後には他のメッセージに流されて、スムーズに再確認できなくなるのです。
リテラシーに頼らずに情報管理を定着させる方法
以下では、社員のITリテラシーに左右されずに情報管理を定着させる方法を2つ紹介します。以下の方法を実践し、誰でも迷わず直感的に使える仕組みを構築しましょう。
情報入力・蓄積の手間を減らす
1つ目は、情報入力・蓄積の手間を減らすことです。
情報管理を定着させる第一歩は、「情報を残す」こと自体の心理的・物理的ハードルを極限まで下げることです。そのため、複雑なテンプレートに沿って記してもらうのではなく、箇条書きでシンプルに記してもらいましょう。
「適当に書いても破綻しない」「手間がかからない」と現場が実感できて初めて、情報が一箇所に集まるようになるのです。
情報を検索しやすくする
2つ目は、情報を検索しやすくすることです。
目的の資料や過去の決定事項に瞬時にたどり着ける検索環境を整えましょう。キーワードを打ち込めばすぐにヒットする状態を作ることができれば、保存時の面倒なルール付けや階層構造を整える作業自体が不要になるのです。
たとえば、ナレッジツール「ナレカン」には、AIを活用した「自然言語検索機能」が備わっており、上司に質問するような感覚で欲しい情報を取り出せます。
【必見】情報を簡単に蓄積・共有する方法
以下では、情報を簡単に蓄積・共有する方法を紹介します。
日々発生する対応履歴や資料が個人任せになったまま放置されると、「特定の人に確認しないと仕事が進まない」という属人化が発生します。この状態が続くと、担当者の異動や退職のたびに貴重な知見が失われ、残されたメンバーは同じ確認作業や問い合わせ対応に時間を奪われるのです。
しかし、情報をチャットツールやExcelで管理しても、ファイルが他のメッセージやファイルに埋もれ、目的の資料にたどり着くのに時間を要します。また、多機能なツールを導入してもITに不慣れな社員は使いこなせず、社内に定着しないのです。
そこで重要なのが、日常業務で自然と情報が蓄積され、検索機能で簡単に情報を取り出せるツールを導入することです。このようなツールを使えば、資料を探し回る時間や、同じ質問への対応を減らせるのです。
こうした条件に最も当てはまるのが、IT初心者でもマニュアル無しで使えるナレッジツール「ナレカン」です。ナレカンなら、メールやチャットからの情報を蓄積できます。また、AIを活用した自然言語検索により、必要な情報に即アクセスできるのです。
IT初心者でもマニュアル無しで使えるナレッジツール「ナレカン」
https://www.stock-app.info/narekan/
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【ナレッジが組織に蓄積される】
社内に散在した情報や、個人に属人化したノウハウを一元化。記事・ファイル・メール・チャットなど、あらゆる社内情報を“組織のナレッジ”として蓄積できます。
- 【必要な情報に誰でもたどり着ける】
生成AIを活用した自然言語検索や、高精度なキーワード検索によって、“上司に質問するように”必要な情報を探せます。検索スキルに依存せず、誰でも簡単にナレッジにアクセスできます。
- 【ナレッジ活用が現場に定着する】
シンプルな操作性と、充実した導入・運用サポートによって、ITツールに不慣れな企業でも無理なく活用できます。さらに、情報を継続的に更新・整理できる仕組みにより、“使われ続けるナレッジ基盤”を実現します。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
情報管理を定着させる方法まとめ
これまで、情報管理が失敗する原因や、定着させる方法を中心に紹介してきました。
情報管理が失敗する原因として、ルールが細かいことや多機能なツールを導入していること、フロー情報とストック情報を同じ場所で管理していることが挙げられます。
社員のITリテラシーに頼らずに情報管理を定着させるには、情報入力・蓄積の手間を減らすこと、情報を検索しやすくすることが重要です。
結論、社内情報を管理するには、日々の業務の中で自然とナレッジが蓄積され、高精度の検索機能で必要な情報を即座に取り出せる「ナレカン」が最適です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、資料探しの時間の短縮や、業務の属人化の解消を実現しましょう。
