昨今では、手軽に情報が手に入るようになった反面、不正アクセスや情報漏えいといったセキュリティリスクも高まっています。しかし、セキュリティ管理の必要性を理解しつつも「十分なノウハウがなく、情報管理に不安がある」と悩む担当者の方も中小企業には多いのではないでしょうか。
そこで今回は、中小企業の情報管理に必要なセキュリティ対策を中心にご紹介します。
- 情報セキュリティの管理に不安がある
- ITに関する知識が浅く、十分なセキュリティ対策がとれない
- セキュリティ対策がしっかりした情報管理方法を知りたい
という方はこの記事を参考にすると、セキュリティリスクを回避しつつ、中小企業でも安全に情報管理できる方法が分かります。
目次
中小企業の情報管理に高いセキュリティが必要な理由
情報管理の分野に高いセキュリティが必要な理由は、情報漏えいのリスクによる損失が大きいからです。
IPA（独立行政法人情報処理推進機構）のセキュリティ対策ガイドラインによると「中小企業等ではITの利活用が進む一方で、サイバー攻撃手法の巧妙化、悪質化などにより事業に悪影響を及ぼすリスクはますます高まってきています」としています。
つまり、今日では企業規模を問わず、サイバー攻撃を受けるリスクが等しくあると言えるのです。事業継続と社会的信頼を守るためにも、安全に情報管理を行う必要があります。
中小企業の情報セキュリティ管理における課題
ここでは、中小企業の情報セキュリティ対策に関する課題について解説します。現在、自社がなぜセキュリティ管理で困っているのか、把握しておきましょう。
どんな対策をすれば良いのかわからない
まずセキュリティ管理において直面する課題として、「どんな対策をすれば良いのかわからない」ということがあります。
情報セキュリティ対策の重要性は理解しているものの、自社で何の対策すべきか判断に困るケースも多いです。
自社にとって基本的に必要な対策と、最適な方法を見極めることが必要になっています。
セキュリティの脅威が変化し続けている
次に、セキュリティの脅威が変化し続けていることも、中小企業における課題だといえます。
サイバー攻撃などの脅威は日々高度化していて、中小企業もサイバー攻撃の対象となっているため、注意が必要です。
たとえば、ランサムウェア攻撃やフィッシング詐欺などの悪質な脅威は、自社の情報資産に金銭的損失や信頼性低下などの深刻な影響を与える可能性があります。そのため、適切な対策を講じることが必要なのです。
専門人材が不足している
最後に、特に中小企業の多くが直面している課題が専門人材の不足です。
セキュリティの知識を持つ人材が社内に存在せず、対策に取り組めない企業も少なくありません。ITやセキュリティの専門人材がいなければ、必要な対策や製品選びに迷うことも課題の一つです。
中小企業の情報管理におけるセキュリティリスクの種類
情報セキュリティリスクとは、サイバー攻撃などにより、企業の機密情報が漏えいしたり、システムが停止したりする可能性のことです。このリスクは、情報に損害を与える「脅威」と、その脅威の侵入を許す「脆弱性」という2つの要素が組み合わさっています。
以下では、「脅威」と「脆弱性」それぞれの詳細をご説明します。
セキュリティリスクの脅威
情報セキュリティの脅威とは、企業の情報資産に損失を与える要因（事象）のことで、「意図的脅威」「偶発的脅威」「環境的脅威」の3つに分けられます。以下でそれぞれを詳しくご説明します。
意図的脅威
意図的脅威とは、特定の目的や意図を持って行われる脅威のことです。この種の脅威には、ハッキングやフィッシング、標的型攻撃などがあります。
たとえば、システムへの侵入やフィッシング詐欺による個人情報の盗取などは、企業にとっての深刻なセキュリティリスクです。発生頻度は他の脅威に比べると高くはありませんが、大規模な被害を招く恐れもあるため対策が必要です。
偶発的脅威
偶発的脅威とは、意図せず発生する脅威のことを指します。
具体的には人的ミスによる情報漏えい、システムの誤操作によるトラブルなどがあります。そのほか、従業員が誤って重要なファイルを削除するケースもこれに当てはまります。
偶発的脅威は日常業務の中で発生しやすく、その結果として重大なリスクにつながることもあります。内部の人間への注意喚起や情報共有が特に重要です。
環境的脅威
環境的脅威は、自然災害や社会的な変動など、組織の外部から生じる脅威です。地震、洪水などの自然災害は、サーバールームなどを物理的に破壊することがあります。
また、社会的な変動も組織のセキュリティ環境に影響を及ぼす可能性があります。このような環境的脅威は予測が困難ですが、事前にデータのバックアップなどの対策が求められます。
セキュリティリスクの脆弱性
情報セキュリティの脆弱性とは、主にコンピュータのOSやソフトウェアなどの欠陥を指しますが、それだけにとどまりません。以下で3つの脆弱性について解説します。
ソフトウェア・ハードウェアの脆弱性
ソフトウェア、ハードウェアの脆弱性として、設計ミスやプログラムのバグが原因であるものが挙げられます。
システムの持つ脆弱性が悪用されることで、データの不正取得などの被害を引き起こします。この脆弱性を減らすためには、定期的なセキュリティテストの実施などが有効です。
文書管理と運用体制の不備
運用管理体制の脆弱性とは、情報の取り扱いや管理における不備を指します。
たとえば、アクセス権限の管理が不十分なことで脆弱性が発生します。この脆弱性は内部者による情報漏えいのリスクを高めることになります。
運用管理体制を構築する際には、アナログ・デジタルを問わず、正しいアクセス権を実現するようにしましょう。
災害やトラブルに弱い立地
物理的な脆弱性には、オフィスやデータセンターの立地や環境が影響します。
自然災害のリスクが高い場所に設置された施設は、データなどの被害も受けやすいといえます。また、サーバー室や倉庫への物理的なアクセス制御が不十分である場合、外部からの不正侵入などのリスクも高まります。
この脆弱性を低減するためには、立地選定時のリスク評価や防災対策の実施などが有効です。対策にはお金や時間がかかるため、リスクを考慮して効果的に実施していきましょう。
【即日実践可】中小企業に必要なセキュリティ対策4選
以下では、中小企業でも実践できるセキュリティ対策を4つご紹介します。情報管理におけるあらゆるリスクを回避するために、確実に押さえておきましょう。
（1）ソフトウェアを定期的に最新化する
はじめに、ソフトウェアを定期的に最新の状態にしましょう。
ソフトウェアをアップデートすれば、セキュリティの問題が解消されるので、サイバー攻撃によってウイルスが仕込まれるリスクを下げられます。
したがって、サイバー攻撃によるデータの抜き取りや破損を防ぐためにも、自社で利用しているソフトウェアは常に最新の状態にしておきましょう。
（2）アクセス権限の管理を厳重にする
次に、アクセス権限を厳重に管理することも、必要なセキュリティ対策です。
アクセス権限の管理を厳重にすれば、閲覧できるメンバーやグループを制限できるので外部から情報を抜き取られるなどの心配もなく、安心して使えます。
このように、アクセス権限の厳重管理によって、「簡単なアクセス性から誰でも情報を閲覧できる」状況を改善し、高度なセキュリティ体制がつくれるのです。
（3）セキュリティに関する社内規定を設ける
社員のセキュリティ管理意識を高めるためにも、社内規定を設けることは大切です。
チェックリストを作ったり、パスワードポリシーを定めたりすることも有効です。また、社内でセキュリティ教育を行うなどの対策も社員の意識向上につながります。
社内のセキュリティルールを定める際は、従業員全員が守れるようなシステム作りを行うことが重要です。深刻なインシデントが発生する前の対策として、事前にルールを定めておきましょう。
（4）セキュリティが万全なツールを活用する
最後に、中小企業がさらに徹底した情報管理をするためには、セキュリティの強固な情報共有ツールが欠かせません。
情報漏えいや不正アクセスのリスクを解消するためには「ツール自体のセキュリティが高いこと」が重要です。どれほど社内ネットワークを強固にしても、自宅や外出先で使ったときに被害に遭っては意味がありません。
そのため、国際セキュリティ資格を取得している企業が運営しており、クレジットカード決済でも使われる暗号方針で情報を守る「Stock」のようなツールが必須です。
【中小企業必見】安全に情報管理ができるツール
ここでは、誰でも安全に情報管理できるツールを紹介します。
セキュリティ対策が万全でない状態での情報管理は、情報漏えい・ウイルス感染・不正アクセスといった「セキュリティリスク」を招きかねません。そのため、「セキュリティが高く、適切な情報管理ができるツール」が必須です。
とはいえ、多機能なツールではITに不慣れな社員に馴染まず、そのうち使われなくなってしまいます。
結論、中小企業が導入すべきなのは、国際水準のセキュリティを備えており、非IT企業の65歳の社員でも即日で使える「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に記載した情報は、任意のメンバーに限定して共有できます。また、「フォルダ」で案件ごとにノートを振り分けたり、アクセス権限の設定をしたりできるので、重要な情報が流出する心配もありません。
国際水準のセキュリティを備えた情報管理ツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
中小企業の情報管理に必要なセキュリティ対策まとめ
これまで、情報セキュリティの課題や種類など、中小企業の情報管理に必要なセキュリティ対策を中心にご紹介してきました。中小企業が実施すべきセキュリティ対策は以下の4つになります。
- サイバー攻撃を防ぐために、ソフトウェアを定期的に最新化する
- 不正アクセスを防止するために、アクセス権限を厳重に管理する
- セキュリティに関する社内規定を設ける
- セキュリティの強固な情報共有ツールを使う
とくに、「セキュリティの強固な情報共有ツール」を導入するのが、一番手間もコストもかかりません。ただし、多機能な情報共有ツールはITに詳しくないと使いこなせません。シンプルかつ、必要な機能に不足がないものを選びましょう。
したがって、自社が導入するべきなのは、大手企業も安心できるセキュリティシステムがあり、非IT企業の65歳の方でも簡単に使える「Stock」一択です。
ぜひ「Stock」を導入して、あらゆるリスクを解消できる情報管理を実現しましょう。
