昨今では、多くの企業が「業務効率化」を実現するため、自社の業務を見直したり新たな仕組みを導入したりしています。業務を見直して効率化することで、無駄なコストを削減して利益を拡大できるのです。
しかし、業務効率化の方法は数多くあるため「自社ではどのような取り組みをすれば良いのか分からない」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、業務効率化の進め方やアイデア、おすすめツールを中心に解説します。
- 業務効率化についての知識を身に着け社員の意識改革を図りたい
- 業務効率化を実現するためのアイデアが知りたい
- 業務効率化を進める手順が分からず理解も得られるか不安
という担当者の方は今回の記事を読むと、自社で取り入れるべき施策を理解し、自社の業務効率化向上に向けた取り組みができるようになります。
目次
業務効率化とは
業務効率化とは、業務の「ムリ・ムダ・ムラ」をなくして、業務を改善することを指します。時間・ヒト・お金にかけるコストを削減できるので、結果として業務スピードや業績の質向上にもつながるのです。
具体的な方法としては、会議時間の短縮やミスを減らすなどの手軽な方法から、ITツールの導入といった方法まで幅広くあげられます。業界や業種により最適な方法は異なりますが、情報共有の問題を改善すれば、業務効率化につながるケースが多いです。
たとえば、「日誌の提出」や「顧客からの問い合わせ対応」など、工程がシンプルで標準化しやすい業務や何度も繰り返される業務は、マニュアルによってノウハウを共有することで効率化できます。
このように、自社に最適な業務効率化の方法によって、業務の「ムリ・ムダ・ムラ」をなくせば、無駄なコストを削減しながら利益向上を図れるのです。
「業務改善」や「生産性向上」との違いとは
ここでは、業務効率化と混同されがちな言葉である「業務改善」や「生産性向上」と、業務効率化の違いについて解説します。3者の違いを把握して、業務効率化の概要を正しく認識しましょう。
業務改善との違い
業務改善とは、業務上の問題・課題を解決し、業務フローをより良くさせる方法です。
業務のムダやムラをなくすのが目的なので、業務効率化と混合しやすい言葉です。しかし、業務改善はあくまでも手段であり、業務効率化はその手段をとったことによる中間目的という点が異なります。
両者ともに最終目的が利益化なのは変わりませんが、そこに至るためのステップが業務効率化であり、それを実現するのが業務改善という関係です。
生産性向上との違い
生産性向上とは、投入する資源を最大限に活用して、効率よく成果を得られるようにすることです。
そのため、生産性向上のための一つの手段が業務効率化であると言えます。業務効率化という「手段」によって、生産性向上という「結果」につながるのです。
このように、目的やプロセスのスケールの観点から両者は異なる概念であることが分かります。
業務効率化の3つのメリット
以下では、業務効率化の実現で得られるメリットについて解説します。全社で業務効率化を進めるためにも、メリットを周知する必要があります。
（1）コストを削減して収益を増やせる
業務効率化によって得られる最大のメリットは、コストの削減と収益拡大です。
日々の業務を効率化すると、作業に費やしていた時間や人的リソースを割けるため、時間的コストや人件費・光熱費をはじめとする金銭的コストを削減できます。
また、業務にかかっていたコストが減る一方で、社員は効率的に業務に取り組めるので、業務の幅が広がったり注力すべき業務に集中できたりします。そのため、長期的な目線で事業における収益拡大も期待されるのです。
（2）社員の負担を軽減できる
業務効率化は、社員が抱える負担の軽減にも貢献します。
業務効率化によって作業時間を短縮できると、社員の残業や休日出勤を減らせて、社員の負担を軽減できます。その結果、社員の「モチベーション向上」や「満足度アップ」につながり、会社に対する信頼が強くなるのです。
また、業務効率化によって得た利益を適宜社員に還元していけば、人材の流出防止にもつながります。
このように、業務効率化と働きやすい環境の整備は親和性が高いので、簡単なところから業務環境の改善を図っていきましょう。
（3）事業拡大に注力できる
事業拡大に注力できる点も業務効率化のメリットです。
業務効率化によってコストを削減すれば、従来費やしていた余分なコストを事業の拡大や新規事業の立ち上げに投資できます。また、老朽化した設備を改装したり、最新のシステムを導入したりする資金にも割り当てられます。
このように、業務効率化は企業の持続的な発展にも貢献できるのです。
最も簡単にチームの業務効率化を実現するツール
以下では、最も簡単に業務効率化を実現するツールをご紹介します。
業務効率化を実現する方法は数多くありますが、簡単かつ即効性があるのは「ツールの導入」と言えます。自社の抱える課題を明確化して解決できる機能を備えたITツールを導入すれば、業務効率化をすぐに実現できるのです。
しかし、「便利そうだから」などの定性的な理由で多機能なツールを導入すると、ITに詳しくない社員が使いこなせない可能性があります。業務効率化は全社で進めなければならないため「機能がシンプルで使いやすいツール」を導入しましょう。
したがって、自社の業務効率化には、非IT企業の65歳でも使いこなせるほどシンプルで、必要な機能を過不足なく搭載した「Stock」一択です。
あらゆる情報を残せるStockの「ノート」を「フォルダ」で見やすく管理すれば、目的の情報にすぐにアクセスできます。また、「タスク」や「メッセージ」がノートに紐づいているため、情報が入り乱れずにやるべき作業にスムーズに取り組めるのです。
必要な機能に過不足がないシンプルなツール「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツール
ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所 |
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「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
西尾 太初さん
株式会社ハピネス |
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「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
業務効率化のアイデア10選
以下では、業務効率化を実現するためのアイデア10選をご紹介します。すぐに取り組めるものから検討・導入に時間がかかるものまでそれぞれ差があるので、自社に合うものを選択してみましょう。
（1）無駄な業務を削減する
最も簡単にできる業務効率化の施策が、無駄な業務の削減です。
たとえば、普段の業務を見直すと「いらないのではないか」と感じる作業があります。こうした無駄な業務をなくすと、空いた時間をほかの業務に充てられるようになります。
また、手動である必要がない作業は自動化すると、作業時間が短縮できるうえ人的なミスも防止できます。
ただし、独断で業務を無くしたり、自動化したりすると、後から「実は必要な業務だった」となりかねません。そのため、必ず事前にチームでの話し合いを経てから判断しましょう。
（2）業務を統合・分業する
次に、業務効率化を目指すのであれば、作業は適宜統合・分業していきましょう。
複数人で同じ作業をしていたり、作業が重なっていたりする場合、その作業を統合してひとつの作業に統一することで効率よく進められるようになります。
一方、ひとつの作業において複雑なプロセスが含まれる場合、分業することも効果的です。これは、それぞれが自分の作業に注力することで、ノウハウを培って早い段階で作業を効率よく進められるようになるからです。
このように、統合や分業をすると作業のムダやムラが無くなり、業務効率化を実現できるのです。
（3）業務担当を変更する
業務の担当を変えるのもひとつのアイデアです。
社員一人ひとりの得意分野と苦手分野を把握し、社員の得意分野を割り振っていけば、作業が滞らずに進むので、業務効率化に繋がります。
また、業務によっては自社人材ではなくアウトソーシングを利用する方法もあります。アウトソーシングとは、業務に必要な人やサービスを契約によって、外部から調達することを指します。
アウトソーシングをすれば人件費が削減できるうえ、専門スキルを持った有能な人材に業務が任せられるので効率的に作業が進みます。
（4）業務マニュアル・テンプレートを作成する
マニュアルやテンプレートを作成すれば、業務時間が短縮できるケースがあります。
業務の手順やチェックリストが記載されたマニュアルは、作業品質の均一化と作業時間の短縮に大きく貢献します。一般的にマニュアルは初心者が読むので、簡単に業務について理解できるように図や表で分かりやすく書く必要があります。
また、毎回同じ形式の文書などを作成している場合は、テンプレートもおすすめです。テンプレートを利用すると項目を入力するだけで文書作成ができるため、これまで文書作成にかけていた作業時間が短縮されます。
そこで、自作のテンプレートを使ってマニュアルを作成できる「Stock」のような情報共有ツールを使えば、マニュアルの作成から共有までがスムーズです。
（5）業務フローチャートを作成・更新する
業務フローチャートの作成・更新も業務効率化の方法のひとつです。
業務のフローチャートを作っておくと全体の流れをすぐに把握でき、スムーズに作業を進められます。なぜなら、自分の業務の進捗がほかの作業に与える影響を確認して動けるので、作業の優先順位がつけやすくなるからです。
また、作成したフローチャートは定期的に見直しをし、無駄な作業がないかを見極めましょう。作業をするうえで気付いた点を適宜報告して改善を繰り返していけば、自然と無駄な作業の削減を減らした効率的な業務ができます。
（6）ナレッジを共有する
ナレッジ共有は、チーム全体のスキル向上に役立ちます。
会社や部署で蓄積されたナレッジを共有できる体制にすると、それぞれの社員がナレッジにアクセス可能となり、結果として業務効率化が期待できるのです。
ナレッジとは「業務に役立つさまざまな知識」であり、ナレッジの共有は業務の属人化を防ぎ、スキルの標準化に役立ちます。
とくに今までナレッジを蓄積していない場合は、ナレッジを文書として残すようにして情報共有を図りましょう。
（7）業務の優先順位を設定する
業務の優先順位を設定するのも業務効率向上に役立ちます。
それぞれの業務の優先順位が明確化されると、優先順位の高い作業に対して多くのリソースを充てられるようになります。また、優先度の低い作業に注力して作業が滞る事態も回避できるのです。
このように、優先順位を設定して注力すべき度合いを把握することで、効率よく作業を進められます。
（8）テレワークを推進する
テレワークを推進することで、業務効率化が進む場合があります。
テレワークを推進すれば、通勤時間やオフィスコストの削減、人材の有効活用ができます。また、オフィス外でも仕事ができるため、育児や介護などが原因で自宅から離れられない環境にある社員も辞めることなく継続して雇用可能です。
働き方改革によってさまざまな働き方が推進される今日では、多くの企業がテレワークを導入しています。しかし、導入にはIT環境を整備しなくてはならないので、予算や導入時期などを早めに計画する必要があります。
（9）データベースを活用する
データベースの活用も業務効率化に役立ちます。
企業には顧客情報などさまざまなデータが集積されています。そして、それらの情報をデータベースとして管理・活用すると、「データを探す手間が省ける」「顧客対応がスピーディーになる」といった業務効率化が期待できるのです。
また、「別の部署・部門のデータをプロジェクトに生かす」といった使い方もできるため、情報を最大限に活用できるようになります。
そこで、データベースを作成するための情報を一元管理できるシステムが求められます。たとえば、ポータルサイトや「Stock」などをはじめとした情報共有ツールが必要です。
（10）ITツールを導入する【おすすめ】
業務効率化に最適な方法は「ITツール」です。
効率化させたい業務にあったツールを導入すれば、問題点を最速で解決できるので業務効率化をより早く実現できます。
しかし、ツールによっては利用できる機能やコストに差があるため「有名なツールだから」「大手企業が運営しているから」といった理由ではなく、自社の業務効率化に必要な機能を過不足なく備えたツールを導入しましょう。
業務効率化の進め方
ここでは業務効率化を実現に必要な手順について解説します。以下4つの手順を押さえれば、どの企業でも業務効率化を実現できます。
ステップ1｜業務の見える化
まずは、現状を把握して課題点を見つけるために、業務を見える化しましょう。
業務を見える化するうえで、以下の項目を確認すると便利です。
- 業務の内容
- 業務の進め方
- 業務の担当者
- 業務に必要な工数
以上の項目に沿って業務を見える化すると、現状の課題を正確に認識でき、どのような対策を取るべきかが明確になります。
ステップ2｜課題点の優先順位付け
業務を見える化して課題を洗い出したら、解決すべき課題から優先順位を付けます。
課題を洗い出したら、一つ一つやみくもに取り組むのではなく優先度の高い課題から取り組みましょう。具体的には「解決することで工数をどれほど削減できるか」「ほかの業務にどれほど影響しているか」を重視します。
このように、優先順位の高い課題から解消することで、スピーディーに成果を出せるのです。
ステップ3｜効率化の手法を選択・実施
業務効率化の方法を選択してから、業務効率化を実施します。
事前の計画なしにやみくもに業務効率化を進めても、何が課題かが分かっていないケースが多いからです。とくに、必要な業務を削るとかえって業務効率が低下してしまう点に注意しましょう。
また、事前に業務効率化の目標や実施計画（期日や手法など）を定めておき、検証・改善に回せるようにしておくことを忘れてはいけません。
ステップ4｜効果の検証・改善
最後に、検証と改善を繰り返すことも求められます。
業務効率化は、計画を実施したらそれで終わりではありません。実施した結果をもとに「業務が適切に効率化できているのかの検証」と「実施中に出てきた問題点の改善」が必要です。
ここまでの業務効率化の計画を無駄にしないためにも、事前に立てた目標がどれくらい達成できているのか、業務は実際に改善されたのかをチェックしましょう。
また、検証作業ができれば、次に改善すべきポイントが洗い出されます。新しく出てきた改善ポイントについても同様に、課題の解決を図るのです。
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業務効率化の注意点
以下では、業務効率化で注意すべき5つのポイントを解説します。自社での業務効率化が上手くいかない企業は、以下のポイントに自社が当てはまっていないかを確認して改善を図りましょう。
（1）必要な業務を削っていないか
業務効率化にあたって、必要な業務を削っていないかを注意しましょう。
一見必要ない業務でも重要な役割があったケースは少なくありません。仮に、該当の業務を削ってしまうと、業務効率が下がる可能性があります。
そのため、事前に業務フローをつくり、実務レベルで考えて「本当に不要なのか」を考える必要があります。判断に迷う場合には、現場で働く社員の声を参考にしましょう。
（2）逆にコストや手間が増えていないか
次に、仕事を効率的にしようとして、かえってコストや手間が増えていないかを確認しましょう。
業務効率化を実施したために、逆にコストや作業の手間が増えてしまったという事態に陥れば本末転倒です。したがって、本導入後に社員からのフィードバックを受けるなどして「業務効率化が働きやすさに貢献しているか」の確認が大切になります。
仮に、手間やコストが増えていた場合は「以前の方法に戻す」または「新しい業務効率化の方法を検討する」のどちらかで対処しましょう。
（3）顧客満足度が低下していないか
業務効率化が実現できても、顧客満足度が低下しては意味がありません。
業務効率化の施策のなかには、アウトソーシングやITツールの導入など、業務委託や自動化によって効率化を実現する方法があります。該当の方法は便利な一方で、そのプロセスのせいでミスが発生し、顧客からのクレームが発生する可能性もあります。
ミスやクレームは顧客満足度を低下させる原因のひとつであり、対応にも多大な時間がかかるため、頻発するようであれば業務効率化の意味がなくなってしまいます。
業務効率化を優先したために顧客を蔑ろにしないように、顧客に寄り添った対応ができるかを見極めましょう。
（4）検証ができているか
せっかく業務効率化をしても、その後の検証がされていなくては意味がありません。
業務効率化をしたという結果だけで終われば、その過程において良かったことや改善すべきことに気付けないからです。やみくもに施策を打っていくのは時間がかかるうえ、得られた経験をほかの業務で活用できません。
このように、業務効率化を目指すプロセスで得られた経験を横展開するためにも、検証と振り返りが必要です。
業務効率化に使えるツール
以下では、業務効率化に役立つツールを10種類ご紹介します。それぞれ特徴が異なるので、自社に取り入れるべきツールはどれかを検討しながら確認しましょう。（左右にスクロール可）
| 【おすすめ】情報共有ツール | ビジネスチャット | グループウェア | 営業支援ツール(SFA・CRM・MA) | オンラインストレージ | メモツール | マニュアル作成ツール | プロジェクト・タスク管理ツール | ワークフローシステム | RPA | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
・社内のあらゆる情報を蓄積できるツール |
・ビジネスに特化したチャットツール |
・チームの業務を効率化するためのツール |
・営業活動に関する情報の管理・分析に特化したツール
SFA：営業における顧客との折衝記録や受注案件に関するデータを管理
CRM：ナーチャリング（既存顧客の育成）をサポート
MA：見込み顧客の情報を管理し、獲得をサポート |
・インターネット上に社内のデータを保存可能なツール |
・メモを残しておけるツール |
・マニュアルの作成・編集・閲覧が可能なツール |
・プロジェクトやタスクの工数管理ができるツール |
・システム上で申請や承認手続きができるツール |
・パソコンを使ったデスクワークなどの業務を自動化するテクノロジー |
| メリット |
・情報管理から共有まで一元的にできる
・情報共有にかかる時間を短縮できる
・情報共有のストレスを取り除ける |
・メールのように挨拶や定型文を必要としない
・宛先確認や文言チェックなどの無駄な工数を削減できる |
・スケジュール管理やメール機能、ファイル共有機能など、複数の機能をひとつのシステムで利用できる |
・営業部門に必要な機能が過不足なく搭載されている |
・インターネット環境があればどこからでも情報にアクセスできる
・社内の資料を電子化できる |
・情報共有だけでなく個人のタスク管理にも利用できる |
・必要な項目を埋めるだけで簡単にマニュアルの作成ができる |
・メンバーの進捗状況を見える化できる
・タスクの期限が近づくと通知が来るので、抜け漏れを防止できる |
・経費申請や社内稟議など、紙では工数がかかる手続きを電子化できる
・稟議の進捗状況を一目で確認できる |
・手動よりも迅速で素早く業務を進められる
・PCにインストールするだけで利用できるケースもある |
| デメリット |
・多機能なツールは使いづらいケースがある |
・チャットが流れるため、必要な情報を探すのに時間がかかる |
・多機能なため、自社の業務に必要のない機能が搭載されている場合がある |
・営業部門に特化したツールのため、用途が限られている |
・セキュリティ基準を満たしたツールでなければ情報漏えいのリスクがある |
・メモの数が増えると流れて共有事項やタスクを見逃す可能性がある |
・マニュアルの作成に特化しているため、他ツールとの併用が必要となるケースがある |
・ガントチャートやマイルストーンなどは非IT企業には使いづらい可能性がある |
・ワークフロー以外にも多くの機能が搭載されているケースが多く、使いこなせなかったり、コストが高くなったりする可能性がある |
・判断が必要な作業は自動化できないので、業種によっては不向きな場合がある |
業務効率化の進め方やアイデアまとめ
ここまで業務効率化の進め方やアイデア、おすすめツールを中心に解説しました。
業務効率化には様々な方法がありますが、最速かつ大きな効果を得るにはITツールの導入が最適です。多くの企業において課題となっている業務上の無駄は、ITツールで大幅に削減できます。
しかし、多機能なツールは操作が複雑になりやすく、デジタルに詳しくない社員が使いこなせない可能性が高いです。業務効率化は社内全体で取り組む必要があるため「誰でも使いこなせるか」を重視して選定する必要があります。
結論、自社が導入すべきなのは、非IT企業の65歳でも直感的に使いこなせる「Stock」一択です。実際に、非IT企業を中心とした150,000社が、Stockを導入して業務効率化を進めています。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、自社の業務効率化を実現しましょう。
