業務を改善し生産性向上を目指すことは、業界業種問わずすべての企業に求められます。そこで、業務改善し成果を挙げるには、既存の業務における3M(ムリ・ムダ・ムラ)を把握し、適切な対策をとらなければなりません。
 
しかし、既存の業務内容に潜む3M(ムリ・ムダ・ムラ)を見つけられず、業務改善を実施しても途中で頓挫したことに悩む担当者の方も多いのではないのでしょうか。
 
そこで今回は、3M(ムリ・ムダ・ムラ)をなくし、業務改善を達成する方法を中心にご紹介します。
 
  • 自社の3Mを正確に把握し、業務の率化を図りたい
  • 3Mを見つけても改善までに至らず悩んでいる
  • 非効率かつ形骸化した業務内容を一新させ、業務スピードを向上させたい
という担当者の方が本記事を参考にすると、業務に潜む3Mを発見し適切なアプローチを実践しながら、業務改善を達成できるようになります。


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3M(ムリ・ムダ・ムラ)とは

業務改善を達成するうえで前提となる3M(ムリ・ムダ・ムラ)とは以下の通りです。
 
  • ムリ
  • 業務を担当している社員や設備に能力以上の成果を求めている状態
  • ムダ
  • 業務に対して負荷が下回り、作業時間にムダができてしまう状態
  • ムラ
  • 担当者によって作業や成果のクオリティに差がある状態
上記3つが業務の円滑な遂行を妨げる原因であり「業務内容」と「(業務に従事するメンバーの)能力」のバランスが崩れることによって、3Mが発生してしまいます。業務負荷と能力の均衡を維持させるためにも、業務改善が必要なのです。


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3M(ムリ・ムダ・ムラ)を解消すると得られるメリットとは

ここでは、3M(ムリ・ムダ・ムラ)を解消すると得られるメリットを3点紹介します。業務を改善して営業活動を効率的に進めている企業は、実践できていない企業と比較して、以下のメリットを常に得ながら業務を進めているのです。

メンバーのモチベーション向上につながる

3Mがなくなると、業務に関わるメンバーのモチベーション向上に貢献します。
 
3Mに関わるストレスが解消され、タスク管理もしやすくなり、無駄な残業や仕事をしなくても良くなるからです。逆に、3Mが発生している状態では業務効率が悪く業務スピードも遅くなるので、不要な残業をせざるを得ません。
 
そして、業務の「時間」と「負荷」が同時に削減されれば、メンバーが限られた時間内で仕事を完了できるようになります。結果として、仕事へのモチベーションの向上はもちろん、定着率も向上させられるので、企業とメンバー双方にとってメリットがあるのです。

コスト削減ができる

3Mをなくせば、業務に関わるさまざまなコストを削減できます。とくに、削減できるコストは以下の通りです。
 
  • 金銭的コスト
  • 例として、デジタル化を進めると紙や印刷代にかかっていた費用を削減できたり、テレワークの実施を進めてオフィスにかかる固定費やメンバーの交通費が削減できたりします。
  • 時間的コスト
  • 業務のムリやムダがなくなると、一人あたりのタスク負荷も軽減され、各メンバーの業務時間が平準化されるようになります。
  • 教育コスト
  • マニュアルをはじめとした「何度も振り返る情報」をまとめて管理すると、逐一メンバーに業務を教育するムダや、メンバーによって業務クオリティが異なるムラを解消できます。
以上のように、企業だけでなくメンバーにも良い影響があることを、正しくチームへ浸透させておかなければなりません。

メンバーの能力に対する業務負荷が適切となる

業務負荷と能力が均衡しているイメージ画像
業務における3Mを削減すると、メンバーの能力に対して正しく業務負荷のタスクを割り振れるようになります。
 
上記画像のように、業務負荷とメンバーの能力が均衡している状態が適切な労働環境です。しかし、いずれかの比重が重くなると3Mが発生してしまうのです。
 
たとえば、能力が高い社員に負荷の軽いタスクを割り振っても、能力を十分に発揮できないムダが発生し、能力の低い社員に負荷の重いタスクを割り振ると、ムリが発生して業務が円滑に進みません。
 
そこで、適材適所で業務配分を実施すると、業務負荷と能力の均衡が図れるようになります。また、適切な労働環境を構築するためにも、各メンバーの能力と業務負荷は情報として見える化させておくことが大切です。


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3M(ムリ・ムダ・ムラ)が潜みやすい業務

業務の3Mには潜みやすい業務があります。全体を俯瞰して探すのではなく、自社業務における以下3つのポイントから3Mを探すと、効率的に業務改善を進められます。

属人化している業務

3Mが潜みやすい業務の一つ目は属人化している業務であり、とくに「ムラ」が潜みがちです。
 
属人化とは、ある業務を行う社員が固定化され、知識やノウハウが特定の社員に集中している状態を指します。長期間業務内容が固定化しているために、本来なら効率化できるはずの作業が問題視されにくくなってしまうのです。
 
ほかにも、知識が受け継がれずに、担当者が交代する際に再度教育コストが必要になったり、特定の社員に負担が集中しやすくなったりする課題に繋がりやすいです。そのため、特定の社員しかできない業務が多くある場合は、業務クオリティ均一化のためにも、マニュアルを作成するなどの対策が必要です。

リソースが不足している業務

業務内容のなかでもリソース(ヒト・モノ・カネ・情報)が不足している箇所に、3Mの「ムリ」が潜んでいます。
 
業務に見合った適切なリソースがない状態で、高い目標を掲げても達成されません。しかし、限られたリソースで何とか業務を遂行しようとムリをさせれば、社員は疲弊してしまいます。
 
また、達成できない目標は予算や人材をムダに浪費させ、余裕のない業務は作業や成果のクオリティにムラを生んでしまいます。したがって、リソースが不足しているなかでしている業務は、優先的に業務フローを見直しましょう。
 
また、リソースの限られた現場は、タスク管理が適切にされていない現場といえます。正しく管理を行えば適材適所で業務の割り振りが可能になるので、「Stock」のようなシンプルなツールを使うと、各人の業務進行状況が簡単に見える化されます。

慣習化している業務

3つ目の箇所は、業務の実施自体が目的となった慣習化している業務であり、3Mの「ムダ」が多く潜んでいます。
 
たとえば、開催自体が目的になっている会議や必要以上の承認フローなどに、ムダが発生していると言えます。そのため、結論が出ずに時間だけ浪費する会議を廃止したり、ワークフローを見直して煩雑な承認フローを整理したりする対策が必要です。
 
このように、日々の業務内容で「手段が目的化している作業」が存在しているのであれば、すぐに排除すべきと言えます。


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3M(ムリ・ムダ・ムラ)をなくす業務改善の手順

業務改善を達成するには、業務停滞の原因になる3Mとの向き合い方が肝になります。以下では、3Mを取り除く、効率の良い業務改善の手順を解説します。

現状の業務を可視化

まずは、3Mを発見するために業務内容の可視化を行います。
 
業務を可視化すると、現在の業務フローが一目でわかるので作業の無駄に気づきやすくなります。業務の可視化には、自社のリソースを「4M」と呼ばれる要素に分解するのがおすすめです。
 
  • Man:実際に現場で稼働するメンバー
  • Machine:自社の設備や機械
  • Method:特定の業務を進める方法
  • Material:仕入れる原材料や部品
各項目の抽出後、関連する業務をそれぞれ書き出します。このように、属人化・リソース不足・慣習化を招いている業務は、可視化による「要素分解」で非効率な原因・課題が浮き彫りにできます。

3M(ムリ・ムダ・ムラ)の抽出

次に業務の可視化によって、発見した課題を正確に把握し3Mを抽出します。3Mごとにアプローチ方法が異なるので、たとえば以下のように3Mを抽出する必要があります。
 
  • ムリの抽出
  • タスク量全体における人的リソースが少なく、稼働率が100%を大幅に超えているなか、若手社員にのみ業務負荷が偏っていた。
  • ムラの抽出
  • 「見て覚える」という非効率な教育体制が形骸化しており、同じ業務であるにも関わらず業務クオリティにばらつきがあるので、質が担保されていなかった。
  • ムダの抽出
  • Excelのデータ編集において、関数を使えば良い箇所を手計算で確認していることにより、大幅に時間を浪費していた。
また、抽出した内容について、どれだけのムリムダムラが発生しているのか、数値を用いて定量的に判断すると、さらに解像度が高くなるのでおすすめです。

具体案を作成し共有・実施する

3Mの抽出後は課題解決への具体案を作成し、社員に共有しましょう。
 
そして、具体案の施行後、途中経過や施策後の振り返りとして業務のムリ・ムダ・ムラの削減に成功したかを必ず評価します。
 
一方、施策途中・完了後に新たな問題点が出る可能性もあります。そこででた問題点を解決するための具体案を計画し、再び問題点が浮上しなくなるまで実行する「PDCAサイクル」を回すことが重要なのです。
 
また、3Mの解消に関わる業務改善には、現場の社員と施策を考案した担当者との意思疎通が不可欠です。そのため、「Stock」のような情報共有ツールを活用すると、物理的に距離が離れた社員同士でもスムーズにやりとりができます。


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3M(ムリ・ムダ・ムラ)を排除し業務改善の達成に役立つツール

以下では、3Mを取り除く業務改善に貢献するおすすめのツールを紹介します。
 
タスク管理の不備でリソースの適切な分配がされなければ、ムリ・ムダが発生し、業務の属人化や情報共有不足で業務クオリティにムラが発生します。逆に、タスク管理や情報共有が誰でもできる環境が整備されれば、3Mの発生を抑えられるのです。
 
ただし、業務改善がアナログな方法では工数がかさむため、ITツールを用いて3Mへアプローチしましょう。とはいえ、ITリテラシーにばらつきがあるなか、多機能なITツールではスピーディな業務改善が達成できません。
 
したがって、いち早く3Mを排除して業務改善を達成するには、非IT企業の65歳以上の社員でも、即日で使いこなせる情報共有ツール:「Stock」一択です。
 
Stockは「タスク」で業務を可視化させ、適材適所のリソース配分ができます。また、「ノート」に記した内容はリアルタイムで任意のメンバーに共有可能であり、ノートに紐づく「メッセージ」で情報も錯綜しません。

3Mの発見と業務改善に最も役立つITツール「Stock」

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

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登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
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3M(ムリ・ムダ・ムラ)を見極め業務改善を行う方法まとめ

これまで、3Mを省きながら業務改善を達成する方法について解説しました。
 
3Mを放置し続けると、業務効率が向上せず属人化の進行や業務の固定化など、さらに3Mの問題が増える事態を招いてしまいます。そのため、業務改善を実施して3Mを排除することは急務の課題といえるのです。
 
しかし、3Mを要素分解して把握できておらず、施策も不適切であれば、社員の反発やかえって業務が非効率になります。とはいえ、このような結果に対してアナログな方法でアプローチしていては、3Mの解消ができません。
 
したがって、情報管理の側面から、最も簡単に3Mを解消できる「Stock」が業務改善を目指す非IT企業に必須です。現在非IT企業を含む150,000社以上が、業務改善を通して3Mの解消を実現しています。
 
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代表取締役社長 澤村大輔
この記事の監修者
株式会社Stock
代表取締役社長 澤村大輔

1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所(NRI)に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ(現:株式会社Stock)を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」を正式ローンチ。
2020年、ベンチャーキャピタル(VC)から、総額1億円の資金調達を実施。
2021年、東洋経済「すごいベンチャー100」に選出。