昨今、通勤時間やコストの削減のメリットがあることから、テレワークを実施する企業が増えています。
一方、業務効率化を目的としてテレワークを取り入れようとしても、出社勤務が前提の企業であり導入方法が分からず悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、テレワークに必要なものや導入のやり方、運用の注意点をご紹介します。
- 自社でテレワークを導入するために必要な対応が知りたい
- 運用の注意点を解消したうえでテレワークを開始したい
- テレワークでも円滑なコミュニケーションがとれる方法を探している
という方はこの記事を参考にすると、テレワークをスムーズに展開する方法が分かり、勤務場所に左右されない情報共有方法の確立が実現できます。
目次
テレワークに必要なものとは？
ここでは、テレワークの開始に必要なものを紹介します。テレワークを円滑に進めるには、以下の物品・制度を準備しましょう。
物品編
まず、テレワーク中に使用する物品を用意する必要があります。とくに重要なのは下記の3つです。
- パソコン
- 通信機器（Wi-Fiルーター）
- マイク付きイヤホン
業務に支障が出ないスペックであることはもちろん、セキュリティの整ったPCが必要です。企業からパソコンを貸与しない場合、社員の私物で業務に取り組むので、とくに情報漏えいを起こさないように対策が必要です。
動作が重くならない通信速度の機器を選びましょう。また、第三者による接続や情報の悪用を防ぐには、パスワードや暗号化(※)が設定されている通信機器のみ利用することが必須です。（※暗号化とは、第三者が情報を抜き取ることができないようにデータを加工する方法を指します。）
テレワーク中はWeb会議の機会が増える傾向にあります。業務に関する内容が家族や周囲の人に聞かれて情報が流出してしまわないように、イヤホンを必ず用意しましょう。マイク付きのものやヘッドセットを用意すると、話し声がWeb会議の相手に聞こえやすくなります。
このように、社外での勤務であるテレワークでは、適切な物品を用意して情報漏えいの対策をとることが不可欠です。
制度編
次に、テレワークに関する制度を整えましょう。企業側で取り組む必要があるのは以下の3つです。
- テレワークの運用ルール
- 情報共有の文化
- 遠隔でも業務が進められるITツール
社外での勤務に関するルールが定まっていない場合、社内規定などに明文化が必要です。ルールが明確になっていないと勤怠が管理できなくなったり、セキュリティ対策がない環境で社員が業務を行ったりするリスクが高まってしまいます。
テレワーク中は出社時よりもコミュニケーション量が不足する傾向にあります。そのため、業務に関する情報共有が滞らないように、社員へ情報共有を推奨する旨を周知しましょう。
出社時のように近くに社員同士がいなくても業務が滞らないように、ITツールを導入しましょう。とくに、テレワークにおいては以下のツールの導入が必須です。
＜テレワークに必須なツール＞
| 勤怠管理ツール | Web会議ツール | 情報共有ツール |
|---|---|---|
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このように、テレワークを成功させるには、遠隔でも業務に関する情報が共有できる環境づくりとしてツールの利用が必須だと言えます。
【5ステップ】テレワークを導入するやり方
ここでは、テレワークを導入するやり方を5ステップでご紹介します。以下の手順で進めると、社内への円滑な導入が実現できます。
(1)導入目的を明確にする
まず、テレワークの導入目的を明確にしましょう。
導入目的が明らかになれば、対応すべき対策や準備に必要な期間が見積もれます。また、開始時にテレワークを実施する背景を社員に伝えられるため、社員が不満を抱く懸念も払しょくできるのです。
今後の働き方における方向性をすり合わせるためにも、導入目的の確認は重要です。
(2)現状と課題を把握する
次に、現行の社内規則や業務プロセスなどを確認し、テレワーク実施時に起こりうる課題を洗い出します。
課題が明らかになれば対策を検討できるので、テレワークにおいて発生する問題を予防可能です。たとえば、社員に求める自宅のセキュリティ対策の基準が定まれば、在宅勤務での情報漏えい対策にもつながるのです。
とくに、初めてテレワークを実施する際は、自社の規則を確認しましょう。
(3)導入計画を立てる
プロジェクトチームを結成して、具体的な導入計画を立てます。
テレワークは一部部門だけでは整備ができません。現場層と管理者層、経営者層の意見を集約して、自社の実態に合ったテレワーク体制を確立する必要があります。
そのため、プロジェクトチームのメンバーは部門や役職に偏りがない状態にすると、全社的な意見を反映させた計画が立てられます。
(4)テレワーク環境を整える
社員が快適な環境で仕事ができるように、テレワーク環境を整えなければなりません。
また、企業側でウイルス対策ソフトなどを導入し、不正アクセスによる情報漏えいを対策する必要があります。テレワークの実施方法は4つのやり方があり、特徴や必要な準備、注意点などが異なるため、以下から自社の環境に適した方法を検討しましょう。
＜テレワークの実施方法4つ＞
| 概要 | メリット | デメリット | |
|---|---|---|---|
| 社用パソコンの利用 |
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| リモートデスクトップの利用 |
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| 仮想デスクトップの利用 |
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| クラウド型ツールの利用 |
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このように、さまざまなテレワークの方法があります。しかし、企業が最小限の負担でテレワークを始めるには、初期費用が抑えられて短い導入期間で始められる情報共有ツールの利用が最適だと言えます。
(5)テレワークの実施と評価
最後に、テレワーク実施後に業務や社員、事業などへ与えた影響を正しく評価しましょう。
評価は、定性的なものだけでなく定量的な数値も踏まえると、運用の具体的な改善点が見えてきます。具体的には、テレワークに取り組んだ現場社員の意見といった定性的なものと、社員の労働時間の平均値といった定量的なものの両方を確認しましょう。
このように、「計画・実行・評価・改善」の流れで運用すると、自社に合ったテレワーク体制が構築され、社内に定着します。
テレワークの失敗につながる注意点
以下では、テレワークの失敗につながる注意点をご紹介します。業務を問題なく進めるには、リスクを把握し事前に対策を立てることが必須です。
セキュリティリスクが高まる
テレワークでは、出社での勤務よりもセキュリティリスクが高まります。
社外でセキュリティが不十分なネットワークに接続してしまうと、最悪の場合、重要な社内情報が抜き取られてしまいます。たとえば、カフェや公共施設のネットワークはだれでも簡単にアクセスできる一方で、外部からの不正アクセスのリスクも伴います。
したがって、企業は社員のセキュリティ意識の向上や、安全な業務環境の確保を目的とした対策を実行しましょう。具体的には、「セキュリティ研修の実施」「テレワークで利用する通信機器へのセキュリティソフトの導入」などが有効です。
導入・運用コストがかかる
自社でテレワークを展開するうえで問題となるのが、導入・運用コストです。
テレワークは、長期的にはオフィスの賃料や光熱費、印刷費、交通費などの削減につながりますが、一定の初期費用は発生します。通信機器や周辺機器の準備をはじめ、セキュリティソフトといった安全性を高めるための初期投資は不可欠です。
ただし、クラウド型ツールを利用すると、社内システムの整備やサーバー構築が不要なため初期コストが抑えられます。また、企業規模に応じてプランを選べることで、低コストでの運用も可能になります。
ITに詳しくない社員が業務を進められない
テレワークの最大の課題は、「社員が業務をうまく進められない」点にあります。
テレワークは通勤時間の削減といったメリットがある一方、勤怠管理や業務の進捗管理でITツールを利用すると、ITに不慣れな社員が使いこなせず、ストレスを感じる恐れがあります。うまく利用できずに社員がツールを放置してしまえば、業務の連携が滞ってしまいます。
そのため、ツールは社員がストレスを感じることなく利用できるものを選定しましょう。とくに、「Stock」のような誰でも直感的に操作できる情報共有ツールであれば、ITリテラシーに関係なく全社員が利用できます。
テレワークに不可欠なおすすめのクラウド型ITツール
以下では、テレワークに不可欠なおすすめのクラウド型ITツールをご紹介します。
テレワークにおいて重要なのは「出社での勤務と同じように情報共有ができる」ことです。情報共有が滞れば、業務のスピードや質が落ちるだけでなく、認識の齟齬により重大なミスを引き起こす事態に陥ってしまいます。
そのため、離れた場所でもメンバーとリアルタイムで情報共有ができる「情報共有ツール」がテレワークには不可欠です。しかし、ツールにはエンジニアレベルのITリテラシーを持つ人でなければ使いこなせないものもあり、選定には注意が必要です。
そこで、誰でも簡単に操作できるツールを選ぶと、社員のITに関する知識に関係なく利用できます。したがって、テレワークには非IT企業でも即日運用ができるほどシンプルな情報共有ツールの「Stock」一択です。
Stockは「ノート」に情報を記載した瞬間から任意のメンバーに共有されるので、情報を更新した旨を都度伝える手間が発生しません。また、ノートは「フォルダ」ごとに内容や案件ごとに整理できるため、必要な情報が見つからない事態を防げるのです。
テレワークでもチームの情報を最も簡単に管理できる「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
簡単にテレワークができる4つのやり方まとめ
これまで、テレワークに必要なものや導入のやり方、注意点をご紹介しました。
テレワーク中でも安全に業務を進めるには、情報漏えい対策を意識しながら適切な物品を選び、社内制度を整えることが重要です。導入時には「計画・実行・評価・改善」の流れで運用すると、自社に合ったテレワーク体制の構築が可能になります。
また、テレワークでは離れた場所にいるチームメンバーとも密に情報が共有できる環境が必須です。そこで、情報共有ツールを活用すると、複数人で同時に情報へアクセスでき、メールや電話よりも素早くコミュニケーションが取れます。
ただし、働き方や情報共有手段の急な変更に抵抗感が発生してはならないので、「ノート」「メッセージ」「タスク」のテレワークに過不足のない機能が備わったツールのStockを使うと、テレワークをこれから始める中小企業でもストレスなく活用できます。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、テレワーク下でも業務が円滑に進む環境を構築しましょう。
