業務効率化を実現するには、日々の業務を見直してより効率的な方法を模索することが求められます。しかし、目的や計画がない状態で取り組んでも思うような成果をあげられない可能性もあるのです。
そのため、業務改善をすべきである問題点がわかっていても、以降の進め方に悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。実は、業務改善に使えるフレームワークなどを活用すると、効率的に業務改善を進められます。
そこで、今回は業務改善に役立つフレームワークや進め方を中心にご紹介します。
- 日々の業務における無駄な作業を削減したい
- 業務改善の正しいプロセスを実践して、職場環境の改善につなげたい
- まずは担当者やチーム間でスピーディに業務改善を進めたい
という担当者はこの記事を参考にすると、業務改善を行うためのプロセスがわかり、自社の課題点を把握しながら業務改善に繋げられます。
目次
業務改善とは
業務改善とは、現状の業務フローや課題点の見直しによって、業務効率化や職場環境の改善を図ることです。
とくに、各企業の持つリソース(ヒト、モノ、カネ、情報)には限りがあるので、過剰なリソースを割いている現状がある場合、早急に問題点を改善しなければなりません。
そして、「利益を最大化する」を目的に業務を改善するための指標として、QCDという考え方があります。QCDとは、Quality（品質）Cost（コスト）Delivery（納期)という3つの要素の頭文字を合わせた言葉です。
高品質な商品を低コストで、納期内に仕上げられれば利益向上に結び付くという発想であり、QCDのフローを妨げる原因を見つけ出し、解決することが代表的な業務改善の流れとなります。
業務改善を行う目的とは
以下では業務改善に取り組む代表的な目的を紹介します。業務改善には現場メンバーの理解が前提になるので、推進者側で目的を明確にしておくことが大切です。
コスト削減
業務改善の目的として「コスト削減」が挙げられます。
たとえば、個人やチーム問わず共有すべき情報をまとめた紙を資料として配っていた状態から、ITツールで情報を管理しツール上で内容を確認できる仕組みを整備した場合「会議にかかる時間的コスト」と「紙の印刷にかかる金銭的コスト」の両方を減らせます。
とくに、アナログな情報共有が浸透している場合は、業務そのものが非効率であることに気づきにくいのです。そのため、自社における「アナログな情報共有・管理」を見直すこともおすすめです。
職場環境の改善
業務改善を推進する目的のふたつ目に、職場環境の改善が挙げられます。
業務を改善し作業の無駄を省くと、結果として労働時間の減少にも貢献し、社員の身体的・精神的な負担の減少にもつなげられます。また、企業としても残業代をはじめとした、人件費の削減にも貢献するのです。
このように、職場環境の改善につながる業務改善は、企業と社員の双方にメリットがある施策だといえます。
教育コストの減少・属人化の解消
業務を標準化することで「教育コストを減少させ、同時に属人化の解消も達成する」目的もメジャーです。
代表的な例として挙げられるのが「マニュアル」や「FAQ」であり、とくに事務作業など、日々発生する定型業務は作業手順が作業者によって大きく変わりません。定型業務へマニュアルを活用すると、OJTのように先輩社員が常に教育しなければならない状態も解消できます。
また、マニュアルやFAQを整備すると、誰でも同じ行動が取れるため「人によって業務クオリティが異なる」ケースも防止します。ある業務を特定の個人しか行えない状況は、担当者が退職などで現場を離れた場合、円滑な業務遂行を阻害してしまいます。
このように、マニュアルやFAQが整備されていれば、特定の個人に負担が集中することも少なくなるので、職場環境の改善にも繋がるのです。
業務改善に使えるフレームワークとは
業務改善の前には、自社業務の改善すべき点を見つけなければなりません。そこで、フレームワーク（事象に対する分析や戦略を考えるための枠組み）を使うのが効果的です。
以下では、自社業務の課題抽出に役立つフレームワークを4つご紹介します。
(1)PDCAサイクル
PDCAサイクルとは、「Plan、Do、Check、Action」のそれぞれの頭文字を合わせた言葉です。PDCAの4段階を繰り返していくことによって、反復的な業務改善のサイクルを回しながら、よりよい改善へと繋げられるのです。
- Plan／計画
- Do／実行
- Check／評価
- Action／改善
事業や施策を新たに行う際には、適切に計画が考えられている必要があります。また、現実的に可能な期限、内容にとどめる点がポイントです。
Planで検討した計画内容を実際に実行していきます。正しく効果測定をするために、Planで考案した施策は過不足なく行いましょう。
実行した計画の内容の精査を行います。とくに重要なことは、計画道理に進まなかった際の振り返りです。なぜ失敗したのか失敗の要因を客観的にあぶり出して計画、実行の結果を評価します。
検証結果を踏まえ、今後どのような対策や改善を行っていくべきかを検討します。こうして得た知識やノウハウを次の計画に落とし込み業務をより効率化させていきます。
このPDCA法はさまざまな業務の基本なので、問題に対して論理的に取り組むために必須と言えます。
(2)ECRS
ECRSとは、Eliminate（排除）/Combine（結合）/Rearrange（交換）/Simplify（簡素化）の頭文字をつなぎ合わせた言葉です。
ECRSとは、製造現場における適切な課題発見と効果的な業務改善の手法として考えられたものであり、現在は有用性からさまざまな業界分野で広く用いられるようになりました。ECRSは、それぞれ以下のような指標で、業務改善のための課題を抽出します。
- Eliminate/排除：不要な業務の排除はできないか
- Combine/統合：複数の業務をまとめることはできないか
- Rearrange/変更：業務の場所や流れの入れ替えで、効率が上がらないだろうか
- Simplify/簡略化：業務をさらに簡略化できないか
PDCA法と比較して、ECRS法はより業務改善に着目したフレームワークといえます。
(3)MECE
MECE（Mutually Exclusive and Collectively Exhaustive）とは、ある事象の要素を「漏れなく、重複なく」抽出し、問題解決へ導くためのフレームワークであり、直訳すると以下の通りです。
- Mutually：互いに
- Exclusive：重複がなく
- Collectively：集合的に、全体として
- Exhaustive：漏れがない
たとえば、売上は「成約数×平均顧客単価」で表されますが、それぞれの構成要素を細分化すると「どの要素に関わる問題を解消すべきなのか」が正しく導けるようになります。
とくに、問題点に対して、正しく原因を特定する際に活用できるフレームワークといえます。
(4)KPT
KPTとは、業務や取り組みの振り返りにて使われることの多いフレームワークであり、それぞれ以下の頭文字から成り立っています。
- Keep：継続してやるべきこと
- Problem：解消すべき問題
- Try：新たに改善し実践すべきこと
とくに、開発現場におけるアジャイル開発（工程を機能単位に区切って小規模なサイクルで進める開発手法）で多く用いられるフレームワークです。しかし、業界業種問わずに使えるフレームワークであり、短いスパンでKPTを実施するので、スピード感を持ってビジネスを促進するのに最適です。
業務改善の具体的なプロセスとは
以下では、実際にどのようなプロセスで業務を改善していけばよいかを解説します。以下の手順を用いると業界業種問わず、現状の課題発見から解決策までのプロセスを早められます。
業務の見える化
まずは、業務の見える化を実施し曖昧になっていた業務フローや、リソースの重複している箇所などを明確にします。
業務フロー全体で遅れが発生しているなど、全社の問題となっている箇所を見つけるには「各業務をタスクとして細分化していく」のがおすすめです。
タスクの要素分解によって業務の見える化につながるのはもちろん、いち業務単位でアプローチでき対策も練りやすくなるのです。
問題の洗い出しをして「気づき」を得やすくする
見える化した業務の中から、問題の洗い出しをして「気づき」を得やすくします。
担当者や管理者目線では現場で発生している問題に対して「気づき」が得られないケースもあります。実際の現場では「問題の合理的な解決策は把握しているが、実践できていない」というケースもあるためです。
そして、社員の意見を聞く際に大切なのは「合理的になりすぎず定性的な現場の声もヒアリングする」ことです。現場の声を聞きながら問題を洗い出し、現場目線でしか発見できない「気づき」をピックアップする必要があるのです。
計画の作成と実行
業務の見える化や現場からのヒアリングで抽出した課題をもとに、計画を作成し実行します。
計画を立てる際には実行可能な範囲であることが前提となるので、メンバーの稼働状況は押さえなければなりません。
また、施策の効果を定量的に分析するため、期間を決めて実行することがポイントです。
評価を行う
実行した施策は、どのような成果が得られたのかを分析し、評価しなければなりません。
評価の段階では、客観的かつ合理的に判断するのが大切です。良好な成果が得られれば計画から実行までのプロセスは正しいことがわかる一方、成果が芳しくなければ「なぜ実行した施策が上手く機能しなかったのか」も分析する必要があります。
また、課題の洗い出しから評価までのプロセス完了後は、「Stock」のような情報蓄積に特化したITツールを使うと、ノウハウとしてデータを蓄積できます。蓄積したノウハウを共有すると、別の課題が表面化した際に役立つ情報となるのです。
【中小企業】業務改善に成功した企業事例
以下では、業務改善に成功した企業の事例を3つ紹介します。どのように業務改善を進めるべきかに悩む場合は、すでに業務効率化に成功している企業の事例を参考にするのがおすすめです。
株式会社桐井製作所
株式会社桐井製作所は、内装用鋼製下地材の製造・販売を主な事業としている、メーカー兼商社です。
同社の課題管理は、電話やチャット、スプレッドシートで管理していましたが、たびたび作業漏れが発生したり、最新情報の共有ができなかったりする課題があったのです。そこで、プロジェクト管理ツールを導入しました。
結果として、情報の確認工数が大幅に削減され、スプレッドシート上での確認・更新がなくなった分の時間を開発工数に回せるようにもなりました。
株式会社野口製作所
株式会社野口製作所は、「プレス加工業」（製造業）の事業を展開しています。
同社は従来までExcelを中心とした情報共有をしていましたが、更新に多くの工数がかかったり、関係者が確認する際にもスピーディに情報共有ができず、確認不足なども発生していました。一方、同社には50代・60代のメンバーも在籍していることもあり、シンプルな情報共有ツールである「Stock」を導入しました。
結果として、製品の不良に関わる情報が、リアルタイムで簡単に共有される環境を構築しつつ、取引先からも「履歴を正しく管理しているので安心感がある」との信頼性獲得にも繋げられたのです。
非IT企業でも簡単に日々の業務改善ができるツール
以下では、非IT企業でも簡単に日々の業務改善に役立つツールをご紹介します。
業務改善のプロセスでは、課題に直面した際のメンバーの意見や分析などの情報が豊富に含まれるので、結果だけではなく流れ全体の管理が必要です。また、ノウハウとしてほかの業務へと横展開できる可能性を持つので、業務改善における一連の流れは属人的に管理されるべきではありません。
したがって、業務改善を得た情報は「情報管理ツール」で一元管理しましょう。ただし、多くの業務改善におけるノウハウを格納しても、アクセス性が悪く、操作が複雑で使えない多機能なITツールでは社内に浸透せず、業務改善のスピードを阻害します。
とくに、非IT企業でもスピーディな業務改善を実現するには、非IT企業における65歳以上の社員でも即日で使いこなせるほどシンプルな情報管理ツール：「Stock」一択です。
Stockの「ノート」へはあらゆる情報を一元管理できるため、業務改善のプロセスがわからなくなることがありません。さらに、ノートに紐づく「メッセージ」「タスク」を使えば、リアルタイムで共有したノートに関するやりとりや、テーマごとにタスク管理も簡単になります。
情報蓄積・共有を簡単に効率化し業務改善できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
業務改善の概要やフレームワーク・進め方まとめ
ここまで、業務改善のメリットから具体的な業務改善の方法例までを解説しました。
業務改善には、コスト削減や職場環境の改善などのメリットがあり、全社で積極的に行っていくべき施策です。また、PDCAサイクルをはじめとしたフレームワークを用いると、情報を整理しながら業務改善のプロセスを進められます。
しかし、業務改善に成功しても改善事例や解決策などを管理・共有しなければ、企業全体への効率化へは繋げられません。より大きな効果を得るためには、全社への業務改善へと波及させなければならないので「情報共有ツール」で業務改善プロセスの情報管理・共有を効率化させましょう。
しかし、ツールが全社に浸透しなければ放置されるだけなので、Stockのように、誰でも簡単に情報管理・共有を効率化させ、業務改善に最適な情報共有ツールを使うべきなのです。実際に、非IT企業を中心に200,000社以上の業務改善に貢献しています。
ぜひ「Stock」を使い、誰でも業務改善のプロセス管理・情報共有が簡単にできる環境を構築しましょう。
