昨今では、テレワークなどにより社員同士の交流の場が減ったり、人間関係が希薄化したりしがちです。その解決法として、オンラインで日頃の感謝を伝え合う「サンクスカード」が注目を集めています。
しかし、「運用の手間や負担がかかるにもかかわらず、本当に意味があるのか分からない」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、サンクスカードを導入するメリットや定着させる方法を中心にご紹介します。
- 社員同士のコミュニケーション不足を感じており、交流を促進したい人事担当者
- 従業員のモチベーションを向上したいが、具体的な施策が定まっていない管理職
- サンクスカード制度を導入したものの、長期的な運用に悩んでいる現場リーダー
上記に当てはまる方はこの記事を参考にすると、サンクスカードのメリットや導入時の注意点が分かり、自社に導入すべきか判断できるようになります。
目次
サンクスカードとは
組織におけるサンクスカードの役割は、日々の忙しさで軽視されがちな「ありがとう」を伝えることです。数字での評価が重視されやすい現場では、さりげない気づかいが見落とされがちですが、サンクスカードなら感謝を気軽に伝え合えます。
また、サンクスカードを導入する目的は、日常的に感謝や称賛を伝え合う文化を醸成し、社員が意見を言いやすい「風通しの良い職場」をつくることです。部署や役職を越えたコミュニケーションのきっかけにもなり、組織の一体感を高めます。
感謝や称賛を伝え合う文化が浸透すると、社員はやりがいを感じやすく、離職率の低下も期待できます。サンクスカードは「組織・社員のつながり強化」を目的に、多くの企業で導入が進んでいます。
サンクスカードを導入するメリットとは
以下では、サンクスカードを導入する2つのメリットを解説します。サンクスカードによって自社がどのようなメリットを得られるのか分からない方は必見です。
見落とされがちな貢献が評価につながる
まず、サンクスカードを導入するメリットとして、見落とされがちな貢献が評価につながることが挙げられます。
上司は複数人いる部下の良い行動をすべて把握できるわけではありません。そこで、サンクスカードがあれば「誰が、どのような場面で、どのような対応をしたのか」が分かるため、これまで気づけなかった貢献も評価しやすくなります。
また、上司から部下への評価だけでなく、先輩・後輩や同期といった縦横のつながりも可視化されるため、人材育成につなげることもできます。
質問や相談がしやすくなり業務の停滞が減る
また、質問や相談がしやすくなり、業務の停滞が減ることもメリットのひとつです。
日頃から感謝を伝え合うポジティブなコミュニケーションが活性化すると、社員同士の信頼関係を築きやすいです。その結果、「こんなことを聞いても良いのか」と遠慮してタスクを一人で抱え込んだり、相談が遅れたりする事態を防ぎやすくなります。
信頼関係にもとづいたコミュニケーションは、業務そのもののスピードや質の向上にも直結します。
サンクスカードを導入するデメリットとは
以下では、サンクスカードを導入する前に押さえておきたい2つのデメリットを解説します。以下を把握して、サンクスカードの導入可否を検討しましょう。
カードの記入や集計に手間がかかる
まず、カードの記入や集計に手間がかかることがデメリットとして挙げられます。
紙でサンクスカードを作成すると、印刷代などが発生するうえ、受け取ったカードも一時的に見られるだけで蓄積されません。そのため、今日ではITツールを使って運用する企業が多いです。
しかし、操作や入力方法が複雑なツールを選んでしまうと、使い方を覚える負担が増え、運用そのものが続かなくなります。そのため、特別な教育がなくても使えて、投稿までの操作がシンプルなツールを選ぶことが重要です。
強制されると「気持ち悪い」と感じられる
また、強制されると「気持ち悪い」と感じられてしまうこともデメリットのひとつです。
サンクスカードを導入する目的やメリットが共有されていなければ、制度そのものに違和感や負担を感じるメンバーが出てしまいます。とくに、経営層だけで導入を決めると、現場が取り組む意味を理解できず、「やらされている」と感じて形骸化しやすいです。
そのため、メンバーへのメリットの周知はもちろん、現場の負担にならないルール設計を意識することが重要なポイントといえます。
社内でサンクスカードを定着させる3つの手順
以下では、社内でサンクスカードを定着させる3つの手順を解説します。「サンクスカードを導入したいが、社内に定着するか不安」という方は必見です。
（1）運用の目的と簡単なルールを共有する
まず、運用の目的と簡単なルールを共有しましょう。
ルールを曖昧にすると、「どのようなときに送るのか」「どの程度の頻度で送るのか」が人によって異なり、メンバー間で不公平感が生じる可能性があります。
たとえば、「業務を手伝ってもらったときに送る」「具体的に何が助かったのかを書く」など、判断に迷わない基準を設けます。ただし、細かすぎるルールやノルマを設けると、「書かなければならない」という強制感が生まれ、かえって形骸化しかねません。
サンクスカードには社員の自発的な作成・共有が求められるため、誰でも迷わず参加できるシンプルなルールに留めることが定着のポイントです。
（2）書きやすさで参加のハードルを下げる
次に、書きやすさを工夫して参加のハードルを下げることも重要です。
カードの記入に手間がかかると、次第に「面倒だから」と後回しにされ、運用が滞ってしまいます。そこで、スマートフォンで簡単に送れる、定型文やスタンプを活用できるなど、思い立ったその場ですぐに書ける仕組みを整えることが、継続の鍵となります。
投稿のハードルが下がるほど、感謝を伝える文化が自然と根づいていきます。
（3）形骸化を防ぐために定期的に見直す
そして、形骸化を防ぐために、運用を定期的に見直すことも欠かせません。
「自発的な行動の増加」「チームの雰囲気の改善」といった効果を感じられないまま運用を続けては導入意義が見出せなくなります。そのため、管理方法やルールを見直し、マネジメントが率先してサンクスカードを作成・共有する姿勢も求められます。
運用を現場任せにせず、組織全体で継続的に改善していく意識を持つことが、定着への近道です。
感謝の共有だけでは解決しない業務の限界
以下では、感謝の共有だけでは解決できない、業務における2つの限界について解説します。サンクスカードが社内に定着しても、以下のような情報管理の課題があると業務を円滑に進められないのです。
同じ質問が何度も繰り返される
まず、業務ノウハウが蓄積されていなければ、同じ質問が何度も繰り返されてしまいます。
サンクスカードで社員同士の接点が増えても、業務に必要なノウハウが残っていなければ、結局は同じ内容を毎回口頭やチャットで説明することになります。とくに、部下からの質問が集中すると、対応する上司側の業務時間を大きく圧迫してしまうのです。
こうした状態を防ぐためにも、一度共有した業務ノウハウを蓄積し、必要なときに誰でも確認できる仕組みが求められます。
大事な連絡がチャットに埋もれる
また、サンクスカードでコミュニケーションが活性化しても、業務連絡やノウハウをチャットだけで管理している場合、大事な情報が埋もれてしまう課題は残ります。
チャットでは日々新しいメッセージが投稿されるため、過去に共有した業務の指示や対応方法が押し流され、「どこに書いてあったか分からない」「結局担当者に聞いた方が早い」という状態になりがちです。
そのため、サンクスカードによって社員同士のコミュニケーションを活性化するだけでなく、業務に必要な情報を蓄積し、あとからすぐに探し出せる環境も整える必要があります。
【担当者必見】サンクスカードと併用したい情報共有の仕組み
以下では、サンクスカードによるコミュニケーションを業務の改善にもつなげるために、併せて整えたい情報共有の仕組みをご紹介します。
社員同士で感謝を伝え合う文化が生まれても、「同じ質問が何度も繰り返される」「確認したい情報が見つからず作業が止まる」といった課題が残っていては、現場の負担は減りません。こうした状態では、特定の人に問い合わせが集中します。
そこで、Excelにノウハウをまとめたり、チャットで回答を共有したりしても、情報量が増えるにつれて必要な内容を探しづらくなります。また、保存場所や入力方法などの複雑なルールを設けても、現場に定着しなければ情報は蓄積されません。
そのため、感謝を伝えるサンクスカードの運用と併せて、日々の業務ノウハウを誰でも簡単に蓄積でき、必要なときにすぐ探し出せる仕組みを整えることが重要です。社員が自分で必要な情報を確認できれば、同じ質問や確認待ちを減らせます。
なかでも最適なのが、社内のナレッジ共有と活用をスムーズにするAIナレッジツール「ナレカン」です。ナレカンでは、テキストや画像を使って業務ノウハウを一元化できるうえ、超高精度な検索機能によって必要な情報をすぐに探し出せます。そのため、情報を探す時間を減らし、社員同士が相談や協力に時間を使えるようになるのです。
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サンクスカードを導入した企業の成功事例
株式会社高井製作所は1917年に創業した、豆腐・豆乳製造装置を手がける製造業の企業です。
同社は以前まで、サンクスカードを紙でやりとりしていましたが、紙を常に持ち歩く必要がある難点がありました。そこで、サンクスカードをオンライン化したところ、社員同士で送付枚数を日々共有・確認し合えるようになりました。
社内ルールでは無理のない範囲で月5～10枚とし、5枚に達しなかった場合は、次月に繰り越すという仕組みを取っているのです。また、半年間の累計で多く送った人・もらった人の上位3名に図書カードが贈られる仕組みをつくりました。
サンクスカードの活用に積極的なメンバーや、十分に活用できていないメンバーには、上司からの声かけやアドバイスがある場合もあります。この仕組みにより、サンクスカードが定着し、社内の雰囲気がより明るくなったという効果を実感できたのです。
参照：ThanksCards｜導入事例｜株式会社高井製作所様
サンクスカードの概要やメリット・デメリットまとめ
これまで、サンクスカードを導入するメリット・デメリットや、社内で定着させる3つの手順、感謝の共有だけでは解決しない業務の限界を中心にご紹介しました。
サンクスカードは、社員同士が日頃の感謝を伝え合うきっかけとなり、信頼関係の構築やコミュニケーションの活性化に役立ちます。一方で、目的やルールが曖昧なまま運用すると、次第に利用されなくなり、形骸化する恐れがあります。
また、社員同士のコミュニケーションが活発になっても、業務ノウハウが残っていなければ、同じ質問や確認が繰り返される課題は解消できません。そのため、サンクスカードを定着させる仕組みと併せて、業務ノウハウを蓄積し、必要なときに誰でも確認できる環境を整えることが重要です。
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