近年、テレワークなどが原因で起こる社員同士のコミュニケーション不足が課題となっています。この解決法として、オンラインで日頃の感謝を伝え合うサンクスカードが有効的であり、注目を集めています。
しかし、運用の方法次第では導入したものの失敗に終わってしまうケースも少なくありません。そのため、運用時の手間や負担を考えて導入するべきか悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、サンクスカードを成功させる導入方法をご紹介します。
- 社員同士のコミュニケーションを活性化させたい
- サンクスカードのメリット・デメリットを総合的に判断して実施可否を検討したい
- サンクスカードの運用が浸透するか不安なので、効率的な方法があれば知りたい
という方はこの記事を参考にすると、サンクスカードのメリット・デメリットを把握したうえで、サンクスカードの運用に成功するためのヒントが得られます。
目次
サンクスカードとは
サンクスカードとは社員同士のコミュニケーションを活性化させ、信頼関係の構築を促すことを目的とした、社員同士で日頃の感謝を伝え合う手法です。
テレワークなど勤務形態の多様化により、社員間のコミュニケーション不足が顕著になりました。そこで、一般的にはチャットツールを使い、遠隔でやりとりをする手法がメジャーであるものの、解決策のひとつとしてサンクスカードが提案されています。
サンクスカードの運用が定着すると、任意の社員へ感謝を言語化して共有するので、働きやすい職場作りにも繋がるのです。
サンクスカードのメリットとは
以下では、サンクスカードが企業にもたらすメリットを解説します。サンクスカードの運用を「効果的に」推進させるには、全社で得られるメリットを把握しておかなければなりません。
社員の行動の可視化
サンクスカードは、各社員の行動を可視化できます。
感謝を相互で共有すると「どの事象に、どのような動き」をしたかが具体的に可視化されます。したがって、現場におけるモチベーション向上はもちろん、マネジメントの人事評価にも活用できることもポイントです。
また、サンクスカードは「感謝」を通して社員同士が交流する場を設けられます。自然なコミュニケーションのきっかけとなり、社員同士のやりとりが自発的に発生する効果も期待できるのです。
社員同士における信頼関係の構築
サンクスカードは社員同士の信頼関係を構築させられます。
日頃から感謝するポジティブな行為がコミュニケーションを活性化されるので、社員同士の信頼関係が構築され、より良好な関係へと導きます。
また、社員同士の信頼関係の向上は業務におけるチームワークの強化に繋がり、情報共有のスピード感が上がります。そのため、「タスクを抱え込みすぎたことによる消化不良」「心理的なプレッシャーによる報連相の遅れ」も防止できるのです。
サンクスカードのデメリットとは
サンクスカードにメリットがある一方で、導入前に押さえるべきデメリットもあります。メリットのみに着目して導入後の運用が頓挫しないように、あらかじめ以下のデメリットに対する対策を講じなくてはなりません。
運用に手間がかかる
サンクスカードの運用方法によっては、必要以上の手間がかかることがあります。
アナログな運用では、紙を使ってサンクスカードを作成しなければならないので、紙にかかる印刷代や裁断コストが別途かかります。また、受け取ったサンクスカードは一時的に見られるだけで蓄積されません。
そのため、今日ではITツールを使って、サンクスカードの運用を行う企業が多いのです。ただし、全社で使えることが前提になるので「ツールの教育コスト」「運用フローの設計」で必要以上の手間がかからないように、シンプルなITツールが必須です。
サンクスカードへの苦手意識が発生する可能性がある
サンクスカードのメリットが正しく浸透できていなければ、運用そのものに苦手意識を持つメンバーが出る可能性があります。
理由として「なぜ感謝のみの共有を大々的にするのか」のように、メンバーが運用へ意味を見出せず形骸化するからです。たとえば、経営層や担当者の間だけで導入・運用を作成した場合に、サンクスカードへの苦手意識が発生しがちです。
また、サンクスカードの強制も「やらされている感」が発生してしまうので避けましょう。そのため、メンバーに対するメリットの周知はもちろん、業務負担のかからないルール設計が重要なポイントと言えます。
サンクスカードの運用を成功させるやり方とは
サンクスカードの運用を最大化させるためにも、正しい手順を踏襲することが大切です。そこで以下では、運用の成功に欠かせないポイントを解説します。
目的やルールを共有する
サンクスカードの導入目的やルールを明確に示すことが重要です。
ルールを曖昧にすると、メンバー間でサンクスカードに対する認識のずれが発生し、チームの秩序に悪影響を及ぼす可能性もあるのです。たとえば、目的もなく「感謝をするために、何となくやらなくてはいけない」とメンバーが強制感を感じると、マンネリ化した形式的な運用になりがちです。
以上のように、サンクスカードには、社員の自発的な作成・共有が求められるので、目的やルールの共有が必須です。
定期的に効果を見直す
目的通りの効果が得られているのかについて、定期的に見直す必要があります。
「自発的な行動の増加」「チームの雰囲気の改善」など、定性的な内容であっても効果が感じられないまま運用を続けては、サンクスカードの導入意義がを見出せません。意味のある運用をするためにも管理方法やルールを見直して、自社に適したやり方へと適宜変更する必要があります。
具体的には、運用をそのまま現場のメンバー任せにするのではなく、マネジメントやチームリーダーが率先して、メンバーへのサンクスカードを作成し共有する行動が必要です。
負担にならない運用をする
サンクスカードを送ることが社員の負担になると、いずれ運用が頓挫するので注意しましょう。
テンプレートを使ったとしても紙での運用は、作成者側の作成工数と管理者側の管理工数がかかるので非効率です。そこで、サンクスカードを手間なく作成でき、情報としても正しく残せるツールを使う必要があるのです。
ただし、複雑なツールでは「サンクスカードのためだけに無駄なツールを導入した」と現場のネガティブな感情が発生しやすくなってしまいます。そこで、誰でも簡単に使える「Stock」のようにシンプルなツールを使いましょう。
サンクスカードを導入した企業の成功事例
株式会社高井製作所は1917年に創業し、日本で最初の豆腐・投入製造装置のトップメーカーである企業です。
同社は以前まで、サンクスカードを紙でやりとりしていましたが、紙を常に持ち歩かないとありがとうと思ったときに書けない難点がありました。そこで、サンクスカードをオンライン化し、送付枚数を日々確認できるようにシステム化すると、社員同士でどれほど書いているのか共有・確認し合えるようになりました。
社内ルールでは無理のない範囲で5～10枚とし、5枚に達しなかった場合は、次月に繰り越すという仕組みを取っているのです。また、半年間の累計で多く送った人、たくさんもらった人上位3名（計6名）に図書カードが送られる仕組みを作りました。
サンクスカードへの取り組みが懸命なメンバー・不十分なメンバーには、上司からの声かけやアドバイスがある場合もあります。この仕組みにより、サンクスカードが定着化し、社内の雰囲気がより明るくなったという効果を実感できたのです。
【非IT企業向け】情報共有・管理をシンプルに実現できるツール
以下では、簡単にサンクスカードを共有・管理できるツールをご紹介します。
サンクスカードは共有の仕組みが社内に定着すると、チームワークの強化につながります。しかし、紙での運用は共有枚数が多くなるので、過去のサンクスカードは忘れ去られてしまううえ、物理的な管理スペースも必要になるのです。
そこで、サンクスカードの運用には「情報共有ツール」を用いて、共有する情報をデータ化して管理しましょう。一方で、サンクスカードは全社で運用しなければならない仕組みとなるため、情報共有に複雑な手順を踏んだり、使用方法が即日でわからないツールは避けなければなりません。
結論として、非IT企業の65歳以上のメンバーでも、即日で使いこなせるほどシンプルな情報共有ツール：「Stock」一択です。
Stockの「ノート」にはあらゆる情報が残せるので、感謝へ至るまでに、どのようなプロセスがあったかまで確実に管理できます。また、ノートに紐づく「メッセージ」を使うと、テーマごとに感謝の内容だけでなく、情報共有を伝えられる点も大きな特徴です。
チームの情報を最も簡単に共有・管理する「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
サンクスカードの概要やメリット・デメリットまとめ
これまで、サンクスカードのメリットやデメリット、成功しやすい運用方法を中心にご紹介しました。
サンクスカードは、社員同士のコミュニケーションを活性化させることに加え、信頼関係の構築やチームワークの強化にまで貢献します。一方、「感謝するだけにも関わらず、仕組み化する必要があるのか」という苦手意識が発生するので、目的やルールを共有したり定期的に運用を見直したりし、負担が無いように推進しなければなりません。
また、サンクスカードは紙ではなくツールを活用すると、情報共有の効率化ができます。しかし、多機能で馴染みのないツールを使用する運用方法では、使われずに形骸化する恐れもあるのです。
そこで、社内の良好な雰囲気を構築するためにも、社員の誰もが即日で使える、かつサンクスカードはもちろんあらゆる社内情報を一元管理可能な情報共有ツール：「Stock」の利用一択です。
ぜひ「Stock」を導入し、サンクスカードの仕組み化をシンプルに成功させましょう。
