近年、情報通信技術の進化に伴い、スマートフォンなどの私物端末を業務に利用する「BYOD」が注目を集めています。BYODでは時間や場所を制限されずに業務を行えるため、テレワーク体制の整備にも有効です。
 
しかし、BYODのリスクに対するイメージが先行してしまい、具体的なメリットや注意点が分からず、導入に悩む方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、BYODのメリットやデメリット・導入時の注意点を中心に解説します。
 
という方は本記事を参考にすると、BYODを正しく理解して「継続的に運用できる仕組み」を構築できます。


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BYODとは

BYODとは、「Bring Your Own Device」の略称です。社員が所有するスマートフォン・パソコン・タブレットの私物端末を職場に持ち込み、業務で利用する仕組みを指します。
 
そして、今日BYODの普及が進んでいる背景として以下の理由が挙げられます。
 
  • モバイル端末の高性能化
  • クラウドサービスの普及
  • テレワークの推進
BYODを導入すると業務効率を向上できる一方で、情報漏洩や公私混同などのリスクも発生します。そのため、運用体制を整備してリスクに備える必要があるのです。


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BYODのメリットとは

ここでは、BYODにおけるメリットについて解説します。BYODの導入は以下のように、企業だけでなく社員にもメリットをもたらすのです。

業務効率の向上

BYODを導入すると、時間や場所を問わず業務を行えるため業務効率が向上します。
 
スマートフォンなどの情報機器は機種によって操作方法が異なるため、使い慣れた端末を利用しなければ操作に手間がかかりストレスが発生してしまいます。しかし、普段から使用している私物端末を利用すれば、操作に関する確認や問い合わせが減少し、本来の業務に集中して取り組めるのです。
 
さらに、複数の端末を持ち歩く必要がなくなるため、端末管理の負担が軽減されます。在宅勤務などの多様な働き方が実現し、従業員満足度を向上できる点がポイントです。

コスト削減

BYODでは、端末に対する初期費用や維持費などのコストを削減できます。
 
また、ハードウェアの一元化によって、ソフトウェアのライセンス料や保守費用を軽減できます。
 
企業の規模が大きいほど業務用端末のコストは増大します。しかし、BYODの導入をすれば外出が多い一部の社員だけでなく、全社員に対する端末の普及が可能となるのです。

シャドーIT対策

BYODは、無許可の私物端末を業務に用いるシャドーITを抑制します。
 
シャドーITでは、自社の管理部門が認識していないデバイスやサービスを無断で用いるので、情報漏洩のリスクが高まります。とくに、BYODを導入していなければオフィス以外でどのように情報が扱われているかが認知しづらく、セキュリティへの対策は困難です。
 
一方、シャドーITではなく、BYODとして私用端末に関するルールをあらかじめ整備し、端末を適切に管理しておけば、情報漏洩のリスクを最小限に留められるのです。


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BYODのデメリットとは

以下では、BYODのデメリットについて解説します。発生が想定される問題を把握していなければ、適切な運用ルールの策定は不可能なので、下記の内容は全社へ浸透させておく必要があります。

セキュリティリスクの増大

BYODでは端末の使用場所やネットワークが広範囲になるため、セキュリティリスクが増大します。例として、以下のリスクが挙げられます。
 
  • 端末の紛失・盗難による情報漏洩
  • 不正アクセスによる情報窃取
  • ウイルス感染
  • 個人による情報の持ち出し
適切な対策を講じなければ、企業の機密情報が流出する可能性があります。とくに、スマートフォンは常時持ち歩くため、紛失・盗難による情報漏洩のリスクが高いです。
 
そこで、セキュリティリスクを軽減するためには、運用ルールの策定・周知を徹底しなければなりません。

労働管理の複雑化

BYODでは私物端末の使用により公私混同が起こりやすく、労働管理が複雑化します。
 
時間や場所を制限されずに働けるため、仕事とプライベートの境界が曖昧になりやすく、長時間労働や業務時間外の労働が発生しやすいです。そのため、社員の負担が増大し、業務の生産性が低下する恐れがあります。
 
また、BYODの導入時に端末管理のアプリケーションをインストールする場合があります。そのため、プライバシーの侵害が起きないように、企業は社員の個人情報を適切に保護する必要があるのです。

教育コストの発生

BYODでは、端末の運用ルールを徹底させるための教育コストが発生します。
 
情報漏洩のリスクを軽減するには、危機管理に関する教育をしたりルールを徹底させたりする必要があります。ルールが社内に浸透して正常に機能していなければ、適切なセキュリティ対策や労働管理は行えません。
 
また、セキュリティリスクや公私混同を防止するために、BYODの運用制度が複雑化する場合があります。そのため、定期的に研修を行ってルールの社内周知を徹底し、BYODの体制を定着させる点がポイントです。


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BYODの導入で注意すべきポイントとは

以下では、BYODの導入で注意すべきポイントを解説します。以下の注意点を把握して対策を行えば、情報漏洩のセキュリティリスクを最小限に抑えてBYODを導入できます。

MDMの導入

BYODのセキュリティ対策には、MDM(Mobile Device Management)というモバイル端末管理ができるシステムを導入することが一般的です。
 
たとえば、MDMのリモートロック機能を用いると端末の紛失・盗難が発生した場合でも、遠隔操作によって「所在確認」「端末ロック」「データ削除」などが可能となり、情報漏洩のリスクを防止します。また、アプリケーション管理によって、企業のセキュリティポリシーにしたがって端末を管理できます。
 
一方で、MDMを導入する場合は「個人情報の閲覧禁止」などの運用ルールを策定する必要があります。さらに、セキュリティ対策アプリを併用すれば、強固なセキュリティ体制の整備が可能です。

ガイドラインの共有

BYODにおける運用面での対策には、ガイドラインの共有が重要です。共有すべきガイドラインの項目としては、以下の内容が挙げられます。
 
  • 保護すべき情報の範囲
  • 業務における端末の利用範囲
  • フリーWi-Fiの使用可否
ガイドラインの作成が完了したら、明確化された運用ルールを社内に共有して遵守を徹底します。また、共有したガイドラインは「情報」として、時間や場所を問わずに振り返りができるようにしておく必要があります。
 
ほかにもたとえば、「Stock」のように強固なセキュリティ下で運用ができる「情報共有ツール」をはじめから用いることも手法のひとつです。


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BYODでも安心して活用できる情報共有ツールとは

以下では、BYODでも安心して活用できる情報共有ツールをご紹介します。
 
スマートフォンなどの私物端末を利用するBYODでは、情報漏洩のリスクが増大します。そのため、使い慣れた端末を利用しても、適切なセキュリティ対策を行わなければ情報共有に対して消極的になり、業務の属人化や生産性の低下が発生する恐れがあるのです。
 
したがって、BYODを導入するには、社内の情報を安全に管理・共有する体制の整備が必要です。そこで、「情報共有ツール」を使うと、強固なセキュリティによって企業や社員の情報が保護され、BYODでも安心して情報共有ができます。
 
ただし、誰もが迷わず使えるツールでなければ、操作に手間がかかって結局放置されたり、逆に情報漏洩のリスクが上がったりしてしまいます。そのため、BYODでも安心して情報共有を行うためには、非IT企業における65歳以上のメンバーでも、ストレスなく利用できる情報共有ツールの「Stock」が必須です。
 
Stockの「ノート」へ社内情報を安全にストックしつつ任意のメンバーへリアルタイムで共有され、かつ直感的な「フォルダ」で一括管理できます。また、ノートに紐づいた「メッセージ」で話題が混ざらずに意思疎通できる点が、ほかのツールにはない特徴です。

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「Stock」|最もシンプルな情報ストックツール

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Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくない数人~数千人の企業向け
    ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

加井 夕子さん、海野 紘子さん画像
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社
「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」
★★★★★ 5.0

当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。

江藤 美帆さん画像
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ(栃木SC)
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします!」
★★★★★ 5.0

元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。

<Stockの料金>

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BYODのメリットやデメリット・注意すべきポイントまとめ

ここまで、BYODのメリットやデメリット・注意すべきポイントを中心に解説しました。
 
スマートフォンなどの私物端末を利用するBYODでは、コスト削減やシャドーIT対策が可能なだけでなく、業務遂行における効率や自由度が上がり、従業員満足度の向上も実現します。一方で、セキュリティリスクの増大や運営制度の複雑化などのデメリットがあるため、MDMやガイドラインを活用した対策が欠かせません。
 
また、情報漏洩のリスクが発生するBYODでは、安心して情報を共有できる体制づくりが必要です。そこで、「ITツール」を使うと、社内情報を安全に共有して保護しつつ、セキュリティリスクを最小限に抑えてBYODを運営できます。
 
ただし、ITツールは誰もが簡単に使えなければ結局セキュリティリスクが上がってしまうので、ご紹介したStockのように、BYODでも安全に社内の情報管理・共有ができるツールが必須です。非IT企業を中心に200,000社以上に導入され、情報管理の効率化を実現しています。
 
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」で情報共有を効率化し、安全にBYODを運営して業務効率を改善しましょう。


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代表取締役社長 澤村大輔
この記事の監修者
株式会社Stock
代表取締役社長 澤村大輔

1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所(NRI)に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ(現:株式会社Stock)を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、最もシンプルな情報ストックツール「Stock」を正式ローンチ。
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2021年、東洋経済「すごいベンチャー100」に選出。