コスト削減は、不要なリソースを減らし企業の利益向上につながるので、企業にとって積極的に行うべき施策だといえます。
一方、コスト削減をスムーズに推し進めるには正しい手法に沿って行う必要があり、取り組み方を間違えると社員の反発や余剰コストが発生する事態を招きかねません。一方、具体的なコスト削減方法が分からずに悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで、今回は具体的なコスト削減の方法・アイデアを中心に解説します。
- コスト削減を実行したいが手順が分からない
- コスト削減で見直すべき業務の優先順位を理解し効率的に進めたい
- 費用対効果の高い施策から自社のペースで行いたい
という担当者の方が本記事を参考にすると、具体的なコスト削減の方法やアイデアを理解しながら、スムーズなコスト削減の実現に近づけます。
目次
コスト削減とは
企業で行われるコスト削減とは、業務に関する不要なコストを削減し、利益拡大や業務効率向上を図る施策を指します。
コスト削減が企業の利益拡大に結びつく理由は、利益は「売上－コスト＝利益」であるからです。つまり、利益を向上させるには、「売り上げを増やす」か「コストを削減する」のいずれか、もしくは両方を実行しなければならないのです。
また、コスト削減の「コスト」とは、単に金銭的コストのみを指しているわけではありません。たとえば、業務効率が向上しより短時間で従来の業務量をこなせる環境の構築に成功すれば、時間的コストを削減していると評価できます。
コスト削減の進め方
以下では、コスト削減の正しい進め方を3ステップで解説します。コスト削減を間違ったやり方で実行しても成果は見込めないので注意しましょう。
現在の支出を可視化して問題を洗い出す
コスト削減の1ステップ目は、支出の可視化と問題点の洗い出しです。
コスト削減を行う際に「どこから始めればよいのかわからない」問題に直面することがあります。この疑問は、問題点の洗い出しが不十分なためにコスト削減の指針が定まっていない事態が原因で起こります。
そのため、コスト削減の指針となる問題点の洗い出しは必ずはじめに行わなければなりません。そこで、問題点の正確な洗い出しに有効な方法が現在の支出の可視化です。
全社の支出を可視化すると、コストの分配比や内訳が一目瞭然となります。結果として、正しいリソースが、必要な箇所に分配されているのか確認しやすくなり正確な問題点の把握が行えるのです。
削減目標を周知しコスト削減の意識を向上させる
コスト削減が必要な要素を洗い出したら、次に社内に向けて定量的な改善策や削減目標を共有し、コスト削減意識の向上を図りましょう。
コスト削減は経営陣と施策に取り組む社員の意識に温度差があると、実現が難しくなります。そこで、スムーズな施策の実現のために、改善策や削減目標は社内に向けて共有しなければなりません。
また、定量的な目標で周知させるべきです。定量的な目標とは「水道料金〇％削減」のように数値を使った明瞭な表現であり、誰が見ても目標が分かりやすく認識齟齬が起こりにくくなるのです。
コスト削減施策の評価・分析を行う
コスト削減施策で最も重要な点は、削減施策を行った後に評価・分析を行って改善に繋げることです。
コスト削減施策の振り返りはPDCAサイクルを意識して改善を続けられるようにします。また、評価・分析を正確に行うために目標を期間ごとに細分化しておきましょう。
そのため、コスト削減の計画は実行時に指針として、施策完了後には振り返りの材料として活用しなければPDCAサイクルは回せません。ただし、紙媒体の管理では振り返りや確認に手間がかかるので、今日では情報管理に優れた「Stock」のようなツールを用いたプロジェクト管理がトレンドです。
見直すべきコストの種類とは
以下では、コスト削減を実行するときに見直すべきコストの種類を解説します。コストを必要とする箇所を把握しなければ、効率的なコスト削減は望めないので注意しましょう。
オフィスコスト
オフィスコストとは、オフィス運営に必要なコストを指します。
オフィスコストは、毎月の支出変動が少なく、コスト削減を実施した際の費用対効果が顕著に出るコスト削減といえます。具体的には、「賃料」「PC機器購入・維持費」「事務備品」などがオフィスコストに含まれます。
そして昨今、多様な働き方が推奨されオフィスコストの削減に取り組む企業が増加しています。しかし、賃料や機器購入費用などは「削減したことにより結果としてメンバーの作業効率が悪化する」可能性もあるので、大きな効果が見込める一方、削減には細心の注意を払う必要があります。
採用コスト
採用コストとは、新卒や中途を問わず従業員採用に要するコストを指します。
採用コストは「内部コスト」「外部コスト」の2種類が存在します。内部コストはイベント運営を行う社員の人件費が占める一方で、外部コストは人材紹介会社への成功報酬や、求人広告掲載料、企業説明会にかかる費用を指します。
内部コストは社員の給与の一部が加わるため正確なコストの算出が難しくなりますが、外部コストは外注費であり、コスト算出がしやすく費用体効果も計算しやすいです。そのため、採用コスト削減は外部コストから取り組みましょう。
また、社員が定着せず数年で離職されてしまうと、再び採用コストや教育コストを要すため経費が増します。そのため、離職率の高い企業は福利厚生や研修制度など、長期的な目線で社内の労働環境を改善し、定着率を向上させる取り組みをしなければなりません。
人件費
人件費は企業にかかるコストの中で最も大きな割合を占めるコストとされており、見直しは必須です。
社員に支払う「基本給」や「残業代」に加え、「社会保険料」「通勤手当」といった福利厚生も人件費に含まれます。
たとえば、「残業代削減」に取り掛かるのであれば社員にムリを強いるのではなく、残業せざるを得ない業務効率の低さや自社のタスク管理を見直しましょう。人件費削減は大きな費用対効果が期待できますが、事前準備を入念に行わなければ社員の困惑や反発を招くので注意です。
費用対効果の高いコスト削減のアイデア3選
以下では、高い費用対効果が期待できるコスト削減アイデアを解説するので、自社で実践可能な施策があれば積極的に取り組みましょう。
ペーパーレス化する
ペーパーレス化の推進は取り組みやすく、高いコスト削減効果が見込めます。
ペーパーレス化とは資料を電子化して保管し、管理・活用を簡単にすることを指します。紙媒体の情報共有から脱却すると、印刷代などの消耗品コストを削減しながら、情報が一元管理されるため業務効率も向上するメリットがあります。
また、ペーパーレス化の促進は紙媒体の情報を管理していたオフィススペースが縮小されます。さらに、オンラインでの情報共有の契機となり、Web会議などの段階的なコスト削減にも繋がるのです。
固定費の見直し
固定費の見直しもコスト削減に有効です。
固定費とは、収益に関わらず企業を運営するうえで必ず支払わなければならないコストを指します。たとえば、「水道光熱費」や「家賃」「人件費」が固定費となります。一方、商品原価や運送費など商品やサービスに関わる流動的なコストは変動費と呼びます。
変動費は商品に直接かかわるコストであり削減対象かの見極めが難しいため、費用対効果の高い固定費の削減から取り組むことがポイントです。
ITツールの導入
ITツールの導入は、業務効率を向上させコスト削減に貢献します。
たとえば、情報共有に優れたITツールを導入すると、ペーパーレスやオンラインでの情報共有が促進されコスト削減にも繋がります。さらに、属人的なノウハウの共有や情報共有の無駄を無くすことで業務効率が向上し、人件費削減も見込めます。
ただし、IT化でコスト削減に結び付く業務は企業によって異なるため、ある課題に対してどのような種類のツールが必要かを明確にしなければなりません。そこで、事前に自社の業務を可視化し、ムダの多い業務やリソースを割きすぎている業務をIT化できないかの検討が求められるのです。
業務効率化とコスト削減の両立に役立つツール
以下では、業務効率化とコスト削減の両立に役立つツールを紹介します。
コスト削減は企業利益に直結し、全社で積極的に行うべき施策です。しかし、正しい手順で行わなければ社員の反発を招いたり、費用対効果の低いコスト削減にリソースを割きすぎたりしてしまいます。
そこで、日々必ず用いる「情報」をIT化することでペーパーレスやオンライン会議の促進に始まり、段階的なコスト削減に貢献するのです。情報に関わるIT化には「情報共有ツール」が必須ですが、誰もが使いこなせなければ社内でツール利用に対するストレスが発生し、コスト削減が実現できません。
結論、最も簡単に業務効率化とコスト削減を両立するには、非IT企業における65歳以上の社員でも即日で使いこなせる程シンプルに使いこなせる情報共有ツールの「Stock」一択です。
Stockの「ノート」にファイルやテキストを残しつつ即座に共有でき、「メッセージ」を紐づければ話題が錯綜せずにやりとりが行えるのでテレワーク推進にも貢献します。また、「タスク」を使うとシンプルな業務管理が実現し、ツールが使えないことによる無駄なコストが発生しません。
情報共有の側面からコスト削減に貢献するツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
コスト削減の進め方やアイデアまとめ
ここまで、コスト削減の進め方や具体的なアイデアについて解説しました。
コストを削減するには、削減対象となる費用を可視化させ、コスト削減の意識を醸成しつつ振り返りも行わなくてはなりません。見直すべきコストは固定費や変動費に分かれますが、金銭的コストだけではなく時間的コストの削減も検討が必要です。
そこで、社内の情報共有をIT化すると「ぺーパーレス」の実現はもちろん、ITツールの活用で業務効率向上による人件費削減や固定費削減の契機にもなり得ます。そのため、段階的なコスト削減を推し進める土台となるのです。
とはいえ、ITリテラシーに差があると使いこなせない複雑なツールでは、全社に確実に情報が共有されません。したがって、Stockのように、非IT企業に属する65歳以上の社員でも即日で使いこなせる程シンプルなITツールを利用して、情報共有の側面からコスト削減にアプローチすべきです。
ぜひ「Stock」で社内情報を確実に管理し計画的なコスト削減を実現しましょう。
