会議は社内での意思決定やアイデア交換の場であるため、スムーズに進めなければプロジェクトの進捗も滞ってしまいます。そのため、徹底した事前準備や司会者の立ち回りが重要となるのです。
とはいえ、会議の進行役を任されたものの、「経験が乏しく会議の効率的な進め方が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、会議の進め方における6つのコツを中心に解説します。
- 会議が非効率になる原因を早急に解消したい
- 効率的に会議を進めるために重要となるポイントを押さえたい
- 誰でも会議をスムーズに進められる体制を整えたい
という方はこの記事を参考にすると、会議の効率的な進め方が分かり、意思決定のスピードを向上できるようになります。
目次
会議の目的とは？
会議の目的は、会議の種類によってそれぞれ異なります。
アイデア出しのための会議であれば、課題発見・意見交換などの目的があります。また、意思決定のための会議なら、方針策定・合意形成といった目的があるのです。
どういった会議をするかによって、目的も変わります。会議中は、最終的に何をゴールとしているのか意識して、目的から逸れないようにしましょう。
会議の基本的な進め方
ここからは、会議の進め方を紹介します。会議の種類によって変わりますが、基本的な流れはおさえておくべきです。
- 目的の共有
- アイデア出し
- 合意形成
- 結論を業務に落とし込む
最初に、参加者の間で会議の目的を共有しておくことは必須です。目的・ゴールを共有して、趣旨を参加者全員が理解していれば、円滑に会議が進みます。
積極的に意見交換をして、新たなアイデアを創出しましょう。資料の読み合わせ等であれば、メール・チャットで共有すれば済むので、わざわざ集まる必要はありません。
複数の意見・アイデアをまとめて、最終的な結論を出します。アイデアの取捨選択・融合を通して、参加者にとって納得間のある合意形成を目指しましょう。
会議での決定事項を現場に共有し、実際の業務に落とし込んでいきます。結論が現場に反映されない、実践されない環境では、会議そのものが形骸化してしまうので注意しましょう。
司会を担当する際は、上記の基本的な流れをおさえて進行しましょう。
会議の進め方が非効率なケース3選
ここでは、会議の進め方が非効率なケースを3つご紹介します。以下の点に当てはまっている場合は、早急に改善しましょう。
ケース1｜会議内容がスムーズに共有できていない
まずは、会議の進め方が非効率なケースとして、内容をスムーズに共有できていないことが挙げられます。
会議を進めるうえでは「目的」や「決めるべき事項」が事前に共有されていなければなりません。このような情報を把握していなければ、全体の意思決定も遅れてしまいます。
そのため、会議内容は必ず事前に共有して、参加者全員が”どのような用意をすれば良いか”を分かっている状態にすべきなのです。
ケース2｜次にすべき内容が決まっていない
「次にすべき内容が決まっていない」のも、会議が非効率になる原因です。
“次に何をすべきか”を決める時間がかかれば、会議が必要以上に長引く原因となります。また、ほかの業務にかけるリソースも圧迫されてしまうのです。
以上のように無駄な時間を発生させないためにも、事前にアジェンダ（議題）を用意してから会議を進めましょう。
ケース3｜議事録の作成に時間がかかっている
議事録作成に時間がかかっているのも、会議が非効率になる原因です。
仮に手書きで議事録を作成している場合、記載そのものや修正に膨大な時間がかかってしまいます。また、WordやExcelでは作成した議事録がほかのファイルと埋もれて流れてしまい、同時に複数人での閲覧ができないデメリットもあるのです。
以上のような状態から脱却するには、記載・修正の手間が省けるのはもちろん共有も瞬時にできる「クラウドツール」が不可欠です。なかでも、非IT企業の方でも使いこなせる「ナレカン」であれば、わざわざ操作を教える時間もかかりません。
会議の進め方がわからない？うまく進めるコツ6選
ここでは、会議を効率的に進める6つのコツをご紹介します。これまで、会議の進行に無駄な時間をかけていた担当者の方は必見です。
（1）事前準備を徹底する
まずは、会議の進め方におけるコツとして、事前準備を徹底することがあります。
会議の目的や詳細内容を事前に共有しておけば、会議中に無駄な議論をする時間が省けます。また、あらかじめ伝わっていれば、参加者が「会議にどのような用意をすべきか」分かるので、課題解決への意見もより出しやすくなるのです。
以上のように事前準備を徹底すれば、司会もスムーズに進められるようになり、議論が停滞するのを防げます。
（2）アイスブレイクを利用する
次に、アイスブレイク（緊張感をほぐす手法）を利用するのも重要です。
普段関わりのない社員同士では、緊張から意見が出しづらくなる場合もあります。このような場面で司会者がアイスブレイクを取り入れれば、コミュニケーションが円滑化してその後の積極的な意見出しが期待できるのです。
具体的な手法としては、簡単な自己紹介やゲームなどが効果的です。また、気軽に話せる雰囲気になれば司会者も進行しやすくなるメリットがあります。
（3）スケジュールに沿ってアジェンダを進める
次に、スケジュールに沿ってアジェンダを進めましょう。アジェンダの具体例としては下図が挙げられます。
〇〇部 定例会議
日時：〇年〇月〇日（〇）10:00～11:00
場所：〇階会議室A
目的：先月の当社売り上げについて
参加者名：〇〇、〇〇、〇〇
①先月の当社売り上げにおける反省（30分）
②来月の売り上げ目標（30分）
以上のようなスケジュールとアジェンダがあれば、各議題にかける時間を逆算できるため、話題がそれたり必要以上に長引いたりするのを防げます。
（4）ファシリテーションスキルを活用する
ファシリテーションスキルを活用するのも、会議を円滑に進めるコツです。
ファシリテーションスキルとは、参加者の発言を引き出しながら結論へ導く能力です。具体的には、各メンバーの発言を深堀りしたり、話題からそれたときに正しく軌道修正したりといった動きが求められます。
以上のようにファシリテーションスキルを活用して、参加者の意見を適切にまとめながら議題を結論へ導きましょう。
（5）会議の結果をチーム全体に共有する
次に、会議の結果をチーム全体に共有するのも必須です。
会議を短時間で終えたとしても、その後の行動が遅れれば意味がありません。そのため、会議の結果は必ずチーム全体に共有して、メンバー各自に「以降のプロジェクトへどう活かすか」の意識を持たせるべきなのです。
したがって、会議の反省点をすぐに次の行動へ反映するためにも、情報をスピーディに共有できる仕組みを整えましょう。
（6）クラウドツールを活用する
最後に、クラウドツールの活用も会議をスムーズに進めるうえで欠かせません。
仮に紙の資料を使って会議を進めていれば、議事録の作成に膨大な時間がかかかるうえ管理場所も分からなくなります。また、WordやExcelではチームへの共有がスムーズにできず、内容を確認するのにファイルを開く工数がかかって面倒です。
しかし、議事録作成の負担が省けるのはもちろん共有も瞬時にできる「クラウドツール」を使うと、会議の進行スピードが大幅に上がります。なかでも、情報が確実に蓄積される「ナレカン」であれば、チャットツールと異なり目的の内容が埋もれません。
【担当者必見】会議をスムーズに進めるのに最適なツール
以下では、会議をスムーズに進めるのに最適なツールをご紹介します。
紙の資料を使って会議をすると、議事録やアジェンダの作成・共有に時間がかかり、管理も煩雑になりやすいです。また、WordやExcelは、別途メールに添付して共有しなければならないうえ、内容を確かめるたびにファイルを開く負担もかかるのです。
そこで、議事録やアジェンダの共有だけでなく、メンバー同士のやりとりも可能な”クラウドツール”を使えば、会議の進行スピードを大幅にアップできます。
ただし、チャットツールのように情報が流れてしまうと、資料を探し出す無駄な時間がかかってしまいます。結論、議事録やアジェンダを共有するには、ノート形式で簡単に情報を蓄積できる「ナレカン」が最適です。
ナレカンの「ノート（記事）」に作成した議事録やアジェンダは、メールを使わずチームへ即座に共有できます。また、議事録ごとに「メッセージ（コメント）」を紐づけられるのでやり取りが混ざらないうえ、「フォルダ」を使って多階層管理できるので、過去の議事録を見つけやすいです。
チームの情報を確実に蓄積できるツール「ナレカン」
「ナレカン」｜最もシンプルなナレッジ管理ツール
ナレカンは、最もシンプルなナレッジ管理ツールです。
「数十名～数万名規模」の企業様のナレッジ管理に最適なツールとなっています。
自分でナレッジを記載する場合には「記事」を作成でき、『知恵袋』のような感覚で、とにかくシンプルに社内メンバーに「質問」することもできます。
また、ナレカンを使えば、社内のあらゆるナレッジを一元的に管理できます。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積することが可能です。
更に、ナレカンの非常に大きな魅力に、圧倒的な「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」があります。ナレカン導入担当者の方の手を、最大限煩わせることのないサポートが提供されています。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【機能】 「ナレッジ管理」に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
「フォルダ形式」で簡単に情報を整理でき、「記事形式」「（知恵袋のような）質問形式」でナレッジを記載するだけです。
- 【対象】 数十名～数万名規模の企業様で、社内のあらゆるナレッジを一元管理。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
圧倒的なクオリティのサポートもナレカンの非常に大きな魅力です。貴社担当者様のお手間を最大限煩わせることないよう、サポートします。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン ：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン ：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
https://www.narekan.info/pricing/
詳しい金額は、下記「ナレカンの資料をダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
＜ナレカンを使った議事録の作成例＞
以下では、ナレカンを使った議事録の作成手順を紹介します。
- あらかじめ登録しておいた、自社の会議に合わせたテンプレートを呼び出します。
- テンプレートをもとに、議事録を作成します。議事録は、紙のノートに書く感覚で直感的に記載でき、画像やファイルの添付も可能です。
- コメント機能で簡単に会議内容を共有できます。
上記のように「ナレカン」を使えば、誰でも簡単に議事録の作成・共有ができるのです。
効率的な会議の進め方やコツまとめ
ここまで、会議の進め方における6つのコツを中心に解説しました。
会議を効率的に進めるには、徹底した事前準備やアジェンダの設定、ファシリテーションスキルの活用が必須です。また、会議の時間を短縮してもプロジェクトに反映できなければ意味がないので、結果はすぐにチームへ共有しなければなりません。
そこで、議事録の作成・共有・管理が瞬時にできる”クラウドツール”を使えば、会議をよりスムーズに進められます。ただし、チャットツールのような情報が流れるツールではなく、「目的の内容をすぐに探し出せるツール」を選定すべきなのです。
結論、自社の会議には、ノートにあらゆる情報が確実に蓄積されるうえ、メッセージでやりとりも円滑にできる「ナレカン」が最適です。
ぜひ「ナレカン」で会議の進め方を効率化して、意思決定のスピードをアップさせましょう。
