仕事の生産性向上は、従業員の負担を削減するだけでなく、企業の利益アップを目指すうえでも不可欠です。そのため、日ごろから「どのように生産性を向上すべきか」を意識しなければなりません。
とはいえ、「生産性向上を成功させたいが、具体的な方法がわからない」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、生産性向上の成功事例や方法を中心に紹介します。
- ツールや手法に関する、他社の成功の裏側を知りたい経営層・DX推進担当者
- チームが慢性的な長時間労働に陥っており改善が急務なマネージャー
- 社内提案の根拠として、アウトプットの質を高めた成功事例を集めたい中堅社員
上記に当てはまる方はこの記事を参考にすると、生産性向上のための効果的な方法が分かり、自社の利益アップを実現できるようになります。
目次
生産性向上とは
以下では、生産性向上の概要を紹介します。これまで業務効率化との違いや必要性が分からなかった方は必見です。
業務効率化との違い
生産性向上と業務効率化には、手段と結果の違いがあります。
生産性向上は「限られたリソースでより高い成果を出すこと」を指すのに対し、業務効率化は「無駄な作業を省いて業務内容を改善すること」を指します。
つまり、業務効率化は生産性向上を実現するための”手段”であり、業務改善を繰り返すことで結果的に成果のクオリティアップ＝生産性の向上につながるのです。
生産性向上が求められる背景
生産性向上が求められる背景には労働人口の減少が挙げられます。下図のように、日本の労働人口は2020年から2050年までの間に約1,700万人も減ると推定されているのです。
したがって、少ない労働力で業務のクオリティを上げるためには、生産性向上の施策が不可欠です。
DXを進めても生産性が上がらない理由
以下では、DX化を進めても生産性が上がらない理由を3つ紹介します。下記の事項に自社が当てはまっていないか確認しましょう。
多機能ツールに振り回される
1つ目の理由は、多機能ツールに振り回されることです。
DXを進めるにあたって、様々な機能が搭載されたツールを導入するケースは少なくありません。しかし、多機能なチャットツールほど、設定項目やカスタマイズの選択肢が多く、ツールの設定や使い方の習得に膨大な時間を費やしてしまいます。
そのため、ITに不慣れな社員は使いこなせずに、ツールが形骸化してしまうのです。
情報を探すのに時間がかかる
2つ目の理由は、情報を探すのに時間がかかることです。
社内情報がチャットツールやメール、クラウドストレージなど複数箇所に散在していると、情報検索に時間がかかります。また、ファイル名がバラバラだったり、中身を読み込まないと内容が分からないデータが増えたりすると、キーワード検索も機能しません。
このように、業務効率化のためにDXを進めたとしても、かえって非効率を生んでしまうケースもあるので注意しましょう。
運用ルールが複雑化する
3つ目の理由は、運用ルールが複雑化することです。
入力項目やフォルダ階層を細かく規定しすぎると、社内情報を蓄積・更新するハードルが高まります。また、例外的な案件が起きた場合に、どのルールに従うべきか確認する手間がかかり、組織の意思決定スピードを低下させてしまうのです。
このように、複雑な運用ルールは情報管理の効率を下げ、組織全体の意思決定スピードを阻害する要因となりかねません。
生産性向上が失敗する原因
以下では、生産性向上が失敗する原因を3つ紹介します。自社の生産性を高めるためには、下記のケースに陥らないようにしましょう。
管理項目が多すぎる
1つ目の理由は、管理項目が多すぎることです。
タスクのステータスや優先度、カテゴリーなどを細かく管理しようとするほど、現場の入力負担が増大します。
項目が多すぎると、現場は適当に入力して終わらせるようになり、結果として信頼性の低い情報が蓄積されてしまうのです。
情報の置き場所が分散している
2つ目の理由は、情報の置き場所が分散していることです。
「チャットはAツール、資料はBツール、タスクはCツール」というように情報が分断されると、検索のたびにアプリを行き来する必要があります。また、チャットでの決定事項と資料の内容が食い違うと、正しい情報を確認するための追加作業が発生するのです。
その結果、情報の分散は業務スピードを落とし、組織全体の判断精度にも悪影響を及ぼします。
ツール運用が属人化している
3つ目の理由は、ツール運用が属人化していることです。
ツールで複雑なワークフローを組むと、設定した本人以外がメンテナンスできなくなります。また、ツールがあまりに多機能だと、ITが苦手なメンバーが使いこなせず、結局口頭や電話での情報伝達で済ませてしまいます。
機能の多さでツールを選ぶのではなく、「誰でも使えるかどうか」で選びましょう。
即実践！生産性向上を図る3つの方法
ここでは、生産性向上を図る3つの方法を紹介します。仕事でより高い成果を出すためにも、以下の方法を実践しましょう。
（1）管理項目を最小化する
1つ目の方法は、管理項目を最小化することです。
「ステータス・担当者・期限」など、管理項目を次のアクションに必要な最低限のものだけに絞り込みましょう。項目が少なければ、入力漏れが物理的に起こらなくなります。
完璧な管理を目指すのではなく、まずは情報をツールに蓄積することを優先しましょう。
（2）情報の置き場所を決める
2つ目の方法は、情報の置き場所を決めることです。
社内情報の置き場所をなるべく固定し、社員に「ここを見れば情報にアクセスできる」という安心感を与えましょう。
とくに、情報共有ツール「Stock」を導入すれば、ノートにタスク・メッセージ機能が紐づいているため、関連する情報を1箇所に集約できます。
（3）ツールの運用ルールをシンプルにする
3つ目の方法は、ツールの運用ルールをシンプルにすることです。
報告や更新に1分以上かかるルールは定着しません。「見た・分かった」のリアクションだけで済ませるなど、シンプルな運用ルールを導入するのがおすすめです。
しかし、運用が進むにつれて細かいルールは増えてしまうため、定期的に見直して不要なものは削減しましょう。
生産性向上の成功事例3選
以下では、生産性向上に成功した企業の取り組み事例を3つ紹介します。成功事例から自社に活かせるポイントを見つけたい方は必見です。
事例1｜ひまわりネットワーク株式会社
ひまわりネットワーク株式会社は、ITインフラの開発・提供をしている企業です。
当社では、インフラの見直しを重ねるうちに利用ツールの数が増え、データ管理の工数が無駄にかかっている課題がありました。そこで、営業管理と顧客管理を一元化できるツールを導入したところ、情報が散在するストレスも解消されたのです。
また、他部署との情報共有が進んだことで機会損失を防ぎつつ、月間約60時間の事務工数の削減によって残業時間も減少し、社員の満足度向上につながりました。
事例2｜株式会社シタシオンジャパン
企業向けのマーケティング支援事業を展開している株式会社シタシオンジャパンは、プロジェクトの進捗や社内の朝礼記録の管理に「Stock」を活用しています。
当社では、50～100件のプロジェクトを同時並行で進めるなかで、非効率な情報管理になっているという課題がありました。
しかし、チャットツールだと情報が流れてしまうため、集めた情報をいつでも振り返ることができる情報共有ツールの「Stock」を導入しました。
その結果、従来は共有しきれていなかった情報がチーム内に共有されるようになったほか、マネジメント層がチームの情報をかなり頻繁に確認するようになりました。
事例3｜株式会社資生堂
株式会社資生堂では、ナレッジ同士を関連付けて「見える化」し、検索性に優れた環境で整理整頓できる仕組みを構築するために「ナレカン」を活用しています。
当社で以前利用していたファイル共有サービスは、資料の保管には適しているものの、体系的なナレッジ管理には不向きでした。また、併用していた情報共有プラットフォームも、操作性の面で誰もが使いこなせなるツールとは言い難い状況でした。
そこで、新たに複数ツールを比較し、機能性・検索性・運用しやすさ、そしてコストのバランスにおいて最も優位性を持っている「ナレカン」を導入しました。
その結果、情報にたどり着くまでの時間が縮まりました。また、分かりやすい解説を付けたり、常に最新の規制方針を迅速に更新し続けたりすることで、規制業務そのものへの理解と信頼が社内全体で向上しました。
【担当者必見】必要な情報に即アクセスできる環境を構築する方法
以下では、必要な情報に即アクセスできる環境を構築する方法を紹介します。
マニュアルや顧客情報の管理方法を決めずにいると、情報は紙や個人PCのフォルダ、チャットツールなどに分散します。その結果、必要な情報を探すたびに複数の場所を確認しなければならず、確認作業だけで時間がかかります。
しかし、WordやExcelで情報を整理しても、ファイル数が増えるほど管理は複雑になります。似た名前のファイルが増えたり、どのファイルが最新か分からなくなったりするため、必要な情報にすぐたどり着けません。
そこで重要なのが、社内情報を分かりやすい形式で管理できるITツールを導入することです。具体的には、情報を一か所に集約し、誰でも同じ手順でアクセスできる仕組みを整えることが求められます。
こうした条件に最も当てはまるのが、操作がシンプルで、社内情報を一か所に集約できるツール「Stock」です。Stockでは、ノートに情報を蓄積しながら、「タスク」や「メッセージ」を紐づけて管理できるため、情報の記録だけでなく、共有や進捗管理まで一つの画面で完結します。
社内情報を集約できるシンプルなツール「Stock」
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
＜Stockのタスク・メッセージ機能＞
以下では、Stockのノートに紐づいている「タスク」「メッセージ」機能について紹介します。
タスクには期限や担当者を設定でき、担当者には通知が飛びます。また、社員への連絡事項があるときは、メッセージにて任意のメンバーをメンションして伝えることができます。
生産性向上の成功事例と方法まとめ
ここまで、生産性向上が失敗する原因や成功事例、方法を中心に解説しました。
組織の生産性を高めるには、管理項目を最小化し、情報の置き場所を決めることが必要です。また、生産性向上の事例としては、情報を一元管理したり、ツールの導入により作業工数を削減したりする方法がありました。
とくに、あらゆる情報を一カ所に集約できる「情報共有ツール」を使えば、より確実に生産性を高められます。ただし、IT初心者でも使いこなせるほどシンプルに運用できるツールでないと、社内には定着しません。
結論、自社の生産性を高めるには、機能がシンプルで、資料・タスク・メッセージをまとめて管理できる「Stock」が最適です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、より高い成果を目指しましょう。
