仕事の生産性向上は、従業員の負担を削減するだけでなく企業の利益アップを目指すうえでも必要不可欠です。そのため、日ごろから「どのように生産性を向上すべきか」を意識しなければなりません。
とはいえ「生産性向上のために何から始めれば良いか分からない」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、生産性向上の成功事例や方法、注意点を中心にご紹介します。
- 生産性を向上させたいが、具体的なポイントが分からない
- 生産性向上を成功させた事例をもとに、自社でも同様の取り組みをしたい
- 誰でも確実に生産性を向上できる仕組みをつくりたい
という方はこの記事を参考にすると、生産性向上のための効果的な方法が分かり、自社の利益アップを実現できるようになります。
目次
生産性向上とは
ここでは、生産性向上の概要をご紹介します。これまで業務効率化との違いや必要性が分からなかった方は必見です。
業務効率化との違い
業務効率化と生産性向上には手段と結果の違いがあります。
業務効率化は「無駄な作業を省いて業務内容を改善すること」を指すのに対し、生産性向上は「限られたリソースでより高い成果を出すこと」を指します。
したがって、業務効率化は生産性向上の”手段”であり、業務改善を繰り返すことで結果的に成果のクオリティアップにつながるのです。
生産性向上が求められる背景とは
生産性向上が求められる背景には労働人口の減少が挙げられます。下図のように、日本の労働人口は2020年から2060年までの間に約200万人も減ると推定されているのです。
したがって、少ない労働力で業務のクオリティを上げるためには、生産性向上の施策が不可欠だと言えます。
生産性向上に成功した事例3選
以下では、生産性向上に成功した企業の事例を3つご紹介します。成功事例から自社に活かせるポイントを見つけたい方は必見です。
事例1｜ニチバン株式会社
ニチバン株式会社は、文具や医療用具を製造・販売している企業です。
当社では顧客対応に必要なナレッジ・ノウハウの管理が属人的になっている課題がありました。そこで、ITツールによってナレッジを一カ所に集約し、いつでもスムーズに目的の情報を探し出せる環境を整えたのです。
その結果、新入社員でもスムーズに顧客対応できるようになり、”情報の管理場所が分からない”といったストレスも解消されました。
参考：ニチバン株式会社の事例
事例2｜ひまわりネットワーク株式会社
ひまわりネットワーク株式会社は、ITインフラの開発・提供をしている企業です。
当社では、インフラの見直しを重ねるうちに導入システムの数が増え、データ管理の工数が無駄にかかっている課題がありました。そこで、営業管理と顧客管理を一元化できるツールを導入したところ、情報が散在するストレスも解消されたのです。
また、月間で約60時間の事務工数が削減でき、社員の満足度もアップしました。
事例3｜株式会社シタシオンジャパン
株式会社シタシオンジャパンは、コンサルティングやデータ分析をしている企業です。
当社では、50～100件のプロジェクトを同時並行で進めるなかで非効率な情報管理になっている課題がありました。そこで、情報共有ツールの「Stock」を導入したところ、目的の内容をあとから簡単に振り返れるようになったのです。
さらに、Stockではチャットツールと異なり情報が確実に蓄積されるため、情報共有もより活発になりました。
【担当者必見】生産性向上に最適なツール
以下では、生産性向上に最適なツールをご紹介します。
紙やメール、Word、Excelを使った業務では、情報の管理場所が分かりづらくなるうえリアルタイムでのやりとりも困難です。一方、業務の情報をすべて一元管理できる”情報共有ツール”であれば、円滑なコミュニケーションも図れます。
ただし、チャットツールのように情報が流れてしまうツールでは、目的の内容を探し出す手間がかかって生産性が低下するのです。そのため、「あらゆる情報が確実にストックされるツール」を選定しなければなりません。
結論、生産性を確実に高めるには、必要な情報を簡単に残せる「ノート」があり、ノートごとにメッセージやタスク機能も紐づいている「Stock」が最適です。
Stockは「ノート」で蓄積された業務情報をメンバーへ簡単に共有できます。また、各ノートに紐づく「メッセージ」「タスク」によって情報が混在せず、直感的な「フォルダ」を使えば業務ごとにノートを振り分けられます。
あらゆる情報を流さずに蓄積できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
即実践！生産性向上を図る6つの方法
ここでは、生産性向上を図る6つの方法をご紹介します。仕事でより高い成果を出すためにも、以下の方法を実践しましょう。
（1）現状の課題を把握する
まずは、生産性向上の方法として、現状の課題を把握することが挙げられます。
現状の労働時間や業務フローを把握していれば、無駄な部分や強化すべき部分を特定できます。その結果、生産性向上にかける時間も短縮されるのです。
以上のように、事前に各業務の課題を抽出したうえで施策を講じていくのが大切です。
（2）業務を自動化する
次に、業務を自動化するのも生産性向上に貢献します。
たとえば、エクセルの計算にマクロを利用したりチャットボットで問い合わせを自動化したりといった方法があります。また、昨今ではRPA（ロボティクス・プロセス・オートメーション）によって業務プロセスをロボットに任せるのもトレンドです。
以上のような自動化をすれば従業員の負担が大幅に軽減されるだけでなく、ほかの業務に割くリソースも増やせます。
（3）定型業務をマニュアル化する
生産性向上のためには、定型業務をマニュアル化するのも大切です。
仮に業務内容が属人化していれば、担当者の離職や引継ぎで作業ミスが起きてしまいます。このような事態を放置すれば、製品・サービスの品質も低下しかねません。
一方、作業の手順や項目をマニュアル化しておけば、担当者が変わった場合でも従来と同じ時間・クオリティで業務が進められるのです。
（4）タイムマネジメントを徹底する
徹底したタイムマネジメントも生産性向上につながります。
「日々の業務にどれほどの時間をかけているのか」が分からなければ、期日からの逆算ができず納期遅れを招きかねません。しかし、タイムマネジメントをしていれば、目標に合わせて効率的に業務を進められます。
したがって、作業に必要以上の時間をかけたり、期日直前までタスクが終わらなかったりするのを防ぐためにも、タイムマネジメントは確実にすべきなのです。
（5）コミュニケーションを活性化する
コミュニケーションを活性化するのも、生産性向上には必要不可欠です。
仮に社員間のコミュニケーションが不足していれば、認識の齟齬が起きるなどして生産性低下につながってしまいます。そのため、活発な情報共有をして「誤った方法で業務を進めていた」といった事態を防ぐべきなのです。
具体的には、定期的に対面でのミーティングを開いたり、フリーアドレスで業務以外でのやりとりも円滑にしたりといった方法が効果的です。
（6）情報共有ツールを活用する
最後に、情報共有ツールを活用すればより簡単に生産性を向上できます。
情報共有ツールを使うと、紙やWord、Excelと異なり情報管理が属人化しません。また、共有もひとつのツール上でできるので、わざわざメールや電話をする必要もないのです。
ただし、チャットツールのように情報が流れてしまうツールでは、あとから目的の内容を探し出す手間がかかってしまいます。そこで、あらゆる情報を簡単に残せる「Stock」を使えば無駄な時間がかかりません。
生産性向上における3つの注意点
ここでは、生産性向上における注意点を3つ解説します。「かえって業務が非効率になった」とならないためにも、以下のポイントを確実に押さえましょう。
（1）事前に全体像を把握する
まずは、生産性向上における注意点として全体像を把握することがあります。
生産性を向上させようとしても、業務の全体像が分かっていなければ無駄な工数が発生しかねません。そのため、現状の各業務にどれほどリソースがかかっているのかを把握したうえで、必要な部分のみを効率化すべきなのです。
また、全体の見える化によって課題を特定したら、緊急度・重要度に応じて優先順位をつけるとスムーズに施策が進められます。
（2）効果検証をする
次に、生産性向上の効果検証をするのも注意すべき点です。
生産性向上の施策は一度したら終わりではありません。場合によっては「効率化したがために業務の質が低下した」となるケースもあり得るからです。
そのため、”生産性を向上した部分に支障がなかったか”を検証し、以降に活かせるポイントを見つけましょう。
（3）情報を蓄積できるツールを使う
情報を蓄積できるツールを使うのも、生産性向上における注意点です。
業務に関するあらゆる情報を一元化できる”情報管理ツール”を使えば生産性向上に大きく貢献します。しかし、チャットツールのように情報が埋もれてしまうツールでは、あとから目的の内容を振り返る手間がかかるのでおすすめできません。
以上のような状態を防ぐには「すべての情報を流さずストックできるツール」が必須です。たとえば、ノートで確実に業務内容が蓄積される「Stock」であれば、過去の情報へもスピーディにたどり着けます。
生産性向上の成功事例・方法・注意点まとめ
ここまで、生産性向上の成功事例や方法、注意点を中心に解説しました。
生産性向上の事例としては、情報を一元管理したりツールを導入して作業工数を削減したりといったものがありました。また、あらゆる情報を一カ所に集約できる”情報共有ツール”を使えば、より確実に生産性を高められます。
ただし、情報が流れてしまうツールでは目的の内容をスムーズに見返せないので「すべての情報が確実にストックされるツール」でなくてはなりません。
つまり、ノートへ簡単に情報を残せるうえ、ノートに紐づくメッセージやタスクによって話題も錯綜しない「Stock」が最適なのです。
ぜひ「Stock」で自社の生産性向上を実現し、より高い成果を目指しましょう。
