働き方改革は、長時間労働の是正や多様な働き方の実現を目的として多くの企業で進められています。しかし、残業削減やテレワーク制度を導入しただけでは十分な成果につながらず、現場に定着しないまま失敗に終わるケースも少なくありません。
実際に「働き方改革を進めているのに業務改善につながらない」「なぜ施策が定着せず失敗してしまうのか知りたい」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、現場の負担が増える働き方改革の失敗事例・現場を疲弊させずに働き方改革を進めるコツを中心にご紹介します。
- 残業削減やテレワーク導入を実施したが効果が見えず、原因を知りたい人事・総務
- 働き方改革を推進しているが、情報共有や業務の属人化が解消されず悩む管理職
- 働き方改革の失敗事例を参考に、自社で同じ失敗を避けたい経営者・DX推進担当
上記に当てはまる方は、この記事を読むことで、働き方改革が形骸化する原因と対策を理解し、制度導入だけで終わらせない仕組みづくりのポイントが分かります。
目次
制度だけ導入して満足していませんか？形骸化する働き方改革
働き方改革が形骸化する原因は、制度を導入したあとに効果を検証せず「制度を作ったこと」自体をゴールにしてしまうことです。
厚生労働省も、働き方改革を進めるときは、現状把握→課題分析→取組実施後の効果検証というPDCAサイクルを重要視しています。制度の利用状況や労働時間の変化を確認しなければ、現場の課題に合わない制度が残りかねません。
たとえば、フレックスタイム制やリモートワーク制度を導入しても、実際の利用率が低かったり、社員が制度を利用しにくい雰囲気が残っていたりすると、制度が形骸化してしまいます。
そのため、制度導入後は利用状況や労働時間の変化、社員の意見を定期的に確認し、必要に応じて運用方法を見直すことが重要です。
参考：働き方・休み方改善ポータルサイト（厚生労働省）｜労働者の休み方に関する課題と提案
【逆効果】現場の負担が増える4つの失敗事例
ここでは、「かえって現場の負担が増える働き方改革」の失敗事例をご紹介します。自社で同じ失敗を避けたい経営者・DX推進担当の方は必見です。
残業規制で「隠れサービス残業」が横行した
1つ目は、残業時間の上限だけを規制した結果、社員が実際の労働時間を申告せずに働く「隠れサービス残業」が発生するケースです。
たとえば「今月は残業時間30時間を超えられない」と規制されても、業務量や納期が変わらないままでは、社員は勤務時間内に仕事を終えられません。その結果、定時で退勤打刻を済ませてから作業を続けたり、自宅へノートPCを持ち帰ったりしてしまいます。
したがって、残業時間だけを管理せず、業務量や人員配置を見直しましょう。PCのログイン記録なども活用しながら実際の労働時間を適切に把握することが求められます。
テレワークで確認作業が増え業務が滞った
2つ目は、テレワークを導入して出社の負担を減らしても、離れた場所にいる上司や同僚との報告・確認のやり取りが増え、かえって業務が停滞するケースです。
たとえば、オフィスであれば隣の席の上司に数分で確認できた内容でも、テレワークではチャットやメールで連絡し、返信を待たなければなりません。上司が会議中や外出中で返信が遅れると、その間は作業を進められず、別の仕事に切り替えることになります。
したがって、テレワークを導入するときは、業務手順や判断基準を事前にマニュアル化しましょう。必要な資料や過去の対応履歴を誰でもすぐ確認できる環境を整え、「特定の人に聞かなければ進められない仕事」を減らすことが求められます。
導入したITツールが現場に定着しなかった
3つ目は、導入したITツールが現場に定着しなかったケースです。
IPAの調査では、日本企業の85.1%でDXを推進する人材が不足しており、この割合は米国・ドイツと比べて著しく高い水準にあります。また、自己診断結果の分析でも、全社戦略に基づきDXを実施できている企業はごく少数にとどまっています。
ツールを教える担当者を確保できないまま導入すると、操作方法の習得が現場任せになり定着が進みません。そのため、ツールを選定する段階から「ITリテラシーが低い社員でも、教育担当者なしで使いこなせるか」という軸で候補を絞り込みましょう。
参考：IPA｜DX白書
業務が属人化したままで引き継ぎが進まなかった
4つ目は、業務が属人化したままで引き継ぎが進まなかったケースです。
実際、異動や退職が決まってから慌てて引き継ぎを始めても、日々の細かな判断基準や過去の経緯までは短期間で伝えきれません。顧客ごとの対応ルールや例外処理、システムの設定方法が、マニュアルにも残されていない場合があります。
したがって、業務手順だけでなく、判断基準や例外対応、過去の対応履歴まで日頃から記録・共有しましょう。担当者が変わっても誰でも同じ品質で業務を進められる状態を維持することが求められます。
働き方改革が失敗する3つの根本原因
ここでは、働き方改革がうまく進まない企業に共通する3つの根本原因についてご紹介します。制度導入後も成果が出ずに悩む人事担当者や経営層の方は必見です。
制度の導入だけが先行している
1つ目は、制度の導入だけが先行し、運用が伴っていないことです。
フレックスタイム制やリモートワーク制度を導入しても、会議はすべて対面が前提のままの場合、結局出社せざるを得なくなります。また、勤務時間ではなく成果で評価する仕組みが整っていない場合、時短勤務を選んだ社員が正当な評価を受けられません。
その結果、制度だけが存在し、実際には誰も利用しない「名ばかりの働き方改革」になってしまいます。そのため、制度を導入するときは、会議の運営方法や評価制度・承認フローまで含めて見直し、社員が実際に利用しやすい環境を整えましょう。
業務そのもののムダを放置している
2つ目に、業務そのものに含まれるムダを放置したまま、労働時間の削減だけを目指していることです。
たとえば、同じ内容を日報・週報・月報に何度も転記するなど、付加価値を生まない業務が残っている企業は少なくありません。不要な承認プロセスや重複した報告業務をそのままにして残業時間の上限だけを設定すると、制限時間内に業務量をこなすのは困難です。
業務そのものに含まれるムダを放置したまま、労働時間の削減だけを目指してしまうと、持ち帰り残業やサービス残業が発生します。したがって、労働時間の削減に取り組む前に、承認フローや報告業務を棚卸しし、不要な工程を削減しましょう。
必要な情報が社内に散在している
3つ目に、必要な情報が社内に散在していることです。
チャットツール、メール、紙の資料など情報の保管場所が統一されていないと、社員は目的の情報を探すだけで多くの時間を費やします。担当者ごとに異なるフォルダ構成で資料を管理していると、担当者が不在のときに他の社員が情報を見つけられません。
したがって、社内の情報を一元管理できる仕組みを整え、誰もが必要な情報にすぐアクセスできる状態を構築しましょう。
現場を疲弊させずに働き方改革を進めるコツ3選
以下では、現場を疲弊させずに働き方改革を進めるコツを解説します。単に制度を導入するだけではなく、現場の業務負担を軽減する視点を知りたい方は必見です。
ムダな業務・二重作業を減らす
まずは、ムダな業務や二重作業を減らしましょう。
紙の申請書と社内システムに両方入力する二重管理や、目的が曖昧なまま続く定例会議・報告業務が残っていると、労働時間を削減する施策を導入しても、業務量自体は変わりません。また、何段階にも分かれた承認フローも、社員の負担を増やす要因です。
そのため、紙と電子の二重管理をやめて情報の入力先を一本化する、不要な会議・報告を廃止する、定型的な業務は自動化するといった取り組みを、業務ごとに棚卸ししながら進めましょう。
「○○さんしか分からない仕事」を減らす
次に、「○○さんしか分からない仕事」を減らしましょう。
たとえば、顧客ごとの対応ルールやシステムの設定方法が担当者の頭のなかにしかないと、その人が休暇を取っただけで業務が止まります。後任者は過去のメールを読み返したり、複数の社員へ同じ質問をしたりすることになり、退職時の引継ぎにも時間がかかります。
そのため、業務手順だけでなく、判断基準や例外対応、過去の対応履歴まで日頃から記録し、担当者が変わっても同じように業務を進められる状態を整えましょう。
誰もが必要な資料にたどり着く仕組みを構築する
最後に、資料を探したり、人に確認したりする時間を減らしましょう。
マニュアルやFAQが部署ごとにバラバラの場所で管理されていると、必要な情報を探すだけで時間がかかり、結局は担当者への確認が増えてしまいます。また、更新前の古い資料が残ったままだと、誤った情報をもとに業務を進めてしまうリスクも否めません。
そのため、マニュアルやFAQを一か所で管理し、AI検索で必要な情報をすぐに探し出せる「ナレカン」のようなツールを活用すれば、誰もが最新の情報へ瞬時にたどり着く仕組みを構築できます。
【必見】働き方改革の形骸化を防ぎ、現場の業務負担を減らす方法
以下では、働き方改革の形骸化を防ぎ、現場の業務負担を減らす方法を紹介します。
残業規制やツールの導入だけを先行させ、業務フローを整理しないまま放置すると、現場に混乱が生じて働き方改革が失敗に終わるケースは少なくありません。その結果、確認作業や資料探しが増え、隠れサービス残業やツールの形骸化を招く恐れがあります。
しかし、ファイルサーバーやチャットだけで情報を管理する運用では、必要な資料がどこにあるか分からず、社員ごとに保存場所やファイル名も異なります。その結果、同じ質問が管理職やベテラン社員に何度も寄せられてしまい、働き方改革は実現できません。
そのため、働き方改革を成功させるには、業務で使う情報を一元管理し、必要な情報をすぐ検索できる環境を整えることが重要です。AI検索を活用すれば、資料探しや同じ質問への対応を減らし、現場の負担をさらに軽減できます。
こうした条件に最も当てはまるのが、『非IT企業』でも当たり前にナレッジが蓄積・活用されるAIナレッジツール「ナレカン」です。ナレカンでは、知りたいことを上司に質問するように入力するだけで、AIが社内のナレッジを横断して最適な情報を提示します。そのため、テレワーク中や引き継ぎ直後でも、欲しい情報がすぐ見つかるのです。
社内情報の管理で働き方改革を推進するツール「ナレカン」
https://www.stock-app.info/narekan/
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【ナレッジが組織に蓄積される】
社内に散在した情報や、個人に属人化したノウハウを一元化。記事・ファイル・メール・チャットなど、あらゆる社内情報を“組織のナレッジ”として蓄積できます。
- 【必要な情報に誰でもたどり着ける】
生成AIを活用した自然言語検索や、高精度なキーワード検索によって、“上司に質問するように”必要な情報を探せます。検索スキルに依存せず、誰でも簡単にナレッジにアクセスできます。
- 【ナレッジ活用が現場に定着する】
シンプルな操作性と、充実した導入・運用サポートによって、ITツールに不慣れな企業でも無理なく活用できます。さらに、情報を継続的に更新・整理できる仕組みにより、“使われ続けるナレッジ基盤”を実現します。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
【事例1】古河電気工業（株）｜情報検索の時間を90%削減
古河電気工業株式会社では、拠点ごとに分散していたナレッジを一元管理し、必要な情報へすぐアクセスできる環境を整えるために「ナレカン」を活用しています。
同社では、就業規則・過去の対応事例などの情報が複数ツールに分散しており、必要な情報を探すのに時間がかかっていました。また、新入社員や経験の浅い担当者が疑問を解消するために、上司や先輩へ確認しなければならない場面も多くありました。
そこで、社内ナレッジを蓄積し、誰でも必要な情報を検索できる環境を構築するため、AI検索機能と使いやすさを備えた「ナレカン」を導入しました。
その結果、就業規則・各拠点の対応事例などを即座に確認できるようになり、情報検索にかかる時間を最大90％削減しました。問い合わせ前に自分で必要な情報を確認できるため、現場の負担を増やさずに進める働き方改革を実現しているのです。
【事例2】株式会社アップ｜業務負荷が約1/10にまで圧縮
株式会社アップでは、拠点ごとに分散していた業務ノウハウや情報を一元管理し、社員が必要な情報をすぐ確認できる環境を整えるために「ナレカン」を活用しています。
同社では、受験や教育に関する情報が検索しにくく「情報はあるのになかなかたどり着けない」状態でした。また、新型コロナウィルスの影響で対面のコミュニケーション機会が減少し、社内のナレッジ共有に課題を感じていました。
そこで、ナレッジ活用に向けてチーム全員を巻き込むため、ツールを導入するにあたり「Tリテラシーが高くない職員でも簡単に使えるか」という判断軸を設定しました。そして、超高度な検索性も兼ね備えた点から「ナレカン」を導入したのです。
その結果、「分からないことは、ナレカンを検索する」という文化を生み出し、体感ベースではあるものの業務負荷を約1/10まで圧縮できました。情報を探す時間や担当者への確認作業を削減し、現場の負担を増やさずに働き方改革を実現しているのです。
働き方改革の失敗事例・原因まとめ
これまで、働き方改革が形骸化する原因や現場の負担が増える4つの失敗事例、現場を疲弊させずに働き方改革を進めるコツを中心にご紹介しました。
働き方改革は、制度を導入するだけでは成功しません。業務のムダや属人化、社内の情報へのアクセス性を放置したまま進めると、残業削減やITツール導入が逆効果となり、現場の負担を増やす原因になります。
そのためには、マニュアルやFAQ、過去の対応履歴などの社内ナレッジを一元管理し、社員が自分で必要な情報を見つけられる環境を整えることが大切です。
なかでも、働き方改革を実現するために最適なのは、社内に散在するナレッジを一元管理し、AI検索で必要な情報にたどり着けるナレッジ管理ツール「ナレカン」です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、情報検索や問い合わせ対応の負担を減らし、現場に定着する働き方改革を実現しましょう。
