仕事の効率化を図るには、日常業務で効率的にできる工程の模索や、質とスピードを意識する工夫が必要です。そして、さまざまな工夫を凝らしているものの効率化が進まないときは、業務効率化を実現できる「アプリ」を導入することも有効です。
しかし、さまざまなベンダーからリリースされているアプリのうち、どのアプリを導入すれば良いか悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、仕事の効率化をサポートするアプリ10選と、アプリで仕事の効率化を図るメリットや注意点を中心に解説します。
- 仕事でスマホやタブレットを使うが、効率的に進められず困っている
- 仕事で使うアプリを選ぶ注意点が知りたい
- 仕事が効率的に進まない原因を改善したい
という担当者の方は今回の記事を参考にすると、自社に最適なアプリを導入でき、仕事の効率化を実現できます。
目次
仕事を効率化するアプリの種類
仕事の効率化につながるアプリは、以下のようにさまざまな種類があります。
- 情報共有アプリ
- ビジネスチャットアプリ
- タスク管理アプリ
- スケジュール管理アプリ
- クラウドストレージアプリ
仕事に関するあらゆる情報のやりとりに便利なアプリを指します。メッセージやタスク、社内情報を記録する機能などとサービスによってできることが異なる点が特徴です。
おもにメッセージ機能に特化したビジネス向けのアプリを指します。メールよりも気軽に連絡を取りたい場合に便利です。
おもにタスク管理に特化したアプリを指します。仕事の対応状況や優先順位を視覚的に分かりやすく示せる機能が備わっているサービスが多くあります。
スケジュールを視覚的に管理する機能に特化したアプリを指します。カレンダーを用いてスケジュールを記録する点が特徴です。
ファイルの保存に役立つアプリを指します。画像や動画、テキストファイルなどを整理できる機能が備わっています。
このように、アプリの種類によって特化している機能が異なります。ビジネスで使うアプリを選ぶうえでは「仕事における何の業務を効率化したいか」を重視して選びましょう。
【カテゴリ別】仕事の効率化に役立つおすすめアプリ10選
以下では、仕事の効率化に役立つおすすめのアプリをカテゴリ別に10選紹介します。
タスク管理や情報共有、ファイル管理など日々の業務で効率化すべき作業は数多くあります。しかし、作業一つひとつに対して別々のアプリを使って運用するのは、操作手順を覚えるのに時間がかかるうえ、情報が散在する原因となってしまうのです。
また、業界業種問わずビジネスで活用するのは「情報」であるため、情報を正しく蓄積・共有できるツールを使うと、費用対効果高く仕事の効率化へ直結します。ただし、複雑なツールは結果的に放置されるだけなので「使いやすいツール」を選ぶことが前提です。
結論として、情報共有の側面から効率化を実現する「Stock」のように、非IT企業の65歳以上のメンバーでも簡単に情報蓄積・共有ができるアプリ一択です。
Stockの「ノート」に情報をストックしながら、「フォルダ」を分けて整理すれば、共有したい情報の作成から管理までが効率化します。また、ノートに紐づく「タスク」でタスク管理も可能なため、情報共有を起点とした仕事の管理も完結できるのです。
【情報共有アプリ】Stock（一番おすすめ）
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【情報共有アプリ】Evernote
＜Evernoteの特徴＞
- ノート型の情報共有アプリ
- あらゆる情報を一か所にまとめられる
Evernoteは、大切な情報をクラウドで管理できるノート型の情報共有アプリです。クラウド上で共有しているので、場所を問わずノートの閲覧や編集ができます。
テキストだけでなく、画像や音声、PDFなども保存できます。また、Webクリッパー機能も備えているので、Web上の記事も直接保存できるのです。
＜Evernoteの機能・使用感＞
- 手軽にノートを作成できる
- タスクをノートに紐づけて管理できる
画面左のサイドバーにある「＋新規作成」を押すだけで手軽にノートをつくれます。簡単なメモから議事録まで、スムーズに作成できる点がメリットです。
ノート編集画面左上の「チェックマーク」を押すとタスクがノート上に設定されます。そのため、ノートに紐づけてタスクを管理でき、情報が入り乱れる心配もありません。
＜Evernoteの注意点＞
- チームでの利用には向いていない
- 動作が遅いことがある
Evernoteは個人向けに開発されたアプリなので、チーム単位で情報共有したい場合には不向きです。
ユーザーの口コミでは「起動したときのロードが重い」「多機能であるがゆえに起動が遅く感じる」などといった声が寄せられています。（参照：ITreview）
＜Evernoteの料金体系＞
- FREE：0円
- PERSONAL：1,100円/ユーザー/月（月払い）
- PROFESSIONAL：1,550円/ユーザー/月（月払い）
- EVERNOTE TEAMS：2,100円/ユーザー/月
【ビジネスチャットアプリ】Chatwork
＜Chatworkの特徴＞
- 手軽に使えるビジネスチャットツール
- 情報共有を効率化する
Chatworkeは、中小企業向けのシンプルな業務用チャットツールです。無料から使い始められ、多くの企業に導入されています。
テキストによるやりとりだけでなく、ビデオや音声通話機能も備えているので、情報共有の手段を一か所にまとめられます。
＜Chatworkの機能＞
- ファイル管理
- タスク管理
チャットにファイルをドラッグ＆ドロップするだけで、ファイルを簡単にアップロードできます。また、アップロードしたファイルは一覧で確認して管理もできます。
タスクを作成したり、メンバーに依頼したりできます。また、タスクの進捗を一覧で把握したり、タスク完了時にチャットで通知したりする機能もあるので、作業の抜け漏れを防げます。
＜Chatworkの注意点＞
- 無料プランには制限がある
- 重要な情報が流れる
無料プランの場合、直近40日以内の投稿で5,000件までしか閲覧できません。したがって、重要な情報を管理したい企業には有料プランへの加入が必要です。
ユーザーの口コミでは「会話が流れるため過去の会話を探すのが面倒」「検索機能が乏しい」といった声が挙がっています。（参照：ITreview）
＜Chatworkの料金体系＞
- フリー：0円
- ビジネス：840円/ユーザー/月（月払い）
- エンタープライズ：1,440円/ユーザー/月（月払い）
【ビジネスチャットアプリ】Slack
＜Slackの特徴＞
- 大企業にも導入されているビジネスチャットツール
- 複数サービスと連携できる
Slackは、ファイルの共有やメッセージの送信が簡単にできるビジネスチャットです。プライベートチャンネルも利用できるので、重要な企業情報も安心して扱うことができ、世界的な大企業にも導入されています。
2,200を超えるツールと連携でき、作業効率化に貢献します。
＜Slackの機能・使用感＞
- テーマごとにチャンネルを切り替えられる
- チャンネルが乱立する可能性がある
プロジェクトや部署ごとにチャンネルを作成できるので、話題が入り乱れる事態を防げます。
長期利用するにつれて多くのチャンネルを作成すると、チャンネルが乱立してメッセージを見落とす可能性があります。
＜Slackの注意点＞
- メッセージが流れてしまう
- バグが生じやすい
チャットのためメッセージが流れやすいうえ、無料プランでは閲覧できるメッセージが直近90日以内に制限されています。したがって、ナレッジやノウハウを残したい企業は、あらゆる情報を蓄積して見やすく管理する「Stock」のようなツールを選びましょう。
ユーザーの口コミでは「通知が来ない時がある」「新着メッセージを知らせるマークが時々つかない」といった声が挙がっており、メッセージの見落としが懸念されます。（参照：ITreview）
＜Slackの料金体系＞
- フリー：0円
- プロ：1,050円/ユーザー/月（月払い）
- ビジネスプラス：1,800円/ユーザー/月（月払い）
- Enterprise Grid：要問合せ
【タスク管理アプリ】Backlog
＜Backlogの特徴＞
- 課題を見える化するタスク管理アプリ
- 複数の機能を備えている
Backlogは、チームのプロジェクトを一括管理して、課題を見える化するタスク管理アプリです。基本操作はドラッグ＆ドロップなので、誰でも簡単に使えます。
「ガントチャート」や「カンバンボード」「社内wiki」「コラボレーション機能」など、業務管理における複数の機能を搭載しています。
＜Backlogの機能＞
- タスク管理
- プロジェクト管理
タスクの依存関係をもとに紐づけて管理したり、「コメント機能」をつかってタスク単位でやりとりしたりできます。そのため、タスク管理からコミュニケーションまでが一か所で完結され、効率よく作業を進められるのです。
ガントチャートやカンバンボードを使えば、プロジェクトの進捗を把握しやすくなります。また、PCだけでなくスマホやタブレットにも対応しているので、最新の情報を即座に共有できます。
＜Backlogの注意点＞
- 課題に紐づけられるファイルには制限がある
- 多機能ゆえに使いこなすのが難しい
一つの課題に添付できるファイル数には制限があり、大量のファイルを紐づけたいという場合には不向きです。
ユーザーの口コミでは「多機能ゆえに操作画面が見づらい」「もう少しシンプルにして欲しい」といった声が挙がっています。（参照：ITreview）
＜Backlogの料金体系＞
- スターター：2,970円/月
- スタンダード：17,600円/月
- プレミアム：29,700円/月
- プラチナ：82,500円/月
【タスク管理アプリ】Todoist
＜Todoistの特徴＞
- 汎用性の高いタスク管理アプリ
- タスク管理に特化している
仕事から日々の生活まで、あらゆる場面におけるタスクを簡単に管理できます。直感的に分かるデザインとなっており、誰でも簡単に使えます。
タスク管理に特化した機能のみが備わっているため、複雑な機能がなく使いやすいです。
＜Todoistの機能・使用感＞
- 期日や優先順位を設定できる
- 誤ってタスクを消してしまう可能性がある
タスク作成時に期日や優先順位を設定でき、重要なタスクはハイライトされるのでタスクの抜け漏れを防げます。
タスク画面左の「○」にワンクリックするだけでタスクが消されるので、完了していないタスクを誤って消してしまう可能性があります。
＜Todoistの注意点＞
- リマインダー機能は有料プランのみ
- 情報管理には向かない
タスクの抜け漏れ防止に役立つリマインダー機能は、無料プランでは利用できません。
ユーザーの口コミでは「タスクが1行で表示され、タスク内容を改行出来ない」といった声も挙がってており、タスクの詳細な情報の管理には不向きと言えます。（参照：ITreview）
＜Todoistの料金体系＞
- 初心者プラン（個人向け）：0円
- プロプラン（個人向け）：588円/月（月払い）
- ビジネスプラン（チーム向け）：888円/ユーザー/月（月払い）
【スケジュール管理アプリ】Google カレンダー
＜Google カレンダーの特徴＞
- 無料のカレンダーアプリ
- スケジュールを簡単に共有できる
Google カレンダーは、Googleが提供する無料のカレンダーアプリです。パソコンやスマートフォン、タブレット端末まで、あらゆるプラットフォームに対応しており、場所や時間を問わず利用できます。
Googleカレンダーを利用しているユーザー同士であれば、簡単にスケジュールの共有ができます。
＜Google カレンダーの機能・使用感＞
- さまざまな予定を設定できる
- チーム単位のスケジュール管理に便利
画面左上の「＋作成」から、「予定」「不在」「タスク」「予約枠」を選択してスケジュールを作成します。予定の内容に合わせてスケジュールを簡単に管理できます。
画面左のメニューバーにある「ユーザーを検索」からメンバーのスケジュールをすぐに把握できるので、ミーティングなどチーム全体の日程も調節しやすいです。
＜Googleカレンダーの注意点＞
- カスタマイズ性が低い
- スマホでの操作が難しい場合がある
カレンダーの操作画面や背景の設定などのカスタマイズ機能が乏しく、一部の方には使いづらい可能性があります。
ユーザーの口コミでは「スマホで細かな日時を設定しようとすると手間がかかる」といった声が挙がっています。（参照：ITreview）
＜Googleカレンダーの料金体系＞
Googleアカウントがあれば無料で利用できます。ビジネス向けに利用するときには、Google Workspace（有料）を契約する必要があります。
- Business Starter：680円/ユーザー/月
- Business Standard：1,360円/ユーザー/月
- Business Plus：2,040円/ユーザー/月
- Enterprise：要問い合わせ
【スケジュール管理アプリ】TimeTree
＜TimeTreeの特徴＞
- 予定共有に特化したスケジュール管理アプリ
TimeTreeは予定を簡単に共有できるスケジュール管理アプリです。チャット機能が付属しており、カレンダーの共有だけでなく、予定ごとのコミュニケーションが取れます。
＜TimeTreeの機能・使用感＞
- 予定を詳細に管理できる
- コミュニティ別にスケジュール管理できる
URLや場所、メンバーを設定できるので、予定の詳細まで簡単に把握できます。
職場、家族、友人などコミュニティ別にカレンダーを作成できるのでスケジュールを整理しながら管理できます。
＜TimeTreeの注意点＞
- カレンダー画面の見方や使い方に慣れが必要
- カスタマイズ性が低い
同日に設定した予定が複数あると見づらくなるうえ、予定の確認画面には広告が表示され誤ってタップする可能性が高いなど、使いこなすには慣れが必要です。
ユーザーの口コミでは「スタンプ機能や通知機能、ラベルのカラーのバリエーションが乏しい」といった声が挙がっています。（参照：ITreview）
＜TimeTreeの料金体系＞
- 通常プラン：0円
- TimeTreeプレミアム：300円/月
【クラウドストレージアプリ】Google Drive
＜Google Driveの特徴＞
- ファイルの管理に役立つクラウドストレージアプリ
Google Driveは、さまざまなファイルの管理に役立つクラウドストレージアプリです。Googleアカウントをもっていれば誰でも使えて、Google Drive上で作成したいファイルの種類を選択するだけでファイルの作成もできます。
＜Google Driveの機能・使用感＞
- 高度な検索機能
- 操作画面の説明が乏しい
「ファイル名」での検索だけでなく、「ファイル形式」や「作成者」「含まれている語句」などでフィルターをかけられます。それゆえ、目的の情報にアクセスしやすいです。
操作画面にある項目の説明が不十分で、ITに不慣れな方には使いづらい可能性があります。
＜Google Driveの注意点＞
- 情報漏えいに注意が必要
- 一部操作が複雑
URLさえあれば誰でもアクセスできてしまうので、別途アクセス権限を設けるなどの対応をしなくてはなりません。
ユーザーの口コミでは「ファイルをアップロードするときに形式を変更する手間がある」「逐一権限を設定する必要がある」といった声が挙がっています。（参照：ITreview）
＜Google Driveの料金体系＞
Googleアカウントさえあれば誰でも無料で利用できます。ただし、15GB以上利用したい場合はGoogle Workspaceの契約が必要です。
- Business Starter：680円/ユーザー/月
- Business Standard：1,360円/ユーザー/月
- Business Plus：2,040円/ユーザー/月
- Enterprise：要問い合わせ
【クラウドストレージアプリ】Dropbox
＜Dropboxの特徴＞
- ファイル整理に特化したクラウドストレージアプリ
- 情報管理を効率化する
Dropboxは、ファイル整理に特化したクラウドストレージアプリです。フォルダを使ってファイルを整理するので、情報の分散を防ぎアクセス性を向上させます。
アプリ上では各ユーザー向けにカスタマイズされたおすすめのファイルが表示されるため、情報の検索にかける時間を削減できます
Dropboxの機能・使用感
- 直感的な操作性
- 共有リンクの制限機能
ドラッグアンドドロップの直感的な操作でファイルをアップロードできます。また、画面中央の「＋作成」から簡単にフォルダを作成して、ファイルを階層管理することも可能です。
ユーザーごとの権限や共有リンクのパスワード、有効期限の設定が可能です。そのため、重要な情報も安心して共有できます。
＜Dropboxの注意点＞
- ファイル管理以外の機能が乏しい
- 動作が重いことがある
コミュニケーション機能やタスク管理機能は付属していないので、他ツールとの併用が必須になります。
ユーザーの口コミでは「ファイルのアップロードに時間がかかる」「ファイルを更新するときに動作が重く感じる」といった声が挙がっています。（参照：ITトレンド）
＜Dropboxの料金体系＞
- Basic：0円
- Plus（個人向け）：1,500円/月
- Essentials（ビジネス個人向け）：2,700円/月（月払い）
- Business：2,900円月（月払い）
- Business Plus：3,600円/ユーザー/月（月払い）
- Enterprise：要問合せ
仕事を効率化できるおすすめアプリの比較表
以下は、今回ご紹介したおすすめアプリの比較表です。（表は右にスクロールできます。）
| 【一番おすすめ】Stock | Evernote | Chatwork | Slack | Backlog | Todoist | Googleカレンダー | Timetree | Google Drive | Dropbox | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
最もシンプルな情報ストックツール |
大切な情報をクラウドで管理できるノート型の情報共有アプリ |
中小企業向けのシンプルなビジネスチャットツール |
大企業にも導入されているビジネスチャットツール |
課題を見える化するタスク管理アプリ |
汎用性の高いシンプルなタスク管理アプリ |
簡単にスケジュールの共有ができるスケジュール管理アプリ |
予定の共有に特化したスケジュール管理アプリ |
さまざまなファイルの管理に役立つクラウドストレージアプリ |
ファイル整理に特化したクラウドストレージアプリ |
| タスク機能 |
【〇】 |
【〇】
※ただし、無料プランでは最低限の機能のみ利用可能 |
【〇】 |
【×】 |
【〇】 |
【〇】 |
【×】 |
【×】
※簡単なチェックリストの作成は可能 |
【×】 |
【×】 |
| メッセージ機能 |
【〇】 |
【×】 |
【〇】 |
【〇】 |
【×】 |
【×】
※タスク内でコメントを残すのは可能 |
【×】 |
【〇】 |
【×】 |
【×】
※ファイルにコメントを残すのは可能 |
| 注意点 |
ガントチャートなどの高度な機能は備えていない |
チームでの利用には向いていない |
重要な情報が流れやすい |
無料プランでは直近90日以内のメッセージしか閲覧できない |
多機能ゆえに使いこなすのが難しい |
タスクの詳細な情報までは管理できない |
カスタマイズ性が低い |
カレンダー画面の見方や使い方に慣れが必要 |
情報漏えいに注意が必要 |
ファイル管理以外の機能が乏しい |
| 料金 |
・無料
・有料プランでも1人当たり月500円〜 |
・無料プランあり
・有料プランは1,100円/ユーザー/月（月払い）～ |
・無料プランあり
・有料プランは840円/ユーザー/月（月払い）～ |
・無料プランあり
・有料プランは1,050円/ユーザー/月（月払い）～ |
・無料プランなし
・有料プランは2,970円/月～ |
・無料プランあり
・有料プランは588円/月（月払い）～ |
・無料プランあり
・有料プランは680円/ユーザー/月～ |
・無料プランあり
・有料プランは300円/月 |
・無料プランあり
・有料プランは680円/ユーザー/月～ |
・無料プランあり
・有料プランは1,500円/月～ |
| 公式サイト |
「Stock」の詳細はこちら |
「Evernote」の詳細はこちら |
「Chatwork」の詳細はこちら |
「Slack」の詳細はこちら |
「Backlog」の詳細はこちら |
「Todoist」の詳細はこちら |
「TimeTree」の詳細はこちら |
「Google Drive」の詳細はこちら |
「Dropbox」の詳細はこちら |
【必見】スマホで仕事が効率的に進められない原因とは？
スマホアプリを活用しても仕事が効率的に進まない場合、「PCとスマホアプリの操作感が異なる」ことが原因となっているケースがあります。
サービスによっては、スマホアプリがPCのデスクトップアプリやブラウザ利用と画面の仕様が違う場合があります。見た目が異なると操作方法が変わるため、上手く仕事が進まなくなってしまうのです。
したがって、PCでもスマホアプリでも同じように操作できるサービスを選びましょう。たとえば、「Stock」のようにあらゆるデバイスで同じ使用感で利用できるアプリを選べば、仕事が滞るストレスが発生しません。
アプリを使って仕事を効率化させるメリット
ここでは、アプリで仕事を効率的させるメリットを解説します。アプリを有効活用している企業では、以下のメリットを得ながら仕事の効率化を実現しているのです。
すぐに業務改善へ取り組める
業務効率化の手段としてアプリを取り入れるメリットに、導入後すぐに業務改善へ取り組める点が挙げられます。
システムを刷新するケースとは異なり、アプリはダウンロードするだけで導入が完了します。書類の記載や面倒な入力の手間がなく業務改善に取り組めるので、利用のハードルが低いと言えます。
しかし、アプリによって料金や利用できる機能にはそれぞれ差があるため、「便利そうだから」「人気なアプリだから」という理由だけでなく、自社の予算や抱えている課題に適したアプリかどうか確認することが大切です。
カスタマイズや連携ができる
カスタマイズや連携機能で、さらに効率的に業務を進められます。
仕事の効率化をサポートするアプリは、アプリ内でカスタマイズできるものもあれば、外部アプリと連携して相乗効果を生み出せるものもあります。自社の課題解決に必要な機能をアップグレードさせたり、すでに利用しているアプリの欠点を補うアプリと連携したりすると、業務効率化が促進しやすくなるのです。
たとえば、「コミュニケーションはSlackで取り、流れてしまう情報は「Stock」と連携させて適切に情報蓄積していく」などの方法が挙げられます。このように、自社の運用に合わせてカスタマイズできるアプリがおすすめです。
リソースを増やせる
アプリを利用し仕事が効率的になると業務時間が圧縮され、リソースを増やせます。
効率的に作業を行える環境では常に心に余裕をもって業務に取り組めるので、ミスが減らしながら業務ひとつあたりにかけられる時間が増えます。また、空いた時間をほかの業務へと充てることも可能です。
結果として、ミスに対処する時間が減り、ほかの業務も効率的に進められるという好循環が生まれます。
外出先でも仕事ができる
仕事の効率化にアプリを導入すると、オフィス以外の場所からもスマホを利用して仕事を進められます。
書類の確認や業務連絡など、細かなタスクが溜まっていくと、処理に想定よりも時間がかかってしまう場合があります。そこで、アプリを使うと移動時や空き時間にも情報を確認できるので、より業務をスピーディに進められるようになるのです。
したがって、導入を検討しているツールに「モバイル端末に対応したアプリがあるか」は確認しておきましょう。
アプリを導入する際の注意点
以下では、アプリを導入する際の注意点を解説します。注意点を意識せずにアプリを選定すると、導入後にトラブルの原因となる可能性もあるので必ず確認しておきましょう。
使い分けに迷う場合がある
1つ目の注意点は使い分けが難しくなる可能性がある点です。
とくに、複数のアプリを用いて仕事の効率化を図る場合、アプリをインストールしたものの類似機能の使い分けに迷ってしまい、アプリの取り扱いそのものに手間がかかるケースがあります。また、複数のアプリを併用すれば情報も散在しがちです。
こうした事態を防ぐためにも、使い分け方法や利用目的を明確化して、導入時に社員に周知しておきましょう。
サービスが停止する可能性がある
仕事をアプリで効率化しても、アプリによってはサービスが停止し利用できなくなるケースもあります。
とくに、メモアプリや情報共有アプリ・クラウドストレージといったストック情報を管理するアプリの場合、保存されていた情報を別のアプリに移行しなくてはなりません。
サービスの停止をあらかじめ予測することはできないものの、万が一サービス停止が起こる可能性を想定した利用が必要です。たとえば、記載している情報を出力して保管できるアプリや利用者数が多いアプリを選ぶと、リスクを最小限に減らせます。
サービス内容が変更する恐れがある
ビジネスアプリでは、パッケージ販売されているソフトウェアとは異なり、定期的なアップデートが行われます。
つまり、アプリのアップデート内容によっては利便性が損なわれる恐れがあるのです。また、アップデート内容は機能や操作性だけに留まらず、料金プランにおいても変更が起こる可能性があります。
したがって、アプリを選ぶ際は導入時にかかる料金だけを見るのではなく、料金が上がったとしても継続利用できるツールを選定しましょう。
仕事の効率化に役立つアプリ10選まとめ
ここまで、仕事の効率化に役立つアプリ10選と、アプリを導入するメリットや注意点を解説しました。
アプリを導入して業務を効率化すると、社員のリソースを増やせるうえ、業務改善のポイントが明確になるというメリットがあります。しかし、各業務に対応したアプリを複数導入すると、使い分けが面倒で、情報も散在していまいます。
そのため、アプリの導入では、まず、「社内情報の管理」を起点に、必要な機能を過不足なく備えたものを選びましょう。ただし、全員が同様に使いこなせなければ、スムーズな業務効率化の実現が難しくなるので誰でも簡単に使えるシンプルさも重要です。
そこで、業務効率化に最適なアプリは、非IT企業の65歳以上の方でもすぐに使いこなせて、社内の情報共有を簡単に効率化する「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、仕事における業務効率を向上させましょう。
