仕事の効率化を図るには、日常業務で効率的にできる工程を考案したり、質とスピードを意識する工夫をしたりすることが必要です。そして、時間や場所を問わずに情報へアクセス可能な「アプリ」を導入することも有効となります。
しかし、さまざまなベンダーからリリースされているアプリのうち「どのアプリを導入すれば良いか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、iPhone・Androidいずれも使える、仕事の効率化に役立つおすすめのスマホアプリ11選を中心に解説します。
- 業務効率化につながる、スマホでも使えるアプリが知りたい
- どのようなアプリを選べば仕事が効率的に進むのか分からない
- 複数のアプリを比較検討して導入を考えたい
という担当者の方は今回の記事を参考にすると、自社に最適なアプリが分かり、仕事の効率化を実現できるようになります。
目次
仕事であると便利なアプリの種類
仕事の効率化につながるアプリは、以下のようにさまざまな種類があります。
- ナレッジ管理アプリ
- 情報共有アプリ
- ビジネスチャットアプリ
- タスク管理アプリ
- スケジュール管理アプリ
- クラウドストレージアプリ
マニュアルや社内wikiなど、業務に必要なナレッジを管理するためのアプリです。個人が持つナレッジの属人化を防げるほか、業務上の不明点があったときに、都度電話やメールで確認する手間を省けます。
仕事に関するあらゆる情報のやりとりに便利なアプリです。メッセージやタスク、ノート機能など、サービスによってできることが異なる点が特徴です。
主にメッセージ機能に特化したビジネス向けのアプリです。メールよりも気軽に連絡を取りたい場合に役立ちます。
主にタスク管理に特化したアプリを指します。仕事の対応状況や優先順位を、視覚的に分かりやすく示せる機能が備わっているサービスが多いです。
スケジュールを視覚的に管理する機能に特化したアプリです。カレンダーを使ってスケジュールを記録する点が特徴です。
ファイルの保存に役立つアプリです。画像や動画、テキストファイルなどを整理できる機能が備わっています。
このように、アプリの種類によって特化している機能が異なります。ビジネスで使うアプリを選ぶうえでは「仕事における何の業務を効率化したいか」を重視して選びましょう。
【カテゴリ別】スマホ対応！仕事・業務効率化におすすめのアプリ11選
以下では、iPhone・Androidいずれも使える、仕事・業務効率化に役立つおすすめのスマホアプリをカテゴリ別に11選紹介します。
仕事を効率化を実現するには、「あらゆる情報が簡単に見つかるアプリを使うこと」が近道です。書類データやマニュアル・ノウハウといったあらゆる情報は、業務において欠かせないものであり、必要なときにすぐに確認できなければなりません。
そこで、「検索機能の優れたナレッジ管理アプリ」を使うと、社内情報を一か所に蓄積しつつ、検索機能で即見たい情報が確かめられるのです。ただし、操作が複雑だと使いこなせない社員が出てくるので「直感的に操作できるサービス」を選びましょう。
結論、仕事の効率化の実現には社内のナレッジに、即アクセスできるツール「ナレカン」が最適です。
ナレカンの「記事」はテキストやファイル、画像などあらゆる情報が載せられて、部門やカテゴリーごとに「フォルダ」別に分けられます。さらに、メールやチャットの履歴を蓄積できるうえ、質問するように検索できる「自然言語検索」もあるので、目的の情報に確実にたどり着けるのです。
【ナレッジ管理アプリ】ナレカン（一番おすすめ）
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
https://www.stock-app.info/narekan_document_request.html
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【ナレッジの一元化】 ナレッジ管理に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
記事形式で書ける「社内版wiki機能」、質問形式で聞き出せる「社内版知恵袋」、メールやチャット内のやりとりは「転送機能」を使って、ナレッジを残していくだけなので、誰でも迷わず使えます。
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「ゆらぎ検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
【情報共有アプリ】Stock（おすすめ）
仕事を進めるうえで、やるべきタスクと関連情報がまとめられていない状態は、作業内容を確認するうえで不便だと言えます。
したがって、タスクと関連情報をまとめて管理・社内共有したい場合は、情報を蓄積できる「ノート」に「タスク」が紐づけられる「Stock」が適しています。また、ノートには「メッセージ」も紐づいているため、連絡内容が混ざることもありません。
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
|
「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【情報共有アプリ】OneNote
＜OneNoteの特徴＞
- ノート型の情報共有アプリ
- テキストや画像を自在に配置できる
OneNoteは、大量の情報を残せるノート型の情報共有アプリです。クラウド上で共有するので、場所を問わずノートの閲覧や編集ができます。
ノート内の任意の場所にテキストや画像を配置できるほか、手書き入力にも対応しており、自由度が高いメモを残せます。
＜OneNoteの機能・使用感＞
- ノートシール
- 手書きの文字をテキスト化できる
「重要」や「タスク」といったシールで一部の情報を目立たせることが可能です。ノートの内容を振り返るときに役立ちます。
手書きの文字をテキストに変換することができます。そのため、読み方の分からない漢字や打ちづらい英語表記、図形なども簡単に残すことが可能です。
＜OneNoteの注意点＞
- 多機能で使いこなせない可能性がある
- Webとアプリがうまく同期しないことがある
OneNoteには、メモを残す以外にも翻訳機能や計算機能など、さまざまな便利機能が備わっています。そのため、操作が複雑で使いづらさを感じてしまうかもしれません。
実際にユーザーからも、「Web表示とアプリの同期がうまくいかない時がある」という声が寄せられています。（引用：ITreview）
＜OneNoteの料金体系＞
以下の有料プランは、他のOfficeアプリも含まれたMicrosoft 365の料金です。
- 無料版 OneNote：0円
- Microsoft 365 Business Basic：1,079円/ユーザー/月（月払い）
- Microsoft 365 Business Standard：2,249円/ユーザー/月（月払い）
- Microsoft 365 Business Premium：3,958円/ユーザー/月（月払い）
【ビジネスチャットアプリ】Chatwork
＜Chatworkの特徴＞
- 手軽に使えるビジネスチャットツール
- 情報共有を効率化する
Chatworkは、中小企業向けのシンプルな業務用チャットツールです。無料から使いはじめられ、多くの企業に導入されています。
テキストによるやりとりだけでなく、ビデオや音声通話機能も備えているので、情報共有の手段を一か所にまとめられます。
＜Chatworkの機能・使用感＞
- ファイル管理
- タスク管理
チャットにファイルをドラッグ＆ドロップするだけで、ファイルを簡単にアップロードできます。また、アップロードしたファイルは一覧で確かめられるので「誰にどのファイルを共有したか」も分かって便利です。
タスクを作成したり、メンバーに依頼したりできます。また、タスクの進捗を一覧で把握したり、タスク完了時にチャットで通知したりする機能もあるため、作業の抜け漏れを防げます。
＜Chatworkの注意点＞
- 無料プランには制限がある
- たまにフリーズする
無料プランの場合、直近40日以内の投稿しか閲覧できません。したがって、長期間にわたって情報を管理したい企業には有料プランへの加入が必要です。
ユーザーの口コミでは「フリーズすることがたまにあるので、より軽くなるとストレスフリーで操作できる」という声が挙がっています。（参考：ITreview）
＜Chatworkの料金体系＞
- フリー：0円
- ビジネス：840円/ユーザー/月（月払い）
- エンタープライズ：1,440円/ユーザー/月（月払い）
【ビジネスチャットアプリ】Slack
＜Slackの特徴＞
- 大企業にも導入されているビジネスチャットツール
- 複数サービスと連携できる
Slackは、ファイルの共有やメッセージの送信が簡単にできるビジネスチャットです。プライベートチャンネルも利用できるので、重要な企業情報も安心して扱うことができ、世界的な大企業にも導入されています。
2,600を超えるツールと連携できるため、ファイル管理やカレンダー管理といったあらゆる作業の効率化に貢献します。
＜Slackの機能・使用感＞
- テーマごとにチャンネルを切り替えられる
- チャンネルが乱立する可能性がある
プロジェクトや部署ごとにチャンネルを作成できるので、話題が入り乱れる事態を防げます。
長期利用するにつれて多くのチャンネルを作成すると、チャンネルが乱立してメッセージを見落とす可能性があります。
＜Slackの注意点＞
- メッセージが流れてしまう
- メンションされたか分かりづらい
チャットのためメッセージが流れやすいうえ、無料プランでは閲覧できるメッセージが直近90日以内に制限されています。
ユーザーの口コミでは「他人からメンションされたときの提示がすこし分かりづらいときがあります」といった声が挙がっています。（引用：ITreview）
＜Slackの料金体系＞
参考：Slackの料金ページ
- フリー：0円
- プロ：1,050円/ユーザー/月（月払い）
- ビジネスプラス：1,800円/ユーザー/月（月払い）
- Enterprise Grid：要問い合わせ
【タスク管理アプリ】Backlog
＜Backlogの特徴＞
- 課題を見える化するタスク管理アプリ
- 複数の機能を備えている
Backlogは、チームのプロジェクトを一括管理して、課題を見える化するタスク管理アプリです。基本操作はドラッグ＆ドロップなので、誰でも簡単に使えます。
「ガントチャート」や「カンバンボード」「社内wiki」「コラボレーション機能」など、業務管理における複数の機能を搭載しています。
＜Backlogの機能＞
- タスク管理
- プロジェクト管理
タスクの依存関係をもとに紐づけて管理したり、コメント機能を使ってタスク単位でやりとりしたりできます。そのため、タスク管理からコミュニケーションまでが一か所で完結され、効率よく作業を進められるのです。
ガントチャートやカンバンボードを使えば、プロジェクトの進捗を把握しやすくなります。また、PCだけでなくスマホやタブレットにも対応しているので、最新の情報を即座に共有できます。
＊カンバンボード＝カードをドラッグ＆ドロップで移動させ、課題の進捗に合わせて状態を更新していくこと
＜Backlogの注意点＞
- 課題に紐づけられるファイルには制限がある
- ガントチャートが使いづらい
- 長期にわたるタスク管理には不向き
一つの課題に添付できるファイル数には制限があるので、大量のファイルを紐づけたい場合には不向きです。
ユーザーの口コミでは「ガントチャートの線をたくさん選択する際に、1つずつクリックして選択しないといけないので手間がかかる」という声が寄せられています。（引用：ITreview）
ガントチャートは、1ヵ月などの短期感でのタスク管理には便利ですが、「半年後に〇〇を確認する」というように長期的なタスク管理には不向きです。
＜Backlogの料金体系＞
- スターター：2,970円/月
- スタンダード：17,600円/月
- プレミアム：29,700円/月
- プラチナ：82,500円/月
【タスク管理アプリ】Todoist
＜Todoistの特徴＞
- 汎用性の高いタスク管理アプリ
- タスク管理に特化している
仕事から日々の生活まで、あらゆる場面におけるタスクを簡単に管理できます。直感的に分かるデザインとなっており、誰でも簡単に使えます。
タスク管理に特化した機能のみが備わっているため、比較的シンプルに使える点も特徴です。
＜Todoistの機能・使用感＞
- 期日や優先順位を設定できる
- 誤ってタスクを消してしまう可能性がある
タスク作成時に期日や優先順位を設定でき、重要なタスクはハイライトされるのでタスクの抜け漏れを防げます。
タスク画面左の［○］をワンクリックするだけでタスクが消されるため、完了していないタスクを誤って消してしまう可能性があります。
＜Todoistの注意点＞
- リマインダー機能は有料プランのみ
- タスクに関連する資料は残せない
リマインダー機能は無料プランでは利用できないため、タスクの抜け漏れを防ぎたい方は有料プランに加入しましょう。
ユーザーからは「文書管理も統合的に管理できるようなものではなく、あくまで個人利用に特化しているようなイメージです。」との声があります。そのため、タスクに関する資料などは、ほかのツールでの管理が必要になります。（引用：ITreview）
＜Todoistの料金体系＞
- 初心者プラン（個人向け）：0円
- プロプラン（個人向け）：588円/月（月払い）
- ビジネスプラン（チーム向け）：888円/メンバー/月（月払い）
【スケジュール管理アプリ】Google カレンダー
＜Google カレンダーの特徴＞
- 無料のカレンダーアプリ
- スケジュールを簡単に共有できる
Google カレンダーは、Googleが提供する無料のカレンダーアプリです。パソコンやスマートフォン、タブレット端末まで、あらゆるプラットフォームに対応しており、場所や時間を問わず利用できます。
Googleカレンダーを利用しているユーザー同士であれば、簡単にスケジュールの共有ができます。
＜Google カレンダーの機能・使用感＞
- さまざまな予定を設定できる
- チーム単位のスケジュール管理に便利
画面左上の［＋作成］から、「予定」「不在」「タスク」「予約枠」を選択してスケジュールを作成します。予定の内容に合わせて、簡単にスケジュールを決められる点がメリットだと言えます。
メニューバーにある［ユーザーを検索］からメンバーのスケジュールをすぐに把握できるので、ミーティングなどの日程も調整しやすいです。
＜Googleカレンダーの注意点＞
- カスタマイズ性が低い
- ユーザーの並び替え機能が使いづらい
カレンダーの操作画面や背景の設定などのカスタマイズ機能が乏しく、一部の方には使いづらい可能性があります。
ユーザーからは「ユーザーを部署ごと、役職順に管理をしたいが、一発で並び替えられないため苦労している」という声も寄せられています。（参考：ITreview）
＜Googleカレンダーの料金体系＞
Googleアカウントがあれば無料で利用できます。ビジネス向けに利用するときには、Google Workspace（有料）を契約する必要があります。
- Business Starter：816円/ユーザー/月
- Business Standard：1,632円/ユーザー/月
- Business Plus：2,448円/ユーザー/月
- Enterprise：要問い合わせ
【スケジュール管理アプリ】TimeTree
＜TimeTreeの特徴＞
- 予定共有に特化したスケジュール管理アプリ
- データの添付もできる
TimeTreeは予定を簡単に共有できるスケジュール管理アプリです。チャット機能もあるので、カレンダーの共有だけでなく、予定ごとのコミュニケーションも取れます。
WordやPDFファイル、スマホの写真といったあらゆるデータをカレンダーに添付できるため、日付と紐づけて情報を保存することが可能です。
＜TimeTreeの機能・使用感＞
- 予定を詳細に管理できる
- コミュニティ別にスケジュール管理できる
URLや場所、メンバーを設定できるので、予定の詳細まで簡単に把握できます。
職場、家族、友人などコミュニティ別にカレンダーを作れるため、ビジネスとプライベートでスケジュールを整理できる点がメリットです。
＜TimeTreeの注意点＞
- カレンダー画面の見方や使い方に慣れが必要
- カスタマイズ性が低い
同日に設定した予定が複数あると見づらくなるうえ、予定の確認画面には広告が表示され誤ってタップする可能性が高いなど、使いこなすには慣れが必要です。
ユーザーの口コミでは「色分けの種類も増やして欲しい、冠みたいな目立つマーク（ピクトグラムのような）もあると嬉しい」といった声が挙がっています。（参考：ITreview）
＜TimeTreeの料金体系＞
- 通常プラン：0円
- TimeTreeプレミアム：300円/月
【クラウドストレージアプリ】Google Drive
＜Google Driveの特徴＞
- ファイルの管理に役立つクラウドストレージアプリ
Google Driveは、さまざまなファイルの管理に役立つクラウドストレージアプリです。Googleアカウントをもっていれば誰でも使えて、Google Drive上で作成したいファイルの種類を選択するだけでファイルの作成もできます。
＜Google Driveの機能・使用感＞
- 検索がしやすい
- 共同編集ができる
「ファイル名」だけでなく「ファイル形式」や「作成者」「含まれている語句」でも検索フィルターをかけられます。そのため、目的の情報にアクセスしやすいです。
ドキュメント、スプレッドシート、スライドと連携するため、チームで効率的に作業ができます。
＜Google Driveの注意点＞
- 情報漏えいに注意が必要
- 格納したファイルが崩れる
URLさえあれば誰でもアクセスできてしまうため、別途アクセス権限を設けるなどの対応をしなければなりません。
ユーザーの口コミでは「パワポやspreadsheetで作成した資料をくずさずに、driveへ移行できるようにしていただきたいです」といった声が挙がっています。（引用：ITreview）
＜Google Driveの料金体系＞
Googleアカウントさえあれば誰でも無料で利用できます。ただし、15GB以上利用したい場合はGoogle Workspaceの契約が必要です。
- Business Starter：816円/ユーザー/月
- Business Standard：1,632円/ユーザー/月
- Business Plus：2,448円/ユーザー/月
- Enterprise：要問い合わせ
【クラウドストレージアプリ】Dropbox
＜Dropboxの特徴＞
- ファイル整理に特化したクラウドストレージアプリ
- 情報管理を効率化する
Dropboxは、ファイル整理に特化したクラウドストレージアプリです。フォルダを使ってファイルを整理するので、情報の分散を防ぎやすいです。
アプリ上では各ユーザー向けにカスタマイズされたおすすめのファイルが表示されるため、情報検索の時間を削減できます。
＜Dropboxの機能・使用感＞
- 直感的な操作性
- 共有リンクの制限機能
ドラッグ＆ドロップの直感的な操作でファイルをアップロードできます。また、ファイルをフォルダごとに階層管理することで、情報が混ざる事態も防げるのです。
ユーザーごとの権限や共有リンクのパスワード、有効期限の設定が可能です。そのため、重要な情報も安心して共有できます。
＜Dropboxの注意点＞
- ファイル管理以外の機能が乏しい
- リンクから飛べないバグが起こる
コミュニケーション機能やタスク管理機能は付属していないので、他ツールとの併用が必須になります。
ユーザーの口コミでは「メールにある本ソフトの保存場所からリンクして飛ぶときにエラーなのか飛べないバグが発生している時がある」といった声が挙がっています。（参考：ITreview）
＜Dropboxの料金体系＞
以下Dropbox Paperのいずれかのプランに登録すると、Dropboxも利用できます。
- Basic（無料プラン）：0円
- Plus：1,500円/月（月払い）
- Essentials：2,400円/月（月払い）
- Business：1,800円/ユーザー/月（月払い）
- Business Plus：2,880円/ユーザー/月（月払い）
- Enterprise：要問い合わせ
＜比較表＞スマホでも使える！仕事の効率化におすすめのアプリ11選
以下は、仕事を効率化できるおすすめアプリ11選の比較表です。（左右にスクロール可）
| ナレカン【一番おすすめ】 | Stock【おすすめ】 | |
|---|---|---|
| 特徴 |
多階層の構造でナレッジ管理できるアプリ |
情報共有とタスク管理が簡単にできるアプリ |
| シンプルで簡単or多機能 |
シンプルで簡単 |
シンプルで簡単 |
| 検索機能 |
【〇】 |
【〇】 |
| メッセージ機能 |
【〇】※投稿にコメントできる |
【〇】 |
| 注意点 |
情報の蓄積に特化している |
5人以上での利用が前提 |
| 料金 |
・無料プランなし
・有料プランは資料をダウンロードして確認 |
・無料プランあり
・有料プランでも500円〜/ユーザー/月 |
| 公式サイト |
「ナレカン」の詳細はこちら |
「Stock」の詳細はこちら |
| OneNote | Chatwork | Slack | |
|---|---|---|---|
| 特徴 |
大量の情報を保存できるノート型の情報共有アプリ |
中小企業向けのシンプルなビジネスチャットアプリ |
大企業にも導入されているビジネスチャットアプリ |
| シンプルで簡単or多機能 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
| 検索機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
| メッセージ機能 |
【×】 |
【〇】 |
【〇】 |
| 注意点 |
多機能で使いこなせない可能性がある |
無料プランでは直近40日以内の投稿しか閲覧できない |
無料プランでは直近90日以内のメッセージしか閲覧できない |
| 料金 |
・無料プランあり
・有料プランは1,079円～/ユーザー/月（月払い） |
・無料プランあり
・有料プランは840円～/ユーザー/月（月払い） |
・無料プランあり
・有料プランは1,050円～/ユーザー/月（月払い） |
| 公式サイト |
「OneNote」の詳細はこちら |
「Chatwork」の詳細はこちら |
「Slack」の詳細はこちら |
| Backlog | Todoist | Google カレンダー | |
|---|---|---|---|
| 特徴 |
課題を見える化するタスク管理アプリ |
汎用性の高いシンプルなタスク管理アプリ |
誰でも無料から使えるスケジュール管理アプリ |
| シンプルで簡単or多機能 |
多機能 |
シンプルで簡単 |
多機能 |
| 検索機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
| メッセージ機能 |
【×】 |
【×】
※タスク内でコメントを残すのは可能 |
【×】 |
| 注意点 |
多機能ゆえに使いこなすのが難しい |
タスクの詳細な情報までは管理できない |
カスタマイズ性が低い |
| 料金 |
・無料プランなし
・有料プランは2,970円～/月 |
・無料プランあり
・有料プランは588円/月（月払い）～ |
・無料プランあり
・有料プランは816円～/ユーザー/月 |
| 公式サイト |
「Backlog」の詳細はこちら |
「Todoist」の詳細はこちら |
「Google カレンダー」の詳細はこちら |
| Timetree | Google Drive | Dropbox | |
|---|---|---|---|
| 特徴 |
予定の共有に特化したスケジュール管理アプリ |
さまざまなファイルの管理に役立つクラウドストレージアプリ |
ファイル整理に特化したクラウドストレージアプリ |
| シンプルで簡単or多機能 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
| 検索機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
| メッセージ機能 |
【〇】 |
【×】 |
【×】
※ファイルにコメントを残すのは可能 |
| 注意点 |
カレンダー画面の見方や使い方に慣れが必要 |
情報漏えいに注意が必要 |
ファイル管理以外の機能が乏しい |
| 料金 |
・無料プランあり
・有料プランは300円/月 |
・無料プランあり
・有料プランは816円～/ユーザー/月 |
・無料プランあり
・有料プランは1,500円～/月（月払い） |
| 公式サイト |
「TimeTree」の詳細はこちら |
「Google Drive」の詳細はこちら |
「Dropbox」の詳細はこちら |
上記のように、仕事効率化アプリはさまざまな種類があり、タイプごとに特徴も異なるので、自社の目的に応じたアプリを選びましょう。
【必見】スマホで仕事が効率的に進められない原因とは？
スマホアプリを活用しても仕事が効率的に進まない場合、「PCとスマホアプリの操作感が異なること」が原因となっているケースがあります。
サービスによっては、スマホアプリがPCのデスクトップアプリやブラウザ利用と画面の仕様が違う場合があります。また、できること（選択肢）が多いと、表示画面が見づらくなってしまい、直感的に操作できなくなってしまうのです。
したがって、PCでもスマホアプリでも同じように操作できる、シンプルなサービスを選びましょう。たとえば、「ナレカン」のようにあらゆるデバイスで使いやすいアプリを選べば、仕事が滞るストレスが発生しません。
アプリを使って仕事を効率化させるメリット4選
ここでは、アプリで仕事を効率的にさせるメリットを4つ解説します。アプリを有効活用している企業では、以下のメリットを得ながら仕事の効率化を実現しています。
（1）すぐに業務改善へ取り組める
業務効率化の手段としてアプリを取り入れるメリットに、導入後すぐに業務改善へ取り組める点が挙げられます。
システムを刷新するケースとは異なり、アプリはダウンロードするだけで導入が完了します。書類の記載や面倒な入力の手間がなく業務改善に取り組めるので、利用のハードルも低いです。
しかし、アプリによって利用できる機能や使い勝手にはそれぞれ差があります。したがって、「便利そうだから」「人気なアプリだから」という理由だけでなく、自社のITリテラシーや抱えている課題に適したアプリかを確認することが大切です。
（2）カスタマイズや連携ができる
カスタマイズや連携機能で、さらに効率的に業務を進められます。
仕事効率化アプリは、アプリ内でカスタマイズするタイプや、外部アプリと連携して相乗効果を生むタイプがあります。自社の課題解決に必要な機能を追加したり、既存アプリの欠点を補うアプリと連携したりすると、業務効率化が促進しやすくなるのです。
とくに、チャットツールで流れてしまう情報は「”ナレッジ管理アプリ”と連携させて蓄積する」方法がおすすめです。たとえば、「ナレカン」のように、Microsoft TeamsやLINE WORKSと連携して使えるアプリを選ぶと自動でチャットが蓄積されて便利です。
（3）業務にかける負担を減らせる
アプリを利用すると、業務にかかる負担を減らせます。
効率的に作業ができる環境では、常に余裕を持ちながら取り組めるので、業務のミスや負担が減ります。また、空いた時間をほかの業務へ充てることもできるため、仕事の生産性を高められるのです。
このように、アプリを利用するとミスに対処する手間を省きつつ、ほかの業務も効率的に進められる好循環を生むことができます。
（4）外出先でも仕事ができる
仕事の効率化にアプリを導入すると、オフィス以外の場所からもスマホを利用して仕事を進められます。
書類の確認や業務連絡など、細かなタスクが溜まっていくと、処理に想定よりも時間がかかってしまう場合があります。そこで、アプリを使うと移動中や空き時間にも情報を確認できるので、より業務をスピーディに進められるようになるのです。
したがって、導入を検討しているツールに「モバイル端末に対応したアプリがあるか」は確認しておきましょう。
アプリを導入するときの注意点
以下では、アプリを導入するときの注意点を3つ解説します。注意点を意識せずにアプリを選定すると、導入後にトラブルの原因となる可能性もあるので必見です。
（1）使い分けに迷う場合がある
1つ目の注意点は、使い分けが難しくなる可能性があることです。
とくに、複数のアプリを用いて仕事の効率化を図る場合、アプリをインストールしたものの類似機能の使い分けに迷ってしまい、アプリの取り扱いに手間がかかるケースがあります。また、複数のアプリを併用すれば情報も散在しがちです。
こうした事態を防ぐためにも、使い分け方法や利用目的を明確にして、導入時に社員に周知しておきましょう。
（2）サービスが停止する可能性がある
仕事をアプリで効率化しても、アプリによってはサービスが停止して利用できなくなるケースもあります。
とくに、メモアプリや情報共有アプリ・クラウドストレージといったストック情報を管理するアプリの場合、保存されていた情報を別のアプリに移行しなければなりません。
サービスの停止をあらかじめ予測することはできないものの、万が一サービス停止が起こる可能性を想定した利用が必要です。たとえば、記載している情報を出力して保管できるアプリや、利用者数が多いアプリを選ぶと、リスクを最小限に減らせます。
（3）サービス内容が変更する恐れがある
ビジネスアプリでは、パッケージ販売されているソフトウェアとは異なり、定期的なアップデートが実施されます。
つまり、アプリのアップデート内容によっては利便性が損なわれる恐れがあるのです。また、機能や操作性だけに留まらず、料金プランも変更される可能性があります。
したがって、アプリを選ぶときは、料金だけを見るのではなく「アプリに変更があった場合も、継続的に利用できるか」を判断しましょう。たとえば、機能や使い方に関する問い合わせに、素早く回答をくれるサービスであれば、業務が滞る心配もありません。
＜番外編＞iPhoneが勝手に「仕事効率化」でアプリをまとめるのはなぜ？
iPhoneに登録しているアプリの位置を移動させる際、ほかのアプリと重ねると「仕事効率化」としてアプリがグルーピングされることがあります。
iPhoneでは、複数のアプリをグルーピング（フォルダのようにまとめる）ことが可能です。グルーピングしたときのグループ名がデフォルトで「仕事効率化」となっているため、アプリ移動時に意図せず「仕事効率化」でアプリがまとまることがあるのです。
グルーピングを解除するには、ドラッグ&ドロップで対象のアプリをグループの枠外に移動させましょう。
仕事の効率化に役立つアプリ11選まとめ
ここまで、仕事・業務効率化に役立つアプリ11選と、アプリを導入するメリットや注意点を中心に解説しました。
アプリを導入すると、仕事の負担を減らせるうえ、時間や場所を問わず作業ができるメリットがあります。しかし、各業務に対応したアプリを複数導入すると、使い分けが面倒で、情報も散在してしまいます。
したがって、アプリを選ぶときは「社内情報の一元管理」ができるサービスを選びましょう。ただし、見たい情報がすぐに見つからなければかえって業務が非効率になるので、「検索機能が充実しているか」も重視すべきです。
結論、自社の仕事を効率化させるには、記録したあらゆる社内情報が確実に見つかるアプリ『ナレカン』一択です。また、ナレカンは、フォルダごとのアクセス権を簡単に設定できるので、大手～中堅企業でも安心して使えます。
ぜひ「ナレカン」を導入して、仕事における業務効率を向上させましょう。
