業務効率を確実に上げるには、解決したい課題を特定したうえで「どのような施策をすべきか」を考えていく必要があります。そのためには、実際の成功事例から自社に活かせるポイントを見つけるのが有効です。
また、実際の成功事例だけでなく業務効率化の具体的な方法も知りたいという担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、業務効率化の成功事例4選と役立つアイデアを中心に解説します。
- 業務効率化をしたいが、効果的な方法が分からない
- 他社事例を参考に、自社で活かせるポイントを見つけたい
- 誰でもすぐに業務を効率化できるアイデアを知りたい
という方はこの記事を参考にすると、自社の課題解決へつながる業務効率化の成功事例が見つかるほか、実践にあたっての具体的な方法も分かります。
目次
業務効率化の成功事例4選
以下では、業務効率化の成功事例を4つご紹介します。日々の業務負担を解消するためにも、成功事例を自社でも積極的に実践しましょう。
事例1｜ナレッジ共有で業務効率化
こちらはナレッジ共有で業務効率化に成功した事例です。
株式会社白崎コーポレーションはリサイクル事業や緑化事業を展開する企業です。当社ではナレッジが属人化しやすい課題があったため、SFA（営業支援ツール）を導入して情報を1か所に集約しました。
その結果、課題だったナレッジの属人化が解消され、担当者が変わった場合でもスムーズな情報共有が可能になったのです。また、日々の営業データをSFAに蓄積したことから、各社員の特性も把握できるようになりました。
事例2｜自動化ツールで業務効率化
こちらは自動化ツールで業務効率化に成功した事例です。
三井住友海上火災保険株式会社はさまざまな保険サービスを取り扱う企業です。当社では従業員が長時間労働になりやすい課題があったため、RPA（ロボットによる業務プロセスの自動化）やエクセルVBA（エクセルの自動化）といった対策をしました。
その結果、ひと月あたりおよそ1,200時間の労働時間が削減でき、業務全体の負担が大幅に解消されたのです。
事例3｜環境整備で業務効率化
こちらは環境整備で業務効率化に成功した事例です。
株式会社ブリヂストンはタイヤなどの自動車用品を製造する企業です。当社では現場の課題や要望を積極的に吸い上げながら、従業員がより働きやすい環境を作っています。
たとえば、所定労働時間を30分削減したりテレワーク制度を導入したりと、働き方そのものを効率化しているのです。その結果、従業員のストレスが大きく軽減され、仕事のクオリティもアップしました。
事例4｜ITツールで業務効率化
こちらはITツールで業務効率化に成功した事例です。
中瀬社会保険労務士事務所は社労士事務所と保険代理店を運営している事務所です。従来「チャットツール」と「ファイル共有ツール」で情報管理をしていましたが、情報があとから見返しづらかったりアクセス性が悪かったりといった課題がありました。
そこで、情報を簡単に残せるITツールの「Stock」を導入したところ、過去の内容をスムーズに見返せるようになり、顧問先とのやりとりや業務の引継ぎにかかる手間も解消されたのです。
業務効率化に役立つアイデア5選
ここでは、業務効率化に役立つアイデア5選をご紹介します。これまで業務を効率化するにあたり何をすべきか分からなかった方は必見です。
アイデア1｜業務フローを見直す
まずは、業務効率化のアイデアとして、業務フローを見直すことがあります。
業務フローを見直せば、現状の業務内容に過不足がないかを確かめられます。また、仮に特定のメンバーに負荷が偏っている場合には担当者を増やしたり内容を減らしたりといった対応もできるのです。
ただし、定性的な判断で業務を増やしたり減らしたりするのではなく、必ず「各業務がどのような影響を持つのか」を考慮しなくてはなりません。
アイデア2｜業務マニュアルを作成する
次に、業務マニュアルを作成するのも大切です。
業務マニュアルを作成すれば、担当者が変わった際にも同一のクオリティで作業が進められるうえ、新入社員への教育コストも削減できます。
ただし、マニュアルの情報は常に最新でなければ作業ミスが起こりかねないので、定期的に修正・更新をすべきです。
アイデア3｜アウトソーシングをする
アウトソーシング（外部委託）をするのも業務効率化に役立ちます。
アウトソーシングをすると自社の従業員がすべき作業が減らせるので、ほかの業務に割くリソースもより多く確保できます。また、自社よりも専門性の高い人材・企業へ外注すれば成果物のクオリティも上げられるのです。
ただし、アウトソーシングにはコストが多くかかる場合もあるので、あらかじめ費用対効果を適切に判断しておきましょう。
アイデア4｜業務を自動化する
業務を自動化するのもアイデアのひとつです。
たとえば、作業が数クリックで完了するようにマクロを利用したり、RPAのような自動化ツールで資料を作成・共有したりといった方法が有効です。このような仕組みを整えれば、労働時間が無駄に長引く心配もありません。
また、労働時間が減れば仕事へのストレスも軽減されるので、従業員のモチベーションアップにもつながるのです。
アイデア5｜ITツールを導入・運用する
最後に、ITツールを導入・運用するのも業務効率化には不可欠です。
あらゆる情報を1か所に集約できるITツールを利用すれば、紙やメール、Word、Excelにありがちな”情報管理の属人化”を防げます。また、常にリアルタイムでのやりとりもできるため、情報更新が遅れる心配もないのです。
ただし、多機能なツールでは操作が複雑なものも多いことから、使い方を教える無駄な時間がかかってしまいます。一方、非IT企業の65歳でも説明なしで使いこなせる「Stock」であれば、情報の共有・管理に一切のストレスがかかりません。
業務効率化におすすめのITツール
ここでは、業務効率化におすすめのITツールをご紹介します。労働時間を省きつつ業務の質を上げるには以下のツールが効果的です。
| ツール名 | 効果 |
|---|---|
| タスク管理ツール |
タスクの進捗状況を常にリアルタイムで把握できます。 |
| 勤怠管理ツール |
出退勤の打刻や給与計算にかかる負担が軽減されます。 |
| RPA |
ロボットにより、あらゆる業務プロセスが自動化されます。 |
| チャットツール |
社内外問わず円滑なコミュニケーションを図れます。 |
| Web会議ツール |
移動時間や会議スペースを確保する必要がなくなります。 |
| クラウドツール |
情報の管理・共有がひとつのツールで完結します。 |
上記のうち、とくにあらゆる情報が一元化される”クラウドツール”であれば、ツールを併用する手間もかかりません。たとえば、必要な機能に過不足ないシンプルなツールを使うと、ITリテラシーの低い人でも即日で使いこなせます。
【担当者必見】業務効率化を成功させるのに必須のツール
以下では、業務効率化を成功させるのに必須のツールをご紹介します。
業務を確実に効率化させるには、あらゆる情報を一元管理しつつやりとりも円滑にできる”クラウドツール”が欠かせません。クラウドツールであれば、紙やWord、Excelと異なり情報の管理が属人化せず、ツールを併用する手間も省けるからです。
ただし、多機能なツールを選定してしまうと、複雑な操作によりかえって業務が停滞する恐れもあるので注意しましょう。したがって、このような事態を防ぐためには「ITリテラシーが低くても直感的に使えるツール」が必須なのです。
結論、非IT企業の65歳でも説明なしで使えるほどシンプルで、必要な機能に過不足ない「Stock」が最適と言えます。
Stockの「ノート」であらゆる情報を簡単に残せるほか、チームへも即座に共有可能です。また、ノートに紐づく「メッセージ」「タスク」によって情報が混在せず、部署をまたいだ業務連絡にも一切の手間がかかりません。
非IT企業の65歳でも直感的に使える「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
3ステップ｜業務効率化の手順
ここでは、業務効率化の手順を3ステップでご紹介します。以下の手順を踏めば誰でもミスなく業務の負担を減らせます。
（1）現状の課題をすべて抽出する
まずは、現状の課題をすべて抽出しましょう。
たとえば、担当者が重複していたり特定の従業員に過度な負荷がかかっていたりする業務があれば、即座に担当者の振り分けや作業工数の見直しをすべきです。
また、課題を抽出すれば「優先して改善すべき業務内容は何か」も判断しやすくなり、業務の無駄を省くスピードもアップするのです。
（2）スケジュールを立てる
課題を抽出したらスケジュールを立てるのが重要です。
やみくもに作業を進めてしまうと、細部にこだわりすぎて期日に遅れる恐れもあります。しかし、あらかじめ「〇日以内に完了させる」のようなスケジュールを立てれば目標期日からの逆算ができるので、作業に無駄な工数をかける心配もなくなるのです。
ただし、作業を詰め込み過ぎて期日までに終わらなければ意味がないので、スケジュールは必ず実現可能な範囲に設定しましょう。
（3）効果測定をする
最後に、業務効率化の効果測定をするのも必須です。
たとえば、作業時間を短縮した反動で業務の質が低下してしまう可能性もあります。そのため、必ず効率化の効果測定をして「業務に支障がなかったか」を確認すべきなのです。
以上のようなプロセスがあれば、業務を効率化したうえでの良い点・悪い点も明確になるので、さらなる改善につなげられます。
業務効率化の成功事例やアイデアまとめ
ここまで、業務効率化の成功事例やアイデアを中心に解説しました。
業務効率化の成功事例としては、ナレッジ共有によって情報管理の属人化を解消したり、作業を自動化して労働時間を短縮したりといったものがありました。
また、業務の情報がすべて一元化される”クラウドツール”を使えば、チームでのやりとりも円滑にできます。ただし、複雑なツールでは使い方を教えなればならないので「ITリテラシーが低くても直感的に使いこなせるツール」を選定すべきです。
つまり、非IT企業の65歳以上でもストレスなく使えるうえ、業務効率化に必要な機能が過不足なく備わっている「Stock」が最適と言えます。
ぜひ「Stock」であらゆる業務を効率化し、より多くのリソースを確保しましょう。
