働き方改革が推進される現在、残業時間が多い企業においては業務改善が急務です。とくに、慢性的な残業はコスト面のムダが発生するうえ、労働災害など深刻な事態の契機となりかねません。
しかし、「残業削減を働きかけてはいるものの、うまくいかない」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、残業時間が減らない理由と残業時間を削減するために役立つ手法を中心にご紹介します。
- 残業時間の削減を求められているものの、何から着手すべきか分からない管理職
- 担当者への業務集中や属人化によって、慢性的な残業が発生している現場リーダー
- メンバーの残業が常態化しており、業務改善が必要だと感じているチームリーダー
上記に当てはまる方は本記事を参考にすると、よくある「見かけ上の施策」に飛びつく前に、残業が生まれる業務構造そのものを見直すべきだと判断できるようになります。
目次
社員の残業が減らない理由5選
まずはじめに、残業時間が減らない5つの理由について解説します。自社の残業時間が減らない原因を把握し、課題ごとに適切なアプローチを実践しましょう。
定時に帰りづらい雰囲気がある
1つ目の理由は、定時に帰りづらい雰囲気です。
自身の業務は終了していても、他の社員が残業している姿を目にすると「帰りづらい」という、心理的なプレッシャーがメンバーに生まれてしまいます。こちらは、メンバー間のタスク量の違いが主な原因です。
そのため、「上司から部下に帰宅するように声をかける」「タスク管理を徹底して、稼働時間のばらつきをなくす」などの対策をとり、帰宅に対するプレッシャーがかからない職場環境を整備しましょう。
「その人にしか分からない業務」が多い
2つ目の理由は、「その人にしか分からない業務」が多い点です。
業務が特定のメンバーに属人化していると、担当者の不在や欠勤のたびに作業が滞り、業務をスムーズに完了できなくなってしまいます。また、仕事が属人化した状態では、業務担当者への疑問が生じるたびに、ベテランへ質問しなければなりません。
質問される側も時間を要するので、本来の業務に時間を割けなくなり、双方の作業効率が落ちることで残業につながってしまうのです。
業務の分担が適切にされていない
3つ目の理由は、各社員に適した業務分担ができていない点です。
優秀な社員にだけ業務が集まり、膨大な仕事を抱え込んでいる状況では、定時までに業務が終わらず残業によって対処せざるを得ません。しかし、社員それぞれの能力にあった業務を適切に分配できれば、各メンバーの業務負荷を平準化できます。
たとえば、スキルシートを作成すると、社員の能力が正確に把握できます。加えて、ノウハウがまとめられたマニュアルを作成することで、どの社員が担当したとしても業務の質やスピードを標準化でき、チームで分担しやすくなるのです。
「確認の往復」や「引き継ぎミス」による手戻りが多い
4つ目の理由は「確認の往復」や「引き継ぎミス」による手戻りが多い点です。
作業が終わるたびに「上司に報告」→「上司からの承認」→「次の作業」という確認の往復があると、部下が作業をスムーズに進められないだけでなく、上司にも確認の手間が生まれてしまいます。
結果、お互いに業務が滞ってしまい、残業につながるのです。また、引き継ぎが適切にされておらず、作業に不備がある場合にも、確認と手戻りが生まれて、業務が円滑に進まない原因になります。
「残業代稼ぎ」や「残業＝美徳」と考えている
5つ目の理由は「残業代稼ぎ」や「残業＝美徳」と考えている点です。
残業がなくならない理由の1つに、残業がなくなると、残業代がもらえなくなり給料が減るという状況が挙げられます。給料の減少は社員の生活に大きく影響するため、残業をなくすことに抵抗を感じる場合があるのです。
また、会社のための残業が美徳であるという考えが定着しているケースもあります。会社への強い帰属意識が招く考えですが、無駄な残業は会社の人件費を圧迫してしまうため、適切な業務管理とタスクの振り分けを徹底しましょう。
残業が減らない間違った業務改善とは
ここでは、残業が減らない間違った業務改善の特徴をご紹介します。残業削減に取り組んでも成果が出ない担当者の方は、以下に当てはまる点がないか確認しましょう。
ボトルネックを特定しないまま施策を打つ
1つ目の特徴は、ボトルネックを特定しないまま施策を打っている点です。
「残業が多い」という事実だけを見て、すぐにタスク管理ツールを導入したり、マニュアルを整備したりするケースは多いです。しかし、残業のボトルネックが承認フローの遅さや担当者への業務集中にある場合、ツールだけでは状況は変わりません。
つまり、残業対策ですぐに施策を打つのではなく、検討する前に「何の業務で」「誰が」「なぜ時間を取られているのか」を正しく見極めて、原因の根本を特定しましょう。
現場を巻き込まず、仕組みだけ変えようとする
2つ目の特徴は、現場を巻き込まず、仕組みだけ変えようとする点です。
たとえば、本部が「社内会議は30分以内」というルールを設けても、現場が短いと思っていれば徐々に形骸化していきます。これはツールも同様で、現場が使いこなせなかったり、不具合が起きたりしてしまうと、ツールは上手く浸透しません。
そのため、改善策を検討するときは、現場メンバーの意見を参考にしながら立案しましょう。現場が「やらされる」意識ではなく「自主的に」取り組む意識を持つことが重要です。
「ツール」「ルール」「仕組み」のどれか一点に頼りすぎる
3つ目の特徴は「ツール」「ルール」「仕組み」のどれか一点に頼りすぎている点です。
業務改善の施策は「ツール」「ルール」「仕組み」の3つをバランスよく対策することが重要です。たとえば、ツールだけを変えた場合、ツールの運用ルールが古いままだと現場が混乱します。また、ルールだけを変えても、業務の仕組みが同じなら、対応できない範囲が生まれます。
このように、3つのうちどれかひとつに集中しすぎては業務改善は実現できません。そのため、根本的な残業削減を目指すなら「ツール」「ルール」「仕組み」の3つをセットで見直しましょう。
現場が疲弊しないための正しい残業削減の進め方
ここでは、現場が疲弊しないための正しい残業削減の進め方をご紹介します。残業がなくならないことにお悩みの担当者の方は必見です。
残業が発生している「業務の構造」を可視化する
まずは、残業が発生している「業務の構造」を把握しましょう。
業務構造を理解すると、残業の根本的な解決に向けた施策がとりやすくなります。たとえば、毎週月曜日に特定の部署で残業が多いことがわかると、月曜日に締め切りが集中する業務設計になっている可能性があるので、有効な対策を立てやすくなります。
このように、残業削減に向けた業務改善を始めるときは、残業を生んでいる業務の構造を把握して、残業のボトルネックを特定することから始めましょう。
情報共有の方法を見直す
次に、業務内の情報共有の方法を見直しましょう。
情報共有の仕組みが整っていないと、同じ確認作業が繰り返され、業務時間のロスが発生します。たとえば、過去のやり取りをメールから遡って探さなければならない場合、情報を探す時間を要すため、担当者間の認識のずれや対応の遅れが発生することもあります。
そのため、社内の情報共有は、誰もが簡単かつ迅速に情報へアクセスできる仕組みを整えて、業務のムダをなくしましょう。たとえば、情報をリアルタイムで更新・共有可能な「Stock」のようなツールを使うと、情報共有がスムーズになるため、おすすめです。
現場が継続できるシンプルな改善から着手する
業務改善は、現場が継続できるシンプルなものから始めましょう。
業務改善は、大きな変更から始めてしまうと、現場の負担が増えて、定着しないまま終わってしまう恐れがあります。たとえば、複数ツールを一斉導入しても、現場は覚えることが増えるだけで、業務改善できていないと感じてしまいます。
そのため、最初は「効果が見えやすく」「現場の負担が少ない」業務に絞って改善を実施して、現場が継続できる状態を作りましょう。
残業時間を削減する業務改善へのアイデア6選
残業時間削減のためには、自社の業務形態に合わせた対策が求められます。そこで以下では、残業時間削減に有効な業務改善のアイデア・取り組みを解説します。
（1）残業を事前申請にする
1つ目のアイデアは、残業時に「事前申請をする仕組み」を取り入れることです。
管理者は「誰がどれほど残業するのか」がわかるようになるので、残業の多いメンバーを把握でき、過度な残業を防止できます。また、残業代も申請分のみ支給すれば良くなるため、金銭的コスト面でのメリットもあります。
ただし、申請フローと承認フローが複雑であると「残業申請をするのが面倒」と感じてしまい、隠れ残業につながる可能性があるので注意しましょう。
（2）ノー残業デーを決める
2つ目のアイデアは「ノー残業デー」の導入です。
「ノー残業デー」とは定時で仕事を終え、社員全体で残業しない日を会社側が設定する取り組みを指します。ただし、ノー残業デーは一時的な導入だけでなく、長期に渡って運用する必要があります。
たとえば、あらかじめ徹底した周知をおこない、当日は社内の消灯時間を早めることも有効です。導入した取り組みが形骸化しないように、全社で施策を推進する必要があります。
（3）ロジックツリーを作成する
3つ目のアイデアは、ロジックツリーの作成です。
ロジックツリーとは、問題や課題を細分化して、論理的に整理・分析するフレームワークのことです。ただ漠然と残業を削減するための対策を検討するよりも、細かく洗い出してから改善策を検討した方が、効率的に業務改善ができます。
また、ロジックツリーを正確に作成・運用するためには、現状の業務状態の把握が必須です。そのため、まずは残業の原因となっている業務は何か調査するようにしましょう。
（4）情報共有を活発にする
4つ目のアイデアは、情報共有を活発にすることです。
チーム内での情報共有が不足していては社員間でのサポートができず、結果として残業へとつながりかねません。また、情報共有不足により業務全体の遅延を招いてしまうと、ミスを誘発し余剰な業務を増加させる可能性もあるのです。
とくに、テレワークでは直接話す機会が減少するので、より意識的に情報共有する必要があります。
（5）業務マニュアルを作成・共有する
5つ目のアイデアは、業務マニュアルの作成・共有です。
業務マニュアルを作成して手順などを共有すれば、特定の人に業務が集中してしまう「属人化」を防げます。業務を分散できる上に、業務の引き継ぎにかかる時間も削減されるので、効率が大幅に改善し、結果として残業時間の削減にもつながるのです。
業務マニュアルは「ITツール」を用いれば、作成・共有・管理をまとめて実施できます。ただし、多機能で複雑なツールでは現場に定着しないため、操作がシンプルなものを選定して導入しましょう。
（6）ITツールを導入して業務効率を上げる
6つ目のアイデアは、ITツールを導入して業務効率を上げることです。
たとえば、社内で情報が散乱している場合、情報を「探す」手間が生じてしまい、円滑な業務を妨げる原因となりかねません。一方、社内のデータはITツールに一元管理しておけば、部署やチームの垣根を超えた情報共有が可能になり、情報を探すムダをなくせます。
このように、情報を一元管理しながら共有までスムーズにできる環境を整備すると、伝達スピードの向上や認識齟齬の防止にもつながります。中でも直接書き込んで作成した「ノート」をリアルタイムで共有できる「Stock」のようなツールがおすすめです。
【これで解決】残業時間の削減に役立つツール
以下では、残業時間の削減に役立つツールをご紹介します。
残業時間を削減するためには、残業が発生する業務の構造を見直すことが重要です。そのため、目先の施策に飛びつくのではなく、現場が継続して残業削減できるよう、計画的に業務改善を進めましょう。
しかし、業務の構造を見直しても、既存のシステムでは効果的な業務改善のアクションがとれないことがあります。結果、短期的な残業削減はできても、業務構造は変化せず、元の状態に戻ってしまうケースも少なくありません。
そこで、円滑な情報共有ができるITツールを導入して、現場の業務スピードを大幅に改善しましょう。ただし、多機能で操作が複雑なツールは、現場のメンバーが使いこなせず、かえって非効率になる恐れがあります。
こうした条件に最も当てはまるのは、誰でも簡単に社内のあらゆる情報を管理・共有できるツール「Stock」です。Stockは、問い合わせ履歴などの情報をまとめた「ノート」がリアルタイムでメンバーに共有されるため、情報共有の手間がなくなります。
簡単に社内のあらゆる情報を管理・共有できるツール「Stock」
https://www.stock-app.info/stock.html
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
残業時間の削減に成功した事例4選
以下では、残業削減への取り組みを成功させた事例を紹介します。取り組みを検討する前に、すでに成功している他社事例を参考にすると、自社での取り組みのイメージができるのでおすすめです。
ロジスティードケミカル株式会社
ロジスティードケミカル株式会社（旧：日立ネクストファイン株式会社）は、貨物運送取扱事業や倉庫業を展開する企業です。
同社では、特定の営業所が月曜日に残業が発生しがちであるという課題がありました。そこで、あえて月曜日を「ノー残業デー」として設定し、毎日の朝礼でも繰り返しメンバーへ伝達する手法を取りました。
結果として、月曜日における残業時間の削減に成功したことはもちろん「残業するのではなく、効率的に業務を進めてタスクを終わらせる」考えが根付き、ほかの曜日の残業の削減も成功したのです。
株式会社クレストコンサルティング
株式会社クレストコンサルティングは、保険や投資信託の販売を手掛ける企業です。
同社が利用していた既存のツールでは、カスタマイズできるメンバーが1名しかおらず、稟議や申請も紙で実施していたため、非効率さを感じていました。そこでクラウドツールの「desknet’s NEO」を導入しました。
結果として、在宅勤務や時短勤務をはじめとした柔軟な働き方の選択肢が増え、残業時間が従来の3分の1になったのです。ほかにも、やむを得ない事情で辞めざるを得ないメンバーでも、長く働き続けられる環境に整備できた点もポイントです。
参考：desknet’s NEO｜株式会社クレストコンサルティング様の導入事例
株式会社クオレ
株式会社クオレは、保険調剤薬局事業や訪問介護事業などを手掛ける企業です。
同社は、有給の取得が半日もしくは全日でしか管理ができず、用事が終わっても出社できなかったり現場の人員不足で業務が難しくなったりすることに課題を感じていました。そこで、勤怠管理システムである「Touch On Time」を導入し、時間単位で有給申請が管理できる環境を構築しました。
結果として、柔軟なシフト調整ができるようになったうえに、経理メンバーに毎月発生していた残業時間を削減することに成功したのです。
参考：厚生労働省｜コロナ禍でのICT活用による生産性向上・勤務環境改善と価値ある会社に向けて
株式会社LIVEUP
株式会社LIVEUPは、映像制作事業を主に展開している企業です。
同社は従来のコミュニケーションの手法として「チャットツール」を使っていましたが、共有した情報がすべて流れていってしまい、同時並行する案件の管理がしにくい点に課題を感じていました。そこで、情報共有・管理を簡単に効率化する「Stock」を導入しました。
結果として、チャットツールで流れてしまっていた情報はすべて管理できるようになり、進行業務の作業負荷も「5分の1」にまで削減することに成功したのです。
残業が減らない間違った対策と正しい業務改善まとめ
これまで、残業が減らない間違った対策と正しい業務改善を紹介しました。
残業が減らない原因のひとつに、情報共有に時間がかかっていることが挙げられます。この問題の解決策として効果的なのは、情報の管理・共有に特化したITツールを導入し、場所や時間を問わずに情報を共有することです。
そこで、情報共有・管理を円滑におこなえるツールを導入しましょう。中でも、デバイスを問わず「ITスキルが低くても使えるシンプルなツール」だと、導入したツールの形骸化も防げるほか、会社にいなくても常に最新情報を確認できます。
結論、残業削減の施策には、非IT企業の65歳の方でも即日使いこなせるうえ、情報共有に必要な機能に過不足の無いツール「Stock」が最適です。
無料登録は1分で完了するので、「Stock」を使って社内間での情報共有を効率化させつつ、残業時間を削減しましょう。
