残業時間が長い現状は、企業にとって好ましい状況とは言えません。慢性的な残業はコスト面のムダが発生するうえ、労働災害など深刻な事態の契機となりかねません。
しかし、残業時間削減の取り組みだけでは、業務が終わらずサービス残業などが発生するなど根本的な環境改善とはなりません。そのため、多忙ななか残業削減に働きかけてはいるものの、うまくいかないと悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、残業時間が無駄に増える理由と残業時間を削減するために役立つ手法を中心にご紹介します。
- 無駄に増える残業時間を減らし、人件費と長時間労働でかかるストレスを削減したい
- タスク管理を綿密に行い、社員同士の連携を高めながら効率的に業務を進めたい
- メンバーにかかる負担を、業務改善によって少しでも軽減させたい
という担当者の方は本記事を参考にすると、残業時間が増えてしまう理由を適切に把握しながら、残業時間の削減に向けた業務改善を促進できるようになります。
目次
社員の残業が無駄に増える理由4選
まずはじめに、残業時間が増えてしまう4つの理由について解説します。自社の残業時間が減らない原因を把握し、課題ごとに適切なアプローチを実践しましょう。
定時に帰宅しづらい雰囲気がある
自社の雰囲気として、定時で帰宅しづらい雰囲気がある点が挙げられます。
自身の業務は終了しているが、他の社員が残業している姿を目にすると「帰宅しづらい」という、心理的なプレッシャーがメンバーに発生してしまいます。背景として、定時に仕事を切り上げる重要性は理解しつつもタスク量がメンバーによって異なるので、メンバーの退社時間に差があることが挙げられます。
そのため、「本日のタスクが完了したのであれば帰宅する」「タスク管理を適切に行い、稼働時間のばらつきをなくす」などの対策をとり、帰宅に対するプレッシャーがかからない職場環境を構築しなければなりません。
仕事が属人化している
残業時間増加を招く二つ目の理由に、仕事の属人化が進んでいるケースがあります。
仕事の属人化とは、ある業務が特定の社員しかできなかったり、知識やノウハウが特定の社員に集中したりしている場合を指します。属人化が発生すると、特定の個人が会社を休んでしまえば作業が滞ったり、ナレッジやノウハウが共有されず業務を引き継ぐ際に教育コストがかかったりするデメリットがあるのです。
また、仕事の属人化が進行すると、業務担当者に疑問が生じるたびに、ベテランへと質問しなければなりません。質問される側も時間を要するので、本来の業務に時間を割けなくなり、双方の作業効率が落ちることで残業に繋がってしまうのです。
業務の分担が適切にされていない
業務時間が伸びる三つ目の理由は、各社員に適した業務分担ができていないからです。
優秀な社員にだけ業務が集まり、膨大な仕事を抱え込んでいる状況では、定時までに業務が終わらず残業によって対処せざるを得ません。しかし、社員それぞれの能力にあった業務を適切に分配できれば、各メンバーの業務負荷を平準化できます。
そこで、例としてスキルシートを作成すると、社員の能力が正確に把握できます。社員ごとに現状どのようなスキルや経験を得ているのかを可視化すると、業務分担も正しくできるようになり、残業時間の削減につながるのです。
コミュニケーション不足
残業時間を削減できない最後の理由は、社員間のコミュニケーション不足です。
社員間のコミュニケーションが不足すると、各社員の業務の進捗状況が不明瞭となり、チームでの連携がとりづらくなります。結果的に情報共有が行われないことで作業効率が低下し、残業時間の増加に繋がってしまうのです。
また、社員同士連携が取れなければ、各々の認識に差異があっても気づかずにミスを誘発するケースもあります。したがって、社員同士が積極的なコミュニケーションをとれる環境が整備できていなければ、残業時間の削減も実現できないと言えます。
業務改善によって得られる残業削減の効果とは
残業時間を削減するだけでは、業務を定時までに終えられないため、残業時間の削減を行うには業務改善が必須です。そこで、ここでは業務改善によって得られる残業削減の効果について解説します。
業界業種問わず得られる効果となるため、社員の労働時間が増加傾向にある職場は早急に改善しなければなりません。
離職率を下げられる
残業時間の削減は。社員の離職率低下に貢献します。
残業時間の削減は社員の精神的・肉体的負担を軽減でき、社員の心身の健康が職場環境の改善に直結します。リクナビネクストの調査によると、社員が離職を決意する理由の第二位に「労働時間・環境が不満だった」という項目がランクインしているデータからも、労働時間や職場環境の改善が重要な項目であることがわかります。
人材の雇用には時間的にも金銭的にも多くのコストがかかるため、頻繁な社員の入れ替わりは企業にとって負担となります。職場環境を改善する業務改善を実施し、残業時間の削減に成功すれば離職率の低下にもつながるのです。
社員のモチベーション向上
残業時間を削減する効果の二つ目は、社員の業務に対するモチベーション向上です。
モチベーションに起因する集中力が低下すると、判断力が鈍って決断が遅くなり、作業効率も低下します。また、人間が休憩なしで発揮できる集中力は90分が限界といわれているため、稼働時間が長くなるほどパフォーマンスも落ちてしまうのです。
とくに、抱えるタスクの負荷が必要以上に高く、適材適所ができていない職場のメンバーがモチベーションの低下を起こしやすいです。そのため、各社員の能力を考慮してタスクを細分化する「達成感を得やすい仕組みづくり」や、「インセンティブの付与」などモチベーション向上に貢献する制度が必要です。
人件費削減
残業時間の削減は、人件費の削減にも貢献します。
人件費は企業経営における支出割合の高い項目なうえ、残業には通常給与に加えて上乗せした賃金を払わなければならず、無視できない人件費となります。そのため、業務改善を実施し、業務の「ムリ・ムダ・ムラ」を徹底的に省くことが求められます。
とくに、今日では人件費削減を目的に「情報共有の側面から」業務効率化を実現するITツールの導入がトレンドです。たとえば、定型業務に必要以上に時間がかかっているケースでは、ITツールを使って社員がやらなくてもよい業務から効率化する、などの対策が挙げられます。
業務効率化の実現
残業時間を削減すると、業務効率化の効果も得られます。
規定の稼働時間でタスクを終わらせられれば、残業が横行している状況よりも、同じ時間で多くの業務へ着手できるようになります。着手できる業務が増える分、チーム全体としての業務スピードも早まるメリットもあるのです。
また、メンバーとしても、ひとつのタスクあたりにかかる時間への意識が強まることはもちろん、ほかにも「対応業務に時間がかかってしまった場合の原因究明」がしやすくなる点もポイントです。
残業時間を削減する業務改善へのアイデア・取り組みとは
残業時間削減のためには、自社の業務形態に合わせた対策が求められます。そこで以下では、残業時間削減に有効な業務改善のアイデア・取り組みを解説します。
事前に残業を申請する仕組みを取り入れる
まずは、残業時に「事前申請をする仕組み」を取り入れるアイデアが挙げられます。
管理者は「誰がどれほど残業するのか」がわかるようになるので、残業の多いメンバーがわかり、過度な残業を防止できます。また、残業代も申請分のみ支給すれば良くなるため、金銭的コスト面でのメリットもあります。
一方、申請したとしてもタスク量が適切でない場合は、サービス残業につながったり、特定のメンバーに負荷が偏ったりしてしまいます。また、申請フローと承認フローが複雑であると「残業申請をするのが面倒」と感じるメンバーが出る可能性もあるので注意が必要です。
ノー残業デーを決める
「ノー残業デー」の導入も、残業を助長する雰囲気の打破に有効です。
「ノー残業デー」とは定時で仕事を終え、社員全体で残業しない日を会社側が設定する取り組みを指します。ただし、ノー残業デーは一時的な導入だけでなく、長期に渡って運用を行う必要があります。
たとえば、あらかじめ徹底した周知を行い、当日は社内の消灯時間を早めることも有効です。導入した取り組みが形骸化しないように、全社で施策を推進する必要があります。
情報共有を活発にする
積極的なチーム内での情報共有は社員間の連携を強化するため、残業時間削減につながります。
チーム内での情報共有が不足していては社員間でのサポートができず、結果として残業へとつながりかねません。また、情報共有不足により業務全体の遅延を招いてしまうと、ミスを誘発し余剰な業務を増加させる可能性もあるのです。
とくに、テレワークでは直接話す機会が減少するので、より意識的に情報共有を行う必要があります。たとえば、円滑な情報共有に貢献する「Stock」のような情報共有ツールを使うと、情報管理・共有の効率化を推進できます。
全社の情報を一元管理する
全社の情報をITツールを活用して一元管理することも残業削減には有効です。
会社のさまざまな情報が散乱している場合、情報を閲覧するたびに情報を「探す」手間が生じてしまい、円滑な業務を妨げる原因となりかねません。たとえば、特定の「共有すべきファイル」があるなか、同じファイルがコピーされ、各メンバーのデスクトップへ管理されている状態は非効率です。
そのため、社内のデータはITツールを用いた一元管理が必須であり、ツールによって部署やチームを超えた横断的な情報共有が可能になるのです。このように、情報を一元管理しながら共有までスムーズに行える環境を整備すると、伝達スピードの向上や認識齟齬の防止にも繋がります。
残業時間の削減に成功した事例4選
以下では、残業削減への取り組みを成功させた事例を紹介します。取り組みを検討する前に、すでに成功している他社事例を参考にすると、
ロジスティードケミカル株式会社
ロジスティードケミカル株式会社（旧：日立ネクストファイン株式会社）は、貨物運送取扱事業や倉庫業を展開する企業です。
同社では、特定の営業所が月曜日に残業が発生しがちであるという課題がありました。そこで、あえて月曜日を「ノー残業デー」として設定し、毎日の朝礼でも繰り返しメンバーへ伝達する手法を取りました。
結果として、月曜日における残業時間の削減に成功したことはもちろん「残業するのではなく、効率的に業務を進めてタスクを終わらせる」考えが根付き、ほかの曜日の残業も少なくすることに成功できたのです。
参考：時間外労働削減の好事例集
株式会社クレストコンサルティング
株式会社クレストコンサルティングは、保険の販売や投資信託の販売を手掛ける企業です。
同社はすでに既存のツールを利用していましたが、カスタマイズできるメンバーが1名しかおらず、稟議や申請も紙で行っていたことで非効率さを感じていました。そこでクラウドツールの「desknet’s NEO」を導入しました。
結果として、在宅勤務や時短勤務をはじめとした柔軟な働き方の選択肢が増え、残業時間が従来の3分の1になったのです。ほかにも、やむを得ない事情で辞めざるを得ないメンバーでも、長く働き続けられる環境に整備できた点もポイントです。
株式会社クオレ
株式会社クオレは、保険調剤薬局事業や訪問介護事業などを手掛ける企業です。
同社は、有給の取得が半日もしくは全日でしか管理ができず、用事が終わっても出社できなかったり現場の人員不足で業務が難しくなったりすることに課題を感じていました。そこで、勤怠管理システムである「Touch On Time」を導入し、時間単位で有給申請が管理できる環境を構築しました。
結果として、柔軟なシフト調整ができるようになったうえに、経理メンバーに毎月発生していた残業時間を削減することに成功したのです。
株式会社LIVEUP
株式会社LIVEUPは、映像制作事業を主に展開している企業です。
同社は従来のコミュニケーションの手法として「チャットツール」を使っていましたが、共有した情報がすべて流れていってしまい、同時並行する案件の管理がしにくい点に課題を感じていました。そこで、情報共有・管理を簡単に効率化する「Stock」を導入しました。
結果として、チャットツールで流れてしまっていた情報はすべて管理できるようになり、進行業務の作業負荷も「5分の1」にまで削減することに成功したのです。
残業時間を削減しながら業務改善にも役立つツール
以下では、残業時間を削減しながら、業務全体を効率できるツールを紹介します。
残業時間を減らすには、各社員に適した業務を振り分けたり、情報共有を円滑にできる環境を整える必要があります。そして、業務改善を進めるには、業務に関するすべての情報の適切な管理・共有が必須であり、この2点を両立するのが情報共有ツールなのです。
ただし、ITリテラシーが高くない社員でも使いこなせるITツールでなければ、教育コストが必要以上にかかり、逆に残業の原因となってしまいます。
したがって、残業時間を削減しつつ業務改善を進めるには、業務改善の課題を情報共有の側面から解消、かつ誰でも使える非IT企業向けの情報共有ツール：「Stock」一択です。
Stockには残業の原因となる業務を「タスク」で可視化させ、適材適所で業務を割り振れます。また、「ノート」に残した情報は任意のメンバーへリアルタイムで共有され、ノートに紐づく「メッセージ」が情報を錯綜させずにコミュニケーションを円滑化させます。
非IT企業の残業削減に最も役立つITツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
残業が増える理由・残業時間を削減する取り組みまとめ
これまで、残業が無駄に増える理由から業務改善の取り組みまで紹介しました。
業務改善による残業時間の削減は、企業と社員双方にメリットがあるので、早急に取り組むべきです。とはいえ、残業のきっかけとなる業務を妨げる原因は、タスク管理の不備やコミュニケーション不足などがありました。
なかでも、とくに非IT企業におけるタスク管理や情報共有に課題がある場合、紙やExcelなど、情報共有に不向きな管理が形骸化しているケースが多いです。そのため、業務の基幹である情報共有から見直、「社員全員のITリテラシーに合わせた情報共有ツール」を使って、残業が常態化している状況を解消しましょう。
すなわち、残業の原因となるタスクを誰でも簡単に管理でき、情報共有も同時に効率化するStockが非IT企業に必須です。業界業種問わず、残業はもちろん効率化による業務時間の削減実績も豊富です。
ぜひ「Stock」を使って社内間での情報共有を効率化させつつ、無駄な残業時間を削減しましょう。
