近年、ビジネス環境でもデジタル化・DX化の動きが進んでおり、業務効率や生産性を高める企業が増えています。たとえば、「ペーパーレス化」や「脱ハンコ化」もその一例として、実施されているのです。
しかし、「脱ハンコ化と耳にはするものの、具体的なメリットが分からず上手く実現できるか不安がある」という方もいるのではないでしょうか。
そこで今回は、脱ハンコ化するメリットと導入するときのコツを中心にご紹介します。
- 紙に押印するのにストレスを感じている
- 脱ハンコ化するメリットを押さえたい
- 脱ハンコを現場に浸透させたい
という方はこの記事を参考にすると、脱ハンコ化のメリットはもちろん、押さえておくべきポイントも分かるので、脱ハンコ化を実現することができます。
目次
ハンコを押印する重要性と課題とは
日本企業に根付く文化のひとつに「ハンコ文化」があります。
ハンコの押印は、ビジネスにおいて「対外文書における法的な証拠」「社内文書の承認の証跡」として重要な役割を果たしています。しかし、近年では、以下の2つの観点から、ハンコの押印が業務に支障をきたしているのです。
- テレワーク導入による支障
- 契約対応に時間がかかることによる支障
テレワークが実施されるようになったことで「担当者は、押印のためだけに出社しなければならない」というケースが増えています。
書面への捺印で契約対応をした場合、郵送・返送の手間が生じます。さらに、電子書面と比べて、契約締結が完了するまでに時間がかかると言えます。
そのため、今日では、業務効率を高めるための動きとして「脱ハンコ化」が進んでいるのです。
脱ハンコに対する行政の取り組みとは？
2021年9月に、デジタル庁が発足されたことを皮切りにDX化が進み、今日ではさまざまな書類の電子化が推し進められるようになりました。
とくに、2022年1月には「電子帳簿保存方法の改定」により、大幅に内容の見直しが実施されました。具体的な見直しには、以下が挙げられます。
| 改正前 | 改正後 | |
|---|---|---|
| タイムスタンプの要件 |
3日営業日以内にタイムスタンプの付与が必要 |
添削履歴が確保できれば、タイムスタンプは不要 |
| 検索要件 |
勘定科目の検索など、詳細な検索項目の設定が必要 |
項目が取引先・取引金額・取引年月日のみに変更 |
| 電子取引の紙保存廃止 |
データを電子で受け取った場合、紙に印刷して保存することが可能 |
紙での保存は廃止され、電子データでの保存が義務化 |
| 事前承認制度が廃止 |
電子データを保存する場合、事前に税務署長の承認が必要 |
承認制度の廃止 |
以上のように、契約書や請求書のペーパーレス化が推奨されたことで、同時に「脱ハンコ化」しやすい仕組みが整えられたのです。
脱ハンコ化の3つのメリットとは
以下では、脱ハンコ化するメリットを3つ紹介します。「現時点で、押印をなくすことは考えていない」という方は、以下の内容を把握したうえで脱ハンコ化を検討すべきです。
（1）生産性が向上する
1つ目のメリットとして、生産性の向上があります。
自社で脱ハンコ化が推進されれば、担当者は押印のためだけに出社する必要がなくなります。さらには、自社と取引先の双方でデータでのやりとりが可能になれば、契約締結までの時間を短縮できるようになるのです。
以上のように、時間や場所を問わず、作業を進められるようになるので、結果として生産性の向上につながるのです。
（2）コスト削減になる
2つ目のメリットとして、コストの削減が挙げられます。
ハンコが不要になれば、紙に押印をもらう必要が無くなくなるので、印刷にかかる用紙代やインク代などを削減できるのです。また、ハンコが不要になれば、担当者に押印のアポイントを取り付けたり、書類を提出したりする「時間的コスト」も省けます。
つまり、脱ハンコ化が進めば「金銭的コスト」はもちろん「時間的コスト」を削減できるのです。
（3）情報漏洩・不正リスクを軽減する
3つ目に、脱ハンコにより電子化が進めば、情報漏洩や改ざんのリスクを軽減できます。
書類を紙ベースで管理している場合、書類の量が多いと管理が行き届かず「どこで、どの情報を管理されているのか」が把握できない状態になりかねません。その結果、情報漏洩や文書改ざんといったリスクを高めてしまうのです。
ただし、電子化しても、単純にストレージでファイル管理するだけでは、適切に管理できているとは言えません。たとえば、2階層のフォルダ管理と検索機能の優れた「Stock」のような情報共有ツールを使えば、欲しい情報にすぐにアクセスできるので安心です。
脱ハンコが進まない背景と解決策とは
ここでは、脱ハンコ化を実現するうえで押さえておくべき3つのポイントを紹介します。脱ハンコ化が進まないという場合は、以下のポイントを参考にしましょう。
（1）業務フローを見直す
はじめに、業務フローの見直しをしましょう。
脱ハンコ化が進まない背景として、脱ハンコ化した場合の具体的なイメージを持てていないことが挙げられます。たとえば、「ハンコを押す作業自体に時間はかからないので、作業効率は変わらないのではないか」と考える方も少なくありません。
しかし、実際には押印に至るまでに、時間や手間がかかっているのです。そのため、業務フローの見直しをすることで「どの作業に・どのくらい時間を割いているのか」を明確にして、脱ハンコ化への理解を得ましょう。
（2）簡単な操作性のシステムを選ぶ
次に、簡単な操作性のシステムを選びましょう。
データを電子化するためには、ITの導入が必須となります。しかし、アナログ管理が浸透している現場では、デジタルを使いこなせるのか不安に感じてしまい、ペーパーレス化や脱ハンコ化に踏み切れないでいるのです。
そのため、ITを導入するときは「誰でも簡単に使えるほどの操作性か」注視しましょう。
（3）データの管理方法を検討する
最後のポイントとして、データの管理方法を検討しましょう。
ペーパーレス化・脱ハンコ化が普及しても、データを適切に管理できていなければ、必要なときに欲しい情報にたどりつくことができません。とくに、契約書や請求書のように重要な書類もデータ化するのであれば、セキュリティの高い管理方法を検討すべきです。
たとえば、情報管理システムを選定するのであれば、国際セキュリティ規格の「ISO27001(ISMS)」を取得しているかを判断基準にするのも有効です。
【必見】脱ハンコ化の実現に役立つおすすめのツール
以下では、脱ハンコ化の実現に役立つおすすめのツールを紹介します。
脱ハンコ化は、業務の効率化するのに必要な手段であるものの、電子化したデータは適切に管理しなければ「どこに、どのデータがあるのか」が分からなくなってしまいます。
また、ITに馴染みがなかったり、重要な書類を取り扱ったりする場合でも、問題なく使えるシステムで管理しなければなりません。そのため、「誰でも簡単に情報を管理できて、安全性の高いシステム」を使うべきです。
結論、自社が導入すべきなのは、情報を簡単かつ安全に一元管理・共有でき、非IT企業の65歳の方でも使いこなせるツール「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に電子化したデータを貼り付けて「フォルダ」に分けて管理すれば、情報が入り乱れることなく、任意のメンバーに共有できます。さらに、国際規定の「ISO27001(ISMS)」を取得しているので、セキュリティ性も抜群です。
誰でも簡単に電子化データの管理・共有ができる「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
脱ハンコ化のメリットと実現するためのコツとは
ここまで、脱ハンコ化のメリットと実現するためのコツを中心に紹介しました。
データを電子化して、脱ハンコ化すれば「生産性の向上」「コストの削減」「情報漏洩・改ざんのリスクの軽減」を実現することができます。
しかし、脱ハンコ化して終わりではなく、電子化したデータは適切に管理しておき、必要なときにすぐに取り出せる状態にしておきましょう。ただし、誰でも簡単に使えて、安全性の高い管理方法でなければ、安心して使うことができません。
したがって、電子化データの管理に最適なのは、情報を「ノート」「フォルダ」で管理できて、国際セキュリティ規格を取得している「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、社内における脱ハンコ化を実現しましょう。
