多くの企業にとって仕事の効率化は必須です。とくに昨今では「ツール導入によって仕事をより効率的に進めよう」と考える企業が増加傾向にあります。
しかし、ツールには数多くの種類があり特徴も異なるので「結局、どのツールを選べばビジネスで活用できるのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、仕事の効率化に最適なツール10選や選定ポイントを中心にご紹介します。
- おすすめのツールから自社に合いそうなものを検討したい
- 仕事の効率化に役立つツールの選定ポイントが知りたい
- 仕事の効率化が必要な理由を社内に浸透させたい
という担当者の方は今回の記事を参考にすれば、自社に導入すべきビジネスツールの選定ポイントを理解し、最適なツールを導入できるようになります。
目次
- 1 仕事の効率化をサポートするおすすめツール10選
- 1.1 【Stock】社内のあらゆる情報を効率良く管理できるツール
- 1.2 【Chatwork】タスク管理機能を備えた国産チャットツール
- 1.3 【Slack】世界中で利用されるチャットツール
- 1.4 【Microsoft Teams】Microsoft Officeと連動するビデオ会議ツール
- 1.5 【Zoom】無料から利用できるビデオ会議ツール
- 1.6 【Jooto】直感的に使えるタスク管理ツール
- 1.7 【Trello】カンバン方式でタスク管理できるツール
- 1.8 【freee】企業規模を問わず使えるバックオフィスツール
- 1.9 【SmartHR】労務管理に特化したバックオフィスツール
- 1.10 【Eight】デジタルで名刺管理できるツール
- 2 仕事の効率化が必要な3つの理由
- 3 仕事の効率化にツールを利用する3つのメリット
- 4 仕事の効率化ツールの選定ポイント3選
- 5 仕事の効率化をサポートするツール10選まとめ
仕事の効率化をサポートするおすすめツール10選
以下では、仕事の効率化をサポートするおすすめのツール10選をご紹介します。
仕事の効率化に貢献するツールはそれぞれ機能が異なるため、まずは自社の抱える課題を見直して必要な機能を明確にすべきです。しかし、「タスク管理だけ」「コミュニケーションだけ」などチームの課題を断定するのは難しいと言えます。
したがって、ツールを導入するときには「通常業務をまとめて効率化できるもの」を選びましょう。ただし、多機能なツールはITリテラシーが高くなければ使いこなせない点に注意しなければなりません。
したがって、仕事を効率化するためのツールは、情報共有・タスク管理・業務連絡の機能に過不足がなく、非IT企業の65歳でも簡単に使いこなせる「Stock」一択です。
Stockの「ノート」はあらゆる資料をストックでき、すぐに保存場所が分かるのでストレスを感じません。また、ノートにはやるべきことの期限を管理する「タスク」と、メンバー同士でやりとりできる「メッセージ」も紐づいています。
【Stock】社内のあらゆる情報を効率良く管理できるツール
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツールITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
 池本 健太郎さん きずな綜合会計事務所 |
| 「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
 塩出 祐貴さん 松山ヤクルト販売株式会社 |
| 「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
 西尾 太初さん 株式会社ハピネス |
| 「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
＜Stockの料金＞
https://www.stock-app.info/pricing.html
登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
【Chatwork】タスク管理機能を備えた国産チャットツール
＜Chatworkの特徴＞
- 海外ユーザーともスムーズにやりとりできる
- 常にバックアップされている
日本語を含む6ヶ国語に対応しており、海外の拠点のユーザーとも円滑なコミュニケーションが取れます。
また、データベース内のデータは常にバックアップされるので、管理者の操作ミスでデータを消してしまっても復元可能です。
＜Chatworkの注意点＞
- 重要な情報が流れやすい
- 無料プランの場合メッセージの閲覧に制限がかかる
チャットツールの特性上、迅速なコミュニケーションができる一方で、重要なメッセージが流れてしまいます。
無料プランの場合、直近40日以内に投稿された最新5,000件のメッセージのみ閲覧できます。そのため、長期的に運用するプロジェクトなどで発生した情報が、41日以降は見られなくなります。
＜Chatworkの料金体系＞
- Free：0円
- Business：600円/ユーザー/月（月間契約）
- Enterprise：960円/ユーザー/月（月間契約）
【Slack】世界中で利用されるチャットツール
＜Slackの特徴＞
- 再度メッセージを共有する手間がかからない
- 細かいニュアンスが伝えられる
Slackは途中から参加しても、過去のメッセージやファイルを閲覧できます。そのため、新しいメンバーが加わるその都度、連絡事項を送信する必要がありません。
絵文字やスタンプ機能が充実しており、相手の様子が分からないオンラインでも、円滑なコミュニケーションが取れます。
＜Slackの注意点＞
- 情報の蓄積・管理には向かない
- 整理しないと共有ミスにつながる
チャットを利用した一時的なやりとりが得意な一方で、情報を蓄積し、あとから振り返る使い方には向いていません。
誤ったチャンネルへの投稿を避けるためにも、カスタマイズオプションを利用して投稿場所を整理する必要があります。
＜Slackの料金体系＞
- フリー：0円
- Pro：1,050円/ユーザー/月（月払い）
- Business+：1,800円/ユーザー/月（月払い）
- Enterprise Grid：要問合せ
【Microsoft Teams】Microsoft Officeと連動するビデオ会議ツール
＜Microsoft Teamsの特徴＞
- ビジネスに必要な機能が一通り揃っている
- メールアドレスだけですぐ招待できる
Microsoft Teamsは、会議やチャット、通話、共同作業がすべて1か所で完結するツールです。マルチデバイス対応しており、場所を問わず会議に参加できます。
また、会議の開催者のメールアドレスを知っている人なら誰でも招待できるので、利用者は登録の手間がありません。
＜Microsoft Teamsの注意点＞
- 多機能すぎて使いこなせない可能性がある
- 検索精度が低い
さまざまな機能が利用できる一方で、ITリテラシーの低い社員の場合使いこなすのは難しいです。
検索精度が低く、過去にやりとりした資料や情報の振り返りには向きません。
＜Microsoft Teamsの料金体系＞
- Microsoft Teams：0円
- Microsoft Teams Essentials：430円/ユーザー/月
- Microsoft 365 Business Basic：650円/ユーザー/月
- Microsoft 365 Business Standard：1,360円/ユーザー/月
【Zoom】無料から利用できるビデオ会議ツール
＜Zoomの特徴＞
- 登録なしですぐにミーティングに参加できる
- 通信が安定しやすい
参加者は主催者が送ってくるURLをクリックするだけで会議に参加ができるので、ユーザー登録をする必要がありません。
また、データ通信量が少ないため、通信環境の影響を受けずに大人数であっても安定して利用できます。
＜Zoomの注意点＞
- 無料プランは時間に制限がかかる
無料プランの場合、Web会議には40分の時間制限があります。仮に40分以上のWeb会議を開催したい場合、有料プランへの変更か、40分ごとにミーティングを開き直す必要があります。
＜Zoomの料金体系＞
以下は、Zoom Oneプランの料金体系です。
- 無料（最大100人まで同時接続可能）：0円
- プロ（最大100人まで同時接続可能）：2,000円/ユーザー/月(月払い）
- ビジネス（最大300人まで同時接続可能）：2,700円/ユーザー/月(月払い）
- ビジネスプラス（最大300人まで同時接続可能）：3,125円/ユーザー/月(月払い）
- 企業（最大1,000人まで同時接続可能）：要問い合わせ
【Jooto】直感的に使えるタスク管理ツール
＜Jootoの特徴＞
- 操作性が高い
- ダッシュボードだけでタスク管理が完結する
Jootoは、あらゆるプロジェクト管理の課題を削減し、スムーズな進行を実現するタスク管理ツールです。ドラッグ&ドロップで操作ができるので、誰でも直感的に利用可能です。
また、一つのダッシュボード上で複数のプロジェクトを一括管理できるので、表示を切り替えて確認する手間が無くなります。
＜Jootoの注意点＞
- ヘルプページが不十分
- フリープランでは4人までしか使えない
使い方のデモ動画やヘルプページはあるものの分かりにくく、社員に使い方を教えるのに手間がかかったというユーザーの声があります。
フリープランの場合、ユーザー数は4人までに制限されているので、チームの規模によっては有料プランを契約する必要があります。
＜Jootoの料金体系＞
- 無料プラン：0円
- スタンダードプラン：500円/ユーザー/月（月払い）
- エンタープライズプラン：1,300円/ユーザー/月（月払い）
- コンサルティングプラン：要問い合わせ
【Trello】カンバン方式でタスク管理できるツール
＜Trelloの特徴＞
- 紙の付箋と同じようにタスク管理できる
- タスクを見える化できる
Trelloは、チームの生産性向上に役立つタスク管理ツールです。シンプルなデザインで、壁に付箋を貼っていくような感覚でタスク管理ができます。
また、業務の効率化をサポートする機能も搭載されており、リストやカード・タスク割り当てなどを使えば、進捗状況や自分のタスクを正確に把握できます。
＜Trelloの注意点＞
- スマホアプリの利便性が低い
- バックアップがしづらい
スマホアプリがありますが利便性が低く、タスク全体を見渡せないというデメリットがあります。
バックアップ機能がないため、誤操作が起こった場合の復元が難しく、利用には注意が必要です。
＜Trelloの料金体系＞
- フリープラン：$0
- スタンダードプラン：$6/ユーザー/月（月払い）
- プレミアムプラン：$12.50/ユーザー/月（月払い）
- エンタープライズプラン：要問合せ
【freee】企業規模を問わず使えるバックオフィスツール
＜freeeの特徴＞
- 多くのテンプレートが利用できる
- ツール上で作成から提出までできる
決算書の作成や労務管理など、豊富なテンプレートを利用して、目的の書類が作成できます。
作成した書類はそのままツール上で提出ができるので、運用における手間がかかりません。
＜freeeの注意点＞
- 多機能なため使いづらい可能性がある
- オペレーションがほかの会計ソフトと異なる
freeeは同社のツール同士で連携できますが、多機能なためITに慣れていない方は使いづらい可能性があります。
freee独自の操作方法や決まりがあり、使いこなすまでには時間がかかります。
＜freeeの料金体系＞
いずれのプランも20名までの利用を想定しているため、従業員が21名以上の場合は、問い合わせが必要です。また、freee 人事労務は基本料金と従業員料金を合わせて支払う料金体系となっています。
- freee 会計（クラウド型会計管理ソフト）
- freee 人事労務（クラウド型人事労務管理ソフト）
・ミニマム：2,380円/月（月払い）
・ベーシック：4,780円/月（月払い）
・プロフェッショナル：47,760円/月（月払い）
・ベーシック：4,480円/月+500円/ユーザー/月（月払い）
・プロフェッショナル：9,280円/月+700円/ユーザー/月（月払い）
・エンタープライズ：要問い合わせ
【SmartHR】労務管理に特化したバックオフィスツール
＜SmartHRの特徴＞
- 入社手続きや雇用契約がツール上で完結できる
- 従業員が自身で対応しやすい
入社手続きなどがペーパーレスにできるので、業務効率と経費削減が実現します。
必要項目が一目で分かるので従業員自身で対応がしやすく、バックオフィス担当者の負担軽減にもつながります。
＜SmartHRの注意点＞
- 社内のITリテラシーに左右される
- 無料プランではサポートを受けられない
労務担当者だけでなく従業員全員が利用する必要があるため、ITリテラシーの低い社員が多い企業では活用が難しい可能性があります。
無料プランの場合カスタマーサポートが受けられず、不明点があった際はマニュアルを読んで解決しなくてはなりません。
＜SmartHRの料金体系＞
初期費用とサポート費用は無料ですが、基本料金については問い合わせが必要です。
- ¥0プラン：0円
- HRストラテジープラン：要問い合わせ
- 人事・労務エッセンシャルプラン：要問い合わせ
- 人材マネジメントプラン：要問い合わせ
- 労務管理プラン：要問い合わせ
【Eight】デジタルで名刺管理できるツール
＜Eightの特徴＞
- 名刺を簡単に保存できる
- 登録した名刺情報をいつでも確認できる
名刺を撮影するだけで簡単にデータとして取り込め、URLやQRを相手に送るだけで簡単に名刺交換ができます。
登録された名刺はリスト形式で確認できるだけでなく、検索すれば情報の振り返りも可能であるため、名刺を有効活用できます。
＜Eightの注意点＞
- 名刺が大量にある場合、登録に時間がかかる
- 個人情報の管理に注意が必要
名刺を撮影してEight内に登録するため、名刺が大量にある場合は登録に時間がかかる恐れがあります。
実際に会ったことがない人とでも名刺交換ができるので、利用する際には個人情報の管理に注意が必要です。
＜Eightの料金体系＞
基本的には無料で利用できます。名刺データのダウンロードなどのオプション機能を利用するには、Eightプレミアム（480円/月）への加入が必要です。
仕事の効率化が必要な3つの理由
以下では、なぜ仕事の効率化がこれほどまでに多くの企業で重要視されているのか、その理由について解説します。
（1）人手不足の業務負担を解消できる
一つ目の理由は、人手不足による業務負担を解消できるからです。
少子化に伴い労働人口の減少が進んでいる昨今では、優秀な人材の確保は難しい傾向にあります。そのため、企業は現在の人材を最大限活用して業務に取り組む必要があります。
しかし、一人あたりに増やせる業務量には限りがあり、無理な負担をかければ逆に人材の流出につながりかねません。そのため、一人あたりの生産性を高められれば、人手不足を現在の人員によってカバーできるのです。
（2）無駄なコストを減らせる
二つ目の理由は、無駄なコストを減らせる点です。
仕事の効率化は、自社のコスト削減に強く関係しています。なぜなら、業務効率化によって仕事のムリ・ムダ・ムラがなくなれば、これまで必要以上にかかっていた時間や工程、費用が削減できるからです。
たとえば、仕事を効率化するとその作業の標準化が起こるため、社内教育や引き継ぎ時のコストを従来よりも抑えられるようになります。その結果、常に生産性が一定に保たれ、企業の生産力向上に直結するのです。
このように、コストが削減される一方で企業の生産力は高まっていくので、自社の利益拡大に大きく影響します。
（3）ワークライフバランスを実現できる
三つ目の理由は、ワークライフバランスが実現できる点です。
ワークライフバランスとは、仕事と生活の調和を意味し、社員一人ひとりが多様な生き方を選択・実現できることを言います。
仕事を効率化すると、これまで必要以上に仕事へかけていた時間が削減可能です。そのため、空いた時間をほかの仕事に使ったり、プライベートとの時間に当てたりできるようになるのです。
その結果、仕事とプライベートが両立可能になり、社員のモチベーションの向上はもちろん離職率低下にも貢献します。
仕事の効率化にツールを利用する3つのメリット
ここでは、仕事の効率化にツールを利用する3つのメリットをご紹介します。
（1）情報共有がスムーズになる
情報共有がスムーズになる点はツールの大きなメリットの一つです。
ツールを利用すれば、業務に関するやりとりがリアルタイムで共有されるようになります。その結果、認識齟齬が起こりづらくなり、生産性の向上につながるのです。
たとえば、在宅勤務などで担当者がいない場合にも、情報共有ツールがあれば簡単にやりとりができるので、業務が滞るといった懸念はありません。
このように、情報共有がスムーズになれば業務効率化が実現できるだけでなく、メールによるやりとりで発生していた手間を解消し、無駄なストレスを感じずに済むのです。
（2）コストが削減できる
ツールを利用すれば、コストも削減できます。
たとえば、紙の資料を印刷する必要がなくなったり、印刷にかかっていた時間を削れたりするのです。事務作業の多くはツールにより電子化できるので、生産性が向上すると言えます。
また、決裁フローを電子化することで「在宅勤務中なのにわざわざハンコを押しに出社しなければならない」といった無駄を未然に防いたり「担当者がいないから決裁処理が進まない」といった問題を解決したりできるのです。
このように、ツールの導入により人件費や印刷費といったコストだけでなく、時間などのコストまで削減できます。
（3）進捗管理がしやすくなる
ツールは社員のタスクを見える化するので、進捗管理が簡単です。
ツールがなければ、社員一人ひとりの日報で進捗管理をすることになります。しかし、日報は作成漏れがあったり、記入ミスなどで正しい情報が記載されていなかったりすると、適切な進捗管理ができません。
一方で、ツールを利用すれば社員のタスクが見える化します。そのため、わざわざ進捗報告をしなくても、担当者は一目で進捗を確認できるのです。
このように、個人のタスク管理だけでなくチームのタスク管理も効率化し、チーム全体の進捗が管理しやすくなるため、ツールは必須と言えます。
仕事の効率化ツールの選定ポイント3選
以下では、仕事を効率化するツールを導入する際の3つの選定ポイントを解説します。ポイントを押さえた選定をすることで、自社での業務効率化を実現させましょう。
（1）誰でも簡単に使いこなせるか
最も重要なポイントが、そのツールの使いやすさです。
どれほど課題解決に役立つツールであっても、使いにくければかえって仕事が非効率になりかねません。したがって、導入すべきなのは「社内で一番ITツールが苦手な人でも使えるツール」です。
ストレスのないツールを選定すれば、導入後に社内へ浸透しない事態にはなりません。そのため、無料トライアルで使い勝手を試して、自社で運用できるかを確認すべきです。
（2）必要な機能に過不足がないか
仕事の効率を最大化するには、必要な機能が過不足なく搭載されたツールが必要です。
仕事の効率化をサポートするツールは数多く溢れていますが、それらを「大手ベンダーが出しているから」「人気のツールだから」という理由で選んでは効果を発揮できません。
なぜなら最大の目的はツール導入ではなく、ツールを使って仕事を効率化することにあるからです。とくに、多機能なツールは不要な機能が多く使いづらいといったケースも考えられます。
したがって、ツールを選ぶ際には「自分の会社や業務に合うか」「何に課題を抱えているのか」を意識し、必要な機能に過不足のないツールを選定しましょう。
（3）すぐに運用できるか
検討しているツールの導入が簡単かどうかも重要なポイントです。
効率化ツールは実際に業務に導入・運用をしなければ、その効果を把握できません。その一方で、導入するのに複雑な手続きやシステムへの理解が必要になるようなツールでは、なかなか導入に踏み切れません。
したがって、手間なく導入が進められて仮運用ができるツールを選択し、導入担当者の負担もあらかじめ軽減しておきましょう。
仕事の効率化をサポートするツール10選まとめ
ここまで仕事の効率化に役立つツール10選と選定ポイントを中心に解説しました。
ツール選定時は「必要な機能が過不足なく備わっているか」「簡単に始められるか」「使いやすいか」の3点を意識した検討が重要です。
とくに「使いやすいかどうか」は、選定者目線ではなく利用者目線に立つ必要があります。なぜなら、社内にはさまざまなITリテラシーを持った社員がおり、使いこなせるレベルが一定ではないからです。
仕事の効率化は全社で取り組むべきものであり、ツールはすべての社員が活用できなくてはなりません。したがって、実際に利用する現場レベルを想定して検討し「誰でも簡単に使いこなせるツール」を導入しましょう。
仕事の効率化に大きく貢献するStockは、ITに不慣れな65歳のユーザーでも直感的な操作で利用できる情報共有ツールです。
無料登録は1分で完了するので、是非「Stock」を導入して、自社の業務効率化を実現しましょう。
