ビジネスリスクは、日常のさまざまな業務に内在しています。健全な企業経営のためにはビジネスリスクを正しく把握し、対処しなければなりません。
しかし、ビジネスにおけるリスクに対して具体的なイメージが持てず、リスク管理に悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、ビジネスで発生するリスクの事例や適切な対策方法を中心に解説します。
- ビジネスリスクとは何かを知り、自社でどのようなリスクがあるか理解したい管理職
- リスク管理を任され、何から始めればよいか分からない経営企画担当者
- 社内でトラブルを防ぐために、基本的なリスク対策を学びたい経営者
上記に当てはまる方は本記事を参考にすると、企業が対処すべきビジネスのリスクを把握しながら、企業経営の安定性を高めることにもつなげられます。
目次
現場の業務を止める「ビジネスリスク」とは
ビジネスリスクとは
以下では、ビジネスリスクの主な4つの種類について解説します。
| 概要 | 具体例 | |
|---|---|---|
| コンプライアンスリスク | 法律や社内ルールに違反し、企業の信用や事業に影響を与えるリスクです。 | ハラスメント、長時間労働、法令違反、不正会計 |
| セキュリティリスク | 顧客情報や社内の機密情報が漏えいするリスクです。 | メールの誤送信、情報の持ち出し、パスワードの漏えい |
| 運用上のリスク | 災害や事故などによって業務が止まるリスクです。 | 地震や台風、データ消失、労働災害 |
| 財務リスク | 売上の減少や資金不足によって経営が悪化するリスクです。 | 資金繰りの悪化、投資の失敗、景気の悪化 |
情報共有の不足から生じるリスク
情報共有が不足すると、さまざまなビジネスリスクが発生しやすくなります。
なぜなら、必要な情報が社内で共有されていないと、判断ミスや対応漏れ、同じトラブルの再発につながるためです。たとえば、過去の対応方法や業務手順が共有されておらず、担当者ごとに異なる対応をしてしまうケースは少なくありません。
そのため、ビジネスリスクを減らすには、社内で情報を共有し、誰でも必要な情報を確認できる仕組みを整えることが重要です。
企業で起こりやすいビジネスリスクの具体例
以下では、企業で起こりやすいビジネスリスクの具体例を紹介します。身近な事例を知ることで、自社で起こり得るリスクを把握しましょう。
ベテラン退職で仕事が止まる
企業で起こりやすいビジネスリスクの具体例の1つ目は、ベテラン社員の退職で仕事が止まることです。
長年の経験や取引先との対応方法が共有されていないと、担当者が退職した後に業務を進められなくなってしまいます。引き継ぎ後に取引先から急な問い合わせが入り、過去の対応履歴や判断基準が分からず、確認に時間がかかってしまう場面も少なくありません。
このように、担当者だけが知る情報を残さないままでは、日常業務が滞る原因になります。
情報共有の不足で同じミスが再発する
ビジネスリスクの具体例の2つ目は、情報共有の不足で同じミスが再発することです。
過去の失敗や改善策が共有されていないと、同じ問題を何度も繰り返しやすくなります。以前と同じ問い合わせが発生したにもかかわらず、過去の対応内容が見つからず、同じ手順で再びクレームにつながることがあります。
だからこそ、過去の対応を誰でも確認できる環境を整えることが大切です。
法令違反や不正が起きる
具体例の3つ目は、現場のルールが徹底されず法令違反が起きることです。
社内ルールや法令の内容が十分に共有されていないと、法令違反や不正につながる恐れがあります。手順書を確認しないまま従来どおりに作業を進めた結果、最新のルールや法規制に沿わない対応となるケースもあります。
そのため、最新のルールを誰でも確認できる状態を維持することが重要です。
資料が見つからず顧客対応が遅れる
ビジネスリスクの具体例の4つ目は、資料が見つからず顧客対応が遅れることです。
必要な資料が複数の場所に分散していると、探すだけで時間を費やしてしまいます。問い合わせを受けても最新版の資料が見つからず、社内で何度も確認しながら返答する状況になることもあります。
このため、必要な情報へすぐアクセスできる環境を整えることが欠かせません。
放置することで生じる3つのトラブル
以下では、ビジネスリスクを放置すると現場で起こる代表的なトラブルを紹介します。早めに対策する重要性を知りたい方は、ぜひ参考にしてください。
トラブル対応で本来の業務が止まる
放置することで生じるトラブルの1つ目は、トラブル対応で本来の業務が止まることです。
1つの問題が起こると、原因調査や関係者への連絡などに追われ、予定していた業務を進められなくなってしまいます。気付けば、問い合わせ対応や状況確認が続き、予定していた作業を後回しにせざるを得ない状態に陥ってしまいます。
このように、問題への対応が増えるほど、本来取り組むべき業務に時間を使えなくなります。
確認や手戻りが増えて作業時間が減る
トラブルの2つ目は、確認や手戻りが増えて作業時間が減ることです。
必要な情報が見つからなかったり内容が統一されていなかったりすると、何度も確認や修正が発生します。たとえば、提出直前になって資料の内容に違いが見つかり、修正や確認を繰り返して期限が迫ることがあります。
対応遅れで顧客からの信頼を失う
3つ目は、対応遅れで顧客からの信頼を失うことです。
社内で情報共有ができていないと、問い合わせや依頼への返答が遅れやすくなります。実際、回答に必要な資料や過去のやり取りを探し続け、約束した時間までに返答できないことがあります。
結果として、対応の遅れが重なるほど、顧客や取引先からの信頼を失い、失注や取引機会の損失につながる恐れがあります。
リスク管理がうまくいかない根本原因
以下では、ビジネスリスクへの対策が続かない主な原因を紹介します。原因を把握し、自社で改善すべき点を確認しましょう。
紙やExcel管理では必要な情報が探せない
リスク管理がうまくいかない原因の1つ目は、紙やExcel管理では必要な情報をすぐ見つけられないことです。
情報の保管場所が分散すると、必要な資料や過去の対応履歴を探すだけで時間がかかってしまいます。いざ問い合わせに対応しようとしても、複数のフォルダやファイルを開き直し、最新版が分からず探し続ける場面も少なくありません。
だからこそ、必要な情報をすぐ探せる管理方法を整えることが重要です。
マニュアルが更新されず古くなる
うまくいかない原因の2つ目は、マニュアルが更新されず内容が古くなることです。
運用ルールが変わっても更新されなければ、現場では誤った手順で作業を進める恐れがあります。いつの間にか担当者ごとに資料を書き換えた結果、内容が食い違い、どれを見ればよいか迷うケースも珍しくありません。
このため、常に最新の内容へ更新できる仕組みを整えることが欠かせません。
リスク管理が個人任せになっている
うまくいかない原因の3つ目は、リスク管理が個人任せになっていることです。
担当者ごとに管理方法が異なると、情報が共有されず、組織全体で同じ基準を保てません。気付いた人だけが資料を修正し、周囲へ共有されないまま運用が続き、同じ問題が繰り返されることがあります。
したがって、誰でも同じ手順で管理できる運用ルールを整えることが大切です。
ビジネスリスクを減らす4ステップ
以下では、ビジネスリスクを減らすために実践したい4つの手順を紹介します。現場で続けられる仕組みを作りたい方は、ぜひ参考にしてください。
社内のリスクを洗い出す
ビジネスリスクを減らす1つ目のステップは、社内のリスクを洗い出すことです。
まず問題になりやすい場面を整理すると、優先して対策すべき内容が明確になります。日々の業務を振り返ると、問い合わせ対応や引き継ぎで毎回同じ確認が発生する場面が見つかることがあります。
はじめは、現場で起きやすい問題を整理し、対策の優先順位を決めましょう。
運用ルールとマニュアルを整える
2つ目のステップは、運用ルールとマニュアルを整えることです。
手順や判断基準が統一されると、担当者が変わっても同じ対応を取りやすくなります。新しい担当者が作業するときも、手順や注意点がまとまっていれば迷わず業務を進められます。
このように、誰でも同じ手順で対応できる環境を整えることが重要です。
情報を1か所にまとめる
3つ目のステップは、必要な情報を1か所にまとめることです。
情報が分散していると、探す時間が増え、対応漏れや確認不足につながりやすくなります。問い合わせを受けたときも、1つの場所で資料や過去の対応履歴を確認できれば、慌てず返答できます。
したがって、誰でも同じ場所から情報を確認できる環境を整えましょう。
定期的に内容を見直す
4つ目のステップは、定期的に内容を見直すことです。
一度整備した情報でも、そのまま放置すると現場の運用と合わなくなってしまいます。運用方法が変わったのに手順書だけ古いまま残り、現場で異なるやり方が広がることも少なくありません。
そのため、継続して内容を見直しながら最新の状態を維持することが大切です。
ビジネスリスクの管理に最適なツール
以下では、ビジネスリスクの管理に最適なツールをご紹介します。
ビジネスリスクを減らすには、社内のリスクを洗い出すだけでなく、過去のトラブル事例などを全社で共有し、継続して活用できる環境を整えることが重要です。しかし、情報が紙やExcel、メールなどに分散したままでは、必要な情報を探すたびに時間がかかり、同じミスや確認作業が繰り返されてしまいます。
また、マニュアルを作成しても更新されず、担当者ごとに管理方法が異なる運用では、情報が古くなったり属人化したりして、リスク管理を継続することは困難です。
そこで重要なのは、リスク対策に必要な情報を1か所にまとめ、誰でも必要な情報をすぐ確認できる環境を整えることです。あわせて、ITに不慣れな社員でも迷わず使い続けられる、シンプルなツールを選ぶ必要があります。
この条件に最も当てはまるのが、ビジネスリスクの管理を簡単に進められるAIナレッジツール「ナレカン」です。ナレカンを使えば、マニュアルや社内ルール、過去のトラブル事例を1か所にまとめて管理できるため、担当者が変わっても必要な情報をすぐ確認できます。そのため、同じミスや確認作業を繰り返しにくくなり、組織全体でのリスク管理を適切に進められます。
ビジネスリスクの管理を簡単にするツール「ナレカン」
https://www.stock-app.info/narekan/
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【ナレッジが組織に蓄積される】
社内に散在した情報や、個人に属人化したノウハウを一元化。記事・ファイル・メール・チャットなど、あらゆる社内情報を“組織のナレッジ”として蓄積できます。
- 【必要な情報に誰でもたどり着ける】
生成AIを活用した自然言語検索や、高精度なキーワード検索によって、“上司に質問するように”必要な情報を探せます。検索スキルに依存せず、誰でも簡単にナレッジにアクセスできます。
- 【ナレッジ活用が現場に定着する】
シンプルな操作性と、充実した導入・運用サポートによって、ITツールに不慣れな企業でも無理なく活用できます。さらに、情報を継続的に更新・整理できる仕組みにより、“使われ続けるナレッジ基盤”を実現します。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
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ビジネスリスクの事例やうまくいかない原因まとめ
ここまで、ビジネスリスクの事例やリスク管理の方法を中心に解説しました。
ビジネスリスクには、ベテラン社員の退職による業務の停滞や、情報共有不足によるミスの再発、法令違反など、現場で起こりやすいさまざまなリスクがあります。とくに、情報が共有されず属人化すると、日常業務が止まる原因になるという認識を全社で共有することが重要です。
また、リスクを減らすには、運用ルールやマニュアルを整備するだけでなく、必要な情報を誰でもすぐ確認できる環境を構築することが欠かせません。このような情報は「情報管理ツール」を活用すると、一元管理しながら情報共有を円滑に進められます。
したがって、ビジネスリスク管理で扱う重要な情報をシンプルかつ安全に管理できる情報管理ツール「ナレカン」が最適です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を活用し、ビジネスリスクの管理に全社で取り組みましょう。
