進捗管理とは、メンバーの作業状況を正確に把握し、計画と実績の差分を見える化することです。作業をタスクごとに細分化して作業量を明確化すれば、作業時間を見積もりながらスケジュールを立てられます。
 
一方で、進捗管理が適切にできておらず、プロジェクトの終盤になってトラブルが発覚する方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、進捗管理を成功させるコツやおすすめのツールを中心にご紹介します。
 
という方は、この記事を参考にすると進捗管理のメリットや方法を理解し、プロジェクトを円滑に進められるようになります。


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進捗管理とは?

進捗管理とは、案件やプロジェクトの「仕事・タスクの進捗度」と「作業計画」とのギャップを把握することです。
 
具体的には「進捗会議」を開き、チームメンバーのタスクの進捗度を確認したり、案件の遅延が発生している場合には、スケジュールの見直しやタスクの変更をしたりします。
 
納期遅延や顧客とのトラブルを防ぐためにも、適切に進捗管理をして個人やメンバーの作業状況を常に把握しておく必要があります。
 
関連記事: 【ビジネス向け】進捗確認メールの例文とポイントを解説!


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【用語説明】進捗管理の手法

効果的な進捗管理の手法として、以下4つの用語が挙げられます。
 
  • ガントチャート
  • ガントチャートは、縦軸がタスク、横軸がカレンダーになっており、カレンダーに書き込まれた棒グラフによって視覚的に作業スケジュールが把握できるものです。タスクを担当者ごとに色分けをすれば、チーム全体の作業計画が一目でわかります。
     
  • WBS
  • WBSとは、作業分解構造図の略語であり、タスクを細分化して必要な作業を洗い出す手法のことです。徐々にタスクを細かくしていくことでタスクの抜け漏れを防ぐことができ、ガントチャートと併用するとより効果的になります。
     
  • CCPM
  • CCPMとは、タスクの期限を可能な限り短縮する手法のことです。各タスクに時間的な余裕を持たせず、最短での完了を目指すことでプロジェクト全体に余裕を持たせ、遅れを防ぎます。
     
  • PMBOK
  • PMBOK(ピンボック)とは、プロジェクトマネジメントのノウハウや手法を体系化したものです。プロジェクト管理が10の知識エリアと5のプロセスに分類されており、プロジェクトの状況ごとに、今何をすべきなのかを確認することができます。
いずれの手法も、「状況を把握しやすくする」「タスクが円滑に進むようにする」のに効果的です。


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進捗管理の3つのメリット

進捗管理を実施すると、以下3つのメリットが得られます。
 
 
  • スケジュールとタスクの把握が簡単になる
  • 進捗管理をすると、メンバーのタスクの進捗具合やプロジェクト全体の進みを見える化できるため、把握が簡単になります。
     
  • 早期に課題を発見できる
  • プロジェクトを進めていくうえで、何らかのトラブルや課題が生じることは少なくありません。しかし、進捗管理をすると潜在的に起こり得る課題を早期に発見できます。
     
  • 作業が効率的になる
  • 進捗管理によってタスクの優先度が明確になるため、作業が効率的になります。
 
このように、進捗管理によってタスクの優先順位を設けたり、適切にタスクを振り分けたりできるようになるので、社員もキャパオーバーせず計画通りにプロジェクトを進めやすくなる点は大きなメリットと言えます。
 
関連記事: 【必見】PDCAサイクルを回す方法とおすすめ進捗管理アプリを紹介!


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進捗管理は意味ない?失敗してしまう原因3選

進捗管理の方法が適切でないと、メンバーごとの作業状況を十分に把握できず、潜在的なトラブルを見落とし失敗してしまいます。以下では、進捗管理を「意味がない」と感じてしまう原因を3つご紹介します。

(1)進捗率の定義が曖昧

チーム内で進捗率の定義が曖昧な場合、実際の作業状況を正しく把握できないため、意味がないと感じてしまいます。
 
チームで進捗率に関する統一された基準が設けられておらず、共有もされていなければ、進捗率の定義が曖昧で属人的になり認識齟齬が発生してしまうからです。
 
たとえば、進捗率が80%でも当初予定していた作業量の進捗を基準にしている場合だと、追加で発生した作業量は含まれておらず、実際の進捗率は80%よりも低くなります。結果として、進捗管理が上手くいかず、納期の延期を招いてしまうのです。
 
このように、単に数字だけの進捗管理では実際の状況を把握しづらく、社員個人の裁量により判断されてしまうため、トラブルの原因となります。そのため、進捗率の定義は社内で統一し、認識齟齬を未然に防止すべきです。

(2)進捗率以外の共有をしていない

進捗率以外の共有をしていない場合も、進捗管理に意味がないと感じてしまいます。
 
進捗率以外にも、メンバーの体調や他に抱えているタスク量を考慮しなければ、プロジェクト完遂のためにメンバーが無理をすることになります。そして、稼働できなくなるまで働くことになり、結果的に遅れにつながるケースがあるのです。
 
このように、進捗率は万能な指標ではなく、他にもあらゆる要因が進捗に影響を及ぼします。そのため、タスクの依存関係や全体に占める位置づけを把握するのが重要です。
 
そのため、タスクの量やメンバーの進捗状況が一目で把握できる「Stock」のようなツールを使うと効率よく仕事を割り振ることができるようになります。

(3)チーム内における信頼関係が築けていない

チーム内の信頼関係が築けていない場合は、進捗管理が失敗する最大の原因です。
 
信頼関係が築けていないと、連携がとれずタスクが滞ってしまったり、メンバーのキャパシティを超越してタスクを割り振ってしまう可能性があります。その結果、タスクの進捗率が悪化したりトラブルを放置したりして、プロジェクトを円滑に進められません。
 
したがって、信頼関係を高めるためにコミュニケーションの場を設けることが重要です。定期的にミーティングを開催し、メンバー内で議論をすれば、プロジェクトの課題やトラブルを共有できます。
 
また、ITツールの掲示板機能を活用して、不明点を質問できるようにすると、テレワーク中のメンバーでも迅速な問題解決が可能になります。
 
関連記事: 【画像つき】Excelでの見やすい進捗管理表の作り方とは


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進捗管理ミスで生じる影響

進捗管理に失敗したときには、以下のような影響が生じるので注意が必要です。
 
 
  1. プロジェクトの遅延
  2. 進捗管理ミスが起こると、作業がスケジュール通りに進まず、プロジェクト全体が遅れてしまいます。また、遅れないように大急ぎで作業を進めると、品質の低下にもつながりかねません。
     
  3. コストの増加
  4. スケジュールの遅れを取り戻そうとすると追加のコストが発生します。具体的には、追加の人員を投入するために生じる金銭的コストや、追加の会議やスケジュール調整にかかる時間的コストが考えられます。
     
  5. 信頼性の低下
  6. スケジュールの遅れは、顧客やステークホルダーからの信頼の低下を引き起こしかねません。信頼の低下は、企業のブランドイメージにも悪影響を及ぼすため、ビジネスに長期的な打撃を与えてしまうこともあります。
 
このように、進捗管理のミスは社内だけでなく、社外にまで悪影響をもたらします。そのため、持続的にビジネスをしていくためにも進捗管理は必須です。


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進捗管理を成功させる3つのコツ

以下では、進捗管理を成功させる3つのコツをご紹介します。「進捗管理が上手くいかない」と悩む方は必見です。

(1)進捗率をチーム内で定義する

進捗管理を成功させるうえで、まずは進捗率をチーム内で定義する必要があります。
 
「進捗率の認識のズレ」は進捗管理が上手くいかない原因です。進捗率を定義する際には、最終的な成果物までの工数をあらかじめ設定し「設定した工数をどこまで処理をしているか」を基準にすべきです。
 
たとえば、100枚のスライド資料を作成するときに「1枚のスライドにつき1工数」とする場合、10枚完成した場合には進捗率は10%、70枚完成した場合には70%になります。このように、工数を基準に進捗率を定義すればチーム内で認識を合わせられます。
 
ただし、進捗率だけを重視するのではなく、メンバーが抱えているタスクの量や属性を考慮し、作業がスムーズに行われているか確認するのが重要です。

(2)定期的に進捗確認会議を開く

進捗状況を把握するためには、定期的にミーティングを開くことが大切です。
 
定期的に進捗会議をすると、メンバーの作業状況を適切に把握できます。たとえば、「問題を抱えている人はいないか」「どこのタスクに詰まっているのか」などを確認すれば、メンバー同士の連携が生まれ作業を円滑にできます。
 
会議の方法に関しては、週一でチーム全体のミーティングを開催したり、マネジメント責任者との個別面談を適宜入れたりしましょう。
 
このように、リモートワークで物理的に離れているメンバーとのコミュニケーションや、業務に必要な細かいやりとりにITツールを利用すると、時間や場所を問わずコミュニケーションが取れます。

(3)コミュニケーションがとりやすいチームを作る

進捗状況を可視化するためには、コミュニケーションがとりやすいチームづくりが必要です。
 
コミュニケーションがとりづらいチームは、ミスや課題を報連相しづらくなります。その結果、問題を先延ばしにしてしまい、プロジェクトの終盤にトラブルが発覚する事態になりかねません。
 
解決方法としては、ITツールを使って気軽に不明点を質問できる環境を整えるようにしましょう。「Stock」をはじめとするITツールでは、非対面でも情報を共有しやすく、直接コミュニケーションを取るのに抵抗感がある人でも気軽に質問できます。
 
関連記事: 【無料あり】進捗管理の見える化におすすめのツール・アプリ8選!


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【おすすめ】進捗管理に最適なツール3選

以下では、進捗管理に最適なツール3選をご紹介します。
 
メンバーの進捗管理をスムーズ化するには、情報共有の効率化が最優先です。そのため、チーム間のやりとりを円滑にするためにも「情報共有ツール」が必須ですが、チャットツールでは話題が混ざってしまいます。
 
したがって、「必要な情報をすぐに見つけられ、メンバーの進捗を簡単に把握できるツール」でなければなりません。ただし、多機能なツールはITに詳しくないメンバーが使いこなせない可能性があるので避けるべきです。
 
結論、進捗管理に最適なツールは、メンバーの進捗を一覧形式でまとめられ、非IT企業の65歳でも即日使いこなせる「Stock」一択です。
 
Stockにはあらゆる情報をストックできる「ノート」があり、ノートには「タスク」が紐づけられているので便利です。また、メンバーとやりとりができる「メッセージ」も紐づいているため、話題が錯綜する心配はありません。

【Stock】最も簡単にチームの進捗管理ができるツール

Stockのトップページ
 
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」

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Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITの専門知識がなくてもすぐに使える
    「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
  2. 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
    作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
  3. 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
    直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。

<Stockの口コミ・評判>

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

加井 夕子さん、海野 紘子さん画像
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社
「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」
★★★★★ 5.0

当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。

江藤 美帆さん画像
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ(栃木SC)
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします!」
★★★★★ 5.0

元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

※最低ご利用人数:5ユーザーから

https://www.stock-app.info/pricing.html

Stockの詳細はこちら


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【Microsoft Teams】Microsoft社のコミュニケーションツール

Teamsのトップページ

<Microsoft Teamsの特徴>

  • 機能が豊富
  • Teamsには、Web会議・チャット・ファイル共有をはじめとする、ビジネスに必要な様々なコミュニケーションツールが搭載されています。
     
  • Microsoft 365アプリとの連携に対応
  • ExcelやPowerPoint、WordといったMicrosoft 365アプリとの連携が可能で、共有したファイルを複数のユーザーで同時に編集することもできます。

<Microsoft Teamsの機能・使用感>

Teamsの操作画面
 
  • スムーズなコミュケーション
  • 一対一でも複数人のプロジェクトチームでも利用できるチャット機能があり、気軽にコミュニケーションをとれます。また、ファイルの共有ができるため 資料の受け渡しが簡単です。
     
  • タスク管理機能
  • チャット機能では参加者をチームごとに分け、チーム単位でチャットやタスク管理、ファイルに画像を保存できます。タスクが完了したらチェックをつけて消去することもできます。

<Microsoft Teamsの注意点>

  • 使いこなすのに時間がかかる
  • 多機能なため、ITツールが苦手な人は使いこなすのに時間がかかってしまいます。また、操作性が直感的ではないため、使いながら覚えていく必要があります。
     
  • 過去のファイルを遡りづらい
  • 利用しているユーザーからは「過去のファイルを探す際に苦労することが多かった」という声が挙がっています。(参考:ITreview

<Microsoft Teamsの料金体系>

  • 無料版|¥0
  • Microsoft Teams Essentials|¥599/ユーザー/月
  • Microsoft 365 Business Basic|¥899/ユーザー/月
  • Microsoft 365 Business Standard|¥1,874/ユーザー/月


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【Notion】タスクやスケジュールを細かく管理できるツール

Notionのトップページ

<Notionの特徴>

  • ドキュメント・タスク・Wikiが管理できる
  • Notion内でドキュメント・タスク・Wikiが管理できるので、社内情報を幅広く記録することが可能です。
     
  • 複数のプロジェクトの進捗状況を確かめられる
  • 関連するプロジェクトの相互関係が「タイムライン」でひと目で分かる仕様になっています。

<Notionの機能・使用感>

Notionのタスク管理画面
 
  • タスクを状況別に区別できる
  • ボード機能でタスクを着手状況別に表示できるので、タスクの進行状況を把握したい場合に便利です。
     
  • カレンダー上にタスクを表示できる
  • Notionにはカレンダー機能があり、タスクを表示すればいつまでに何の業務を対応すべきかが視覚的に分かります。

<Notionの注意点>

  • ページの履歴が長期間残らない
  • ページの履歴は「無料プランで7日間」「上位プランでも90日間」まで残る仕様になっています。したがって、ページの編集履歴を永久的に残したい方は、最上位プランのエンタープライズプランの契約が必要です。
     
  • 使いこなすのが難しい
  • 口コミとして「使い慣れていない人には使いにくいツールだと思います」という声が挙がっているため、注意が必要です。(参考:ITreview

<Notionの料金体系>

  • フリー:0円
  • プラス:$12/ユーザー/月(月払い)
  • ビジネス:$18/ユーザー/月(月払い)
  • エンタープライズ:要問合せ
 
関連記事: 【何がすごい?】Notionの使い方や機能・評判まで徹底解説!


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進捗管理に最適なツール3選の比較表

Stock【一番おすすめ】 Microsoft Teams Notion
特徴
最も簡単にチームの進捗管理ができる
Microsoft社のコミュニケーションツール
タスクやスケジュールを細かく管理できる
メッセージ機能
【〇】
【〇】
【〇】※ページ内のみ
タスク絞り込み機能
【〇】
【〇】※Plannerと連携が必要
【〇】
注意点
5名以上での利用が前提
多機能で使いこなしづらい
ページの履歴が長期間残らない
料金
・無料
・有料プランでも1人あたり500円/月〜
・無料プランあり
・有料プラン:¥599/ユーザー/月~
・無料プランあり
・有料プラン:$12/ユーザー/月(月払い)~
公式サイト
「Stock」の詳細はこちら
「Microsoft Teams」の詳細はこちら
「Notion」の詳細はこちら


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進捗管理の概要まとめ

ここまで、進捗管理の定義からメリット、方法、ポイント、おすすめツールまで網羅的に解説しました。
 
進捗管理とは、プロジェクトの進み具合と作業計画とのギャップを把握することです。進捗管理においては進捗率だけでなく、メンバーの抱えているタスクの属性や心身の健康を把握する必要があります。
 
そして、進捗状況を管理するためには、離れた場所でもコミュニケーションがとれる進捗管理ツールが不可欠です。ただし、チャットツールのように情報が流れず、フォルダごとに適切に管理できるかを確認しましょう。
 
結論、導入すべきなのは、あらゆる情報をストックする「ノート」があり、メンバーとやりとりできる「メッセージ」も備わっているツール「Stock」一択です。
 
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を活用して進捗管理をスムーズ化し、プロジェクトを成功に導きましょう。


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関連記事: 【無料あり】進捗管理・工程管理におすすめのアプリ8選!
 
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関連記事: 時間管理のマトリックスとは?具体例やタスクの管理方法も紹介!
 
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代表取締役社長 澤村大輔
この記事の監修者
株式会社Stock
代表取締役社長 澤村大輔

1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所(NRI)に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ(現:株式会社Stock)を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、チームの情報を最も簡単に管理できるツール「Stock」を正式ローンチ。
2020年、DNX VenturesEast Venturesマネーフォワード等のベンチャーキャピタル(VC)から、総額1億円の資金調達を実施。
2021年、東洋経済「すごいベンチャー100」に選出。
2024年、100名~数万名規模の企業のナレッジ管理の課題解決のために、社内のナレッジに即アクセスできるツール、「ナレカン」をαローンチ。

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