仕事の依頼メールを送るうえでは、相手に失礼とならないように構成や書き方を十分注意する必要があります。また、見積もりや日程調整など、シーンごとに書き方を分けるのも重要です。
しかし、ノウハウが不足しているため、依頼メールを送る際にどのような点を意識すべきか分からない担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、仕事依頼メールにおけるポイントやよく使う表現を中心に解説します。
- 依頼メールを送るにあたり、どのような表現を使えば良いか分からない
- 依頼メールの正しい書き方を押さえ、相手とのトラブルをなくしたい
- よりスムーズに仕事を依頼できる方法を知りたい
という方はこの記事を参考にすると、依頼メールの正しい書き方が分かり、スピーディに仕事を依頼できるようになります。
目次
初めての依頼メールで押さえるべきポイント4選
ここでは、仕事の依頼メールで押さえるべきポイントを4つ解説します。相手とのスムーズなやりとりをするためにも、以下の点を押さえましょう。
（1）件名を分かりやすくする
まずは、依頼メールのポイントとして、件名を分かりやすくすることが挙げられます。
無題のままで送るのはもちろん「よろしくお願いします」のように、内容が一目で分からない件名は避けるべきです。内容が分かりづらければチェックも後回しされやすく、最悪の場合見られないまま放置されることもあり得ます。
そのため、確実に内容に目を通してもらえるように「～の依頼」「～について」など件名は分かりやすく記載しましょう。ただし、必要以上に冗長な表現を使うと読みづらくなってしまうので、45文字以内にするのがベストです。
（2）内容は簡潔にする
次に、内容を簡潔にするのも大切です。
仮に内容が冗長だったり曖昧な表現が多かったりすれば、受け手は何を求められているのかがわからず、返事を出しにくくなってしまいます。また、このようなメールでは本旨も捉えづらくなるため、認識の齟齬が起こるリスクもあるのです。
したがって、相手がすべきアクションを明確にイメージできるようにするためも、内容は過不足なく簡潔に記載しなくてはなりません。
（3）返信の期限を明確にする
依頼メールでは、返信の期限を明確にするのも重要です。
返信期限を設けなければ、受け手が「あまり重要ではない」と判断してチェックを後回しにする恐れがあります。その結果、意思決定が遅れるトラブルにもつながりかねません。
以上のような事態を防ぐためにも、依頼メールには返信の期限を明確に設定しておきましょう。また、期限を設ければ返信を待つストレスも軽減されます。
（4）相手を気遣う
依頼メールでは相手を気遣うのもポイントです。
送り手はあくまでも”お願いする立場”なので「恐れ入ります」のように受け手を気遣う言葉を添えるのがマナーです。このような配慮があれば依頼先との良好な関係性を築けるので、その後の取引も継続しやすくなるのです。
以上のように、依頼メールを送る際は思いやりの姿勢を忘れずに意識しましょう。
仕事の依頼メールでよく使う表現
ここでは、仕事の依頼メールでよく使う表現をご紹介します。依頼内容だけを記載するのは失礼になるので、以下のフレーズを活用しましょう。
| よろしくお願いいたします |
「お願いします」よりも丁寧な印象を与えられます。 |
|---|---|
| お手数をおかけしますが |
相手に手間がかかるときに使うと、依頼の表現を和らげられます。 |
| 大変恐縮ですが |
「お手数をおかけしますが」よりも丁寧でへりくだった印象を与えられます。 |
| ～していただいてもよろしいでしょうか |
「相手の状況を考慮している」といった印象を与えられます。 |
| ～していただければ幸いです |
「お願いします」よりもさらにへりくだった表現で、一方的にお願いする印象が和らぎます。 |
| 〇〇までにご回答いただけますと助かります |
具体的な日時や担当者を明記すると、相手が確認の連絡をする手間を省けます。 |
上記の表現を押さえれば、メールだけでなくあらゆるビジネスシーンで役立てられます。
シーン別！仕事依頼メールの例文
ここでは、仕事依頼メールの例文をシーン別でご紹介します。シーンごとにどのような書き方の違いがあるのかを知りたい方は必見です。
シーン1｜資料添付の依頼メール
こちらは資料添付の依頼メールにおける例文です。背景を忘れずに記すのはもちろん、添付先の住所も漏れなく記載しましょう。
件名：資料送付についてのお願い
本文：
依頼先の会社名・氏名
はじめまして。株式会社〇〇の××と申します。
この度、貴社のサービスページを拝見してご連絡いたしました。
現在、弊社では貴社の〇〇の導入を検討しており、つきましては、〇〇についての詳しい資料を拝見したく思っております。
以下の宛先までご送付いただければ幸いです。
送付先住所・会社名・氏名
お忙しいところ大変恐縮ですが、
〇月〇日〇曜日までにお送りいただけますでしょうか。
何卒よろしくお願いいたします。
株式会社〇〇××部
連絡先：
シーン2｜見積もりの依頼メール
こちらは見積もりの依頼メールにおける例文です。早期に見積もりを把握したい場合は、具体的な日時を記すのがポイントです。
件名：お見積もり作成についてのお願い
本文：
依頼先の会社名・氏名
いつもお世話になっております。株式会社〇〇の××と申します。
先日のお打ち合わせでは、〇〇について大変詳しくご説明いただき誠にありがとうございます。
つきましては、〇〇のお見積もりを頂戴できればと思っております。
以下の宛先までご送付いただければ幸いです。
送付先住所・会社名・氏名
お忙しいところ大変恐縮ですが、
〇月〇日〇曜日までにお送りいただけますでしょうか。
何卒よろしくお願いいたします。
株式会社〇〇××部
連絡先：
シーン3｜日程調整の依頼メール
こちらは日程調整の依頼メールにおける例文です。候補日時を記すのがポイントです。
件名：〇〇のお打ち合わせにおける日程調整のお願い
本文：
依頼先の会社名・氏名
いつもお世話になっております。株式会社〇〇の××と申します。
〇〇についてのお打ち合わせをしたく思っております。
つきましては、以下の日時でご都合の良い日を教えていただけますでしょうか。
候補日時：
- 〇月〇日（〇）〇時～〇時まで
- ×月×日（×）×時～×時まで
- △月△日（△）△時～△時まで
万が一上記日時でご都合が合わない場合は、〇〇様でよろしい日時を2、3程度挙げていただけますと幸いです。
お忙しいところ大変恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。
株式会社〇〇××部
連絡先：
シーン4｜講演の依頼メール
こちらは講演依頼メールの例文です。講演会の詳細を記すのがポイントです。
件名：〇〇講演講師ついてのお願い
本文：
依頼先の会社名・氏名
いつもお世話になっております。株式会社〇〇の××と申します。
先日、貴社のホームページを拝見したところ、弊社の開発しているサービスとの類似点を感じました。
つきましては、ぜひ〇月〇日の講演会に参加していただきたいと思っております。
講演会詳細：
第〇回 〇〇講演会
日時：
場所：
謝礼：
ご不明点などございましたらお気軽にお問い合わせください。
お忙しいところ大変恐縮ですが、ぜひご参加いただければ幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。
株式会社〇〇××部
連絡先：
仕事の依頼メールにおける3つの注意点
ここでは、仕事の依頼メールにおける注意点を3つ解説します。依頼先とのトラブルを避けるためにも、以下のポイントを確実に把握しましょう。
（1）相手が不快になる表現を避ける
仕事の依頼メールの注意点として、相手が不快になる表現を避けることがあります。
たとえば、急かすような表現や上から目線の言い回しがある場合、相手に傲慢な印象を与えてしまいます。そのため、件名に「至急」と入れたり「～してください」などと記載したりするのは避けるべきです。
したがって、”仕事を受けてもらう”意識を常に持った言葉選びが重要なのです。
（2）過剰なやりとりを避ける
仕事の依頼メールでは、過剰なやりとりを避ける点にも注意が必要です。
ビジネスメールは丁寧な表現が求められるため、ただでさえ作成に時間がかかります。そのうえ、時間帯によっては返信そのものが難しい場合もあることから、過度にやりとりをすると相手にストレスを与えかねません。
以上のような必要以上のやりとりをなくすためにも、内容は一目で分かるように記載して相手が極力問い合わせをしないで済むようにしましょう。
（3）ほかの内容と埋もれないようにする
最後に、依頼メールがほかの内容と埋もれないようにするのも重要です。
依頼メールを送っても、ほかの内容に埋もれて相手が確認できなくては意味がありません。また、返信がなければ再度リマインドメールを送ったり電話をしたりする手間もかかってしまうのです。
しかし、あらゆる情報が埋もれず確実に蓄積できる「Stock」を使えば、メールと異なりファイルを開かなくても情報を一目で確かめられます。そのため、相手が依頼内容を見落とす心配もありません。
【これで解決】メールよりもスムーズに仕事を依頼できるツール
以下では、メールよりもスムーズに仕事を依頼できるツールをご紹介します。
仕事において迅速な意思決定をするためにはスピーディな依頼が必要です。しかし、メールでは内容を確認するたびにファイルを開かなければならないうえ、情報が埋もれて流れてしまう大きなデメリットがあります。
一方、依頼内容の記載・共有がひとつのツール上で完結する「クラウドツール」を使えば、メールにありがちなファイルを開く手間が省けるだけでなく、CcやBccを付けなくてもやりとりできるようになるのです。
ただし、多機能なツールでは従業員が使いこなせず、次第に運用されなくなる恐れもあるので注意しましょう。このような事態を防ぐには、非IT企業の65歳でも説明なしで使えるほどシンプルで、あらゆる情報を簡単に蓄積できる「Stock」が最適です。
Stockには取引先と共有できる「1フォルダゲスト機能」があるため、面倒なメールでのやりとりから脱却できます。また、直感的な「フォルダ」で各ノートを振り分けられるので情報が混在せず、ノートに紐づく「メッセージ」を使えばメールよりもスムーズにあるのです。
必要な機能に過不足がないシンプルなツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
仕事依頼メールのポイントや注意点まとめ
ここまで、仕事依頼メールのポイントや注意点を中心に解説しました。
依頼メールを送る際は、件名や内容を分かりやすくするだけでなく、相手への配慮が大切になります。また、メールを送ってもほかのメールに埋もれてしまうのは意味がないので、”情報を確実にストックできるクラウドツール”を使いましょう。
ただし、多機能で複雑なツールでは自社に浸透しない可能性もあるため、必ず「ITリテラシーが低くても即日で使いこなせるツール」でなければなりません。
結論、必要な機能に過不足なく、非IT企業の65歳でも直感的に仕事依頼ができる「Stock」が最適なのです。
ぜひ「Stock」でメールのストレスを解消し、仕事をスムーズに依頼できる環境を整えましょう。
