近年、人材の定着を目的として「オンボーディング」の推進が呼びかけられています。成功すれば新入社員が早期に組織へと定着できるため、人材育成の観点で重要な活動です。
しかし、オンボーディングという言葉は耳にしたことがあっても、実際に何をする必要があるのか、なぜ必要なのかわからない方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、オンボーディングの目的や成功につなげるプロセスをご紹介します。
- オンボーディングの目的が不明で自社でどのように対応すべきかわからない
- 新入社員のオンボーディングが成功するように社内で推進していきたい
- 簡単にオンボーディングを促せる手法を探している
という方は今回の記事を参考にすると、オンボーディングへの理解が深まり、社内へのオンボーディング浸透が実現できます。
目次
オンボーディングとは
オンボーディングとは、新卒中途問わず新たに入社する社員に対し、組織に定着し活躍することを促す過程を意味します。
オンボーディングは、単発的に実施する研修とは異なり、新入社員の定着に向けた長期的な活動であることが特徴です。たとえば、入社前の社内見学や入社直後に実施するような新入社員研修、歓迎会はオンボーディングの一部に含まれる施策になります。
このように、教育フローやサポート体制全般を全面的に整える必要があるため、オンボーディングの実施には教育担当者はもちろん、配属部署や他部署メンバーといった全社員の協力が不可欠です。
オンボーディングが重要な3つの理由
以下では、オンボーディングが重要である理由を3つご紹介します。オンボーディングは組織を発展させる重要な活動であり、新入社員と既存の社員の双方にメリットをもたらします。
早期の離職防止
組織に新入社員が定着すれば早期の離職を防げます。
新しい環境では社内独自のルールや業務の進め方を覚える必要があるので、新入社員は問題なく働けるか不安を抱きやすい状態です。オンボーディングでは、新入社員の身近に業務への不明点や不安感を気軽に話せる人物を配置するので、悩みが解消され仕事に集中しやすくなるのです。
このように、オンボーディングによって、既存の社員と新入社員のコミュニケーションが円滑に進めば早期の離職防止につながります。
新入社員の早期活躍
新入社員へ早期に業務を修得させ、即戦力となり業務での活躍が期待できることも理由のひとつです。
オンボーディングは新入社員に対し、既存社員がそばで実際の業務を行いながら教育を行うので、修得スピードも早くなります。結果として、早期に新入社員が活躍でき、新入社員と既存の社員の双方のモチベーションも上がるため、組織が活性化するのです。
逆に、座学が中心ななかで突然現場への業務へアサインしたり、マニュアルを渡すのみでフィードバックがなかったりすると、新入社員の成長スピードも遅くなるので注意しましょう。
教育格差の防止
社内の教育格差を生まないためにもオンボーディングは有効です。
人材育成には既存社員による教育が不可欠ですが、一律で行われる研修のみでは新入社員自身の理解度にも差があることからも、成長に格差が生まれます。また、教育する部署や担当によって業務が異なるので、業務に合わせた教育を行わなければ、既存の社員の業務負担も増加してしまうのです。
そこで、教育格差を生まないように全社的に必要な教育のほかにも、各部署や担当レベルでのオンボーディングが求められるのです。
オンボーディングを成功させる3つのプロセス
ここでは、オンボーディングを成功させる過程において必要な3つのプロセスを紹介します。オンボーディングは入社前・入社直後・入社数か月後で分ける点がポイントです。
入社前から支援準備を始める
オンボーディングは採用者が入社する前から支援準備を始めましょう。
具体的には、教育体制の確立が必要です。新入社員研修の内容や教育フローが固まっていなければ円滑な教育は進められないため、現場の教育担当者と教育の企画者(人事や総務担当)が分かれている場合はとくに事前の連携が必要です。
採用者を迎え入れる事前準備を行うと、教育体制が固まり入社後すぐに動き出せます。
入社直後の不安を解消する
入社直後に新入社員の不安を解消すれば、早期の職場定着を促せます。
たとえば、新入社員への期待を事前に伝えておけば、新入社員は達成すべき目標の解像度を上げて業務に取り組めるので、人材の成長スピードを促進できるのです。
また、新人研修も併せて実施し理念や社内用語といった企業独自の考え方を早期に伝えると、企業への理解が深まり帰属意識の向上はもちろん、新入社員の不安を払拭できます。
新入社員が馴染める状況を生み出すには、勤務への不安を解消する雰囲気づくりや導線設計を確実に行いましょう。
入社数か月後に状況を確認する
仕事に慣れ始めた、入社数か月後の新入社員へのフォローも重要な取り組みです。
たとえば、入社数か月後にも面談を実施すると、業務理解が深まり始めた段階での悩みがヒアリングできます。ほかにも、新入社員とは異なる部署の社員をサポート役につける「メンター」を実施すると、率直に話ができる場を生み出せます。
このように、入社数か月後にもサポートを続けると、企業側と新入社員の双方の考えがすり合わせられ、メンバーの長期的な組織定着につなげられるのです。
【必見】簡単にオンボーディングを促せるツール
以下では、簡単かつ効率的にオンボーディングを促せるツールを紹介します。
オンボーディングは長期的に新入社員を支援することで定着率を高める活動ですが、一方で体制の構築は企業側に労力がかかる問題点があります。また、教育担当者の負担が増えれば通常業務が対応しきれなくなってしまうリスクも伴います。
そのため、すぐにオンボーディングを実現するには、マニュアルなどの社内情報や経過観察・状況確認の内容を関係者に共有できる仕組みが必要です。ただし、関連資料が社内に点在していると、共有のたびに必要な情報を探す手間がかかり、効率化ができません。
そこで、情報共有にITツールを使うと、情報を一か所に集約して管理可能です。しかし、難解なツールだと社員が使いこなせずに放置してしまうため、簡単にオンボーディングを促すには、シンプルな操作性で社内情報をだれでも共有・管理できる「Stock」のような情報共有ツールが必須です。
Stockの「ノート」に記載した情報を残しつつ、オンボーディングの教育フローを複数の関係者へ同時に共有可能です。また、直感的な「フォルダ」でノートの情報を整理できるため、マニュアルを新入社員に周知する際も格納場所を簡単に伝えられるのです。
最も簡単に情報管理・共有ができるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
オンボーディングの目的や重要性、成功するプロセスのまとめ
これまで、オンボーディングの目的や重要性、成功に導くプロセスをご紹介しました。
オンボーディングとは新入社員の組織定着と活躍を促す過程を指し、離職防止・新入社員の早期活躍・教育格差の防止の観点からもメリットがある取り組みです。成功させるには入社前～入社後数か月後まで長期間にわたり新入社員を支援する必要があります。
しかし、実施には全社員の協力が必要なため、社員の誰もがストレスなく取り組めるようにオンボーディングに関する情報共有には工夫が必要です。そこで、「情報共有ツール」を活用すればオンボーディングに必要な資料が簡単に確認できるのです。
ただし、導入後すぐに使えない難解なツールでは社内で定着しないため、今回ご紹介した非IT企業の65歳以上でも即日で、オンボーディングをはじめとしたあらゆる情報管理ができるStockが必要です。非IT企業を中心に200,000社以上が導入し、実際に新人教育のオンボーディングに活用している事例も豊富です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、オンボーディングを社内に浸透させましょう。
