組織活動の円滑化にはチームワークが欠かせません。ビジネスにおけるチームワークが向上すると、社員のモチベーションが高まるだけでなく、企業の組織力を最大化して生産性を向上できます。
しかし、既存のチームワークができておらず、業務スピードに支障が出ていることに悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、チームワーク向上に失敗する原因と、仕事が回るチームの作り方を中心に解説します。
- チャットツールの導入により情報が溢れ、メンバーが疲弊しているマネージャー
- 無駄な会議や確認作業が増えるばかりで一向に業務効率が上がらない現場リーダー
- 一部のメンバーしかツールを使いこなせておらず困っている組織改革担当者
上記に当てはまる方はこの記事を参考にすると、社員が働きやすい職場環境を構築する方法が分かり、企業全体の業務改善にも取り組めます。
目次
チームワークとは？仕事が回る組織に共通する考え方
以下では、「チームワーク」という言葉の定義を解説します。仕事が回っている組織では、以下のような考え方が浸透しています。
チームワークとは共通目標に向けて協力すること
チームワークとは、共通の目標を達成するために各メンバーが自分の役割を果たし、お互いを補い合うことです。
「目指すべきゴールをはっきりと理解していること」と「誰が何を担当し、今どんな状況なのかを全員が把握していること」という2つの条件が揃って初めて、本当のチームワークが生まれます。
仲の良さは結果としてついてくるものであり、仲良くすることが目的になってはいけないのです。
チームワーク＝密な連絡ではない
チームワークとは、密な連絡を取ることではありません。
チャットツールが普及した今、24時間いつでもメッセージを送受信できます。一見、チームワークが良さそうですが、連絡量が多いと「すぐに返信しなければ」というプレッシャーに追われ、メンバーが自分の仕事に集中する時間が奪われます。
仕事が回っている組織では、何度も連絡を取り合うのではなく「今誰が何をやっていて、次に自分が何をすべきか」が全員に共有されているのです。
形骸化したチームワークを放置するリスク
チームワークを高めるためにチャットツールでの連絡の量を増やすと、かえってチームワークは形骸化します。以下では、形骸化したチームワークを放置するリスクを2つ紹介します。
必要な情報にたどり着けなくなる
1つ目は、必要な情報にたどり着けなくなることです。
連絡ばかりが盛んで情報が整理されていないと、重要な決定事項や資料、タスクなどが過去のタイムライン上で流れてしまいます。
その結果、資料がどこにあるかを確認する手間が発生し、全員の時間とエネルギーが奪われてしまうのです。
一部のメンバーしかツールを使いこなせない
2つ目は、一部のメンバーしかツールを使いこなせないことです。
高機能で操作が複雑なツールを導入しても、ITリテラシーの高いメンバーしか使いこなせず、IT初心者が仕事についていけなくなります。
このITリテラシーの格差により、ツールを使いこなせないメンバーは当事者意識を失い、チームワークが崩壊するおそれがあるのです。
チームワークを高めようとして業務が非効率になる理由
単にチームワークを高めようとしても、仕事が回るチームを作ることはできません。以下では、チームワークを高めようとして業務が非効率になる理由を2つ紹介します。
フロー情報とストック情報を混同している
1つ目は、フロー情報とストック情報を混同していることです。
「フロー情報」とは、その瞬間の意思疎通が目的で、時間が経てば価値がなくなる情報のことです。一方、「ストック情報」とは、後から何度も見返す可能性が高いマニュアルやタスクの進捗状況などです。
チームワークを高めようとして、チャットツールを活用しても形骸化するのは、フロー情報を流すための場所であるチャットに、ストック情報まで流しているからなのです。
多機能ツールを導入している
2つ目は、多機能ツールを導入していることです。
自由度が高く、何でもできる多機能ツールは便利に見えます。しかし、機能が多すぎるがゆえに「どこに何を書けばいいのか」「どう分類すべきか」という運用のルールがどんどん複雑化するのです。
結果として、ルールを細かく作りすぎて誰も守らなくなったり、ツールが使われずに放置されたりするのです。
仕事が回るチームの作り方
以下では、仕事が回るチームの作り方を2つ解説します。チームワークが悪いと感じる組織こそ以下のポイントを実践して、すぐにチームワークの向上に取り組みましょう。
情報を集約する
1つ目は、情報を集約することです。
会話の量を増やすのをやめ、「ここを見れば最新の情報がすべて分かる」という情報のストック場所を1つに決めることが重要です。
これにより、最新情報を確認するための無駄な連絡が劇的に減り、本当に必要な実務や議論に時間を使えるようになるのです。
シンプルなツールを導入する
2つ目は、シンプルなツールを導入することです。
チームワークとは、「全員」が参加できて初めて成り立ちます。そのため、社内で最もITが苦手な人でも即日使えるようなシンプルなツールを導入し、全員がツールを使い続けられる環境を構築しましょう。
たとえば、「Stock」なら、非IT企業の65歳以上の社員でもスムーズに使えるほど操作が簡単で、情報共有の仕組みを社内に定着させられます。
会話をしなくても情報が見つけられる環境を作る方法
以下では、会話をしなくても情報が見つけられる環境を作る方法を紹介します。
チームワークを高めようとしてチャットツールでのコミュニケーションの量を増やすと、常に誰かの発言に気を配らなければならなくなり、本来進めるべき業務の手を止められてしまいます。
ツール上のメッセージが増えると、重要な決定事項や資料が流れ、必要な情報にすぐにたどり着けなくなります。チームワークを高めるための手段を間違えると、かえって仕事が回らなくなるのです。
そこで重要なのが、情報が流れず、IT初心者でも簡単に使えるツールを導入することです。このようなツールを使えば、操作の複雑さによる形骸化を防ぐことができるほか、情報を探す手間を削減できます。
こうした条件に最も当てはまるのが、社内情報をテーマごとに分けて蓄積できるツール「Stock」です。Stockでは、「ノート」をフォルダごとに分けて管理できるため、他のメンバーに確認せずとも目的の情報にアクセスできるのです。
社内情報をテーマごとに分けて蓄積できるツール「Stock」
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
＜Stockのタスク・メッセージ機能＞
Stockの「ノート」には、「タスク」と「メッセージ」を紐づけられるため、情報の散在を防げます。タスクには期限や担当者を設定でき、担当者には通知が飛びます。また、社員への連絡事項があるときは、メッセージにて任意のメンバーをメンションして伝えることができます。
チャットツールでの情報の流失を解消した事例
訪問型のはり灸マッサージ事業を展開している株式会社ハピネスでは、新規の問い合わせや営業の打ち合わせ記録、顧客からのクレーム、社内日報の管理に「Stock」を活用しています。
当初はLINEで情報共有をしていましたが、情報が流れて必要な情報にすぐにアクセスできないという課題がありました。
そこで、チームの情報を簡単に管理できるツールを探していたところ、「Stock」を見つけ、すぐに導入を決断しました。必要な情報がちゃんと残っている上に、とてもシンプルで直感的に使えるプロダクトだったことが導入の決め手になりました。
その結果、チームの情報を簡単に管理できるようになりました。たとえば、従来使っていたLINEでは、過去の営業の打ち合わせ記録を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock導入後は、すべての記録がノート単位で整然と管理され、過去の営業記録にも即座にアクセスできるようになったのです。
チームワーク向上に失敗する原因と対策まとめ
ここまで、チームワーク向上に失敗する原因と対策を中心に解説しました。
チームワークを高めようとしても、フロー情報とストック情報を同じタイムライン上で流したり、多機能ツールを導入していたりすると、業務は円滑に進まないままです。
仕事が回るチームを作るには、IT初心者でも簡単に使えるようなシンプルなツールに社内情報を集約し、情報を探す手間を省くことが重要です。全員が「ここを見ればすべての動きが分かる」という環境を作ることで、確認のための無駄な連絡を劇的に減らせます。
結論、ビジネスでのチームワークを高めるには、誰でも簡単に業務情報を管理・共有できるツール「Stock」が最適です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、他のメンバーに確認せずとも情報が見つけられる環境を作りましょう。
