仕事を効率化するには、単に作業スピードを上げるだけではなく、「探す・聞く・待つ」といった無駄な時間を減らすことが重要です。
しかし、実際には「業務効率化の施策を進めているのに、なかなか現場の負担が減らない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、仕事を効率化できるアイデアやよくある失敗を中心にご紹介します。
- 業務効率化の改善施策を増やしているのに、一向に改善されず困っている管理職
- 社内の情報が散在し、“探す時間”が多すぎることに悩んでいる現場リーダー
- 業務効率化ツールが定着せず、形骸化してしまうのに悩んでいる業務改善担当者
上記に当てはまる方は今回の記事を参考にすると、仕事を効率化させる効果的な方法がわかり、より多くの時間を確保できるようになります。
目次
業務効率化の8原則とは
業務効率化の8原則とは、労働時間を削減し、働き方を見直すための考え方を示したものです。業務効率化を実現するにあたって、まずは以下の8原則について考えましょう。
日常的に行われている業務をこの原則と照らし合わせて、改善できるポイントがないか洗い出すのが基本的な考え方です。
【具体例】仕事を効率化できる5つのアイデア
ここでは、仕事を効率化できるアイデア5選をご紹介します。現状の業務体制にストレスを感じている方は必見です。
（1）業務の優先順位をルール化する
1つ目のアイデアは、業務の優先順位のルール化です。
業務に優先順位がないと、緊急性の高いタスクや時間をかけるべきタスクが後回しになって、対応遅れにつながってしまう恐れがあります。そのため、円滑に業務を進めるためには、優先順位の設定が必須です。
ただし、業務に優先順位をつけるためには、ルールが必要です。たとえば、タスクの緊急度や重要度が高いものを先に消化して、すぐに終わる軽いタスクは後回しにするなどのルールを設定しましょう。
（2）タスクの担当範囲を明確化する
2つ目のアイデアは、タスクの担当範囲の明確化です。
担当範囲があいまいな状態では「誰が」「どこまで」対応するかが分からず、確認作業や対応漏れが発生しがちです。とくに、チームで進める業務では、タスクの不明瞭がトラブルの原因になるため注意しましょう。
また、担当範囲が明確になれば「自分で処理できるタスク」と「誰かに任せられるタスク」を割り振って、効率的に業務を遂行できるようになります。結果、事前にタスクの依頼ができて、チーム内の連携も取りやすくなります。
（3）業務の属人化を防ぐ
3つ目のアイデアは、業務の属人化防止です。
特定の社員しか分からない業務があると、担当者への確認作業が増えたり、不在時に業務が止まったりする恐れがあります。また、引き継ぎや教育にかかるコストも増えるため、円滑な業務の実現は困難です。
そのため、業務手順や判断基準をマニュアル化して、誰でも対応できる環境を整備しましょう。社員にマニュアルが共有されていれば、無駄な確認作業や過度な教育もなくせるため、本来の業務に集中して取り組めます。
（4）情報を蓄積・共有する
4つ目のアイデアは、情報の蓄積と共有です。
必要な資料がすぐに見つからず、PCのフォルダ内を探したり担当者に確認したりする時間が増えると、そのたびに業務が止まってしまいます。とくに、メールで情報共有をしている場合、過去の添付資料をすぐに検索できず時間がかかってしまいます。
そのため、資料を一元管理してすぐに検索できる情報共有ツールを導入して、資料の検索・確認にかかる時間をなくしましょう。たとえば、「Stock」のようなツールは、情報が流れることなく蓄積・共有できるためおすすめです。
（5）現場に定着するツールを使う
5つ目のアイデアは、現場に定着するツールの使用です。
近年、ITツールを導入して業務を効率化する企業が増えています。しかし、多機能ツールを導入しても、社員が使いこなせず、かえって非効率になってしまうケースも少なくありません。
そのため、業務をスムーズに進めるためには、現場が安定して使いこなせるITツールの導入が必須なのです。
業務効率化でよくある失敗パターン
ここでは、業務効率化でよくある失敗パターンをご紹介します。業務改善に取り組んでも成果が出ない担当者の方は、自社に当てはまるところがないか確認しましょう。
作業スピードだけを効率化しようとしている
1つ目の失敗パターンは、作業スピードだけを効率化しようとしているケースです。
実際の業務には「資料を探す」「担当者に確認する」などの実務以外の時間が多く含まれます。そのため、作業スピードの向上だけでは、大幅な改善は見込めません。
そのため、業務効率化では、情報共有や確認作業などの「周辺業務」をいかに減らせるかが重要なのです。
ツール導入によって情報共有が複雑化している
2つ目の失敗パターンは、ツールの導入によって情報共有が複雑化しているケースです。
業務効率化を目的にツールを増やすと、ツール間の行き来が増えて作業が複雑になったり、情報が複数の場所に分散したりするケースがあります。結果、複数ツールをうまく併用できず、かえって非効率な状態を招いてしまうのです。
また、詳細な設定やカスタマイズ可能な多機能ツールを導入しても、現場が使いこなせなければ運用できません。したがって、業務効率化では、操作が簡単なツールをまずはひとつ導入して、安定した運用を目指しましょう。
【担当者必見】業務効率化に最適なツールとは
ここでは、業務効率化に最適なツールをご紹介します。
仕事を効率よく進めるためには、作業自体のスピードを上げるだけでなく、資料を探す時間や上司の指示を待つ時間などのムダ時間を省くことが重要です。
しかし、Excelやメールでの情報管理では、管理が煩雑になったり情報が流れたりするため、情報の共有や検索に時間がかかってしまい、業務を効率化できません。
そこで、情報の管理・共有に最適なITツールを導入して、業務のムダを省きましょう。ただし、多機能で複雑なツールを導入すると、社員が使いこなすのに時間がかかってしまうため、誰でも簡単に使えるツールが最適です。
こうした条件に最も当てはまるのは、社内の情報をシンプルに管理・共有できるツール「Stock」です。Stockの「ノート」には、情報が埋もれることなく蓄積でき、任意のメンバーへリアルタイムで共有可能です。さらに、検索機能を使えばいつでもすぐにアクセスできます。
社内情報を効率的に管理・共有できるツール「Stock」
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
AIを使って仕事を効率化する方法
ここでは、AIを使って仕事を効率化する方法を2つ紹介します。以下の内容を実践すると、人数が少ない企業でも仕事をスムーズに進められます。
（1）対話型AIサービスを使う
1つ目の方法は、対話型AIサービスを使うことです。
対話型AIは、人間と自然に会話できるAIサービスのため、従来の「おすすめ 和食 料理」といった検索方法から「おすすめの和食のお店を教えてください」といった調べ方が可能になります。具体的な例として、ChatGPTやGeminiなどが挙げられます。
そのため、専門的な知識がなくとも簡単に、データ分析や資料の作成・知りたいことが調べられる点が特徴です。
（2）AI機能が備わったビジネス向けツールを使う
2つ目のAIを使って仕事を効率化する方法は、AI機能が備わったビジネス向けツールを使うことです。
昨今では、独自のAI機能を備えたツールが豊富に提供されています。AI搭載のツールを導入すれば、根本的な業務改善につながるほか、より高度な意思決定を支援してくれます。
ただし、AIが備わったツールはより複雑かつ高額な傾向があるため、社内に浸透するかを入念に確認してから導入可否を判断しましょう。
仕事を効率化できる人の特徴
ここでは、仕事を効率化できる人の特徴を3つご紹介します。スムーズに仕事を回せているチームとの差分を埋めたい方は必見です。
特徴1｜正しく目標設定する
特徴の1つ目は、正しく目標設定している点です。
仕事を効率的に進められる人は、与えられた仕事に対して最初に目標を設定します。そして、設定した目標から逆算したうえで「いつまでに、どれほど仕事が完了していなければならないのか」を可視化するのです。
以上のように事前に目標を設定すれば、仕事の方向性が途中で逸れる心配もありません。
特徴2｜助けを求められる
特徴の2つ目は、助けを求められる点です。
仕事を効率的に進められる人は、仮にタスクが遅れている場合でも余裕のある人に助けを求められます。その結果、チーム全体の進捗が滞る事態を防げるのです。
部署やプロジェクトチームなど、日々の仕事は常に組織で進めるケースが大半です。そこで、日常的にコミュニケーションをとっていれば、トラブルが起きた際にすぐに助けを求められる環境をつくれます。
特徴3｜取捨選択をすぐに判断する
特徴の3つ目は、取捨選択をすぐに判断している点です。
仕事を効率化するには”やるべき仕事”と”やらなくても良い仕事”の判断が重要です。取捨選択の判断が早ければ、重要度の低い仕事に時間をかける心配もありません。
したがって、効率良く仕事をするためには、優先順位をつけながら作業の取捨選択をスピーディに進める必要があります。
特徴4｜こだわりが強すぎない
特徴の4つ目は、こだわりが強すぎない点です。
仕事に対して必要以上のこだわりを持ってしまうと、本質とは関係のない部分にも注力して無駄な時間が発生します。しかし、効率的に仕事を進められる人は、妥協点を作りながら生産性が落ちない手前で仕事を切り上げています。
そのため「書類作成では細かい文言の修正に時間をかけ過ぎない」など、完璧主義にならない意識を持ちましょう。
業務効率化でよくある失敗と対策まとめ
これまで、仕事を効率化するアイデアや業務効率化でよくある失敗を中心にご紹介してきました。
仕事を効率化するには、事前に担当範囲を明確にしたうえでタスクの優先順位を付け、任せるところは任せるなどの工夫が必要です。また、あらゆる情報が一元化される”ITツール”を使うと、情報共有にかかる時間も大きく減らせるので効果的です。
ただし、複雑なツールでは操作方法を教えるのに無駄な時間がかかり、かえって仕事が非効率になりかねません。このような事態を防ぐためには「ITリテラシーが低くても説明なしで使えるシンプルなツール」が必須なのです。
結論、仕事を効率化するには、誰でも簡単に操作でき、スムーズに社内情報などを共有・管理できるツール「Stock」が最適です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」であらゆる仕事を効率化し、日々のストレスを解消しましょう。
