裁量の大きい仕事を任されたり、業務の量が増えたりした場合は仕事を効率的に回す必要があります。仕事が効率化すれば、時間に圧迫されるストレスもかかりません。
しかし「仕事を効率化したいが効果的な方法が分からない」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、仕事を今すぐ効率化できるアイデア7選とコツを中心にご紹介します。
- 業務に無駄が多く、時間が圧迫されて困っている
- 仕事を効率化する方法を知り、日々のストレスを解消したい
- 個人だけなくチームで仕事を効率化できる仕組みを整えたい
という方は今回の記事を参考にすると、仕事を効率化させる効果的な方法が分かり、より多くの時間を確保できるようになります。
仕事を効率化できる7のアイデア
ここでは、仕事を効率化できるアイデア7選をご紹介します。現状の業務体制が非効率でストレスになっている方は必見です。
（1）朝一にタスクの優先順位を決める
まずは、仕事を効率化するアイデアとして、朝一にタスクの優先順位を決めることが挙げられます。
朝一の段階で「一日ですべきタスク」を洗い出して優先順位を付ければ、新しいタスクが出てくるたびにスケジュールを組み直す無駄な時間がかかりません。
ただし、優先度を決めるのは主観に頼るのではなく、各タスクにおける緊急性・重要性の高さを適切に判断する必要があります。
（2）重要度の高い仕事は午前中にする
次に、重要度の高い仕事は午前中にするのも大切です。
人間の「集中力が高まる時間」「思考に適した時間」は午前中とされています。また、優先度の高い仕事を午前中に完了させておくと心理的な安心感も得られるので、余裕を持ってタスクを進められるのです。
しかし、万が一集中力が切れてしまった場合は、簡単なタスクから片付けて集中力を取り戻しましょう。
（3）タスクを細分化する
次に、タスクを細分化するのも仕事の効率化につながります。
タスクを細分化すると中間目標が明確になるので、長期プロジェクトの場合でも全体の進捗管理がしやすくなります。その結果、ひとつのタスクへの集中力もアップするのです。
ただし、ひとつの締め切りに遅れると、その後の業務も連鎖的に滞りかねないので注意しましょう。
（4）終わりの時間を決める
終わりの時間を決めるのも仕事効率化に役立ちます。
仮に、終了時間を決めないまま作業を続けてしまうと、想定よりも多くの時間がかかって残業の原因になります。しかし、時間を決めれば逆算しながらタスクを進められるので、より効率的に作業が完了するのです。
ただし、各メンバーのキャパシティを考慮して、終了目安は必ず実現可能な範囲に設定すべきです。
（5）こまめに休憩を取る
こまめに休憩を取るのも、仕事を効率化するのに必要です。
長時間作業を続けてしまうと、集中力が低下してかえって業務のペースが滞る恐れもあります。したがって、効率的に業務を進めるためにはこまめに休憩を取り、集中力を回復させるのが大切です。
また、仕事と休憩の理想的なサイクルは「25分集中+5分休憩」とされているので、生産性を向上させるためにも積極的に実践しましょう。
（6）業務の進め方を見直す
効率よく仕事するには、業務の進め方の見直しも大切です。
たとえば、新しく引き継ぐ業務で「前任者と同じやり方で問題ない」としてしまうと、手順だけが形骸化し、実際は不要だったり簡略化できたりする作業を続けてしまう恐れがあります。
したがって、仕事の些細な部分に気を配るのはもちろん、業務の進め方そのものに改善点がないか確かめるのも重要なのです。
（7）ITツールを活用する
仕事を効率化するにはITツールの活用も欠かせません。
ITツールを使えば仕事の情報がすべて一元管理されるので、個人に確認しなければ分からない進捗状況も瞬時に把握できます。また、情報共有にわざわざメールや電話を使う手間も省けるのです。
ただし、自社のITリテラシーが低い場合は、多機能で複雑なツールだとかえって仕事が非効率になる恐れもあります。そのため「誰でも即日で操作できるほどシンプルなツール」を選びましょう。
とくに、非IT企業の65歳でも説明なしで使える「Stock」であれば、操作を教える時間が一切かからず、進捗確認や情報共有も簡単にできます。
仕事を効率化する3つのコツ
ここでは、仕事を効率化する3つのコツをご紹介します。ひとつの作業に無駄な時間をかけないためにも、以下のコツを必ず実践しましょう。
コツ1｜仕事の目標を明確にする
まずは、仕事を効率化するコツとして目標を明確にすることがあります。
「いつまでに作業を完了させるか」「期日までにどれほどのタスクを終わらせるか」といった目標があれば、逆算によって仕事をスムーズに回せるようになります。さらに、チームで共通意識を持てることから、質やスピードがばらつく心配もありません。
以上のような環境をつくるためにも、あらかじめ仕事の最終目標を明確にしたうえでチームへ共有しましょう。
コツ2｜必要な情報がすぐに見つかるようにする
必要な情報がすぐに見つかるようにするのも、仕事を効率化するコツです。
書類などのデータを整理して必要なときにすぐに見つかるようにすれば、目的の情報を探し出す時間が削減されるので仕事の効率化につながります。
また、書類が散在しなくなれば集中力アップも図れるので、顧客ごとに資料をファイル化するなど情報は適切に整理しましょう。
コツ3｜チームで活発な情報共有をする
最後に、チームで活発な情報共有をするのも必須です。
チームでの情報共有が円滑であれば、各人おけるタスクの進捗状況やスケジュールもリアルタイムで把握できます。そのため、期日直前までタスクの遅れに気づかず、慌ててスケジュール調整やタスクの再配分をする事態も防げるのです。
ただし、メールは埋もれてしまい、電話ではメモをしなければならないので面倒です。一方、リアクション機能で即座に反応ができるうえに、メールのようにアクセスしづらくなることがないITツールがあります。
なかでも、メッセージやタスクの確認・共有が簡単にできる「Stock」を使えば、誰でも即日で円滑なコミュニケーションを図れます。
【担当者必見】仕事の効率化に最適なツール
以下では、仕事の効率化に最適なツールをご紹介します。
紙やWord，Excelといったアナログな手法で仕事をしていれば、印刷コストや管理の属人化といった非効率な状態を招きます。一方、あらゆる情報を一元管理できる”ITツール”を使うと目的の情報をすぐに見つけられるうえ、リアルタイムで情報共有ができるのです。
ただし、多機能で複雑なツールを選んでしまうと、ITリテラシーが低い場合は操作を覚えるのに時間がかかり、かえって仕事が滞る恐れもあるので注意しましょう。
したがって、以上のような事態を防ぐためには「誰でも即日で使えるほどシンプルなツール」が欠かせません。たとえば、仕事に必要な機能に過不足がなく、非IT企業の65歳がすぐに使いこなせるほどシンプルな「Stock」が最適です。
Stockの「ノート」に情報を残すだけでチームへ簡単に共有できます。また、各ノートに「メッセージ」「タスク」が紐づいているので情報が錯綜せず、タスクの進捗確認やコミュニケーションに一切の負担がかかりません。
非IT企業の65歳が説明なしで使えるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
仕事を効率化できる人の特徴
ここでは、仕事を効率化できる人の特徴を3つご紹介します。スムーズに仕事を回せているチームとの差分を埋めたい方は必見です。
特徴1｜正しく目標設定する
まずは、仕事を効率化できる人の特徴として、正しく目標設定している点があります。
仕事を効率的に進められる人は、与えられた仕事に対して最初に目標を設定します。そして、設定した目標から逆算したうえで「いつまでに、どれほど仕事が完了していなければならないのか」を可視化するのです。
以上のように事前に目標を設定すれば、仕事の方向性が途中でそれる心配もありません。さらに、ひとつの仕事にかける時間も大幅削減できます。
特徴2｜助けを求められる
助けを求められるのも仕事を効率化できる人の特徴です。
仕事を効率的に進められる人は、仮にタスクが遅れている場合でも余裕のある人に助けを求められます。その結果、チーム全体の進捗が滞る事態を防げるのです。
部署やプロジェクトチームなど、日々の仕事は常に組織で進めるケースが大半です。そこで、日常的にコミュニケーションをとっていれば、トラブルが起きた際にすぐに助けを求められる環境をつくれます。
特徴3｜取捨選択をすぐに判断する
仕事を効率化できる人は取捨選択をすぐに判断する特徴もあります。
仕事を効率化するには”やるべき仕事”と”やらなくても良い仕事”の判断が重要です。取捨選択の判断が早ければ、重要度の低い仕事に時間をかける心配もありません。
したがって、効率よく仕事をするためには、優先順位をつけながら作業の取捨選択をスピーディに進める必要があります。
特徴4｜こだわりが強すぎない
最後に、効率よく仕事ができる人にはこだわりが強すぎない特徴もあります。
仕事に対して必要以上のこだわりを持ってしまうと、本質とは関係のない部分にも注力して無駄な時間が発生します。しかし、効率的に仕事を進められる人は、妥協点を作りながら生産性が落ちない手前で仕事を切り上げています。
そのため「書類作成では細かい文言の修正に時間をかけ過ぎない」など、完璧主義にならない意識を持ちましょう。
仕事を効率化するアイデアやコツまとめ
これまで、仕事を効率化するアイデアやコツを中心にご紹介してきました。
仕事を効率化するには、事前に目標を明確にしたうえでタスクの優先順位を付け、チームで活発なコミュニケーションを取っていく必要があります。また、あらゆる情報が一元化される”ITツール”を使うと、情報共有にかかる時間も大きく減らせるので効果的です。
ただし、複雑なツールでは操作方法を教えるのに無駄な時間がかかり、かえって仕事が非効率になりかねません。このような事態を防ぐためには「ITリテラシーが低くても説明なしで使えるシンプルなツール」が必須なのです。
結論、仕事を効率化するには、非IT企業の65歳以上でも即日で使いこなせるうえ、タスクの進捗確認やメッセージやりとりも円滑にできる「Stock」が最適です。
ぜひ「Stock」であらゆる仕事を効率化し、日々のストレスを解消しましょう。
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