煩雑な業務内容を整理する「業務改善」には多くのメリットが存在します。しかし、業務の停滞を招く原因は多岐に渡るので、何から取り組めばよいのかわからずに頓挫してしまうケースは少なくありません。
そして、多くのビジネスパーソンは通常業務だけで多忙なうえ、既に業務を抱えています。そのため、業務改善を進める時間がないなか、施策を講じなければならない担当者の方も多いのではないのでしょうか。
そこで、今回は時間がないなかでも業務改善を達成する方法を中心にご紹介します。
- 時間のないなかでも効果のある業務改善を達成したい
- 業務内容を整理し、効率的な働き方を実現させたい
- 業務改善が進まないストレスがかかるので、スピード感を持って達成したい
という担当者の方が本記事を参考にすると、効果の高い業務改善方法を把握しつつ、時間がないなかでも煩雑な業務内容を整理できます。
目次
業務改善に時間が取れない理由とは
経営陣が率先して業務改善を始めようと各部署に通達しても、時間がなく達成できない背景には、以下3つの理由があるのです。
現場の業務の実態を把握しきれない
現場の業務を正確に把握できていないために、業務改善が後回しにされているケースは少なくありません。
業務内容が不透明なままでは、どこから業務改善に着手すればよいのか担当者にとって全くわかりません。そのため、指示があっても現場は困惑し、業務改善も進まなくなってしまうのです。
業務内容の実態を把握するためには、現場業務の流れやタスクの進捗状況、タイムスケジュールなどの見える化が有効です。見える化によって業務内容を正確に把握すると、担当者間では見えなかった課題も発見できるうえ、業務改善を適切に進められるようになるのです。
現場が業務改善の重要性を認識していない
現場の社員が業務改善の重要性を認識できていないために、時間がないと後回しにするケースがあります。
業務改善を達成するには、担当者と現場社員との間で「業務改善によって得られるメリット」に対する共通認識を持つ必要があります。仮に、担当者の提案した業務改善が現場の社員にとってのメリットが感じられず、現実味のない印象を与えてしまっては、社員は率先して取り組んではくれません。
そのため、担当者は業務改善を行う理由を分かりやすく現場の社員へ説明し、共通認識を持てるように働きかける必要があります。
現場の業務負荷が高すぎる
業務改善に時間が取れない三つ目の理由は、現場の抱える業務負荷が高すぎることです。
業務負荷が高い原因は「業務のムリ」が発生しているケースが大半です。たとえば、人に対するムリは集中力や作業効率の低下を招き、設備に対するムリは稼働量の超過による機械の故障や不良品の発生を招きます。
このように、ムリが常態化すると業務改善は進められないため、まずは各社員の業務量を正確に把握し、社員レベルでの業務改善を行いましょう。とくに、ムリが続くと「残業の常態化」「労働災害」など深刻な事態を招く恐れもあるので、業務負荷のムリは早急に対策すべきなのです。
時間がないなかでも業務改善を成功させる方法
以下では、時間がなくても着手できる具体的な業務改善策を解説します。とくに、中小企業では一人当たりの業務量も多く、業務改善に割ける時間も限られるため、施策の優先順位をつけて取り組む必要があります。
適材適所に人材を割り振る
ムリなく業務改善を達成する効果的な手法に、適材適所な人材分配が挙げられます。
適材適所で社員の能力や個性を発揮できれば、生産性の向上が見込めるうえ、社員が感じる業務への満足度も高まります。しかし、人材配置を適切に行うためには担当者が社員を理解する必要があるので「スキルシート」で社員のできることを可視化しましょう。
スキルシートはインターネット上のテンプレートも多くあり、社員レベルで始めやすい業務改善策といえます。スキルシートでそれぞれの特性を理解すれば、ムリなく業務を振り分けられるのです。
蓄積した知識でマニュアルを作成する
日々の業務で得られるノウハウを属人化させるのではなく知識として蓄積させ、マニュアルとして活用させるのも効果的です。
業務が属人化しているチームの場合、ベテランがいなければ仕事が進まない状態になりがちであり、ベテラン側も知識を共有するメリットを理解していないケースが多いのです。
このような業務の属人化を解消するには、ベテランの知識がベースとなったマニュアルが不可欠です。「業務負荷の削減」という共有する側、される側双方にとってメリットがあることの理解を統一させておきましょう。
ただし、共有された知識を蓄積できる環境がなければ、各社員が個人で情報を管理してしまうため、属人化の根本的な解消になりません。そこで、情報を簡単に一元管理できる「Stock」のようなツールを使うと、マニュアルの作成・運用も簡単になります。
タスク管理を行い優先順位を決める
タスク管理を適切に行い、優先順位を決めることも業務改善に高い効果を発揮します。
優先順位が明確になれば、期日の超過を防ぎながら効率的に業務が進められるうえ、メンバー間の連携も簡単にとれるようになります。一方、業務負荷が高くチームでタスク管理に割く時間がない場合は、まずは社員個人レベルでタスクを洗い出します。
そして、個人の進捗状況や案件ごとの業務内容・期限など、業務情報をチームに「共有」するとチーム全体でのタスク管理ができ、社員間で業務が可視化されるのです。とはいえ、適切な情報共有が行える環境を整備する必要がある点に注意しましょう。
業務にITツールを活用する
ITツールを導入すると、時間がなくても業務改善を達成可能です。
とくに、短期間で業務改善を達成するためには、業務で必ず用いる「情報」の管理・共有の効率化からアプローチしましょう。たとえば、情報共有ツールを使うと、属人化されていたデータが共有され、時間や場所を問わず社内情報を確認できるようになります。
また、社内の情報がツール内にまとまるので、情報へのアクセス性を向上させられます。ただし、短期間で業務改善を達成させるにはツールの浸透が前提となるので、誰でも使えるツールでなければならない点に注意しましょう。
時間がなくても業務改善に役立つITツール
以下では、時間がなくても業務改善の達成に貢献するおすすめのITツールを紹介します。
時間がないなかでも業務改善を達成するには、仕事の基盤となる「情報の一元管理」によって管理工数を減らし、情報共有の精度も高めなくてはなりません。そこで、「情報共有・管理に特化したITツール」が求められます。
しかし、使いこなすのに教育コストが必要以上にかかる多機能なITツールでは、スピード感のある業務改善は達成できません。さらに、スムーズに使えないことから、現場からの強烈な抵抗感が発生し、最終的には放置されてしまうのです。
したがって、簡単かつスムーズに業務改善を達成するには、非IT企業における65歳以上の社員でも導入当日で使えるほどシンプル、かつ円滑な情報共有を可能にする「Stock」が必須です。
Stockの「ノート」でマニュアルなどあらゆる社内情報を蓄積させ、ノートに紐づく「メッセージ」でやりとりの話題が錯綜しません。また、シンプルな「タスク」を使うと、テーマや社員ごとのタスク管理が簡単に実現し、チーム全体の見える化にも貢献します。
最もムリなく業務を改善するITツールStock
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
時間がなくても業務改善を達成する方法まとめ
これまで、業務改善に時間が取れない背景や達成する方法を中心に解説しました。
業務改善は、担当者と現場社員の双方で業務の実態を確認しつつ、重要性を共通認識を持ちながら進める必要があります。しかし、業務改善を実施する余裕がない現場に対しては、正しいタスク管理によって適切な人員配置を行うことが先決です。
とはいえ、多忙ななか「安直なDX化の推進活動」や「現場の意見を無視した業務改善」では、途中で必ず頓挫します。そのため、まずは業務に必須の「情報共有・管理」をITツールによって効率化させるのが、一番費用対効果が高く現場の理解もスムーズです。
とはいえ、業務改善に用いるITツールが複雑でITリテラシーがあることが前提では、ツールが浸透せず失敗します。そこで、Stockのように、誰でも即日で情報を一元管理できる情報共有ツール一択なのです。
ぜひ「Stock」で時間がないなかでも社内の業務改善を実現させましょう。
