顧客からの問い合わせや日々のタスク管理が担当者任せになっていると、連絡の抜け漏れや対応の遅れが発生しやすくなります。そのため、ERPなど情報共有や業務管理を一か所にまとめられるシステムの導入をするべきなのです。
しかし、とくに中小企業ではシステムを導入しても、操作の複雑さや費用から、運用が途中で挫折するケースも少なくありません。そのため、自社のITリテラシーに合わせて無理なく続けられる仕組みが求められます。
そこで今回は、 中小企業における業務管理の概要やうまくいかない原因・解決策まで解説します。
- 案件やタスクの抜け漏れが発生し困っている中小企業の経営者
- 社員が増えて「誰が何を担当しているのか」が見えなくなってきた管理職
- 業務改善を任されたものの、問題点を整理できていないバックオフィス担当者
上記に当てはまる方が本記事を参考にすると、中小企業における業務管理システムの種類を理解しつつ、自社の課題に合わせた適切なシステム選定もできるようになります。
目次
中小企業で業務管理の課題が増えている理由
以下では、中小企業で業務管理の課題が増えている背景を解説します。現状を理解することで、自社の課題を整理する参考にしましょう。
人手不足により業務の効率化が求められている
1つ目は、限られた人数で業務を回す必要があるためです。
昨今の人手不足により、一人あたりが担当する仕事量は増加する傾向にあります。これまで複数人で対応していた業務を少人数で進めなければならない企業も少なくありません。
このような状況では、限られた人員でも業務の抜け漏れなく対応できる仕組みづくりが重要です。
働き方の多様化で情報共有が複雑になっている
2つ目は、働き方の多様化で情報共有が複雑になっているためです。
働き方改革により、出社勤務だけでなく、在宅勤務や外出先での業務も一般的になってきました。そのため、勤務場所や勤務時間が異なることで、気軽に声をかけて確認することが難しくなり、連絡漏れや情報共有の遅れが発生しやすくなっています。
たとえば、外出の多い営業担当がいる場合、事務所に戻るまで案件の進捗がわからないといった問題が起こります。そのため、誰でも必要な情報をどこでも確認できる環境を整えることが大切です。
蓄積すべき情報が増えている
理由の3つ目は、企業が管理すべき情報量が増えていることです。
事業の規模や幅が広がるほど、顧客情報や対応履歴など記録すべき内容も増加します。たとえば、過去の商談内容や問い合わせ履歴などを残すべき情報は年々増えています。
したがって、多くの情報を整理しながら管理できる体制づくりが欠かせないのです。
中小企業の業務管理の問題を放置するとどうなる？
以下では、業務管理の問題を放置した場合に起こりやすい影響を解説します。自社に当てはまる課題がないか確認してみましょう。
担当者しか案件の状況がわからなくなる
業務管理の問題を放置した場合に起こりやすいことの1つ目は、担当者しか案件の状況を把握できなくなることです。
案件の経緯や対応内容が十分に残されていないと、周囲が状況を確認しにくくなってしまいます。担当者が休暇や異動になった場合、顧客対応の経緯を把握できず対応が滞ることが考えられます。
結果として引き継ぎの負担が増え、対応漏れや確認作業が発生してしまうのです。
過去のやり取りや資料が見つからなくなる
2つ目は、必要な資料を探す時間が増えることです。
情報の保存場所や管理方法がそろっていないと、必要な記録を見つけにくくなります。たとえば、過去の見積書や顧客との連絡内容を探すために、多くの時間を費やす場合があります。
このような状態では確認作業が増え、本来の業務に集中しづらくなるのです。
管理職が現場の状況を把握できなくなる
3つ目は、管理職が現場の状況を把握できなくなることです。
案件の進み具合や対応状況などが共有されていないと、現場で何が起きているのか把握しにくくなります。具体的には、問題が発生していても気付くのが遅れ、対応が後手に回るケースがあります。
その結果、適切な判断や支援が難しくなり、意思決定が遅れて組織全体の運営にも影響を与えてしまうのです。
中小企業の業務管理がうまくいかない原因
以下では、中小企業の業務管理がうまくいかない主な原因を解説します。改善策を検討する前に、まずは課題の原因を特定しましょう。
業務が担当者任せになっている
業務管理がうまくいかない原因の1つ目は、業務が担当者任せになっていることです。
担当者だけが業務内容を把握していると、必要な情報が社内で共有されにくくなります。その結果、顧客対応の進め方や判断基準が個人ごとに異なり、対応品質に差が生じてしまうのです。
このような状態では組織として業務を管理しづらくなり、安定した運営ができません。
Excel・紙・LINEなどに情報が分散している
うまくいかない原因の2つ目は、必要な情報が複数の場所に分かれていることです。
利用するツールや保管場所が統一されていないと、必要な情報を探すたびに複数の場所を確認しなければなりません。実際、顧客情報はExcel、連絡内容はLINEというように管理が分かれるケースもあります。
その結果、確認に時間がかかるだけでなく、情報の見落としや共有漏れが発生しやすくなるため、改善が必要です。
情報共有のルールが統一されていない
うまくいかない原因の3つ目は、情報共有のルールが統一されていないことです。
記録する内容や更新するタイミングが人によって異なると、情報の質に差が生じます。また、対応履歴を詳しく残す人と残さない人がいると、内容にばらつきが生まれます。
だからこそ、誰もが同じ方法で情報を扱える環境を整えることが重要です。
【徹底解説】中小企業が業務管理を改善する方法
以下では、中小企業が業務管理を改善するための具体的な方法を紹介します。自社でも無理なく取り組める方法から実践したい方は、以下を参考にしましょう。
管理すべき情報を整理する
業務管理を改善する方法の1つ目は、管理する情報の種類や優先順位を明確にすることです。
管理する情報が曖昧なままでは、残すべき内容が担当者ごとに異なり、必要な情報が抜け落ちやすくなります。案件の対応履歴を確認しようとしても、判断の理由が書かれていなければ、経緯を聞き直す手間が発生する可能性があります。
まずは顧客情報や対応履歴など、管理すべき情報を整理することが大切です。
情報を一か所に集約する
2つ目は、業務で使う情報を一か所で管理できるようにすることです。
情報の保存先が複数に分かれていると、必要な資料を探すたびに確認作業が増え、見落としも起こりやすくなります。急ぎの問い合わせに対応しようとしても、メールやExcelを何度も開き直し、必要な記録が見つからず焦ることがあります。
だからこそ、業務で使う情報は一つの場所へ集約し、誰でも同じ情報を確認できる状態を整えましょう。
シンプルな運用ルールを決める
3つ目は、誰でも続けられる運用ルールを決めることです。
細かすぎる決まりを作ると運用が定着せず、人によって記録の内容や更新状況に差が生まれてしまいます。確認した内容を後で記録しようと思ったまま忘れてしまい、数日後には対応した経緯を思い出せなくなることもあります。
更新するタイミングや記録する内容を決め、無理なく続けられるルールにすることが重要です。
中小企業が押さえるべき業務管理システムの種類とは？
以下では、中小企業が業務管理に活用できる代表的なシステムの種類を紹介します。自社の課題や目的に合ったシステムを選ぶための参考にしましょう。
| システムの特徴 | |
|---|---|
| ERP | 販売・会計・在庫などの情報をひとつのシステムで管理できる仕組みです。営業・経理・現場などが同じ情報を確認できるため、複数の部署の連携に役立ちます。 |
| タスク管理ツール | 担当者や期限を設定して業務の進捗を管理し、作業の抜け漏れを防ぐツールです。案件やプロジェクトの進捗を把握したい企業に適しています。 |
| グループウェア | 社内の連絡やスケジュール管理をまとめ、連絡漏れや予定の共有漏れを防ぐシステムです。社員同士の連携を強化したい企業におすすめです。 |
| 情報共有ツール | 社内のあらゆる情報を蓄積・管理し、必要なときにすぐ探せるシステムです。引き継ぎ漏れや「担当者が休むと業務が止まる状態」を防ぎたい企業に向いています。 |
自社が抱える課題を整理したうえで、必要な機能を備えたシステムを選ぶことが大切です。社内で無理なく使い続けられるシステムかを基準に判断しましょう。
【非IT企業必見】業務管理におすすめなシステム
以下では、中小企業の業務管理を最も簡単に実現するシステムをご紹介します。
業務管理の問題を解決するには、まず社内の情報を一か所にまとめることが大切です。情報が分散していると、担当者しか案件の状況がわからない、過去のやり取りが見つからない、管理職が現場の状況を把握できないといった問題が発生してしまいます。
また、Excel・紙・LINEなどで情報を管理していると、「どこに何があるのかわからない」「必要な情報がすぐに見つからない」という状態になりやすくなります。そのため、誰でも同じ情報を確認できる仕組みを整える必要があります。
ただし、中小企業では複数の業務を兼任しており、多忙なメンバーも多いため、複雑なシステムでは定着しません。そのため、業務管理システムを選ぶときは、多機能さよりも「誰でも簡単に使えること」が重要です。
この条件に最も当てはまるのが、 社内のあらゆる情報を簡単に一元管理できる情報共有ツール「Stock」 です。Stockの「ノート」には、案件情報や顧客対応の履歴、議事録などをまとめて残せます。また、「メッセージ」や「タスク」もノートに紐づけて管理できるため、情報が散らばらず、誰でも必要な情報をすぐに確認できます。
中小企業の情報管理を最も簡単に効率化できるシステム「Stock」
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＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
中小企業における業務管理とは？うまくいかない原因まとめ
これまで、中小企業における業務管理の課題や原因、業務管理システムの種類についてご紹介しました。
中小企業向けの業務管理システムにはさまざまな種類がありますが、まず取り組むべきなのは情報共有の仕組みを整えることです。とくに、中小企業では限られた人数で業務を進めるため、情報共有・管理に課題を感じている場合は早めの改善が重要です。
ただし、導入するシステムを無作為に選ぶのではなく、社内のITリテラシーも考慮しましょう。システムの使い勝手を確かめるためにも、まずは部署やチーム単位で無料で試し、運用が定着してから全社へ展開する方法がおすすめです。
とくに、今回紹介した Stockは、情報の蓄積から共有までを簡単に一元管理できる情報共有ツールです。 250,000社以上の中小企業かつ非IT企業に導入され、各社が情報の共有漏れや確認の手間を減らす業務管理を実現しています。
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