煩雑な業務を効率よくするための見直しは、労働時間短縮や作業の正確性向上など、さまざまな利点があります。効率的に業務の見直しを進めるには「ERPの概念」や「業務管理システム」の導入が求められます。
 
しかし、とくに中小企業ではシステムを導入しても、操作の複雑さや費用から、運用が途中で挫折するケースも少なくありません。そのため、ERPをはじめとした、中小企業における業務管理システムの導入に失敗したくない方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、ERPの概要から多様な業務管理システムの内訳、おすすめのシステムまで解説します。
 
  • 費用対効果を重視し、適切なシステムを導入したい
  • ERPなどの業務管理システム導入に関心はあるが、活用と運用に懸念がある
  • 中小企業における業務管理システムのメリットを知ったうえで導入可否を判断したい
という担当者の方が本記事を参考にすると、中小企業における業務管理システムの種類を理解しつつ、自社の課題に合わせた適切なシステム選定もできるようになります。


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ERPとは

ERP(Enterprise Resources Planning)とは、企業経営の基本となる資源要素(ヒト・モノ・カネ・情報)を適切に分配し、有効活用する概念を意味します。
 
現在では、「基幹系情報システム」を指すことが多く、企業の情報戦略に欠かせない重要な位置を占めています。ERPの最大の特徴として、単一のデータベースに自社のすべての情報が登録できるため、システム間連携が不要である点が挙げられます。
 
たとえば、製造業におけるERP利用の例では、製品の生産が完了した後に、詳細情報を製品ごとに別のシステムへと記録する必要があります。しかし、ERPであれば生産におけるプロセスの任意のタイミングで、自動的に在庫情報などをまとめて更新できるのです。
 
このように、業務プロセス全体を一元管理し、社内の大規模なデータベースとしてあらゆる情報をまとめられるのがポイントです。


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「ERP」と「業務特化型システム」のメリット・デメリット

中小企業における業務効率化の施策に「ERP」や「業務特化型システム」を活用する企業も多いです。しかし、いずれのシステムもメリット・デメリットがあるので、両者を考慮し導入可否を検討する必要があります。
 
「ERP」や「業務特化型システム」のメリット・デメリットとして、具体的には以下が挙げられます。
 
ERP 業務特化型システム
メリット
・業務によっては自動化が可能
・ひとつのシステムで社内業務を包括的に効率化できる
・メンテナンスが不要(保守にかかる費用がかからない)
・導入まで短い期間で導入できる
・ERPよりも初期費用や運用コストを抑えられる
デメリット
・自社の運用に合わせた大規模なカスタマイズが必要
・導入にかかる金銭的・教育コストが高額
・既存の運用とマッチしない可能性もある
・自社で利用しているシステムがある場合、連携できない可能性がある
また、ERP・業務特化型システムのいずれにも、インフラ環境から用意する「オンプレミス型」と、各ベンダーが提供するサービスを月額で使う「クラウド型」があります。中小企業では、効率化にかけられるコストも限られていることからも、今日では多くの中小企業が「クラウド型」のシステムを使っているのです。


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中小企業が押さえるべき業務管理システムの種類とは?

ERPは業務管理システムとして包括的に業務を管理しますが、初期費用や運用コストが高額となるケースが多く、リソースが限られている中小企業にはおすすめできません。
 
そのため、まずは「業務特化型の業務管理システム」の導入が必要です。とくに、中小企業でも導入しやすい管理システムは以下の通りです。
 
システムの特徴
営業管理システム
営業支援ツールとも呼ばれ、主に受注前から受注後の営業活動で入手した情報を管理します。
販売管理システム
受注・出荷・請求まで、販売におけるプロセスで得た情報を管理します。
在庫管理システム
製造や仕入れの実績や販売の実績を在庫状況に反映して管理するシステムです。
生産管理システム
工場内で生産するモノの、品質・コスト・納期などを包括して管理するシステムです。
購買管理システム
主に外注依頼の実績や仕入れ情報を記録し、購買活動全般の情報を管理するシステムです。
税務申告システム
税務申告用の書類を作成するシステムで、会計データをまとめて管理します。
情報共有システム
社内のあらゆる情報を管理しながら、情報共有における業務効率化の達成を目的としたシステムです。
生産管理や購買管理など業態に特化しているシステムはもちろん、汎用的に活用できる情報共有システムまで、さまざまな種類があることがわかります。


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中小企業の業務管理に「情報共有システム」がおすすめな理由とは

以下では、さまざまな管理システムがあるなかで、中小企業の業務管理に「情報共有システム」がおすすめな理由を解説します。

時間をかけずに業務効率化を実現できるため

情報共有システムは情報共有の側面から、時間をかけずに業務効率化を実現できます。
 
情報共有システムには特定の業務に従事するメンバーしか使わない機能が少なく、コミュニケーションの活性化に使える「チャット機能」を筆頭に、営業活動において部署を問わずに使う「情報管理機能」が各種システムに備わっています。
 
そのため、業界業種はもちろん職種も問わず使えることからも、ほかのシステムと比較するとスピーディに業務効率化が実現可能となるのです。
 
また、アナログな紙での管理でありがちな「手書きの資料」もシステム内に情報として集約できるので、紙やインク代などの消耗品費を削減する副次的効果も見込めます。

費用対効果が高いため

情報共有システムは使いこなすほど費用対効果が高くなるのもポイントです。
 
業務に特化した管理システムに比べて、情報共有システムは中小企業にとって導入しやすい価格設定であることが多いです。そして、得られる効果としては「業務時間の削減」「業務クオリティの標準化」「情報へのアクセス性の改善」などが挙げられます。
 
このように、比較的低価格である一方、得られる効果が高い点は情報共有システムの突出した特徴と言えます。また、波及するチームや部署が多くなるほど、経営全体の効率化にも良い影響を与えるのです。
 
ただし、いきなり全社で情報共有システムを推し進めるのではなく「ルールを設定」し「スモールスタート」で試用するのが定着させるコツです。

社員間でスムーズなコミュニケーションを実現できるため

社員間で円滑かつスピーディにコミュニケーションが取れる点も、情報共有システムならではの特徴です。
 
とくに、社員全体の人数が少ない中小企業だからこそ、綿密なコミュニケーションをとって業務を進めることが求められます。そこで、情報共有システムの運用が浸透すれば、活発なコミュニケーションに起因する「業務スピードの向上」「ミスやタスクの抜け漏れの防止」のメリットも得られるようになるのです。
 
一方、スムーズなコミュニケーションを実現するためには「全社」にシステムが浸透しなければなりません。したがって、多機能なシステムではなく、「Stock」のように非IT企業でも使えるシンプルな情報共有システムを使いましょう。


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【非IT企業必見】業務管理におすすめなシステム

以下では、中小企業の業務管理を最も簡単に実現するシステムをご紹介します。
 
業務管理システムには多くの種類がありますが、中小企業のリソースや費用対効果を考慮すると、営業活動で必ず使う「情報」の管理に特化した情報共有システムが必須と言えます。しかし、新たなシステムの導入により発生する「教育コスト」は無視できません。
 
中小企業は複数の業務を兼任する多忙なメンバーも多いので、導入時から「教育コストをかけずに使えるか」はとくに注意して選定する必要があります。そのため、候補のシステムにおける「シンプルさ」に着目しましょう。
 
たとえば、業務効率化を情報共有の側面から実現する、ITに不慣れなメンバーが多い中小企業でもシンプルに情報管理ができるシステム:「Stock」が最適です。
 
Stockの「ノート」にはあらゆる情報を一元管理でき、任意のメンバーへとリアルタイムで共有可能です。さらに、ノートに紐づく「メッセージ」「タスク」で、テーマが混ざらずに日々のコミュニケーションからタスクまで、シンプルに管理できる点も特徴です。

中小企業の情報管理を最も簡単に効率化できるシステム「Stock」

Stockのトップページ
 
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Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくない数人~数千人の企業向け
    ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

加井 夕子さん、海野 紘子さん画像
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社
「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」
★★★★★ 5.0

当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。

江藤 美帆さん画像
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ(栃木SC)
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします!」
★★★★★ 5.0

元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。

<Stockの料金>

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中小企業が押さえるべき業務管理システムのまとめ

これまで、ERPの概要から中小企業が導入すべきシステムまでをご紹介しました。
 
中小企業でも利用できる業務管理システムは複数存在しますが、最も費用対効果の高いシステムは「情報共有システム」です。とくに、中小企業だからこそメンバー間の情報共有は綿密にされる必要があるので、コミュニケーションや情報共有に課題を感じるチームは早急に解決すべきなのです。
 
ただし、導入するシステムを無作為に選ぶのではなく「社内のITリテラシー」を必ず考慮しましょう。システムの使い勝手を確かめるためにも、まずは部署やチーム単位で無料で試して検討し、運用がうまくいけば全社へ展開するプロセスがおすすめです。
 
とくに、今回紹介したStockは、簡単に情報の蓄積から共有までを一元管理できる情報共有システムであり、150,000社以上の中小企業かつ非IT企業に導入され、各社が効率的な業務管理を実現させています。
 
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」でストレスなく業務管理を効率化させましょう。


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代表取締役社長 澤村大輔
この記事の監修者
株式会社Stock
代表取締役社長 澤村大輔

1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所(NRI)に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ(現:株式会社Stock)を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、最もシンプルな情報ストックツール「Stock」を正式ローンチ。
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