業務を効率化すれば、コストを削減したりリソースを確保したりできるだけでなく社員のパフォーマンスも上がりやすくなります。そのため、今日では多くの企業が業務効率化に向けた取り組みをしているのです。
とはいえ「業務効率化をするにあたって具体的に何をすれば良いのか分からない」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、業務効率化の手法・アイデアとおすすめのツールを中心にご紹介します。
- 業務効率化をしたいが、ノウハウがなく何をすべきか分からない
- すぐに実践できる業務効率化の手法・アイデアを知りたい
- 誰でも簡単に業務を効率化できる仕組みをつくりたい
という方はこの記事を参考にすると、業務効率化の正しい手法が分かり、仕事の負担を大幅に軽減できるようになります。
目次
業務効率化とは
業務効率化とは、業務におけるムダ・ムリ・ムラを見つけて削減することです。
少ないリソースでより高い成果を狙う生産性向上とは異なり、業務効率化は不要な部分を削ってこれまでと同じ成果を出すのが目的です。さらに、コストの削減や従業員のパフォーマンスアップといったメリットも得られます。
具体的な手法としては、社外へのアウトソージングや業務の自動化、PCにおけるショートカットキーの活用などが挙げられます。このように、些細なことでも無駄を省けばチーム全体の余裕が生まれ、より円滑にプロジェクトを回せるようになるのです。
業務効率化の手法・アイデア6選
以下では、業務効率化の手法・アイデアを6つご紹介します。これまで業務を効率化する効果的な施策が分からなかった方は必見です。
アイデア1｜無駄な業務をなくす
まずは、業務効率化の手法として、無駄な業務をなくすことが挙げられます。
たとえば、形骸化している会議を廃止すれば会場探しや資料作成の時間も同時に削減されます。また、時間的余裕ができればほかの業務へのリソースも増やせるのです。
ただし、ほかのメンバーにとっては必要なケースもあるので「今の業務を廃止するとどのような影響があるのか」を考慮しなければなりません。
アイデア2｜業務の優先順位を付ける
次に、業務の優先順位を付けるのが重要です。
やみくもに業務をしていると「期限直前まで重要なタスクが終わらない」となる恐れがあります。そのため、緊急性・重要性から判断して業務に優先順位を付けるべきです。
以上のような対応をすれば、重要度の低い業務に必要以上の時間をかける心配もなくなり、余裕を持って作業を進められるようになります。
アイデア3｜業務フローを見直す
現状の業務フローを見直すのも業務効率化に役立ちます。
業務を効率化できないのは、そもそも正しい業務フローが分かっていない可能性もあります。業務フローを把握していなければ「どの作業のどのような部分が非効率なのか」を特定できず、課題解決にもつながりません。
以上のような事態を防ぐためにも、担当者へ質問したり業務フロー図を作成したりして、作業の全体を見直すべきなのです。
アイデア4｜業務を適材適所に振り分ける
次に、業務を適材適所に振り分けましょう。
業務の処理能力はメンバーによって大きく異なります。万が一業務の量がキャパシティを超えていれば、期限内にプロジェクトを終えられない恐れもあるのです。
したがって、あらかじめ各人のスキルや特性を把握し、適材適所に業務を振り分けるのが大切です。また、このような対応によって特定の人に業務負荷が偏るのも防げます。
アイデア5｜効果検証をする
業務効率化の効果検証をするのも不可欠です。
業務効率化の施策を進めていても、手順を間違えるなどして正しく機能していない場合もあります。そこで、効果検証によって”どのような点が改善したのか”を明確にすれば、次回以降に良い点・悪い点を活かせるのです。
以上のように、手法を実践しただけで満足するのではなく「手法によってどのような効率化が図れたか」「かえって非効率になっていないか」を確かめましょう。
アイデア6｜ITツールを導入する
最後に、ITツールを導入すればより確実に業務効率化を図れます。
業務に関わるすべての情報を一元化するITツールであれば、情報の記載・共有も瞬時にできます。そのため、紙やWord・Excelにありがちな「共有するのに別のツールを使う手間」「管理場所の分かりづらさ」も解消されるのです。
ただし、複雑なツールでは操作を教えるのに時間がかかり、かえって非効率となってしまいます。そこで、非IT企業の65歳でも即日で使えるほど簡単な「Stock」があれば、情報の共有・管理に一切の負担がかかりません。
業務効率化に役立つツール例
ここでは業務効率化に役立つツール例をご紹介します。具体的なツール・効果は以下の通りです。
| ツール名 | 効果 |
|---|---|
| ドキュメント管理ツール |
個人・チーム問わずあらゆるメモを残せます。 |
| タスク管理ツール |
チーム全員のタスク進捗が一目で分かります。 |
| 顧客管理ツール |
顧客データを入力するだけでグラフ作成や分析ができます。 |
| RPA |
業務プロセスをロボットによって自動化できます。 |
| クラウドツール |
あらゆる情報をクラウド上で管理・共有できます。 |
上記のツールのうち、すべての情報を1か所に集約できる”クラウドツール”を使うと、ほかと異なりツールを併用する手間がかかりません。とくに、必要な機能が過不足なく備わっている「Stock」であれば、ITに詳しくない人でも即日で使いこなせます。
【担当者必見】業務効率化に最適なツール
以下では、業務効率化に最適なツールをご紹介します。
紙やWord・Excelといった手法で業務をしていると、管理の属人化を招きやすいうえ共有もスムーズにできません。一方、あらゆる情報を一元管理しながら共有も可能な”クラウドツール”であれば、業務の負担が大幅に軽減されるのです。
ただし、多機能なツールを選定してしまうと、操作が複雑で使いこなすのに時間がかかる恐れがあります。そのため、「誰でも直感的に操作できるツール」が欠かせません。
結論、自社の業務効率化には、情報を簡単にストックできるノートがあり、各ノートにメッセージやタスクが紐づいている「Stock」が最適です。
Stockの「ノート」であらゆる業務内容が蓄積されるほか、チームへも瞬時に共有できます。また、ノートに紐づく「メッセージ」「タスク」によって情報が混在せず、各メンバーの業務状況もスムーズに確かめられるのがほかのツールにはない強みです。
必要な機能に過不足ないシンプルなツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
業務効率化の手法・アイデアまとめ
ここまで、業務効率化の手法・アイデアを中心に解説しました。
業務効率化をするには、作業に優先順位を付けたりメンバーの能力に合わせて業務を振り分けたりといった手法が効果的です。また、手法は実践して終わりではなく、効果検証によって”正しく機能しているか”も確かめなければなりません。
また、業務の情報をすべて一元化する”クラウドツール”であれば、より確実に効率化を図れます。ただし、多機能で複雑なツールでは使い方を教える手間がかかり、かえって非効率になりかねないので「誰でも説明なしで使えるツール」を選定すべきです。
つまり、必要な機能が過不足なく備わっており、非IT企業の65歳でもストレスなく使いこなせる「Stock」が最適です。
無料登録は1分で完了するのでぜひ「Stock」を導入し、円滑な情報管理による業務効率化を実現しましょう。
