昨今、業務効率化の実現に向けてクラウドツールを導入し、業務環境の改善を成功させている企業が増加しています。クラウドツールを適切に運用すると、業務効率化の実現だけでなく教育・運用コストの削減などのメリットも得られるのです。
しかし、現在も業務にExcelを利用している企業は多いものの、「Excelだけでは業務効率化にならない」「いまからどのクラウドツールを導入すればいいのかわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、脱Excelすべき理由や業務効率化に役立つクラウドツール6選を中心にご紹介します。
- Excelやローカル管理での情報共有に手間取り、悩んでいるバックオフィス担当者
- 業務フローが複雑化しており、進捗管理や検索に時間がかかっている現場リーダー
- 自社に合うクラウドツールが判断できない業務改善担当者
という担当者の方はこの記事を参考にすると、自社にマッチしたツールを導入でき、非効率な業務フローが最適化します。
目次
Excelで情報共有をする2つのデメリット
業務効率化を実現するためにExcelを用いている企業が多いですが、Excelだけでは業務効率化は不十分です。以下では、Excelだけを活用する課題について解説します。
（1）長文をまとめるには不向き
Excelは、長文を記載するのに適していません。
Excelは表作成には役立つ一方、長文を記載すると見づらいです。つまり、マニュアルなどをExcelで作成する場合、体裁を整えづらい点がデメリットです。
表形式で管理する必要がある情報に関しては、Excelの活用も手段のひとつですが、内容によって情報の保管場所を変えていては、確認に手間がかかります。そのため、マニュアルなどの長文も表形式の情報もまとめて管理できるツールを導入しましょう。
（2）設定が面倒である
Excelの共有設定は、ITに慣れていない人にとって複雑で面倒です。
Excelで他の人とファイルを共有するには、ブックの権限設定や共有設定などが必要で、設定に手間がかかります。さらに、細かな権限設定はできないため、ファイルの編集履歴を追うことができず、知らない間に情報が書き換わっている可能性もあります。
このように、Excelでの情報共有は設定が大変なうえ、情報管理にもリスクが伴うため、目的に合ったクラウドサービスを利用すべきです。
【脱Excel】クラウドツールを導入するメリット
ここでは、クラウドツールを導入すべき理由を解説します。クラウドツールを適切に導入・運用するためにも、クラウドツールのどの点が優れているのか把握しましょう。
業務効率化につながる
必要に応じたクラウドツールを利用することで、無駄な作業時間を短縮でき、業務効率化につながります。
クラウドツールにはさまざまな種類がありますが、いずれのツールにも情報共有やタスク管理など、業務の手間を省いて作業効率を向上させる機能が搭載されています。
そこで、情報の管理に適したクラウドツールを使えば、更新状況を一目で把握しながら、顧客や業務ごとで整理しながら情報を管理できるため、生産性が向上します。
運用コストを抑えられる
Excelと比較して、クラウドツールは運用コストを大きく削減できます。
社内のさまざまな業務や取引先をすべてExcelで運用・管理すると、自動化されていない作業が多いため、一つひとつの業務に時間を要します。また、運用体制構築の手間だけでなく、時間や人件費も管理業務だけに割り当てる必要があります。
一方、クラウドツールは初期費用やランニングコストがかかるものの、長期的運用を検討するのであれば、Excelよりも費用対効果が高いのです。
安心のセキュリティ環境
クラウドツールでは2段階認証やシングルサインオン、国際セキュリティ資格を有しているツールが多く、情報漏えいのリスクを回避して安全に利用できます。
一方、Excelで情報を管理している場合、権限設定はできるもののファイルごとに設定をおこなう手間があるうえ、データを外部に持ち出されてしまう可能性もあるのです。
したがって、セキュリティの観点からも、Excelより簡単にまとめて権限を設定できるクラウドツールでの管理をおすすめします。
マルチデバイス対応で使い勝手が良い
クラウドツールはインターネット環境さえ整っていれば、時間や場所を問わず利用できるため、アクセス性が良いです。
外出先からスマホでファイルを開くと、画面が小さくて文字が読めなかったり、データの編集が難しかったりする問題があります。その結果、わざわざ事務所に戻ってパソコンを起動しなければならず、対応が遅れる原因になります。
そこで、スマホ対応のツールを使えば、移動中や現場の出先からでも確認事項を一目でチェックできるようになります。したがって時間や場所の制約をなくして情報へのアクセス性を高めるという点でも、クラウドツールを導入するべきです。
クラウドツールを選定するときの注意点
ここからは、クラウドツールを選定するときの注意点を紹介します。「有名だから」という理由だけでクラウドツールを導入してしまうと、運用が長続きせず業務効率化が失敗する可能性が高まるため、以下の注意点を確認する必要があります。
（1）必要な機能に過不足ないか
クラウドツール選定時は、自社の課題を解決できる機能が備わっているか確認しましょう。
クラウドツールにはさまざまな種類がありますが、自社課題に対応する機能がなければ業務効率化を実現できません。一方、機能が多すぎると従業員が使いこなせないため、自社に必要な機能が「過不足なく」搭載されたツールを選びましょう。
また、自社課題とのミスマッチを防ぐには、時間のかかっている業務を洗い出して効率化すべき作業を明確にしておくこともポイントです。
（2）導入コストは最適か
クラウドツールは定額制で月額料金が発生することが多いので、長期運用には自社に適した料金コストのツールを導入しましょう。
利用人数や使える機能によっても料金が異なるため、自社の環境に適した費用対効果の高いツールを選ばなければなりません。とくに、機能数だけ見るのではなく、解決したい自社の課題を深掘りすると、必ずしも多機能なツールが必要ではないことも分かります。
さらに、導入後はツールを社員が適切に使いこなす必要があるので、社員の研修コストはツール導入時に検討すべきです。したがって、全社に浸透するまでの教育コストも考慮して、ツールを選択しなければならないのです。
（3）シンプルで操作しやすいか
選定時には、誰でも簡単に使いこなせるかも確認しておきましょう。
操作が複雑なクラウドツールを導入してしまうと、従業員がツールを使いこなせません。さらに、ツール使用に対する抵抗感から、Excelを使った従来の手法で作業を進めるようになる可能性もあるのです。
そのため、ITに詳しくない従業員でも簡単に使いこなせるようなツールがおすすめです。たとえば、「Stock」のように、非IT企業の65歳の方でも誰でも使いこなせるツールであれば、導入後の定着もスムーズです。
業務効率化に役立つビジネスクラウドツール6選
以下では、社内の業務効率化に役立つクラウドツール6選をご紹介します。
Excel中心の情報共有を続けていると、ファイルの更新漏れや版ズレが発生し、どれが最新情報か分からなくなります。結果として、確認作業や差し戻しが増え、業務全体のスピード低下やミスの増加につながります。
こうした課題を解消しようと運用ルールを整えても、手作業での更新や管理には限界があります。また、多機能なクラウドツールを導入しても、操作が複雑で現場に定着せず、結局使われなくなるケースも少なくありません。
そこで、「誰でも簡単に使えて情報を一元化できる仕組み」を取り入れましょう。クラウドツールを活用すれば、情報の集約と共有がスムーズになり、業務効率化が実現できるのです。
この条件に最も当てはまるのが、ノート形式で情報を簡単に蓄積・共有できる情報管理ツール「Stock」です。Stockは、業務内容や進捗、注意点を1つのノートにまとめて管理できるうえ、メンバー間で即座に共有できるため、現場でも無理なく運用が定着します。
【Stock】無料で使えてチームの業務効率化に役立つ情報共有ツール
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
|
「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【ナレカン】社内の業務効率化に最も貢献する情報共有ツール
「ナレカン」は、チームの業務効率化に役立つ情報共有ツールです。
ナレカンには、AIを活用した検索機能が備わっているため、過去のファイルを1つずつ探さなくても、まるで上司に質問するような感覚で欲しい答えがすぐに見つかります。さらに、質問と回答のやり取りをそのまま残せる「社内知恵袋」を活用すれば、同じ質問が繰り返される手間を減らせます。
https://www.stock-app.info/narekan/
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【ナレッジが組織に蓄積される】
社内に散在した情報や、個人に属人化したノウハウを一元化。記事・ファイル・メール・チャットなど、あらゆる社内情報を“組織のナレッジ”として蓄積できます。
- 【必要な情報に誰でもたどり着ける】
生成AIを活用した自然言語検索や、高精度なキーワード検索によって、“上司に質問するように”必要な情報を探せます。検索スキルに依存せず、誰でも簡単にナレッジにアクセスできます。
- 【ナレッジ活用が現場に定着する】
シンプルな操作性と、充実した導入・運用サポートによって、ITツールに不慣れな企業でも無理なく活用できます。さらに、情報を継続的に更新・整理できる仕組みにより、“使われ続けるナレッジ基盤”を実現します。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
【Slack】チャネルごとに情報共有できるチャットツール
Slackの特徴・使い方
- 外部ツールとの連携が可能
Google DriveやZoomなどの外部ツールと連携すると、ファイル共有や会議をSlack上からスムーズにおこなえます。複数ツールを行き来する手間が減り、業務の流れを分断せずに一元的に管理できます。 - チャンネル機能で情報が混ざらない
プロジェクトや部署ごとにチャンネルを分け、関係者だけが必要な情報を整理して確認できます。会話や資料が1つの場所にまとまるため、過去のやりとりも追いやすく、情報の見落としを防げます。
Slackがおすすめな企業
- プロジェクト単位の業務が多い企業
案件ごとの業務が多い環境では、情報が分散しやすく、進捗や経緯の把握が困難です。Slackのチャンネル機能では、プロジェクトごとに情報を整理できるため、関係者間での共有や振り返りがスムーズになります。 - 複数ツールを併用する業務環境の企業
ファイル管理やオンライン会議などで複数のツールを使い分けると、情報が分断されがちです。Slackは外部ツールと連携できるため、通知や操作を1か所に集約でき、業務の行き来による非効率を防げます。
Slackの注意点
- メンバーが増えると管理が煩雑になる
- 重要な連絡が埋もれる
メンバーが増え、ルームやチャンネルが乱立すると情報の管理が難しくなります。
利用しているユーザーからは「便利な反面、案件数や参加メンバーが増えると、重要な連絡が他の投稿に埋もれやすい点に改善の余地があると感じます。」という声があります。（引用：ITreview）
Slackの料金体系
- Free：0円
- Pro：1,050円/ユーザー/月
- Business+：2,160円/ユーザー/月
- Enterprise+：要問合せ
【Dropbox】ファイル管理を一元化するストレージサービス
Dropboxの特徴・使い方
- ファイル共有が簡単
ファイルやフォルダはリンク発行で共有でき、相手が同じツールを使っていなくてもスムーズに受け渡し可能です。容量制限を気にせず、大容量データでも共有できます。 - どのデバイスからでもアクセス可能
クラウド上に保存されたファイルは、PC・スマホ・タブレットなど、さまざまなデバイスからアクセスできます。外出先や在宅勤務中でも同じ環境で作業できるため、柔軟な働き方に対応できます。
Dropboxがおすすめな企業
- 大容量のファイルを扱う業務が多い企業
大容量ファイルを扱う環境では、メール添付などでは共有や保存に限界があります。Dropboxなら容量を気にせずクラウド上で一元管理できるため、スムーズに共有・更新可能です。 - 社内外でファイル共有が発生する企業
取引先とのやり取りが多い場合、セキュリティを保ちつつ簡単に共有できる仕組みが必要です。Dropboxはリンク共有で安全かつ迅速にファイル共有できるため、やり取りの手間を減らせます。
Dropboxの注意点
- 無料の場合の容量は2GBまで
- 更新履歴・共有先・最終更新者が見づらい
無料プランでは2GBまでしか利用できません。したがって、大容量のファイルの扱いが多い場合、有料プランでの利用が前提となります。
利用しているユーザーからは「大容量データの運用では非常に助かっていますが、さらに改善してほしいのは、フォルダ構造が深くなった案件でも「どのファイルが最新版か」「どのリンクが外部共有中か」を一目で把握できる管理のしやすさです。」という声があります。（引用：ITreview）
Dropboxの料金
- Basic：0円
- Plus：1,500円/ユーザー/月（月払い）
- Professional：2,400円/ユーザー/月（月払い）
- Standard：1,800円/ユーザー/月（月払い）
- Advanced：2,880円/ユーザー/月（月払い）
- Enterprise：要問い合わせ
【Trello】直観的に使えるタスク管理ツール
Trelloの特徴・使い方
- カンバン方式のタスク管理
「ToDo・進行中・完了」などのリストにタスクを並べると、進捗状況を一目で把握できます。タスクをドラッグ＆ドロップで更新できるため、直感的に管理でき、チーム全体で状況を共有しやすくなります。 - カード機能
各タスクはカードとして管理され、担当者・期限・添付ファイルなどの情報を登録できます。タスクに必要な情報が1か所に集約されるため、個別のやりとりを減らし、抜け漏れの防止につながります。
Trelloがおすすめな企業
- タスクの進捗を可視化する必要がある業務が多い企業
複数の業務が同時進行する環境では、進捗状況が見えづらく、遅延や抜け漏れが発生しやすいです。Trelloならカンバン方式で進捗を視覚的に管理できるため、適切な対応が取りやすくなります。 - チームでの共同作業が中心の企業
メンバー間でタスクの状況を共有しながら進める場合、情報の分散は非効率につながります。Trelloではカードごとに情報を集約し、チーム全体でリアルタイムに共有できるため、連携ミスや認識のズレを防げます。
Trelloの注意点
- 多機能で分かりにくい
- UIが見づらい場合がある
テーブルやカード、ボードなど多機能でできることが多い反面、現場社員が分かりづらいと感じる可能性があります。
利用しているユーザーからは「プロジェクトの規模が大きくなり、リストやカードの数が増えてくると、画面を大きく横にスクロールしなければならず、全体の見通しがやや悪くなることがある。」という声があります。（引用：ITreview）
Trelloの料金体系
- Free：$0
- Standard：$6/ユーザー/月
- Premium：$12.50/ユーザー/月
- Enterprise：要問合せ
【Eight】ペーパーレス化を実現する名刺管理ツール
Eightの特徴・使い方
- 名刺をデジタル化できる
紙の名刺をスマホで撮影するだけで、氏名・会社名・連絡先などがデータとして登録されます。デジタル化された情報は検索しやすく、必要な相手にすぐアクセスできるようになります。 - オンライン上で名刺交換可能
アプリ上でQRコードやリンクを使って名刺交換ができ、対面だけでなくオンライン商談などでも活用できます。紙の受け渡しが不要なので、スムーズかつ効率的に人脈を広げられます。
Eightがおすすめな企業
- 営業活動や対外的な接点が多い企業
日常的に名刺交換が発生する環境では、紙のままでは管理が煩雑になり、必要な情報をすぐに見つけられません。Eightでは名刺情報をデジタル化して一元管理できるため、検索がスムーズになります。 - 人脈情報の共有・活用が重要な企業
担当者ごとに名刺が分散すると、組織として人脈を活用できず、機会損失につながります。Eightなら人脈情報を整理できるため、過去の接点を活かした営業や連携が可能です。
Eightの注意点
- 入力精度にばらつきがある
スキャン時の画像品質によっては、情報の読み取りに誤りが生じる可能性があります。 - 検索機能が弱い
利用しているユーザーからは「同姓同名の相手が多い場合、検索結果から目的の人物を絞り込むのに少し手間がかかります。」という声があります。（引用：ITreview）
Eightの料金体系
登録は無料でできますが、Eightプレミアムを利用する場合は600円/月かかります。
【比較】業務効率化に役立つクラウドツール一覧
以下は今回紹介した、クラウドツールの一覧です。（表は右にスクロールできます。）
| Stock【一番おすすめ】 | ナレカン | Slack | Dropbox | Trello | Eight | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
無料で使えてチームの業務効率化に役立つ情報共有ツール |
社内の業務効率化に貢献する情報共有ツール |
チャネルごとに情報共有できるチャットツール |
ファイル管理を一元化するストレージサービス |
直観的に使えるタスク管理ツール |
ペーパーレス化を実現する名刺管理ツール |
| シンプルで簡単or多機能 |
シンプルで簡単（中小規模の企業向け） |
シンプルで簡単（大手~中堅企業向け） |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
| スマホアプリの有無 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
| 情報を蓄積できるか |
【〇】 |
【〇】 |
【×】 |
【〇】 |
【×】 |
【〇】 |
| 注意点 |
5名以上での利用が前提 |
法人利用が前提なので、個人利用は不可 |
メンバーが増えると管理が煩雑になる |
無料の場合の容量は2GBまで |
多機能で分かりにくい |
入力精度にばらつきがある |
| 料金 |
・無料 ・有料プランでも1人あたり650円/月〜 |
・無料プランなし ・有料プランは資料をダウンロードして確認 |
・無料プランあり ・有料プランは1,050円/ユーザー/月〜 |
・無料プランあり ・有料プランは1,500円/ユーザー/月（月払い）〜 |
・無料プランあり ・有料プランは$6/ユーザー/月～ |
・無料プランあり ・有料プランは600円/月～ |
| 公式サイト |
「Stock」の詳細はこちら |
「ナレカン」の詳細はこちら |
「Slack」の詳細はこちら
|
「Dropbox」の詳細はこちら
|
「Trello」の詳細はこちら
|
「Eight」の詳細はこちら
|
業務効率化に貢献するおすすめのクラウドツールのまとめ
ここまで、クラウドツールを導入し脱Excelすべき理由やおすすめのクラウドツール6選をご紹介しました。
Excelを利用して自社の情報を管理している企業の多くは「Excelであれば誰でも使いこなせるから」という理由でそのまま利用しています。そのため、直感的に操作できないツールを選定すると社内に浸透せず、Excelでの管理に戻ってしまうのです。
したがって、「ファイル情報を確実に管理できる」「導入した日から使えるほどのシンプルさ」の2点を押さえたツールであれば、Excel管理による非効率から脱却できるのです。
したがって、導入するなら、誰にとっても使いやすく、ファイル・情報共有も即日で効率化できるツール「Stock」が最適です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」で脱Excelをして社内の情報を適切に管理し、業務効率化を実現しましょう。
