昨今、業務効率化の実現に向けてクラウドツールを導入し、業務環境の改善を成功させている企業が増加しています。クラウドツールを適切に運用すると、業務効率化の実現だけでなく教育・運用コストの削減などのメリットも得られるのです。
 
しかし、現在でも業務にエクセルを利用している企業は多く「エクセルを利用した業務に課題を感じているが、どのようなツールを導入したらよいか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、脱エクセルすべき理由や業務効率化に役立つクラウドツール6選を中心にご紹介します。
 
という担当者の方はこの記事を参考にすると、自社にマッチしたツールを導入でき、非効率に感じていたエクセル業務の効率化も実現します。


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業務効率化に役立つクラウドツールとは

ここでは、業務効率化に役立つ代表的な3つのクラウドツールについて紹介します。自社が必要としているのがどのようなツールなのか見極めましょう。
 
 
  • チャットツール
  • 意思の伝達や情報交換をリアルタイムで行うコミュニケーションツールです。メールと異なり素早く送受信ができるため、第三者と頻繁にやり取りする方や、リモートワークが多い企業におすすめです。
     
  • タスク管理ツール
  • プロジェクトの進行度合いを管理・共有するのに役立つクラウドツールです。タスク管理ツールを活用することで業務状況が可視化されるため、タスクの遅延や漏れを防げます。
     
  • 情報共有・管理ツール
  • ドキュメントやナレッジなど業務に必要な情報を集約し、一元管理するため、迅速な意思決定や社内間のコミュニケーションを活発にする効果があります。
 
このほかにも、Web会議ツールや人材管理ツールなど、業務効率化に効果的なクラウドツールは多数存在します。そのため、自社がどの業務の効率化を図りたいのか検討してからクラウドツールを導入しましょう。


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Excelで情報共有をする2つのデメリット

業務効率化を実現するためにExcelを用いている企業が多いですが、Excelは上手に活用しなければ逆に効率化を妨げる可能性があります。以下では、Excelで情報共有をするデメリットについて解説します。

(1)複数での同時編集ができない

Excelはメンバー間でファイル共有できますが、複数人で同時に編集することはできません。
 
Excelファイルは、誰かが編集しているときには書き込みができず、別の人は閲覧しかできません。また、この状態では内容を変更してもリアルタイムで反映されるわけではないため、多くの人とファイルをを共有したい場合には非効率的です。
 
このように、Excelは同時編集ができないため、自身のタイミングで編集したい方や、チームで情報を共有する場合にはおすすめできません。

(2)設定が面倒である

Excelの共有設定は、ITに慣れていない人にとって複雑で面倒です。
 
Excelで他の人とファイルを共有するには、ブックの権限設定や共有設定などが必要で、設定に手間がかかります。さらに、細かな権限設定はできないため、ファイルの編集履歴を追うことができず、知らない間に情報が書き換わっている可能性もあります。
 
このように、Excelでの情報共有は設定が大変なうえ、情報管理にもリスクが伴うため、目的に合わせたサービスを提供するクラウドサービスを導入すべきです。


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【脱エクセル】クラウドツールを導入するメリット

ここでは、クラウドツールを導入すべき理由を解説します。クラウドツールを適切に導入・運用するためにも、クラウドツールのどのような部分が優れているのか把握しておきましょう。

業務効率化に繋がる

必要に応じたクラウドツールを利用することで、無駄な作業時間を短縮でき、業務効率化に繋がります。
 
クラウドツールにはさまざまな種類がありますが、いずれのツールにも情報共有やタスク管理など、業務の手間を省いて作業効率を向上させる機能が搭載されています。
 
そこで、情報の管理に適したクラウドツールを使えば、更新状況を一目で把握しながら、顧客や業務ごとで整理しながら情報を管理できるため、生産性が向上します。

運用コストを抑えられる

エクセルと比較して、クラウドツールは運用コストを大きく削減できます。
 
社内のさまざまな業務や取引先をすべてエクセルで運用・管理すると、自動化されていない作業が多いため。ひとつひとつの業務に時間を要します。また、運用体制構築の手間だけでなく、時間や人件費も管理業務だけに割り当てる必要があります
 
一方、クラウドツールは初期費用やランニングコストがかかるものの、長期的運用を検討するのであれば、エクセルよりも費用対効果が高いのです。

安心のセキュリティ環境

クラウドツールでは2段階認証やシングルサインオン、国際セキュリティ資格を有しているツールが多く、情報漏えいのリスクを回避して安全に利用できます。
 
一方、エクセルで情報を管理している場合、権限設定はできるもののファイルごとに設定を行う手間があるうえ、データを外部に持ち出されてしまう可能性もあるのです。
 
したがって、セキュリティの観点からも、エクセルより簡単にまとめて権限を設定できるクラウドツールでの管理をおすすめします。

マルチデバイス対応で使い勝手が良い

クラウドツールはインターネット環境さえ整っていれば、時間や場所を問わず利用できるため、アクセス性が良いです。
 
さらに、スマホやタブレットに対応したアプリが用意されていることが多く、移動中や出先でも利用できます。一方、エクセルの場合、スマホではデータが見づらく、パソコンでなければデータの確認や編集が難しいという問題がありました。
 
時間や場所の制約をなくして情報へのアクセス性を高めるという点でも、クラウドツールを導入するべきです。
 
関連記事: 【脱Excel】無料で使えるおすすめの業務・仕事効率化ツール8選


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業務効率化に役立つビジネスクラウドツール6選

以下では、脱エクセルに貢献し業務効率化に役立つクラウドツール6選をご紹介します。選定時の注意点をふまえて、自社に最適なクラウドツールを見つけましょう。
 
クラウドツールは時間や場所に制限を受けることなく使用でき、業務効率化に非常に役に立ちます。そのため、業務環境を改善したいのであれば、Excelではなく、クラウドツールを導入すべきです。
 
しかし、多機能で複雑なツールでは社員が使いこなせず、逆に業務効率を下げてしまう可能性があります。そこで、効果的に業務効率化をするためには、シンプルな操作で、直観的に使えるツールが最適です。
 
結論として、自社が導入すべきクラウド型ツールは、必要な機能に過不足なく、非IT企業の65歳の方でも簡単に使える「Stock」一択です。
 
Stockの「ノート」へファイルやテキストを簡単に残すことができ、リアルタイムで同期されるので、ファイルをメールやチャットツールで別途送信する手間が省けます。また、ノートには「メッセージ」が紐づいており、話題が入り乱れることもありません。

【Stock】社内の業務効率化に最も貢献する情報共有ツール

Stockのトップページ
 
「Stock」|最もシンプルな情報ストックツール

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Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくない数人~数千人の企業向け
    ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

加井 夕子さん、海野 紘子さん画像
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社
「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」
★★★★★ 5.0

当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。

江藤 美帆さん画像
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ(栃木SC)
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします!」
★★★★★ 5.0

元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

Stockの詳細はこちら


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【Slack】チャネルごとに情報共有できるチャットツール

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<Slackの特徴>

Slackは、近年注目を集めているビジネスチャットツールです。後からグループチャットに入ったメンバーでも履歴をさかのぼってチャットを確認できるので、再度情報共有を行う手間が省けます。
 
また900種類以上のアプリとの連携が行え、連携すると連携先のツールの通知をSlackで受け取れます。

<Slackの機能>

Slackのチャット画面
 
「チャット機能」ではテキストはもちろん、絵文字やさまざまな形式のファイル添付ができ、メールに比べてよりスムーズな連絡が可能です。
 
Slackのファイル共有画面
 
「ファイル共有機能」では、チャットに添付したファイルを一覧で確認可能で、探したいファイルをあとからすぐに見つけられます。

<Slackの注意点>

  • チャットが流れてしまう
  • 検索機能はありますが、チャットでのコミュニケーションが主なので、必要な情報は徐々に上へと流れていってしまいます。
     
  • メンバーが増えると管理が煩雑になる
  • メンバーが増え、ルームやチャンネルが乱立すると情報の管理が難しくなります。
     
  • チャンネルを探すのが大変
  • 利用しているユーザーからは「長年Slackを利用していると多数のチャンネルに参加することになり。もちろん使っていないチャンネルからは退出する等してはいますが、それでもチャンネルが乱立します。」という声があります。(参考:itreview

<Slackの料金体系>

  • Free:0円
  • Pro:1,050円/ユーザー/月
  • Business+:1,800円/ユーザー/月
  • Enterprise Grid:要問合せ
 
関連記事: 【初心者向け】Slack(スラック)とは?使い方から特徴まで紹介!


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【Dropbox】ファイル管理を一元化するストレージサービス

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<Dropboxの特徴>

Dropboxは、どのデバイスからでも利用できるオンラインストレージサービスです。アップロードされたデータはクラウド上に保存されるので活用しやすく、データ紛失や情報漏えいの心配がありません。
 
またフォルダごとに共有の設定ができ、Dropboxのアカウントを持っていない人にはURLを利用して共有できます。

<Dropboxの機能>

Dropboxのファイル管理画面
 
「ファイル管理機能」ではファイルをフォルダごとに分類できます。フォルダは細かく共有設定が行え、情報共有を促進します。

<Dropboxの注意点>

  • 無料の場合の容量は2GBまで
  • 無料プランでは2GBまでしか利用できません。したがって、大容量のファイルの扱いが多い場合有料プランでの利用が前提となります。
     
  • 過去に情報漏えいの事件があった
  • 今は強固なセキュリティですが2012年に情報漏えいで話題となったことがあり、導入への精神的な不安がある点は無視できません。
     
  • 無料版だと容量が小さい
  • 利用しているユーザーからは「無料版の容量がかなり小さい。正直これだと受け渡しできる相手ならUSBメモリでことが足りてしまう。せめて5〜10GB無いと無料版はお試し感覚で利用も難しいと思います。」という声があります。(参考:ITトレンド

<Dropboxの料金>

  • Plusプラン:1,500円/ユーザー/月(月払い)
  • Professionalプラン:2,400円/ユーザー/月(月払い)
  • Standardプラン:1,800円/ユーザー/月(月払い)
  • Advancedプラン:2,880円/ユーザー/月(月払い)
  • Enterpriseプラン:料金は要問い合わせ
 
関連記事: 【初心者向け】Dropboxとは?使い方や危険性・評判も解説!


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【Trello】直観的に使えるタスク管理ツール

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<Trelloの特徴>

Trelloは、ふせんを貼ったりはがしたりする感覚で、直感的にタスクが管理できるプロジェクト管理アプリです。
 
タスクをカードのように並べ、ドラッグ&ドロップでカードを動かしてタスクのステータスを管理できることから、進捗を視覚的に把握しやすくなります。

<Trelloの機能>

Trelloのタスク管理画面
 
「タスク管理機能」では、カードのようにタスクを並べて、直感的な操作性でタスク管理が行えます。また、タスクの進捗ごとに、未着手・着手・確認待ちといったステータスの管理もできます。

<Trelloの注意点>

  • スマホでは操作がしづらい
  • スマホの場合画面が小さいのでカンバン方式でのタスク管理がしづらく、使いづらいと感じる恐れがあります。
     
  • 多機能で分かりにくい
  • 利用しているユーザーからは「サービスや選択肢が多すぎてわかりにくい、みにくいと感じることがある。 アーカイブに入ったものをもっと簡単に管理できたらいい。」という声があります。(参考:ITトレンド

<Trelloの料金体系>

  • フリープラン:$0
  • スタンダードプラン:$6/ユーザー/月
  • プレミアムプラン:$12.50/ユーザー/月
  • エンタープライズプラン:要問合せ
 
関連記事: 【初心者向け】Trello(トレロ)の使い方を徹底解説!料金・口コミも紹介


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【Eight】ペーパーレス化を実現する名刺管理ツール

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<Eightの特徴>

Eightは、無料で名刺管理ができるアプリです。名刺をカメラで撮影するだけ手間をかけず簡単に名刺を登録できるうえ、あとから名刺情報を探して活用できます。
 
また、Eightユーザー同士であれば、わざわざ名刺を出さずともEight内で名刺交換が可能です。

<Eightの機能>

Eightの名刺管理画面
 
「名刺管理機能」では名刺をスマホで撮るだけでその人の情報を管理できます。登録された名刺はリスト形式で確認できるうえ、検索すればすぐに必要な情報を取り出せます。

<Eightの注意点>

  • 名刺が大量にある場合は登録に時間がかかる
  • 設定をしなければ、Eightユーザーでない相手に登録を促す招待メールが送られるため、注意しましょう。
     
  • 登録日がずれることがある
  • 利用しているユーザーからは「Eightは有料プランであれば登録した名刺データをCSVにしてエクスポートできる機能があるのですが、エクスポートの際になぜか名刺の登録日がずれることがあります。」という声があります。(参考:itreview

<Eightの料金体系>

登録は無料できますが、Eightプレミアムを利用する場合は600円/月かかります。
 


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【freee】会計処理を効率化するクラウド会計ソフト

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<freeeの特徴>

freeeは、簿記の知識がなくても簡単に使える全自動のクラウド型会計ソフトです。銀行やカードの入出金明細を取り込むだけで自動で帳簿を作成できたり、入力項目に従うだけで決裁書が作成できたりします。
 
また、自動的に作成されるレポートでは、経営状況を数字やグラフで把握でき、経営状況の確認に役立ちます。

<freeeの注意点>

  • 多機能なので慣れるのに時間がかかる
  • 利用できる機能が多く、とくにはじめて会計ソフトを扱う場合は、慣れるまでに時間がかかります。
     
  • マニュアルが分かりづらい
  • 利用しているユーザーからは「とくにないが、マニュアルがわかりにくいかもしれない。手順の動画などをもっと追加してくれると、より分かりやすいかも。」という声があります。(参考:ITトレンド

<freeeの料金体系>

  • ミニマム:2,680円/月(月払い)
  • ベーシック:5,280円/月<(月払い)/li>
  • プロフェッショナル:47,760円/月(月払い)


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業務効率化に役立つクラウドツールの比較表

以下は今回紹介した、クラウドツールの比較表です。(表は右にスクロールできます。)
 
Stock【一番おすすめ】 Slack Dropbox Trello Eight freee
特徴
社内の業務効率化に最も貢献する情報共有ツール
チャネルごとに情報共有できるチャットツール
ファイル管理を一元化するストレージサービス
直観的に使えるタスク管理ツール
ペーパーレス化を実現する名刺管理ツール
会計処理を効率化するクラウド会計ソフト
注意点
情報の記録・共有がメインになっている
チャットが流れてしまう
無料の場合の容量は2GBまで
スマホでは操作がしづらい
名刺が大量にある場合は登録に時間がかかる
多機能なので慣れるのに時間がかかる
料金
・無料
・有料プランでも1人あたり500円/月〜
・無料プランあり
・有料プランは1,050円/月~
・無料プランなし
・有料プランは1,500円/月~
・無料プランあり
・有料プランは$6/月~
・無料プランあり
・有料プランは600円/月~
・無料プランなし
・有料プランは2,680円/月~
公式サイト
「Stock」の詳細はこちら
「Slack」の詳細はこちら
「Dropbox」の詳細はこちら
「Trello」の詳細はこちら
「Eight」の詳細はこちら
「freee」の詳細はこちら


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クラウドツール選定時の注意点

ここからは、クラウドツール選定時の注意点を紹介します。「有名だから」という理由だけでクラウドツールを導入してしまうと、運用が長続きせず業務効率化が失敗する可能性が高まるため、以下の注意点を確認する必要があります。

(1)必要な機能に過不足ないか

クラウドツール選定時は、自社の課題を解決できる機能がついているか確認しましょう。
 
クラウドツールにはさまざまな種類がありますが、自社課題に対応する機能がなければ業務効率化を実現できません。一方、機能が多すぎると従業員が使いこなせないため、自社に必要な機能が「過不足なく」搭載されたツールを選びましょう。
 
また、自社課題とのミスマッチを防ぐには、時間のかかっている業務を洗い出して効率化すべき作業を明確にしておくこともポイントです。

(2)導入コストは最適か

クラウドツールは定額制で月額料金が発生することが多いので、長期運用には自社に適した料金コストのツールを導入しましょう。
 
利用人数や使える機能によっても料金が異なるため、自社の環境に適した費用対効果の高いツールを選ばなければなりません。とくに、機能数だけ見るのではなく、解決したい自社の課題を深掘りすると、必ずしも多機能なツールが必要ではないことも分かります
 
さらに、導入後はツールを社員が適切に使いこなす必要があるので、社員の研修コストはツール導入時に検討すべきです。したがって、全社に浸透するまでの教育コストも考慮して、ツールを選択しなければならないのです。

(3)シンプルで操作しやすいか

選定時には、誰でも簡単に使いこなせるかも確認しておきましょう。
 
操作が複雑なクラウドツールを導入してしまうと、従業員がツールを使いこなせません。さらに、ツール使用に対する抵抗感から、エクセルを使った従来の手法で作業を進めるようになる可能性もあるのです。
 
そのため、ITに詳しくない従業員でも簡単に使いこなせるようなツールがおすすめです。たとえば、「Stock」のように非IT企業の65歳以上の社員でも使いこなせるほど、操作性がシンプルなツールを選べば導入後の定着もスムーズです。


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業務効率化に貢献するおすすめのクラウドツールのまとめ

ここまで、クラウドツールを導入し脱エクセルすべき理由やおすすめのクラウドツール6選をご紹介しました。
 
エクセルを利用して自社の情報を管理している企業の多くは「エクセルであれば誰でも使いこなせるから」という理由でそのまま利用しています。そのため、直感的に操作できないツールを選定すると社内に浸透せず、エクセルでの管理に戻ってしまうのです。
 
したがって、「ファイルという情報を確実に管理できる」「導入した日から使えるほどのシンプルさ」の2点を押さえたツールであれば、エクセルからの脱却をいち早く成功させられます。
 
そこで、今回ご紹介したひとつである「Stock」は、非IT企業の65歳以上の社員でもストレスなく使えるので、ファイル・情報共有も即日で効率化できます。現在非IT企業を中心に200,000社以上が、エクセルのストレスを解消しています。
 
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」で脱エクセルをして社内の情報を適切に管理し、業務効率化を実現しましょう。


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関連記事: 業務効率化とは?進め方やアイデア10選・おすすめツールをご紹介!
代表取締役社長 澤村大輔
この記事の監修者
株式会社Stock
代表取締役社長 澤村大輔

1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所(NRI)に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ(現:株式会社Stock)を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、最もシンプルな情報ストックツール「Stock」を正式ローンチ。
2020年、ベンチャーキャピタル(VC)から、総額1億円の資金調達を実施。
2021年、東洋経済「すごいベンチャー100」に選出。