プロジェクトにおいて、タスク管理はスケジュールを調整したり期限に間に合わせたりするうえで必須です。また、仕事の抜け漏れを防ぐには「タスク管理ツール」が効率的なので、導入する企業も増えています。
一方、「タスク管理ツールは種類が多く、自社に最適なツールを選ぶのは難しい」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、おすすめのタスク管理ツール15選や選び方を中心にご紹介します。
- タスク管理に手間がかかり、業務スピードに影響が出ている
- ポイントを押さえ、自社に最適なタスク管理ツールを導入したい
- ITに詳しくなくても簡単に使いこなせるタスク管理ツールを見つけたい
という方はこの記事を参考にすると、自社のITリテラシーに合ったタスク管理ツールが見つけられ、仕事を円滑に進められるようになります。
目次
- 1 タスク管理とは
- 2 タスク管理ツールの主な機能とは
- 3 無料あり！おすすめのタスク管理ツール15選
- 3.1 【Stock】ストレスなく簡単にタスク管理できるツール
- 3.2 【Backlog】エンジニア向けのタスク管理ツール
- 3.3 【Trello】直感的にタスク管理できるツール
- 3.4 【Jooto】かんばん方式でタスク管理できるツール
- 3.5 【Wrike】海外でも活用されているツール
- 3.6 【Asana】デザイン性に優れたツール
- 3.7 【monday.com】ワークフローを把握できるツール
- 3.8 【Todoist】タスクを明確に整理できるツール
- 3.9 【Jira Software】カスタマイズ性の高いツール
- 3.10 【Google Keep】Googleアカウントと連携できるツール
- 3.11 【Taskworld】業務効率を改善するツール
- 3.12 【Smartsheet】ワークフローを自動化できるツール
- 3.13 【Microsoft To Do】Microsoftが提供しているタスク管理ツール
- 3.14 【みんなでガント.com】ガントチャートでタスク管理できるツール
- 3.15 【kintone】タスクの情報を一か所に集約できるツール
- 4 タスク管理ツールの選び方5選
- 5 タスク管理ツールの導入メリット3選
- 6 おすすめのタスク管理ツール15選や選び方まとめ
タスク管理とは
タスク管理とは、仕事を構成する作業（タスク）を、優先度や緊急度などで順位づけしながら管理することです。
タスク管理をすれば”優先して着手すべきタスクは何か”を可視化できるだけでなく、各メンバーの進捗状況も分かります。そのため、業務全体の進捗が遅れている場合でも、スケジュール調整などの対応がスムーズになるのです。
また、昨今では、紙やメールよりも簡単にタスクの共有・管理ができる「タスク管理ツール」を使い、チームのタスク管理を効率化する企業も多くあります。
タスク管理ツールの主な機能とは
タスク管理ツールの主な機能は以下の通りです。
| 機能 | 特徴 |
|---|---|
| プロジェクト管理機能 |
プロジェクト全体の進捗状況を可視化できる |
| ToDoリスト機能 |
ToDoリストを作成し、タスクの抜け漏れを防ぐ |
| メッセージ機能 |
タスクの補足やフィードバックなどのやりとりが簡単にできる |
| 検索機能 |
進行中のタスクや過去のタスクをすぐに確認できる |
今日では、さらにタスク管理を効率化させることを目的として、便利な機能が各ツールで追加されています。しかし、機能が増えたとしても、実際に使いこなせなければチームに浸透しません。
そのため、プロジェクトの規模を問わず、多機能なツールではなく、過不足のない機能を持つツールでタスクを管理すべきなのです。
無料あり！おすすめのタスク管理ツール15選
以下では、おすすめのタスク管理ツール15選をご紹介します。
WordやExcelなどの手法でタスクを管理すると、内容を確認するのに都度ファイルを開かなければならず、チームへ共有するにも別ツールが必要になり面倒です。
一方、すべてのタスクが一元管理される”タスク管理ツール”を使えば、ファイルを開く工数が省けるだけでなく共有もスピーディになります。ただし、多機能なツールでは、メンバーが使えない恐れもあるので「シンプルにタスク管理できるツール」が必須です。
結論として、導入すべきツールは、非IT企業に勤める65歳以上の方でも使えるほど、シンプルなタスク管理ツールの「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に記載した情報は簡単に共有できるほか、直感的な「タスク」を活用すれば、通知機能によってタスクの抜け漏れも防げます。また、ノートには「メッセージ」も紐づけられるので、話題が混ざらずにやりとりできる点も大きな特徴です。
【Stock】ストレスなく簡単にタスク管理できるツール
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツール
ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所 |
|
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
西尾 太初さん
株式会社ハピネス |
|
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
【Backlog】エンジニア向けのタスク管理ツール
Backlogの特徴
- 機能が豊富に備わっている
- コラボレーション機能が充実している
課題管理やバグ管理システムなど、プロジェクト管理を円滑にする機能が豊富に揃っています。
メンバー間やチーム・組織間での円滑な情報共有を促すコラボレーション機能があります。
Backlogの注意点
- 使いこなすのが難しい
- コミュニケーションがとれない
ソースコードの管理、Wiki、リポジトリなど、ITに詳しくない社員には難しい可能性があります。
メッセージ機能がないので、個人のタスクへフィードバックを送信したり補足したりするには、別のツールを併用する必要があります。
Backlogの料金体系（月払い）
- スタータープラン：2,970円/ユーザー/月
- スタンダードプラン：17,600円/ユーザー/月
- プレミアムプラン：29,700円/ユーザー/月
- プラチナプラン：82,500円/ユーザー/月
- 各プラン30日間の無料トライアルが利用できます。
【Trello】直感的にタスク管理できるツール
Trelloの特徴
- 直感的にタスク管理できる
- 多様な拡張機能を追加できる
ドラッグ＆ドロップでタスクを移動するカンバン方式なので、直感的に管理できます。
Trelloには機能を拡張するプラグインが充実しているので、業種によって必要な機能を追加できます。
Trelloの注意点
- スマホでは使いにくい
- 公開設定に注意する必要がある
パソコンから利用すると横長のボードでプロジェクトの全体を把握できますが、スマホではボードを俯瞰して見られません。
共有範囲で[公開]を選択している情報は、外部からもアクセス可能になるので注意しましょう。
Trelloの料金体系
- FREE：$0
- STANDARD：$6 USD/ユーザー/月
- PREMIUM：$12.50 USD/ユーザー/月
- ENTERPRISE：$17.50 USD 以下/ユーザー/月
- 5,000ユーザー以上は営業窓口に要問い合わせ
【Jooto】かんばん方式でタスク管理できるツール
Jootoの特徴
- カンバン方式のタスク管理ツール
- プロジェクトを横断したタスク管理ができる
カンバン方式で進捗が可視化されるので、全体のタスクが分かりやすくなります。
プロジェクトごとにタスクを一覧表示すれば、優先して処理すべきタスクをすぐに判断できます。
Jootoの注意点
- 一度削除したタスクは復元できない
- 無料プランの制限が厳しい
タスク情報の復元ができないため、削除する前にアーカイブしなければなりません。
無料プランは4人まで、データ上限は100MBまでと厳しい制限があります。
Jootoの料金体系
- 無料プラン：0円
- スタンダードプラン：500円/ユーザー/月
- エンタープライズプラン：1,300円/ユーザー/月
- タスクDXプラン：要問い合わせ
【Wrike】海外でも活用されているツール
Wrikeの特徴
- ガントチャートでタスク管理できる
- タスクごとのタイムトラッキング機能がある
有料プランでは、プロジェクトの期限を可視化できるガントチャート機能が使えます。ガントチャート内の個別のタスクはドラッグ&ドロップで操作します。
どのタスクが非効率になっているかが簡単に把握できます。
Wrikeの注意点
- デジタルに慣れていないと難しい
- UI（見た目）が分かりづらい場合がある
多機能のため、運用目的とルールを周知しなければデジタルに詳しくない社員は混乱する恐れがあります。
機能が多いため、どこに何の機能があるか直感的に分からない可能性があります。
Wrikeの料金体系
- Free：$0/ユーザー/月
- Team：$9.80/ユーザー/月
- Business：$24.80/ユーザー/月
- Enterprise：要問い合わせ
- Pinnacle：要問い合わせ
【Asana】デザイン性に優れたツール
Asanaの特徴
- フォーム機能がある
- 進捗の表示方法を切り替えられる
仕事のリクエストを一か所に集めて管理するフォーム機能が搭載されています。
進捗確認の目的に合わせて、リスト形式やタイムライン形式など表示方法を切り替えられます。
Asanaの注意点
- カスタマイズ性は高いが多機能ゆえに使いにくい
100種類以上のアプリと連携できますが、デジタルに詳しくない社員が多い職場では浸透しない可能性があります。
Asanaの料金体系（月払い）
- Basic：0円
- Premium：1,475円/ユーザー/月
- Business：3,300円/ユーザー/月
- Asana Enterprise：セールスチームへの問い合わせが必要です。
【monday.com】ワークフローを把握できるツール
monday.comの特徴
- ガントチャート機能がある
- 豊富なテンプレートがある
期限やマイルストーンが可視化されるガントチャート機能が搭載されており、プロジェクトを期限通りに進めるのに役立ちます。
「プロジェクト管理」や「コンテンツカレンダー」など、カスタマイズ可能な200以上のテンプレートが用意されています。
monday.comの注意点
- 機能を使いこなすのが難しい
- チームごとに製品を使い分ける必要がある
多くの機能が搭載されているために、すべての機能を使いこなすには高度なITリテラシーが求められます。
monday.comはCRMチーム用、マーケティング用など業務によって個別のツールを用意しているため、全社で利用する場合はツールを使い分けなければなりません。
monday.comの料金体系（月払い）
- 個人：0円（ユーザー上限2人まで）
- ベーシック：1,100円/ユーザー/月
- スタンダード：1,400円/ユーザー/月
- プロ：2,700円/ユーザー/月
- エンタープライズ：要問い合わせ
【Todoist】タスクを明確に整理できるツール
Todoistの特徴
- 「インボックス」と「プロジェクト」でタスクを作成する
- 作業の生産性を算出できる
インボックスにタスクを無作為に作成して、プロジェクトには目的別のタスクを登録するなどの使い分けができます。
タスクを完了するたびにカウントが増え、作業の生産性を算出できる「カルマ」という機能が搭載されています。
Todoistの注意点
- 無料プランでは一部機能が制限される
無料プランではバックアップ機能や優先サポート機能、リマインダー機能がないため、タスクの期限を忘れてしまう可能性があります。
Todoistの料金体系（月払い）
- 無料：0円
- プロ：588円/月
- ビジネス：888円/ユーザー/月
【Jira Software】カスタマイズ性の高いツール
Jira Softwareの特徴
- 表示機能を切り替えられる
- 豊富な機能を利用できる
カンバン形式やスクラムボード形式など、進捗の表示方法を切り替えられるのでさまざまな利用目的に対応できます。
3,000種類以上のアプリを追加できるのでカスタマイズ性が高く、チームのさまざまなニーズに合わせられます。
Jira Softwareの注意点
- 高いITリテラシーが求められる
多機能なツールなので、ITに詳しくなければ使いこなすのが難しい可能性があります。
Jira Softwareの料金体系
- Free：0円（10ユーザーまで）
- Standard：920円（1ユーザーあたり平均）
- Premium：1,810円（1ユーザーあたり平均）
- Enterprise：要問い合わせ
【Google Keep】Googleアカウントと連携できるツール
Google Keepの特徴
- どのような環境でもタスク管理できる
- Googleアカウントで連携できる
テキスト入力だけでなく音声入力や手書き入力など、どのような環境でも利用できる機能が揃っています。
同一のGoogleアカウントでログインすれば、同じ情報をPCやスマホなどの複数の端末から確認できます。
Google Keepの注意点
- タスクの共有には向かない
- 階層管理できない
タスクを共有する場合には、別のチャットアプリなどに切り替えて送信する必要があります。
Google Keepはボードにメモを貼る形式で管理するので、カテゴリーごとに階層管理できません。
Google Keepの料金体系
- すべての機能を無料で利用できます。
【Taskworld】業務効率を改善するツール
Taskworldの特徴
- タイム計測機能がある
- アナリティクス機能
各タスクにかかった時間を計測する機能があり、タイムマネジメントに効果的です。
タスクの進捗状況をグラフで分かりやすく取得できます。
Taskworldの注意点
- テクニカルサポートは有料
- タスク管理が複雑になる可能性がある
テクニカルサポートを受けられるのは、有料のエンタープライズプランのみなので注意が必要です。
タスクは難易度や色つきラベル、サブタスクなど詳細な部分まで設定できる仕様なので、ルールがなければ管理に手間がかかる可能性があります。
Taskworldの料金体系（月払い）
- フリー：0円（ユーザー上限15人）
- プレミアム：1,200円（ユーザー数無制限）
- ビジネス：2,050円（ユーザー数無制限）
- エンタープライズ：カスタム価格
【Smartsheet】ワークフローを自動化できるツール
Smartsheetの特徴
- 共同作業に適している
- ワークフローを自動化できる
組織内外の共同作業を効率的に進めるのに適しています。
「アラートを送信」「承認をリクエスト」など、繰り返しの作業を自動化できる機能があります。
Smartsheetの注意点
- プランによっては機能に制限がある
- 多機能で使いこなせない可能性がある
「プロプラン」では、共有したオブジェクトの閲覧者・共同作業者がそれぞれ10人に制限されているため注意が必要です。
多くの機能が搭載されており、使いこなすには高度なITリテラシーが求められます。
Smartsheetの料金体系（月払い）
- プロ：984円/ユーザー/月
- ビジネス：3,543円/ユーザー/月
- エンタープライズ：要問い合わせ
【Microsoft To Do】Microsoftが提供しているタスク管理ツール
Microsoft To Doの特徴
- 比較的シンプルなデザイン
- 社員間でタスクの共有ができる
デザインが比較的シンプルなので、ITに詳しくなくてもすぐに使いこなせます。
社員同士で全体の進捗確認ができるので、連携もしやすくなります。
Microsoft To Doの注意点
- メッセージ機能がない
- リストの共有に手間がかかる
メッセージ機能がないため、フィードバックなどのタスクに関するやりとりにはほかのチャットアプリを併用する必要があります。
自分のタスクリストをほかの社員に共有するには、共有リンクを取得してメールやチャットアプリで送信しなければなりません。
Microsoft To Doの料金体系
- Microsoft To Doはすべての機能を無料で利用できます。
【みんなでガント.com】ガントチャートでタスク管理できるツール
みんなでガント.comの特徴
- 会員登録の工数がかからない
- 修正履歴を確認できる
会員登録なしでガントチャートを作成できます。
いつ誰がガントチャートを修正・更新したのかを履歴から確認できます。
みんなでガント.comの注意点
- 機能はガントチャートの作成のみ
- トライアルではガントチャートがひとつしか作れない
ガントチャートに特化しているため、ドキュメント管理やメッセージには別のツールが必要です。
トライアル期間中に作れるガントチャートはひとつだけとなっています。
みんなでガント.comの料金体系
| プラン | トライアル | エントリー | ビジネスS | ビジネスM | ビジネスL |
|---|---|---|---|---|---|
| ガントチャート数 |
1 |
6 |
15 |
30 |
40 |
| ユーザー数 |
10人まで |
20人まで |
20人まで |
40人まで |
80人まで |
|
料金
（利用期間92日） |
1,800円 |
– |
– |
– |
– |
|
料金
（利用期間184日） |
– |
4,800円 |
9,600円 |
19,200円 |
38,400円 |
|
料金
（利用期間366日） |
– |
8,600円 |
17,600円 |
36,000円 |
72,000円 |
【kintone】タスクの情報を一か所に集約できるツール
kintoneの特徴
- リマインド通知機能がある
- プロセス管理機能
日時を条件としたリマインド通知を受け取れる機能があり、タスクの抜け漏れ防止に役立ちます。
「誰がどのような対応をしているか」が分かり、業務プロセスに沿った進捗管理ができます。
kintoneの注意点
- アプリが乱立しやすい
- 操作が複雑
アプリを増やしすぎると、管理が煩雑になるので注意です。
複数のアプリを切り替える操作が必要なので、ITリテラシーが低いと混乱する可能性があります。
kintoneの料金体系
- ライトコース：780円/ユーザー/月
- スタンダードコース：1,500円/ユーザー/月
タスク管理ツールの選び方5選
ここでは、タスク管理ツールの選び方を5つご紹介します。ツールの導入後に「思っていたよりも使い勝手が悪かった」とならないためにも、以下を確実に押さえましょう。
（1）タスクを簡単に登録できるか
はじめに、タスクを簡単に登録できるツールかを確認します。
タスクを登録するのに管理工数や入力項目が多ければ、使い勝手の悪さから社内に浸透しない可能性があります。したがって、単純作業に必要以上の時間をかけないためにも「簡単にタスクを登録・追加できるか」は確認すべきです。
とくに、非IT企業であれば、ITに詳しくなくても簡単にタスクの情報を記載できるツールを使いましょう。
（2）タスクの期限がリマインドされるか
タスクの期限をリマインドする機能があるかも確かめるべきです。
リマインド機能がなければ、ツールに大量のタスクを登録している場合「古いタスクを確認し忘れて、期限が過ぎてしまった」となる恐れがあります。
タスクの期限に遅れると、プロジェクトが失敗する可能性も高まってしまいます。そのため、リマインド機能の有無を確認し、抜け漏れを防げるツールを選びましょう。
（3）ほかのメンバーのタスクも確認できるか
次に、ほかの社員のタスクも確認できるかを判断しましょう。
タスクの進捗がリアルタイムで共有されれば、社員一人ひとりに確認をする必要がなくなります。結果、進捗が遅れている場合でも、スムーズにスケジュール調整やタスクの割り振りができるのです。
このように、無駄な作業を減らしたりトラブルに迅速に対応したりするためにも、チーム全員のタスクを確認できるツールを選ぶべきです。
（4）マルチデバイスで利用できるか
次に、マルチデバイスで利用できるツールかも大切です。
PCやスマホ、タブレットといったマルチデバイスに対応するツールであれば、会社にいなくてもタスクの状況が分かります。そのため、緊急のタスクが発生したときでも、迅速に確認・共有できるのです。
ただし、スマホでは操作しにくいタスク管理ツールもあるので、無料トライアルなどを利用して使い勝手を確かめることがおすすめです。
（5）必要な機能に過不足がないか
最後に、必要な機能に過不足がないかを確認しましょう。
多機能なツールであれば、ITに詳しくないメンバーは操作が複雑で使いにくい恐れがあります。また、操作ミスによるタスクの抜け漏れも起こりかねません。
そのため、チーム全員がストレスなくタスク管理するには「必要な機能に過不足がなくシンプルなツール」が必須です。たとえば、非IT企業の65歳以上の社員でも即日で扱える「Stock」を使うと、直感的な操作性でタスクの管理ミスを防げます。
タスク管理ツールの導入メリット3選
ここでは、タスク管理ツールの導入メリットを3つご紹介します。自社にマッチしたツールを使わなければ、以下のメリットを得られない点に注意しましょう。
メリット1｜進捗をツールひとつで管理できる
タスク管理ツールのメリットとして、ツールひとつで進捗管理できることがあります。
Excelなどの表計算ソフトを併用したタスク管理では、複数のファイルを並行して管理しなければならず面倒です。しかし、タスク管理ツールであれば、プロジェクトや社員別にファイルを用意する必要はありません。
このように、タスク管理ツールを使うとすべての情報が集約されるので、ツールを横断するタスク管理から脱却できるのです。
メリット2｜プロジェクトの遅延を防ぎやすくなる
次に、プロジェクトの遅延を防ぎやすくなるメリットがあります。
タスク管理ツールを使うと、チーム全体におけるタスクの進捗がリアルタイムで分かります。そのため、トラブルが起きたときにも早い段階で対処できるので、”期限直前までスケジュールの遅れに気付かない”事態も防げるのです。
加えて、プロジェクトの納期を厳守できれば、社内はもちろんクライアントからの信頼アップにもつなげられます。
メリット3｜コミュニケーションが活性化する
最後に、タスク管理ツールによってコミュニケーションの活性化も図れます。
多くのタスク管理ツールにはメッセージ機能もあるので、電話やメールよりも簡単にやりとりできます。そのため、急なタスクが発生したときでもチームへの共有に無駄な時間がかかりません。
なかでも、情報を確実に残せる「ノート」があり、ノートごとに「タスク」「メッセージ」と紐づけられる「Stock」であれば、話題が混ざらずにやりとりできます。
おすすめのタスク管理ツール15選や選び方まとめ
これまで、おすすめのタスク管理ツール15選や選び方を中心にご紹介しました。
チームの進捗状況をまとめ、迅速に共有できる”タスク管理ツール”を使うと、タスクを確実に処理しながらプロジェクトを進められます。また、リマインド機能がついていたり、マルチデバイスに対応していたりするツールでは、タスクをより効率的に管理できます。
しかし、多機能なツールはITに詳しくなければ使いこなせない恐れもあります。したがって、チームへ浸透させるためにも「必要な機能に過不足がなくシンプルに使えるツール」を選びましょう。
結論、自社のタスク管理を効率化するには、非IT企業の65歳の方でも、即日でタスク管理できる「Stock」が必須なのです。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」で円滑なタスク管理を実現し、プロジェクトを成功させましょう。
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