ビジネスにおいて、タスク管理は、スケジュールを調整したり期限に間に合わせたりするうえで必要です。そこで、作業の抜け漏れを防ぐために「タスク管理ツール」を導入する企業が増えています。
一方、「タスク管理ツールは種類が多く、自社に最適なツールを選ぶのは難しい」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、ToDo・タスク管理におすすめのツール7選を中心にご紹介します。
- チームでタスクを管理・共有するための体制をつくれていない
- おすすめのタスク管理ツールを比較し、導入を検討したい
- 誰でも簡単に効率的なタスク管理ができるツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、自社のITリテラシーに合ったタスク管理ツールが見つけられ、仕事を円滑に進められるようになります。
目次
タスク管理とは
タスク管理とは、仕事を構成する作業（タスク）を、優先度や緊急度などで順位づけしながら管理することです。
タスク管理をすれば、”優先して着手すべきタスクは何か”を可視化できるだけでなく、各メンバーの進捗状況も分かります。そのため、業務全体の進捗が遅れている場合でも、スケジュール調整などの対応がスムーズになるのです。
タスク管理と関連する用語
タスク管理に関連する用語には、それぞれ以下のような違いがあります。
- 「タスク管理」と「プロジェクト管理」の違いとは
- 「タスク管理」と「ToDo管理」の違いとは
- 「タスク管理」と「WBS」の違いとは
「タスク管理」とはメンバー個々が担う業務の管理を指す一方、「プロジェクト管理」では、取り組むべき作業および進捗、プロジェクトに必要な人員の確保など、目標達成に向けて必要となる要素すべてを管理します。
「タスク管理」には期限が設定されていることが一般的ですが、「ToDo管理」には明確な期限が設けられていないことが多いです。
タスクを洗い出してマネジメントする「タスク管理」に対して「WBS」とはタスクを洗い出す作業自体を指します。
また、昨今では、紙やメールよりも簡単にタスクの共有・管理ができる「タスク管理ツール」を使い、各メンバーの持つタスクを効率的に管理する企業も多くあります。
タスク管理・共有ツールが注目される背景
タスク管理・共有ツールが注目される背景として「リモートワークの普及」と「人手不足」が挙げられます。
今日では、多くの企業でリモートワークが取り入れられ、オフィスに出社することなく在宅で勤務する機会が増加しました。それに伴い、企業では直接顔を合わせずともタスクの管理や共有を行える体制を整える必要が出てきたのです。
加えて、職場の人手不足により、社員一人ひとりのタスク量が増えたことも関係しています。一人当たりのタスク量が多い分、タスク管理を徹底し、効率よく作業をこなしていかなければなりません。
しかし、紙やExcelでは、タスクの管理や共有するのに使い勝手が悪く、メンバー間で行き違いが起こる恐れがあります。そのため、タスク管理・共有を円滑に行ううえで必要な機能がそろっている「タスク管理・共有ツール」が注目されているのです。
タスク管理・共有ツールの主な機能とは
タスク管理・共有ツールの主な機能は以下の通りです。
| ＜機能＞ | ＜特徴＞ |
|---|---|
| プロジェクト管理機能 |
プロジェクト全体の進捗状況を可視化できる |
| ToDoリスト機能 |
ToDoリストを作成し、タスクの抜け漏れを防ぐ |
| メッセージ機能 |
タスクの補足やフィードバックなどのやりとりが簡単にできる |
| 検索機能 |
進行中のタスクや過去のタスクをすぐに確認できる |
| リマインド機能 |
タスクの抜け漏れを防ぐために通知を送る |
| 共有機能 |
タスクの追加や削除、内容の変更をリアルタイムでメンバーに共有する |
上記に加えて、さらにタスク管理を効率化させる便利な機能が追加されているツールも多くあります。しかし、機能が増えたとしても、実際に使いこなせなければ、不要な金銭的コストを払うことになります。
そのため、プロジェクトの規模を問わず、多機能なツールではなく、過不足のない機能を持つツールでタスクを管理すべきです。
タスク管理ツールの導入メリット3選
ここでは、タスク管理ツールを導入するメリットを3つご紹介します。自社にマッチしたツールを使わなければ、以下のメリットを得られない点に注意しましょう。
メリット1｜複数人との共有に向いている
タスク管理ツールのメリットとして、複数人との共有に向いていることがあります。
Excelなどの表計算ソフトを利用したタスク管理では、内容変更の都度、最新版のファイルを送受信しなければならず面倒です。しかし、タスク管理ツールであれば、変更内容が自動で反映されるほか、閲覧するメンバーも任意で選択することができます。
このように、タスク管理ツールを使うと、わざわざファイルを共有する手間なく管理できるのです。
メリット2｜プロジェクトの遅延を防ぐ
次に、プロジェクトの遅延を防ぎやすくなるメリットがあります。
タスク管理ツールを使うと、各メンバーのタスクの進捗がリアルタイムで分かります。そのため、トラブルが起きたときにも早い段階で対処できるので、”期限直前までスケジュールの遅れに気付かない”事態も防げるのです。
加えて、プロジェクトの納期を厳守できれば、社内はもちろんクライアントからの信頼アップにもつなげられます。
メリット3｜コミュニケーションが活性化する
最後に、タスク管理ツールによってコミュニケーションの活性化も図れます。
タスク管理ツールのなかには、メッセージ機能が含まれているものもあり、電話やメールよりも簡単にやりとりできます。そのため、急なタスクが発生したときでも、社内共有に無駄な時間がかかりません。
なかでも、メッセージ機能に加え、ほかのメンバーに作業を振り分けられるタスク機能を備えた「Stock」であれば、話題が混ざらずにやりとりでき、混乱を防げます。
【タスクの分割におすすめ】タスク管理・共有におすすめツールTOP7
以下では、タスクやToDoの管理・共有に使えるおすすめツールを7つご紹介します。
仕事をスムーズに進めるには、自分だけでなく、チームのタスクも把握しなければなりません。しかし、Excelを使ってタスク管理すると「複数のファイルを管理する手間がかかる」「お互いの進捗をすぐに把握できない」点がデメリットです。
そこで、タスク管理ツールを使えば、タスク管理・共有が一か所で完結し、リマインド機能でタスクの抜け漏れも防げます。ただし、多機能なツールでは、メンバーが使いこなせない恐れもあるので「シンプルで操作が簡単なツール」が必須です。
結論、自社が導入すべきツールは、非IT企業の65歳以上の方でも簡単に使えるタスク管理ツール「Stock」一択です。
Stockでは、作業内容を記載した「ノート」に紐づけて「タスク」を設定できるうえ、ほかのメンバーに作業を依頼したり、一覧表示にして確認したりもできます。加えて、タスクには、リマインドや繰り返しなどの設定が簡単にでき、面倒な操作が一切ありません。
1位：誰でも簡単にタスクの管理・共有ができるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
|
「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
2位：社内のあらゆる情報をまとめられるツール「Notion」
＜Notionの特徴＞
- 社内のあらゆる情報をまとめられる
- かんばん形式でタスク管理できる
タスクに加え、プロジェクト情報や社内wiki、議事録まで社内のあらゆる情報を一元管理します。
リスト形式に加え、かんばん形式でタスク管理でき、進捗を把握しやすいです。
＜Notionの機能・使用感＞
- タスクの絞り込み機能
- AIによる自動生成機能
タスクの優先度や担当者などの項目ごとに情報を絞り込んで表示可能なので、目的の情報をすぐに見つけられます。
AIを使ってプロジェクト資料を自動生成したり、プロジェクトの状況を分析してサポートを受けたりできます。
＜Notionの注意点＞
- オーバースペックになりやすい
- 使い慣れるまでに時間がかかる可能性が高い
コードやグラフ、プレゼン資料の作成など、タスク管理以外の機能が多く、シンプルにタスクを管理したい方にはオーバースペックとなる可能性があります。
利用しているユーザーからは『高機能ゆえにちゃんと使おうとすると結構「慣れ」が必要になってきます。』という声があります。（引用：ITreview）
＜Notionの料金体系＞
- フリー：無料
- プラス：2,000円/ユーザー/月（月払い）
- ビジネス：3,000円/ユーザー/月（月払い）
- エンタープライズ：要問合せ
上記のプランに加えて、1人当たり1,650円/月支払うとNotion AIを利用できます。
3位：ワークフローを把握できるツール「monday.com」
＜monday.comの特徴＞
- ガントチャート機能がある
- 豊富なテンプレートがある
期限やマイルストーンが可視化されるガントチャート機能が搭載されており、プロジェクトを期限通りに進めるのに役立ちます。
「プロジェクト管理」や「コンテンツカレンダー」など、カスタマイズ可能な200以上のテンプレートが用意されています。
＜monday.comの機能・使用感＞
- タスクの進捗状況が一目で分かる
- タスクの処理を自動化できる
タスクの進捗状況が「作業中」「完了」「スタック（業務が停滞中）」などで色分けされるので、タスクの進捗状況を把握したい場面で便利です。
タスクの処理を自動化できるので「タスク完了時に上司に報告したい」「完了したタスクをアーカイブしたい」場面で役立ちます。
＜monday.comの注意点＞
- 機能を使いこなすのが難しい
- 日本語が追い付いていない
多くの機能が搭載されているために、すべての機能を使いこなすには高度なITリテラシーが求められます。
ユーザーの口コミでは「マニュアルなど、英語のものが多く、全ての機能が日本語対応していない」という声も挙がっています。（引用：ITreview）
＜monday.comの料金体系＞
以下、ユーザー数を3人と仮定したときの価格です。詳しくは、HPにてご確認ください。
- 無料プランあり（ユーザー上限2人まで）
- ベーシック：1,530円/ユーザー/月
- スタンダード：1,990円/ユーザー/月
- プロ：3,890円/ユーザー/月
- エンタープライズ：要問い合わせ
4位：カスタマイズ性の高いツール「Jira Software」
＜Jira Softwareの特徴＞
- 表示機能を切り替えられる
- 豊富な機能を利用できる
「カンバン形式」や「スクラムボード形式」など、進捗の表示方法を切り替えられるのでさまざまな利用目的に対応できます。
3,000種類以上のアプリを追加できるのでカスタマイズ性が高く、社内のさまざまなニーズに合わせられます。
＜Jira Softwareの機能・使用感＞
- タイムライン機能
- レポート機能
複数のチームやプロジェクトのタスクを管理したい場面では、タイムライン機能を使ってタスクの全体図を把握できます。そのため、チームやプロジェクトを横断してタスク管理ができます。
レポート機能を使うと「完了済みのタスク」「目標・リリース予定日に対するタスク進捗」などを把握できるので、データに基づいた意思決定に貢献します。
＜Jira Softwareの注意点＞
- 高いITリテラシーが求められる
- UIが複雑
多機能なツールなので、ITに詳しくなければ使いこなすのが難しい恐れがあります。
ユーザーの口コミでは「UIが少し複雑な気がする。」「多くの情報を表示する必要のあるプロジェクトなどでは、画面がごちゃごちゃして見づらいためUIのカスタマイズ性に力を入れてほしい。」との要望の声がみられます。（参照：ITreview）
＜Jira Softwareの料金体系＞
- Free：0円（10ユーザーまで）
- Standard：～1,130円/ユーザー/月（月払い）
- Premium：～2,220円/ユーザー/月（月払い）
- Enterprise：要問い合わせ
なお、チーム人数が101人を超えると1ユーザーあたりの料金が1-3人増えるごとに下がります。詳細は、HPで確認しましょう。
5位：Googleアカウントと連携できるツール「Google Keep」
＜Google Keepの特徴＞
- どのような環境でもタスク管理できる
- Googleアカウントで連携できる
テキスト入力だけでなく音声入力や手書き入力など、どのような環境でも利用できる機能が揃っています。
同一のGoogleアカウントでログインすれば、同じ情報をPCやスマホなどの複数の端末から確認できます。
＜Google Keepの機能・使用感＞
- ホーム画面に表示できる
- カレンダーでリマインダーを確認できる
タスクを確認しながら作業を進めたい場面では、メモを付箋のようにホーム画面に貼りつけられます。
Google カレンダーと連携すれば、メモのリマインダーをGoogle カレンダーに反映できるので、タスク漏れの防止に役立ちます。
＜Google Keepの注意点＞
- タスクの共有には向かない
- 図や表は利用できない
タスクを共有する場合には、別のチャットアプリなどに切り替えて送信する必要があります。
利用するユーザーからは「手書きのメモも作成できるのですが、他のメモ帳アプリにあるような図形を挿入したり表を挿入したりする機能がないので更なる機能の充実を期待しています。」との意見があります。（引用：ITreview）
＜Google Keepの料金体系＞
すべての機能を無料で利用できます。
6位：Microsoftが提供するタスク管理ツール「Microsoft To Do」
＜Microsoft To Doの特徴＞
- 比較的シンプルなデザイン
- 社員間でタスクの共有ができる
デザインが比較的シンプルなので、ITに詳しくなくてもすぐに使いこなせます。
社員同士で全体の進捗確認ができるので、連携もしやすくなります。
＜Microsoft To Doの機能・使用感＞
- タスクを分割して管理できる
- メールからタスクを作成できる
タスクをステップ（手順）ごとに、より操作しやすく分割できるので、大規模なタスクの管理に貢献します。
メールからタスクを作成したい場面では、Microsoft Outlookと連携すれば、ドラッグ＆ドロップでタスクを設定できます。
＜Microsoft To Doの注意点＞
- メッセージ機能がない
- 他ツールとの互換性が弱い
メッセージ機能がないため、フィードバックなどのタスクに関するやりとりにはほかのチャットアプリを併用する必要があります。
ユーザーの口コミでは「他のツールとの互換性が弱いです。GoogleやOutlookと連携させ、カレンダーへの自動入力ができるようになるとより良いと思います。」という声も挙がっています。（参考：ITreview）
＜Microsoft To Doの料金体系＞
すべての機能を無料で利用できます。
7位：タスクの情報を一か所に集約できるツール「kintone」
＜kintoneの特徴＞
- リマインド通知機能がある
- プロセス管理機能
日時を条件としたリマインド通知を受け取れる機能があり、タスクの抜け漏れ防止に役立ちます。
「誰がどのような対応をしているか」が分かり、業務プロセスに沿った進捗管理ができます。
＜kintoneの機能・使用感＞
- 業務量・業務の割合を可視化できる
- メール対応の管理にも使える
残業を含めた業務量を瞬時に把握できるので、働き方改革に貢献します。また、業務を可視化したい場面では「通常業務」「割り込み業務」などをカテゴリごとに可視化することも可能です。
Kintoneでは、メール共有オプションを利用することで、メールの送受信や、対応履歴を把握できるようになります。そのため、複数人のメンバーとメール対応するときに役立ちます。
＜kintoneの注意点＞
- 使用目的によってはオーバースペックになる
- 検索機能が弱い
kintoneはさまざまなアプリを組み合わせられるグループウェアツールであるため、タスク管理目的で導入する場合には、オーバースペックだと言えます。
ユーザーの口コミでは「検索機能が弱い。例えば、AAA1234という品番をつけていると、AAAや1234で検索してもヒットしません。AAA1234で完全一致したワードを入れないとヒットしないのは改善して欲しい。」という声も挙がっています。（引用：ITreview）
＜kintoneの料金体系＞
- ライトコース：1000円/ユーザー/月（月払い）
- スタンダードコース：1,800円/ユーザー/月（月払い）
- ワイドコース：3,000円/ユーザー/月（月払い）
＜比較表＞タスクやToDoの管理・共有に使えるツール・アプリ7選
以下は、タスクやToDoの管理・共有に使えるツール・アプリ7選の比較表です。
| Stock【一番おすすめ】 | Notion | monday.com | Jira Software | Google Keep | Microsoft To Do | kintone | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
誰でも簡単にタスクの管理・共有ができるツール |
チームのあらゆる情報をまとめられるツール |
ワークフローを把握できるツール |
カスタマイズ性の高いツール |
Googleアカウントと連携できるツール |
Microsoftが提供しているタスク管理ツール |
タスクの情報を一か所に集約できるツール |
| シンプルで簡単or多機能 |
シンプルで簡単 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
シンプルで簡単 |
シンプルで簡単 |
多機能 |
| メッセージ機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【×】 |
【×】 |
【〇】 |
| タスクの繰り返し設定機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
| 注意点 |
5名以上での利用が前提 |
オーバースペックになりやすい |
日本語が追い付いていない |
高いITリテラシーが求められる |
タスクの共有には向かない |
メッセージ機能がない |
検索性が弱い |
| 料金 |
・無料プランあり
・有料プランは500円/ユーザー/月〜 |
・無料プランあり
・有料プランは2,000円/ユーザー/月～ |
・無料プランあり
・有料プランは～1,300円/ユーザー/月～ |
・無料プランあり
・有料プランは1,070円/ユーザー/月～ |
・すべての機能を無料で利用できます。 |
・すべての機能を無料で利用できます。 |
・無料プランなし
・有料プランは1,000円/ユーザー/月～ |
| 公式サイト |
「Stock」の詳細はこちら |
「Notion」の詳細はこちら |
「monday.com」の詳細はこちら |
「Jira Software」の詳細はこちら |
「Google Keep」の詳細はこちら |
「Microsoft To Do」の詳細はこちら |
「kintone」の詳細はこちら |
以上のように、ツールごとに異なる特徴や注意点、料金体系を把握したうえで、自社に合ったツールを導入しましょう。
＜失敗しない！＞タスク管理・共有ツールの選び方8選
ここでは、タスク管理・共有ツールの選び方を8つご紹介します。ツールの導入後に「思っていたよりも使い勝手が悪かった」とならないためにも、以下を確実に押さえましょう。
（1）タスクを簡単に登録できるか
はじめに、タスクを簡単に登録できるツールかを確認します。
タスクを登録するのに工数や入力項目が多ければ、使い勝手の悪さから社内に浸透しない可能性があります。したがって、単純作業に必要以上の時間をかけないためにも「簡単にタスクを登録・追加できるか」は確認すべきです。
とくに、非IT企業であれば「ITに詳しくなくても簡単にタスクの情報を記載できるツール」を使いましょう。
（2）タスクの期限がリマインドされるか
タスクの期限をリマインドする機能があるかも確かめるべきです。
リマインド機能がなければ、ツールに大量のタスクを登録している場合「古いタスクを確認し忘れて、期限が過ぎてしまった」となる恐れがあります。
タスクの期限に遅れると、プロジェクトが失敗する可能性も高まってしまいます。そのため、リマインド機能の有無を確認し、抜け漏れを防げるツールを選びましょう。
（3）チームのタスクを一覧表示できるか
ほかのメンバーのタスクを一覧表示できるかを判断しましょう。
タスクの進捗がリアルタイムで共有されれば、社員一人ひとりに確認をする必要がなくなります。結果、進捗が遅れている場合でも、スムーズにスケジュール調整やタスクの割り振りができるのです。
このように、無駄な作業を減らしたりトラブルに迅速に対応したりするためにも、社内全員のタスクを確認できるツールを選ぶべきです。
（4）マルチデバイス対応か
マルチデバイスで利用できるツールであるかも大切です。
PCやスマホ、タブレットといったマルチデバイスに対応するツールであれば、時間や場所に左右されることなくタスクの状況を把握できます。そのため、営業職や現場作業の方でも、緊急のタスクが発生したときに、迅速に確認・共有できるのです。
ただし、スマホでは操作しにくいタスク管理ツールもあるので注意しましょう。
（5）セキュリティ対策が万全か
セキュリティ対策が万全かを確認しましょう。
タスクには業務に関する情報が含まれている場合もあります。そのため、タスクを管理するツールのセキュリティ対策が不十分な場合、タスクと関連する情報が社外に流出してしまうトラブルにも繋がりかねません。
したがって、タスク管理ツールを導入するときは、セキュリティ対策が万全なツールを選ぶようにしましょう。具体的には、「ISO27001」等の国際規格のセキュリティ認証があるかどうかを基準に選定するのがおすすめです。
（6）サポート体制は万全か
サポート体制が万全なツールかも事前に確認しましょう。
サポート体制が整っていないツールを導入してしまうと、予期せぬトラブルが発生した場合、運営元からの迅速な復旧を受けられません。その場合、復旧するまでの間の業務が滞り、納期に間に合わなくなる危険性があります。
したがって、タスク管理ツールはサポート体制が整っているものを選びましょう。具体的には、「1営業日以内に返信」のように表記されているツールがおすすめです。
（7）トライアル期間があるか
トライアル期間の有無も重要なポイントです。
「操作が難しくないか」や「情報が分かりやすく表記されているか」といった点は、実際に利用してみないと分かりません。トライアル期間があれば、料金を支払う前に実際の使用感を確かめることができるため、導入後に不満が生じる心配もありません。
したがって、導入を検討しているツールがトライアル可能な場合は、積極的に利用して使用感を確かめましょう。
（8）付随する情報も残せるか
最後に、付随する情報も残せるか確認しましょう。
詳細を把握できていない状態では、やるべき作業の抜け漏れや、ほかのメンバーとの優先度の認識もズレが生じかねません。そこで、タスクと同時に、関連資料や過去の議事録をまとめて共有すれば、背景情報を理解したうえでタスクへ取りかかれるのです。
たとえば、「ノート」「タスク」「メッセージ」の機能が備わった「Stock」を導入すれば、タスクに紐づけて、関連するあらゆる情報を一元管理できるようになります。
タスクを分割！上手な人がしているタスク管理のポイント
ビジネスでタスク管理が上手い人は「タスクを適切に分解できている」と言えます。タスクを分解する方法として、主に以下の3パターンが挙げられます。
（1）大きさで分解する
1つ目は、大きさで分解する方法です。
たとえば、「A社商談準備」という大きい単位の漠然としたタスクでは、具体的に何をすれば良いのか分かりません。「A社○○さんへのアポ取り」「会議室の予約」「商談資料作成」のように小さな単位に分解すれば、具体的な行動をイメージしやすくなります。
ただし、細かく分解しすぎるとタスクの数が多くなり、「未達→完了」のステータス変更の回数が増えて手間がかかるので注意が必要です。
（2）依存関係ごとに分解する
2つ目は、依存関係ごとに分解する方法です。
タスクには、「Aが終わらないとBに取りかかれない」といった依存関係が存在することもあります。この場合、タスクAとタスクBを分解して管理してしまうと、「A→B」という適切な優先順位が守られずに作業が停滞する恐れがあります。
したがって、タスクを分解するときは、タスク同士の依存関係を壊さないように行いましょう。
（3）「HIROEN」を意識して分解する
3つ目は、「HIROEN」を意識して分解する方法です。
「HIROEN」とは、仕事を【Hear（聞く）、Inform（伝える）、Request（依頼する）、Operate（作業する）、Examine（調べる）、Negotiate（交渉する）】の6つに分解したものの頭文字をとったフレームワークです。
「HIROEN」で分解すれば、タスクを具体的な6つの行動に基づいてカテゴライズすることができます。そのため、負担を分散しやすくなるので、確実にタスクを遂行していくことができるのです。
タスク管理の上手な方法やおすすめのツールまとめ
これまで、ToDo・タスク管理に使えるツール・アプリ7選を中心にご紹介しました。
チームの進捗状況をまとめ、迅速に共有できる”タスク管理ツール”を使うと、タスクを確実に処理しながらプロジェクトを進められます。また、リマインド機能があったり、マルチデバイス対応していたりするツールでは、より効率的にタスク管理できるのです。
ただし、多機能で操作が複雑なツールは、ITに詳しくなければ使いこなせず、不要な機能に無駄な料金コストをかける事態につながります。したがって、チームへ浸透させるためにも「必要な機能に過不足がなくシンプルに使えるツール」を選びましょう。
結論、自社のタスク管理を効率化するには、非IT企業の65歳以上の方でも、即日でタスク管理できるツール「Stock」が必須なのです。
ぜひ「Stock」を導入して、円滑なタスク管理を実現しましょう。
関連記事： タスク管理とは？目的や取り組むメリットを紹介
