タスクのスケジュール管理が上手い人は、作業をスムーズに進められ、ほかの業務へより多くのリソースを割けます。そのため、タスクのスケジュール管理はビジネスにおいて、身につけるべき必須スキルです。
一方、「タスクを洗い出して整理したが、スケジュール通りに進まない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、タスクのスケジュール管理におすすめのアプリ7選をご紹介します。
- タスクが漏れないようにチームでスケジュール管理を徹底したい
- 比較ポイントをもとに、自社に合ったタスク管理ツールを選定したい
- 誰でも簡単に使えるタスク・スケジュール管理ツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、タスクのスケジュール管理に役立つアプリが見つかり、仕事を円滑に進められます。
目次
タスク管理とスケジュール管理の違い
「タスク管理」と似た言葉に「スケジュール管理」があります。両者の違いを理解してビジネス上で使い分けましょう。
- タスク管理
- スケジュール管理
タスク管理とは、「業務の遂行に必要な作業を細分化して、期限や進捗を管理すること」で、具体的には以下の場合です。
取引先との打ち合わせの日程調整がある場合、「社内の参加者の予定を押さえる」「候補日を調べる」「返答期限を決める」「メールを送信する」のタスクに分解して、各タスクの期限を決めて作業を進める。
スケジュール管理とは、「期日までにタスクを完了するためにタイムスケジュールを細かく調整すること」で、具体的には以下の場合です。
先に組んである「顧客との面談」「取引先との会議」の予定を考慮しつつ、新しいタスクを期日までに完了させるために、明日の午前に着手できるようにスケジュールを調整する。
仕事では予定が重ならないように調整しながらタスクをこなす必要があるので、「タスクのスケジュール管理」は重要です。正しくスケジュールを調整して、期日までに業務を進めましょう。
関連記事： タスク管理とは？目的や取り組むメリットを紹介
タスク・スケジュール管理がうまくいかない原因
タスク・スケジュール管理がうまくいかない原因は主に4つです。
- タスクを大まかに捉えている
- 優先順位を把握できていない
- 時間の見積もりが甘い
- 1人で仕事を抱え込みすぎている
タスクを詳しく理解していないと完成までに何をすべきかわからず、作業を始められません。タスクを細分化して何にとりかかるべきかすぐに判断できるようにしましょう。
優先順位が明確でなければ、どの業務から手を付ければよいかわからず重要なタスクが後回しになる可能性があります。重要度・緊急度の高いタスクの抜け漏れを防ぐために、書き出すなどして視覚的に管理できるようにしましょう。
1日の労働時間すべてをタスクに費やすことはできないため、タスク実行に使える時間を具体的に分ける必要があります。
タスクを1人で抱え込んでいると業務に遅れが生じ、納期に間に合わない可能性が出てしまいます。納期に間に合わないとチームだけでなく会社に迷惑をかけてしまうので要注意です。
タスクのスケジュール管理にアプリを使うメリット
ここからは、タスクのスケジュール管理にアプリを使うメリットをご紹介します。以下を社内メンバーへ周知すれば、手書きやExcelでタスク管理していた企業もスムーズにアプリへ移行できます。
（1）タスクの進捗が見える化する
タスクのスケジュール管理にアプリを使う1つ目のメリットは、タスクの進捗が見える化する点です。
手書きのタスク管理の場合、作業が終わるたびにステータスを書き変えなければならず、更新が滞りやすいです。そこで、タスクに「対応中/完了」のステータスを設定できるアプリを使えば、わずかな操作で進捗が見える化します。
また、タスクの進捗が見える化されれば、「次にどの作業へ取りかかるべきか」の判断がスムーズになり、時間を有効活用できます。
（2）リアルタイムでやりとりできる
タスクのスケジュール管理にアプリを使う2つ目のメリットは、タスクに関する情報をリアルタイムでやりとりできる点です。
メッセージ機能を備えたアプリの場合、「タスクの進捗が滞っているメンバーに状況を尋ねる」「タスクを完了したあとに、上司へ確認を依頼する」などの使い方ができます。
そのため、メッセージ機能付きのタスク管理アプリを導入して、「メンバーのタスクの進捗状況やタスク量の偏りがないかをリアルタイムで把握できる環境」を整えましょう。
（3）タスクの期限を通知できる
タスクのスケジュール管理にアプリを使う3つ目のメリットは、タスクの期限を通知できる点です。
手書きやExcelでのスケジュール管理における最大の問題点は、タスクの期限を忘れて仕事の抜け漏れが発生することです。背景には「手帳を何度も確認したり、都度Excelを開いたりするのが面倒」な点があります。
しかし、アプリでタスクのスケジュール管理をすれば、設定した期限より前にリマインド（タスクを思い出させる）通知が来るため、抜け漏れを未然に防止できるのです。
（4）担当者の負荷を調整できる
タスクのスケジュール管理にアプリを使う4つ目のメリットは、担当者の負荷を調整できる点です。
個人でタスク管理を行うと、だれがどの仕事やタスクを受け持っているかわからない状態が生まれ、人によって仕事の負担量が大きい人が出てしまいます。
そこで、各々の抱えるタスク量を全体で把握できるアプリを使えば、負荷が偏っているメンバーのタスクを他のメンバーに振り替えて調整できるようになります。なかでも、「Stock」であれば、各メンバーのタスクを一覧で表示できて便利です。
タスクのスケジュール管理アプリを選ぶポイント
タスクのスケジュール管理アプリにはいろいろな種類があり特徴は様々です。そこで、以下のようなポイントを考慮し、自社に合うアプリを選びましょう。
- 必要な機能がそろっているか
- マルチデバイスに対応しているか
- 使いやすいツールかどうか
アプリが提供する機能が自社のニーズに合っているかを確認しましょう。例えば、リマインダー機能、繰り返しタスク、チャット機能などがあれば、作業効率が格段と上がります。
異なるデバイス間でタスクがスムーズに同期されていると便利です。スマートフォン、タブレット、パソコンなど、どのデバイスでも同じ情報にアクセスできれば、どこからでもタスクにアクセスでき、管理できます。
タスクの追加、編集、削除のプロセスが簡単で、直感的で使いやすいツールを選ぶことが重要です。複雑な操作が必要なアプリは、逆にストレスを増やす可能性があります。
以上のポイントを考慮して、自社に最適なタスクのスケジュール管理アプリを選ぶと、日々のプロジェクトがスムーズに進みます。
【無料あり】タスクのスケジュール管理におすすめのアプリ7選
以下では、タスクのスケジュール管理におすすめのアプリ7選をご紹介します。
タスク・スケジュール管理のアプリを活用すれば、メンバー間でタスク量や進捗を可視化でき、「タスクが期日に間に合わない」「タスクが特定のメンバーに偏っている」という事態を解消できます。
加えて、スマホからでも使えるアプリであれば、時間や場所を制限されず確認できるので、効率的に業務が進みます。ただし、多機能で操作が難しいとITリテラシーの低いメンバーは使い続けられないため、誰でも使いこなせるシンプルなアプリを選びましょう。
結論、タスクのスケジュール管理に最適なアプリは、非IT企業の65歳以上の従業員でも使いこなせるほど簡単で、必要な機能に過不足がない「Stock」一択です。
Stockの「タスク」には直感的にタスク内容と期限を入力でき、スマホからでも簡単にアクセスできます。また、個人のタスク設定だけでなく、「タスクの共有や依頼の機能」もあるので、部署単位や全社単位でのスケジュール管理にも最適です。
【Stock】誰でも簡単に使いこなせる情報共有アプリ
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
|
「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
＜Stockでのタスクのスケジュール管理方法＞
Stockでのタスク管理方法と、便利な機能についてご紹介します。
- スター機能
- 繰り返し機能
重要なタスクにはスターをつけられるため、優先度の高いタスクを見逃しません。
ルーティンのタスクがある場合は、繰り返し機能を使えばタスク作成にかかる時間と手間を軽減できます。
以上のように、便利な機能が過不足なく搭載されていながらも、簡単にタスク管理ができます。
【Asana】プロジェクトの進捗確認に役立つアプリ
＜Asanaの特徴＞
- 世界的に利用されている
- ほかのアプリと連携できる
世界190ヵ国100万以上のチームが、Asanaをプロジェクト管理ツールとして利用しています。
AsanaはSlackやGoogleカレンダーと連携でき、連携したアプリでもAsanaのタスクを確認できます。
＜Asanaの機能・使用感＞
- 最適なスタイルを選択できる
- メンバーとの共同作業がしやすい
Asanaでは、「リスト」「ボード」「タイムライン」「ダッシュボード」「カレンダー」など、プロジェクトに合わせたスタイルでタスクをスケジュール管理できます。そのため、プロジェクトの種類にとらわれない利用が可能です。
プロジェクトメンバー内のタスク量や進捗ステータスを可視化できます。タスクの追加やステータス更新すると通知を受け取る設定ができるので、タスク量の偏りを防いだり進捗状況の報告をする手間をなくしたりするのに便利です。
＜Asanaの注意点＞
- タスクが多いと管理が難しい
- 添付できるファイルが限られる
同時期に多くのタスクを受け持つと、カレンダー上でタスクが見にくくなってしまいます。タスクの抜け漏れが起こらないように注意が必要です。
利用しているユーザーからは「プロジェクトごとにフォルダで整理出来たら良い」というように、改善を求める声があります。（参照：ITreview）
＜Asanaの料金体系＞
- Personal：0円（10人まで利用可能）
- Starter：1,475円/ユーザー/月（月払い）
- Advanced：3,300円/ユーザー/月（月払い）
- Enterprise：要問合せ
- Enterprise+：要問合せ
※非営利団体は50%Offで購入可能です。
【Notion】チームでタスクを共有できるツール
＜Notionの特徴＞
- 多機能性
- カスタマイズ性が高い
タスク管理、ノウハウの蓄積、プロジェクト管理など、さまざまな機能が一つにまとまったツールです。また、2024年1月には、カレンダー形式でスケジュールを管理できる「Notionカレンダー」が実装され、カレンダーの管理に他のツールを使う必要がなくなりました。
タスク管理に使うシートの「レイアウト」や「項目」は自由にカスタマイズできるので、自社のニーズに合わせたタスク管理が可能です。
＜Notionの機能・使用感＞
業種ごとの「プロジェクト管理」や「ブログ掲載カレンダー」等、テンプレートが多数用意されています。そのため、シートを一から設計する手間を省けます。
タスクの中にさらに細かい「サブタスク」を設定できるので、長期プロジェクトの大きなタスクを細分化して管理でき、進捗状況を管理しやすくなります。
＜Notionの注意点＞
- 管理項目が多くなる
- 使いこなすのが難しい
項目を細かく設定して、タスクやプロジェクトの詳細な部分まで管理できますが、シート入力自体の業務負荷が高くなる可能性があります。
利用しているユーザーからは「計算式や数学に弱い人は挫折しそうなので、状況説明動画などがあるといい。」という声があります。（引用：ITreview）
＜Notionの料金体系＞
- フリー：$0 USD
- プラス：$12 USD/ユーザー/月（月払い）
- ビジネス：$18 USD/ユーザー/月（月払い）
- エンタープライズ：要問い合わせ
追加で＄10支払うとNotion AIが利用できます。
【Trello】チームの生産性を高めるToDoリストアプリ
＜Trelloの特徴＞
- ドラッグ＆ドロップで操作できる
- 優れた機能性
ドラッグ＆ドロップの操作で簡単にタスク管理ができます。
有料プラン加入の必要はありますが、タスクはカンバン方式だけでなくガントチャートでも表示できます。
＜Trelloの機能・使用感＞
- テンプレートカードを作れる
- タスクの詳細を設定できる
テンプレートカードを作っておけば、「説明文」や「チェックリスト」までコピーされたタスクカードを複製できます。そのため、繰り返しタスクを一から作成する手間を省けるのです。
「担当者」や「期限」など基本的な項目のほかに、「ラベルで分類する」「色を変える」など、各タスクに詳細な設定ができます。ただし、「タグのつけ方や色の指定」などをメンバー間でルール化しなければ、情報を整理しづらくなる点には注意が必要です。
＜Trelloの注意点＞
- スマホのUI（デザイン）を見づらく感じることがある
- タスクのスケジュール登録
スマートフォンアプリでも、PCと同じく横長画面でタスクを管理します。そのため、スクロールの必要があり、タスクやスケジュールを一目見て把握しづらい可能性があります。
利用しているユーザーからは「タスクのスケジューリングまでできると活用度があげられたなと感じた」という声があります。（引用：ITreview）
＜Trelloの料金体系＞
- FREE：$0 USD
- STANDARD：$6 USD/ユーザー/月（月払い）
- PREMIUM：$12.50 USD/ユーザー/月（月払い）
- ENTERPRISE：～$17.50 USD/ユーザー/月
【Jira Software】課題管理ができるスケジュール帳アプリ
＜Jira Softwareの特徴＞
- 高いカスタマイズ性
- エンジニア向け
プロジェクトの計画からタスクの分担、経過報告など、始まりから終わりまで一貫して使用でき、各企業のニーズに合わせてカスタマイズが可能です。
特に大人数でエンジニア中心のプロジェクト管理に適しており、スクラムやカンバンなどのアジャイルフレームワークに対応しています。
＜Jira Softwareの機能・使用感＞
- タスク同士の関係性を設定できる
- 自動化機能
タスク同士の関係性を設定できます。たとえば、「あるタスクを終わらせないと、次のタスクに取り掛かれない場合」などに、タスクの前後関係を可視化できるのです。
たとえば「毎週月曜日の9時にタスク確認を行う」など、反復する作業を自動化できます。そのため、タスク管理に関連するチェックや入力の手間を省略できるのです。
＜Jira Softwareの注意点＞
- デジタルに詳しくないと使いこなすのが難しい
- 便利だが多機能で使いきれない
開発アプリとの連携やワークフロー作成、API設定など、デジタルの知識がなければすべての機能を使いこなすのは困難です。
利用しているユーザーからは「色々機能がありすぎて、使い方がよくわからない機能もあるし、ある程度の習熟期間が必要だと感じた。」という声があります。（引用：ITreview）
＜Jira Softwareの料金体系＞
- Free：0円
- Standard：～1,130円/ユーザー/月（月払い）
- Premium：～2,220円/ユーザー/月（月払い）
- Enterprise：要問い合わせ
【Lychee Redmine】複数プロジェクトの管理に役立つ多機能アプリ
＜Lychee Redmineの特徴＞
- プロジェクトに役立つ機能が豊富
- 豊富なアプリ連携
プランによって利用できる機能に差はありますが、Lychee Redmineでシンプルなタスクから大型のプロジェクトまで対応できます。
外部ツールと連携しており、オープンソースでプラグインやテーマを利用して機能を拡張できます。
＜Lychee Redmineの機能・使用感＞
有料プラン限定ですが、登録したタスクをガントチャートで表示できます。「全体のスケジュール観」や「タスク同士の順序」を可視化できる点は便利ですが、表示項目が細かいので、情報を読み取るには慣れが必要です。
タスクを進行度別に分類した、「カンバン方式」でも管理できます。「登録した予定と実績のズレ」がグラフで出力されるので、プロジェクトの遅れを素早く察知できるのです。
＜Lychee Redmineの注意点＞
- プレミアムプラン以上でないと使えない機能も多い
- 動作が重くなる
プレミアムプラン以上でなければ「ダッシュボード」「通知」といった機能を利用できません。
利用しているユーザーからは「管理データの増加は避けられないため、動作が重くなったりタイムアウトエラーが発生すると年単位で蓄積したデータが消えないか心配。」という声があります。（参考：ITreview）
＜Lychee Redmineの料金体系＞
クラウド（インターネットを介して利用する）とオンプレミス（自社サーバー上で利用する）の2つの形態があり、それぞれに料金プランが用意されています。
- クラウド
- オンプレミス
・フリー：0円
・スタンダード：900円/ユーザー/月
・プレミアム：1,400円/ユーザー/月
・ビジネス：2,100円/ユーザー/月
・スタンダード：800円/ユーザー/月
・プレミアム：1,500円/ユーザー/月
・ビジネス：2,300円/ユーザー/月
【Google ToDo リスト】Google カレンダーと連携できるアプリ
＜Google ToDo リストの特徴＞
- あらゆるデバイスから利用できる
- Googleのサービスと連携できる
Googleアカウントを作成すれば、あらゆるデバイスからタスクをすばやく記録でき、直感的な操作が特徴です。
GmailやGoogleカレンダーと統合されており、メールから直接タスクを作成したり、スケジュールに追加できます。
＜Google ToDo リストの機能・使用感＞
- Googleカレンダーに反映できる
- タスクの共有はできない
入力したタスクに日時を指定すると、同じアカウントでログインしているGoogleカレンダーに自動で反映されます。そのため、手動でカレンダーに入力する手間を省けます。
Google ToDo リストのタスクには「担当者」を設定できないため、ツール上でチームメンバーにタスクを依頼しにくいです。あくまで、個人用のツールと言えます。
＜Google ToDo リストの注意点＞
- すべてのタスクを一覧表示できない
- バックアップされない
Google ToDo リストでは、カテゴリごとに分類した「リスト」ごとにタスクを管理しますが、すべてのタスクを一覧で確認する方法がない点が使いにくいと言えます。
利用しているユーザーからは「複数デバイスで同期されるが、バックアップされないため、消えてしまうと戻らない」という声があります。（引用：Google Play）
＜Google ToDo リストの料金体系＞
- 無料で利用できます。
【比較表】タスクのスケジュール管理におすすめのアプリ7選
以下は、タスクのスケジュール管理におすすめのアプリ7選の比較表です。特徴や注意点を比較して、自社に適したアプリを選びましょう。（表は左右にスクロールできます。）
| Stock【一番おすすめ】 | Asana | Notion | Trello | |
|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
誰でも簡単に使いこなせる業務管理アプリ |
プロジェクトの進捗確認に役立つアプリ |
チームでタスクを共有できるツール |
チームの生産性を高めるToDoリストアプリ |
| シンプルで簡単or多機能 |
シンプルで簡単 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
| 繰り返しタスク機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】※「カードの繰り返し」という機能を追加する必要があります（追加費用は発生しません） |
| 担当者の設定 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
| 注意点 |
5名以上の利用が前提 |
操作に慣れが必要な可能性がある |
管理項目が多く、使いこなすのが難しい |
スマホのUI（デザイン）を見づらく感じることがある |
| 料金 |
・無料
・有料プランでも1人あたり500円/月〜 |
・無料プランなし
・有料プランは1,475円/ユーザー/月～ |
・無料プランあり
・有料プランは$12 USD/ユーザー/月（月払い）～ |
・無料プランあり
・有料プランは$6 USD/ユーザー/月（月払い）～ |
| 公式サイト |
「Stock」の詳細はこちら |
「Asana」の詳細はこちら |
「Notion」の詳細はこちら |
「Trello」の詳細はこちら |
| Jira Software | Lychee Redmine | Google ToDo リスト | |
|---|---|---|---|
| 特徴 |
課題管理ができるスケジュール帳アプリ |
複数プロジェクトの管理に役立つ多機能アプリ |
Google カレンダーと連携できるアプリ |
| シンプルで簡単or多機能 |
多機能 |
多機能 |
シンプルで簡単 |
| 繰り返しタスク機能 |
【〇】 |
【×】 |
【〇】 |
| 担当者の設定 |
【〇】 |
【〇】 |
【×】 |
| 注意点 |
デジタルに詳しくないと使いこなすのが難しい |
デザインや機能面から、全社で使用するにはハードルが高い |
すべてのタスクを一覧表示できない |
| 料金 |
・無料プランあり
・有料プランは1,070円/ユーザー/月（月払い）～
|
・無料プランなし
・有料プランは800円/ユーザー/月～ |
・無料 |
| 公式サイト |
「Jira Software」の詳細はこちら |
「Lychee Redmine」の詳細はこちら |
「Google ToDo リスト」の詳細はこちら |
タスク・スケジュール管理が上手い人はどうしてる？意識すべき7つのポイント
タスクのスケジュール管理が苦手でも、ポイントを押さえて取り組めば苦手の克服につながります。以下では、タスクのスケジュール管理で意識すべきポイントをご紹介します。
（1）タスクを細分化する
一つのタスクを細かく分解することを意識しましょう。
タスクの抽象度が高いまま仕事をすると、「どの仕事に取りかかるべきか」が分からず、スムーズに作業を進められません。たとえば、新規事業の提案の業務は、「根拠となるデータの調査」「分析や原稿の構成作成」「プレゼンの練習」などに分解できます。
このように、タスクを細分化すれば作業へスムーズに取りかかれるので、納期に遅れるリスクも減らせるのです。
（2）タスク同士の関係性を意識する
スケジュールを適切に管理するためには、タスク同士の関係性を意識しましょう。以下のように、タスクは直列と並列の関係になる場合が多いです。
- 直列関係のタスク
- 並列関係のタスク
直列関係のタスクは、先行のタスクを完了しないと次のタスクに着手できません。そのため、ひとつのタスクが遅れれば、別のタスクにも影響が出てしまいます。
並列関係のタスクは並行して作業を進められます。ただし、上図の”タスクF”のように並列関係にあるすべてのタスクを完了するまで着手できないケースもあります。
このように、スケジュール管理では、タスク同士の関係を考慮しなければトラブルが発生して、プロジェクトの遅延につながる恐れがあるので注意しましょう。
（3）タスクに優先順位を付ける
業務を円滑に進めるためには、タスクの優先順位を決めることが必要です。具体的には、タスクを下図のように緊急度と重要度で分けたマトリクス上に配置します。
基本的なタスクの優先順位は（1）＞（2）＞（3）＞（4）です。スケジュール通りに業務が進まない場合には、上図のようにタスクの重要性と緊急性を参考に優先順位を付けましょう。
また、タスクは優先順位に応じてスケジュール登録したり、チェックリストを作成したりして管理しましょう。ただし、スケジュールに登録するだけでは、重要度や緊急度までは把握しづらいので、業務全体を把握できるチェックリストの方がおすすめです。
（4）デッドタイムも考慮する
スケジュール管理が上手くいかないときは「デッドタイム」も考慮しましょう。
デッドタイムとは通勤や移動、休憩などの空白の時間を指します。デッドタイムをスケジュールに組み込めていないと、予定が後ろ倒しになり、スケジュールを上手く管理できなくなる可能性が高いです。
したがって、スケジュールを組むときにはタスクにかかる時間はもちろん、タスクに伴う準備や移動の時間も考慮しましょう。
（5）時間帯に適したタスクをする
タスクを予定に組み込むときには、時間帯も考慮しましょう。
一般的に午前中は脳が冴えている時間帯と言われており、集中力が必要な作業に向いています。一方で、午後は集中力が低下するので細かな作業ではなく、より創造的な業務に時間を充てる方が適しているのです。
また、タスクには「高い集中力が必要な作業」と「集中力の高さに限らずできる作業」があります。したがって、やみくもにスケジュールへ組み込むのではなく、タスクの性質を見極めて適切な時間帯を選ぶのがおすすめです。
（6）関係者全員で共有する
スケジュール管理を成功させるには、関係者全員でスケジュールを共有しましょう。
タスクの管理方法が従業員によって異なる環境では、それぞれのスケジュールを一目で把握できません。その結果、特定の従業員のタスクが遅れたときに、素早くカバーできなくなるのです。
したがって、スケジュール管理の方法は関係者全員で統一して、互いの予定や進捗がすぐに分かる状況にしなければなりません。このように、業務を円滑に進めるためには、「タスクを共有しやすい体制づくり」が必要です。
（7）タスク管理アプリを活用する
円滑なスケジュール管理を実現するには、タスク管理アプリも欠かせません。
タスク管理アプリを活用すれば、メンバー全員の進捗をリアルタイムで共有できるだけでなく、タスクのリマインド設定も可能です。そのため、スケジュールの可視化とタスク漏れの防止がひとつのアプリで完結します。
ただし、非IT企業ではITツールに抵抗感のある従業員も多いので、誰でも簡単に操作できる「Stock」のようなタスク管理アプリを使いましょう。また、必要な機能に過不足がないアプリであれば、導入後に放置される事態を避けられます。
タスクのスケジュール管理におすすめのアプリ7選まとめ
これまで、タスクのスケジュール管理におすすめのアプリ7選を中心にご紹介しました。
手書きやExcelなどの面倒なスケジュール管理から脱却するには、タスクと期限を容易に管理できる「アプリ」が欠かせません。アプリを使いこなすことで、リマインド機能によるタスクの抜け漏れ防止やメンバーとのタスク共有が簡単におこなえます。
ただし、操作に手間がかかるアプリや多機能なアプリでは、ITに詳しくない従業員が使いこなせない可能性があります。したがって、「誰でも直感的に操作できるシンプルなアプリ」を選びましょう。
結論、タスクのスケジュール管理を最適化するには、非IT企業の65歳以上の従業員でも、導入したその日から使えるスケジュール管理アプリ「Stock」が最適です。
ぜひ「Stock」を導入し、タスクのスケジュール管理を効率化しましょう。
