タスクのスケジュール管理が上手い人は、作業をスムーズに進められ、ほかの業務へより多くのリソースを割くことができます。そのため、タスクのスケジュール管理はビジネスにおいて、身につけるべき必須スキルです。
一方、「タスクを洗い出して整理したが、スケジュール通りに進まない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、タスクのスケジュール管理におすすめのアプリ7選をご紹介します。
- タスクが漏れないようにチームでスケジュール管理を徹底したい
- タスク管理ツールを導入し、タスクのスケジュール管理を効率化したい
- 誰でも簡単に使えるタスク・スケジュール管理ツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、タスクのスケジュール管理に役立つアプリが見つかり、仕事を円滑に進められます。
目次
タスク管理とスケジュール管理の違い
「タスク管理」と似た言葉に「スケジュール管理」があります。両者の違いを理解してビジネス上で使い分けましょう。
- タスク管理
- スケジュール管理
タスク管理とは、「業務の遂行に必要な作業を細分化して、期限や進捗を管理すること」です。具体的には、以下のような例が挙げられます。
取引先との打ち合わせの日程調整がある場合、「社内の参加者の予定を押さえる」「候補日を調べる」「返答期限を決める」「メールを送信する」のタスクに分解して、各タスクの期限を決めて作業を進める。
スケジュール管理とは、「期日までにタスクを完了するためにタイムスケジュールを細かく調整すること」です。具体的には、以下ような例が挙げられます。
先に組んである「顧客との面談」「取引先との会議」の予定を考慮しつつ、新しいタスクを期日までに完了させるために、明日の午前に着手できるようにスケジュールを調整する。
仕事では予定が重ならないように調整しながらタスクをこなす必要があるので、「タスクのスケジュール管理」は重要です。正しくスケジュールを調整して、期日までに業務を進めましょう。
タスク・スケジュール管理がうまくいかない原因
タスク・スケジュール管理がうまくいかない原因は主に4つです。悩んでいる方は、以下のポイントを必ず確認しましょう。
- タスクを大まかに捉えている
- 優先順位を把握できていない
- 時間の見積もりが甘い
- 1人で仕事を抱え込みすぎている
タスクを詳しく理解していないと、完成までに何をすべきかわからず作業を始められません。タスクを細分化し、何にとりかかるべきかすぐに判断できるようにしましょう。
優先順位が不明確だと、どの業務から手を付ければよいかわからず、重要なタスクが後回しになる可能性があります。抜け漏れを防ぐため、タスクの重要度と緊急度を整理し、優先順位を明確にしましょう。
タスクごとに必要な時間は異なるため、適切に見積もることが重要です。1日の労働時間すべてをタスクに費やすことはできないため、余裕を持ったスケジュールを立てましょう。
タスクを1人で抱え込むと、業務の遅れや納期の遅延につながる恐れがあります。チーム内で適切に情報共有をし、必要に応じてタスクを分担することを意識しましょう。
このように、タスクは細分化して優先順位を整理したうえで、適切な時間配分を考慮しながら進めることが重要です。また、チーム内で情報を共有することで、業務をよりスムーズに遂行できます。
タスクのスケジュール管理にアプリを使うメリット4選
ここからは、タスクのスケジュール管理にアプリを使うメリットを4つご紹介します。以下を社内メンバーへ周知すれば、手書きやExcelでタスク管理していた企業もスムーズにアプリへ移行できます。
（1）タスクの進捗を見える化できる
アプリを使う1つ目のメリットは、タスクの進捗を見える化できる点です。
手書きのタスク管理の場合、作業が終わるたびにステータスを書き変えなければならず、更新が滞りやすいです。そこで、タスクに「対応中/完了」のステータスを設定できるアプリを使えば、わずかな操作で進捗が見える化します。
また、タスクの進捗が見える化されれば、「次にどの作業へ取りかかるべきか」の判断がスムーズになり、時間を有効活用できます。
（2）リアルタイムでやりとりできる
アプリを使う2つ目のメリットは、タスクに関する情報をリアルタイムでやりとりできる点です。
メッセージ機能を備えたアプリの場合、「タスクの進捗が滞っているメンバーに状況を尋ねる」「タスクを完了したあとに、上司へ確認を依頼する」などの使い方ができます。つまり、1つのアプリ内でタスク管理とコミュニケーションを両立できるのです。
そのため、メッセージ機能付きのタスク管理アプリを導入して、「メンバーのタスクの進捗状況やタスク量の偏りがないかをリアルタイムで把握できる環境」を整えましょう。
（3）タスクの期限を通知できる
アプリを使う3つ目のメリットは、タスクの期限を通知できる点です。
手書きやExcelでのスケジュール管理における最大の問題点は、タスクの期限を忘れて仕事の抜け漏れが発生することです。背景には「手帳を何度も確認したり、都度Excelを開いたりするのが面倒」という点があります。
しかし、アプリでタスクのスケジュール管理をすれば、設定した期限より前にリマインド（タスクを思い出させる）通知が来るため、抜け漏れを未然に防止できるのです。
（4）担当者の負荷を調整できる
アプリを使う4つ目のメリットは、担当者の負荷を調整できる点です。
個人でタスク管理をすると、誰がどの仕事やタスクを担当しているのか把握しづらくなり、人によって仕事の負担量が大きい人が出てしまいます。
そこで、タスク管理アプリを使えば、チーム全体で各メンバーのタスク量を把握し、負荷が偏っている場合は適切に振り分けることが可能です。なかでも、「Stock」であれば、各メンバーのタスクを一覧で表示できるうえ、タスクの依頼もできて便利です。
＜脱エクセル＞タスクのスケジュール管理アプリを選ぶポイント
タスクのスケジュール管理アプリにはいろいろな種類があり、特徴はさまざまです。そこで、以下のようなポイントを考慮し、自社に合うアプリを選びましょう。
- 必要な機能がそろっているか
- マルチデバイスに対応しているか
- 使いやすいツールかどうか
アプリが提供する機能が自社のニーズに合っているかを確認しましょう。たとえば、リマインダー機能、繰り返しタスク、チャット機能などがあれば、作業効率が格段に上がります。
異なるデバイス間でタスクが同期されていると便利です。スマートフォン、タブレット、パソコンなど、どのデバイスでも同じ情報にアクセスできれば、場所や時間を問わずタスクを確認・追加してスムーズに管理できるようになります。
タスクの追加、編集、削除のプロセスが簡単で、直感的で使いやすいツールを選ぶことが重要です。複雑な操作が必要なアプリは、逆にストレスを増やす可能性があるため、注意しましょう。
以上のポイントを考慮して、自社に最適なタスクのスケジュール管理アプリを選ぶと、日々のプロジェクトがスムーズに進みます。
【無料あり】タスクのスケジュール管理におすすめのアプリ7選
以下では、タスクのスケジュール管理におすすめのアプリ7選をご紹介します。
タスク・スケジュール管理のアプリを活用すれば、メンバー間でタスク量や進捗を可視化でき、「タスクが期日に間に合わない」「タスクが特定のメンバーに偏っている」という事態を解消できます。
ただし、多機能すぎて操作が複雑なアプリでは、ITに不慣れなメンバーは使いこなせないため「誰でも簡単に使えるシンプルなアプリ」を選びましょう。とくに、「スマホからも使えるアプリ」であれば時間や場所を問わず確認できるので、効率的に業務が進みます。
結論、タスクのスケジュール管理に最適なアプリは、非IT企業の65歳以上の従業員でも直感的に操作でき、必要な機能が過不足がなく揃った「Stock」一択です。
Stockの「タスク」には、直感的にタスク内容と期限を入力でき、スマホからでも簡単にアクセスできます。また、「タスクの共有・依頼機能」もあるため、個人のタスク管理だけでなく、部署単位や全社単位でのタスク・スケジュール管理にも最適です。
【Stock】誰でも簡単に使いこなせる情報共有アプリ
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
|
「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
＜Stockでのタスクのスケジュール管理方法＞
Stockでのタスク管理方法と、便利な機能についてご紹介します。
- スター機能
- 繰り返し機能
重要なタスクにはスターをつけられるため、優先度の高いタスクを見逃しません。
ルーティンのタスクがある場合は、繰り返し機能を使えばタスク作成にかかる時間と手間を軽減できます。
以上のように、便利な機能が過不足なく搭載されていながらも、簡単にタスク管理ができます。
【Asana】プロジェクトの進捗確認に役立つアプリ
＜Asanaの特徴＞
- 世界的に利用されている
- ほかのアプリと連携できる
世界190ヵ国100万以上のチームが、Asanaをプロジェクト管理ツールとして利用しています。2025年冬季には、組織のプロジェクト管理をさらに便利にする新機能がリリース予定です。
AsanaはSlackやGoogleカレンダーなど、300を超えるアプリと連携可能です。連携したアプリでもAsanaのタスクを確認できるようになるため、よりスムーズに業務を進められます。
＜Asanaの機能・使用感＞
- 最適なスタイルを選択できる
- メンバーとの共同作業がしやすい
Asanaでは、「リスト」「ボード」「タイムライン」「ダッシュボード」「カレンダー」など、プロジェクトに合わせたスタイルでタスクをスケジュール管理できます。そのため、プロジェクトの種類にとらわれない利用が可能です。
プロジェクトメンバー内のタスク量や進捗ステータスを可視化できます。タスクの追加やステータス更新すると通知を受け取る設定ができるので、タスク量の偏りを防いだり進捗状況の報告をする手間をなくしたりするのに便利です。
＜Asanaの注意点＞
- タスクが多いと管理が難しい
- 権限設定が不十分
同時期に多くのタスクを受け持つと、カレンダー上でタスクが見にくくなってしまいます。そのため、タスクの抜け漏れが起こらないように注意が必要です。
利用しているユーザーからは「作業者を変更することが容易で、未完でもステータスを完了することができてしまいます。
条件なども設定できると、より良いと思います。」という声があります。（参照：ITreview）
＜Asanaの料金体系＞
- Personal：0円（10人まで利用可能）
- Starter：1,475円/ユーザー/月（月払い）
- Advanced：3,300円/ユーザー/月（月払い）
- Enterprise：要問合せ
- Enterprise+：要問合せ
※非営利団体は50%Offで購入可能です。
【Notion】チームでタスクや予定を共有できるツール
＜Notionの特徴＞
- 多機能性
- カスタマイズ性が高い
タスク管理、ノウハウの蓄積、プロジェクト管理など、さまざまな機能が一つにまとまったツールです。また、「Notion AI」では、ドキュメントの生成や画像分析、チャットといった生産性を向上させる機能を利用できます。
タスク管理に使うシートの「レイアウト」や「項目」は自由にカスタマイズできるので、自社のニーズに合わせたタスク管理が可能です。
＜Notionの機能・使用感＞
業種ごとの「プロジェクト管理」や「ブログ掲載カレンダー」等、3万以上のテンプレートが用意されています。そのため、シートを一から設計する手間を省けるのです。
タスクの中にさらに細かい「サブタスク」を設定できるので、長期プロジェクトの大きなタスクを細分化して管理でき、進捗状況を管理しやすくなります。
＜Notionの注意点＞
- 管理項目が多くなる
- 使いこなすのが難しい
項目を細かく設定して、タスクやプロジェクトの詳細な部分まで管理できますが、シート入力自体の業務負荷が高くなる可能性があります。
利用しているユーザーからは「様々な機能がありますが、使い方が分からないことがあります。色々な事ができるがゆえに使いきれていない部分があるので、使い方の説明動画などが増えればいいと思います。」という声があります。（参照：ITreview）
＜Notionの料金体系＞
- フリー：無料
- プラス：2,000円/ユーザー/月（月払い）
- ビジネス：3,000円/ユーザー/月（月払い）
- エンタープライズ：要問い合わせ
追加で「1,650円/月（月払い）」支払うと、Notion AIが利用できます。
【Trello】チームの生産性を高めるToDoリストアプリ
＜Trelloの特徴＞
- ドラッグ＆ドロップで操作できる
- 優れた機能性
ノートに付箋を貼る感覚で、ドラッグ＆ドロップの操作で簡単にタスク管理できるアプリです。タスクは「ボード」「リスト」「カード」に整理しながら管理します。
有料プラン加入の必要はありますが、タスクはカンバン方式だけでなくガントチャートでも表示できます。
＜Trelloの機能・使用感＞
- テンプレートカードを作れる
- タスクの詳細を設定できる
テンプレートカードを作っておけば、「説明文」や「チェックリスト」までコピーされたタスクカードを複製できます。そのため、繰り返しタスクを一から作成する手間を省けるのです。
「担当者」や「期限」など基本的な項目のほか、「ラベルで分類する」「色を変える」など各タスクに詳細な設定ができます。ただし、「タグのつけ方や色の指定」などをチームでルール化しなければ、情報を整理しづらくなるため注意が必要です。
＜Trelloの注意点＞
- スマホのUI（デザイン）を見づらく感じることがある
- タスクのスケジュール登録
スマートフォンアプリでも、PCと同じく横長画面でタスクを管理します。そのため、スクロールの必要があり、タスクやスケジュールを一目見て把握しづらい可能性があります。
利用しているユーザーからは「タスクのスケジューリングまでできると活用度があげられたなと感じた」という声があります。（参照：ITreview）
＜Trelloの料金体系＞
- FREE：$0 USD
- STANDARD：$6 USD/ユーザー/月（月払い）
- PREMIUM：$12.50 USD/ユーザー/月（月払い）
- ENTERPRISE：～$17.50 USD/ユーザー/月
【Jira Software】課題管理ができるスケジュール帳アプリ
＜Jira Softwareの特徴＞
- 高いカスタマイズ性
- エンジニア向け
プロジェクトの計画からタスクの分担、経過報告など、始まりから終わりまで一貫して使用でき、各企業のニーズに合わせてカスタマイズが可能です。
とくに大人数でエンジニア中心のプロジェクト管理に適しており、スクラムやカンバンなどのアジャイルフレームワークに対応しています。
＜Jira Softwareの機能・使用感＞
- タスク同士の関係性を設定できる
- 自動化機能
タスク同士の関係性を設定できます。たとえば、「あるタスクを終わらせないと、次のタスクに取り掛かれない場合」などに、タスクの前後関係を可視化できるのです。
たとえば「毎週月曜日の9時にタスクを確認する」など、反復する作業を自動化できます。そのため、タスク管理に関連するチェックや入力の手間を省略できるのです。
＜Jira Softwareの注意点＞
- デジタルに詳しくないと使いこなすのが難しい
- 多機能で使いこなすのが難しい
開発アプリとの連携やワークフロー作成、API設定など、デジタルの知識がなければすべての機能を使いこなすのは困難です。
利用しているユーザーからは「機能が多すぎて最初のころは戸惑いました。特に新入社員には使い方が難しい印象があります。もう少し直感的なインターフェースや、機能ごとの簡単なガイドがあれば嬉しいです。」という声があります。（参照：ITreview）
＜Jira Softwareの料金体系＞
- Free：0円
- Standard：～1,130円/ユーザー/月（月払い）
- Premium：～2,220円/ユーザー/月（月払い）
- Enterprise：要問い合わせ
【Lychee Redmine】複数プロジェクトの管理に役立つ多機能アプリ
＜Lychee Redmineの特徴＞
- プロジェクトに役立つ機能が豊富
- 豊富なアプリ連携
プランによって利用できる機能に差はありますが、Lychee Redmineでシンプルなタスクから大型のプロジェクトまで対応できます。
外部ツールと連携しており、オープンソースでプラグインやテーマを利用して機能を拡張できます。
＜Lychee Redmineの機能・使用感＞
有料プラン限定ですが、登録したタスクをガントチャートで表示できます。「全体のスケジュール感」や「タスク同士の順序」を可視化できる点は便利ですが、表示項目が細かいので、情報を読み取るには慣れが必要です。
タスクを進行度別に分類した、「カンバン方式」でも管理できます。「登録した予定と実績のズレ」がグラフで出力されるので、プロジェクトの遅れを素早く察知できるのです。
＜Lychee Redmineの注意点＞
- プレミアムプラン以上でないと使えない機能も多い
- 動作が重くなる
プレミアムプラン以上でなければ「ダッシュボード」「ガントチャート」「テンプレート」といった機能を利用できません。また、フリープランの容量は2GBまでのため、大容量を必要とする方は注意しましょう。
利用しているユーザーからは「管理データの増加は避けられないため、動作が重くなったりタイムアウトエラーが発生すると年単位で蓄積したデータが消えないか心配。」という声があります。（参考：ITトレンド）
＜Lychee Redmineの料金体系＞
クラウド（インターネットを介して利用する）とオンプレミス（自社サーバー上で利用する）の2つの形態があり、それぞれに料金プランが用意されています。
- クラウド
- オンプレミス
・フリー：0円
・スタンダード：900円/ユーザー/月
・プレミアム：1,400円/ユーザー/月
・ビジネス：2,100円/ユーザー/月
・スタンダード：800円/ユーザー/月
・プレミアム：1,500円/ユーザー/月
・ビジネス：2,300円/ユーザー/月
【Google ToDo リスト】Google カレンダーと連携できるアプリ
＜Google ToDo リストの特徴＞
- あらゆるデバイスから利用できる
- Googleのサービスと連携できる
Googleアカウントを作成すれば、あらゆるデバイスからタスクをすばやく記録でき、直感的な操作が特徴です。
GmailやGoogleカレンダーと統合されており、メールから直接タスクを作成したり、スケジュールに追加できます。
＜Google ToDo リストの機能・使用感＞
- Googleカレンダーに反映できる
- タスクの共有はできない
入力したタスクに日時を指定すると、同じアカウントでログインしているGoogleカレンダーに自動で反映されます。そのため、手動でカレンダーに入力する手間を省けるのです。
Google ToDo リストのタスクには「担当者」を設定できないため、ツール上でチームメンバーにタスクを依頼しにくいです。あくまで、個人用のツールとなります。
＜Google ToDo リストの注意点＞
- すべてのタスクを一覧表示できない
- 機能が少なすぎる
Google ToDo リストでは、カテゴリごとに分類した「リスト」ごとにタスクを管理しますが、すべてのタスクを一覧で確認する方法がない点に注意しましょう。
利用しているユーザーからは「シンプル過ぎて悪く言えば機能が少なすぎる。特にウィジェット周りの設定がまったく出来ないのでわざわざこのアプリを使う理由が無い。」という声があります。（引用：Google Play）
＜Google ToDo リストの料金体系＞
- 無料で利用できます。
【比較表】タスクのスケジュール管理におすすめのアプリ7選
以下は、タスクのスケジュール管理におすすめのアプリ7選の比較表です。（表は左右にスクロールできます。）
| Stock【一番おすすめ】 | Asana | Notion | Trello | |
|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
誰でも簡単に使いこなせる業務管理アプリ |
プロジェクトの進捗確認に役立つアプリ |
チームでタスクや予定を共有できるツール |
チームの生産性を高めるToDoリストアプリ |
| シンプルで簡単or多機能 |
シンプルで簡単 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
| 繰り返しタスク機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】※「カードの繰り返し」という機能を追加する必要があります（追加費用は発生しません） |
| 担当者の設定 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
| 注意点 |
1名から利用可能、ただし有料プランは5名以上での利用を前提とした価格体系 |
タスクが多いと管理が難しい |
管理項目が多く、使いこなすのが難しい |
スマホのUI（デザイン）を見づらく感じることがある |
| 料金 |
・無料
・有料プランでも1人あたり500円/月〜 |
・無料プランなし
・有料プランは1,475円/ユーザー/月～ |
・無料プランあり
・有料プランは2,000円/ユーザー/月（月払い）～ |
・無料プランあり
・有料プランは$6 USD/ユーザー/月（月払い）～ |
| 公式サイト |
「Stock」の詳細はこちら |
「Asana」の詳細はこちら |
「Notion」の詳細はこちら |
「Trello」の詳細はこちら |
| Jira Software | Lychee Redmine | Google ToDo リスト | |
|---|---|---|---|
| 特徴 |
課題管理ができるスケジュール帳アプリ |
複数プロジェクトの管理に役立つ多機能アプリ |
Google カレンダーと連携できるアプリ |
| シンプルで簡単or多機能 |
多機能 |
多機能 |
シンプルで簡単 |
| 繰り返しタスク機能 |
【〇】 |
【×】 |
【〇】 |
| 担当者の設定 |
【〇】 |
【〇】 |
【×】 |
| 注意点 |
デジタルに詳しくないと使いこなすのが難しい |
デザインや機能面から、全社で使用するにはハードルが高い |
すべてのタスクを一覧表示できない |
| 料金 |
・無料プランあり
・有料プランは1,070円/ユーザー/月（月払い）～
|
・無料プランなし
・有料プランは800円/ユーザー/月～ |
・無料 |
| 公式サイト |
「Jira Software」の詳細はこちら |
「Lychee Redmine」の詳細はこちら |
「Google ToDo リスト」の詳細はこちら |
以上のように、アプリによって特徴や注意点は異なるため、比較して自社に適したアプリを選びましょう。
タスク・スケジュール管理が上手い人はどうしてる？意識すべき7つのポイント
タスクのスケジュール管理が苦手でも、ポイントを押さえて取り組めば苦手の克服につながります。以下では、タスクのスケジュール管理で意識すべきポイントをご紹介します。
（1）タスクを細分化する
一つのタスクを細かく分解することを意識しましょう。
タスクの抽象度が高いまま仕事をすると、「どの仕事に取りかかるべきか」が分からず、スムーズに作業を進められません。たとえば、新規事業の提案の業務は、「根拠となるデータの調査」「分析や原稿の構成作成」「プレゼンの練習」などに分解できます。
このように、タスクを細分化すれば作業へスムーズに取りかかれるので、納期に遅れるリスクも減らせるのです。
（2）タスク同士の関係性を意識する
スケジュールを適切に管理するためには、タスク同士の関係性を意識しましょう。以下のように、タスクは直列と並列の関係になる場合が多いです。
- 直列関係のタスク
- 並列関係のタスク
直列関係のタスクは、先行のタスクを完了しないと次のタスクに着手できません。そのため、ひとつのタスクが遅れれば、別のタスクにも影響が出てしまいます。
並列関係のタスクは並行して作業を進められます。ただし、上図の”タスクF”のように並列関係にあるすべてのタスクを完了するまで着手できないケースもあります。
このように、スケジュール管理では、タスク同士の関係を考慮しなければトラブルが発生して、プロジェクトの遅延につながる恐れがあるので注意しましょう。
（3）タスクに優先順位を付ける
業務を円滑に進めるためには、タスクの優先順位を決めることが必要です。具体的には、タスクを下図のように緊急度と重要度で分けたマトリクス上に配置します。
基本的なタスクの優先順位は①＞②＞③＞④です。スケジュール通りに業務が進まない場合には、上図のようにタスクの重要性と緊急性を参考に優先順位を付けましょう。
また、タスクは優先順位に応じてスケジュール登録したり、チェックリストを作成したりして管理しましょう。ただし、スケジュールに登録するだけでは、重要度や緊急度までは把握しづらいので、業務全体を把握できるチェックリストの方がおすすめです。
（4）デッドタイムも考慮する
スケジュール管理が上手くいかないときは「デッドタイム」も考慮しましょう。
デッドタイムとは、通勤や移動、休憩などの空白の時間を指します。デッドタイムをスケジュールに組み込めていないと、予定が後ろ倒しになり、スケジュールを上手く管理できなくなる可能性が高いです。
したがって、スケジュールを組むときにはタスクにかかる時間はもちろん、タスクに伴う準備や移動の時間も考慮しましょう。
（5）時間帯に適したタスクをする
タスクを予定に組み込むときには、時間帯も考慮しましょう。
一般的に午前中は脳が冴えている時間帯と言われており、集中力が必要な作業に向いています。一方で、午後は集中力が低下するので細かな作業ではなく、より創造的な業務に時間を充てる方が適しているのです。
また、タスクには「高い集中力が必要な作業」と「集中力の高さに関わらずできる作業」があります。したがって、やみくもにスケジュールへ組み込むのではなく、タスクの性質を見極めて適切な時間帯を選ぶのがおすすめです。
（6）関係者全員で共有する
スケジュール管理を成功させるには、関係者全員でスケジュールを共有しましょう。
タスクの管理方法が従業員によって異なる環境では、それぞれのスケジュールを一目で把握できません。その結果、特定の従業員のタスクが遅れたときに、素早くカバーできなくなるのです。
したがって、スケジュール管理の方法は関係者全員で統一して、互いの予定や進捗がすぐに分かる状況にしなければなりません。このように、業務を円滑に進めるためには、「タスクを共有しやすい体制づくり」が必要です。
（7）タスク管理アプリを活用する
円滑なスケジュール管理を実現するには、タスク管理アプリも欠かせません。
タスク管理アプリを活用すれば、メンバー全員の進捗をリアルタイムで共有できるだけでなく、タスクのリマインド設定も可能です。そのため、スケジュールの可視化とタスク漏れの防止がひとつのアプリで完結します。
ただし、非IT企業ではITツールに抵抗感のある従業員も多いので、誰でも簡単に操作できる「Stock」のようなタスク管理アプリを使いましょう。また、必要な機能に過不足がないアプリであれば、導入後に放置される事態を避けられます。
タスクのスケジュール管理におすすめのアプリ7選まとめ
これまで、タスクのスケジュール管理におすすめのアプリ7選を中心にご紹介しました。
手書きやExcelなどの面倒なスケジュール管理から脱却するには、タスクと期限を容易に管理できる「アプリ」が必須です。アプリを活用すると、リマインド機能によるタスクの抜け漏れ防止やメンバーとのタスク共有が簡単にでき、業務をスムーズに進められます。
ただし、操作が複雑なアプリや多機能すぎるアプリでは、ITに詳しくない従業員が使いこなせない可能性があります。したがって、「誰でも直感的に操作できるシンプルなアプリ」を選びましょう。
結論、タスクのスケジュール管理には、非IT企業の65歳以上の従業員でも、導入したその日から使えるスケジュール管理アプリ「Stock」が最適です。Stockはスマホからでも簡単に操作できるので、時間や場所を問わずタスクを管理できます。
ぜひ「Stock」を導入し、タスクのスケジュール管理を効率化しましょう。
