タスクのスケジュール管理が上手い人は、作業を効率的に進められ、ほかの業務へより多くのリソースを割けます。そのため、タスクのスケジュール管理はビジネスにおいて身につけるべき必須スキルです。
一方、「タスクを洗い出して予定に組み込んでも、スケジュール通りに進まない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、タスクのスケジュール管理におすすめのアプリ5選をご紹介します。
- 抱える仕事が多いので、細かいタスクに分けて管理したい
- 仕事が納期ギリギリにならないようにスケジュール管理を徹底したい
- やるべきことに優先順位をつけて効率的に消化したい
という方はこの記事を参考にすると、タスクのスケジュール管理に役立つアプリが見つかり、仕事を効率的に進められます。
目次
タスク管理とは？
タスク管理とは、業務の遂行に必要な作業を細分化し、期限や進捗を管理することです。
たとえば、取引先との打ち合わせの日程調整がある場合「社内の参加者の予定を押さえる」「候補日を調べる」「返答期限を決める」「メールを送信する」のタスクに分解し、各タスクの期限を決めて作業を進めます。
タスク管理をすることで作業に優先順位をつけて仕事を効率的に進められるだけでなく「何が、どこまで終わったのか」が一目で分かるのです。
タスクのスケジュール管理の方法は？
タスクのスケジュール管理の方法は「手書き」や「Excel」が挙げられます。
手書きの場合は手帳に書き込んだり、付箋をデスク周りに貼ったりして管理するのが一般的です。しかし、手帳では期間が長いタスクの管理や入れ替えが難しく、付箋は紛失のリスクがあります。
一方、Excelはデジタルでタスクを管理するので自由度が高く、タスクの入れ替えも簡単です。ただし、都度ファイルを開いて入力するのが面倒なうえに、スマホから確認しづらく「タスクを書くだけ」になりやすいのです。
したがって、近年は手書きよりも自由度が高く、Excelよりも手間をかけずにタスクを管理できる「アプリ」を利用するチームが増えています。
タスクのスケジュール管理にアプリを使うメリット
ここからは、タスクのスケジュール管理にアプリを使うメリットをご紹介します。以下を周知すれば、手書きやExcelを使っていたチームもスムーズにアプリへ移行できます。
（1）タスクの進捗が見える化する
一つ目のメリットは、タスクの進捗が見える化する点です。
手書きのタスク管理の場合、作業が終わるたびにステータスを変えなければならず面倒です。そこで、タスクに「対応中/完了」のステータスを設定できるアプリを使えば、わずかな操作で進捗が見える化します。
タスクの進捗が見える化すれば「次にどの作業へ取りかかるべきか」の判断がスムーズになり、業務効率の向上も期待できます。
（2）リアルタイムでやりとりできる
二つ目のメリットは、タスクに関する情報をリアルタイムでやりとりできる点です。
たとえば、メッセージ機能が搭載されたアプリであれば「タスクの進捗が滞っているメンバーに状況を尋ねる」「タスクを完了したあとに、上司へ確認を依頼する」などの使い方ができます。
別のチャットアプリを使う方法もありますが、複数のアプリを何度も開くのは面倒なので、メッセージ機能付きのタスク管理アプリを利用するのが最適です。
（3）タスクの期限を通知できる
三つ目のメリットは、タスクの期限を通知できる点です。
手書きやExcelでのスケジュール管理における最大の問題点は、タスクの期限を忘れて仕事の抜け漏れが発生することです。背景には「手帳を何度も確認したり、都度Excelを開いたりするのが面倒」な点があります。
しかし、アプリでタスクのスケジュール管理をすれば、設定した期限より前にリマインド（タスクを思い出させる）通知が来るため、抜け漏れを未然に防止できるのです。
タスクのスケジュール管理におすすめのアプリ5選
以下では、タスクのスケジュール管理におすすめのアプリ5選をご紹介します。
タスクのスケジュールをExcelで管理すると「スマホからは操作しづらい」「期限の確認のたびにファイルを開くのが面倒」という理由から、次第に使わなくなってしまいます。
一方、アプリにタスクと期限を設定しておけば、スマホから簡単にタスクを確認できるので、効率的に業務を進められます。ただし、多機能で操作が難しいとメンバーは使い続けられないため、シンプルなアプリを選びましょう。
結論、タスクのスケジュール管理に最適なアプリは、非IT企業の65歳以上の従業員でも使いこなせるほど簡単で、必要な機能に過不足がない「Stock」一択です。
Stockの「タスク」は直感的にタスクと期限を入力でき、スマホからでも簡単にアクセス可能です。また、個人のタスク設定だけでなく、タスクの共有や依頼の機能もあるので、チーム単位でのスケジュール管理にも最適です。
【Stock】誰でも簡単に使いこなせるアプリ
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツール
ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所 |
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「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
西尾 太初さん
株式会社ハピネス |
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「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
【Trello】チームの生産性を高めるアプリ
＜Trelloの特徴＞
- 使いやすい操作性
- 優れた機能性
ドラッグ＆ドロップの操作で簡単にタスク管理ができます。
タスクはカンバン方式だけでなくガントチャートでも表示できます。
＜Trelloの注意点＞
- PCとスマホでは使い勝手が異なる
スマホから利用できる機能には制限があるため、目的の機能が使えるかあらかじめ確認しておく必要があります。
＜Trelloの料金体系＞
- FREE：$0 USD
- STANDARD：$6 USD/ユーザー/月（月払い）
- PREMIUM：$12.50 USD/ユーザー/月（月払い）
- ENTERPRISE：～$17.5 USD/ユーザー
【Jira Software】課題管理ができるアプリ
＜Jira Softwareの特徴＞
- タスクの表示形式を変えられる
- 多様な機能が利用できる多機能アプリ
カンバン方式やスクラムボード方式など、使いやすい形式で進捗を確認できます。
Jira Softwareには3,000種類以上のアプリを連携できるので、用途に合わせて使い方の幅を広げられます。
＜Jira Softwareの注意点＞
- デジタルに詳しくないと使いこなすのが難しい
開発アプリとの連携やワークフロー作成、API設定など、デジタルの知識がなければすべての機能を使いこなすのは困難です。
＜Jira Softwareの料金体系＞
- Free：0円
- Standard：～920円/ユーザー/月（月払い）
- Premium：～1,810円/ユーザー/月（月払い）
- Enterprise：要問い合わせ
上記はクラウド版（インターネットを介して利用する場合）の料金体系です。オンプレミス版（自社サーバー上に接続して利用する場合）は4,990,000円～です。
【Lychee Redmine】プロジェクト管理に役立つ多機能アプリ
＜Lychee Redmineの特徴＞
- プロジェクトに役立つ機能が豊富
- プロジェクトのレポート機能が使える
Lychee Redmineがあればタスク管理機能からCCPMまで一元管理できます。
プロジェクトの進捗や品質、コストを分かりやすく分析できます。
＜Lychee Redmineの注意点＞
- プレミアムプラン以上でないと使えない機能も多い
プレミアムプラン以上でなければ工数リソース管理、コスト管理といった機能を利用できません。
＜Lychee Redmineの料金体系＞
クラウド（インターネットを介して利用する）とオンプレミス（自社サーバー上で利用する）の2つの形態があり、それぞれに料金プランが用意されています。
- クラウド
- オンプレミス
フリー：0円
スタンダード：900円/ユーザー/月
プレミアム：1,400円/ユーザー/月
ビジネス：2,100円/ユーザー/月
スタンダード：800円/ユーザー/月
プレミアム：1,500円/ユーザー/月
ビジネス：2,300円/ユーザー/月
【Google ToDo リスト】あらゆる端末から利用できるアプリ
＜Google ToDo リストの特徴＞
- あらゆるデバイスから利用できる
- Googleのサービスと連携できる
Googleアカウントを作成すれば、あらゆるデバイスからタスク管理ができます。
Gmailを直接タスクとして登録したり、Googleカレンダーに表示したりできます。
＜Google ToDo リストの注意点＞
- すべてのタスクを一覧表示できない
Google ToDo リストではリストごとにタスクを管理しますが、すべてのタスクを一覧で確認する方法がないので使いにくい可能性があります。
＜Google ToDo リストの料金体系＞
- 無料で利用できます。
【比較表】タスクのスケジュール管理におすすめのアプリ5選
以下は、タスクのスケジュール管理におすすめのアプリ5選の比較表です。（表は左右にスクロールできます。）
| 【一番おすすめ】「Stock」 | Trello | Jira Software | Lychee Redmine | Google ToDo リスト | |
|---|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
誰でも簡単に使いこなせるアプリ |
チームの生産性を高めるアプリ |
課題管理ができるアプリ |
プロジェクト管理に役立つ多機能アプリ |
あらゆる端末から利用できるアプリ |
| 料金 |
・無料
・有料プランでも1人あたり324円/月〜 |
・FREE：$0 USD
・STANDARD：$6 USD/ユーザー/月（月払い）
・PREMIUM：$12.50 USD/ユーザー/月（月払い）
・ENTERPRISE：～$17.5 USD/ユーザー |
・Free：0円
・Standard：～920円/ユーザー/月（月払い）
・Premium：～1,810円/ユーザー/月（月払い）
・Enterprise：要問い合わせ |
＜クラウド版＞
・フリー：0円
・スタンダード：900円/ユーザー/月
・プレミアム：1,400円/ユーザー/月
・ビジネス：2,100円/ユーザー/月
＜オンプレミス版＞
・スタンダード：800円/ユーザー/月
・プレミアム：1,500円/ユーザー/月
・ビジネス：2,300円/ユーザー/月 |
・無料 |
タスクのスケジュール管理で意識すべき7つのポイント
タスクのスケジュール管理が苦手でも、ポイントを押さえて取り組めば苦手の克服につながります。以下では、タスクのスケジュール管理で意識すべきポイントをご紹介します。
（1）タスクを細分化する
はじめに、タスクを細分化することがポイントです。
タスクの抽象度が高いまま仕事をすれば「どの仕事に取りかかるべきか」が分からず、スムーズに作業を進められません。そのため、一つのタスクを細かく分解してから取り組みましょう。
たとえば、新規事業の提案の業務は、根拠となるデータの調査・分析や原稿の構成作成、プレゼンの練習などに分解できます。このように、タスクを細分化すれば作業へスムーズに取りかかれるので、納期に遅れるリスクも減らせるのです。
（2）タスク同士の関係性を意識する
スケジュールを適切に管理するためには、タスク同士の関係性を意識しましょう。以下のように、タスクは直列と並列の関係になる場合が多いです。
- 直列関係のタスク
- 並列関係のタスク
直列関係のタスクは、先行のタスクを完了しないと次のタスクに着手できません。そのため、ひとつのタスクが遅れれば、別のタスクにも影響が出てしまいます。
並列関係のタスクは並行して作業を進められます。ただし、上図の”タスクF”のように並列関係にあるすべてのタスクを完了するまで着手できないケースもあります。
このように、スケジュール管理ではタスク同士の関係を考慮しなければ、トラブルが発生し、プロジェクトの遅延につながる恐れがあるので注意しましょう。
（3）タスクに優先順位を付ける
業務を円滑に進めるためには、タスクの優先順位を決めることが重要です。具体的には、タスクを下図のように緊急度と重要度で分けたマトリクス上に配置します。
基本的なタスクの優先順位は（1）＞（2）＞（3）＞（4）です。
スケジュール通りに業務が進まない場合には、上図のようにタスクの重要性と緊急性を参考に優先順位を付けましょう。
（4）デッドタイムも考慮する
スケジュール管理が上手くいかないときは「デッドタイム」も考慮しましょう。
デッドタイムとは通勤や移動、休憩などの空白の時間を指します。デッドタイムをスケジュールに組み込めていないと、予定が後ろ倒しになり、スケジュールを上手く管理できなくなる可能性が高いです。
したがって、スケジュールを組むときにはタスクにかかる時間はもちろん、タスクに伴う準備や移動の時間も考慮しましょう。
（5）時間帯に適したタスクをする
タスクを予定に組み込むときには、時間帯も考慮しましょう。
一般的に午前中は脳が冴えている時間帯と言われており、集中力が必要な作業が向いています。一方で、午後は集中力が低下するので細かな作業ではなく、より創造的な業務に時間を充てる方が適しているのです。
また、タスクには「高い集中力が必要な作業」と「集中力の高さに限らずできる作業」があります。したがって、やみくもにスケジュールへ組み込むのではなく、タスクの性質を見極めて適切な時間帯を選ぶのがおすすめです。
（6）チームで共有する
スケジュール管理を成功させるには、チームでスケジュールを共有しましょう。
タスクの管理方法が従業員によって異なる環境では、それぞれのスケジュールを一目で把握できません。その結果、特定の従業員のタスクが遅れたときに、素早くカバーするのが難しくなるのです。
したがって、チームでスケジュール管理の方法を統一し、互いの予定や進捗がすぐに分かる状況にしなければなりません。このように、プロジェクトを円滑に進めるためには、社内でタスクを一括で共有する体制づくりが必要です。
（7）タスク管理アプリを活用する
円滑なスケジュール管理を実現するには、タスク管理アプリも欠かせません。
タスク管理アプリを活用すれば、チーム全員の進捗をリアルタイムで共有できるだけでなく、タスクのリマインド設定も可能です。そのため、スケジュールの可視化とタスク漏れの防止がひとつのアプリで完結します。
ただし、非IT企業ではITツールに抵抗感のある従業員も多いので、誰でも簡単に操作できる「Stock」のようなタスク管理アプリを使いましょう。必要な機能に過不足がないアプリであれば、導入後に放置される事態を避けられます。
タスクのスケジュール管理におすすめのアプリ5選まとめ
これまで、タスクのスケジュール管理におすすめのアプリ5選を中心にご紹介しました。
手書きやExcelなどの面倒なスケジュール管理から脱却するには、タスクと期限を簡単に管理する「アプリ」が欠かせません。ただし、操作に手間がかかるアプリや多機能なアプリでは、ITに詳しくない従業員が使いこなせない可能性が高いのです。
したがって、「誰でも直感的に操作できるシンプルなアプリ」を選びましょう。
結論、タスクのスケジュール管理を効率化するには、非IT企業の65歳以上の従業員でも、即日から使えるスケジュール管理アプリ「Stock」が最適です。
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