付箋はタスク管理に便利なツールのひとつとして、多くの人に利用されています。付箋は身近で簡単に購入できる文具であるうえ、手軽に書き込めて貼り剥がしもしやすいため、タスク管理に付箋を利用するケースは少なくありません。
しかし、付箋を使った効果的なタスク管理の方法が分からず悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、付箋でタスク管理する方法やメリット・デメリットを中心に紹介します。
- 付箋でタスク管理する方法を知り、実際に利用したい
- 付箋でタスク管理するメリットやデメリットを知り、利用するか判断したい
- 手軽かつ効果的な方法でタスク管理を実現したい
という方はこの記事を参考にすると、付箋でタスク管理する方法やメリット・デメリットを把握して、あなたの会社に適したタスク管理の方法を見つけることができます。
目次
付箋でタスク（ToDo）管理する方法とは
ここでは、付箋を使ってタスク管理する方法を3つの手順に分けて紹介します。それぞれの手順ごとの要点も説明しているので、実際に付箋を使う場合は以下を参考にしましょう。
手順1｜タスクを細分化する
はじめに、タスクを細分化しましょう。
タスクを細分化すると、やるべきことが見える化され、作業の抜け漏れを防ぐことができます。また、タスクの優先度や所要時間も把握できるため、タスク全体の流れの確認やスケジューリングも簡単になるのです。
一方、タスクを細分化せずに付箋に書き込んでしまうと、細かな作業の抜け漏れが発生しやすくなります。さらに、ひとつのタスクの達成に時間がかかるため、作業中にモチベーションも下がりやすくなります。
したがって、タスクが割り振られたら、まずは作業単位でタスクを細分化しましょう。
手順2｜タスクを付箋に書き込む
タスクを細分化したら、付箋に書き込みましょう。
ポイントは、「付箋一枚につきひとつずつ細分化した作業を書き込む」ことです。なお、付箋は重要度に応じて、例えば以下のように分類すると整理しやすくなります。
- 重要度が高いタスク：赤
- 重要度が中程度のタスク：黄色
- 重要度が低いタスク：青
このように、付箋の色でタスクを分けると一目でタスクの重要度が見える化します。そのため、優先度の高いタスクから順に取り掛かることができます。
手順3｜付箋を貼る
タスクを書き込んだら、付箋を貼って実際にタスクを管理しましょう。
付箋は、タスクの重要度が高い順や着手する順番に応じて並べましょう。そして、タスクが完了したら付箋を剥がし、進捗を見える化します。
また、見える化させる際には、タスクの担当者や、開始日と予定終了日、プロジェクトの中間目標地点の日付などを示したガントチャート型に付箋を配置するのがおすすめです。
付箋を貼る場所としては、主に手帳やホワイトボードが挙げられます。日ごとにタスクを確認したい場合は手帳、チーム内でタスクを共有したい場合はホワイトボードといったように、用途に合った方法で付箋を管理しましょう。
タスク管理用の付箋の選び方
付箋を使ってタスク管理を行う際には、管理用途に合った付箋を選ぶことが重要です。
- ToDoリストを作りたい人
- 一目でタスクの重要度を把握したい人
- 屋外や水回りでの作業が多い人
ToDoリスト付きの付箋を選びましょう。やるべきことが1枚にまとまり、場所を取らないのが利点です。
色付きで大きさの異なる付箋を使いましょう。重要度によって色を変え、所要時間に応じて大きさを変えると、一目でタスクの全体像が分かり、おすすめです。
耐久性や耐水性の高い付箋を選びましょう。付箋が破損し、重要なタスクが抜け漏れてしまわないようにするためです。
一方で、付箋でのタスク管理は期日管理がしづらい点に注意しなければなりません。そこで、「Stock」をはじめとする電子ツールであれば、ToDoリストや締切日を記録し通知を受け取れるので、タスクが抜け落ちる心配がありません。
「ダイソー」のタスク管理におすすめなToDoリスト付箋
こちらは100円ショップの「ダイソー」が提供する、タスク管理におすすめなToDoリスト付箋です。
ノートやデスクなどの好きな場所に貼って、いつでもToDoを確認することができるほか、100円（税込110円）と低価格で利用できる点が特徴です。リストの下部には方眼入りのスペースがあるため、タスクに関する追加の情報をメモするのに役立ちます。
しかし、紙の付箋は書いた内容を修正しづらいので、タスクの優先度を頻繁に変えたい場合は電子ツールでの管理がおすすめです。
付箋でタスク管理するメリット
ここでは、付箋でタスク管理するメリットを2つご紹介します。実際に付箋を使ってタスク管理をする場合は、以下のメリットを把握して活かせるように意識しましょう。
タスクを見える化する
付箋を使うと、やるべきタスクを簡単に見える化できます。
付箋にタスクを書き込めば、視覚的にやるべきことが分かるので整理しやすくなります。また、着手する順番や優先度に合わせて並べれば、個々のタスクだけでなく、現在の仕事量も見える化するのです。
さらに、付箋の種類によってタスクを分類できる点も大きなメリットです。付箋の色や大きさを使い分けることで、タスクの重要度や優先度も視覚的に判断できます。
このように、タスク管理において不可欠な「タスクの見える化」を簡単に実現する点は、付箋の大きなメリットと言えます。
タスクの追加・移動・削除が手軽にできる
タスクの追加や移動、削除を簡単にできる点も付箋のメリットのひとつです。
仕事をするうえで、最初に定められたスケジュールが変更されるケースは少なくありません。紙に直接タスクを書き込むと、後からの編集や更新が困難ですが、付箋を使えば簡単に変更できます。
さらに、付箋は貼り剝がしができるため、優先度に応じて簡単にタスクを付け足したり削除したりできます。また、タスクが完了したら付箋を剥がしていくことで、達成感を持ちながら作業できるため、モチベーションや作業効率の向上も期待できるのです。
付箋でタスク管理するデメリット
以下では、付箋でタスク管理するデメリットを2つ紹介します。付箋を使ったタスク管理を検討している方は、メリットだけでなくデメリットも考慮しなくてはなりません。
共有に手間がかかる
付箋を使うデメリットのひとつは、共有に手間がかかる点です。
チームでプロジェクトを進めるためには、チームでタスクを共有して進捗を把握する必要があります。しかし、付箋では共有に手間がかかり、スムーズな情報共有ができません。
ホワイトボードを使えば複数人で同時に付箋を確認できますが、外出先や在宅で作業をするメンバーとの共有は困難です。とくに、リモートワークが定着している企業では、付箋の写真を撮って共有するといった手間がかかる点は大きなデメリットになります。
一方、デジタルでタスク管理をしていれば、場所を問わずスムーズに情報共有ができます。今日では、リアルタイムで共有可能な「Stock」をはじめとした、ITツールによるタスク管理がトレンドになっています。
紛失する恐れがある
紛失する恐れがある点も、付箋の大きなデメリットのひとつです。
付箋が剥がれたり破れたりすると、タスクの抜け漏れにつながります。とくに、個人情報や内部情報を付箋に書いている場合、付箋の紛失が機密情報の漏えいにつながり、企業規模の重大な損失をもたらす可能性もあるのです。
また、付箋を繰り返し貼り剥がししたり、長時間使用すると粘着力が弱まるため、最終的には付箋がうまく貼りつかなくなります。その結果、新しい付箋にタスクを書き直す手間がかかってしまうのです。
一方、ITツールを利用すれば紛失の恐れもなく、多くの情報を長期間保存し続けられます。ただし、「第三者から情報を盗み見られない仕様になっているか」などのセキュリティも重視して選びましょう。
【非IT企業でも使える】チームのタスクを見える化するおすすめツール
以下では、非IT企業でも使える、チーム単位でタスクを見える化できるおすすめのツールを紹介します。
タスクの見える化を手軽に実現し、簡単にタスクを追加・移動・削除できる付箋は、タスク管理に便利です。しかし、共有に手間がかかるため、チーム全体でのタスクは見える化しづらく、スムーズにプロジェクトを進められません。
さらに、付箋は破れたり剥がれたりする可能性があるため、タスクの抜け漏れや機密情報の漏えいをもたらすケースが考えられます。そのため、ビジネスでのタスク管理には「チーム単位での共有が簡単で、紛失の恐れもないITツール」の利用がおすすめです。
ただし、多機能なツールは操作が複雑で、付箋のように簡単なタスク管理は実現できません。したがって、自社で導入すべきなのは、非IT企業の65歳の方でも簡単にタスク管理・共有ができる「Stock」一択です。
Stockは「ノート」に残した情報は任意のメンバーにリアルタイムで共有可能なうえ、国際的なセキュリティ基準も満たしているので情報を安全に保護します。また、ノートには「タスク」を紐づけられるので、仕事のメモとタスクを確認しやすく、メンバーが持っているタスクも一覧化できます。
ITリテラシ―がなくても直感的にタスク管理できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
付箋によるタスク管理まとめ
これまで、付箋を使ったタスク管理方法やメリット・デメリットを中心に紹介しました。
付箋は書いて貼るだけでタスクの見える化を実現するうえ、タスクの移動や追加・削除がしやすいため、タスク管理に便利なツールのひとつです。
しかし、チーム単位でのスムーズな共有が困難なうえ、付箋が剥がれたり破れたりすると重大なミスや損失にもつながります。そのため、仕事のタスク共有には「場所を問わずスムーズに情報を共有できる、情報の長期保存が可能なITツール」の利用がおすすめです。
ただし、多機能なツールは利用が難しいため、付箋のような手軽なタスク管理は実現できません。したがって、タスクの管理・共有には、非IT企業でも簡単に利用できるほどシンプルな情報共有ツールの「Stock」一択です。
ぜひ「Stock」を導入して、タスクの管理・共有を簡単に実現しましょう。
