プロジェクトを進めるうえでは進捗管理が重要です。そして、作業状況を可視化してすぐに共有できる「ツール」を使えば、遅れやトラブルにも気づきやすくなります。
しかし、「ツールの種類が多すぎて、何を選べば良いか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、進捗管理を見える化するツール7選や選び方を中心にご紹介します。
- Excelで進捗管理表を管理しているが、メンバーが書き込んでくれず困っている
- 円滑に進捗管理をするうえで、自社に最適なツールを比較検討したい
- 進捗管理ツールの正しい選び方を確認しておきたい
という方はこの記事を参考にすると、自社に最適な進捗管理ツールが分かり、プロジェクトを効率的に進められるようになります。
進捗管理ツールとは
進捗管理ツールとは「案件全体やタスクの進捗を見える化できるツール」です。具体的な機能はツールによって異なるものの、「タスク管理機能」や「メッセージ機能」など、業務進捗の管理を効率化する機能が備わっています。
そこで以下では、進捗管理ツールの種類や具体的なメリットを解説します。これからツールを導入しようとしている方は必見です。
進捗管理ツールの種類
進捗管理ツールは、ほとんどのツールが、「タスク管理」「カンバン方式」「ガントチャート」のいずれかの機能に特化しています。それぞれの特徴は以下の通りです。
| ＜強みとなる機能＞ | ＜特徴＞ |
|---|---|
|
タスク管理 |
・タスクを担当者ごとに割り振って、期限を管理できる。
・タスクの入力に手間がかからない。
・資料と紐づけてタスク管理できるツールもある。 |
|
カンバン方式 |
・「未着手」「対応中」など、タスクのステータスが分かりやすい。
・未着手のタスクが溜まっていないか、などを判断しやすい。 |
|
ガントチャート |
・プロジェクト全体の計画を俯瞰できる。
・半年～数年単位の長期プロジェクトに適している。 |
このように、進捗管理ツールには上記のような特徴があり、プロジェクトの性質や管理方法によって適切なツールは異なります。
また、複数人での進捗管理には、インターネットがあればどこでも使えて、編集内容がすぐに同期される「クラウド型」のツールが便利です。
進捗管理ツールを使うメリット
進捗管理ツールには、主に以下3つのメリットがあります。
- 業務の抜け漏れを防げる
- メンバーの進捗がすぐに分かる
- 情報共有がスムーズになる
進捗管理ツールでは担当タスクを一覧で表示できるのはもちろん、日時のリマインド機能も備わっています。そのため、重要業務の抜け漏れを防げるのです。
ツールであれば、メンバーが抱えるタスクの内容や量をリアルタイムで確認できます。そのため、「スケジュール通りに進んでいるか」「タスクを適切に割り振れているか」もすぐに分かります。
多くの進捗管理ツールは「メッセージ機能」も備えているため、わざわざメールやチャットツールで進捗報告する必要がありません。その結果、情報共有も円滑になります。
このように、進捗管理ツールを活用すれば、タスクやプロジェクトをスムーズに進められるようになるのです。なかでも、進捗管理に必要な機能が過不足なく備わった「Stock」のようなツールであれば、シンプルなので操作の手間もかかりません。
進捗管理ツールの3つの正しい選び方
ここでは、進捗管理ツールの選び方を3つ解説します。自社に最適なツールを使うには、料金や機能だけでなく以下のポイントも重視しましょう。
（1）個人・チームの両方で活用できるか
まずは、個人・チームの両方で活用できるツールか確認しましょう。
進捗管理ツールには、チーム全体の進捗のみが表示されるものもあります。しかし、個人のタスクを確認しづらいので、各自のやるべきことが分からなくなってしまうのです。
また、複数のプロジェクトに参加して「プロジェクトを横断したタスク管理をするケース」もあるため、個人のタスクも管理できるツールは必須です。
（2）タスクの担当者を設定できるか
タスクを確認するだけでなく、タスクの担当者を設定できる機能も必要です。
タスクの担当者を設定できる機能があれば、特定のメンバーの負荷が大きいときに、ほかのメンバーへ素早くタスクを割り振れます。その結果、プロジェクト全体の進捗が遅れる事態を防げるのです。
さらに、タスクの確認と調整がツール上で完結するので、メールや口頭で依頼する手間がかかりません。したがって、リモートワークでの進捗管理にも最適です。
（3）タスクに必要な資料を紐づけられるか
タスクに必要な資料が、ツール上で管理できることも重要です。
仮に、タスクと資料が紐づけられないツールでは、情報が分散して見つけるのに時間がかかってしまいます。たとえば、「タスクを確認するためにツールを開いて、必要な資料をファイルから探す」のような状況になって面倒です。
したがって、タスクと資料を合わせて管理できるツールを選び、タスクの確認後すぐに業務へ取りかかれるようにすべきなのです。
無料あり｜進捗管理を見える化するツール7選
以下では、進捗管理を見える化するツール7選をご紹介します。
紙やExcelでの進捗管理では、「情報を更新する手間」や「メールで提出する手間」がかかるため、メンバーの進捗をリアルタイムで把握するのは困難です。
一方、ツールであれば一か所で情報共有ができるうえ、都度メールで連絡をとり合う必要もなくなります。ただし、多機能なツールは使いこなせない可能性があるので、進捗管理ツールを選ぶときは「誰でも簡単に操作ができるか」を必ず確認しましょう。
結論、自社で導入すべき進捗管理ツールは、非IT企業の65歳の方でも、初日から使いこなせるほどシンプルな「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に書き込んだ情報は、瞬時に任意のメンバーへ共有されます。また、ノートに紐づく「タスク」を使えば、タスクと関連情報をまとめて共有でき、メンバー全員の進捗も簡単に見える化できます。
【Stock】非IT企業の65歳以上の社員でも使いこなせるツール
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
|
「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【Google Keep】Googleが提供するタスク管理ツール
＜Google Keepの特徴＞
- メモを分類できる
- タスクの期日管理ができる
Google Keepで作成したメモは、「フォルダ」で分けることはできませんが、色やラベルを付けることによって分類できます。
タスクを記載したメモにリマインダーを設定すれば、Googleカレンダーと連携したときに期日がカレンダーへ反映されます。
＜Google Keepの機能・使用感＞
- メモの一覧表示
- リマインド機能
作成したメモは付箋形式で一覧表示されます。短いメモを付箋に書いて貼り付ける感覚で使えますが、長文を記載したり、議事録に使用したりするには不向きです。
重要なタスクは、抜け漏れないようにリマインドの日時を設定できます。また、「毎日」「毎週」「毎月」など一定期間ごとに繰り返しリマインドする設定もできるので、定期的におこなうタスクにも忘れずに対応できます。
＜Google Keepの注意点＞
- メモを共有しづらい
- メモのカテゴリ分けができない
Google Keepのメモを社内で共有するには、メモごとに1つずつ共有設定をしなければなりません。メモを作成する度に設定しなければならないため、手間がかかります。
「メモをカテゴリ別にフォルダ管理できれば、情報が探しやすくなる」というユーザーの改善要望もあります。（参考：ITreview）
＜Google Keepの料金体系＞
- すべての機能を無料で利用できます。
【Trello】カンバンボードで進捗を共有できるツール
＜Trelloの特徴＞
- 付箋形式で直感的に操作できる
- 個人的なタスクの管理が簡単
タスクを付箋に記載してボード上を移動させる感覚で、直感的に使えます。
「対応中」「完了」などのタスクのステータスはドラッグ＆ドロップで変更できるので、進捗を把握しやすいです。
＜Trelloの機能・使用感＞
- テンプレート機能
- ユーザー招待
プロジェクト管理やリモート会議など、テーマに応じたテンプレートが豊富に備わっています。ボードの構成に悩む時間はかかりませんが、英語のテンプレートが多い点には注意が必要です。
任意のユーザーのメールアドレスに、リンクを作成して送るだけで招待できます。そのため、メールアドレスを知っているメンバーと簡単にタスクを共有できるのです。
＜Trelloの注意点＞
- 無料版ではカンバン方式しか使えない
- 一部の操作に手間がかかる
無料版ではカンバン方式の「ボード」のみ利用できます。タスクを「カレンダー」や「タイムライン（ガントチャート）」で管理するには”PREMIUM”プランに加入する必要があります。
「複数のボードで進捗管理する場合、ボードを切り替えるのが手間に感じる」というユーザーの声もあります。（参考：ITreview）
＜Trelloの料金体系＞
参考：Trelloの料金ページ
- FREE：$0
- STANDARD：$6/ユーザー/月（月払い）
- PREMIUM：$12.50/ユーザー/月（月払い）
- ENTERPRISE：～$17.50/ユーザー/月
【Jooto】カンバン方式のタスク管理ツール
＜Jootoの特徴＞
- 予実管理ができる
- 外部ツールとの連携
「エンタープライズプラン」以上の機能になりますが、プロジェクトごとに予定と実績の数値を入力できます。そのため、予実差が一目でわかるのです。
たとえば、Googleカレンダーと連携すると、Jootoで設定したタスクがGoogleカレンダー上にも表示されます。
＜Jootoの機能・使用感＞
- タスク管理機能
- プロジェクト横断管理機能
タスクのステータスを「未着手」「進行中」「完了」など任意の分類で管理できます。個別のタスクには細かい期限や担当者を設定できるので、「プロジェクト全体の進捗」と「個々のタスク」を両立して管理できるのです。
すべてのプロジェクトのタスクを、横断して確認できます。そのため、複数のプロジェクトに属していても、自身が担当するタスクの締め切りをまとめ直す必要がありません。
＜Jootoの注意点＞
- ステータスの管理がやや複雑
- タスクが埋もれやすい
基本的には、「進行中」「完了」などと名付けたリスト間を移動させることでタスクのステータスを管理しますが、Jootoでは個々のタスクにもステータスを設定できます。個々のタスクに設定できるステータスは自由に変えられないので、1つのタスクに2種類のステータスが混在する可能性があるのです。
「タスクが増えると、何度もスクロールしなければ目的のタスクを見つけられない」と感じているユーザーもいます。（参考：ITreview）
＜Jootoの料金体系＞
参考：Jootoの料金ページ
- 無料プラン：0円
- スタンダードプラン：500円/ユーザー/月（月払い）
- エンタープライズプラン：1,300円/ユーザー/月（月払い）
- タスクDXプラン：要問い合わせ
【Smartsheet】共同作業ができるガントチャートツール
＜Smartsheetの特徴＞
- テンプレートが豊富
- ほかのアプリと連携できる
職種やプロジェクトごとにテンプレートが用意されているため、簡単にガントチャートやタスクリストを作成できます。
すでに社内で利用しているチャットツールやストレージサービスと連携できる場合があります。たとえば、Slackと連携すると、Smartsheetに変更を加えた際に、Slackを通じてメンバーに自動で通知を送れます。
＜Smartsheetの機能・使用感＞
- シート機能
- 通知機能
「シート」では、Excelのように自由に項目を決めながら進捗管理できます。項目等の自由度が高いぶん、シートの設計に手間がかかる点には注意が必要です。
リマインダーを設定すれば、指定した日に通知が届きます。また、やや複雑な機能ではありますが、他のメンバーを担当者に設定した際に、自動で通知を飛ばしてタスクを依頼する設定などもできます。
＜Smartsheetの注意点＞
- 設計や管理がやや複雑
- 資料を上手くダウンロードできないときがある
Smartsheetはプロジェクト管理以外の業務にも応用でき、数値の分析にも使える多機能なツールですが、シートの設計や管理が複雑になり、ITに不慣れなメンバーには扱いづらい可能性があります。
「資料をExcelダウンロードすると、レイアウトが崩れたり図が表示されなかったりする」というユーザーもいます。（参考：ITreview）
＜Smartsheetの料金体系＞
- 無料プラン：0円
- プロ：984円/ユーザー/月（月払い）
- ビジネス：3,543円/ユーザー/月（月払い）
- エンタープライズ：要問い合わせ
【Jira Software】複数のボードで作業を管理できるツール
＜Jira Softwareの特徴＞
- テンプレートがある
- スクラム機能とタイムライン機能
タスク管理に役立つ「カンバン」「タイムライン（ガントチャート）」などの主要機能には、テンプレートが用意されています。
大規模なプロジェクトを対応しやすいサイズまで分解できる「スクラム機能（カンバン方式）」と、作業の全体像を把握する「タイムライン機能（ガントチャート）」が搭載されています。
＜Jira Softwareの機能・使用感＞
- ダッシュボード
- 検索機能
「ダッシュボード」では、所属するプロジェクトや担当タスクをすべて一覧表示できます。そのため、複数のプロジェクトに属していても、タスクを確認するためにページを切り替える必要がありません。
テーマに応じたキーワードを入力するだけで目的の情報を探せます。検索結果は、「ボード」「担当者」「プロジェクト」などで絞り込めるため、管理するプロジェクトが増えても必要な情報に辿り着けるのです。
＜Jira Softwareの注意点＞
- タイムラインは作成に手間がかかる
- スマホからは利用しづらい
Jira Softwareは、タイムライン（ガントチャート）を作成して進捗管理できる点が強みですが、タイムライン作成のためのタスクの期限の入力や、計画に変更があった際の修正には手間がかかります。
一部のユーザーからは「モバイルからの利用時に上手くチケット作成ができない場合やチケット内のコメントが反映されない場合がある」との声もあります。（引用：ITreview）
＜Jira Softwareの料金体系＞
- Free：0円
- Standard：～1,070円/ユーザー/月（月払い）
- Premium：～2,090円/ユーザー/月（月払い）
- Enterprise：要問い合わせ
【monday.com】チームの作業を一元化できるツール
＜monday.comの特徴＞
- さまざまな形式で進捗管理できる
- 幅広い業務に対応
「ガントチャート」や「ダッシュボード（カンバン）」など、各自が見やすい形式で進捗管理できます。
「予実管理」や「採用管理」ができる機能を備えています。そのため、タスク管理だけでなく、マーケティングや顧客管理、人事業務にも活用できます。
＜monday.comの機能・使用感＞
![monday.comを実際に使っている画像](https://www.stock-app.info/media/wp-content/uploads/2023/09/2023-09-21-9-e1695263710807.png")
- ガントチャート機能
- 自動化機能
monday.comの主な機能は、締め切りなどの日付を可視化できる「ガントチャート」です。プロジェクトを期日までに確実に終わらせるのに役立ちます。
プログラミングのコードを入力することなく、ワークフローを作成できます。この機能により、「タスクのステータスが変わったら、自動で上長に通知を送って承認を依頼する」などの作業の流れを作れるのです。
＜monday.comの注意点＞
- 無料プランの人数制限が厳しい
- 画面が分かりづらい
無料プランは最大2人までしか使えないため、大人数のチームで利用するには有料プランへの移行が必要です。
ユーザーによっては「案件が増えると画面が見づらくなる」と感じるケースもあります。（参考：ITreview）
＜monday.comの料金体系＞
- 無料プラン：0円
- ベーシック：1,530円/ユーザー/月（月払い）
- スタンダード：1,990円/ユーザー/月（月払い）
- プロ：3,890円/ユーザー/月（月払い）
- エンタープライズ：要問い合わせ
＜比較表＞おすすめの進捗管理ツール一覧
以下は、進捗管理の見える化におすすめのツール7選の比較表です。（左右にスクロール可）
| Stock【一番おすすめ】 | Google Keep | Trello | |
|---|---|---|---|
| 特徴 |
非IT企業の65歳以上の社員でも使いこなせるツール |
Googleが提供するタスク管理ツール |
カンバンボードで進捗を共有できるツール |
| メモ機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【×】※個々のタスクに説明を追加することは可能 |
| メッセージ機能 |
【〇】 |
【×】 |
【×】※タスクへのコメントは可能 |
| 注意点 |
機能がシンプルなので、ガントチャート機能はない |
タスクを記入したメモを、カテゴリ別に管理できない |
ボードを切り替える操作が面倒 |
| 料金 |
・無料
・有料プランでも500円～ユーザー/月 |
・無料 |
・無料プランあり
・有料プランは$6～/ユーザー/月（月払い） |
| 公式サイト |
「Stock」の詳細はこちら |
「Google Keep」の詳細はこちら |
「Trello」の詳細はこちら |
| Jooto | Smartsheet | Jira Software | monday.com | |
|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
カンバン方式のタスク管理ツール |
共同作業ができるガントチャートツール |
複数のボードで作業を管理できるツール |
チームの作業を一元化できるツール |
| メモ機能 |
【×】 |
【〇】※シートをメモとして活用可能 |
【×】※個々のタスクに説明を追加することは可能 |
【〇】 |
| メッセージ機能 |
【×】※タスクへのコメントは可能 |
【〇】 |
【×】※タスクへのコメントは可能 |
【〇】 |
| 注意点 |
ステータスの管理がやや複雑 |
設計や管理に手間がかかる |
スマホからは利用しづらい |
無料で使えるのは2人まで |
| 料金 |
・無料プランあり
・有料プランは500円～/ユーザー/月（月払い） |
・無料プランあり
・有料プランは984円～/ユーザー/月（月払い） |
・無料プランあり
・有料プランは1,070円～/ユーザー/月（月払い） |
・無料プランあり
・有料プランは1,530円～/ユーザー/月（月払い） |
| 公式サイト |
「Jooto」の詳細はこちら |
「Smartsheet」の詳細はこちら |
「Jira Software」の詳細はこちら |
「monday.com」の詳細はこちら |
上記のように、進捗管理ツールによって最低料金や特徴が異なるため、自社の予算や目的に合っていることを確かめましょう。
進捗管理の見える化におすすめのツールまとめ
これまで、進捗管理におすすめのツール7選を中心にご紹介しました。
自社に最適な進捗管理ツールを選ぶときは、「機能の過不足がないこと」を条件にしましょう。多機能で操作を覚えるまでに時間のかかるツールでは、かえってプロジェクトの進行が滞りかねません。
また、スムーズにツールを運用するためには、「誰でも簡単に使いこなせること」も必須です。つまり、複数人が関わるプロジェクトにおいては、ITに詳しくないメンバーでも直感的に使えるツールが求められます。
結論、自社の進捗管理を効率化するには、必要な機能に過不足がなく、非IT企業の65歳の方でも説明なしで使いこなせる「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」で進捗を見える化して、プロジェクトを円滑に進めましょう。
