タスク管理で使える代表的なツールのひとつにエクセルがあります。株式会社KUIXの実施したExcelの利用状況調査（2023年）によると、およそ7割の企業でExcelがデータ管理に利用されていることが分かりました。
しかし、「エクセルでタスクが上手く管理できない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、エクセルでタスク管理表を作る方法、おすすめのテンプレートをご紹介します。
- エクセルを使ったタスク管理表の作り方を知りたい
- テンプレートを活用して、手間をかけずにタスク管理表を作りたい
- エクセルより簡単にタスク管理できる方法を探している
という担当者の方はこの記事を参考にすると、タスク管理表の作り方が分かるほか、すぐに利用できるテンプレートも見つかります。
目次
タスク管理とは
タスク管理とは、タスク（作業）一つひとつに優先度や期限、担当者を設定して管理することを指します。似た用語に「プロジェクト管理」や「Todo管理」がありますが、以下のような違いがあります。
| 目的 | 範囲 | 内容 | |
|---|---|---|---|
| タスク管理 |
タスクを期限内に完了できるように管理すること |
期日のついた個別の作業 |
優先度、期限、担当者など詳細な情報 |
| プロジェクト管理 |
プロジェクト全体の計画・実行・進捗管理をすること |
明確な開始日と終了日を持つプロジェクト全体 |
プロジェクト全体のスケジュールや付随するタスク |
| Todo管理 |
個人のやるべきことリストを管理すること |
期日のない個人のタスクや日常のやるべきこと |
簡潔なリスト形式 |
このように、タスク管理は、優先度や期限を設定することで、タスクの優先順位を明確にできるため、日々の業務やプロジェクトの円滑な進行を支えるために重要です。
【個人向け】エクセルでのタスク管理表の作り方
以下では、エクセルで個人向けのタスク管理表を作成するときに押さえるべきポイントと、具体的な作成方法をご紹介します。個人用のタスク管理表を作成したい方は必見です。
個人用タスク管理表の作成ポイント
個人用のタスク管理表を作成するときは、以下の項目を意識しましょう。
- タスクを一元管理する
- タスクの詳細情報を記載する
- 継続して確認・更新を行う仕組みを作る
タスクを複数のファイルに分散して管理すると、確認漏れが発生する可能性が高まります。そのため、自身が抱えるタスクの全てを一つのファイル上で管理し、カテゴリ分けが必要な場合は、ファイル内のシートを増やして対応しましょう。
タスクの期限や優先度、現在の進捗状況など、詳細な情報も併せて記載すれば、他の資料を参照する手間を減らせます。
「毎日始業前に確認する」という癖を付けることで、確認漏れや更新作業の停滞を防げます。また、確認や更新作業を継続して行うためにも、デスクトップ上の常に開きやすい場所にファイルを貼り付けておくなど工夫しましょう。
個人用のタスク管理表は、一人で更新するため常に最新の情報を記載できるように「内容の確認しやすさ」に加えて「更新のしやすさ」にも着目して作成しましょう。
個人用タスク管理表の作り方
はじめに、以下4つの項目を設けましょう。
- タスク名
- 期限
- 優先度（高・中・低）
- 進捗（未着手・着手中・完了）
また、「優先度」や「進捗」の項目は、下記画像のように「リスト」を使ってドロップダウンリストから入力できるようにすると便利です。
リストの作成は、 [ データ ] タブのデータツールにある [ データの入力規制 ] からできます。
入力値の種類を [ リスト ] 、「元の値」にリストに表示したい文言を【,】で区切って入力し [ OK ] をクリックすれば完了です。
また、「条件付き書式」を使うと、優先度や進捗に合わせて色分けでき、視覚的に分かりやすいタスク管理表を作れます。
条件付き書式は、 [ ホーム ] タブの [ 条件付き書式 ] をクリックし、 [ 新しいルール ] を選択します。
上記画像のように、「指定の値を含むセルだけを書式設定」「セルの値」「次の値に等しい」を選択後、その右に指定したい値を入力して「書式」を設定したら完了です。
【チーム向け】エクセルでのタスク管理表の作り方
以下では、エクセルでチーム向けのタスク管理表を作成するときに押さえるべきポイントと、具体的な作成方法をご紹介します。チーム用のタスク管理表を作成したい方は必見です。
チーム用タスク管理表の作成ポイント
チーム用のタスク管理表を作成する時のポイントは、以下の通りです。
- メンバー間のタスクの重複を防ぐ
- 特定のメンバーへのタスクの偏りを防ぐ
タスクの重複は、作業効率の低下を招くほか、最悪の場合、予期せぬトラブルに発展する可能性があります。したがって、誤って複数人に同じタスクを割り振っていないか必ず確認しましょう。
特定のメンバーに割り振られたタスクが極端に多い、又は少ない場合、チーム内の未達タスクが増加し、プロジェクト全体の進捗遅延に繋がります。そのため、メンバー間の業務負担に偏りがでないようタスクの割り当てましょう。
チームで進めるプロジェクトでは、メンバー1人のタスクの遅延が、プロジェクト全体の進行を妨げる可能性があります。したがって、全メンバーにタスクが適切に割り振られ、進行されているかを確認できる体制を整えましょう。
チーム用タスク管理表の作り方
プロジェクト全体のタスク管理表に必要な項目は、以下の5つです。
- タスク名
- 期限
- 優先度（高・中・低）
- 進捗（未着手・作業中・完了）
- 担当者
プロジェクト全体向けタスク管理表では、「担当者」を設定する必要があります。「誰がどのタスクを担当するのか」を明確にして、タスクの抜け漏れがないようにしましょう。
たとえば、タスク管理ツールの「Stock」であれば、タスクの担当者を複数人に設定することもできます。
エクセルでタスク管理をする3つのメリット
ここでは、エクセルでタスク管理をする3つのメリットを解説します。とくに、これまでタスク管理自体をあまりしていなかった企業は必見です。
（1）案件の進捗を見える化できる
1つ目のメリットは、案件のスケジュールを簡単に把握できる点です。
たとえば、タスクの進捗をグラフ形式で表示する「ガントチャート」は、エクセルで作成できます。また、ガントチャートを活用すると、タスクに必要な期間や期日を視覚的に把握できるため、プロジェクト全体の流れが分かるのです。
このように、エクセルでタスク管理をすれば「どのタスクを、いつまでに終わらせれば良いのか」が見える化するので、業務をはじめ、メンバーのマネジメントにも有効です。
（2）管理表をカスタマイズできる
2つ目に、エクセルは自由度が高く、簡単にカスタマイズできるメリットがあります。
エクセルを使い慣れている場合、タスク管理がしやすくなるように関数を駆使してカスタマイズができます。上手くカスタマイズできれば、タスク管理の工数を減らして、負担を大きく軽減できるのです。
ただし、複雑な関数を設定してしまうと、エクセルを使い慣れていないメンバーが混乱します。また、タスク管理表を作成した担当者が異動や退職したときに、引き継ぎが上手くいかない可能性もあるので注意しましょう。
（3）導入コストが低い
3つ目に、エクセルは導入コストが低く、手軽に使えます。
エクセルは既に導入している企業が多いので、追加の料金コストや操作を覚えるための教育コストを抑えられます。また、Microsoft社が提供している無料のテンプレートがあるので、タスク管理表の作成に時間もかかりません。
そのため、エクセルが使える環境であれば、費用と時間をかけずに仕事の進捗管理ができるようになるのです。
【注意】エクセルでタスク管理する場合のよくある4つのデメリット
ここでは、エクセルでタスク管理する場合に陥りがちな課題を4つご紹介します。エクセルでタスク管理する場合は、以下の注意点に気をつけて運用しましょう。
（1）同時編集ができない
1つ目の課題は、複数のメンバーが同時にファイルを編集することができない点です。
エクセルはローカルでファイルを管理するため、同じファイルを複数人が同時に開いて作業できません。とくにチームでの共同作業が多い場合、一人がファイルを開いている間は他のメンバーが編集できず、作業が滞る原因になります。
そのため、編集権限を1人に限定するか、ファイルの共有手順を徹底しないとデータが消失するリスクが高まります。
（2）スマホから使いづらい
2つ目の課題は、エクセルでタスク管理をする場合、社員のスマホから操作しづらい点です。
エクセルはPCに最適化されているので、編集したい場合は原則としてPCからの操作が必要です。スマホでもエクセルの編集はできますが、小さな画面では使いづらいうえに、レイアウトが崩れるのでストレスを感じる恐れがあります。
そのため、社員全員にPCが割り当てられているわけではない場合や外出先からタスクをチェックしたい場合は、PCだけでなくスマホでも使いやすいツールを活用しましょう。
（3）案件が増えると管理が難しい
3つ目の課題として、案件が増えたときの管理が難しいことが挙げられます。
エクセルは案件ごとにファイルを作る必要があり、共有方法を徹底していないと「ファイルが埋もれる」「最新のファイルがどれか分からない」という事態になりかねません。また、更新の度にいちいちファイルを開かなければならず、手間がかかります。
したがって、ファイルが増えて管理が煩雑になるのを防ぐために、ツールを導入してタスク管理する企業も増えてきています。
（4）すぐに共有できない
4つ目の課題として、すぐに共有ができないことが挙げられます。
プロジェクト全体でエクセルを共有する場合、「メール」や「チャット」に添付しなくてはなりません。しかし、タスクを確認するのにいちいちメールを探して、目的のファイルを開いていては、迅速な情報共有ができません。
そのため、案件ごとに「ノート」を作成して、そこに「タスク」を紐づけられる「Stock」のように「情報の共有が簡単で、やるべきことがすぐに見つかる」ツールが適しています。
【必見】エクセルより簡単にタスク管理できるツールとは
以下では、エクセルより簡単にタスク管理できるツールを紹介します。
適切なタスク管理は、プロジェクトをスケジュール通りに進めるのに役立ちます。しかし、エクセルのタスク管理表は「スマホでは使いづらく、ファイルの管理と共有が面倒」というデメリットがあり、効率的にタスク管理をしたい場合には不向きです。
そのため、スマホでも使えるシンプルなタスク管理ツールを導入しましょう。とくに、プロジェクトメンバー全員のタスク管理をしたい場合には、ITに詳しくないメンバーでも使えるように「必要な機能に過不足がないシンプルさ」が必須条件です。
したがって、自社が導入すべきは、非IT企業を含む導入実績が240,000社を超え、65歳以上のメンバーでも教育コストをかけずに使いこなせるタスク管理ツール「Stock」一択です。
Stockでは「ノート」に詳細情報を残しつつ、ノートごとに「タスク」を紐づけて管理できるので、情報が混ざる心配もありません。また、個人・メンバーのタスクは一覧から確認できるうえ、リマインド設定で通知も飛ばせるので、仕事の抜け漏れを減らせます。
誰でも簡単に使いこなせるタスク管理ツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
＜Stockのタスク機能＞
以下では、Stockのタスク機能の特徴である、「ノートにタスクを紐づける」方法について解説します。
まずは、以下の画像のように、タスクを設定したいノートを開きます。画面右上にある［タスク設定］をクリックしましょう。
新規タスク作成画面になったら、以下のようにタスク名・担当者・期限を設定します。
作成したタスクはノートの上部に表示されるので、タスクが完了したら［完了する］をクリックし、ステータスを変更しましょう。また、ページ上部の［タスク一覧］から、自分が担当のタスクのすべて確認できます。
このように、Stockではプロジェクトの情報を残した「ノート」に細分化された「タスク」を設定できるので、目的の情報が流れることなくすぐに見つかる点がメリットです。
【無料】タスク管理に便利なエクセルテンプレート6選
以下では、タスク管理表やプロジェクトシートとして使えるエクセルのテンプレートを6種類ご紹介します。無料で使えるものが多いので、比較して自社に適したものを選択しましょう。
（1）リスト形式のシンプルなタスク管理表のテンプレート
こちらはシンプルなタスク管理表のテンプレートです。
ToDoリスト形式なので、こなすべきタスクの一覧を一目で確認できます。ただし、担当者や進捗度といった詳細な情報を記載する欄はないので、細かくタスク管理したい方には不向きです。
（2）月単位でタスク管理するテンプレート
こちらは月単位でタスク管理するテンプレートです。
月ごとにこなすべきタスクを「至急」「進行中」「完了」「延期」の進捗度に分類して管理できます。なお、個人向けのテンプレートなので、プロジェクト全体の進捗管理にはほかのテンプレートが必要です。
（3）ガントチャートのテンプレート
こちらは、シンプルなガントチャートのテンプレートです。
ガントチャートとは、タスクを縦軸、時間を横軸に記載し、両者を照らし合わせて進捗を確認する一覧表です。タスクの内容や担当者、進捗を一目で把握できるので、プロジェクト全体のタスク管理に便利です。
（4）進捗管理表のテンプレート
こちらは、進捗管理表のテンプレートです。
タスクの「予定」と「現状」の記入欄があるので、期限を意識しながら作業に取り組めます。また、カレンダーの上部にある年月を書き込むと、自動で日付と曜日が表示され、月ごとにカレンダーを作成する手間を省けます。
（5）課題管理表のテンプレート
こちらは、課題管理表のテンプレートです。
「解決策」「解決結果」という欄があるので、作業の詳細について記載できるのが特徴です。たとえば、今後似たような課題が発生した場合に、解決結果の欄を見ることで「過去どのように対応したのか」を確認できます。
（6）WBSのテンプレート
こちらは、WBSのテンプレートです。
WBS（Work Breakdown Structure）とは、プロジェクトにかかわる作業を分解して構造化する手法です。このテンプレートに細分化した作業を記載すると、簡単に作業分解構造図が作成できます。
タスク管理テンプレートを有効活用する3つのコツ
ここでは、タスク管理テンプレートを有効活用するコツを解説します。以下の3つのコツを押さえて、タスク管理表を作成しましょう。
（1）ゴールを設定する
タスク管理するときは、明確なゴールを設定しましょう。
ゴールが明確でなければ、タスクを洗いだしたり、優先順位を判断したりしづらくなります。したがって、ゴールを明らかにしたうえで達成に必要なタスクを洗いだし、抜け漏れが生じないようにタスク管理しましょう。
なお、タスクを洗いだすときは必要な工数や時間も同時に目算しておくことが大切です。
（2）WBSでタスクを細分化する
タスクの洗いだしに苦戦する場合は、WBSを使ってタスクを細分化するとタスクを把握しやすくなります。
WBSとは、Work Breakdown Structure（作業分割構成図）の略で、プロジェクトに関わる作業を分解して構造化する管理手法のことです。作業を細かく分解して構造化し、プロジェクトをスケジュール通りに管理するために導入されています。
たとえば、「A社へ新商品を提案」というタスクを細分化すると「A社の要望を整理する・提案資料を作成する・打ち合わせ日程を調整する」となります。タスクを細分化すると、具体的な作業内容が明確になり、期限やリソースの割り当てをしやすいのです。
（3）優先順位を付ける
タスクには、優先順位を付けましょう。
タスクには「ひとつのタスクをこなさなければ次のタスクに着手できない」という依存関係があります。そこで、関連性を踏まえたうえでタスクの重要度と緊急度を評価し、優先順位を設定して取り組めばスムーズに作業を進められるのです。
タスクに優先度をつけるときには、「重要度と緊急度のマトリクス」という手法が効果的です。まずはタスクを以下の4つの分類に振り分けます。
①の領域は、優先度も緊急度も高く、最初に対処すべきタスクだと言えます。基本的には、緊急度の高いものから①→②→③→④の順に優先順位をつけ、着手しましょう。
タスク管理に便利なエクセルの機能
ここでは、タスク管理に便利なエクセルの機能をご紹介します。エクセルでタスク管理を行うときは、以下の機能を活用しましょう。
- フィルター
- ソート
- プルダウン
- 条件付き書式
フィルター機能を利用すると、指定した条件に該当するタスクのみ表示できます。たとえば、「未着手」と記載されているタスクのみを表示し、優先的に取り組むべき作業を洗いだすことができるのです。
ソート機能を利用すると、タスクを指定の条件で並べ替えることができます。たとえば、締め切りが近い順にタスクを並べ替えることで、タスクの優先順位を明確にできます。
プルダウン機能を利用すると、あらかじめ用意した選択肢から項目を選択し、セルに入力できます。たとえば、タスクの進捗状況を記載する欄に「未着手」「実行中」「完了」から選択して入力するように設定すれば、入力ミスを未然に防げます。
条件付き書式を利用すると、特定の条件を満たしたタスクを自動で強調表示することができます。たとえば、「締め切り〇日前になるとセルの背景色が黄色になる」と設定すると、締め切りが迫っているタスクが視覚的に分かりやすくなります。
上記の機能を積極的に活用して、タスク管理を効率的に行いましょう。
エクセルでタスク管理表を作る方法まとめ
これまで、エクセル版タスク管理表の作り方とテンプレートを中心に紹介しました。
エクセルは「スマホでの閲覧・編集がストレス」「ファイル管理・共有が煩雑になる」などのデメリットがあります。そこで、”タスク管理に適したツール”を導入すべきです。
とくに、「細分化したタスクを案件情報に紐づけられる」ツールであれば、プロジェクトの進行を効率化できます。しかし、操作が複雑なツールでは社内に浸透しないため、必要な機能に過不足がないシンプルなツールが最適です。
結論、タスク管理には、非IT企業の65歳の方でも、導入初日から使いこなせるシンプルなツール「Stock」が最適です。
ぜひ、タスクと案件情報を一元管理できる「Stock」でタスク管理して、業務の効率化を図りましょう。
